Sąd Rejonowy Szczecin-Centrum w Szczecinie
IX Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych
Sygnatura akt: IX P 161/22
Data wyroku: 2023-12-11 00:00:00
Typ orzeczenia: REGULATION, REASON
Słowa kluczowe: Kara

Sygn. akt IX P 161/22

UZASADNIENIE

Pozwem złożonym w dniu 9 maja 2022 r.P. W. (1)odwołał się od kary porządkowej upomnienia wymierzonej przez pracodawcę Szkołę Podstawową wK., reprezentowaną przez Wójta GminyW., który był uprawniony do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy wobec powoda, będącego dyrektorem szkoły.
W uzasadnieniu wskazał, że kara została udzielona po upływie terminu 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i bez właściwego wysłuchania, a nadto została oparta na nieprawdziwych lub niezasadnych przyczynach. Szczegółowo odniósł się do każdej z tych przyczyn, konstatując, że nie odmówił wykonania żadnego wydanego polecenia służbowego i rzetelnie oraz z pełnym zaangażowaniem współpracował z audytorem (odwołanie na kartach 3-21).
Pozwany wniósł o oddalenie powództwa w całości i zasądzenie na swoją rzecz kosztów procesu. W uzasadnieniu podał, że kara została udzielona na podstawie informacji przekazanych przez audytorkę kontrolującą Szkołę Podstawową wK., która skarżyła się na brak współpracy ze strony powoda. Kara była terminowa, ponieważ termin dwóch tygodni należało liczyć od chwili powrotu wójta z urlopu wypoczynkowego do pracy (odpowiedź na pozew na kartach 303-306).
Sąd ustalił następujący stan faktyczny:
P. W. (1)jest zatrudniony w Szkole Podstawowej wK.na podstawie mianowania (ma status nauczyciela dyplomowanego). Od 22 listopada 2018r. pełni funkcję dyrektora.
Niesporne, nadto zarządzenia Wójta GminyW.- k. 370, 388 cz. B akt osobowych powoda
Pisemnym oświadczeniem z 4 kwietnia 2022 r. pracodawca, w którego imieniu działał Wójt GminyW.P. W. (2), wymierzyłP. W. (1)karę porządkową upomnienia z powodu niezastosowania się do poleceń wydawanych kilkukrotnie drogą mailową przez przełożonego, zobowiązujących do terminowego przekazywania audytorowi dokumentacji niezbędnej do prowadzenia audytu zleconego przez Wójta, o czym poinformowała audytor w piśmie z 18 marca 2022 r. W dalszej części pisma o ukaraniu podano, że w konsekwencji konieczne było wydłużenie terminu wykonania audytu, a zatem zwiększenie jego kosztów.
Pismo zostało wręczoneP. W. (1)podczas jego wizyty w Urzędzie Gminy 4 kwietnia(...). Zostało poprzedzone wysłuchaniem pracownika, które polegało na zapytaniu o zarzuty zawarte w piśmie audytorki z 18 marca 2022 r., w tym nieterminowe przekazywanie dokumentów audytorce.
Dowód: - oświadczenie o ukaraniu – k. 25,
- zeznania świadkaA. S. (1)– k. 397,
- przesłuchanie powoda – k. 404-408,
- przesłuchanieP. W. (2)za stronę pozwaną – k. 408-410.

