Wyrok WSA w Łodzi, sygn. akt III SA/Łd 590/21
Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi
Data orzeczenia: 2022-02-23 00:00:00+01:00 (orzeczenie prawomocne)
Symbol z opisem: 6536 Ulgi w spłacaniu należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów Ordynacji podatkowej (art. 34 i 34a  ustaw
Hasła tematyczne: Przywrócenie terminu
Skarżony organ: Prezes Zakładu Ubezpieczeń Społecznych/ZUS
Treść wyniku: Uchylono zaskarżoną decyzję
Powołane przepisy: article: art. 7, art. 77 § 1, art. 39-49b, art. 58 § 1 i 2, art. 107 § 3, art. 180, art. 39-49b, art. 63 § 4 i 5, art. 46 § 3-9, art. 65 § 5, art. 180
journal: Dz.U. 2021 poz 735
law: Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego - tekst jedn.
article: art. 31zp ust. 4, art. 31zq ust. 5-8
journal: Dz.U. 2020 poz 374
law: Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych  chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych
article: art. 123
journal: Dz.U. 2021 poz 423
law: Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

SENTENCJA

Dnia 23 lutego 2022 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi - Wydział III w składzie następującym: Przewodniczący Sędzia WSA Monika Krzyżaniak Sędziowie Sędzia WSA Krzysztof Szczygielski Asesor WSA Anna Dębowska (spr.) Protokolant asystent sędziego Dominika Ratajczyk-Panek po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 23 lutego 2022 roku sprawy ze skargi M. F. na decyzję Zakładu Ubezpieczeń Społecznych z dnia [...] nr [...] w przedmiocie odmowy przywrócenia terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy 1) uchyla zaskarżoną decyzję; 2) zasądza od Zakładu Ubezpieczeń Społecznych na rzecz skarżącej M. F. kwotę 480 (czterysta osiemdziesiąt) złotych tytułem zwrotu kosztów postępowania sądowego.


UZASADNIENIE

Decyzją z [...] nr [...] wydaną na podstawie art. 59 w związku z art. 58 § 1 i 2 k.p.a. w związku z art. 83b ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r., poz. 423, dalej: "u.s.u.s."), Zakład Ubezpieczeń Społecznych odmówił M. F. przywrócenia terminu do złożenia przez wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

W uzasadnieniu organ administracji podniósł, że 9 kwietnia 2020 r. M.F. złożyła przez Portal Usług Elektronicznych (PUE) wniosek o zwolnienie z obowiązku z opłacania składek za okres od marca do maja 2020 r.

Pismem 29 maja 2020 r. została poinformowana o nieprawidłowościach w złożonym wniosku oraz poproszona o ich wyjaśnienie w terminie 14 dni od daty otrzymania pisma. Pismo zostało wysłane do skarżącej za pomocą PUE i uznane za doręczone 15 czerwca 2020 r.

Decyzją z [...] która została wysłana przez PUE, Zakład Ubezpieczeń Społecznych odmówił skarżącej prawa do zwolnienia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek za okres od marca do maja 2020 r. Powyższą decyzję uznano za doręczoną 30 czerwca 2020 r.

3 sierpnia 2020 r. oraz 11 lutego 2021 r. skarżąca wniosła o przywrócenie terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

W uzasadnieniu wniosku z 3 sierpnia 2020 r. skarżąca wskazała, że w momencie składania wniosku nie było wiadomo jak wypełniać druki. Poinformowała, że nikt nie udzielał informacji w zakresie wypełniania wniosku. Obowiązkiem wypełniania formularzy zostali obarczeni księgowi, którzy "zostali bez wsparcia merytorycznego", gdyż "wszelkie urzędy zostały pozamykane". Skarżąca nie została powiadomiona o nieprawidłowościach we wniosku RDZ z uwagi na fakt, że na jej adres nie wypłynęło pismo z 29 maja 2020 r. Skarżąca poinformowała, że chorowała, co uniemożliwiło jej bezpośredni kontakt z innymi osobami. Stan pandemii uniemożliwił normalny kontakt z urzędnikami, którzy naruszali przepisy proceduralne, w tym art. 9 k.p.a. Do wniosku zostało dołączone oświadczenie o chorobie księgowej skarżącej.

