Aan welke voorwaarden moeten een privacyverklaring voldoen?
De praktijk van de AVG voor verenigingen en stichtingen houdt onder andere in dat je een privacyverklaring opstelt. Deze verklaring is verplicht en valt onder je informatieplicht. In je privacyverklaring is duidelijk en begrijpelijk omschreven hoe je omgaat met de persoonsgegevens van leden, donateurs, websitebezoekers, leden van je online community of andere personen.
Je privacyverklaring moet zonder barrières beschikbaar zijn. Het is daarom verstandig om hem op je website te plaatsen. De meeste organisaties zetten hem onderaan in de footer van de website.
De structuur van je privacyverklaring is vrij, maar moet wel een minimum aan informatie bevatten. Je kunt als voorbeeld hier de privacyverklaring van Procurios vinden. Het moet niet alleen duidelijk zijn welke persoonsgegevens je voor welke doeleinden verzamelt, maar bijvoorbeeld ook hoe lang je deze gegevens bewaart, waarom je voor die periode kiest en hoe je omgaat met eerder verzamelde persoonsgegevens als iemand zich bijvoorbeeld uitschrijft als lid of afmeldt van je nieuwsbrief. Vergeet ook niet te vermelden hoe iemand zich kan uitschrijven of afmelden en zorg dat ook deze informatie laagdrempelig beschikbaar is.