FR 2911207 A1 20080711 FR 0700145 A 20070110 - i- Procédé et système de gestion de flux de courriels La présente invention concerne un procédé de gestion de flux de courriels relatifs à un compte de messagerie. La majorité des outils actuels de gestion de flux ou d'échange de courriels ont généralement pour but principal de faire appliquer une charte d'usage dans l'utilisation des courriels et de faire respecter des quotas d'utilisation de compte de messagerie en terme de volume, de manière à limiter la taille des boîtes de courriels et donc les capacités de stockage de courriels. Ces outils sont essentiellement basés sur une analyse des courriels entrants et sortants, combinée à une gestion de listes noires d'adresses de courriels, appelées le plus souvent black lists . A chaque échange de courriels avec une adresse de courriel présente dans la black lists , l'administrateur est alerté. Ainsi, il est possible de définir plusieurs listes d'adresses de courriels et de prévoir une gestion de ces listes ainsi qu'un traitement prédéfini à réaliser à chaque échange de courriels avec une adresse présente dans une de ces listes. Ces outils sont surtout axés sur la régulation des courriels avec un souci de respect de la confidentialité, de sécurité et de déontologie. Parmi les outils de gestion de flux de courriels, on peut aussi citer les outils anti-spam qui sont bien connus de l'homme du métier. D'autres outils de gestion de flux de courriels sont proposés tels que celui divulgué dans le document US20060075048A1. Ce document divulgue un procédé et un système de détection et de blocage de courriels indésirables en mesurant le débit de courriels envoyés par un émetteur. Si le débit de courriels dépasse un seuil prédéterminé, les courriels envoyés par cet émetteur sont classés comme étant indésirables et bloqués. Cependant, aucun des outils actuels ne semble avoir été conçu dans un objectif de diminution quantitative de l'échange de courriels au sein d'un groupe, tout en visant à améliorer qualitativement ces échanges. -2- La présente invention a pour but de proposer un procédé de gestion des flux de courriels qui soit conçu de manière à diminuer quantitativement le flux de courriels. La présente invention a aussi pour but de proposer un procédé de gestion des flux de courriels de manière à augmenter la qualité des échanges. L'invention propose d'atteindre ce but par un procédé de gestion de flux de courriels entre une pluralité de comptes de messageries, comprenant les étapes suivantes : - détermination, par étude statistique de données relatives à au moins un compte de messagerie parmi ladite pluralité de comptes de messagerie, d'au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie ; - détermination, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, d'au moins un index relatif à un état dudit compte de messagerie ; - déclenchement, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, d'un signal dit d'alarme correspondant audit état dudit compte de messagerie ; et - en fonction dudit signal d'alarme, déclenchement d'au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de courriels relatif audit compte de messagerie. L'invention permet, suite à une étude statistique des flux entrants et sortants du compte de messagerie, de déclencher un signal d'alarme pris en compte pour la gestion d'échanges de courriels effectués par le compte de messagerie avec au moins un compte de messagerie. L'invention permet de déterminer des indicateurs basés sur les flux entrant et/ou sortant lors des échanges de courriels effectués par le compte de messagerie, de manière à limiter la quantité de courriels échangés tout en visant à augmenter la qualité de ces échanges. Le signal d'alarme peut être, par exemple, un signal d'alarme visuel pouvant avoir plusieurs couleurs correspondant chacune à -3 plusieurs niveaux d'alarmes en fonction de la valeur de l'index relatif à l'état du compte de messagerie correspondant. L'opération de gestion dépend au moins de l'état du compte de messagerie. Comme nous le verrons dans la suite de cette description, l'opération de gestion peut aussi prendre en compte l'état d'au moins un autre compte de messagerie avec lequel le compte de messagerie réalise un échange. Dans la suite de la description, nous donnerons plus de détails sur la nature de l'opération de gestion. Par échange de courriels, on désigne un flux de courriels engendré par une opération d'envoi d'un courriel vers un compte de messagerie ou de réception d'un courriel envoyé par au moins un autre compte de messagerie. Dans un premier mode de réalisation, le compte de messagerie est un compte dit récepteur destiné à recevoir au moins un courriel émis par 15 au moins un compte de messagerie dit émetteur. Dans ce premier mode de réalisation, au moins un indicateur peut correspondre à un indicateur dit de réception déterminé par étude statistique de tout ou partie de courriels précédemment reçus par le compte de messagerie récepteur sur une période prédéterminée. 20 Au moins un indicateur de réception peut être relatif à un nombre de courriels reçus, à une opération de traitement de courriels prédéfinie réalisée sur tout ou partie des courriels reçus ou encore à au moins un mode de réception d'au moins une partie des courriels reçus. Par opération de traitement de courriels, on désigne toute 25 opération pouvant être effectuée sur un courriel, telle qu'une opération de lecture, de réponse, de transfert, de suppression. Ainsi, un indicateur de réception peut être déterminé par une étude statistique de courriels auxquels les destinataires, dans un lapse de temps prédéterminé après émission, ont formulé une réponse ou non, qu'ils ont transféré ou non, 30 qu'ils ont lu ou non lu, qu'ils ont supprimé ou non, ou sur lesquels ils ont effectué une combinaison de ces opérations, ou encore par une étude statistique de la durée entre l'émission d'un message et son traitement. 