Peut-on aménager les règles de convocation et de tenue des assemblées générales et des autres organes de la société ?
L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 a pour objet d’adapter les règles de convocation, de réunion et de délibération des assemblées et des organes d’administration des sociétés afin de leur permettre de continuer à exercer leurs missions. Les mesures ont vocation à s’appliquer notamment aux : sociétés civiles et commerciales ; masses de porteurs de valeurs mobilières ou de titres financiers ; groupements d’intérêt économique et groupements européens d’intérêt économique ; coopératives ; fonds de dotation ; associations et fondations. S’agissant des assemblées générales dans les sociétés cotées, aucune nullité ne pourra être encourue du seul fait qu’une convocation n’a pas pu être réalisée par voie postale en raison de circonstances liées à la pandémie. L’ordonnance prévoit également que ces sociétés peuvent valablement répondre à une demande de communication par voie électronique. S’agissant de la tenue des assemblées générales, y compris pour les entités qui ne seraient pas des sociétés cotées, si les mesures de confinement empêchent une réunion physique de celle-ci, l’ordonnance prévoit que l’organe compétent peut décider que l’assemblée se tiendra à distance. Quel que soit l’objet de la décision, l’assemblée pourra se tenir : par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant d’identifier les participants, ceux-ci pouvant être réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité. Les moyens techniques mis en œuvre doivent au moins transmettre la voix des participants et permettre la transmission continue et simultanée des délibérations. Les participants sont prévenus par tout moyen de la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquels ils pourront exercer leurs droits s’ils en disposent. par consultation écrite des membres, dans les cas prévus par la loi, même si aucune clause des statuts ne prévoit cette possibilité ou s’y oppose. Dans le cas où une société a envoyé des convocations avant la survenance des différentes mesures de confinement et qu’elle souhaite désormais faire application d’une mesure d’adaptation proposée par l’ordonnance, celle-ci devra informer les participants par tout moyen de ce changement, au moins trois jours avant la date de l’assemblée. Dans le cas des sociétés cotées, l’information se fait par voie de communiqué. S’agissant des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction, ceux-ci pourront également se tenir par voie de conférence téléphonique ou audiovisuelle ou par voie de consultation écrite quel que soit la décision sur laquelle l’organe est appelé à statuer et sans qu’une clause des statuts ne puisse s’y opposer. L’ensemble de ces mesures d’adaptation sont valables pour les assemblées et réunions tenues à compter du 12 mars 2020 jusqu’au 31 juillet 2020, ce délai pouvant être prolongé.