Sąd Rejonowy w Gdyni
I Wydział Cywilny
Sygnatura akt: I1 C 245/17
Data wyroku: 2017-09-14 00:00:00
Typ orzeczenia: SENTENCE, REASON
Sędziowie: Anna Stolarska
Podstawa prawna: art 55, 510 i 512 umowy

Sygn. aktI 1 C 245/17

WYROK
W IMIENIU RZECZYPOSPOLITEJ POLSKIEJ
Dnia 14 września 2017 r.
Sąd Rejonowy w Gdyni I Wydział Cywilny Sekcja do spraw rozpoznawanych w postępowaniu uproszczonym w składzie:
Przewodniczący: SSR Anna Stolarska
Protokolant: sekr. sąd. Tomasz Łukowicz
po rozpoznaniu w dniu 31 sierpnia 2017 r. w Gdyni na rozprawie
sprawy z powództwa(...)(...) spółki z ograniczoną odpowiedzialnościąz siedzibą wG.

przeciwko(...)wO.
o zapłatę
Ioddala powództwo;

    IIzasądza od powoda(...)(...) spółki z ograniczoną odpowiedzialnościąz siedzibą wG.na rzecz pozwanego(...)wO.kwotę 900,00 zł (dziewięćset złotych) tytułem kosztów zastępstwa procesowego.

UZASADNIENIE
Powód(...)(...) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnościąz siedzibą wG.wniósł pozew przeciwko Starostwu Powiatowemu wO.o zapłatę kwoty 2.767,50 zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od dnia 4 października 2016 r. do dnia zapłaty oraz kosztami procesu.
W uzasadnieniu powód wskazał, że na mocy umowy na nadzór nad systemem zarządzania z 26 czerwca 2013 r. strony umówiły się co do zweryfikowania systemów zarządzania strony pozwanej przez audytorów strony powodowej oraz cykliczne (coroczne) monitorowanie stanu utrzymania standardów w zakresie certyfikatu ISO(...). Powód wskazał, że na podstawie tejże umowy wyświadczył usługę weryfikacji i kontroli systemów zarządzania pod kątem spełniania przez stronę pozwaną norm ISO(...)za lata 2013 – 2016. Powód wskazał nadto, że nadzór nad systemem zarządzania strony pozwanej wynikający z umowy składał się z certyfikacji (pierwotnej) oraz dwóch audytów pośrednich, co dawało łącznie 3-letni okres certyfikacji, zaś zgodnie z §5 zd. trzecie umowy „dla zachowania ciągłości certyfikatu(...)Certyfikacja przeprowadzi audit ponownej certyfikacji z odpowiednim wyprzedzeniem przed końcem okresu trzyletniego (przed upływem daty ważności certyfikacji określonej na Certyfikacie)”, natomiast w §10 ust. 1 umowy strony ustaliły, że ponowna certyfikacja będzie wiązała się z wynagrodzeniem w kwocie 4.500 zł netto (5.535 zł brutto). Powód wyjaśnił, że w związku z bliskim końcem obowiązywania certyfikacji z 26 czerwca 2013 r. strony uzgodniły, że strona powodowa dokona ponownej certyfikacji oraz odbyły w tym celu rozmowę telefoniczną, ustaliły termin audytu na 15-16 czerwca 2016 r., a audytor przesłał plan audytu. Powód wskazał, że niespodziewanie w wiadomości e-mail z dnia 29 kwietnia 2016 r. strona pozwana poinformowała, że nie zamierza przystępować do audytu ponownej certyfikacji. Powód wskazał również, że w dniu 19 września 2016 r. wystawiłfakturę nr (...)na kwotę 2.250 zł netto (2.767,50 zł brutto) stanowiącą połowę ustalonego w umowie wynagrodzenia za przeprowadzenie audytu ponownej certyfikacji, a w piśmie przewodnim wskazał szczegóły podstawy naliczenia wynagrodzenia, tj. zakres wykonanych prac przygotowawczych poczynionych przez stronę powodową w związku z planowanym ponownym audytem certyfikacyjnym. Powód wskazał, że pismem z dnia 30 września 2016 r. strona pozwana zakwestionowała wyłącznie wysokość wynagrodzenia twierdząc, że część czynności wskazanych w w/w piśmie nie generuje żadnych kosztów, zaś po wielokrotnych próbach polubownego zakończenia sporu strona pozwana odmówiła podpisania ugody z uwagi na twierdzenia o braku podstaw do zapłaty.
