従業員が会社のルールを守らない、トラブルを起こすことがあり、警告書や解雇通知の発行を検討しています。発行にあたっての注意点を教えてください。
会社のルールを守らない従業員への警告や懲戒解雇については、労働者保護法119条4項で就業規則または使用者の法に沿った正当な命令に違反し、使用者が文書で警告を行った場合に懲戒解雇が可能とされています。警告書は労働者が違反行為を行った日から1年間有効となります。警告書発行の後、1年以内に同じ事由で再度違反がある場合に解雇可能で重大な違反の場合には事前の警告なく即時解雇とすることが可能です。警告書や解雇通知に本人サイン欄は必須ではありませんが、署名があった方が本人も内容を確認済みであることの証明となるため、一般的には署名欄を設けている方が多くなっております。警告や解雇通知を受けた従業員本人がサインを拒む場合、従業員に警告内容や解雇理由を説明し立会人（HRマネジャーや上司など）がサインをする、または従業員の住所宛で内容証明付きで郵送するなどの方法により本人に通知した証明とすることも可能です。