2911207 -4- Par mode de réception d'un courriel, on désigne une réception d'un courriel en tant que récepteur, récepteur en copie carbone (CC) ou en copie carbone invisible (CCi). Ainsi un indicateur de réception peut être déterminé par une étude statistique de courriels reçus en tant que 5 récepteur direct, ou récepteur CC, ou encore en tant que récepteur CCi. Toujours dans ce premier mode de réalisation, l'index peut correspondre à un index dit de saturation, relatif à un état en réception du compte de messagerie récepteur. Cet index de saturation est calculé à partir des indicateurs de réception sur la base de courriels reçus par le 10 compte de messagerie récepteur. Par ailleurs, le procédé selon l'invention peut comprendre une détermination d'au moins un index de saturation pour une catégorie de courriels reçus parmi une pluralité de catégories prédéfinies, ladite détermination étant réalisée en fonction d'indicateurs relatifs à ladite catégorie. Par exemple, un premier index de saturation peut être calculé en prenant en compte tous les indicateurs. Un autre index peut être calculé en prenant en compte seulement les indicateurs qui ne sont pas déterminés en fonction d'une opération de traitement. Le procédé selon l'invention peut comprendre un déclenchement d'un signal d'alarme associé à un index de saturation. Le déclenchement de ce signal d'alarme peut être fonction d'un niveau d'index relatif ou absolu. Ce signal d'alarme peut être par exemple un signal d'alarme visuel pouvant avoir plusieurs couleurs correspondant chacune à plusieurs niveaux d'alarmes en fonction de la valeur de l'index de saturation correspondant relatif au compte de messagerie récepteur. Avantageusement, l'opération de gestion peut comprendre au moins une opération sélectionnée parmi la liste suivante : - un affichage d'une information relative au signal d'alarme correspondant à l'état du compte récepteur au niveau d'au moins un compte de messagerie émetteur pouvant potentiellement émettre au moins un courriel vers ledit compte de messagerie récepteur ; -5 - un blocage d'émission de courriels vers le compte de messagerie récepteur ; et - une demande de confirmation d'envoi auprès du compte de messagerie émetteur voulant émettre un courriel vers le compte de messagerie récepteur. Cette liste n'est bien entendu pas exhaustive et peut être complétée par des opérations similaires et bien connues de l'homme du métier. Le procédé selon l'invention peut en outre comprendre un affichage d'une information relative au signal d'alarme et/ou à l'index de saturation du compte de messagerie récepteur au niveau d'au moins un compte de messagerie émetteur pouvant potentiellement émettre au moins un courriel vers ledit compte de messagerie récepteur. Cet affichage peut être réalisé soit à tout moment, soit lorsque l'index de saturation atteint un niveau prédéterminé, ou encore lorsque le signal de saturation est à un état prédéterminé. Toujours dans ce premier mode de réalisation, l'émission d'un courriel par au moins un compte de messagerie émetteur et destiné à être reçu par le compte de messagerie récepteur, est fonction de l'index de saturation dudit compte de messagerie récepteur. Ainsi, si l'index de saturation du compte de messagerie récepteur est supérieur à un niveau prédéfini (ou le signal d'alarme de saturation est dans un état prédéterminé), alors le courriel peut ne pas être émis, ou une demande de confirmation d'émission peut être formulée auprès du compte de messagerie émetteur. Ce compte émetteur peut alors décider d'accepter ou de refuser l'émission d'un courriel vers le compte de messagerie saturé . De plus, lorsque l'index de saturation (ou le signal d'alarme de saturation) du compte récepteur à atteint un niveau prédéterminé, un message d'information peut s'afficher au niveau du compte de messagerie émetteur pour le décourager à émettre un courriel. Le procédé selon l'invention peut aussi comprendre une vérification d'une condition relative à l'état d'absence déclarée du destinataire associé au compte de messagerie récepteur et utiliser cette -6- information en complément de l'information concernant la saturation pour déterminer l'opération de gestion a effectuer. Selon un deuxième mode de réalisation du procédé selon l'invention, le compte de messagerie est un compte dit émetteur destiné à émettre au moins un courriel vers au moins un compte de messagerie dit récepteur. Dans ce deuxième mode de réalisation, au moins un indicateur peut correspondre à un indicateur dit d'émission déterminé par étude statistique de tout ou partie de courriels précédemment émis par le compte de messagerie émetteur sur une période prédéterminée. Au moins un indicateur d'émission peut être relatif à un nombre de courriels envoyés, à au moins une opération de traitement prédéfinie réalisée sur tout ou partie des courriels envoyés, et/ou à au moins un mode d'émission d'au moins une partie des courriels émis. Par opération de traitement de courriels, on désigne toute opération pouvant être effectuée par un compte de messagerie récepteur sur un courriel envoyé par le compte de messagerie émetteur, telle qu'une opération de lecture, de réponse, de transfert, de suppression. Ainsi, un indicateur d'émission peut être déterminé par une étude statistique de courriels auxquels les destinataires, dans un laps de temps prédéterminé après émission, ont formulé une réponse ou non, qu'ils ont transféré ou non, qu'ils ont lu ou non, qu'ils ont supprimé ou non, ou sur lesquels ils ont effectué une combinaison de ces opérations, ou encore par une étude statistique de la durée entre l'émission d'un message et son traitement. Par mode d'émission d'un courriel, on désigne une émission d'un courriel vers un compte de messagerie en tant que destinataire direct, destinataire en copie carbone (CC) ou en