Brevet FR3096493A1 — publié le 20201127

Description Titre de l'invention : Système et procédé de validation interne d'invitations ou de cadeaux commerciaux [0001] L'invention s'intéresse au domaine des systèmes ou procédés de traitement de données, spécialement adaptés à des fins administratives et de gestion et plus particulièrement aux systèmes ou procédés de traitement de données pour la gestion des risques, et en particulier des risques de non-conformité aux réglementations anticorruption (FCPA, « UK Bribery Act » ou loi britannique relative à la répression et la prévention de la corruption, Sapin II). [0002] L'invention concerne un procédé de traitement, d'enregistrement et dc validation interne de cadeaux ou invitations commerciaux, ledit procédé étant mis en oeuvre par un système informatique. L'invention concerne en outre un système informatique de traitement d'un enregistrement de cadeaux ou invitations commerciaux permettant de réduire les risques associés à la gestion des enregistrements dc cadeaux ou invitations commerciaux. Technique antérieure [0003] L'échange de cadeaux commerciaux, tels que cadeaux d'entreprise, repas et diver- tissements, est une pratique bien établie qui, utilisée de manière appropriée, peut contribuer à illustrer l'appréciation des partenaires commerciaux. 100041 Généralement de telles pratiques commerciales sont autorisées, à condition qu'elles aient une valeur modeste et ne soient ni données ni reçues dans l'attente, ou en tant que récompense, d'obtention ou de maintien d'activité. Pourtant, bien que les cadeaux commerciaux de bonne foi soient un élément essentiel et bien établi des activités commerciales, ces derniers peuvent être potentiellement constitutifs de pratiques de corruption. 100051 Par conséquent, même si les entreprises peuvent continuer à offrir des marques d'attention à certains de leurs clients, notamment quand les relations entretenues sont cordiales, elles doivent prendre des mesures concrètes pour faire en sorte que leurs cadeaux commerciaux soient conformes aux lois anti-corruption nationales. 100061 En effet, dans un contexte de renforcement de l'application de la loi anti-corruption, qui a entraîné des amendes et des sanctions de plusieurs milliards de dollars au cours des dernières années, les entreprises courent le risque d'être sanctionnées au titre d'une non-conformité aux lois anti-corruption si leurs dépenses en marketing et en divertissement ne sont pas maitrisées. 100071 Les risques juridiques sont considérables et au surplus d'autres risques tels que de ré- putation, financiers et commerciaux ne sont pas à négliger. Ces risques peuvent sé- 2 ricusement compromettre les activités de l'entreprise et donner lieu à des poursuites pénales à l'encontre des employés et de l'entreprise elle-même. [0008] Ainsi, les employés doivent se conformer aux dispositions des lois nationales régissant l'acceptation des cadeaux commerciaux. [0009] Etant donné les risques potentiels associé à ces pratiques, la plupart des entreprises mettent en place des systèmes d'enregistrement et de suivi des cadeaux commerciaux pour identifier et prévenir toute dérive. [0010] Ce travail est souvent complexe, en particulier pour les entreprises internationales, car elles doivent prendre garde à bien prendre en considération l'identité de la personne concernée d'une part et son territoire, telle qu'une zone géographique définie, d'autre part. [0011] En effet, des cadeaux à l'intention de fonctionnaires nationaux et étrangers ou de salariés d'entreprise public n'auront pas la même implication que des cadeaux à l'attention ou provenant de salariés d'entreprises privées. En outre, les lois nationales varient en fonction des pays considérés. [0012] Un nombre croissant de réglementations, nationales et de plus en plus récentes, sont conçues pour lutter contre la corruption. En outre la portée de telles règlementation devient de plus en plus large. [0013] Un des premiers exemples peut être le « Foreign Corrupt Practices Act » (FCPA - pouvant être traduit par Loi sur les Pratiques de Corruption Étrangères) qui est une loi fédérale américaine de 1977. En règle générale, la FCPA interdit d'offrir, de payer, de promettre de payer ou d'autoriser le paiement d'argent, de cadeaux ou de tout autre objet de valeur à un agent étranger (fonctionnaire ou employé d'une entreprise publique ou administrée par l'État) pour influencer directement ou indirectement tout acte ou toute décision ou pour rechercher un avantage indu pour aider la