അക്കൗണ്ടൻസി

സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകൾ ക്രമനബദ്ധമായി രേഖപ്പെടുത്തുകയും തരംതിരിവിലൂടെ അവയുടെ രത്നചുരുക്കം വേർതിരിച്ചെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രക്രിയയാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്. ആഗോളവ്യാപകമായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടിട്ടുള്ള തത്ത്വങ്ങളും നടപടിക്രമങ്ങളുമാണ് അക്കൗണ്ടിംഗിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നത്. അക്കൗണ്ടിംഗിനാവശ്യമായ തത്ത്വങ്ങളും നടപടിക്രമങ്ങളും വിവരിക്കുന്ന ശാസ്ത്രശാഖയാണ് അക്കൗണ്ടൻസി.

വ്യാപാരങ്ങൾ പൊതുവേ ലാഭത്തിനു വേണ്ടി നടത്തപ്പെടുന്നവയാണ്. ഒരു വ്യാപാരി ദിനം‌തോറുമുള്ള വ്യാപാരത്തിന്റെ കാലികമായ സാമ്പത്തികനിലയും ലാഭ നഷ്ട നിലയും കണക്കാക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നു. ദിവസേനയുള്ള ക്രയവിക്രയങ്ങൾ ഒരു പരിധിയിൽ കൂടുതൽ ഓർത്തുവെയ്ക്കാൻ സാധ്യമല്ലാത്ത സന്ദർഭങ്ങളിലാണ് ആദ്യകാലങ്ങളിൽ അക്കൗണ്ടിങ്ങ് ഉപയോഗിച്ചുതുടങ്ങിയത്. ആധുനിക‌അക്കൗണ്ടിംഗ് വ്യാപാരത്തിന്റെ ഭാഷയായാണ് അക്കൗണ്ടൻസി വിശേഷിപ്പിക്കപ്പെടുന്നത്. ഭാഷയുടെ അടിസ്ഥാനസ്വഭാവമായ ആശയവിനിമയം അക്കൗണ്ടിംഗിൽ‍ തല്പരരായ കക്ഷികൾക്ക് വ്യാപാരപ്രവർത്തനങ്ങളുടെ വിവരങ്ങൾ എത്തിച്ചുകൊടുക്കുന്നതിലൂടെയാണ് നടത്തപ്പെടുന്നത്.

ഏതൊരു സ്ഥാപനത്തിനും ചരക്കുവാങ്ങുക, വിൽക്കുക, ശമ്പളം നൽകുക, കൂലി കൊടുക്കുക, വിവിധ ഇനം ചെലവ് വഹിക്കുക, വരവ് ഉണ്ടാകുക എന്നിങ്ങനെ ആയിരക്കണക്കിന് ഇടപാടുകളുണ്ടാകും. ഒപ്പം ഭൂമി, കെട്ടിടം, ഉപകരണങ്ങൾ, ഫർണിച്ചർ തുടങ്ങിയവയുടെ ക്രയവിക്രയവും ഉണ്ടാകാം. ഓരോ ഇടപാടിലും സൂക്ഷ്മത പാലിക്കുകയും കൃത്യമായ വിവരങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോഴാണ് സ്ഥാപനം അഭിവൃദ്ധിയിലേക്ക് നീങ്ങുക. അസാധാരണമായ ഓർമശക്തിയുള്ള ഒരാളിനുപോലും എല്ലാ ഇടപാടുകളും ക്രമമനുസരിച്ച് ഓർത്തുവയ്ക്കാനാവില്ല. അതിനാൽ സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകളെക്കുറിച്ചു വ്യക്തതയും കൃത്യതയുമുള്ള രേഖകൾ എഴുതി സൂക്ഷിക്കേണ്ടത് സ്ഥാപനത്തിന് ഒഴിച്ചുകൂടാനാവാത്ത കാര്യമായി മാറുന്നു. ഈ പശ്ചാത്തലമാണ് അക്കൗണ്ടിംഗിന് വ്യാപകമായ അംഗീകാരവും പ്രചാരവും നേടിക്കൊടുത്തത്. അക്കൗണ്ടിംഗിലൂടെ ചില സവിശേഷ നേട്ടങ്ങളുണ്ടാകുമെന്നതും പ്രസ്താവ്യമാണ്.

സ്ഥാപനത്തിന്റെ വിഭവശേഷി എത്രയെന്ന് അറിയുക, സ്ഥാപനത്തിന്റെ താത്പര്യവും അവകാശവും എന്തെന്ന് ഉറപ്പിക്കുക, കാലാകാലങ്ങളിൽ വിഭവശേഷിയിലുണ്ടാകുന്ന മാറ്റങ്ങളെക്കുറിച്ചു വിവരങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുക, സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തികശേഷിയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ അപഗ്രഥിച്ചറിയുക, വിഭവങ്ങൾ കാര്യക്ഷമവും ഫലപ്രദവുമായി വിനിയോഗിക്കുന്നുണ്ടോ എന്ന് വിശകലനം നടത്തുക, ഭാവിപരിപാടികൾ ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള വിവരങ്ങൾ നേടുക തുടങ്ങിയവയാണ് അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെ സവിശേഷപ്രയോജനങ്ങൾ. സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഉടമകൾ, ഉത്തമർണർ, അധമർണർ, ജീവനക്കാർ, നിക്ഷേപകർ, സാമ്പത്തികസ്ഥാപനങ്ങൾ, ഉപഭോക്താക്കൾ, ഇടപാടുകാർ തുടങ്ങിയവർക്കും സർക്കാർ, ജനപ്രതിനിധികൾ, ഭരണാധികാരികൾ തുടങ്ങിയ സമൂഹത്തിലെ വിവിധ വിഭാഗങ്ങളിൽ ഉള്ളവർക്കും ഉപയോഗപ്രദമായ വ്യത്യസ്ത സാമ്പത്തിക കാര്യങ്ങൾ അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രദാനം ചെയ്യുന്നു. അന്തർദേശീയ തലങ്ങളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഇന്റർനാഷണൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് സ്റ്റാൻഡേർഡ്സ് കമ്മിറ്റി ഈ ശാഖയിലെ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക് വിലപ്പെട്ട സംഭാവന നൽകുന്നുമുണ്ട്.