copie carbone invisible (CCi). Ainsi un indicateur d'émission peut être déterminé par étude statistique de courriels émis vers un compte de messagerie destinataire direct, ou destinataire CC, ou encore destinataire (CCi). Toujours dans le deuxième mode de réalisation, l'index correspond à un index dit de pollution relatif à un état d'émission de courriels du -7- compte de messagerie émetteur. Cet index de pollution peut être calculé en fonction d'indicateurs d'émission prenant en compte, optionnellement, l'état de saturation du/des comptes récepteurs. Par ailleurs, le procédé selon l'invention peut comprendre une détermination d'au moins un index de pollution pour une catégorie de courriels émis parmi une pluralité de catégories prédéfinies, ladite détermination étant réalisée en fonction d'indicateurs relatifs à ladite catégorie. Par exemple, un premier index de saturation peut être calculé en prenant en compte tous les indicateurs. Un autre index peut être calculé en prenant en compte seulement les indicateurs qui ne sont pas déterminés en fonction d'une opération de traitement. Le procédé selon l'invention peut comprendre un déclenchement d'un signal d'alarme associé à un index de pollution. Le déclenchement de ce signal d'alarme peut être fonction d'un niveau d'index relatif ou absolu. Ce signal d'alarme peut être par exemple un signal d'alarme visuel pouvant avoir plusieurs couleurs correspondant chacune à plusieurs niveaux d'alarmes en fonction de la valeur de l'index de pollution correspondant relatif au compte de messagerie récepteur. L'opération de gestion peut comprendre au moins une opération sélectionnée parmi la liste suivante : -un affichage d'une information relative au signal d'alarme correspondant à l'état du compte émetteur au niveau d'au moins un compte de messagerie récepteur pouvant potentiellement recevoir au moins un courriel émis par ledit compte de messagerie émetteur ; - au moins une interdiction partielle d'émission de courriels par le compte messagerie émetteur ; ou -une demande de confirmation d'envoi de courriels au compte de messagerie émetteur. Cette liste n'est bien sûr pas exhaustive et peut être complétée par des opérations similaires et bien connues de l'homme du métier. Le procédé selon l'invention peut en outre comprendre un affichage d'une information relative au signal d'alarme et/ou à l'index de -8 pollution du compte de messagerie émetteur au niveau d'au moins un compte de messagerie récepteur pouvant potentiellement recevoir au moins un courriel émis par ledit compte de messagerie récepteur. Cet affichage peut être réalisé soit à tout moment, soit lorsque l'index de pollution atteint un niveau prédéterminé ou encore lorsque le signal d'alarme de pollution est à un niveau prédéterminé. Toujours dans ce deuxième mode de réalisation, l'émission du courriel destiné à être émis par le compte de messagerie émetteur vers au moins un compte de messagerie récepteur, est fonction de l'index de pollution dudit compte de messagerie. Ainsi, si l'index de pollution du compte de messagerie est supérieur à un niveau prédéfini (ou le signal d'alarme de pollution est dans un état prédéterminé), alors le courriel peut ne pas être émis ou ne pas être émis vers certains destinataires, ou une demande de confirmation de l'envoi vers tous ou certains des destinataires peut être formulée. Un message d'information peut s'afficher au niveau du compte de messagerie émetteur pour le décourager d'émettre un courriel vers au moins un destinataire. Avantageusement, le procédé selon l'invention peut être mis en oeuvre pour la gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur et au moins un compte de messagerie récepteur, ladite gestion étant réalisée en fonction d'au moins un index de pollution relatif audit compte émetteur et/ou d'au moins un index de saturation relatif audit compte récepteur. Ainsi, la gestion d'un échange de courriels, qui consiste par exemple à l'émission d'un courriel depuis un compte de messagerie émetteur vers au moins un compte de messagerie récepteur, comprend des étapes de : - détermination, d'au moins un index de pollution dudit compte de messagerie émetteur, et - détermination d'au moins un index de saturation dudit compte de messagerie récepteur qui sont des étapes préalables à l'échange en question, puis lors de l'échange : -9- - vérification de l'état d'au moins un signal d'alarme associé à chacun desdits index de saturation et de pollution au moment de l'échange, et déclenchement d'au moins une opération de gestion de l'échange. L'opération de gestion peut être au moins l'une quelconque des opérations de gestion mentionnées dans les premier et deuxième modes de réalisation décrits ci-dessus. Ainsi, l'opération de gestion peut être (i)un envoi du courriel accompagné ou non d'un affichage d'un message de mise en garde relatif aux index en question ou aux signaux d'alarme, (ii) le blocage de l'envoi vers tous ou certains des destinataires, ou une demande de confirmation de l'envoi vers tous ou certains des destinataires. L'opération de confirmation de d'émission peut être bloquante (forcée) ou décourageante, par exemple par l'émission d'un message de demande de confirmation. Le message affiché peut contenir une information de mise en garde. D'une manière avantageuse, le procédé selon l'invention peut comprendre une vérification d'une condition relative à l'état de présence déclarée du destinataire associé au compte de messagerie récepteur. Le procédé selon l'invention peut aussi comprendre un affichage au niveau du compte de messagerie émetteur d'au moins une information relative à l'état de présence et/ou de saturation d'au moins un compte de messagerie récepteur. En outre, le procédé selon l'invention peut être mis en oeuvre pour la gestion d'échanges de courriels entre une pluralité de comptes de messageries formant au moins un groupe de comptes