Systematik des Belegmatchings | 100% Matching erreichen
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie die Systematik unseres Matching-Prozesses funktioniert. Wann kein Matching erfolgen kannKein Matching von Belegen zu Transaktionen kann erfolgen, wenn:Rechnungs- und Zahlbetrag nicht übereinstimmen (Fremdwährungsrechnungen und Zahlungen unter Abzug von Skonto können derzeit nicht gematcht werden)Der Beleg außerhalb der definierten Datums-Range liegt (90 Tage vor, 30 Tage nach der Transaktion)Der Beleg nicht in die Vorselektion gekommen ist (erledigen Sie insbesondere umfangreiche Buchhaltungen immer sehr zeitnah. Je weniger Belege für das Matching in Frage kommen, desto schneller und zuverlässiger funktioniert der Prozess)Belege nicht korrekt ausgelesen oder die Transaktion bereits verbucht wurdeVorselektion der für das Matching in Frage kommenden BelegeWird eine neue Transaktion oder ein neuer Beleg in solvi verarbeitet, wird der Matching-Prozess angestoßen.Dieser selektiert zunächst bis zu 1.000 Belege vor, welche für das Matching zu einer unverbuchten Transaktion in Frage kommen können.Für die Vorselektion müssen die Belege folgende Kriterien erfüllen:1) DatumsbereichDas Rechnungsdatum darf maximal 90 Tage vor und maximal 30 Tage nach dem Transaktionsdatum liegen2) Prüfung von Übereinstimmungen zwischen Rechnung und Transaktion (absteigend nach Wichtigkeit)- Betrag plus Rechnungsnummer (Re-Nr. als alleiniger Wert im Verwendungszweck)- Betrag plus Gegenpartei- BetragMatchingprozess (normal)Diese Liste aus maximal 1.000 Belegen wird anschließend durch unseren "Rater" verarbeitet. Ein Matching kommt zustande, wennBetrag auf der Rechnung mit dem Transaktionsbetrag übereinstimmt, plusentweder: die Gegenpartei der Rechnung der Gegenpartei der Transaktion entsprichtoder: die Rechnungsnummer eindeutig im Verwendungszweck angegeben istMatchingprozess über "Payment Reference"Zahlungen, die über einen Zahlungsdienstleister wie PayPal, Amazon oder Stripe eingehen, enthalten in aller Regel keine Rechnungsnummer im Verwendungszweck, da die Rechnungsstellung im E-Commerce zumeist erst nach der Zahlung erfolgt.Auch bei Überweisungen gibt es den Fall, das eine Zahlungsreferenz angegeben wird, diese jedoch nicht der Rechnungsnummer entspricht.Dadurch verliert solvi flow eine wichtige Eigenschaft zum Matching, denn neben dem Betrag ist ein Match von Rechnungsnummer und/oder der Gegenpartei erforderlich. Damit das Matching dennoch funktioniert und vor allem bei einer hohen Anzahl von Ausgangsrechnungen die Zuordnung automatisiert stattfindet, ziehen wir im E-Commerce die sogenannte "Payment Reference" heran. Diese muss sich zwingend auf Ihren Ausgangsrechnungen wiederfinden.Um einen 100% Match von Zahlungen und Belegen zu erreichen, muss sowohl für die Zahlung als auch für den Beleg die Zahlungsreferenz mit übergeben werden.Payment Reference bei TransaktionenBei Zahlungsdienstleistern wie PayPal, Amazon Pay oder Stripe bekommt solvi flow die Payment Reference separat mit übergeben und speichert diese mit ab.Wenn Ihre Kunden überweisen, kann die Zahlungsreferenz auch im Verwendungszweck angegeben werden. Hier hängt ein erfolgreiches Matching dann aber vor allem davon ab, ob der richtige Beleg es in die Vorselektion der maximal 1.000 Belege nach den oben beschriebenen Kriterien geschafft hat. Empfehlenswert ist es daher die Buchhaltungen nach Möglichkeit immer sehr zeitnah zu erledigen.Wichtig: wenn Sie Transaktionen via API oder Import übergeben, müssen Sie die Payment Reference unbedingt im dafür vorgesehenen Feld "Zahlungsreferenz" mit übergebenPayment Reference bei BelegenWenn Sie Ihre Ausgangsrechnungen per API übermitteln oder als CSV-Datensätze importieren, übergeben Sie bitte ebenfalls unbedingt den Wert "Zahlungsreferenz".Wenn Sie über die API die Zahlungsreferenz nicht übergeben oder Ihre Belege klassisch, z.B. per Dropbox, E-Mail oder manuellem Upload übermitteln, muss die Payment Reference auf dem Beleg ausgelesen werden können. Hierfür müssen Sie eines der folgenden Signalwörter vor die Payment Reference stellen:"Verwendungszweck", "Purpose", "Transaktions-ID", "Transaction-id", "Referenz-Nr", "Reference-ID", "Referenz", "Reference", "Zahlungsreferenz"Diese Wörter dürfen durch ein Satzzeichen und ein Leerzeichen von der Payment Reference getrennt sein.Zulässig sind z.B.: "Referenz: 123456abc" oder "Referenz 123456abc" oder "Zahlungs-Referenz: 123456abc".Nicht zulässig sind z.B.: "Referenz123456abc" oder "Die Payment-Referenz Ihrer Bestellung lautet: 123456abc"Sonderfall: Warenwirtschaftssystem "Billbee"In Billbee gibt es im Rechnungslayout verschiedene Platzhalter. Unter diesen Platzhaltern befinden sich auch die {PaymentReference} und die {PaymentTransactionID}. Beide können mit in das Rechnungslayout übernommen werden und die Payment_Reference wird zukünftig an solvi flow via API übergeben.Eine Liste aller Platzhalter von Billbee finden Sie unter diesem Link.