ഒരാളിന് വരുമാനമാർഗങ്ങളിൽ ഓരോന്നിലും ലഭിച്ച തുക, ചെലവിനങ്ങളിൽ ഓരോന്നിലും ചെലവായ തുക, ലാഭം അല്ലെങ്കിൽ നഷ്ടം, മൂലധനത്തിൽ ഉണ്ടായ വർധന അല്ലെങ്കിൽ കുറവ്, സ്ഥാവരജംഗമ വസ്തുക്കളുടെ ഓരോന്നിന്റേയും മൂല്യം, ബാദ്ധ്യതകൾ ആസ്തികൾ, അധർമ്മണരിൽനിന്നു കിട്ടാനുള്ള തുക, സ്ഥാപനത്തിന്റെ കാലാനുഗതമായ വളർച്ച, നികുതി ഉൾപ്പെടെ വ്യാപാരസംബന്ധമായ മറ്റു കാര്യങ്ങൾ എന്നിവ കൃത്യമായ അക്കൗണ്ടിംഗിലൂടെ വ്യക്തമായി അറിയാൻ കഴിയും.
ചരിത്രം

പണം എന്ന സങ്കല്പത്തിനോളം തന്നെ പഴക്കം അക്കൗണ്ടിംഗിനും അവകാശപ്പെടാമെങ്കിലും ലൂക്ക പാച്ചിയോളിയെയാണ് ആധുനിക അക്കൗണ്ടിംഗ് സമ്പ്രദായത്തിന്റെ ഉപജ്ഞാതാവായി കണക്കാക്കുന്നത്. 1494-ൽ അദ്ദേഹം പ്രസിദ്ധീകരിച്ച ഡബിൾ എൻട്രി സിസ്റ്റം ഓഫ് അക്കൗണ്ടിംഗ് എന്ന പുസ്തകത്തിൽ അക്കൗണ്ടിങ്ങിനെ വിശദീകരിച്ചിരിക്കുന്നു.
നിർവ്വചനം

എ.ഐ.സി.പി.എ യുടെ നിർവ്വചനമനുസരിച്ച് "അന്വർത്ഥമായ രീതിയിൽ സാമ്പത്തികപ്രകൃതങ്ങളായ പണം, ക്രയവിക്രയങ്ങൾ,ആനുകാലികസം‌ഭവങ്ങൾ ഇവയെ ആധാരമാക്കി രേഖപ്പെടുത്തുകയും, വർഗ്ഗീകരിക്കുകയും, സം‌ക്ഷേപിക്കുകയും അപ്രകാരം പരിണതഫലങ്ങളെ വ്യാഖ്യാനിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന പ്രയോഗചാതുര്യമാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്".
അർത്ഥം

അക്കൗണ്ടിംഗ് എന്നാൽ ക്രയവിക്രയങ്ങളെല്ലാം രേഖപ്പെടുത്തി, വർഗ്ഗീകരിച്ച്, സംക്ഷേപിച്ച് വിശകലനം ചെയ്യുകയും വ്യാഖ്യാനിക്കുകയും വഴി കാലികമായ സാമ്പത്തികനില ഇപ്രകാരം തല്പരരായ വ്യക്തികളുമായി ആശയവിനിമയം നടത്തുക എന്നതാണ്.
ബുക്ക് കീപ്പിങ്ങും അക്കൗണ്ടിംഗും

സാധാരണ നിലയിൽ ബുക്കു കീപ്പിങ്ങും അക്കൗണ്ടിംഗും പര്യായ പദങ്ങളെന്ന നിലയിലാണ് ഉപയോഗിക്കാറുള്ളത്. എന്നാൽ സൂക്ഷ്മവിശകലനം നടത്തുമ്പോൾ ഇവ രണ്ടും വിഭിന്നങ്ങളായ ആശയങ്ങൾ ഉൾക്കൊണ്ടിരിക്കുന്ന പദങ്ങളാണെന്നു വ്യക്തമാകും. ക്രമാനുഗതമായി, സാമ്പത്തിക ഇടപാടുകൾ ബുക്കുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തുകയും ചിട്ടയായി അവ സൂക്ഷിക്കുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് ബുക്ക് കീപ്പിങ്. വ്യക്തമായ നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ താഴെ ശ്രേണിയിലുള്ള ജീവനക്കാർക്ക് ഈ ജോലി നിർവഹിക്കാനാകും. അക്കൗണ്ടിംഗ് കുറച്ചുകൂടി വിശാലമായ പ്രവർത്തനമേഖലയാണ്. ചില തത്ത്വസംഹിതകളെ ആധാരമാക്കി, സാമ്പത്തിക വിഭവങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള പട്ടികകൾ തയ്യാറാക്കുകയും അവയ്ക്ക് സൂക്ഷ്മപരിശോധനയിലൂടെ കൃത്യത ഉറപ്പുവരുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്. ആഴത്തിലുള്ള അപഗ്രഥനവും വിശകലനവും സാധ്യമാകുംവിധം വിവിധ വിഭാഗങ്ങളിലുള്ളവർക്ക് വിവരങ്ങൾ ലഭ്യമാക്കുക എന്ന ധർമവും അക്കൗണ്ടിംഗ് നിർവഹിക്കുന്നു. കണക്കെഴുത്തുകാരനെന്നതിനുപരി ഭാവനാവൈഭവം, അനുഭവസമ്പത്ത്, കാര്യക്ഷമത, നൈപുണ്യം എന്നിവ ഒത്തിണങ്ങിയ ഒരാളിനുമാത്രം നിർവഹിക്കാനാകുന്ന ഒരു തൊഴിൽമേഖലയാണ് അക്കൗണ്ടിംഗ്. നിയമം, ധനശാസ്ത്രം, സ്ഥിതിവിവരക്കണക്ക്, ഗണിതശാസ്ത്രം, എഞ്ചിനീയറിങ് തുടങ്ങിയ ശാസ്ത്രശാഖകളിലെ സാമാന്യജ്ഞാനം അക്കൗണ്ടന്റിന് അനുപക്ഷേണിയമാണ്.
==അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്ത്വങ്ങൾ

സാർവദേശീയമായി അംഗീകാരവും പ്രാബല്യവുമുള്ള അക്കൗണ്ടിംഗ് തത്ത്വങ്ങളെ രണ്ടായി തരംതിരിക്കാം. പൊതുസങ്കല്പവും (concepts) കീഴ്വഴക്കങ്ങളും (conventions). അക്കൗണ്ടിംഗിലൂടെ ഉരുത്തിരിച്ചെടുക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ ഈ പൊതുസങ്കല്പങ്ങളെ ആധാരമാക്കിയാണ് നിലകൊള്ളുന്നത്. വ്യാപാര അസ്തിത്വം, ഊർജ്ജിതമായി നടക്കുന്ന സ്ഥാപനം, നാണ്യ അളവുകോൽ, കോൾ മുതൽ, കാലയളവ്, ഇരട്ടഭാവം, സമീകരിക്കൽ, പ്രത്യക്ഷീകരണം, ബാലൻസ്ഷീറ്റിലെ തുല്യത, വസ്തുനിഷ്ഠമായ തെളിവുകൾ എന്നീ ഘടകങ്ങളിലെ അന്തഃസത്തയാണ് പൊതുസങ്കല്പങ്ങൾ.

ഉടമയിൽനിന്ന് വേറിട്ട് നിന്നുള്ള പ്രത്യേക അസ്തിത്വം (Business entity concept) എന്ന സങ്കല്പം, സ്ഥാപനത്തിന് അതിന്റേതായ കണക്കുകൾ എഴുതി ഉണ്ടാക്കുന്ന തത്ത്വമാണ് വ്യക്തമാക്കുന്നത്. അതായത്, ഉടമയുടെ സ്വകാര്യ ഇടപാടുകളും സ്ഥാപനത്തിന്റെ ഇടപാടുകളും തമ്മിൽ കൂട്ടിക്കുഴയ്ക്കാൻ പാടില്ല. സ്ഥാപനത്തിനെ പ്രത്യക്ഷമായി ബാധിക്കുന്ന ഇടപാടുകൾമാത്രം ഉൾപ്പെടുത്തി, സ്ഥാപനത്തിന്റെ നടത്തിപ്പിന് ഉടമ മുടക്കുന്ന പണം ഉടമയോട് സ്ഥാപനത്തിനുള്ള ബാദ്ധ്യതയായി കണക്കാക്കണമെന്ന തത്ത്വമാണ് വ്യാപാര അസ്തിത്വ സങ്കല്പം അനുശാസിക്കുന്നത്.