société à obtenir ou à conserver des activités. [0014] Aujourd'hui, la question de la corruption a été largement débattue et a fait l'objet de réglementation globales ensuite appliquée au sein de chaque nation. Par exemple, en janvier 2017, 41 pays (dont tous les membres de l'OCDE - Organisation de coopération et de développement économiques) ont ratifié un accord international qu'est la convention sur la lutte contre la corruption d'agents publics étrangers dans les transactions commerciales internationales. [0015] En France, les exigences de transparence sont réglementées par plusieurs ensembles de réglementations régissant l'octroi de cadeaux, de remises et d'autres incitations notamment en faveur des professionnels de la santé. [0016] Il existe des dispositifs de type registre physique ou virtuels dans la plupart des en- treprises permettant de suivre les cadeaux commerciaux reçus ou proposés. Il existe également des systèmes globaux de gestion des risques (AU2019100261) mais ceux-ci 3 trop généraux ne permettent pas réduire le temps consommé par les employés sur ces aspects de gestion d'enregistrement de cadeau commerciaux. [0017] Ainsi, il existe un besoin pour des dispositifs ou des procédés permettant de faciliter le suivi et le contrôle de ces cadeaux. En outre, le système doit pouvoir générer une information adéquate quelles que soit les parties concernées ainsi qu'en fonction des particularités de leur situation. [Problème technique] [0018] L'invention a donc pour but de remédier aux inconvénients de l'art antérieur. En par- ticulier, l'invention a pour but de proposer un procédé de traitement d'un enregistrement de cadeau ou invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e), par un utilisateur, ledit procédé étant rapide et simple à mettre en oeuvre, et permettant de satisfaire aux obligations des entreprises vis-à-vis des différentes législations nationales en relation avec les cadeaux commerciaux, anticiper les exigences sectorielles, tout en ne consommant que peu de ressources humaines grâce à un traitement semi automatisé. [0019] L'invention a en outre pour but de proposer un système informatique de traitement d'un enregistrement de cadeau ou d'une invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e), par un utilisateur. [Brève description de l'invention] [0020] A cet effet, l'invention porte sur un procédé de traitement d'un enregistrement de cadeau ou d'une invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e), par un utilisateur, ledit procédé étant mis en oeuvre par un système informatique comprenant un module de traitement, une base de données de correspondance entre seuils prédéterminés et territoires et une base de données de correspondance entre utilisateurs et manageurs, ledit procédé comprenant les étapes de : - réception, par le module de traitement, d'un enregistrement d'un cadeau ou d'une invitation commercial(e) fourni(c), ou reçu(e), par un utilisateur, ledit enregistrement comprenant des valeurs de : - personne destinataire du cadeau commercial, et/ou personne émettrice du cadeau commercial, prix estimatif du cadeau commercial, ten-itoire concerné, secteur d'activité, et date ; comparaison, par le module de traitement, de la valeur du prix estimatif du cadeau ou de l'invitation commercial(e) fournie), ou reçu(e) à une valeur de seuil prédéterminé en fonction du tenitoire, ladite valeur de seuil pré- déterminé en fonction du territoire étant enregistrée dans la base de données de correspondance entre seuils prédéterminés et territoires, génération d'une notification à un client utilisateur lorsque la valeur du prix estimatif du cadeau ou de l'invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e) est inférieure ou égale à la valeur de seuil prédéterminé en fonction du territoire et modification, par le module de traitement, de l'enregistrement de façon à y ajouter une donnée de statut approuvé ; génération d'une notification à un client manageur lorsque la valeur du prix estimatif du cadeau ou de l'invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e) est supérieure à la valeur de seuil prédéterminé en fonction du territoire, ledit client manageur étant identifié à partir de la base de correspondance entre utilisateurs et manageurs ; génération d'une notification, par le module de traitement, à la réception d'une transmission de réponse générée par le client manageur ; et modification de l'enregistrement reçu de façon à y ajouter une donnée de statut approuvé lorsque la transmission de réponse