de messagerie. Selon un autre aspect de l'invention il est proposé un système de gestion de flux de courriels entre une pluralité de comptes de messageries comprenant : -des moyens pour déterminer, par une étude statistique de données relatives à au moins un compte de messagerie parmi ladite pluralité de comptes de messagerie, au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie ; - 10 - - des moyens pour déterminer, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, au moins un index relatif à un état dudit compte de messagerie ; - des moyens pour déclencher, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, un signal dit d'alarme correspondant audit état dudit compte de messagerie ; et - des moyens pour déclencher au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de courriels relatif audit compte de messagerie, en fonction dudit signal d'alarme. Le système selon l'invention peut être mis en oeuvre pour la gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur et au moins un compte de messagerie récepteur, ladite gestion étant réalisée en fonction d'au moins un index de pollution relatif audit compte émetteur et/ou d'au moins un index de saturation relatif audit compte récepteur. Plus généralement le système selon l'invention peut être mis en oeuvre pour la gestion d'échanges de courriels entre une pluralité de comptes de messageries formant au moins un groupe de comptes de messagerie. Avantageusement, le système selon l'invention peut comprendre : - des moyens pour afficher, au niveau du compte de messagerie émetteur, au moins une information relative à l'état de de pollution du compte de messagerie - des moyens pour afficher, au niveau du compte de messagerie émetteur d''au moins une information relative à l'état de présence et/ou de saturation d'au moins un compte de messagerie récepteur. Les moyens composant le système selon l'invention peuvent, au moins en partie, être de nature électronique et/ou informatique et comprendre des moyens logiciels. -11- D'autres avantages et caractéristiques apparaîtront à l'examen de la description détaillée d'un mode de réalisation nullement limitatif et des figures sur lesquelles : la figure 1 est une représentation schématique d'une pluralité de comptes de messageries formant un groupe de comptes de messagerie dont la gestion d'échanges de courriels est réalisée grâce au procédé selon l'invention ; - la figure 2 est une représentation schématique d'un compte de messagerie émetteur d'un courriel vers une pluralité de comptes de messagerie récepteurs ; - la figure 3 est un exemple de fenêtre d'affichage de l'état de saturation et d'absence déclarée d'une pluralité de comptes de messagerie ; et - les figures 4 et 5 sont un exemple de fenêtres de confirmation d'envoi d'un courriel vers une pluralité de comptes de messagerie récepteurs en fonction de leur état de saturation et d'absence déclarée. Le mode de réalisation de l'invention décrit ci-dessous concerne la gestion d'échanges de courriels au sein d'un groupe 10 de plusieurs d'utilisateurs ayant chacun un compte de messagerie émetteur et/ou récepteur 11, 13. Les échanges de courriels entre les utilisateurs sont réalisés au travers d'un serveur 12 réalisant la gestion des échanges. Pour chaque compte de messagerie 11, 13, les paramètres pris en compte sont les suivants : - User ID: identifiant de l'utilisateur 11, 13 du compte ; - Group IDs: identifiant du groupe ; - ProfilelN: numéro du jeu de paramètres à utiliser pour le calcul du niveau de réception acceptable de courriels prédéfini ; - ProfileOUT: numéro du jeu de paramètres à utiliser pour le calcul du niveau d'émission acceptable de courriels prédéfini ; - Paramètre renseignant sur la prise en compte de l'utilisateur 11, 13: actif ou non actif. -12- Les paramètres utilisés pour chaque courriel sont : - Mail ID: identifiant du courriel ; - SenderlD : identifiant de l'émetteur du courriel (si l'émetteur est actif sinon l'identifiant prend la valeur anonyme ) -RecipientlD : identifiant du récepteur du courriel (si le récepteur est actif sinon l'identifiant prend la valeur anonyme ) ; - Pièce jointe (présence/absence) - Date et Heure d'émission ; - Date et Heure d'ouverture ; - Date et Heure de l'ouverture de la pièce jointe ; Date et Heure de lecture ; Date et Heure de réponse ; Date et heure de transmission ; - Date et Heure de suppression ; - Type d'envoi (destinataire principal A , destinataires en copie carbone Cc , des destinataires en copie carbone invisible Cci . - paramètre d'absence déclarée ABS Etat de saturation SAT qui peut prendre les valeurs suivantes : non saturé, jaune, rouge ; et - Etat de pollution POL qui peut prendre les valeurs suivantes : non polluant, jaune, rouge. Le calcul des paramètres SAT et PC)L est détaillé ci-dessous. Calcul de l'index de saturation SAT Pour chaque récepteur actif, les indicateurs statistiques et de réception suivants sont déterminés : - 13 - - R1 : Nombre total de courriels reçus en tant que destinataire principal A ; - R2 : Nombre total de courriels reçus en tant que destinataire Cc ou Cci ; - R3 : Nombre total des courriels en attente de traitement dans la boîte de réception ; - R4 : Nombre total de courriels non traités (non ouvert, non lus, non supprimés, non transférés) dans un laps de temps de Sd jours ; - R5 : Nombre total de courriels non lus non transférés supprimés dans un laps de temps de Sd jours ; - R6 : Nombre total de courriels non lus transférés dans un laps de temps de Sd jours ; - R7 : Nombre total de courriels reçus en tant que destinataire A ouverts mais non répondus dans un laps de temps de Sd jours ; - R8 : Temps moyens de réponse à un courriel reçu en tant que destinataire A et répondu dans un laps de temps de Sd jours ; Les courriels sont pris en compte sur une période glissante de Nd jours. Typiquement et à titre d'exemple non limitatif, Sd= 7 jours