എല്ലാ ഇടപാടുകളുടേയും മൂല്യം നിർണയിക്കാനായി ബന്ധപ്പെട്ട രാജ്യത്തിലെ കറൻസിയിലാണ് (Money measurement concept) കുറിപ്പുകൾ അക്കൗണ്ടിംഗിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക. അപഗ്രഥനവും വിലയിരുത്തലും നടത്തുന്നത് സാമ്പത്തിക യൂണിറ്റിലാണെങ്കിലേ അർത്ഥസമ്പുഷ്ടി ഉണ്ടാകൂ എന്നതാണ് ഈ സങ്കല്പത്തിന്റെ പിന്നിലെ പൊരുൾ.

വാങ്ങിയ യഥാർഥ (കോൾ മുതൽ) വിലയെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയാണ് (cost concept) ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ ഉൾപ്പെടെ ഏതിനവും അക്കൗണ്ടിംഗിൽ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടത്. തന്മൂലം, ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ ഓരോ കാലയളവിലും അന്നന്ന് നിലവിലുള്ള കമ്പോളവിലയ്ക്കനുസൃതമായി പുനർമൂല്യനിർണയം നടത്തി കണക്കുകളിൽ കാണിക്കുകയില്ല. മാത്രമല്ല, യഥാർഥവിലയിൽ ഉൾക്കൊള്ളിക്കുന്ന സ്ഥിരം ആസ്തികളുടെ (Fixed assets) നിരന്തരമായ ഉപയോഗത്തിലൂടെ ഉണ്ടാകുന്ന മൂല്യക്ഷയം (Depreciation) വർഷംതോറും ബന്ധപ്പെട്ട ആസ്തിയുടെ യഥാർഥവിലയിൽ നിന്ന് കുറവ് വരുത്തുകയും ചെയ്യും. ഇതിനിടയിൽ അപ്പപ്പോഴുള്ള കമ്പോളവില കണക്കിലെടുക്കുകയില്ല.

ഓരോ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിനും രണ്ടുഭാവങ്ങൾ ഉണ്ട് എന്ന സങ്കല്പം (Dual aspect concept) ആണ് അക്കൗണ്ടിംഗിലെ കാതലായതത്ത്വം. ഓരോ ഇടപാടിന്റേയും രണ്ടുഭാവങ്ങളിൽ ഒന്നിൽ സ്ഥാപനത്തിന് നേട്ടവും മറ്റൊന്നിൽ കോട്ടവും വരുന്നുവെന്ന ന്യായമാണ് ഈ തത്ത്വത്തിന് ആധാരം. ഉദാഹരണമായി, 500 രൂപയുടെ ചരക്ക് രൊക്കം പണം നൽകി വാങ്ങുമ്പോൾ കൈവശമുള്ള ചരക്കിൽ 500 രൂപ മൂല്യത്തിലുള്ള നേട്ടവും കൈവശമുള്ള രൊക്കം പണത്തിൽ 500 രൂപാ കുറവുവരികയും ചെയ്യുന്നു. ഇമ്മാതിരി എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിലും രണ്ടു ഭാവങ്ങൾ കാണാം. ഈ രണ്ടു ഭാവങ്ങൾ രണ്ട് അക്കൌണ്ടുകളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഇതിൽ ഒരു അക്കൌണ്ട് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; മറ്റൊന്നു ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. അതായത് എല്ലാ സാമ്പത്തിക ഇടപാടിലും ഒരു ഡെബിറ്റും ഒരു ക്രെഡിറ്റും കുറിപ്പുകൾ വേണ്ടിവരുന്നു. ഡബിൾ എൻട്രി സിസ്റ്റമെന്നാണ് ഇതറിയപ്പെടുന്നത്.

ഓരോ ഡെബിറ്റിനും ഓരോ ക്രെഡിറ്റ് നൽകുന്നതുകൊണ്ട് സമാപനകണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ ബാലൻസ് ഷീറ്റിൽ ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ തുല്യമായിരിക്കും. ഇതിനുള്ള അടിസ്ഥാനപ്രമാണം ഇവിധം സംഗ്രഹിക്കാം: ഡെബിറ്റ് = ക്രെഡിറ്റ് എന്നത് വികസിപ്പിച്ചാൽ ചെലുവകൾ + നഷ്ടങ്ങൾ + ആസ്തികൾ = വരവുകൾ + നേട്ടങ്ങൾ + ബാദ്ധ്യതകൾ (ഉടമയുടെ മുതൽ മുടക്ക് ഉൾപ്പെടെ). അതായത് ആസ്തികൾ = (വരവുകൾ + നേട്ടങ്ങൾ + ബാദ്ധ്യതകൾ) - (ചെലവുകൾ + നഷ്ടങ്ങൾ). ബാലൻസ്ഷീറ്റിലെ തുല്യത (Balance Sheet Agreement concept) എന്ന സങ്കല്പമാണ് ഇത് വ്യക്തമാക്കുന്നത്.

വരവുചെലവുകളെ സമീകരിച്ച് ലാഭനഷ്ടം കണക്കാക്കുന്ന അക്കൗണ്ടിംഗ് സങ്കല്പം (Matching concept) ഏറെ ശ്രദ്ധേയമാണ്. ഇതനുസരിച്ച് ഒരു പ്രത്യേക അക്കൗണ്ടിംഗ് കാലയളവിലെ കുടിശ്ശികയും മുൻകൂർതുകയും യഥാവിധി ക്രമീകരിച്ച് വേണം വരവ്ചെലവ് കണക്കുകൾ തിട്ടപ്പെടുത്തേണ്ടത്.

ഇടപാടുകൾ കണക്കുകളിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ളതിനെക്കുറിച്ച് വിശദമായ പരിശോധന നടത്തുന്നതിനും സൂക്ഷ്മത ഉറപ്പുവരുത്തുന്നതിനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ സൂക്ഷിച്ചു വയ്ക്കേണ്ടതുണ്ട്. (Verifiable and Objective Evidence Concept). അതായത്, അക്കൌണ്ടുകളിൽ ഉൾക്കൊള്ളിച്ച വിവരം പക്ഷപാതരഹിതമാവണം. വിശ്വാസ്യത, ആധികാരികത തുടങ്ങിയ ഗുണവിശേഷങ്ങൾ ഉറപ്പുവരുത്തേണ്ടതുമുണ്ട്.

