テキストファイルには、次の利点がある。こうした利点は、テキストファイルの単純さから生じている部分が大きい。
テキストファイルは一般的なテキストエディターで読み書きすることができるが、バイナリファイルはアプリケーションソフトウェアごとにさまざまなファイルフォーマットが存在しており、対応アプリケーションがないと読み書きが困難あるいは不可能であることも多い。ただし、JPEGやPNG、あるいはPDFのように、バイナリ形式であっても標準化が進んでおり、異なるアプリケーション間で読み書きができるファイルフォーマットも存在する。
以上のような理由から、オペレーティングシステム (OS) およびアプリケーションの設定ファイルとしてテキストファイルを採用しているケースも多い。
テキストファイルでは直接扱えないデータ.
単純なテキストファイルでは、文字コードで表される文字以外のデータは格納できない。そのため、例えば次のようなデータを直接含むことができない。
上記のデータをテキストで表現するには、何らかの書式やルールを定めて構造化したり、文字列としてエンコーディングしたりする必要がある。しかしその場合、バイナリと比べてファイルサイズが肥大化しがちになる。
先進的なテキストファイル.
テキストファイルでありながら付加情報やマルチメディアに対応した先進的なファイルフォーマットとして、例えばLaTeXやHTML、XMLがある。
HTMLやXMLでは、付加情報を表すデータやマルチメディアデータへの参照をタグで表す。HTMLやXMLのファイルは、テキストファイルとして開くとタグも含めた文書の内容がそのまま表示され、対応するウェブブラウザなどで開くとタグの記述内容に従った文書の表示や処理の実行が行われる。
このようなフォーマットはマークアップ言語と呼ばれる。
テキストファイルの種類.
テキストファイルは、次の点で分類される。
固定長レコードと可変長レコード.
メインフレーム/汎用機は多くの場合、固定長レコードファイルを扱うのが一般的であった。そのためメインフレーム/汎用機で使われるテキストファイルはすべての行（レコード）を同じ長さにするよう、長さが足りない場合には空白文字などで埋めるようになっている。