このような深刻な問題意識から、イギリス陸軍の将校たちによって考えられた情報ツールがシステム手帳である。そして、その利便性が徐々に広まるにつれ、様々なところで使われるようになっていった。
メディア作品とシステム手帳.
テレビドラマなどでも、ビジネスマンや医者・弁護士・学者といった社会的な注目度の高い知的な職業の役柄を強調するための小道具としてシステム手帳が度々登場した事も、日本でのブームの要因となった。作中の扱いでは、丁寧に整理され綴り込まれた情報を瞬時に取り出したり、メモを走り書きしたり、付箋紙などがはみ出したシステム手帳が精力的に忙しく活動している様子を間接的に示していたりといった具合で、大量の情報を能率的・機能的に扱える強みを、登場人物の性格付けに利用した。
形式.
交換用の用紙であるリフィルには、日付の入っているダイアリー（日記や予定表）、分類のための各種インデックスシートなどユーザーのニーズに合わせて各種用意されていて、それを使う人の仕事内容や生活習慣・個人的趣味により自由に組み合わせができる。また電卓や物差しといった文房具もバインダー内に仕込める物が販売されている。更には様々な紙片を入れて保存するためのプラスチック袋や、磁気カード入れ、プリクラ台紙などが販売されている。
主なサイズ.
活用法.
専門店などでは多種多様で個性的なリフィルが用意されている場合もある。特に都市圏の百貨店文具売り場では、そういった変り種リフィルを幅広く取り揃える所も見られる。
システム手帳では大手ブランドによるデファクトスタンダードがほぼ確定しており、同じサイズであれば穴の位置や個数など規格が統一されているため、メーカーの別なく自身の好みやニーズに合わせて自在な組み合わせが可能である。このような自分のスタイルないしニーズに合わせたリフィルの組み合わせや活用・工夫とそれに伴う付加価値的な利用方法といったものも方々で公開されている。