മേൽവിവരിച്ച പൊതുസങ്കല്പങ്ങൾക്ക് പുറമേ, അക്കൗണ്ടിംഗ് ചില കീഴ്നടപ്പുകളെയും അവലംബിക്കുന്നുണ്ട്. മാമൂലുകൾ (conventions) എന്ന ഈ വിഭാഗത്തിൽ വെളിപ്പെടുത്തൽ (Disclosure), സ്ഥൂലമാക്കൽ (Materiality), സ്ഥിരത (Consistency), യാഥാസ്ഥിതികത്വം (Conservatism) എന്നിവ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു.
അക്കൗണ്ടിംഗ് നടപടിക്രമം

* ക്രയവിക്രയങ്ങളുടെ തിരിച്ചറിയൽ
* ക്രയവിക്രയങ്ങളെ വർഗ്ഗീകരിക്കുക
* ക്രയവിക്രയങ്ങളെ രേഖപ്പെടുത്തുക
* ക്രയവിക്രയങ്ങളെ സംക്ഷേപിക്കുക
* ക്രയവിക്രയങ്ങളെ വ്യാഖ്യാനിക്കുക
അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യം

അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെ പ്രധാനപ്പെട്ട ലക്ഷ്യം അവശ്യവിവരങ്ങൾ തല്പരരായ വ്യക്തികൾക്ക് നൽകി തീരുമാനങ്ങളെടുക്കാൻ അവരെ പ്രാപ്തരാക്കുക എന്നതാണ്. ഈ വിവരങ്ങൾ പ്രോഫിറ്റ് ആന്റ് ലോസ് അക്കൗണ്ടിലൂടേയും ബാലൻസ് ഷീറ്റിലൂടേയും ആണ് നൽകുന്നത്. അടിസ്ഥാനലക്ഷ്യങ്ങൾ താഴെ പറയുന്നവയാണ്.

* വ്യാപാരറെക്കോർഡുകളുടെ സം‌രക്ഷണം

അക്കൗണ്ടിംഗിന്റെ പ്രധാന ഉദ്ദേശ്യങ്ങളിൽ ഒന്ന് വ്യാപാരത്തിലെ ക്രയവിക്രയങ്ങളെല്ലാം തിരിച്ചറിഞ്ഞ് അക്കൗണ്ടുകളാക്കി സൂക്ഷിക്കുക എന്നതാണ്. ക്രയവിക്രയങ്ങൾ ആസ്തി, ബാദ്ധ്യത, വരുമാനം, ചെലവ് എന്നിങ്ങനെ തരം‌തിരിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു. റെക്കോ‌ർഡുകൾ വ്യവസ്ഥാനുസൃതമായ രീതിയിൽ തയ്യാറാക്കി അവശ്യവിവരങ്ങൾ ഒറ്റനോട്ടത്തിൽ തന്നെ ലഭ്യമാക്കുന്നു.

* ലാഭമോ നഷ്ടമോ കണക്കാക്കൽ

ലാഭം ആർജ്ജിക്കൽ എന്നതാണ് വ്യാപാരത്തിന്റെ പ്രധാന ഉദ്ദേശ്യം. ഈ വിവരം അതായത് ലാഭമോ അഥവാ നഷ്ടമോ എന്നത് പ്രോഫിറ്റ് ആന്റ് ലോസ് അക്കൗണ്ട് എന്നതിലൂടേയാണ് അവതരിപ്പിക്കുന്നത്.

* സാമ്പത്തികനിലയുടെ ചിത്രീകരണം

അക്കൗണ്ടിങ്ങ് കാലയളവിന്റെ അവസാനഘട്ടത്തിൽ ബാലൻസ് ഷീറ്റ് അഥവ ബാക്കി പത്രം എന്ന പ്രസ്താവന തയ്യാറാക്കുന്നു. ആസ്തിയുടേയും ബാദ്ധ്യതയുടേയും മൂല്യം ഇവിടേയാണ് കാണിക്കുന്നത്. ബാക്കി പത്രം യഥാർത്ഥവും അനുയോജ്യവുമായ വ്യാപാരനില കാണിച്ചുതരുന്നു.

* അവശ്യവിവരങ്ങൾ വ്യക്തികൾക്ക് ലഭ്യമാക്കൽ

അക്കൗണ്ടിംഗ് റെക്കോർഡുകളിൽ നിന്നും ലഭിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ തല്പരരായ ഉടമ, നിക്ഷേപകൻ, ബാങ്ക്, സർക്കാർ, ജീവനക്കാർ എന്നീ വ്യക്തികൾക്ക് ലഭ്യമാക്കുന്നു.
വിവിധതരം അക്കൗണ്ടുകൾ

അക്കൌണ്ടുകളെ പൊതുവേ മൂന്നായി തരംതിരിച്ചിരിക്കുന്നു. പേഴ്സണൽ അക്കൗണ്ടുകൾ, റിയൽ അക്കൗണ്ടുകൾ, നോമിനൽ അക്കൌണ്ടുകൾ എന്നിങ്ങനെയാണ് ഈ തരം തിരിവ് നടത്തുക.

വ്യക്തികളേയും സ്ഥാപനങ്ങളേയും സംബന്ധിച്ച അക്കൌണ്ടുകളാണ് പേഴ്സണൽ അക്കൗണ്ടുകൾ. ഉദാഹരണത്തിന് രാമകൃഷ്ണൻ, ജോർജ് തോമസ്, ഖദീജ മുഹമ്മദ് എന്നിങ്ങനെയുള്ള ഏതൊരു വ്യക്തിയുമായും ടാറ്റ കെമിക്കൽസ് ലിമിറ്റഡ്, റിലയൻസ് ഇൻഡസ്ട്രീസ് ലിമിറ്റഡ്, കേരള സ്റ്റേറ്റ് ഇലക്ട്രോണിക്സ് ഡവലപ്പ്മെന്റ് ലിമിറ്റഡ്, ബാറ്റ ഇന്ത്യ ലിമിറ്റഡ്, വി-ഗാർഡ് ഇൻഡസ്ട്രീസ് ലിമിറ്റഡ് എന്നിങ്ങനെയുള്ള ഏതൊരു സ്ഥാപനവുമായും നടത്തുന്ന ബിസിനസ് ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന അക്കൌണ്ടുകളാണ് പേഴ്സണൽ അക്കൗണ്ടുകൾ.

സ്ഥാവര ജംഗമ വസ്തുക്കളെ സംബന്ധിച്ച അക്കൌണ്ടുകളാണ് റിയൽ അക്കൗണ്ടുകൾ. ഉദാഹരണമായി പണം, ഭൂമി, കെട്ടിടം, ഉപകരണം, മെഷിനറി, ഫർണിച്ചർ, മോട്ടോർ വാഹനം തുടങ്ങിയവ.

വരവ് ചെലവിനങ്ങളെപ്പറ്റിയുള്ള അക്കൌണ്ടുകളാണ് നോമിനൽ അക്കൌണ്ടുകൾ. ഉദാഹരണമായി ശമ്പളം, പലിശ, കൂലി, വാടക, പരസ്യം, കിഴിവ് തുടങ്ങിയവ.
ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന രീതി

ഒരിടപാടിലെ രണ്ട് അക്കൗണ്ടുകളിൽ ഏത് അക്കൗണ്ടാണ് ഡെബിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതെന്നും ഏത് അക്കൗണ്ടാണ് ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യേണ്ടതെന്നും നിശ്ചയിക്കുന്നതിന് രണ്ടുതരം സമീപനങ്ങൾ നിലവിലുണ്ട്. ഇംഗ്ളീഷ് സമീപനവും അമേരിക്കൻ സമീപനവും. അടിസ്ഥാനപരമായി, ഇവ രണ്ടും തമ്മിൽ ഗണ്യമായ വ്യത്യാസമില്ല. പക്ഷേ സമീപനരീതിയിൽ വ്യത്യാസം കാണാം.
ഇംഗ്ളീഷ് സമീപനം

ഇംഗ്ളീഷ് സമീപനത്തിൽ ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും നിശ്ചയിക്കുന്നതിന് പേഴ്സണൽ അക്കൗണ്ടുകൾക്കും റിയൽ അക്കൗണ്ടുകൾക്കും നോമിനൽ അക്കൗണ്ടുകൾക്കും വെവ്വേറെ നിയമമാണുള്ളത്.