W dniu 11 kwietnia 2022 r.P. W. (1)wniósł sprzeciw od nałożonej kary.
Niesporne, nadto sprzeciw – k. 32-35.
Pismem z dnia 25 kwietnia 2022 r., po uprzednim zasięgnięciu opiniiZwiązku (...), pracodawca poinformował o odrzuceniu sprzeciwu od nałożonej kary. Pismo zostało doręczoneP. W. (1)w dniu jego sporządzenia.
Niesporne, nadto pismo o odrzuceniu sprzeciwu – k. 23, pismo(...)z 21 kwietnia 2022 r. – k. 23 v., zwrotne potwierdzenie odbioru – k. 425 części B akt osobowych powoda.
12 stycznia 2022 r. Wójt GminyW.poinformował pisemnieP. W. (1), że w związku ze złożonym przez niego wnioskiem o dodatkowe środki na wynagrodzenia osobowe w miesiącach styczniu i lutym 2022 r. zleci przeprowadzenie audytu w Szkole Podstawowej wK..
Tego samego dnia Gmina zawarła umowę zlecenia z audytorkąA. D.na przeprowadzenie audytu Szkoły w terminie do dnia 28 lutego 2022 r., za wynagrodzeniem 12 000 zł. Strony przewidziały karę umowną w razie opóźnienia w wykonaniu audytu. Audytor otrzymał prawo wstępu do pomieszczeń Szkoły oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz materiałów związanych z funkcjonowaniem Szkoły, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach, a także prawo do żądania od pracowników Szkoły sporządzania kopii, odpisów, wyciągów lub wydruków.
Pismem z 13 stycznia 2022 r. audytorA. D.poinformowałaP. W. (1)o rozpoczęciu audytu i poprosiła o pilne przesłanie dokumentów w postaci arkuszy organizacyjnych za lata 2019 – 2021 z aneksami – wersja edytowalna (np. excel) oraz zestawienia (optymalnie w formacie excel) pracowników szkoły z ich danymi dotyczącymi zatrudnienia i poszczególnych składników płacy, regulaminu wynagradzania, procedur związanych z(...)19 i umowy zawartej zFundacją (...).
Dowód: - pismo Wójta GminyW.z 12 stycznia 2022 r. – k. 27,
- umowa zlecenia z 12 stycznia 2022 r. – k. 343-344,
- zawiadomienie o rozpoczęciu audytu – k. 26 v.

14 stycznia 2022 r.P. W. (1)wysłał wiadomość e-mail do Wójta GminyW., w którym potwierdził informację o audycie, zadeklarował pełną współpracę i poprosił o weryfikację adresu e-mail audytorki, w związku z potrzebą przesyłania poufnych dokumentów. Jednocześnie przesłał audytorce sprawozdania finansowe i wyniki kontroli szkoły za lata 2020-2021 oraz lata poprzednie.
Dowód: - e-mailP. W. (1)z 14.01.2022 – k. 43,
- e-maile i wiadomości z okresu 14-19.01.2022 – k. 44-78.

17 stycznia 2022 r.P. W. (1)przesłał audytorce e-mailem Regulamin Wynagradzania ze zmianami. Następnie 18 stycznia 2022 r. przesłał audytorce e-mailem procedury „covidowe”. Natomiast 19 stycznia 2022 r. przekazał e-mailem wszystkie pozostałe żądane dokumenty, a w tym arkusze organizacyjne za lata 2019 – 2021, dane dotyczące zatrudnienia poszczególnych pracowników szkoły oraz ich poszczególne składniki płacowe, rozliczenia godzin nadliczbowych pracowników z podziałem na poszczególne miesiące.
Po wysłaniu tego e-maila zadzwonił do audytorki z pytaniem, czy wiadomości dotarły i czy ma jakieś uwagi do dokumentacji.A.takich nie zgłosiła.
Dowód: - e-mail z 17.01.2022 z załącznikami – k. 154-164,
- e-mail z 18.01.2022 z załącznikiem – k. 146-153,
- e-mailP. W. (1)z 19.01.2022 wraz z załącznikami – k. 108-145,
- przesłuchanie powoda – k. 404-408.

Dane kadrowo – płacowe zostały wygenerowane z programu(...), którego wersja posiadana przez Szkołę Podstawową wK.nie dawała możliwości eksportu do formatu arkusza kalkulacyjnegoM. (...). Pozostałe dokumenty Szkoła miała w formie papierowej, więc na potrzeby audytu wszystkie skanowała. Załączniki do e-maili przesłanych w okresie 17-19 stycznia 2022 r. miały format plików(...)i nie były zbieżne w formatemE..
W związku z rozpoczęciem audytuP. W. (1)poinformował podległych pracowników, że wymogi audytorki muszą być traktowane priorytetowo. Wszystkie zalecenia audytorki traktowano jako pilne, nie zwlekano z żadnym z nich. Dyrektor nie odmówił żadnej prośbie związanej z audytem, w tym nie odmówił wydania żadnego dokumentu, ani nie zwlekał z jego przekazaniem.
Personel pozostał w gotowości również na okres ferii zimowych, które w województwie(...)trwały od 31 stycznia do 13 lutego 2022 r. W związku z brakiem lekcji personel był w tym okresie bardziej dyspozycyjny niż zwykle.
Dowód: - zeznania świadkaL. Ł.– k. 392-393,
- zeznania świadkaM. K.– k. 393-394,
- zeznania świadkaP. Ś.– k. 394-395,
- zeznania świadkaA. S. (2)– k. 395-396,
- przesłuchanie powoda – k. 404-408.

