Brevet FR3063159A1 — publié le 20180824

- 1 - La présente invention concerne la génération automatique d'écritures de stocks et d'écritures comptables à travers l'utilisation de logiciel de reconnaissance des caractères (type OCR) en scannant une facture. La saisie des écritures de stocks est aujourd'hui manuelle, elle consiste en la saisie des informations indiquées sur la facture par un opérateur de saisie ou un comptable, par conséquent, les utilisateurs s'exposent à des problèmes de fautes de frappes, d'erreurs et de temps perdus à la saisie. De même que pour les écritures comptables, celles-ci sont saisies manuellement par des comptables ou aides-comptables, leur écriture peut être simplifiée mais ne peuvent pas être automatisées. Encore une fois, les utilisateurs s'exposent à des erreurs de saisies, et un temps d'exécutions plus ou moins long selon le volume des factures à traiter. Le dispositif selon l'invention permet de remédier à ses inconvénients. Il comporte en effet selon une première caractéristique, la liaison avec un logiciel de reconnaissance, en effet l'utilisateur final pourra choisir le logiciel le plus performant en fonction de son besoin. Cette liaison avec les différents logiciels sur le marché permet à l'utilisateur une plus grande flexibilité sur la reconnaissance des caractères. Ainsi quand l'utilisateur aura des soucis de reconnaissances avec un logiciel il pourra en obtenir un autre pour améliorer la qualité de traitement des caractères. Le seconde caractéristique est la définition des paramètres de retranscription des données, l'utilisation d'un logiciel seul ne fait pas l'invention. Il faut que les caractères soient retranscrits correctement, il y a deux types de retranscription ; La première retranscription sert à la génération automatique des stocks à travers des données cibles telles que : le nom du fournisseur, la date de facture, le numéro de facture, le code du produit, le nom du produit, son conditionnement, sa quantité par unité, son prix unitaire, sa TVA. Ces données cibles appelés labels seront eux-mêmes définis par un ensemble de mots clés qui sont propres à chacun et définit par I ' utilisateur. - La seconde retranscription sert à la génération automatique des écritures comptables à travers des données cibles telles que : le nom du fournisseur, la date de facture, le numéro de facture, le nom du produits, son prix unitaire ainsi que son taux de tva. Ces données cibles appelées labels sont également défmies par un ensemble de mot clés qui sont propres à chacun et définis par l'utilisateur. La troisième caractéristique est l'interface utilisateur pour le paramétrage, elle permet à l'utilisateur de définir un ensemble de mot clés, pour chaque label reconnu (aussi bien pour la partie stock et la partie génération des écritures). Un paramétrage « défaut » sera prévu dans le programme afin de faciliter l'utilisation à l'utilisateur. Cet écran pourra être mis à jour en temps réel par l'utilisateur. La quatrième caractéristique, est l'interface de contrôle qui permet à l'utilisateur de vérifier les informations retranscrits par le système de reconnaissance et de générations automatiques d'écritures comptables et de stocks. L'utilisateur aura un écran de contrôle où il pourra voir les données récupérées, mais également les données « non retranscrites » car des éléments de contrôle ou nécessaires à la retranscription seraient manquants, il peut alors les modifier pour générer l'information correspondante. Les dessins annexés illustrent l'invention : 3063159 - 2 - La figure 1 représente le schéma de l'utilisateur pour la sélection de son logiciel de reconnaissance de caractère type OCR. La figure 2 représente le schéma de paramétrage des labels, mots clés et comptes comptables nécessaires 5 à la retranscription des données. La figure 3 représente le schéma de lecture des données reconnues avec le logiciel de reconnaissance. La figure 4 représente le schéma complet lors du scan d'une facture. En référence à ces dessins, le dispositif comporte un écran de paramétrage des logiciels de reconnaissance des caractères (type OCR) (1), dont l'utilisateur peut modifier le choix. 10 L'utilisateur se munira d'une ou de plusieurs factures fournisseurs qu'il souhaite scanner et retranscrire (Stocks ou écritures comptables), il définit tout d'abord le logiciel de reconnaissances de caractères, documents et indiquera le choix de traitement (stock et/ ou écritures comptables),Il pourra vérifier les information retranscrites via son écran de contrôle, et pourra soit valider les factures ou reprendre plus tard la validation des données, afin de minimiser le risque d'erreurs de saisie. 15 Le dispositif selon l'invention est destiné à toutes les personnes qui saisissent des stocks ou des écritures comptables manuellement. SAVBFR 201747_0000000006 REVENDICATIONS1) Dispositif pour la génération automatique de stocks ou d'écritures comptables caractérisé en ce qu'il comporte par un logiciel de reconnaissance de caractères (type OCR), un écran de paramétrage du choix du logiciel, un écran de paramétrage des labels, mots clés et des comptes du plan comptable utilisé, un écran de restitution des données avec contrôle des anomalies relevées.