訪問者管理が重要な理由
訪問者管理システムが重要である理由として、セキュリティ、コンプライアンス、ゲストの体験の3つが挙げられます。 セキュリティ： 訪問者管理システムは、訪問者がどのスペースにアクセスしたかを詳細に記録することができます。 この訪問者の可視化は、包括的な物理的入退室管理や施設のセキュリティプログラムの基本的な構成要素です。 これにより、セキュリティ侵害などの問題を調査でき、セキュリティや安全に関する緊急事態が発生した場合、組織は迅速に対応することができます。 コンプライアンス： 企業が訪問者管理システムを導入する理由として、社内的なセキュリティ対応に加え、コンプライアンス要件に訪問者管理に関する規定が含まれることへの対応が多くなっています。 例えば、多くの業界の規制（例えばHIPAAなど）では、機密データにアクセスした人物を報告することが義務付けられています。 ハードコピーの記録の場合、これには物理的にアクセスできる個人が含まれる場合もあります。 Visitor Management as a Serviceは、訪問者が訪問前に機密保持契約書（NDA）などの必要書類に記入するよう促すことができます。 また、訪問者管理システムは、新型コロナ感染者のコンタクトトレースなど、公衆衛生のコンプライアンス要件にも対応できます。 訪問者の体験： 組織は、訪問者のアクセスをモニタリングする正当な理由（および要件）があるものの、訪問者に面倒な思いをさせたり、歓迎されていないと思わせたりすることは避けたいと考えています。 適切な訪問者管理システムは、企業が必要とするセキュリティとコンプライアンス機能を提供し、訪問者にシームレスな体験を実現することができます。 ここでは、先進の訪問者管理技術が可能にする、次世代の訪問者体験の一例をご紹介します。 簡単な事前登録： 到着前に、訪問者の基本情報が記載されたメールと、現地到着後にチェックインを開始するためのQRコードが送信されます。 シンプルなチェックイン： 訪問者はQRコードをスキャンして自動的にサインインするか、iPadのキオスク端末で提示される簡単な指示に従うだけで入ることができます。 チェックインプロセス全体が、高速かつ非接触で行われます。 便利なホストへの通知： 訪問者のチェックインが完了すると、ホスト側にメールやテキストで通知されるので、双方とも待たされることはありません。