(pozew – k. 2-5)
Pozwany wniósł o oddalenie powództwa w całości i podniósł, że w dniu 29 kwietnia 2016 r. pismem nr OR.(...).60.2016 poinformował powoda, iż nie będzie przystępował do audytu ponownej certyfikacji, gdyż taką decyzją podjął Zarząd Powiatu oraz że intencją pozwanego było nie kontynuowanie usługi świadczonej przez powoda, gdyż przystąpienie do audytu ponownej certyfikacji spowodowałoby dalsze trwanie umowy przez kolejne trzy lata. Pozwany wskazał, że nawet jeśli odbyły się jakieś rozmowy telefoniczne dotyczące ustalenia terminu ponownej certyfikacji, to nie mogły być one w żaden sposób wiążące i mogły mieć jedynie charakter informacyjny, gdyż w jednostkach samorządu terytorialnego decyzje skutkujące zobowiązaniami finansowymi nie zapadają w drodze ustnych ustaleń telefonicznych. Pozwany podniósł również, że usługa ponownej certyfikacji nie została wykonana przez powoda, w związku z czym roszczenie o zapłatę części wynagrodzenia nie znajduje oparcia w umowie łączącej strony. Pozwany podniósł, że strona powodowa na potwierdzenie poniesionych rzekomo kosztów dotyczących wykonania szeregu czynności przygotowawczych do audytu przedstawiła jedynie pismo, w którym wymieniono zrealizowane czynności polegające na ocenie dokumentacji systemu zarządzania klienta przed audytem, planowaniu działań audytowych, przygotowaniu planu audytu, itp. Pozwany wskazał, że wymienione czynności są działaniami rutynowymi, powtarzanymi dokładnie w ten sam sposób w każdej jednostce samorządu i nie stanowią z pewnością 50% całej usługi, która miała być wykonana. Pozwany przyznał nadto, że między stronami toczyły się negocjacje ugodowe, jednak wobec niezasadności roszczenia zostały one przerwane.
(odpowiedź na pozew – k. 36-37v)

Sąd ustalił następujący stan faktyczny:
W dniu 26 czerwca 2013 r. – w wyniku pozytywnego rezultatu audytu certyfikacyjnego odbytego w dniach 18.06 – 19.06.2013 r. i przedłużenia ważności nadanego Klientowi przez(...)certyfikatu ISO(...)nr(...)- powód Polska Izba Handlu Zagranicznego(...) Spółka z ograniczoną odpowiedzialnościąz siedzibą wG.zawarł z pozwanym(...)wO.(Klientem) umowę na nadzór nad systemem jakości Klienta.
W § 1 umowy powód zobowiązał się monitorować funkcjonowanie systemu jakości Klienta w drodze audytów w nadzorze i dla ponownej certyfikacji oraz audytów specjalnych, jeżeli występują uzasadnione okoliczności, a pozwany zobowiązał się: stale utrzymywać swój system jakości w zgodzie z wymaganiami normy ISO(...)oraz wymaganiami określonymi w jego Księdze Jakości i procedurach, przedłożonych do oceny przez powoda, przestrzegać warunków określonych w Dok. 2 „Ogólne wymagania certyfikacyjne”, prowadzić rejestr zażaleń jego klientów na swoją działalność lub skutki tej działalności, terminowo regulować należności wobec powoda.
W § 5 umowy strony ustaliły, że certyfikat przyznawany jest na okres 3 lat oraz że dla zachowania ciągłości certyfikatu powód przeprowadzi audyt ponownej certyfikacji z odpowiednim wyprzedzeniem przed końcem okresu trzyletniego (przed upływem daty ważności certyfikacji określonej na certyfikacie), a upłynięcie daty ważności certyfikatu skutkuje wycofaniem certyfikatu.