W okresie od 19 stycznia do 15 lutego 2022 r. nie było żadnego sygnału od audytorki w jakiejkolwiek formie. 15 lutego 2022 r. audytorka przesłała e-maila z wykazem dokumentów do przesłania: indywidualnych kart rozliczenia godzin wypełnionych przez nauczyciela, planu zajęć, umów o pracę z aneksami wymienionych osób, wykazu wydatków według tabeli opracowanej przez audytorkę.
P. W. (1)tego samego dnia zadzwonił do audytorki informując o problemach kadrowych: sekretarz szkoły poszła do szpitala, a księgowa pojechała na wcześniej zaplanowany i opłacony urlop. Zapytał audytorki, czy powinien odwołać księgową z urlopu i w odpowiedzi usłyszał, aby tego nie robić, ponieważ audytorka i tak wystąpi o przedłużenie terminu audytu.
Po 20 lutego 2022 r. wK.wystąpiły huraganowe wichury i na kilka dni szkoła straciła dostęp do Internetu.P. W. (1)spotkał się z audytorką w Urzędzie Gminy wW.i zapytał się w jaki sposób ma przesłać dokumenty.A.poprosiła o przesłanie ich w formie papierowej zwykłą pocztą, co powód od razu uczynił.
Dowód: - wiadomość e-mail z 15 lutego 2022 r. – k. 162-164,
- przesłuchanie powoda – k. 404-408,
- zeznania świadkaL. Ł.– k. 392-393,
- zeznania świadkaM. K.– k. 393-394,
- zeznania świadkaA. S. (2)– k. 395-396.

W kolejnym mailu – z 27 lutego 2022 r. – audytorka poprosiła o dokumenty wymienione w siedmiu punktach, a w tym o nadanie dostępu do systemuL.(zawierającego dziennik elektroniczny) oraz wydruk z platformyM. T.z zajęć zdalnych prowadzonych przez nauczycieli podczas pandemii.
W odpowiedzi mailowej z 28 lutego 2022 r.P. W. (1)przesłał umowy o pracę z aneksami oraz zakresami obowiązków pracowników niepedagogicznych. Ze względu na braki Internetu oraz nieobecność księgowej zadeklarował przesłanie dalszych dokumentów w kolejnych mailach.
W mailach z 2 marca 2022 r. przesłał główny arkusz organizacyjny, kolejne karty rozliczeń nauczycieli oraz wyjaśnił, że dostęp do systemuL.przesłał już wcześniej z poziomu własnego loginu z uprawnieniami dyrektora. Wyjaśnił, że licencja szkoły na użytkowanie aplikacjiM. T.nie daje możliwości archiwizowania zapisów historycznych. Przekazał login do platformy.
15 marca 2022 r.P. W. (1)odbył specjalne szkolenie ze strony wydawcyL., w celu udostępnienia audytorce wszystkich funkcjonalności systemuL., o czym na bieżąco ją poinformował.
Dowód: - wiadomość e-mail z 27 lutego 2022 r. – k. 165,
- wiadomość e-mail powoda z 28 lutego 2022 r. z załącznikami – k. 166-185,
- wiadomości e-mail powoda z 2 marca 2022 r. – k. 186-190,
- wiadomość e-mail powoda z 15 marca 2022 . – k. 218.