du client manageur comprend une valeur indicatrice d'approbation et une donnée de statut rejeté lorsque la transmission de réponse du client manageur comprend un indicateur de rejet. [0021] L'utilisation d'une base de données de correspondance pour le traitement de la valeur du prix estimatif permet de mettre en place un système serni automatisé ne consommant que peu de ressources humaines et sécurisant les traitements. En outre, la prise en compte du secteur d'activité permet d'anticiper les traitements différentiels internes ou légaux en fonction des secteurs d'activité concernés. [0022] Selon d'autres caractéristiques optionnelles du procédé : [0023] - il comporte une étape de comparaison de la donnée de secteur d'activité et des valeurs prédéterminés de secteur d'activité enregistrées dans une base de données de secteur cl' activité sensibles et lorsqu'une correspondance est identifiée alors une notification est envoyée de préférence à un client contrôleur. En effet, certains secteurs d'activité nécessitent une attention particulière et ces particularités, faute de prise en compte des secteurs d'activité, ne sont pas traitées par les procédés existants. Cela permet avantageusement d'extraire et d'analyser les données statistiques par un opérateur clans le but de renforcer le dispositif de prévention des risques de l'entreprise. Ainsi, la notification peut être envoyé à tout client adapté à sa réception. [0024] - il comporte en outre, avant l'étape de comparaison de la valeur du prix estimatif du cadeau ou de l'invitation commercial(e), une étape de transformation de la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial(e)sur la base de données contenues dans une base de données de correspondance entre devises. [0025] - il comporte avant l'étape de réception d'un enregistrement, la transmission au client utilisateur d'un formulaire à renseigner. En outre, de façon avantageuse, le formulaire est configure pour afficher le seuil prédéterminé une fois la valeur du territoire renseignée. Cela permet d'accélérer le renseignement du formulaire. [0026] - il comporte une étape d'enregistrement des enregistrements reçus comportant une donnée de statut dans un module de stockage. [0027] - il comporte une étape de réception d'une valeur d'identifiant d'utilisateur et de sélection dans le module de stockage de tous les enregistrements reçus comportant une donnée de statut et comportant une valeur d'identifiant d'utilisateur identique à la valeur d'identifiant d'utilisateur réceptionnée. Ainsi, il sera possible de rapidement vérifier les cadeaux ou invitations commerciaux impliquant un utilisateur particulier. [0028] - il comporte une étape de réception d'une valeur de secteur d'activité et de sélection dans le module de stockage de tous les enregistrements reçus comportant une donnée de statut et comportant une valeur de secteur d'activité à la valeur de secteur d'activité réceptionnée. Ainsi, alors que certains secteurs d'activité nécessitent une attention particulière, un contrôleur ou un manageur, via un client adapté, pourra consulter rapidement les cadeaux ou invitations commerciaux pouvant être problématiques. [0029] - il comporte la génération d'un fichier imprimable comportant pour un enre- gistrement de cadeau ou d'invitation commercial(e) effectué(e), ou reçu(e), des valeurs de : personne destinataire du cadeau commercial, et/ou personne émettrice du cadeau commercial, prix estimatif du cadeau commercial, territoire concerné, secteur d'activité, date ; et statut. [0030] Ainsi, par exemple via un client utilisateur, il sera possible d'imprimer l'enregistrement et de conserver une trace de la déclaration associée ainsi que de son statut. [0031] L'invention porte en outre sur un programme d'ordinateur, ou produit programme d'ordinateur, comprenant des instructions pour mettre en oeuvre un procédé selon l'invention. [0032] L'invention porte en outre sur un système informatique de traitement d'un enre- gistrement de cadeau ou invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e), par un utilisateur, ledit système informatique comprenant un module de traitement, une base de données de correspondance entre seuils prédéterminés et territoires et une base de données de correspondance entre utilisateurs et manageurs, ledit module de traitement 6 étant configure pour : recevoir un enregistrement d'un cadeau ou invitation commercial(e) fourni, ou reçu(e), par un utilisateur, ledit enregistrement comprenant des valeurs dc : personne destinataire du