W § 6 wskazano, że powód powiadamia pozwanego o terminach audytów i mających je przeprowadzić audytorach z wyprzedzeniem 21 dni przed terminem audytu. W § 10 umowy strony ustaliły, że opłata za audyt ponownej certyfikacji wynosi 4.500,00 zł netto + należny podatek VAT, tj. brutto 5.535,00 zł i będzie wniesiona na rachunek bankowy powoda w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury. W § 12 umowy strony ustaliły, że umowa jest ważna przez okres 3 lat, do końca ważności certyfikatu.
(niesporne, nadto umowa z dn. 26.06.2013 r. – k. 14-15v)
W dniu 13 kwietnia 2016 r.B. Ż.- audytor wyznaczony do przeprowadzenia audytu ponownej certyfikacji – skontaktowała się telefonicznie z pracownikiem Starostwa Powiatowego wO.A. T.w celu ustalenia terminu audytu. Po przeprowadzonej rozmowie telefonicznejB. Ż.wysłała doA. T.wiadomość e-mail, w której wskazała, iż potwierdza uzgodniony termin audytu w dniach 15-16 czerwca 2016 r.
(niesporne, nadto: wiadomość e-mail z dn. 13.04.2016 r. – k. 17, zeznania świadkaB. Ż.– k. 68-69,  nagranie z dn. 31.08.2017 r. 00:05:15 – 00:39:23)
W dniu 26 kwietnia 2016 r.B. Ż.wysłała doA. T.wiadomość e-mail z załączonym planem audytu.
(niesporne, nadto: wiadomość e-mail z dn. 26.04.2016 r. – k. 18, zeznania świadkaB. Ż.– k. 68-69,  nagranie z dn. 31.08.2017 r. 00:05:15 – 00:39:23)
W ramach czynności przygotowawczych do przeprowadzenia audytu ponownej certyfikacji Prezes Zarządu powodaA. S.wyznaczył na audytoraB. Ż., zabezpieczył pracownika do obsługi klientów w biurze na czas nieobecnościB. Ż.oraz zabezpieczył samochód służbowy na czas audytu, aB. Ż.przejrzała dokumentację systemową pozwanego, przejrzała stronę internetową pozwanego, przygotowała formularze.
(dowody: zeznania świadkaB. Ż.– k. 68-69,  nagranie z dn. 31.08.2017 r. 00:05:15 – 00:39:23,  zeznania powoda – Prezesa ZarząduA. S.– k. 69-70,  nagranie z dn. 31.08.2017 r. 00:40:37 – 01:03:11)
Pismem z dnia 29 kwietnia 2016 r. Starosta PowiatuO.M. Ś.poinformował powoda, że Zarząd PowiatuO.na posiedzeniu w dniu 28 kwietnia 2016 r. postanowił nie przystępować do audytu ponownej certyfikacji.
(niesporne, nadto pismo Starosty PowiatuO.z dn. 29.04.2016 r. – k. 39)
W dniu 19 września 2016 r. powód wystawiłfakturę VAT nr (...)na kwotę 2.767,50 zł brutto z tytułu rozwiązania umowy.
(niesporne, nadto faktura VAT – k. 21)
Ww. faktura VAT została wysłana pozwanemu przez powoda wraz z pismem z dnia 19 września 2016 r., w treści którego powód poinformował pozwanego, że wobec nieprzystąpienia przez pozwanego do audytu ponownej certyfikacji oraz uprzedniego potwierdzenia realizacji tego audytu w dniach 15-16 czerwca 2016 r. powód wykonał szereg czynności przygotowawczych do audytu (takich jak m.in. 1. ocena dokumentacji systemu zarządzania Klienta przed audytem, tj. Księgi Jakości, procedur oraz treści publikowanych na stronach internetowych(...), 2. planowanie działań audytowych przez pracowników Centrali(...)i praca wykonana przez pracowników powoda, m.in. zaplanowanie audytów w danym miesiącu, wyznaczenie audytora do audytu, akceptacja składu zespołu audytorów, zabezpieczenie pracowników do audytu, wysłanie pism, kontakty z Klientem, wypełnienie wewnętrznych formularzy, 3. przygotowanie planu audytu i list pytań kontrolnych do komórek audytowych), które to działania stanowią 50% kwoty za przeprowadzenie audytu i zostały wycenione na kwotę 2.250,00 zł netto (2.767,50 zł brutto). Powód poinformował również pozwanego, że z dniem 29 lipca 2016 r. wygasła ważność certyfikatu potwierdzającego zgodność systemu zarządzania jakością z wymaganiami normy PN-EN ISO 9001:2009, w związku z czym certyfikat nr(...)został wycofany z Wykazu Klientów Certyfikowanych przez(...)Certyfikacja.