P. W. (1)polecił szkolnemu informatykowi, aby sprawdził w jaki sposób nauczyciele korzystali z platformyM. T.w trakcie pandemii i czy można otrzymać dane archiwalne za ten okres. Informatyk stwierdził, że nie ma możliwości sprawdzenia i sczytania tych danych ze względu na warunki licencji. Jedyną możliwością było logowanie się na konta poszczególnych nauczycieli. Taką możliwośćP. W. (1)przedstawił audytorce.
Dowód: - zeznania świadkaP. Ś.– k. 394-395,
- przesłuchanie powoda – k. 404-408.

1 marca 2022 r. GminaW.oraz audytorkaA. D.zawarli aneks do umowy zlecenia, mocą którego przedłużyli termin audytu do 31 marca 2022 r.
1 kwietnia 2022 r. strony zawarły kolejny aneks, przedłużając termin audytu do 30 kwietnia 2022 r. i zwiększając wynagrodzenie audytorki do kwoty 15 000 zł.
Dowód: - Aneks do umowy zlecenia z 1 marca 2022 r. – k. 345,
- Aneks do umowy zlecenia z 1 kwietnia 2022 r. – k. 346.

Dnia 17 marca 2022 r.P. W. (1)otrzymał od audytorki mailem uwagę, że tabele dotyczące kosztów rodzajowych zawierają błędy w sumowaniu. Poprosiła o ich poprawienie. Nadto zażądała ewidencji księgowej kosztów rodzajowych, polityki rachunkowości i zestawienia zawierającego obowiązujące w szkole procedury/regulacje/instrukcje.
P. W. (1)odpowiedział 19 marca 2022 r., wskazując, że karty godzin nadliczbowych wypełniane przez nauczycieli i wykazy godzin nadliczbowych z programuV.zostały przekazane i omówione już wcześniej. W kolejnym mailu z tego dnia przesłał obowiązujące w szkole procedury/regulacje/instrukcje. Trzeci mail zawierał dokumenty z zakresu polityki rachunkowości, a czwarty – koszty rodzajowe w wersji edytowalnejE.wraz z korektą błędu.
Dowód: - wiadomość e-mail z 17 marca 2022 r. – k. 217,
- wiadomości e-mail z 19 marca 2022 r. – k. 209, 210-212, 213, 214-215

Dnia 21 marca 2022 r.P. W. (1)otrzymał od audytorki mailem prośbę o wypełnienie kolejnych tabel oraz przesłanie Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Termin na wypełnienie tabel wyznaczono na 25 marca 2022 r.
22 marca 2022 r.P. W. (1)przesłał Regulamin ZFŚS, natomiast 25 marca 2022 r. – wypełnione tabele z obszernymi objaśnieniami.
Dowód: - wiadomość e-mail z 21 marca 2022 r. z załącznikami – k. 202-207,
- wiadomość e-mail powoda z 22 marca 2022 r. – k. 226,
- wiadomość e-mail powoda z 25 marca 2022 r. z załącznikami – k. 229-231.

Dnia 30 marca 2022 r. o godzinie 22:24 audytorka przesłałaP. W. (1)maila z informacją, że 1 kwietnia 2022 r. przyjedzie do szkoły. Jednocześnie poprosiła o przygotowanie do wglądu wielu różnych dokumentów z okresu trzech lat. Kolejnym mailem z godziny 01:29 prosiła o następne dokumenty. Sekretariat szkoły 31 marca 2022 r. do późnych godzin popołudniowych zbierał te dokumenty.
Podczas wizyty 1 kwietnia 2022 r. audytorka nie zgłosiła zastrzeżeń. Była to jej jedyna wizyta w kontrolowanej szkole.
W dniach 4 i 6 kwietnia 2022 r. powód przesłał kolejne dokumenty.
Dowód: - wiadomość e-mail z 30 marca 2022 r. – k. 232,
- wiadomość e-mail z 30 marca 2022 r. – k. 234,
- wiadomość e-mail powoda z 22 marca 2022 r. – k. 226,
- wiadomości e-mail powoda z 4 i 6 kwietnia 2022 r. – k. 267, 268-269, 270-272,
- przesłuchanie powoda – k. 404-408,
- zeznania świadkaM. K.– k. 393-394,
- zeznania świadkaA. S. (2)– k. 395-396.

