Comment assurer la validité d'un émargement ?
Des certificats RGS ou EIDAS permettent de certifier les émargements numériques. Ainsi, les solutions avec ces certificats proposent des signatures digitales avec la même valeur que des signatures manuscrites. Lors de formations, les organismes de financement les formations lorsque l'émargement de la feuille de présence digitale ou papier est disponibles.
Cependant, la fraude existe et il est nécessaire de prendre des précautions supplémentaires. Des signatures par QR code qui changent toutes les 5 secondes ou par emails sécurisés sont fournis par Edusign. Ce sont ces types d'émargement qui sont valides pour les OPCO et autres organismes de financement. Ils permettent également de limiter l'absentéisme en empêchant la fraude par ces moyens. Ce qui, ne serait pas possible avec une feuille au format papier.
La sécurité des données est primordiale lors de l'émargement. La politique RGPD de l'entreprise et du fournisseur de service d'émargement sont primordiales à étudier. En effet, si la RGPD n'est pas respecté, alors la trace officielle devient caduque. Par ailleurs, cela peut mener à des soucis de gestion de données dans d'autres cadres.