പേഴ്സണൽ അക്കൗണ്ടുകളിൽ സ്ഥാപനത്തിൽനിന്ന് നേട്ടമോ പണമോ കൈപ്പറ്റുന്ന അക്കൌണ്ടിനെ ഡെബിറ്റു ചെയ്യുന്നു; പണമോ മറ്റ് നേട്ടങ്ങളോ തരുന്ന അക്കൗണ്ടിൽ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

റിയൽ അക്കൌണ്ടുകളിൽ സ്ഥാപനത്തിലേക്ക് വരുന്നതിനെ ബന്ധപ്പെട്ട ആസ്തിയുടെ അക്കൗണ്ടിൽ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; പോകുന്നതിനെ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

നോമിനൽ അക്കൗണ്ടുകളിൽ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ചെലവിനത്തിലും നഷ്ടത്തിലും ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൗണ്ടിൽ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; വരവിനത്തിലും ലാഭത്തിലും ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.

ഇന്റർനാഷനൽ ഫിനാൻഷ്യൽ റിപ്പോർട്ടിങ് സ്റ്റാൻഡേർഡ്‌സ് (International Financial Reporting Standards) അഥവാ ഐ എഫ് ആർ എസ് (IFRS) ആണ് ഇംഗ്ളീഷ് സമീപനം എന്ന് അറിയപ്പെടുന്നത്. അമേരിക്കയും അമേരിക്കൻ മൾട്ടി നാഷണൽ കോർപ്പറേഷനുകളും ഒഴികെ ലോകത്ത് ഭൂരിപക്ഷം രാജ്യങ്ങളും കമ്പനികളും ഈ സമീപനമാണ് പിന്തുടരുന്നത്. ഐ എഫ് ആർ എസ് ഫൗണ്ടേഷനും (IFRS Foundation) ഇന്റർനാഷണൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് സ്റ്റാൻഡേർഡ്‌സ് ബോർഡും (International Accounting Standards Board - IASB) ചേർന്നാണ് ഇന്റർനാഷനൽ ഫിനാൻഷ്യൽ റിപ്പോർട്ടിങ് സ്റ്റാൻഡേർഡ്‌സ് നിയന്ത്രിക്കുകയും കാലാകാലങ്ങളിൽ പരിഷ്കരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത്.
അമേരിക്കൻ സമീപനം

ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും നിശ്ചയിക്കുന്നതിനായി അമേരിക്കൻ സമീപനത്തിൽ അക്കൗണ്ടുകളെ അഞ്ചായി തരംതിരിച്ചിരിക്കുന്നു: മുടക്കുമുതൽ, ബാദ്ധ്യതകൾ, ആസ്തികൾ, ചെലവുകൾ, വരുമാനങ്ങൾ.

മുടക്കുമുതൽ കുറയുമ്പോൾ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; കൂടുമ്പോൾ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.ബാദ്ധ്യതകൾ കുറയുമ്പോൾ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; കൂടുമ്പോൾ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.ആസ്തികൾ കൂടുമ്പോൾ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; കുറയുമ്പോൾ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു.ചെലവുകൾ കൂടുമ്പോൾ ഡെബിറ്റ് ചെയ്യുന്നു; കുറയുമ്പോൾ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്നു. അക്കൌണ്ടുകൾ ഉദാഹരണമായി, ശമ്പളം, പലിശ, കൂലി, പരസ്യം, കിഴിവ് തുടങ്ങിയവ.

ജനറലി അക്സപ്റ്റഡ് അക്കൗണ്ടിംഗ് പ്രിൻസിപ്പിൾസ് (Generally Accepted Accounting Principles) അഥവാ ഗാപ് (GAAP) എന്നാണ് അമേരിക്കൻ അക്കൗണ്ടിംഗ് സമീപനം അറിയപ്പെടുന്നത്. യു. എസ് ഗാപ് (U.S. GAAP) എന്നും പരാമർശിക്കപ്പെടാറുണ്ട്.
വിവിധതരം അക്കൗണ്ടിംഗുകൾ

ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിങ്, കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്, മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിങ് എന്നിങ്ങനെ മൂന്നുതരം അക്കൗണ്ടിങ്ങുകൾ പ്രയോഗത്തിലുണ്ട്.
ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിംഗ്

ഇടപാടുകളെ കാലക്രമമനുസരിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുക, ഓരോ അക്കൌണ്ടിലേയും ഒരു പ്രത്യേക കാലയളവിലുള്ള ഡെബിറ്റും ക്രെഡിറ്റും കുറിപ്പുകൾ ക്രമീകരിച്ച് നീക്കി ബാക്കി കണ്ടെത്തുക, ഈ നീക്കി ബാക്കികൾ ഉപയോഗിച്ച് പട്ടിക തയ്യാറാക്കുക, അതിന്റെ സഹായത്തോടെ ലാഭ/നഷ്ടം അല്ലെങ്കിൽ മിച്ചം/കമ്മി തിട്ടപ്പെടുത്തുവാനും സാമ്പത്തികനില കണ്ടറിയുവാനുമുള്ള സമാപനക്കണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുക, അവയുടെ അപഗ്രഥനത്തിനാവശ്യമായ രേഖകൾ തയ്യാറാക്കുക തുടങ്ങിയ കാര്യങ്ങളാണ് ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിംഗിൽ വരുന്നത്.

ഇടപാടുകൾ കാലക്രമമനുസരിച്ച് രേഖപ്പെടുത്തുന്ന പ്രാരംഭ പുസ്തകമാണ് നാൾവഴി അഥവാ ജേർണൽ. ഇതിൽ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന കുറിപ്പുകളെ നാൾവഴികുറിപ്പുകൾ എന്നാണ് പറയുക. അതേസമയം, ധാരാളം ഇടപാടുകൾ നടക്കുന്ന ഒരു സ്ഥാപനത്തിൽ എല്ലാ ഇടപാടുകളും ഒരു ബുക്കിൽ രേഖപ്പെടുത്തുക പ്രായോഗികമല്ല. മാത്രമല്ല, എന്തെങ്കിലും പിശകുകൾ പിണഞ്ഞിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ അവ കണ്ടുപിടിക്കുന്നതിനും തിരുത്തുന്നതിനും നന്നേ ബുദ്ധിമുട്ടേണ്ടിവരും. ഓരോ തരത്തിലുമുള്ള ഇടപാടുകൾ രേഖപ്പെടുത്തുന്നതിനുവേണ്ടി വെവ്വേറെ ബുക്കുകളും ആവശ്യമെങ്കിൽ പ്രത്യേകചുമതലക്കാരേയും ക്രമീകരിക്കാനാവും. ഇതിനായി ഇടപാടുകളുടെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് ജേർണലിനെ വിഭജനം നടത്തും.