W dniu 18 marca 2022 r. w piątek drogą mailową dotarło do Urzędu GminyW.pismo audytorkiA. D.z wnioskiem o wydłużenie terminu wykonania audytu do 18 kwietnia 2022 r. Jako powód audytorka wskazała problem z przekazywaniem dokumentacji przez audytowanego, która nadawałaby się do przetworzenia i analizy. Opisała korespondencję prowadzoną zP. W. (1).
Pismo zostało przesłane na ogólny adres poczty elektronicznej urzędu oraz na adres służbowy wójta.
Tego dnia Wójt GminyP. W. (2)przebywał na urlopie wypoczynkowym. Pismo zostało włożone do jego teczki służbowej i dotarło do niego następnego dnia jego pracy, to jest w poniedziałek 21 marca 2022 r.
Dowód: - pismo audytorki z 18 marca 2022 r. – k. 26,
- zeznania świadkaE. S.– k. 378v.,
- zeznania świadkaW.B.– k. 378v.-379,
- zeznania świadkaA. S. (1)– k. 397,
- przesłuchanieP. W. (2)za stronę pozwaną – k. 408-410.

Sąd zważył, co następuje:
Powództwo okazało się uzasadnione. Powód zajmuje stanowisko dyrektora szkoły podstawowej. Jego status prawny w zakresie zarządzania szkołą regulujeustawa z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty(tekst jedn. Dz. U. z 2022 r. poz. 2230). Ustawa nie określa kwestii związanych z udzielaniem kar porządkowych, a zatem należy stosować przepisykodeksu pracy(art. 5 k.p.).
Zgodnie z treścią przepisuart. 112 § 1 i 2 kodeksu pracyjeżeli zastosowanie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów prawa, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni od dnia jego wniesienia jest równoznaczne z uwzględnieniem sprzeciwu. Pracownik, który wniósł sprzeciw, może w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o odrzuceniu tego sprzeciwu wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. Powód wykorzystał drogę zaskarżenia kary upomnienia, przewidzianą w normie cytowanego przepisu. W terminie wystąpił ze sprzeciwem do pracodawcy, który został odrzucony, a następnie złożył odwołanie do sądu pracy.
Na mocyart. 108 § 1 pkt 1 k.p.za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować karę upomnienia.
Powód podniósł dwa zarzuty o charakterze formalnym: brak wysłuchania oraz wymierzenie kary po terminie, a nadto kwestionował zasadność przyczyn kary upomnienia.
Sąd ustalił, że przed ukaraniem doszło do wysłuchania powoda w rozumieniuart. 109 § 2 k.p.W tym wypadku wysłuchanie polegało na przekazaniu powodowi przez osobę uprawnioną do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy, czyli Wójta GminyW., informacji o zarzutach stawianych powodowi przez audytorkę, a następnie umożliwieniu odniesienia się do nich. Wszystko to miało formę ustną. Powód określił obrazowo tę czynność, jako „luźną rozmowę”.
Sposób wysłuchania pracownika nie został szczegółowo wskazany w przepisach, dlatego należy stosować ogólne reguły znaczeniowe. Według Słownika języka polskiego "wysłuchać" oznacza "posłuchać do końca" (M. S., Słownik języka polskiego, s. 798). Z przebiegu wysłuchania pracownika nie trzeba sporządzać protokołu, ponieważ ustawa tego nie wymaga. Może ono przybrać postać bezpośredniej rozmowy z pracownikiem. Sąd uznał, że powód jeszcze przed ukaraniem otrzymał możliwość odniesienia się do zdarzenia będącego podstawą kary, czyli do zarzutów audytorki. Pracodawca nie musiał na tym etapie komunikować, że ma zamiar udzielić kary porządkowej, skoro ten zamiar urzeczywistnia się dopiero po wysłuchaniu pracownika, czyli poznaniu jego stanowiska na temat zdarzenia. Samo umożliwienie wypowiedzi ustnej na temat zarzucanego zachowania (choćby w luźnej formie) spełnia kodeksowy wymóg wysłuchania.
