長崎聞役は、長崎奉行にとって、人員の少ない奉行所の業務を補完するものであった。長崎奉行は、西国諸藩に触書を伝達する際、本来は各地へ使者を派遣する必要があったが、長崎に諸藩聞役が常駐するようになってから、触書や諸藩への指示は長崎警備の当番藩（福岡藩と佐賀藩で交代）の聞役に告げ、各藩の聞役へ伝達するようにと命じるようになった。
また、聞役は国元からの連絡を報告し伺・嘆願などを儀礼に従って奉行に提出するという役目と、藩主や国元からの使者が奉行と会う必要がある時は、その約束を取り付け奉行所へ出頭する時の案内をする役目もあった。
長崎奉行から特別な指示が出されることや、長崎に来航した異国船のことなど諸藩聞役が知りたがる点については奉行所からの公式見解が示され、必要に応じて国元への報告なども令達されることもあった。
日常的には、毎月始めに「月次（つきなみ）御礼」がある。これは、奉行への挨拶のため、奉行所に出頭することである。毎月中旬には、「月次御見廻（おみまい）」として進物を贈っていた。進物を渡す際には、国元からの書状を持参することもあった。
御館入と御用達.
御館入（ごかんいり）、または御内分御館入は、藩の蔵屋敷に親しく出入りしている者のことである。御館入を仰せ付けられた後に「御内分」に仰せ付けられるため、御内分の方が通常の御館入よりも格上であったと考えられている。
御館入を仰せ付けられている者は、オランダ通詞や唐通詞、長崎の町役人である町年寄や宿老、蔵屋敷の所在地の町乙名や日行事、盗賊方乙名およびその手付等がいた。町年寄や乙名の中には「代々御館入」を仰せ付けられている者もいた。
通詞達は、海外からの使者や文書の通訳・翻訳が仕事であるため、それらの情報に接する機会は当然多い。聞役達は、彼らと接触することで、様々な情報をいち早く知ることが出来たのである。