W uzasadnieniu wniosku z 11 lutego 2021 r. skarżąca poinformował, że nie miała żadnej wiedzy o wydawaniu decyzji z 15 czerwca 2020 r. Decyzja i pismo z 29 maja 2020 r. zostały zamieszczone w systemie PUE bez uprzedniego poinformowania skarżącej o przewidywanej formie odpowiedzi. W treści wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacania składek, złożonego przez działającego w imieniu skarżącej pełnomocnika w osobie księgowej, nie ma pouczenia, z którego wynikałoby, że korespondencja w sprawie, zwłaszcza decyzja, będzie zamieszczona w Platformie Usług Elektronicznych i po 14 dniach uznana za doręczoną. Wprost przeciwnie, w punkcie 4 instrukcji wniosku zawarte jest pouczenie "podaj adres do korespondencji", które na dodatek zostało wytłuszczone. Z uwagi na "pozamykane placówki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych" skarżąca nie miała wiedzy na temat etapu rozpatrywania wniosku, a tym bardziej, że została wydana decyzja. Potwierdzeniem braku świadomości o wydanej decyzji jest fakt, że w połowie lipca 2020 r. skarżąca rozliczyła nadpłatę z wpłaty z grudnia 2019 r. Organ administracji nie pouczył skarżącej ani działającego w jej imieniu pełnomocnika, że pisma, w tym decyzje będą doręczane drogą elektroniczną. Takie działanie organu administracji stanowi naruszenie przepisów art. 9 i art. 46 k.p.a. Decyzja z [...] nie została w sposób skuteczny doręczona 30 czerwca 2020 r. Do doręczenia decyzji doszło dopiero 27 lipca 2020 r. w trakcie wizyty pełnomocnika skarżącej w organie administracji. Przez cały okres prowadzenia działalności gospodarczej skarżąca uiszczała składki terminowo i nigdy nie zalegała z zapłatą należnych składek. Wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacania należności z tytułu składek został złożony w celu ratowania firmy i zatrudnionych w niej pracowników. Rynek usług fryzjerskich niezwykle dotkliwie ucierpiał w wyniku zamrożenia gospodarki, do jakiego doszło po ogłoszeniu stanu epidemii. W momencie poznania treści decyzji z "18 sierpnia 2020 r." skarżąca "załamała się psychicznie, co skutkowało przedwczesnym zakończeniem ciąży". Chcąc wywiązać się z nałożonych obowiązków do końca 2020 r., skarżąca zaciągnęła pożyczkę i uregulowała całość zadłużenia.

Organ administracji uznając, że skarżąca nie spełniła łącznie przesłanek przywrócenia terminu określonych w art. 58 k.p.a. podniósł, że wszelkie informacje dotyczące warunków zwolnienia i zasady wypełniania formularzy były dostępne i na bieżąco aktualizowane na jego stronie internetowej. Składając wniosek za pomocą Platformy Usług Elektronicznych, osoba wnioskująca ma możliwość wyboru sposobu, w jaki będzie odbierana korespondencja. Pełnomocnik skarżącej wskazała, że wszelka korespondencja w zakresie wniosku o zwolnienie ma być doręczana elektronicznie (PUE). Zatem pismo z 29 maja 2020 r. i decyzja z 15 czerwca 2020 r. zostały uznane za skutecznie doręczone zgodnie z art. 44 § 1 i 2 k.p.a. Platforma Usług Elektronicznych pozwala na załatwienie wielu spraw związanych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, w tym składanie różnego rodzaju wniosków oraz otrzymywanie odpowiedzi na nie "bez konieczności wychodzenia z domu". Z uwagi na zaistniałą sytuację epidemiologiczną powyższa forma komunikacji jest dla przedsiębiorcy najbezpieczniejsza. Zawarte w punkcie 4 instrukcji wniosku pouczenie "podaj adres do korespondencji" ma znaczenie w momencie, gdy płatnik wybierze listowny sposób doręczania korespondencji. W przypadku skarżącej nie został on wybrany. Brak jest możliwości swobodnego rozszerzania warunków zdefiniowanych w ustawie. Zastosowanie powyższych kryteriów jest przejawem zasady równego traktowania wszystkich płatników, niezależnie od przyczyn odmowy przywrócenia terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

W skardze na powyższą decyzję do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi M.F. wniosła o jej uchylenie w całości oraz zasądzenie zwrotu kosztów zastępstwa procesowego według norm przepisanych.

Zaskarżonej decyzji skarżąca zarzuciła naruszenie przepisów postępowania administracyjnego, które miało istotny wpływ na wynik sprawy, tj.:

1. art. 7, art. 8, art. 9 i art. 46 k.p.a. poprzez wydanie decyzji w sprawie pomimo braku uprzedniego skutecznego poinformowania skarżącej o okolicznościach faktycznych i prawnych mających wpływ na ustalenie jej praw w toku postępowania przy jednoczesnym wykorzystaniu nieświadomości prawnej skarżącej;

2. art. 58 k.p.a. poprzez niewłaściwe zastosowanie i uznanie, że skarżąca uchybiła terminowi do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy ze swojej winy, podczas gdy prawidłowa analiza materiału dowodowego zgromadzonego w sprawie wskazuje, że do uchybienia terminowi doszło z przyczyn niezależnych od skarżącej.