Z kolei na mocyart. 109 § 1 k.p.pracodawca nie może skorzystać z sankcji porządkowych po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Zastosowanie kary po tym terminie należy traktować jako działanie bezprawne.
O zdarzeniach prowadzących do ukarania – jak już wyżej wskazano – pracodawca dowiedział się z pisma audytorki z 18 marca 2022 r. Pismo dotarło do Urzędu Gminy wW.drogą elektroniczną w dniu jego sporządzenia (w piątek). Jednak do Wójta Gminy – co ustalono na podstawie zeznańE. S.,W.B.,A. S. (1)iP. W. (2)– pismo nie dotarło tego dnia, który była dla niego urlopem wypoczynkowym, lecz w następny dzień roboczy, czyli 21 marca 2022 r. Dwutygodniowy termin zart. 109 § 1 k.p.należy liczyć od chwili powzięcia wiedzy o naruszeniu obowiązków pracownika przez osobę uprawnioną do udzielenia kary, a więc w tym wypadku – przez Wójta Gminy (art. 44zraust. 3 ustawy o systemie oświaty). Skoro pierwszym dniem pracy Wójta po wpływie pisma audytorki do Urzędu Gminy był poniedziałek 21 marca 2022 r., to od tej daty należało liczyć dwa tygodnie. A w związku z tym należało uznać, że kara została udzielona przed jego upływem.
Natomiast do uchylenia kary upomnienia doprowadziło uznanie jej przyczyn za niezasadne. Co do zasady polecenia służbowe są elementem organizacji i porządku pracy, o których mowa wart. 108 § 1 k.p.(tak np. wyrok Sądu Najwyższego z 5 listopada 1998 r., I PKN 417/98). Ich niewykonanie może być więc przyczyną udzielenia kary porządkowej. W analizowanym stanie faktycznym nie można było jednak postawić powodowi zarzutu niewykonania jakiegokolwiek polecenia związanego z audytem zarządzanej przez niego szkoły.
Ze szczegółowej korespondencji mailowej prowadzonej pomiędzy powodem a audytorką, a także korespondujących z nią zeznań świadkówL. Ł.,M. K.,P. Ś.,A. S. (2)i samego powoda wynika, żeP. W. (1)podporządkował się reżimowi audytu i rzetelnie wykonywał jego wymogi. Nie odmówił przedstawienia żadnego dokumentu będącego w posiadaniu szkoły, ani nie zwlekał z ich złożeniem. Jak obrazowo zeznałyL. Ł.,M. K.iA. S. (2)– żądania audytorki traktowano każdorazowo jako pilne, a pracownicy „stawali na głowie”, aby im zadośćuczynić.
Wójt Gminy zastosował karę upomnienia na podstawie informacji otrzymanych od audytorkiA. D.. Sąd na skutek analizy materiału dowodowego stwierdził jednak, że do opóźnienia audytu i wzrostu kosztów jego przeprowadzenia (podwyższenia wynagrodzenia audytorki) w istocie doprowadziły jej własne uchybienia.
(...)w znaczeniu językowym polega na „kontroli przedsiębiorstwa pod względem finansowym i organizacyjnym, wycenie jego majątku oraz analizie perspektyw jego rozwoju, przeprowadzany przez ekspertów” (Słownik języka polskiego PWN, https://sjp.pwn.pl/szukaj/audyt.html). W swojej istocie stanowi sprawdzenie stanu organizacyjnego i finansowego danego podmiotu na podstawie analizy jego ksiąg i innych dokumentów źródłowych. Pewnej wskazówki na temat audytu podmiotów z sektora finansów publicznych i obowiązków osób podlegających kontroli udzielaart. 282 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych(tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 1270), zgodnie z którym audytor wewnętrzny ma prawo wstępu do pomieszczeń jednostki oraz wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych, jak również do sporządzania ich kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej. Pracownicy jednostki są obowiązani udzielać informacji i wyjaśnień, a także sporządzać i potwierdzać kopie, odpisy, wyciągi lub zestawienia.