cadeau commercial, et/ou personne émettrice du cadeau commercial, prix estimatif du cadeau commercial, territoire concerné, secteur d'activité, et date ; comparer la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial( e) à une valeur de seuil prédéterminé en fonction du territoire, ladite valeur de seuil prédétermine en fonction du territoire étant enregistrée dans la base de données de correspondance entre seuils prédéterminés et territoires, générer une notification à destination d'un client utilisateur lorsque la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial(e) est inférieure ou égale à la valeur de seuil prédéterminés en fonction du territoire et modification, par le module de traitement, de l'enregistrement de façon à y ajouter une donnée de statut approuvé ; générer une notification à destination d'un client manageur lorsque la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial(e) est supérieure à la valeur de seuil prédéterminés en fonction du territoire, ledit client manageur étant identifié à partir de la base de correspondance entre utilisateurs et manageurs ; générer une notification, par le module de traitement, à la réception d'une transmission de réponse générée par le client manageur ; et modifier l'enregistrement reçu de façon à y ajouter une donnée de statut approuvé lorsque la transmission de réponse du client manageur comprend une valeur indicatrice d'approbation et une donnée de statut rejeté lorsque la transmission de réponse du client manageur comprend un indicateur de rejet. [0033] D'autres avantages et caractéristiques de l'invention apparaitront à la lecture de la description suivante donnée à titre d'exemple illustratif et non limitatif, en référence aux Figures annexées : [0034] [fig.1] représente un schéma d'un procédé de traitement d'enregistrement selon l'invention ; [0035] [fig.2] représente un mode de réalisation d'un procédé de traitement d'un enre- gistrement de cadeau ou invitation commercial(e) ; [0036] [fig.3] représente une étape d'analyse des cadeaux ou invitations commerciaux par utilisateur d'un procédé de traitement selon l'invention ; 7 100371 Ifie.41 représente une étape d'analyse des cadeaux ou invitations commerciaux par secteur d'activité d'un procédé de traitement selon l'invention ; [0038] [fig.5] représente un schéma d'un système selon l'invention ; [0039] [fig.6] représente une interface graphique selon l'invention. [0040] Des aspects de la présente invention sont décrits en référence à des organigrammes et / ou à des schémas fonctionnels de procédés, d'appareils (systèmes) et de produits de programme d'ordinateur selon des modes de réalisation de l'invention. [0041] Sur les figures, les organigrammes et les schémas fonctionnels illustrent l'architecture, la fonctionnalité et le fonctionnement d'implémentations possibles de systèmes, de procédés et de produits de programme d'ordinateur selon divers modes de réalisation de la présente invention. A cet égard, chaque bloc dans les organigrammes ou blocs-diagrammes peut représenter un système, un dispositif, un module ou un code, qui comprend une ou plusieurs instructions exécutables pour mettre en oeuvre la ou les fonctions logiques spécifiées. Dans certaines implémentations, les fonctions associées aux blocs peuvent apparaître dans un ordre différent que celui indiqué sur les figures. Par exemple, deux blocs montrés successivement peuvent, en fait, être exécutés sensiblement simultanément, ou les blocs peuvent parfois être exécutés dans l'ordre inverse, en fonction de la fonctionnalité impliquée. Chaque bloc des schémas de principe et/ou de l'organigramme, et des combinaisons de blocs dans les schémas de principe et / ou l'organigramme, peuvent être mis en oeuvre par des systèmes matériels spéciaux qui exécutent les fonctions ou actes spécifiés ou effectuer des combinaisons de matériel spécial et d'instructions informatiques. [Description de l'invention] [0042] Dans la suite de la description, le terme « utilisateur » correspond par exemple à un employé, il est associé à l'enregistrement du cadeau ou invitation commercial(c) en le sens où il est susceptible d'émettre ou de recevoir un tel cadeau commercial. Il peut y être associé par l'intermédiaire d'un identifiant unique. [0043] L'expression « cadeau ou invitation commercial(e) » correspond au sens de l'invention à un cadeau d'entreprise (i.e. un objet), des produits alimentaires ou encore une invitation. [0044] L'expression « système informatique » correspond au sens de l'invention