W uzasadnieniu skarżąca wyjaśniła, że 9 kwietnia 2020 r. za pośrednictwem swojego pełnomocnika – księgowej złożyła do organu administracji wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek za okres od marca do maja 2020 r. Wniosek został wniesiony przez Portal Usług Elektronicznych (PUE). We wniosku nie ma możliwości dokonania wyboru sposobu odbioru korespondencji w sprawie. Nie ma we wniosku żadnego pouczenia, z którego miałoby wynikać, że korespondencja, zwłaszcza decyzja, będzie zamieszczana w Platformie Usług Elektronicznych i po 14 dniach uznana za doręczoną. W puncie 4 instrukcji wypełniania wniosku zawarte jest pouczenie "podaj adres do korespondencji w tej sprawie". W danych wnioskodawcy jest wprawdzie podany adres e-mail, jednakże zgodnie z informacją zawartą w formularzu wniosku miało to na celu wyłącznie ułatwienie kontaktu w sprawie, a nie wskazanie sposobu otrzymania decyzji. Nigdzie w treści wniosku pełnomocnik skarżącej nie podał, że wybiera elektroniczny sposób doręczania korespondencji. Pełnomocnik skarżącej nie dokonał takiego wyboru, gdyż z uwagi na wiek nie umie sprawnie posługiwać się narzędziami do komunikacji w sieci. Był pewien, że odpowiedź otrzyma "drogą tradycyjną, tj. listownie". Z tego też względu z uwagi na brak reakcji na wniosek, 27 lipca 2020 r. udał się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Dopiero wówczas uzyskał informację o treści pisma z 29 maja 2020 r. i decyzji z 15 czerwca 2020 r. Z uwagi na pandemię kontakt z organem był w tym czasie utrudniony. Potwierdzeniem braku świadomości wydania decyzji jest fakt, że w połowie lipca 2020 r. skarżąca rozliczyła nadpłatę z grudnia 2019 r. w wysokości 1 322,81 zł.

W odpowiedzi na skargę Zakład Ubezpieczeń Społecznych wniósł o jej oddalenie podtrzymując stanowisko zajęte w zaskarżonej decyzji.

Na rozprawie 23 lutego 2022 r. pełnomocnik skarżącej oświadczyła, że popiera skargę. Kwestionuje skuteczne doręczenie decyzji z 15 czerwca 2020 r. W aktach sprawy nie ma dowodów doręczenia tej decyzji zgodnie z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego. Wniosek z 3 sierpnia 2020 r. dotyczył także decyzji o odmowie przyznania zasiłku chorobowego.

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi zważył, co następuje:

Skarga jest zasadna.

Stosownie do art. 1 § 1 i 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. Prawo o ustroju sądów administracyjnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2021 r., poz. 137) oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r., poz. 329 ze zm., dalej: "p.p.s.a.") sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej pod względem zgodności z prawem stosując środki określone w ustawie.

W myśl art. 145 § 1 p.p.s.a. sąd uwzględniając skargę na decyzję lub postanowienie: 1) uchyla decyzję lub postanowienie w całości lub w części, jeżeli stwierdzi: naruszenie prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy (lit. a), naruszenie prawa dające podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego (lit. b), inne naruszenie przepisów postępowania, jeżeli mogło ono mieć istotny wpływ na wynik sprawy (lit. c); 2) stwierdza nieważność decyzji lub postanowienia w całości lub w części, jeżeli zachodzą przyczyny określone w art. 156 Kodeksu postępowania administracyjnego lub w innych przepisach; 3) stwierdza wydanie decyzji lub postanowienia z naruszeniem prawa, jeżeli zachodzą przyczyny określone w Kodeksie postępowania administracyjnego lub innych przepisach. W razie nieuwzględnienia skargi w całości albo w części sąd oddala skargę odpowiednio w całości albo w części (art. 151 p.p.s.a.).

