裁判所への提訴・調停や裁判外紛争解決手続の非訟手続、損害賠償請求、検察庁や労働基準監督署、警察などの公的機関への告訴・告発といった、俗に「訴え」と言われる法的措置の前段階として常用されている。
認証された文書には、「この郵便物は何年何月何日第何号書留内容証明郵便物として差し出されたことを証明します。日本郵便株式会社」の文言が入ったスタンプと、郵便認証司の日付印が押される。
同時に配達証明も利用すると、郵便物が配達された事実の証明および配達日付の確認が可能である。内容証明を用いるような郵便物は、法的紛争もしくは紛争予防のための証拠とすることを意図されることが多いため、配達証明と併用することが一般的である。
内容証明は必ず一般書留扱いとしなければならない。同時に利用できる特殊取扱には、速達、本人限定受取郵便、引受時刻証明、配達証明、配達日指定、代金引換がある。
非集配郵便局（日本郵便が配達を行う事業所のない郵便局・一部を除く）での受付、ゆうパックなど文書以外の物を内容証明の対象とするは出来ないので注意されたい。
内容証明はあくまでも「日本郵便が第三者として、文書の存在とその内容を証明するもの」であり、日本郵便は記述内容の法的な正当性の有無、文書に関して生じた紛争には一切関与しない。
内容証明は、出すこと自体が上記のように訴えの提起を予告することもある。また、悪徳商法業者や売掛金を言を左右にして払わない者に対して、「不法・不当なことには泣き寝入りしない」という強い意志を持っていることを相手方に伝えることで、相手方の出方を牽制できるという面も大きい。訴えを起こすことを予告して相手を心理的に威迫しようとする時は、更に法律家や法的機関の関与を匂わせることもある。具体的には、
が行われている。当然ではあるが、上記の手段を取らなければ発送できない訳ではない。
用途.
基本的にはなんでも書けるのだが、主に下記のような法律がらみのトラブルの解決、特に「契約解除」・「債権回収」に用いられることが多い。
判例.
様式.
紙による場合.
日本郵便の内国郵便約款（以下、約款）の規定により、紙様式による内容証明の様式は以下のとおりである。
電子内容証明.
ルツェルン
FCルツェルンの本拠地がある。
歴史.
宗教.
観光.
 
概要.