à un ensemble de structures informatiques (i.e. dispositifs informatiques) apte à faire fonctionner une application ou une chaine applicative. Le système informatique peut être un ou plusieurs serveurs, il peut par exemple être composée d'un serveur de présentation, d'un serveur métier et d'un serveur de données. De façon préférée, le système informatique est un serveur. [0045] Le terme « client » au sens de l'invention correspond à un ensemble logiciel et/ou matériel interagissant avec le système informatique selon l'invention. Il peut s'agir d'un 8 logiciel manipulé par une personne. Le client peut donc correspondre à l'ordinateur depuis lequel les demandes sont envoyées ou encore au logiciel qui contient des instructions relatives lui permettant d'interagir avec le système informatique selon l' invention. [0046] On entend par « traiter calculer », « exécuter », « déterminer » «afficher », « extraire », « comparer » ou plus largement « opération exécutable », au sens de l'invention, une action effectuée par un dispositif ou un processeur sauf si le contexte indique autrement. À cet égard, les opérations se rapportent à des actions et / ou des processus d'un système de traitement de données, par exemple un système informatique ou un dispositif informatique électronique, qui manipule et transforme les données représentées en tant que quantités physiques (électroniques) dans les mémoires du système informatique ou d'autres dispositifs de stockage, de transmission ou d'affichage de l'information. Ces opérations peuvent se baser sur des applications ou des logiciels. [0047] Les termes ou expressions REVENDICATIONSProcédé (100) de traitement d'un enregistrement de cadeau ou invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e), par un utilisateur, ledit procédé étant mis en oeuvre par un système (1) informatique comprenant un modifie (10) de traitement, une base de données de correspondance (21) entre seuils prédéterminés et territoires et une base de données de correspondance (22) entre utilisateurs et manageurs, ledit procédé comprenant les étapes de : - réception (110), par le modifie (10) de traitement, d'un enregistrement d'un cadeau ou invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e), par un utilisateur, ledit enregistrement comprenant des valeurs de : - personne destinataire du cadeau commercial, et/ou personne émettrice du cadeau commercial, - prix estimatif du cadeau commercial, - territoire concerné, - secteur d'activité, et - date ; - comparaison (120), par le module (10) de traitement, de la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation corminercial(e)à une valeur de seuil prédéterminé en fonction du territoire, ladite valeur de seuil prédéterminé en fonction du territoire étant enregistrée dans la base de données de correspondance (21) entre seuils prédéterminés et territoires, - génération (130) d'une notification à destination d'un client (2) utilisateur lorsque la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial(e) est inférieure ou égale à la valeur de seuil prédéterminé en fonction du tenitoire et modification (135), par le module (10) de traitement, de l'enregistrement de façon à y ajouter une donnée de statut approuvé - génération (140) d'une notification à destination d'un client (3) manageur lorsque la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial(e) est supérieure à la valeur de seuil prédéterminé en fonction du territoire, ledit client (3) manageur étant identifié à partir de la base de correspondance (22) entre utilisateurs et manageurs ; - génération (150) d'une notification, par le module (10) de traitement, à la réception d'une transmission de réponse générée par le client (3) manageur ; et - modification (160) de l'enregistrement reçu de façon à y ajouter une 18 donnée de statut approuvé lorsque la transmission de réponse du client (3) manageur comprend une valeur indicatrice d'approbation et une donnée de statut rejeté lorsque la transmission de réponse du client (3) manageur comprend un indicateur de rejet. [Revendication 2] Procédé selon la revendication 1 caractérisé en ce qu'il comporte en outre une étape de comparaison de la donnée de secteur d'activité et des valeurs prédéterminés de secteur d'activité enregistrées dans une base de données de secteur d'activité sensibles et lorsqu'une correspondance est identifiée cc qui permet d'extraire et de faire analyser les données statistiques par les équipes d'expert conformité dans le but de renforcer le dispositif de prévention