Z przepisów tych wynika, że sądy administracyjne nie orzekają merytorycznie, tj. nie wydają orzeczeń, co do istoty sprawy, lecz badają zgodność zaskarżonego aktu administracyjnego z obowiązującymi w dacie jego podjęcia przepisami prawa materialnego, określającymi prawa i obowiązki stron oraz przepisami procedury administracyjnej, normującymi zasady postępowania przed organami administracji publicznej. Uwzględnienie skargi następuje w przypadku naruszenia prawa materialnego, które miało wpływ na wynik sprawy, naruszenia prawa dającego podstawę do wznowienia postępowania administracyjnego lub innego naruszenia przepisów postępowania, jeśli mogło mieć ono istotny wpływ na wynik sprawy. Jednocześnie, zgodnie z 134 p.p.s.a., sąd nie jest związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Przeprowadzona przez sąd w niniejszej sprawie kontrola według powyższych kryteriów wykazała, że zaskarżona decyzja została podjęta z naruszeniem przepisów prawa procesowego, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Przedmiotem skargi jest decyzja o odmowie przywrócenia terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy od decyzji z [...] o odmowie prawa do zwolnienia z opłacania należności z tytułu składek.

Zgodnie z art. 58 § 1 i 2 k.p.a. w razie uchybienia terminu należy przywrócić termin na prośbę zainteresowanego, jeżeli uprawdopodobni, że uchybienie nastąpiło bez jego winy. Prośbę o przywrócenie terminu należy wnieść w ciągu siedmiu dni od dnia ustania przyczyny uchybienia terminu. Jednocześnie z wniesieniem prośby należy dopełnić czynności, dla której określony był termin.

Właściwy organ administracji zobowiązany jest zatem do przywrócenia terminu w sytuacji, gdy zostały spełnione łącznie wszystkie przesłanki przywrócenia terminu określone w postanowieniach art. 58 § 1 i 2 k.p.a., tj.: 1) brak winy zainteresowanego w uchybieniu terminu; 2) wniesienie przez zainteresowanego wniosku o przywrócenie terminu; 3) dochowanie terminu do wniesienia wniosku o przywrócenie terminu; 4) dopełnienie wraz z wnioskiem tej czynności, dla której był ustanowiony przywracany termin. W przypadku niespełnienia choćby jednego z wymienionych warunków, wniosek nie może być uwzględniony. Dyspozycja art. 58 § 1 k.p.a. wymaga "uprawdopodobnienia" braku winy. Nie wymaga natomiast "wykazania obiektywnych przeszkód". Osoba zainteresowana powinna zatem uprawdopodobnić brak swojej winy, czyli powinna uwiarygodnić stosowną argumentacją swoją staranność oraz fakt, że przeszkoda była od niej niezależna i istniała cały czas aż do wniesienia wniosku o przywrócenie terminu. Ciężar uprawdopodobnienia okoliczności uzasadniającej brak winy w uchybieniu terminu spoczywa na stronie postępowania, która występuje z prośbą o jego przywrócenie. Organ powinien jedynie przedstawione przez nią okoliczności ocenić w świetle przesłanek z art. 58 § 1 i 2 k.p.a. Trudno jest bowiem wymagać od organu, aby prowadził postępowanie wyjaśniające przyczyny uchybienia terminu przez stronę (por. wyroki NSA: z 8 lutego 2007 r. II OSK 1806/06; z 17 maja 2011 r., II OSK 933/10; z 31 maja 2012 r., II OSK 2531/11; z 29 maja 2018 r., I GSK 396/18; B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz, 7 wydanie, C. H. Beck, s. 337).

Podstawowe znaczenie przy ocenie zgłoszonego żądania, wyprzedzające rozważenie braku winy strony w uchybieniu terminowi, ma jednakże ustalenie, czy prośba strony faktycznie odnosi się do terminu, który nie został zachowany w tym znaczeniu, że jego bieg faktycznie został zapoczątkowany wystąpieniem zdarzenia prawnego, z którym przepisy wiążą taki skutek i zakończył on swój bieg w wyznaczonym przez organ czasie. Należy odróżnić sytuację, gdy termin bez winy strony lub innego podmiotu uprawnionego do dokonania czynności procesowej w ogóle nie zaczął biec, mimo pozorów nastąpienia takiego zdarzenia prawnego. W takim przypadku wniosek o przywrócenie terminu jest oczywiście zbędny. W związku z tym przy rozpatrywaniu celowości przywrócenia terminu istotnego znaczenia nabiera kwestia momentu przyjmowanego jako początek biegu terminu. Jeżeli momentem tym jest dokonanie przez organ lub uczestnika postępowania określonej czynności procesowej, a czynność ta bez winy uczestnika postępowania nie nastąpiła, to termin nie płynie, a zatem nie ma podstaw do jego przywrócenia. W praktyce problem z tym związany może zaistnieć, gdy ustawa przyjmuje domniemanie nastąpienia zdarzenia zapoczątkowującego bieg terminu.

Dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy zasadnicze znaczenie zatem ma, czy decyzja z [...] została prawidłowo doręczona, a tym samym, czy weszła do obrotu prawnego i otworzyła skutecznie termin do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Skarżąca bowiem kwestionuje prawidłowość tego doręczenia i podnosi, że nie miała możliwości zapoznania się z treścią decyzji z [...] aż do 27 lipca 2020 r., kiedy to w organie administracji jej pełnomocnik dowiedziała się o piśmie z 29 maja 2020 r. i tej decyzji.

Z akt sprawy wynika, że wniosek o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek został złożony w imieniu skarżącej przez D.S. za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Na okoliczność doręczenia pisma z 29 czerwca 2020 r. oraz decyzji z 15 lipca 2020 r. przez Platformę Usług Elektronicznych wskazywał organ administracji w zaskarżonej decyzji i w odpowiedzi na skargę.

Należy zatem wskazać, że ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374, dalej: "ustawa o COVID-19") w brzmieniu obowiązującym w dacie złożenia przez skarżącą wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek za marzec-maj 2020 r., tj. 9 kwietnia 2020 r. oraz w dacie wydania decyzji z 15 lipca 2020 r., w art. 31zp ust. 4 stanowiła, że wniosek o zwolnienie z opłacania składek może być złożony w formie dokumentu papierowego albo elektronicznego opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, za pomocą profilu informacyjnego utworzonego w systemie teleinformatycznym udostępnionym przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Stosownie do art. 31zq ust. 2 ustawy o COVID-19 Zakład Ubezpieczeń Społecznych zwalnia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek, o których mowa w art. 31zo, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia przesłania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięczny należnych za ostatni miesiąc wskazany we wniosku o zwolnienie z opłacania składek, a w przypadku gdy płatnik składek zwolniony jest z obowiązku ich składania - w terminie nie dłuższym niż 30 dni od terminu, w którym powinna być opłacona składka za ostatni miesiąc wskazany we wniosku o zwolnienie z opłacania składek. Zakład Ubezpieczeń Społecznych informuje płatnika składek o zwolnieniu z obowiązku opłacania należności z tytułu składek, o których mowa w ust. 2 (art. 31zq ust. 5 ustawy o COVID-19). W przypadku płatnika składek, który utworzył profil informacyjny w systemie teleinformatycznym ZUS, informacja o której mowa w ust. 5, udostępniana jest wyłącznie na tym profilu (art. 31zq ust. 6 ustawy o COVID-19). Odmowa zwolnienia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek, o których mowa w art. 31zo, następuje w drodze decyzji (art. 31zq ust. 7 ustawy o COVID-19). Zgodnie z art. 31zq ust. 8 ustawy o COVID-19 od decyzji o odmowie zwolnienia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek, o której mowa w ust. 7, płatnikowi składek przysługuje prawo do wniesienia wniosku do Prezesa Zakładu o ponowne rozpatrzenie sprawy, na zasadach dotyczących decyzji wydanej w pierwszej instancji przez ministra. Do wniosku stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego dotyczące odwołań od decyzji oraz ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi.

Z przepisów tych wynika zatem, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych był uprawniony wyłącznie do umieszczenia na profilu informacyjnym w systemie teleinformatycznym pozytywnej dla wnioskodawcy informacji o zwolnieniu z obowiązku opłacania składek, a nie decyzji o odmowie prawa do zwolnienia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek.

Wobec tego z uwagi na brak odrębnego uregulowania w ustawie o COVID-19 do doręczeń decyzji o odmowie prawa do zwolnienia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek wskazać należy, że na podstawie art. 180 k.p.a. oraz art. 123 u.s.u.s. w sprawach z zakresu ubezpieczeń społecznych stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Kwestię doręczeń w postępowaniu administracyjnym regulują przepisy art. 39-49b k.p.a., przy czym w niniejszej sprawie zastosowanie mają przepisy w brzmieniu obowiązującym przed zmianami wprowadzonymi 5 października 2021 r. na podstawie ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. z 2020 r., poz. 2320).