(niesporne, nadto pismo powoda z dn. 19.09.2016 r. – k. 20-20v)
Pismem z dnia 30 września 2016 r. Starosta PowiatuO.M. Ś.wskazał, iż w jego ocenie czynności wskazane w piśmie powoda z dnia 19 września 2016 r. nie generują żadnych kosztów i nie stanowią znaczącej pozycji w wycenie usługi świadczonej przez powoda. Starosta PowiatuO.wskazał również, że pozwany nie chciał przeprowadzenia świadczonej przez powoda usługi, a jej świadczenie nie zostało rozpoczęte.
(niesporne, nadto pismo Starosty PowiatuO.z dn. 30.09.2016 r. – k. 22)
Między powodem i pozwanym były prowadzone negocjacje ugodowe dotyczące zapłatyfaktury VAT nr (...), które nie doprowadziły do zawarcia ugody.
(niesporne, nadto: wiadomość e-mail z dn. 30.11.2016 r. z projektem ugody – k. 24-25, pismo Starosty PowiatuO.z dn. 13.12.2016 r. – k. 26, zeznania powoda – Prezesa ZarząduA. S.– k. 69-70,  nagranie z dn. 31.08.2017 r. 00:40:37 – 01:03:11)

Sąd zważył, co następuje:
Ustaleń powyższego stanu faktycznego Sąd dokonał na podstawie dowodów z dokumentów złożonych przez strony w toku postępowania. Dokumenty te nie budziły zastrzeżeń Sądu co do autentyczności i prawdziwości twierdzeń w nich zawartych, a ponadto ich wiarygodność nie była kwestionowana przez strony, a zatem brak było podstaw do odmowy dania im wiary.
Przy ustalaniu stanu faktycznego Sąd oparł się również na zeznaniach Prezesa Zarządu powodowejspółki (...)oraz zeznaniach świadkaB. Ż., które w ocenie Sądu – w zakresie istotnym dla rozstrzygnięcia niniejszej sprawy – zasługiwały na uwzględnienie. Prezes powodowej spółki potwierdził w szczególności podnoszoną przez pozwanego okoliczność oraz wynikający z ww. dokumentów fakt, iż przed przeprowadzaniem u pozwanego audytu ponownej certyfikacji pozwany podjął decyzję o nieprzedłużaniu ważności certyfikatu ISO(...)nadanego mu przez powoda.A. S.wskazał również wykonane przez siebie czynności przygotowawcze do przeprowadzenia u pozwanego audytu ponownej certyfikacji i potwierdził fakt prowadzenia negocjacji ugodowych między stronami. Co do przeprowadzonych czynności przygotowawczych Sąd dał również wiarę zeznaniom ww. świadka, w tym co do prowadzonych z pracownikiem pozwanego rozmów telefonicznych dotyczących planowanego audytu. Zeznania świadka w powyższym zakresie Sąd uznał w całości za wiarygodne w szczególności z uwagi na funkcję jaką świadek pełnił w okresie objętym sporem.
W niniejszej sprawie powód domagał się zapłaty od pozwanego kwoty 2.767,50 zł tytułem wynagrodzenia za wykonanie czynności przygotowawczych do audytu ponownej certyfikacji w ramach łączącej strony umowy z dnia 26 czerwca 2013 r. na nadzór nad systemem jakości pozwanego. Pozwany nie kwestionował faktu zawarcia przedmiotowej umowy z powodem, ani jej treści. Pozwany podnosił natomiast, że żądanie powoda jest niezasadne, gdyż pozwany podjął decyzję o nieprzedłużaniu ważności certyfikatu i nieprzystępowaniu do audytu ponownej certyfikacji, o czym poinformował powoda przed przeprowadzeniem tegoż audytu, w związku z czym usługa ponownej certyfikacji nie została przez powoda wykonana. Pozwany podnosił przy tym, że ustalenia telefoniczne między pracownikami stron dotyczące m.in. daty planowanego audytu nie są wiążące dla pozwanego. Pozwany zarzucał także, że powód nie wykazał, iż wskazywane przez niego czynności przygotowawcze, za które domaga się zapłaty w niniejszej sprawie, zostały przeprowadzone oraz że czynności te nie stanowią 50% całej usługi ponownej certyfikacji, która miała być wykonana przez powoda.
