配信会社へ契約料（月極・年間など）とJASRACへ使用料の支払（営利利用の場合）、それにカラオケ機器を導入（購入またはリースなど）するだけでいつでも最新曲まで歌唱できる（通信カラオケ以外のカラオケでは楽曲の追加・更新が必要）。そのため、従来のレーザーディスク・ビデオCDグラフィックス等ディスクメディアによるカラオケシステムよりランニングコストが安価であり、カラオケの低価格・大衆化をより進めた。
単体通信機（カラオケルームに置かれている機器本体のみで配信を受信して再生するもの）の場合は、本体内部で映像や音楽の再生（一部には外部からの通信をそのまま入力可能なもあるが常用されていることは少ない）とマイク音声と音楽 (BGM) のミキシングの全てを行っている。一方、統合型システム機の場合は、カラオケルーム内でメインにコントロールしている機器本体は、別な機器で再生された配信コンテンツの映像や音楽の信号がコントロール機器本体へ入力される仕組みになっている。
複数メーカー機種を同時利用できる統合システムカラオケの場合は、各カラオケルームにある端末機器は、カラオケ曲の予約や音量・映像の統合管理を行うだけで、実際の配信データの収納や演奏・再生は、別な場所（多くの場合、カラオケ店内の当該管理場所）にある各メーカー製の実機で行われている。その演奏音声と映像がケーブル通信で各部屋に再配信される仕組みで行われる。同じ統合システムの場合でも、同系列店同士でも店舗により運用は多少異なっている。例として、通常店舗は店舗関係者にしか見えない場所に実機などを設置している（一般的には多い例）のが、競争激化地域や主要店舗などでは実機の管理ルームを意図的に透明にして入り口や待合エリアから見やすいように配置して、実機のLEDランプをフロア装飾に利用するなどの工夫をしている場合もある。また室内に置かれる主制御機器（予約受付や各種設定や制御を行う装置のことで、コマンドコントローラー、あるいは単にコントローラー、コマンダーなどと呼ぶ。リモコン装置の事ではないので混同しないこと）も見えない位置（壁収納ボックス内や座席シート下など）に設置している場合も見受けられる。