W art. 39 k.p.a. ustanowiona została zasada, zgodnie z którą doręczania pism organ administracyjny dokonuje za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188 oraz z 2019 r. poz. 1051, 1495 i 2005), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

W art. 391-393 i art. 46 k.p.a. uregulowane zostały zasady i tryb doręczania przez organ administracji pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

W myśl art. 391 § 1 k.p.a. doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:

1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;

2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;

3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Posłużenie się przez ustawodawcę kategorycznym sformułowaniem "następuje" prowadzi do wniosku, że spełnienie warunku z art. 391 § 1 pkt 1 k.p.a. obliguje do uruchomienia doręczenia elektronicznego, zaś doręczenie w trybie tradycyjnym nie może wówczas mieć miejsca. Zatem złożenie podania do elektronicznej skrzynki podawczej automatycznie powoduje, że wszelkie doręczenia będą dokonywane w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wymaga w tym zakresie żadnych dodatkowych oświadczeń strony, w szczególności jej wyraźnej zgody. Jest ona objęta domniemaniem wynikającym z samego faktu złożenia podania w ten sposób. Domniemana zgoda na doręczenie elektroniczne może być bowiem w każdym czasie cofnięta. Jednocześnie, na gruncie regulacji zawartej w art. 391 § 1d k.p.a., zgodnie z którą, jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego, wskazuje się tak w piśmiennictwie, jak i w orzecznictwie, że cofnięcie (odwołanie) wyrażonej uprzednio zgody lub odmowa zgody na doręczanie musi być wyraźne, bowiem braku zgody nie można domniemywać. Stronie takiej będzie można doręczać pismo w formie "tradycyjnej" dopiero wtedy, gdy zrezygnuje ona z doręczania jej pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej (por. wyrok NSA z 30 czerwca 2020 r., II FSK 800/20). Dodatkowo pamiętać trzeba, że stosownie do przepisu art. 63 § 4 k.p.a. zdanie drugie, w przypadku wniesienia podania w formie dokumentu elektronicznego organ jest obowiązany potwierdzić wniesienie podania przez doręczenie urzędowego poświadczenia odbioru na wskazany przez wnoszącego adres elektroniczny. Jednocześnie w myśl art. 63 § 5 k.p.a., urzędowe poświadczenie odbioru podania wniesionego w formie dokumentu elektronicznego zawiera: 1) informację o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej; 2) pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 391 § 1d (por. wyrok WSA w Warszawie z 16 października 2019 r., II SA/Wa 939/19, a także Chróścielewski Wojciech (red.), Kmieciak Zbigniew (red.), Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz; publ. WK 2019; https://sip.lex.pl, Jaśkowska Małgorzata, Wilbrandt-Gotowicz Martyna, Wróbel Andrzej, Komentarz aktualizowany do Kodeksu postępowania administracyjnego; publ. LEX/el. 2019; https://sip.lex.pl; Przybysz Piotr Marek, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz aktualizowany; publ. LEX/el. 2019; https://sip.lex.pl; por. także wyroki NSA: z 7 czerwca 2017 r., II GSK 1444/17; z 21 czerwca 2017 r., II OSK 2629/15; z 30 czerwca 2020 r., II FSK 800/20; postanowienie NSA z 21 marca 2014 r., I OSK 477/14).

W zakresie spornym między stronami, tj. prawidłowości przyjętej przez organ fikcji doręczenia decyzji, wskazać należy na treść art. 46 § 3-9 k.p.a.

Zgodnie z art. 46 w przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3 (§ 3). W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające: 1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego; 2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma; 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób (§ 4). W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma (§ 5). W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia (§ 6). Zawiadomienia, o których mowa w § 4 i 5, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się (§ 7). W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone na podstawie § 6 organ administracji publicznej umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień, o których mowa w § 4 i 5, w swoim systemie teleinformatycznym (§ 8). Warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3 (§ 9).

Z przepisów tych wynika, że w przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób wskazany w art. 46 § 4 pkt 3 k.p.a. organ administracji publicznej po upływie 7 dni od dnia wysłania na adres elektroniczny adresata automatycznie wygenerowanego zawiadomienia o niewpłynięciu urzędowego poświadczenia odbioru, przesyła powtórne zawiadomienie, w którym informuje, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego. W przypadku gdy w terminie 7 dni od dnia doręczenia pierwszego zawiadomienia adresat nie potwierdzi odbioru pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób przewidziany w art. 46 § 4 pkt 3 k.p.a., domniemywa się, że pismo zostało odebrane po upływie 14 dni od dnia doręczenia pierwszego zawiadomienia (art. 46 § 6 k.p.a.). W art. 46 § 8 k.p.a. określono obowiązki organu administracji publicznej w przypadku uznania za doręczone (na podstawie art. 46 § 6 k.p.a.) pisma w formie dokumentu elektronicznego, a mianowicie zapewnienie adresatowi dostępu w prowadzonym przez ten organ systemie teleinformatycznym do: 1) pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone; 2) informacji o dacie uznania pisma za doręczone; 3) informacji o datach wysłania zawiadomień, o których mowa w § 4 i 5.