Wobec powyższych zarzutów strony pozwanej wskazać należy, iż zgodnie z treścią ww. umowy certyfikat ISO(...)przyznany pozwanemu przez powoda jest ważny przez 3 lata (§5), a sama umowa obowiązuje do końca ważności certyfikatu (§12). Jednocześnie – dla zachowania ciągłości certyfikatu – konieczne jest przeprowadzenie przez powoda audytu ponownej certyfikacji z odpowiednim wyprzedzeniem przed upływem daty ważności certyfikacji określonej na certyfikacie (§5). Z zapisów tych wynika więc jednoznacznie, że przeprowadzenie przez powoda audytu ponownej certyfikacji nie jest obligatoryjne, a tym samym – pozwany ma prawo do nieprzystąpienia do ponownej certyfikacji, co skutkuje utratą ważności certyfikatu i wygaśnięciem umowy. Zauważyć należy również, że z zapisów umowy nie wynika, w jakim dokładnie czasie przed upływem ważności certyfikatu powód powinien przeprowadzić audyt ponownej certyfikacji, a zapis mówiący o „odpowiednim wyprzedzeniu” jest zapisem ogólnym, w żaden sposób niedookreślonym. Zapisy umowy nie przewidują ponadto żadnej procedury dotyczącej uzgadniania przez strony terminu przeprowadzenia audytu, ani dokonywania ustaleń co do jego przebiegu. Co więcej, w umowie jest mowa o tym, że powód powiadamia pozwanego o terminie audytu z wyprzedzeniem 21 dni przed tym terminem (§6), jednakże nie przewidziano możliwości jego potwierdzenia przez pozwanego w jakiejkolwiek formie. Zwrócić należy też uwagę, że przedmiotowa umowa nie zawiera zapisów dotyczących wykonywania przez powoda jakichkolwiek czynności przygotowawczych przed przyprowadzeniem audytu u pozwanego (z wyjątkiem przytoczonego zapisu o zawiadamianiu pozwanego o terminie audytu), w szczególności dotyczących rodzaju tych czynności i okresu, w jakim są one wykonywane.
Mając na uwadze powyższe wskazać należy, że podjęta przez pozwanego i przedstawiona powodowi w dniu 29 kwietnia 2016 r. (poprzez wiadomość e-mail – k. 19) decyzja o nieprzystępowaniu do audytu ponownej certyfikacji była zgodna z zapisami umowy łączącej strony i wywołała skutek w postaci wygaśnięcia ważności certyfikatu ISO(...)i wygaśnięcia umowy z dniem 29 lipca 2016 r. (data wygaśnięcia ważności certyfikatu wskazana przez powoda w piśmie z dnia 19 września 2016 r. – k. 20-20v). Zauważyć należy, że decyzja ta została przedstawiona powodowi 3 miesiące przed upływem ważności certyfikatu, a więc w okresie, w którym zgodnie z zeznaniami Prezesa Zarządu powodowejspółki (...)czynności przygotowawcze do przeprowadzenia audytu ponownej certyfikacji nie powinny być jeszcze podejmowane (A. S.zeznał, że wyznaczenie przez niego audytorów do przeprowadzenia audytu następuje 2-3 miesiące przed wygaśnięciem certyfikatu, a następnie wszystkie czynności przechodzą na wyznaczonego audytora). O rezygnacji przez pozwanego z przedłużenia ważności certyfikatu powód został więc poinformowany z wystarczającym wyprzedzeniem, niezwłocznie po podjęciu decyzji przez Zarząd PowiatO.. Wykonane więc przez powoda czynności przygotowawcze wskazane w jego piśmie z dnia 19 września 2016 r. (k. 20-20v), za które domaga się od pozwanego zapłaty w niniejszej sprawie, zostały w ocenie Sądu wykonane wyłącznie na własne ryzyko powoda, za które to ryzyko pozwany nie ponosi żadnej odpowiedzialności i nie powinien ponosić żadnych kosztów. Żądanie przez powoda zapłaty przez pozwanego kwoty objętej pozwem jest więc całkowicie bezpodstawne w świetle łączącej strony umowy i ustalonych przez Sąd okoliczności faktycznych sprawy.
