また、学歴や職歴によって給与や資格などを決定する手続き（査定）において、それを証明する各種の書類とともに提出する。多くの企業では応募時の提出を求めているが、企業側で用意した独自の書類（エントリーシートなど）に履歴書と同等の内容を記入させる企業もあり、必ずしも履歴書が必要とは限らない。
様式.
履歴書は採用する企業によって様式が指定されていることもある。国によってはアンコンシャス・バイアス（無意識の偏見）を排除するため、性別、年齢、人種の記入や顔写真の添付などを法律で禁じている。
芸能人では『芸歴書』と称するところもある。
日本の履歴書.
選考で不採用となった場合、不採用を伝える旨の書面と共に、履歴書を志望者に返却する場合はあるものの、法律で義務づける根拠がないため、募集時に「履歴書は返却しない」（廃棄する）旨を提示する事業所も存在するが、記載された個人情報が漏洩し悪用される危険性もあるため問題視されている。また、選考を辞退した場合も、志望者本人に返却する場合があり、どちらにしても履歴書の返却は、法律で義務付けられていない。
個人情報の保護に関する法律施行後は、履歴書を就業利用以外に利用したり、漏洩した場合安全管理措置義務違反として行政処分の対象となるが、故意に返却しない行為は処分の対象にならない。
記載事項の例.
用途によっては、以下に示した例の他に特技や趣味などの欄を設けた様式を使用したり、就職活動では大企業や中堅企業でエントリーシートと呼ばれる独自の様式を使用する場合があり、印鑑も必要とする場合がある（インキ浸透印による押印は不可とする企業も多い）。
誤字・脱字など書き損じた場合は、修正液や訂正印で書き直さずに、再び新しい用紙で書き直す。
慣習と傾向.
履歴書を一律に指定する法律は無いため、求められる書式や作成方法は一定ではない。日本の場合、一部の企業や公共職業安定所（ハローワーク）などは「手書き」（自筆）で記載するよう指示しているが、パソコン（ワープロ・表計算など）で作成し、印刷したのを持参するか、電子メールに添付し送信するよう求める場合もある（パソコンやプリンターがなく、または電子メールが利用できない場合は、手書きでも構わない）。
求人情報などで履歴書の提出を求める場合、