et Nd=28 jours. Il est à noter que Sd et Nd sont paramétrables. Tout ou partie de ces indicateurs précités sont utilisés pour le calcul d'un index de saturation. Ils peuvent également être utilisés pour d'autres calculs statistiques. Le calcul de l'index de saturation est réalisé de la manière suivante. A chaque indicateur, correspond un niveau dit standard standard level . Ce niveau standard standard level est défini comme étant la valeur moyenne ou médiane de cet indicateur sur tous les utilisateurs, ou bien la valeur des X% plus hauts ou plus bas, X étant une valeur prédéterminée, ou bien encore tout autre valeur arbitraire prédéfinie. Pour chaque profil d'utilisateur, le niveau de réception acceptable de courriels ProfilelN comprend un groupe de facteurs factors et de - 14 - poids weight . A partir de ces facteurs et poids prédéfinis, un niveau de référence Reference Level pour chaque indicateur est calculé en utilisant la formule suivante : Reference Level = standard__evel x factor x weight sauf pour le paramètre R8 dont le Reference Level est toujours 0. Le tableau ci-dessous est un exemple de calcul de Reference Level pour les paramètres R1 - R8. Traitement réalisé par le récepteur après Sd jours (Ex: 7 jours) Indicateurs R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 Standard level 1000 2000 20 0 0 0 200 24:00 Factor pour 100% 150% 150 /ô 100% 100% 100% 100% 100% ProfilelN 1 Weight pour 1 0.5 5 1 1 1 2 1 ProfilelN 1 reference level 1000 1500 150 0 0 0 400 0 Les données concernant le récepteur, Recipient's data (ainsi que le niveau standard standard level ), sont les données prise en considération sur une période prédéterminée de Nd jours. Nd est typiquement de 28 jours. Un volume pour chaque indicateur de réception est alors calculé grâce à l'expression Volume = recipient's_data x weight excepté pour R8 qui est calculé avec l'expression suivante : (recipient's_data - standard_level x factor) x (Nombre de courriels auxquels une réponse à été formulée / (Nd-Sd)) x weight. L'unité de calcul pour l'indicateur R8 est 1 jour, mais l'affichage peut-20 être effectué sous la forme Heure : minutes. Le tableau ci-dessous donne un exemple de ce calcul. -15- Traitement réalisé par le récepteur après Sd jours (Ex: 7 jours) Indicateurs R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 recipient's 1712 2832 97 27 256 101 347 18:54 data Weight 1 0.5 5 1 1 1 2 1 ProfilelN 1 Volume 1712 1416 485 27 256 101 694 -207.9 Plusieurs index de saturations sont calculés à partir de la donnée Volume obtenue. Parallèlement des niveaux d'alarme, Alarm Level sont définis. Les niveaux d'alarme et les index de saturation peuvent être définis de plusieurs façons : Alarm level: • Ratio : déterminé par l'Administrateur. Dans le cas ou ratio = 1, le niveau d'alarme est égal au niveau du Reference level • Absolute : somme(reference_level) x ratio ; ^ Relative : Déterminé par l'Administrateur Index de saturation : • Ratio : somme(volume) / somrne(reference_level). (Un ratio supérieur à 1 signifie un niveau de saturation supérieur au reference level ). • Absolute : somme(volume) • Relative : rang / nombre total d'utilisateurs (le premier rang correspondant à la valeur maximale) Un de ces index est choisi par l'administrateur pour déterminer l'état de saturation SAT. Un signal de saturation est émis lorsque l'index de saturation dépasse un niveau prédéfini (au-dessus de l'index de saturation Absolute ou Ratio , ou en dessous de l'index de saturation Relative ). Le tableau ci-dessous donne un exemple calcul de l'index de saturation et de l'émission d'un signal de saturation. -16- jaune rouge Absolute 'Ratio 3Relative Absolute Ratio Relative 20% 6100 2 10% Alarm Level 2650 1 Index de 3613 1.36 11.3% 4483 1.47 9.7% saturation Signal de VRAI ,VRAI FAUXFAUX =FAUX VRAI saturation ' SAT" L'état de saturation rouge est calculé en se basant sur tous les indicateurs. L'état de saturation jaune est calculé en se basant sur les indicateurs ne prenant pas en compte le traitement réalisé par le récepteur. L'état de saturation rouge a la priorité sur l'état de saturation jaune. Calcul de l'index de pollution POL Pour chaque émetteur les indicateurs statistiques suivants sont calculés : - Nombre total de courriels envoyés: en interne (vers les utilisateurs actifs), en externe (vers les utilisateurs non actifs) [ *] - Nombre total de destinataires : A , Cc , Cci [*] ; - Nombre moyen de destinataires A , Cc par courriel [*] ; - Nombre total de destinataires pour les messages comportant une pièce jointe [*] Pour chaque émetteur, les indicateurs statistiques et de pollution suivants sont calculés : - E1/E1Y/E1R : Nombre de destinataires A non saturés non saturated , ayant un état de saturation jaune Y-saturated , et ayant un état de saturation rouge R-saturated . - E2/E2Y/E2R : Idem El pour les destinataires Cc ; 2911207 -17- - E3 : nombre de courriels n'ayant subi aucun traitement (non ouverts, non lus, non supprimés, non transférés) dans un laps de temps de Sd jours ; -E4 : nombre de courriels non ouverts ou non transférés mais 5 supprimés dans un laps de temps de Sd jours ; - E5 : nombre de courriels non ouverts mais transférés dans un laps de temps de Sd jours ; - E6 : pour les destinataire A , le nombre de courriels ouverts mais non répondus dans un laps de temps de Sd jours ; 10 - E7 : pour les destinataires A le temps moyen, median delay entre la date d'envoi et la date de réponse ; basé sur les courriels auxquels une réponse à été formulée dans un laps de temps de Sd jours. Les indicateurs marqués d'un [*] sont calculés seulement pour des 15 études statistiques. Les courriels sont pris en compte sur une période glissante de Nd jours. Typiquement et à titre d'exemple non limitatif, Sd= 7 jours et Nd=28 jours. Il est à noter que Sd et Nd sont paramétrables. Un index de pollution pollution index est calculé en fonction de 20 tout ou partie des ces indicateurs. Pour le calcul de l'index de pollution, pour chaque indicateur de pollution sont utilisés : - des facteurs et des poids ; un niveau de référence reference level et un niveau standard standard level sont utilisés. 