¿Cuánto tiempo han de archivarse los correos?
El periodo de archivo del correo dependerá del tiempo que por ley se estipula que han de conservarse los documentos que estos contienen. El artículo 30 de la Cámara de Comercio fija en seis años el plazo de conservación de los documentos mercantiles (los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes) y la ley General Tributaria establece en cuatro años el tiempo obligado de conservación de libros, documentos y justificantes con relevancia fiscal. Los plazos también varían dependiendo de si se trata de documentación laboral, contractual, etc. Pero también existen leyes que, con el objetivo de proteger la privacidad personal, limitan el plazo de preservación de determinados datos o directamente lo impiden. Por ejemplo, el RGPD prohíbe guardar correos personales de los empleados a menos que estos hayan dado su consentimiento. Igualmente, establece el principio de limitación del plazo de conservación por el que el documento debe dejar de almacenarse en el momento en el que haya cumplido con su fin. Si no, al menos han de borrarse todos los datos de carácter personal. Si se recurre a un sistema de archivo de correo electrónico, este deberá ofrecer la posibilidad de exportar la documentación cuando sea necesario o permitir el acceso a las personas autorizadas.