ജേർണലിന്റെ വിഭജനത്തിലൂടെ രൊക്കം പണം ഇടപാടുകൾക്ക് ക്യാഷ്ബുക്ക്, ചില്ലറ ചെലവുകൾക്ക് പെറ്റിക്യാഷ് ബുക്ക്, കടംചരക്ക് വാങ്ങുന്ന ഇടപാടുകൾക്ക് ക്രയബുക്ക് (purchases book), കടം ചരക്ക് വിൽക്കുന്ന ഇടപാടുകൾക്ക് വില്പനബുക്ക് (sales book), ബില്ലുകൾ സംബന്ധിച്ച ഇടപാടുകൾക്ക് കിട്ടേണ്ട ബിൽബുക്ക് (Bills Receivable Book), കൊടുക്കേണ്ട ബിൽ ബുക്ക് (Bills Payable Book), മറ്റിനം ഇടപാടുകൾക്കായി പൊതുജേർണൽ (Journal Proper) തുടങ്ങിയ വെവ്വേറെയുള്ള ജേർണലുകളാകാം.

ഓരോ അക്കൌണ്ടിനെയും സംബന്ധിച്ച് എല്ലാ ജേർണൽ കുറിപ്പുകളും ഒരു പ്രത്യേക ബുക്കിൽ വീണ്ടും പതിക്കുന്ന(Posting)തിന് ഒരു അനുബന്ധ ബുക്ക് കൂടി കരുതും. ഈ ബുക്കിനെ ലെഡ്ജർ (പേരേട്) എന്നാണ് വിളിക്കുക. ഓരോ അക്കൗണ്ടിനും ലഡ്ജറിൽ വെവ്വേറെ പുറങ്ങൾ ഉണ്ടാകും. ജേർണൽ കുറിപ്പുകളെ അപ്പപ്പോൾ ലഡ്ജറിലെ ബന്ധപ്പെട്ട അക്കൌണ്ടിലേക്ക് പതിക്കും. നിശ്ചിതകാലയളവിന്റെ അവസാനദിവസം നീക്കിബാക്കി (Balance) അറിയാൻ ഇത് സഹായകമാകും. ഇതിനായി, അക്കൗണ്ടിന്റെ ഡെബിറ്റ് വശത്തേയും (Debit side) ക്രെഡിറ്റ് വശത്തേയും (Credit Balance) ആകെത്തുക കണ്ടുപിടിക്കും. ഡെബിറ്റ് സൈഡിലെ ആകെത്തുകയാണ് കൂടുതലെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റ് സൈഡിലെ ആകെത്തുക കഴിച്ചുള്ള ബാലൻസിനെ ഡെബിറ്റ് ബാലൻസ് എന്ന് പറയും. മറിച്ചാണെങ്കിൽ ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസും. പൊതുവേ, മുടക്കുമുതൽ (Capital), ബാദ്ധ്യതകൾ, വരുമാനങ്ങൾ എന്നിവ സദാ ക്രെഡിറ്റ് ചെയ്യുന്ന ഇനങ്ങൾ ആയതുകൊണ്ട് ഇവയിലെ അക്കൌണ്ടുകൾ ക്രെഡിറ്റ് ബാലൻസും ആസ്തികൾ, ചെലവുകൾ, നഷ്ടങ്ങൾ എന്നിവയിലെ അക്കൌണ്ടുകൾ ഡെബിറ്റ് ബാലൻസുമാണ് കാണിക്കുക.

ലെഡ്ജറിലെ എല്ലാ അക്ക of ണ്ടുകളുടെയും ബാലൻസുകൾ അല്ലെങ്കിൽ മൊത്തം ഡെബിറ്റുകളും ക്രെഡിറ്റുകളും കാണിക്കുന്ന ഒരു പ്രസ്താവനയാണ് ട്രയൽ ബാലൻസ്. ഇത് ധനകാര്യ പ്രസ്താവനകൾ തയ്യാറാക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു, അതായത് വരുമാന പ്രസ്താവനയും ബാലൻസ് ഷീറ്റും.

വ്യാപാരസ്ഥാപനത്തെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം ലാഭ/നഷ്ടം എത്രയെന്ന് അറിയാൻ വ്യാപാര ലാഭനഷ്ടക്കണക്കുകളും (Trading and Profit and Loss Account) വ്യാപാരേതര സ്ഥാപനത്തെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം മിച്ചം/കമ്മി എത്രയെന്ന് അറിയാൻ വരവുചെലവ് കണക്കുകളും (Income and Expenditure Account)വർഷാവസാനം തയ്യാറാക്കണം. ഒപ്പം, ആസ്തി-ബാദ്ധ്യതകൾ ഉൾക്കൊണ്ട സാമ്പത്തിക സ്ഥിതിയെക്കുറിച്ചറിയാൻ ഈ സ്ഥാപനങ്ങളും ബാലൻസ്ഷീറ്റും (ബാക്കിപത്രം) തയ്യാറാക്കും. ഇവയെ ഒത്തുചേർത്ത് സമാപനക്കണക്കുകൾ എന്നുപറയുന്നു. ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൌണ്ടിങ്ങിന്റെ ഉദ്ദേശ്യലക്ഷ്യംതന്നെ സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവർത്തനഫലവും സാമ്പത്തികനിലയും ലാഭനഷ്ടം തിട്ടപ്പെടുത്തിയും (മിച്ചം/കമ്മി തിട്ടപ്പെടുത്തലും) ആസ്തിബാദ്ധ്യത നിർണയിച്ചും കണ്ടറിയുക എന്നതുതന്നെ. ട്രയൽബാലൻസും കുടിശ്ശിക, മുൻകൂർപറ്റ്, മൂല്യക്ഷയം, കിട്ടാക്കടം കരുതൽ, ചരക്ക് നീക്കി ബാക്കി തുടങ്ങിയ മറ്റ് വിവരങ്ങളും ഒത്തുചേർത്താണ് സമാപനക്കണക്കുകൾ തയ്യാറാക്കുക.

റവന്യൂവരവുകളും ചെലവുകളും പ്രത്യക്ഷമെന്നും (Direct) പരോക്ഷമെന്നും (Indirect) തരംതിരിച്ച് യഥാക്രമം വ്യാപാരക്കണക്കുകളിലും (Trading Account) ലാഭനഷ്ടക്കണക്കുകളിലും (Profit and Loss Account) പെടുത്തുമ്പോൾ കുറച്ചുകൂടി യഥാർഥ ഫലം അറിയാനാകും. വ്യാപാരകണക്കുകളിൽ നിന്ന് വ്യാപാരലാഭം/വ്യാപാരനഷ്ടം (Gross Profit/Gross Loss) എത്രയെന്നും ലാഭനഷ്ടക്കണക്കുകളിൽ നിന്നും അറ്റാദായം/അറ്റനഷ്ടം എത്രയെന്നും വ്യക്തമാകുന്നു. മുന്നിരിപ്പ് ചരക്ക് വില, വാങ്ങിയവില, കൂലി, തുടങ്ങിയവ പ്രത്യക്ഷചെലവുകളും വില്പനവരവ്, നീക്കിയിരിപ്പ്, ചരക്കുവില തുടങ്ങിയവ പ്രത്യക്ഷവരവുകളും ആണ്. ശമ്പളം, വാടക, അച്ചടി, ഇൻഷ്വറൻസ്, പരസ്യം, പലിശ, കമ്മീഷൻ, മൂല്യക്ഷയം, കിട്ടാക്കടം, കരുതൽ കിട്ടാക്കടം തുടങ്ങിയവ പരോക്ഷ റവന്യൂ ചെലവുകളിൽപ്പെടുന്നു. പരോക്ഷ റവന്യൂ വരവുകളിലുള്ളവയാണ് പലിശ, വാടക, കമ്മീഷൻ തുടങ്ങിയ വരുമാനങ്ങൾ.