25 Puis en fonction des données de l'émetteur sender's data , un volume est calculé. Les tableaux ci-dessous donnent un exemple de ce calcul. - 18 - Traitement réalisé par le récepteur après Sd jours (Ex: Sd=7 jours) TO: TO: 3TO:ùCC: CC: CC: E3 E4 E5 E6 E7 indicateurs non YR-non Y- R- SAT SAT SAT SAT SAT SAT ;standard level 2000 200 100 4000 !400 200 0 0 `200 24:00 ;factors 100 ,100 50 h 50% 10% 50% 50% 10% 100% Ï 100% 100% ProfileOUT1 0 0/0 weight 1 2 4 1 4 1 2 1 1 1 j ProfileOUT1 I j reference level 1000 200 40 2000 ;400 80 0 0 0 200 1Traitement réalisé par le récepteur après Sd jours (Ex: 7 jours) indicateurs TO: non TO:Y TO:R CC: CC:Y CC:RE3 E4 !E5 E6 E7 SAT -SAT -SAT non -SAT -SAT count SAT sender's data 2931 278 148 14988 611 203 251 257 1352 227 29:14 weight ProfileOUT1 2 4 1 2 4 1 2 11 1 1 Volume 556 592 4988 1222 812 251 514 352 227 170.71 Plusieurs index de pollution sont calculés. Ce calcul est effectué d'une manière similaire au calcul de l'index de saturation. Cependant, les états de saturation jaune et rouge sont tous les deux calculés en se basant sur tous les indicateurs de pollution. Un de ces index est choisi par l'administrateur pour déterminer l'état de pollution POL. Un signal de pollution est émis lorsque l'index de pollution dépasse un niveau prédéfini (au-dessus de l'index de pollution Absolute ou Ratio , ou en dessous de l'index de pollution -19- Relative ). Le tableau ci-dessous donne un exemple de calcul de l'index de pollution et de l'émission d'un signal de pollution. jaune rouge Trend Alarm Level Absolute Ratio Relative Absolute Ratio Relative 5% 3720 1 20% 7840 2 10% Pollution index 12516 3.36 11.3% 12516 1.60 9.7% -7.3% Pollution Flag VRAI VRAI FAUX FAUX FAUX VRAI + De plus, une tendance, trend de l'activité de l'émetteur est calculée sur deux périodes de Td jours. Ce calcul est réalisé de la manière suivante : Trend = (Td actuel / Td précédent) -1 L'invention comprend un envoi de notification d'avertissement lorsque qu'un courriel est envoyé et que certaines conditions sont remplies. L'invention peut aussi comprendre une désélection d'un ou plusieurs destinataires selon certaines conditions. Pour ce faire, l'invention met en oeuvre une table d'avertissements contenant des conditions d'avertissement et des messages d'avertissement, et des conditions de désélection d'un destinataire lors de l'envoi d'un courriel. Ces conditions sont basées dans le présent exemple sur le statut de pollution et le paramètre ProfileOut. A chaque fois qu'un message est envoyé, ces conditions sont testées. Une telle table se présente de la manière suivante : Condition d'avertissement correspond à une table de conditions pour l'envoi ou l'affichage d'un message Message d'avertissement correspond au message d'avertissement lorsque les conditions d'avertissement correspondantes sont vérifiées. pollution Condition Message d'avertissement Condition de status d'avertissement. désélection none Yellow Red -20- Condition de désélection correspond à une table de conditions pour la désélection d'un ou plusieurs destinataires lors de l'envoi d'un courriel. Les tables de conditions contiennent un nombre de destinataires d'une catégorie à atteindre ou dépasser pour la vérification d'une condition. Les différentes catégories sont par exemple: - destinataire en état de saturation rouge "Red saturated" - destinataire en état de saturation Rouge ou Jaune "red+yellow saturated"; destinataire en état de saturation Rouge ou Jaune et absent "red+yellow saturated ABSent" ; La table ci-dessous donne un exemple de table de condition Condition table Général ABSent Red saturated Yellow+Red saturated 0 Utilisateurs actifs (total) 3 Tous les utilisateurs nia Dans cet exemple, la condition est vérifiée si un courriel est envoyé à plus de 3 utilisateurs absents ou à 1 utilisateur ou plus dont l'état de saturation est jaune ou rouge, qu'il soit absent ou non. Dans le cas d'un conflit entre différentes conditions, c'est la condition la plus restrictive qui s'applique. L'ordre de désélection est défini dans une autre table : Ordre de désélection non ABSent ABSent Red saturated Cc / CCi 3ème 1er A 4ème 2ème Yellow+Red saturated Cc / CCi 7ème Sème A 8ème 6ème other active users Cc / CCi 13ème Sème A 14ème 10ème other addressees Cc / CCi 11ème A 12ème - 21- Les paramètres à renseigner pour le bon fonctionnement du procédé selon l'invention sont les suivants : - standard level pour chaque indicateur de réception; standard level pour chaque indicateur d'émission; - les facteurs factors ProflelN pour les indicateurs de réception - les facteurs factors ProfileOUT pour les indicateurs d'émission - les poids weight ProfilelN pour les indicateurs de réception - les poids weight ProfileOUT pour les indicateurs d'émission Le tableau ci-dessous donne un exemple de paramétrage des indicateurs de réception pour 3 profiles d'utilisateur. Indicateurs R1 R2 R3 R4 R5 R6 R7 R8 du récepteur Standard level median median top 0 0 Top 200 24:00 75% 60% Factors 100% 150% 0% 0 h 0% 100% 100% 125% ProfilelN 1 Factors 50% 100% 50% 0% 0% 200% 50% 50% ProfilelN2 Factors 200% 500% 100% 0% 0% 400% 0% 250% ProfileIN3 Weight 3 1 3 1 1 2 1 2 ProfileIN 1 Weight 3 1 3 1 1 2 1 2 ProfileIN 2 Weight 1 0 1 1 0 2 0 4 ProfileIN3 2911207 -22- Il faut aussi renseigner: - Pour chaque ProfileIN, les niveaux d'alarme de saturation jaune et rouge ainsi que l'index de saturation choisi pour le déclenchement d'un signal de saturation 5 - Pour chaque ProfileOUT, les niveaux d'alarme de pollution jaune rouge, ainsi que l'index de pollution choisi pour le déclenchement d'un signal de pollution - Pour chaque ProfileOUT, Les conditions d'avertissement et de désélection, et les messages d'avertissement. 