W aktach administracyjnych brak jest jednak dokumentów potwierdzających wypełnienie przez organ obowiązków związanych z doręczeniem pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Brak jest urzędowego poświadczenia odbioru przez organ administracji wniosku z 9 kwietnia 2020 r., które zawierałoby stosownie do określonych w art. 65 § 5 k.p.a. wymogów informację o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz pouczenie o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 391 § 1d k.p.a. Formularz wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek również nie zawiera pouczenia o tym, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W formularzu tym zawarta jest wyłącznie informacja o tym, że podanie adresu e-mail ma "ułatwić kontakt w sprawie". Przede wszystkim jednak brak jest urzędowych poświadczeń doręczenia zawiadomień o możliwości odbioru wezwania z 29 maja 2020 r., decyzji z 15 czerwca 2020 r. o odmowie prawa do zwolnienia z opłacenia należności z tytułu składek oraz decyzji z 28 sierpnia 2020 r. stwierdzającej uchybienie terminu do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy, które spełniałyby wymogi określone w art. 46 § 4 i 5 k.p.a. Akta administracyjne zawierają jedynie wydruki o nazwie "emisja pisma", które nie zawierają informacji, o jakich stanowi art. 46 § 4 i 5 k.p.a. Z wydruków tych nie wynika jednoznacznie, jakich pism doręczonych za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych dotyczą. Jest na nich oznaczenie wyłącznie znaku kancelaryjnego, daty wpływu/nadania, dat odbioru/zwrotu, a także skarżącej jako odbiorcy pomimo, że we wniosku z 9 kwietnia 2020 r. wpisano adres e-mail pełnomocnika skarżącej "[...]".

Na podstawie takiego materiału dowodowego sąd nie ma możliwości ustalenia, czy skarżąca została prawidłowo pouczona, że pisma w sprawie będą doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz o prawie do rezygnacji z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o którym mowa w art. 391 § 1d k.p.a., czy skarżącej zostały doręczone zawiadomienia, o jakich stanowi art. 46 § 4 i 5 k.p.a., a także czy spełniały ono wymogi wskazane w treści art. 46 § 4 k.p.a., na jaki adres i w jakim dniu zawiadomienia te zostały dręczone skarżącej, czy organ przesłał skarżącej powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania pism, czy umożliwiono skarżącej dostęp do informacji o dacie uznania pism za doręczone i datach wysłania zawiadomień o których mowa w § 4 i 5, w systemie teleinformatycznym organu. Brak powyższych informacji wynikających z dokumentów wytwarzanych w procesie doręczenia elektronicznego nie pozwala na uznanie, że decyzja z 15 czerwca 2020 r. odmawiająca skarżącej prawa do zwolnienia z obowiązku opłacenia należnych składek weszła do obrotu prawnego, a już w ogóle, że zasadnie organ administracji uznał ją za doręczoną. To samo należy odnieść do decyzji z 28 sierpnia 2020 r. stwierdzającej uchybienie terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy. Powyższe skutkuje brakiem możliwości oceny, czy organ administracji mógł rozpatrzeć wniosek skarżącej o przywrócenie terminu do wniesienia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Podkreślić należy, że w postępowaniu administracyjnym obowiązuje zasada oficjalności doręczeń pism, która oznacza, że tylko prawidłowe doręczenie, tzn. dokonane zgodne z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania administracyjnego pozwala na przyjęcie jako skutecznych czynności podejmowanych przez organ. W wyrokach z 18 stycznia 2017 r., sygn. akt I OSK 447/16 i I OSK 448/16 Naczelny Sąd Administracyjny stwierdził, że nieprawidłowe, czyli niezgodne z przepisami Kodeksu postępowania administracyjnego doręczenie pisma, od którego rozpoczyna bieg termin procesowy, należy uznać za naruszenie zasady oficjalności doręczeń pism, mogące spowodować pozbawienie strony możliwości obrony swych praw. Prawidłowość postępowania organu w tym zakresie podlega także kontroli ze strony sądu administracyjnego. Niezgodne z przepisami postępowania administracyjnego doręczenie pisma (decyzji, postanowienia) może być uznane przez sąd w konkretnych okolicznościach sprawy za pozbawione znaczenia prawnego i uzasadniające stwierdzenie, że do doręczenia doszło w innej dacie, niż to przyjmuje organ, albo że w ogóle nie doszło do doręczenia. Wynika to z obowiązującej w postępowaniu administracyjnym zasady, że decyzja administracyjna wywiera skutki prawne od daty jej doręczenia lub ogłoszenia. Doręczenie wszelkiego rodzaju pism, a zwłaszcza rozstrzygnięć organów administracji publicznej, powinno następować z datą pewną, potwierdzoną osobiście przez adresata decyzji.