des risques de l'entreprise [Revendication 3] Procédé selon l'une des revendications 1 ou 2, caractérisé en ce qu'il comporte en outre, avant l'étape de comparaison (120) de la valeur du prix estimatif du cadeau commercial, une étape de transformation de la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial(e)sur la base de données contenues dans une base de données de correspondance (23) entre devises. [Revendication 4] Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 3, caractérisé en ce qu'il comporte avant l'étape de réception (110), la transmission (104) au client (2) utilisateur d'un formulaire à renseigner. [Revendication 5] Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 4, caractérisé en ce qu'il comporte une étape d'enregistrement des enregistrements reçus comportant une donnée de statut dans un module (20) de stockage. [Revendication 6] Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 5, caractérisé en ce qu'il comporte une étape de réception (171) d'une valeur d'identifiant d'utilisateur et de sélection dans le module de stockage de tous les enregistrements reçus comportant une donnée de statut et comportant une valeur d'identifiant d'utilisateur identique à la valeur d'identifiant d'utilisateur réceptionnée. [Revendication 7] Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 6, caractérisé en ce qu'il comporte une étape de réception (181) d'une valeur de secteur d'activité et de sélection dans le module de stockage de tous les enregistrements reçus comportant une donnée de statut et comportant une valeur de secteur d'activité à la valeur de secteur d'activité réceptionnée. [Revendication 8] Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 7, caractérisé en ce qu'il comporte la génération d'un fichier imprimable comportant pour un enregistrement de cadeau ou invitation commercial(e)effectué, ou reçu, des valeurs de : 19 [Revendication 9] [Revendication 10] - personne destinataire du cadeau commercial, et/ou personne émettrice du cadeau commercial, - prix estimatif du cadeau commercial, - territoire concerné, - secteur d'activité, - date ; et - statut. Produit programme d'ordinateur comprenant des instructions pour mettre en oeuvre un procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 8. Système (1) informatique de traitement d'un enregistrement de cadeau ou invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e), par un utilisateur, ledit système (1) informatique comprenant un module (10) de traitement, une base de données de correspondance (21) entre seuils prédéterminés et territoires et une base de données de correspondance (22) entre utilisateurs et manageurs, ledit module (10) de traitement étant configure pour : - Recevoir un enregistrement d'un cadeau ou invitation commercial(e) fourni(e), ou reçu(e), par un utilisateur, ledit enregistrement comprenant des valeurs de : - personne destinataire du cadeau commercial, et/ou personne émettrice du cadeau commercial, - prix estimatif du cadeau commercial, - territoire concerné, - secteur d'activité, et - date ; - Comparer la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation corminercial(e) à une valeur de seuil prédéterminé en fonction du territoire, ladite valeur de seuil prédéterminé en fonction du territoire étant enregistrée dans la base de données de correspondance (21) entre seuils prédéterminés et territoires, - Générer une notification à destination d'un client (2) utilisateur lorsque la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial(e) est inférieure ou égale à la valeur de seuil prédéterminés en fonction du territoire et modification (135), par le module (10) de traitement, de l'enregistrement de façon à y ajouter une donnée de statut approuvé ; - Générer une notification à destination d'un client (3) manageur lorsque la valeur du prix estimatif du cadeau ou invitation commercial(e) est su- 20 péricure à la valeur de seuil prédéterminés en fonction du territoire, ledit client (3) manageur étant identifié à partir de la base de correspondance (22) entre utilisateurs et manageurs ; - Générer une notification, par le module (10) de traitement, à la réception d'une transmission de réponse générée par le client (3) manageur ; et - Modifier l'enregistrement reçu de façon à y ajouter une donnée de statuts approuvé lorsque la transmission de réponse du client (3) manageur comprend une valeur indicatrice d'approbation et une donnée de statuts rejeté lorsque la transmission de réponse du client (3) manageur comprend un indicateur de rejet.