10 - Les périodes de temps utilisées pour les calculs; par exemple Sd=7 jours. Les numéros du jeu de paramètres à utiliser pour les profils ProfileIN et ProfileOUT peuvent être définis pour chaque utilisateur et/ou chaque groupe d'utilisateurs. 15 La figure 2 est une représentation d'un compte de messagerie émetteur 11 voulant émettre un courriel vers une pluralité de compte de messageries récepteur 13 par l'intermédiaire du serveur 12. Le serveur 12 comprend un module de calcul de l'état de pollution du compte émetteur 11 ainsi que de l'état de saturation des comptes de messagerie récepteurs 13. Le carnet d'adresses du compte de messagerie 11 peut comporter des champs supplémentaires pour afficher les informations de saturation et d'absence déclarée des comptes de messagerie récepteurs 13. Le tableau 14 de la figure 3 donne un exemple de carnet d'adresse selon l'invention. Dans le tableau 14 représenté en figure 3 : Le marqueur visuel 141 correspond à un utilisateur non actif ; Le marqueur visuel 142 correspond à un utilisateur dont l'état est non saturé ; Le marqueur visuel 143 correspond à un utilisateur dont l'état de saturation est jaune (yellow saturated) ; Le marqueur visuel 144 correspond à un utilisateur dont l'état de saturation est rouge (red saturated) ; Le marqueur visuel 145 correspond à un utilisateur absent ; - 23 - Le marqueur visuel 146 correspond à un utilisateur non signalé comme absent . Bien sûr ces marqueurs peuvent avoir des couleurs et/ou des formes différentes pour faciliter la lecture de l'information qu'ils véhiculent. Nous allons maintenant décrire l'envoi du courriel du compte émetteur 11 vers les comptes récepteur 13. Lorsque le courriel est prêt à être envoyé à plusieurs destinataires, les informations d'état de saturation ( SAT ) et d'absence ( ABS ) de chaque destinataire sont renseignées à l'émetteur grâce à une fenêtre d'information 15 représentée en figure 4. Il est à noter que cet affichage présente un caractère facultatif et n'est pas obligatoire s'il n'y a pas de désélections. Les déseléctions proposées sont fonction de l'état de pollueur du compte de messagerie émetteur 11. L'utilisateur peut alors accepter les désélections proposées : dans cet exemple, les destinataires saturés rouges ainsi que les destinataires à la fois saturés jaune et absents sont déselectionnés. L'utilisateur peut aussi avoir l'option de re-séléctionner un ou plusieurs des destinataires désélectionnés 'ou d'en déselectionner d'autres). Puis une fenêtre de confirmation de désélection 16, représentée en figure 5, affiche les destinataires désélectionnés. Puis le courriel est envoyé aux destinataires qui n'ont pas été désélectionnés. Les index de saturation et de pollution ainsi que certains éléments statistiques, peuvent être communiqués à chaque utilisateur pour le renseigner à propos de son activité. Ainsi, chaque utilisateur peut recevoir ou avoir accès à tout moment à ces informations, présentées sous la forme d'un ou plusieurs tableaux tels que les tableaux ci-dessous : - 24 - Votre index de pollution tendance $ 3.05 -7.3% Votre index de saturation 0 0.87 Rapport d'activité (courriels envoyés) Vers des comptes de messageries très saturés ^ Vers des comptes de messageries saturés Vers des comptes de messageries ABSent • Vers des comptes de messageries externes - Vers des comptes de messageries internes Nombre moyen de destinataires par courriel action des destinataires de vos courriels (*) Lus mais non répondus 12% Supprimés sans être lus ou transférés 7% Transférés sans être lus 14% Ignorés (pas d'action) 9% Temps moyen de réponse (en heures) 27.4 (*) Courriels reçus entre J-28 et J-7 Traitement effectué sur les courriels reçus (*) Lus mais non répondus 8% Supprimés sans être lus ni transférés 0% Transférés sans être lus 1l% Ignorés (pas d'action) 1% Temps moyen de réponse (en heures) 12.4 (*) Courrielss reçus entre J-28 et J-7 Les 28 derniers jours 60 71 37 720 475 17 3 46 33 Dernier jour de travail 2.2 1.7 --25- Rapport d'activité (courriels reçus) En tant que destinataire à En tant que destinataire cc ou O cci Nombre total de courriel en attente Le procédé selon l'invention peut aussi comprendre, à des fins statistiques, une étude d'échange de courriels entre plusieurs groupes prédéfinis. Ces statistiques peuvent utiliser les indicateurs décrits ci-dessus. Bien entendu, l'invention n'est pas limitée aux exemples et modes de réalisations que l'on vient de décrire. Les 28 derniers ;Dernier jour de jours travail 50 i4 3 REVENDICATIONS 1. Procédé de gestion de flux de courriels entre une pluralité de comptes de messageries (11, 13) comprenant les étapes suivantes : - détermination, par une étude statistique de données relatives à au moins un compte de messagerie (11,13) parmi ladite pluralité de comptes de messagerie (11, 13), d'au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie (11, 13) ; - détermination, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, d'au moins un index relatif à un état dudit compte de messagerie (11, 13) ; - déclenchement, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, d'un signal dit d'alarme correspondant audit état dudit compte de messagerie (11,13) ; et - en fonction dudit signal d'alarme, déclenchement d'au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de courriels relatif audit compte de messagerie (11,13). 2. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que le compte de messagerie est un compte dit récepteur (13) destiné à recevoir au moins un courriel émis par au moins un compte de messagerie dit émetteur (11). 3. Procédé selon la revendication 2, caractérisé en ce qu'au moins un indicateur correspond à un indicateur dit de réception déterminé par étude statistique de tout ou partie de courriels précédemment reçus par le compte de messagerie récepteur (13) sur une période prédéterminée.