Potwierdzeniem tej regulacji jest treść umowy zlecenia, którą GminaW.zawarła z audytorką. Wynika stąd, że powód – jako dyrektor kontrolowanego podmiotu – miał obowiązek przedstawić wszelkie posiadane dokumenty związane z przedmiotem kontroli, jak również sporządzić kopie, odpisy, wyciągi, zestawienia lub wydruki.
Lektura e-maili wymienionych w części uzasadnienia opisującej stan faktyczny, a także zeznania wskazanych powyżej świadków i samego powoda wskazują, że powód realizował te wymagania, to jest przedkładał audytorce odpisy dokumentów lub ich zestawienia.
Dla sprawnego przeprowadzenia audytu prowadząca kontrolę powinna już pierwszym piśmie określić całość (albo przynajmniej większość) wymaganych dokumentów. Pismem z 13 stycznia 2022 r.A. D.poprosiła o pilne przesłanie dokumentów w postaci arkuszy organizacyjnych za lata 2019 – 2021 z aneksami – wersja edytowalna (np. excel) oraz zestawienia (optymalnie w formacie excel) pracowników szkoły z ich danymi dotyczącymi zatrudnienia i poszczególnych składników płacy, regulaminu wynagradzania, procedur związanych z(...)19 i umowy zawartej zFundacją (...). Powód przekazał wszystkie te dokumenty w e-mailach z 17, 18 i 19 stycznia 2022 r. Znalazły się tam żądane regulaminy, umowy, procedury „covidowe”, arkusze organizacyjne, dane dotyczące zatrudnienia poszczególnych pracowników szkoły oraz ich składniki płacowe, rozliczenia godzin nadliczbowych pracowników z podziałem na poszczególne miesiące.
A. D.w złożonym zeznaniu nie potrafiła wskazać dokumentu, którego powód miałby odmówić złożenia lub w zawiniony sposób pominął. Natomiast skupiła się na stwierdzeniu, że dokumenty nie zostały przesłane w formacie arkusza kalkulacyjnegoM. E., co utrudniło jej obróbkę i analizę dokumentów. Jednakże w piśmie audytorki formatE.został podany tylko jako optymalny (nieobowiązkowy). Z zeznań powoda i świadków – pracowników szkoły wynikało, że dane kadrowo – płacowe zostały wygenerowane z programu(...), którego wersja posiadana przez szkołę wK.nie dawała możliwości eksportu do formatuE.. Pozostałe dokumenty Szkoła miała w formie papierowej, więc na potrzeby audytu wszystkie skanowała. W rezultacie załączniki do e-maili przesłanych w okresie 17-19 stycznia 2022 r. miały format plików(...)i nie były zbieżne w formatemE..
W ocenie sądu powód wywiązał się z obowiązku przedstawienia audytorowi elektronicznych kopii posiadanych dokumentów. Natomiast czynienie zarzutu z braku formatuE.w istocie oznacza chęć przerzucenia na kontrolowany podmiot zadań spoczywających na samym audytorze. Powód (także jego pracownicy) nie miał obowiązku prowadzenia obróbki danych do formy najwygodniejszej dla audytorki i zastępowania jej przy scalaniu tych danych. Przedstawił odpowiednie dokumenty i ich cyfrowe kopie, a audytorka w ramach własnych obowiązków wynikających ze zleconego jej audytu winna była przekonwertować otrzymany format do takiego, jakiego sama chciała użyć do analizy danych i sporządzenia sprawozdania. Trzeba przy tym podkreślić, że zeskanowane dokumenty do formatu(...)są powszechnie używaną formą i z pewnością dawały audytorce możliwość odczytu.
Co istotne audytorka po otrzymaniu tych dokumentów zamilkła na okres niemal miesiąca (od 19 stycznia do 15 lutego 2022 r.). Jak zeznała w tym czasie miała konwertować dokumenty do formatuE., co jest tłumaczeniem nie do zaakceptowania. Trudno bowiem przyjąć, że przerzucenie do aplikacjiE.kilkunastu dokumentów miało zająć miesiąc.A., jako osoba zawodowo zajmująca się analizą dokumentów źródłowych, obecnie coraz częściej dostarczanych w formie elektronicznej, z pewnością mogła zrobić to znacznie szybciej, używając odpowiedniego programu do konwersji formatu. Nie uczyniła tego i sama doprowadziła do niemal miesięcznego opóźnienia w audycie, którego skutkami następnie obciążyła niezasadnie powoda. Aneksowanie umowy zlecenia i dodatkowy koszt wynagrodzenia poniesionego przez GminęW.obciążają w ocenie sądu samą audytorkę, a nie powoda.
