Vad för konkreta förändringar gör ni i era bemanningsverktyg och bemanningssystem med anledning av GDPR?
Även om mycket redan finns på plats i Recruto inför GDPR slår igenom ska vi göra vissa ytterligare justeringar och tillägg. Du hittar en lista med dessa punkter nedan. Observera att denna lista kan komma att justeras. Vi uppdaterar dig kontinuerligt med nyheter. Utökad informationsskyldighet - Syftet och vilka rättigheter som den behandlade åtnjuter i samband samtycket vid registrering kommer att förtydligas ytterligare enligt nya riktlinjer i GDPR. Rutiner för avidentifiering - Grunden är att personuppgifter inte får sparas lika frikostigt framöver. Det måste finnas ett tydligt syfte varför uppgifter sparas och en tidsgräns som kan motiveras och försvaras. När man inte har skäl att ha kvar uppgifterna ska de tas bort. Det finns inga riktlinjer för en exakt tidsgräns. Det kommer att vara upp till varje organisation att ta ställning till hur länge som uppgifter ska sparas. Recruto tar fram funktionalitet för automatiskt borttagning av personuppgifter där tanken är att du som kund själv ska kunna ställa in rutiner för avidentifiering. Detta resulterar i att du som kund i normalfallet manuellt inte behöver tänka på att till exempel radera inkomna ansökning. Avidentifieringen kommer att vara oåterkallelig när den väl har skett. Detta på grund av att även backuper hos Recruto raderas i linje med GDPRs nya riktlinjer för avidentifiering. Vi kommer att skicka ut ytterligare information om denna ny funktionalitet när den är klar i god tid innan den 25 maj. Uppgiftsminimering - I standardfallet ska Recruto verka för att begränsa behandling av personuppgifter. Det påverkar främst nya kunder som börjar använda våra verktyg men generellt är uppgiftsminimering är något som alla ska tänka på. Ett exempel kan vara att justera standardinställningarna för vilka uppgifter som den behandlade tvingas fylla i vid registrering. Möjliggöra dataportabilitet - Recruto ska tillhandahålla de uppgifterna som den behandlade har registrerat i ett standardiserat och maskinläsbart format (csv-fil) så att antingen kandidaterna själva eller ni som personuppgiftsansvarig kan ge den behandlade uppgifterna om/när detta efterfrågas. Begränsa sökbara termer - Recruto ska hindra möjlighet till att via filter söka på känsliga ord och termer då det i normalfallet inte är tillåtna att använda/returnera resultat när det gäller känsliga personuppgifter som avslöjar till exempel etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse. Personuppgiftsbiträdesavtal - Det blir krav på att det finns ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan dig som kund och Recruto som leverantör. Recruto kommer att utöka avtalet med en bilaga som hanterar de nya kraven som GDPR för med sig och vi kommer att göra detta tillgängligt via kontrollpanelen som inloggad i verktyget i god tid innan den 25 maj 2018. I bilagan kommer det att framgå hur personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifterna och att biträdet till exempel måste vidta samma säkerhetsåtgärder som den personuppgiftsansvarige ska vidta. IT-säkerhetspolicy - Vi kommer även att tillhandahålla Recrutos IT-säkerhetspolicy i kontrollpanelen som inloggad för att tydliggöra vilka rutiner och riktlinjer Recruto följer.