- 27 - 4. Procédé selon la revendication 3, caractérisé en ce qu'au moins un indicateur de réception est relatif à un nombre de courriels reçus, à une opération de traitement prédéfinie réalisée sur tout ou partie des courriels reçus et/ou à au moins un mode de réception d'au moins une partie des courriels reçus. 5. Procédé selon l'une quelconque des revendications 2 à 4, caractérisé en ce que l'index correspond à un index dit de saturation (SAT) relatif à un état en réception du compte de messagerie récepteur (13). 6. Procédé selon l'une quelconque des revendication 2 à 5, caractérisé en ce que l'opération de gestion comprend au moins une opération sélectionnée parmi la liste suivante : - un affichage d'une information relative au signal d'alarme correspondant à l'état du compte récepteur au niveau d'au moins un compte de messagerie émetteur pouvant potentiellement émettre au moins un courriel vers ledit compte de messagerie récepteur ; - un blocage d'émission de courriels vers le compte de messagerie récepteur (1:3) ; et - une demande de confirmation d'envoi auprès d'un compte de messagerie émetteur (11) voulant émettre un courriel vers le compte de messagerie récepteur (13). 7. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que le compte de messagerie est un compte dit émetteur (11) destiné à émettre au moins un courriel vers au moins un compte de messagerie dit récepteur (13). 8. Procédé selon la revendication 7, caractérisé en ce qu'au moins un indicateur correspond à un indicateur dit d'émission déterminé par une étude statistique de tout ou partie de courriels précédemment émis par le compte de messagerie émetteur (11) sur une période prédéterminée.- 28 - 9. Procédé selon la revendication 8, caractérisé en ce qu'au moins un indicateur d'émission est relatif à un nombre de courriels envoyés, à au moins une opération de traitement prédéfinie réalisée sur tout ou partie des courriels envoyés, et/ou à au moins un mode d'émission d'au moins une partie des courriels émis. 10. Procédé selon l'une quelconque des revendications 7 à 9, caractérisé en ce que l'index correspond à un index dit de pollution relatif à un état d'émission du compte de messagerie émetteur (11) . 11. Procédé selon l'une quelconque des revendication 7 à 10, caractérisé en ce que l'opération de gestion comprend au moins une opération sélectionnée parmi la liste suivante : - un affichage d'une information relative au signal d'alarme correspondant à l'état du compte émetteur (11) au niveau d'au moins un compte de messagerie récepteur (13) pouvant potentiellement recevoir au moins un courriel émis par ledit compte de messagerie émetteur (11) ; - au moins une interdiction partielle d'émission de courriels par le compte messagerie émetteur (11) ; et - une demande de confirmation d'envoi de courriels au compte de messagerie émetteur (11) ; 12. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il est mis en oeuvre pour la gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur (11) et au moins un compte de messagerie récepteur (13), ladite gestion étant réalisée en fonction d'au moins un index de pollution relatif audit compte émetteur (11) et/ou d'au moins un index de saturation (SAT) relatif audit compte récepteur (13).- 29 - 13. Procédé selon la revendication 12, caractérisé en ce que la gestion comprend une prise en compte d'un état d'absence déclarée ou non (ABS) d'un utilisateur du compte de messagerie récepteur (13). 14. Procédé selon l'une quelconque des revendications 12 ou 13, caractérisé en ce qu'il comprend en outre un affichage au niveau du compte de messagerie émetteur (11) d'au moins une information relative à son état de pollution. 15. Procédé selon l'une quelconque des revendications 12 ou 13, caractérisé en ce qu'il comprend en outre un affichage au niveau du compte de messagerie émetteur (11) d'au moins une information relative à l'état d'absence déclarée (ABS) et/ou de saturation (SAT) d'au moins un compte de messagerie récepteur (13). 16. Système de gestion de flux de courriels entre une pluralité de comptes de messageries (11,13) comprenant : - des moyens pour déterminer, par une étude statistique de données relatives à au moins un compte de messagerie (11, 13) parmi ladite pluralité de comptes de messagerie (11, 13), au moins un indicateur prédéfini relatif audit compte de messagerie (11, 13) ; - des moyens pour déterminer, en fonction dudit indicateur prédéfini et d'au moins un niveau prédéterminé associé audit indicateur, au moins un index relatif à un état dudit compte de messagerie (11, 13) ; - des moyens pour déclencher, en fonction dudit index et d'un niveau prédéterminé associé audit index, un signal dit d'alarme correspondant audit état dudit compte de messagerie (11, 13) ; et - des moyens pour déclencher au moins une opération, dite de gestion, visant à diminuer quantitativement le flux de- 30 - courriels relatif audit compte de messagerie (11, 13), en fonction dudit signal d'alarme. 17. Système selon la revendication 16, caractérisé en ce qu'il est mis en oeuvre pour la gestion de flux de courriels entre au moins un compte de messagerie émetteur (11) et au moins un compte de messagerie récepteur (13), ladite gestion étant réalisée en fonction d'au moins un index de pollution relatif audit compte émetteur (11) et/ou d'au moins un index de saturation (SAT) relatif audit compte récepteur (13). 18. Système selon la revendication 17, caractérisé en ce qu'il comprend en outre : des moyens pour afficher, au niveau du compte de messagerie émetteur (1:1), au moins une information relative à 15 son état de pollution, et/ou - des moyens pour afficher, au niveau du compte de messagerie émetteur (11) d'au moins une information relative à l'état d'absence déclarée (ABS) et/ou de saturation (SAT) d'au moins un compte de messagerie récepteur (13). 20