അറ്റാദായം/അറ്റനഷ്ടം തിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതോടൊപ്പം തന്നെ ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ ഉൾക്കൊണ്ട ഒരു പട്ടികയ്ക്കും തുല്യ പ്രാധാന്യമുണ്ട്. ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ വെവ്വേറെ തരംതിരിച്ച് സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തിക വർഷാവസാനത്തിലുള്ള സാമ്പത്തികനില വ്യക്തമാക്കുന്ന പട്ടികയാണ് ബാലൻസ്ഷീറ്റ്. ഇത് പട്ടികരൂപത്തിലും അക്കൌണ്ട് മാതൃകയിലും തയ്യാറാക്കാം. ബാദ്ധ്യതകൾ ഇടതുവശത്തും ആസ്തികൾ വലതുവശത്തും എഴുതി അക്കൌണ്ടിന്റെ മാതൃകയിൽ ബാലൻസ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്ന ഇംഗ്ളീഷ് സമീപനരീതിയാണ് ഇന്ത്യയിൽ പ്രചാരത്തിലുള്ളത്. ആസ്തികൾ ഒന്നൊന്നായി താഴെതാഴെ എഴുതി ആകെ തുകയിൽനിന്നും വെവ്വേറെ എഴുതിക്കാണിക്കുന്ന പ്രസ്താവനാരൂപത്തിലുള്ള ബാലൻസ്ഷീറ്റും മറ്റുള്ള രാജ്യങ്ങളിൽ പ്രചാരത്തിലുണ്ട്.

ബാലൻസ്ഷീറ്റിൽ ആസ്തിബാദ്ധ്യതകൾ ഏത് മുറയ്ക്ക് എഴുതണമെന്നുള്ളതിന് ഇന്ത്യൻ കമ്പനി നിയമത്തിൽ പ്രത്യേക നിബന്ധനകളുണ്ട്. എങ്കിലും വ്യക്തികളും പങ്കാളിത്ത സംരംഭങ്ങളും തയ്യാറാക്കുന്ന ബാലൻസ്ഷീറ്റ് തയ്യാറാക്കുന്നതിന് പ്രത്യേക ക്രമം നിശ്ചയിച്ചിട്ടില്ല. എങ്കിലും, ഹ്രസ്വകാല ആസ്തികളായ (Current Assets) രൊക്കപണം, ബാങ്ക് ബാലൻസ്, കിട്ടേണ്ട ബില്ലുകളും പ്രോനോട്ടുകളും, നിക്ഷേപങ്ങൾ, അധമർണർ, നീക്കിയിരിപ്പ് ചരക്ക് തുടങ്ങിയവ ആദ്യവിഭാഗത്തിലും സ്ഥിരം ആസ്തികളായ (Fixed Assets) കെട്ടിടം, ഭൂമി, മെഷീനറി, ഉപകരണങ്ങൾ, ഫർണിച്ചർ, മോട്ടോർവാഹനം തുടങ്ങിയവ മറ്റൊരു വിഭാഗത്തിലും അസ്പർശ്യ ആസ്തികളായ (Intangible Assets) പകർപ്പവകാശം, ട്രേഡ് മാർക്ക്, ഗുഡ്വിൽ തുടങ്ങിയവ വേറൊരു ഗണത്തിലുംപെടുത്തി ആണ് കാണിക്കുക. ഹ്രസ്വകാല വായ്പയായ ബാങ്ക് ഓവർ ഡ്രാഫ്റ്റ്, കൊടുക്കേണ്ട ബില്ലുകൾ, മറ്റിനങ്ങൾ എന്നിവ ഒരുമിച്ചും ദീർഘകാലവായ്പ മറ്റൊരു വിഭാഗത്തിലും മുടക്കുമുതൽ, ലാഭം, കരുതൽ ധനം എന്നിവ വേറൊരു ഗണത്തിലുംപെടുത്തി ബാദ്ധ്യതകളെ സംബന്ധിച്ച കണക്കുകൾ വെളിവാക്കുന്നു. ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തിക ഭദ്രത നിർണയിക്കുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാനരേഖയാണ് ബാലൻസ്ഷീറ്റ്. ബാലൻസ്ഷീറ്റിലെ വിവരണങ്ങളോടൊപ്പം, ലാഭനഷ്ടക്കണക്കുകളിലെ വിവരങ്ങൾ കൂടി ബന്ധിപ്പിച്ച് സ്ഥാപനത്തിന്റെ സാമ്പത്തികനിലയെക്കുറിച്ച് പലതരത്തിലുള്ള അപഗ്രഥനവും വിശകലനവും നടത്താനാവും.

ഫിനാൻഷ്യൽ അക്കൗണ്ടിങ്ങിന്റെ വിശ്വാസ്യതയും ഗുണമേന്മയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനും വിദഗ്ദ്ധരെ വാർത്തെടുക്കുന്നതിലും ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ട് ഒഫ് ചാർട്ടേഡ് അക്കൗണ്ടന്റ്സ് ഒഫ് ഇന്ത്യാ (ICAI) ഗണ്യമായ സംഭാവന നൽകുന്നുണ്ട്. ന്യൂഡൽഹി കേന്ദ്രമായി പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഈ സ്ഥാപനം ഇന്ത്യൻ പാർലമെന്റിൽ പാസ്സാക്കിയ നിയമമനുസരിച്ചാണ് നിലവിൽ വന്നിട്ടുള്ളത്. രാജ്യമാകമാനം ചാപ്റ്ററുകളുള്ള ഈ സ്ഥാപനം പ്രൊഫഷണൽ അക്കൌണ്ടന്റാകാനുള്ള പഠനപരിശീലനവും നൽകുന്നുണ്ട്. കമ്പനികളുടെ അക്കൌണ്ടുകൾ ചാർട്ടേഡ് അക്കൌണ്ടന്റ് സൂക്ഷ്മപരിശോധനനടത്തി സാക്ഷിപത്രം നൽകണമെന്ന നിയമമുണ്ട്. ഇതുപോലെ തന്നെ സർക്കാർതലത്തിലും ചാർട്ടേഡ് അക്കൌണ്ടന്റ് സാക്ഷിപത്രം നൽകിയിട്ടുള്ള അക്കൌണ്ടുകൾക്കാണ് ആധികാരികതയുള്ളത്.
കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിംഗ്

വ്യയം മുൻകൂർ നിർണയിക്കുന്നതിനും അതനുസരിച്ചുള്ള പ്രവർത്തനം ക്രമീകരിക്കുന്നതിനും ഉളള നടപടിക്രമങ്ങളും തന്ത്രങ്ങളും അടങ്ങിയതാണ് കോസ്ററ് അക്കൌണ്ടിങ്. ചരക്കുകളുടെ ഉത്പാദനത്തിലും, സേവനങ്ങളുടെ ആദാനപ്രധാനത്തിലും ഇപ്രകാരം മുൻകൂർ വ്യയം നിർണയിച്ച് സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവർത്തനം ആസൂത്രണം ചെയ്യുന്നതിനും ക്രമാനുഗതമായി ഇത് നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുമുള്ള തത്ത്വങ്ങളും വ്യവസ്ഥകളും രീതികളും തന്ത്രങ്ങളും കോസ്റ്റ് അക്കൌണ്ടിങ് ലഭ്യമാക്കുന്നു. കോസ്റ്റിങ്ങും കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങും പര്യായ പദങ്ങളായി സാധാരണ ഉപയോഗിക്കാറുണ്ട്. എന്നാൽ ഇവ തമ്മിൽ നേരിയ വ്യത്യാസമുണ്ട്.

