Ist eine Änderung der Daten oder Aufzeichnungen zulässig?
Nein. Nach § 146 Absatz 4 AO darf eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Es dürfen auch keine Veränderungen vorgenommen werden, bei denen nicht erkennbar ist, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Das gilt auch für Vorsysteme wie die Kasseneinzelaufzeichnung und das Warenwirtschaftssystem.
Das verwendete Datenverarbeitungsprogramm muss gewährleisten, dass einmal eingegebene Daten wie Belege, Buchungen und Grundbuchaufzeichnungen nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können. Auch die Ersetzung von Daten durch andere Daten muss kenntlich gemacht werden. Sollten Veränderungen erfolgen, müssen die alten Inhalte weiterhin erkennbar sein.
Die Unveränderbarkeit kann hardwaremäßig durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger, softwaremäßig durch Sicherungen, Sperren, automatische Protokollierung und Festschreibung oder organisatorisch durch Zugriffsberechtigungen gewährleistet werden. Die Ablage von Daten in einem Dateisystem genügt den Anforderungen an die Unveränderbarkeit nicht.