A. D.uaktywniła się dopiero 15 lutego 2022 r., a wówczas zaczęła żądać od powoda kolejnych dokumentów raz za razem poszerzając zakres badania. Była do tego uprawniona, skoro dokumenty wciąż dotyczyły przedmiotu audytu, jednak zamiast wymienić potrzebne dokumenty na początku audytu, robiła to stopniowo i dopiero po upływie ponad 1 miesiąca od rozpoczęcia kontroli. Analiza kolejnych e-maili nadal wskazuje, że powód realizował wytyczne i przedkładał żądane dokumenty oraz wypełniał obszerne tabele przesyłane przez audytorkę. I w tym etapie sąd nie dopatrzył się po jego stronie obstrukcji lub niechęci do realizacji otrzymywanych poleceń.
Należało przy tym uwzględnić, że w tym okresie (po 15 lutego 2022 r.) wystąpiły pewne przeszkody po jego stronie.P. W. (1)informował audytorkę, że sekretarz szkoły jest hospitalizowana, a księgowa pojechała na wcześniej zaplanowany i opłacony urlop. Zapytał przy tym o potrzebę odwołania księgowej z urlopu i usłyszał, że nie ma takiej potrzeby. Poza tym po 20 lutego 2022 r. wK.wystąpiły huraganowe wichury i na kilka dni szkoła straciła dostęp do Internetu. Część dokumentówP. W. (1)musiał więc przekazać w formie papierowej.
Nie bez znaczenia pozostaje, że wspomniany miesięczny okres bezczynności audytorki przypadał na okres ferii zimowych (31 stycznia – 14 lutego 2022 r.). Wiedząc, że w tym czasie będzie prowadzony audyt powód nie wysłał pracowników na urlopy, lecz zostawił ich w gotowości do pomocy audytorce. W okresie przerwy w nauce osoby te były bardziej, niż zwykle dyspozycyjne. NatomiastA. D.stała się aktywna dopiero po tym okresie, gdy dwie ważne z punktu widzenia organizacji szkoły i jej dokumentacji osoby – sekretarz i księgowa – nie były już dostępne.
Co więcej – audytorka nie korzystała z możliwości kontroli oferowanych przez powoda. Gdy żądała zapisów z dziennika elektronicznegoL.oraz wydruków z platformyM. T.z zajęć zdalnych prowadzonych przez nauczycieli podczas pandemii, powód udostępnił systemL.z własnego poziomu (z całością uprawnień), lecz audytorka nie zrobiła z tego użytku. Z kolei na temat zapisówM. T.powód wyjaśniał, że licencja szkoły na użytkowanie aplikacji nie daje możliwości archiwizowania zapisów historycznych. Przekazał więc login do platformy, lecz audytorka również nie przeglądała tych zapisów.
Odwiedziła kontrolowaną szkołę tylko raz, dopiero 1 kwietnia 2022 r. Jednocześnie jednak niezasadnie postawiła powodowi zarzut odmowy dostępu do danych zawartych wL.iM. T.. Natomiast na dzień kontroli zapowiedziany w nocy z 30 na 31 marca 2022 r. pracownicy szkoły przygotowali żądane kolejne dokumenty pracując ponadwymiarowo.
Sąd w rezultacie uznał przyczyny kary upomnienia za nieprawdziwe – powód wykonał polecenie podporządkowania się audytowi. Zarzuty formułowane przez audytorkę w istocie dotyczyły kwestii nieleżących po stronie powoda lub miały usprawiedliwić jej własną bezczynność. Kara upomnienia – jako niezasadna – podlegała więc uchyleniu.
Koszty procesu zasądzono na podstawieart. 98 § 1 oraz 99 k.p.c.Ograniczyły się one do kosztów zastępstwa procesowego powoda, których wysokość wynika z § 9 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1935). Sprawa o uchylenie kary porządkowej upomnienia albo nagany należy bowiem do roszczeń niemajątkowych.

ZARZĄDZENIE

(...)

(...),

(...)

11.12.2023