Brevet FR3056799A1 — publié le 20180330

SYSTÈME DE COLLECTE ET DE TRAITEMENT DE DONNÉES POUR L'ESTIMATION EN TEMPS RÉEL D'UN INDICATEUR GLOBAL DE TENSION DE TRÉSORERIE DOMAINE DE L'INVENTION ET ETAT DE LA TECHNIQUE La présente invention concerne le domaine général du contrôle et du suivi de l'équilibre financier des entreprises par la trésorerie. Elle propose notamment un système de collecte et de traitement de données, notamment de type comptables et bancaires, pour l'estimation en temps réel d'un indicateur global de tension de trésorerie. Les systèmes comptables actuels à destination des PME ne permettent pas d'anticiper en temps réel les défaillances d'entreprise. Les experts-comptables et les conseils financiers fournissent des analyses basées sur une batterie de ratios financiers peu compréhensibles pour un dirigeant d'entreprise non initié et calculés à partir des bilans produits sous un délai le plus souvent supérieurs à trois mois. En cas de difficulté, le dirigeant d'entreprise se trouve confronté à des insuffisances de trésorerie non anticipées. Or la rupture de trésorerie représente le facteur déclenchant des défaillances d'entreprise. Sans indicateur en temps réel et sans alerte, le dirigeant d'entreprise n'est pas en mesure de prendre suffisamment tôt les mesures correctrices qui pourraient sauver son entreprise. EXPOSE GENERAL DE L'INVENTION Le système proposé permet de remédier à cet inconvénient. Notamment, selon un aspect, Le système proposé fournit automatiquement et en temps réel (par exemple sur une échelle de 0 à 10) un indicateur de la tension exercée par les flux financiers liés à l'exploitation d'une entreprise sur sa trésorerie. Cet indicateur est choisi pour constituer un indicateur global et instantané de la santé financière des entreprises. Ainsi, le système traite l'information administrative des entreprises captée ou transformée dans sa forme numérique directement en écritures comptables à partir de moyens de traitement/calcul d'un cerveau électronique doté d'algorithmes d'intelligence artificielle, de 3056799 2 mémoire et d'expérience. Il s'agit donc d'un procédé global d'échanges de données dans leurs formes numériques entre les différents acteurs du système, entreprise, expert-comptable, fournisseurs, clients, banques, aboutissant à la production d'un indicateur unique et global de la santé financière de l'entreprise calculé en temps réel à chaque nouvelle information entrante au 5 sein du système et restitué instantanément au chef d'entreprise. Plus précisément, selon un aspect l'invention propose un outil de collecte et de traitement de données, comportant : - des moyens de collecte de données administratives transmises sous forme 10 numérique, - des moyens de reconnaissance optique de caractères pour le traitement de pièces comptables papier, - des moyens de traitement adaptés pour d'une part transformer ces données et ces pièces en écritures comptables et d'autre part pour positionner automatiquement les 15 engagements correspondant dans des échéanciers, - des moyens de collecte de données bancaires, - des moyens de traitement adaptés pour établir un état de rapprochement bancaire en fonction de ces données bancaires, - des moyens pour afficher à un utilisateur en temps réel un indicateur caractéristique 20 de la tension de trésorerie, ledit indicateur étant calculé par une formule alimentée par une combinaison de données produites par le système. Un tel système est avantageusement complété par les différentes caractéristiques suivantes prises seules ou en combinaison : 25 - les moyens de traitement sont adaptés pour calculer l'indicateur comme un ratio estimé sur une échelle de valeur de 0 à 10, - les moyens de traitement sont adaptés pour calculer l'indicateur comme un ratio fonction des quatre composantes suivantes : - des dettes non réglées à leurs échéances normales, 30 - du solde maximum comptable prévisionnel négatif sur une période donnée, - des dettes à échéance de la même période qui rendraient le solde comptable négatif à la date du jour, - de la variation négative du fonds de roulement prévisionnel hors éléments non courants sur une période plus longue, 3056799 3 - les moyens de traitement sont adaptés pour calculer l'indicateur de tension de trésorerie comme égal à la somme multipliée par dix desdites quatre composantes divisée par le Chiffre d'affaire hors taxe sur la période plus longue, - les moyens de traitement sont adaptés pour calculer l'indicateur en prenant en compte le 5 solde comptable prévisionnel négatif à quinze jours, la période plus longue étant quant à elle de deux mois, - les moyens pour afficher à un utilisateur en temps réel un indicateur caractéristique de la tension