هل من المهم تكبّد عناء إنشاء قواعد أساسية لاستخدام قاعدة المعلومات؟
نعم، إنها فكرة جيدة، بأن تقوم بكتابة القواعد أو الشروط التي يجب أن يتقيد بها مستخدمو قاعدة المعلومات لكي يستخدموا المصادر والمعلومات المجموعة هناك. أن تكون القواعد ذات شفافية عالية يجعل من السهل على وكلائك إدارة قاعدة المعلومات والتصرف بما يناسب مع السلوك غير المرغوب. وتذكر أنّ، بدون اعتدال صارم، قاعدة المعلومات أو بوابة المستخدم، مثلها مثل أي مصدر آخر يتشاركه المستخدمون، قد يصبح فوضويًا بسرعة ويتحول إلى مجموعة من السلاسل والنقاشات المختلفة وغير المنظمة.
إن وجود قائمة بالأمور المسموح فعلها والأمور غير المسموح فعلها يقضي على الأعداد الكبيرة من القضايا حيث لا يعلم ممثلوك كيفية التصرف فيها أو غير متأكدين ما إذا كان ينبغي عليهم الدخول في نقاش، أو التدخل، من عدمه. ونتيجة لذلك، فإن قاعدة المعلومات ستكون منظمة بشكل أكبر وأسهل للاستخدم على العملاء. أنت تمتلك مستودع معلومات شركتك، ولذا فإنك تملك الحق في فرض عقوبات على المستخدمين وأن تتوقع منهم التقيّد بما تريد.