Zaznaczyć przy tym należy – wbrew twierdzeniom powoda – że podstawy do podjęcia jakichkolwiek czynności przygotowawczych przez powoda nie stanowią prowadzone między pracownikami stron rozmowy telefoniczne dotyczące terminu przeprowadzenia audytu, jak również przedstawione przez powoda wiadomości e-mail kierowane do pozwanego potwierdzające „uzgodniony termin audytu w dn. 15-16 czerwca 2016 r.” oraz zawierające plan audytu (który zresztą nie został przez powoda przedłożony do akt sprawy). Z akt sprawy nie wynika bowiem, aby ww. termin audytu (skutkujący postaniem zobowiązania na określoną kwotę) został w jakikolwiek sposób potwierdzony, czy zaakceptowany przez pozwanego, co zdaniem Sądu jest praktyką niespotykaną w podmiotach dysponujących środkami publicznymi takich jak jednostki samorządu terytorialnego.
Zauważyć w tym miejscu należy, że brak zapisów umownych dotyczących potwierdzania przez pozwanego terminu audytu oraz niestosowanie przez powoda procedur dotyczących uzyskania takiego potwierdzenia od klienta jest ryzykiem powoda.
Odnosząc się do pozostałych zarzutów podnoszonych przez pozwanego wskazać należy, że wobec niezasadności żądania powoda zarzuty te nie miały wpływu na rozstrzygnięcie sporu. Sąd jednakże odniósł się do nich pokrótce i uznał za niezasadny zarzut dotyczący niewykazania przez powoda wykonania wskazywanych w pozwie czynności przygotowawczych, gdyż w ocenie Sądu fakt ich wykonania jednoznacznie wynika z zebranego materiału dowodowego, w szczególności z zeznań świadkaB. Ż.i zeznań Prezesa Zarządu powodowejspółki (...). Co do zarzutu pozwanego, iż przedmiotowe czynności przygotowawcze nie stanowiły 50% usługi, którą powód miał wykonać, wskazać jedynie należy, że Sąd nie zajmował się oceną procentowego udziału wykonanych przez powoda czynności w całej usłudze przeprowadzenia audytu ponownej certyfikacji skoro brak było podstaw do żądania przez powoda jakiejkolwiek zapłaty za te czynności. Odnośnie zaś zarzutu, że usługa ponownej certyfikacji nie została wykonana przez powoda, w związku z czym nie należy mu się żadna zapłata z tego tytułu, uznać jedynie należało zarzut ten za zasadny, przy jednoczesnym przyjęciu, że usługa ta miała polegać na przeprowadzeniu audytu ponownej certyfikacji u pozwanego. Żądanie zapłaty dochodzone przez powoda w niniejszej sprawie nie dotyczyło jednak zapłaty za przeprowadzenie audytu u pozwanego (który bezspornie nie został przeprowadzony), lecz za wykonane czynności przygotowawcze.
Podsumowując powyższe, Sąd w pkt. I wyroku, na podstawie § 5 w zw. z § 10 w zw. z § 12 umowy z dnia 26 czerwca 2013 r. na nadzór nad systemem jakości Klienta, oddalił powództwo jako niezasadne.
O kosztach procesu Sąd orzekł w pkt. II wyroku, zgodnie z zasadą odpowiedzialności za wynik postępowania na mocyart. 98 k.p.c.w zw. zart. 108 k.p.c.i w zw. z § 2 pkt. 3 oraz § 15 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych (Dz.U. z 2015 r., poz. 1804 ze zm.), zasądzając od powoda - jako strony przegrywającej postępowanie - na rzecz pozwanego kwotę 900,00 zł tytułem zwrotu kosztów zastępstwa procesowego.