വ്യയനിർണയം നടത്തിയിട്ടുള്ള പട്ടിക തയ്യാറാക്കലാണ് കോസ്റ്റിങ്. ഇപ്രകാരമുള്ള നടപടിക്ക് തുടർച്ചയായി അക്കൌണ്ടിങ് നിയമമനുസരിച്ചുള്ള രേഖകളും പുസ്തകങ്ങളും ഡബിൾ എൻട്രി തത്ത്വങ്ങൾ അനുസരിച്ച് എഴുതി തയ്യാറാക്കുകയും യഥാവിധി ഇവ ഉപയോഗപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നതാണ് കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്. സ്വഭാവികമായും കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന് സാർവലൌകികമായ അംഗീകാരമുളള തത്ത്വങ്ങളും കീഴ്വഴക്കങ്ങളും, രീതികളും ആസൂത്രണത്തിലും നടപ്പിലാക്കലിലും നിയന്ത്രണങ്ങളുണ്ട്.

സ്ഥാപനത്തിലെ ആന്തരികമായ മാനേജ്മെന്റ് പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കാണ് കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന്റെ ഉപയോഗമുള്ളത്. നയരൂപീകരണത്തിലും വിലതിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതിലും കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന് സവിശേഷപ്രാധാന്യമുണ്ട്. എങ്കിലും,നിയമപരമായി കോസ്റ്റ്അക്കൗണ്ടിങ് ഉപയോഗപ്പെടുത്തിക്കൊള്ളണമെന്ന വ്യവസ്ഥയില്ല. ഒരു സ്ഥാപനത്തിൻറെ ആഭ്യന്തര കാര്യനിര്വഹണത്തിലാണ് ഇതിനു പ്രാധാന്യം കൈവരുന്നത്.

ഇന്ത്യയിൽ കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടന്റുകളുടെ പ്രവർത്തനം ഏകോപിപ്പിക്കുന്നതിനും ഗുണമേന്മ വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നതിനും ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ട് ഒഫ് കോസ്റ്റ് അക്കൌണ്ടന്റ്സ് ഒഫ് ഇന്ത്യയ്ക്കാണ് ചുമതലയുള്ളത്. ഇന്ത്യൻ പാർലമെന്റിൽ പാസ്സാക്കിയ വിശേഷാൽ നിയമപ്രകാരം സ്ഥാപിക്കപ്പെട്ട കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടന്റ്സ് ഇൻസ്റ്റിറ്റ്യൂട്ടിന്റെ ആസ്ഥാനം കൊൽക്കത്തയാണ്. രാജ്യമാകമാനം ചാപ്റ്ററുകളുള്ള ഈ സ്ഥാപനം കോസ്റ്റ് അക്കൗണ്ടന്റാകാനുള്ള പഠനപരിശീലന പരിപാടികൾ നടത്തുന്നുണ്ട്.
മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിംഗ്

ഒരു സ്ഥാപനത്തിന്റെ നയരൂപീകരണത്തിനും ദൈനംദിന പ്രവർത്തനത്തിനും ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ മാനേജ്മെന്റിന് ലഭ്യമാക്കുന്ന സേവനമാണ് മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിങ് നിർവഹിക്കുന്നത്. തീരുമാനം എടുക്കുന്നതിനും ആസൂത്രണത്തിനും നിയന്ത്രണത്തിനും പ്രവർത്തനം വിലയിരുത്തുന്നതിനുമൊക്കെ കൃത്യവും സൂക്ഷ്മവുമായ വിവരങ്ങൾ അനിവാര്യമാണ്. നാലു പ്രധാന പ്രവർത്തന മേഖലകളിൽ മാനേജ്മെന്റ് അക്കൗണ്ടിങ്ങിന് കാര്യക്ഷമതയോടെ നിലകൊള്ളാനാവും. വ്യയനിർണയം, വ്യയനിയന്ത്രണം, പ്രവർത്തനം വിലയിരുത്തൽ, ആസൂത്രണത്തിനും തീരുമാനം എടുക്കുന്നതിനും സാംഗത്യമായ വിവരങ്ങൾ ലഭ്യമാക്കൽ എന്നിവയാണ് ഈ മേഖലകൾ. സാമ്പത്തികവും സാമ്പത്തികേതരവുമായ വിവരങ്ങൾ കോർത്തിണക്കുന്നുവെന്നത് മാനേജ്മെന്റ് അക്കൌണ്ടിംഗിന്റെ സവിശേഷതയാണ്.
അക്കൗണ്ടിംഗും കംപ്യൂട്ടറും

മനുഷ്യപ്രയത്നം ലഘൂകരിച്ച് വേഗത, കൃത്യത, ചെലവ് കുറവ്, വഴക്കം, വീണ്ടെടുക്കൽ (retreval) തുടങ്ങിയ സവിശേഷതകളോടെ കംപ്യൂട്ടറിന്റെ സഹായത്തോടെയുള്ള അക്കൗണ്ടിങ് വ്യാപകമായ പ്രചാരം നേടിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്നു. ഇതിനായി നിരവധി സോഫ്റ്റ് വെയർ പാക്കേജുകളും വിപണിയിൽ ലഭ്യമാണ്. ദ്രുതഗതിയിൽ യുക്തിപരമായ വിശകലനത്തോടെ അക്കൗണ്ടിങ് രേഖകൾ തയ്യാറാക്കാൻ കംപ്യൂട്ടർ സംവിധാനം ഉപയോഗപ്പെടുത്താനാകും. അതേസമയം അക്കൌണ്ടിങ് തത്ത്വങ്ങളും മാമൂലുകളും ഈ സമ്പ്രദായത്തിലും നിർബാധം തുടരാനാകുമെന്നതും ശ്രദ്ധേയമാണ്.
അക്കൗണ്ടിംഗുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചില സാങ്കേതികപദങ്ങൾ

* ആസ്തി
* ബാദ്ധ്യത
* മൂലധനം
* വരുമാനം
* ചെലവ്
* വിക്രയം
അവലംബം

16. https://www.ifrs.org/

17. https://www.ifrs.org/groups/international-accounting-standards-board/

18. https://www.fasb.org/

19. https://www.aicpa.org/home

വർഗ്ഗം:അക്കൗണ്ടൻസി
വർഗ്ഗം:സാമ്പത്തികം

fi:Laskentatoimi