Reasumując, w ocenie sądu, z akt administracyjnych nie wynika, aby organ administracji wykazał spełnienie przesłanek uznania doręczenia elektronicznego za prawidłowe. Materiał dowodowy znajdujący się w aktach administracyjnych nie pozwala na jednoznaczne stwierdzenie, że doszło do formalnego, zgodnego z prawem doręczenia decyzji z 5 czerwca 2020 r. Powyższe skutkuje brakiem możliwości oceny, czy wniosek o ponowne rozpoznanie sprawy został przez skarżącą złożony po upływie terminu do jego wniesienia.

Końcowo wskazać należy, że organ administracji nie odniósł się właściwie do wniosku skarżącej o przywrócenie terminu i nie rozważył nawet należycie wskazywanych przez nią okoliczności uchybienia terminu. Organ administracji nie ocenił załączonych do wniosku oświadczeń skarżącej i D.S., z których wynika, że

oświadczenia D.S. wynika wprawdzie, że była chora od lutego do połowy kwietnia 2020 r., lecz wniosek skarżącej z 3 sierpnia 2020 r. dotyczy nie tylko przywrócenia terminu do złożenia wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy od decyzji z [...], ale także przywrócenia terminu do uzupełnienia wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek i – jak wyjaśniła pełnomocnik skarżącej na rozprawie 23 lutego 2022 r. – decyzji o odmowie przyznania zasiłku chorobowego. Poza tym w aktach sprawy brak jest pełnomocnictwa dla D.S. Nie można zatem stwierdzić, jaki zakres umocowania miała D.S. do reprezentowania skarżącej w postępowaniu zainicjowanym wnioskiem z 9 kwietnia 2020 r., czy była osobą uprawnioną również do odbioru w imieniu skarżącej kierowanej do niej korespondencji, w tym decyzji. Wydruki o nazwie "emisja pisma", które mają według organu administracji potwierdzać doręczenie wezwania z 29 czerwca 2020 r. oraz decyzji jako odbiorcę wskazują skarżącą a nie D.S. Z oświadczenia skarżącej nadto wynika, że była chora nie tylko w okresie składania wniosku o zwolnienie z obowiązku opłacenia należności z tytułu składek, ale także w okresie bezpośrednio poprzedzającym złożenie 3 sierpnia 2020 r. wniosku o przywrócenie terminu, bo do 27 lipca 2020 r.

Z tych względów uznać należy, że zaskarżona decyzja została przedwcześnie wydana z istotnym naruszeniem art. 7, art. 77 § 1 w związku z art. 58 § 1 i 2 oraz art. 107 § 3 k.p.a., które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

W ponownie przeprowadzonym postępowaniu organ administracji powinien mieć na uwadze, że instytucja przywrócenia terminu ma zastosowanie w przypadku, w którym nastąpiło uchybienie terminu. Dopiero stwierdzenie tej okoliczności, co powinno być wykazane dokumentami potwierdzającymi prawidłowość doręczenia wydanego w sprawie aktu, którego dotyczy wniosek o przywrócenie terminu, powinno decydować o potrzebie merytorycznej oceny wniosku. W sytuacji natomiast stwierdzenia, że bieg terminu nie rozpoczął się, organ administracji rozważy umorzenie postępowania w przedmiocie tego wniosku z uwagi na jego bezprzedmiotowość (art. 105 § 1 k.p.a.). W piśmiennictwie trafnie wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania wynika z zaistnienia w nim tego rodzaju zdarzeń, które uniemożliwiają osiągnięcie przez niego celu, dla którego zostało ono wszczęte, przy czym podstawę obligatoryjnego umorzenia postępowania należy odnosić również do postępowań incydentalnych, a nie tylko do postępowania głównego (por. G. Łaszczyca, Postanowienie administracyjne w ogólnym postępowaniu administracyjnym, Warszawa 2011, s. 325-331).

Mając powyższe na uwadze sąd, na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c) p.p.s.a., uchylił zaskarżoną decyzję.

O kosztach postępowania sądowego rozstrzygnięto stosownie do art. 200 i art. 205 § 2 p.p.s.a. w związku z § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c) rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. poz. 1800, ze zm.). Zasądzona od organu administracji na rzecz skarżącej kwota 480 zł obejmuje wynagrodzenie pełnomocnika skarżącej, będącego adwokatem.

d.j.