外交交渉に参加することに合意する前にさえ、外交当事者は交渉時期、交渉会場、議題・会場セッティングの準備、交渉当事者のクラス（外相、大使など）について合意しなければならない。この時点で合意が形成できない場合、それは相手に対する不信感や警戒感の表れであり、その後に続く外交交渉は困難が予想される。またこの手続きに関する交渉ですでに外交的優位に立つために画策して次の交渉の主導権を確保しようとすることもある。
成立条件.
外交交渉とは両者が対談に参加しなければまず始まらない。すなわち外交交渉には一定の条件があって初めて実現する。いかにその条件を述べ、解説する。
ただし、国内世論や国際的な信頼、軍事的威嚇などの外部的な要因により、共通の利益がしないにも拘らず外交交渉に参加することはありうる。また交渉の広報的な影響を重視して外交交渉に臨むこともありうる。これはマスメディアの発達に伴って見られるようになった現象である。
予備交渉.
予備交渉とは本格的な交渉に先立って、当事者の共通の議題を明確化し、当日の交渉を円滑かつ効率的に進めるための事前の交渉である。この段階で双方が自らの基本的な立場と意思を示し、情報を交換する。そして交渉で合意に達することができるかどうかを検証し、利害関係の調整の可能性や合意の見通しを立てる。この時点では双方ともに最大限の要求を示す。しかし、これらの要求は交渉の途上で修正が加えられることがある程度期待できる。
抵抗点の確認.
抵抗点とは交渉において、これ以上絶対に譲歩できない最低限の要求水準を意味する。この抵抗点に関する情報は外交交渉において極めて重要であり、交渉当事者は抵抗点に関わる情報を交渉相手に示すことはほとんど行わない。しかし交渉当事者双方が相手を信頼し合い、自らの抵抗点を開示することに納得すれば、最小要求水準の開示が行われることもある。ただしこれには非常に忍耐強い交渉過程が必要である。
また実際の抵抗点とは異なった抵抗点が示されることもあるため、慎重に判断しなければならない。この抵抗点があまりにもかけ離れている場合は、交渉は絶望的になり、膠着状態が生まれる。これを打開するには交渉当事者が努力を続けるほかない。また補助的、間接的なアプローチで圧力や工作を仕掛け、相手の抵抗を弱めようとすることも考えられる。