sur la trésorerie sont adaptés pour afficher sur le même écran un graphe de l'évolution du résultat de l'indicateur au cours des mois passés, 10 - les moyens pour afficher à un utilisateur en temps réel un indicateur caractéristique de la tension sur la trésorerie sont adaptés pour afficher sur le même écran un graphe de l'évolution des dépenses et des recettes et de la trésorerie sur plusieurs mois antérieurs et sur plusieurs mois suivants, - les moyens pour afficher à un utilisateur en temps réel un indicateur caractéristique de la 15 tension sur la trésorerie sont adaptés pour afficher sur le même écran une représentation de la trésorerie quotidienne. DESCRIPTION DES FIGURES D'autres avantages et caractéristiques de l'invention apparaîtront à la lecture de la description 20 suivante donnée à titre d'exemple illustratif et non limitatif, en référence aux Figures annexées qui représentent : - La Figure 1 illustre une architecture générale possible pour un système conforme à l'invention ; - La Figure 2 illustre différentes configurations de traitement qui peuvent être mises en 25 oeuvre par un système conforme à l'invention pour obtenir les données nécessaires à l'estimation de l'indicateur global de tension de trésorerie; - La Figure 3 illustre différentes configurations de traitement des données bancaires ; - La Figure 4 illustre un traitement de vérification de cohérence possible ; - La Figure 5 illustre un affichage possible, notamment pour l'indicateur. 30 DESCRIPTION DETAILLEE DE L'INVENTION La figure 1 fournit l'architecture générale du système d'échanges de données entre les différents acteurs. Le système s'affranchit de la comptabilisation des écritures dans les journaux. Ce sont les 35 actes administratifs (exemple : régler une facture) qui remplissent les journaux des écritures. 3056799 4 Le système gère à travers son OCR et son cerveau électronique l'interprétation des pièces papier scannées par les entreprises afin, d'une part, de générer les écritures comptables et, d'autre part, de positionner les engagements dans des échéanciers. 5 Le système extrait l'essentiel de son besoin d'informations du traitement des banques. Il a donc été nécessaire d'imaginer un procédé automatique et en temps réel assurant le traitement simultané des 7 grandes étapes réalisées dans un système classique de traitement comptable des banques sur plusieurs mois pour aller de la comptabilisation sur un journal jusqu'à la révision des comptes. 10 Les 7 étapes réalisées simultanément sont les suivantes : Choix du journal de banque, collecte des données bancaires et rapprochement avec la comptabilité, imputation comptable des écritures dans les journaux auxiliaires de banque, mise à jour des grands livres, lettrage par rapprochement des factures clients fournisseurs et des 15 règlements, établissement de l'état de rapprochement bancaire, mise à jour de l'échéancier. Le système obtient donc un résultat obligatoirement exact puisque la révision est intégrée dans le procédé et en temps réel. 20 Pour aboutir à cette automatisation, le procédé identifie 4 possibilités qui génèrent 16 variantes dans le système (24). Ces 16 variantes sont traitées par l'intermédiaire de 3 paramètres et de 7 fonctions qui se combinent pour s'adapter automatiquement à chacun des 16 cas. 25 Les 3 paramètres nécessaires pour initialiser le système sont : / Etat de rapprochement ou comptabilité basée sur le relevé bancaire, / Collecte des données bancaires automatique ou manuelle, 30 / Synchronisation avec les progiciels de cabinet en aller-retour (les écritures du progiciel du cabinet sont synchronisées avec celles produites automatiquement par le système) ou envoi d'écritures sans synchronisation vers le progiciel. La 4ème possibilité représentée par le choix entre la 1ère connexion et les connexions itératives est 35 détectée automatiquement par le système. 3056799 5 Les 7 fonctions sont les suivantes : Fonction A : Initialisation collecte automatique avec synchronisation 5 Fonction B : Enregistrement en compte d'attente d'un écart inexpliqué entre le solde en comptabilité et le solde en banque Fonction C : Etat de rapprochement bancaire Fonction D : Initialisation du système avec collecte manuelle des données bancaires Fonction E : intégration itérative des données bancaires avec collecte automatique 10 Fonction F : intégration itérative des données bancaires avec collecte manuelle Fonction G : initialisation du solde en comptabilité sans synchronisation Le détail des 7 fonctions est fourni en annexe. 15 La synthèse de l'utilisation combinée des 7 fonctions pour traiter les 16 cas est fournie en figure 2. Le procédé de traitement des banques consiste à classer par catégorie l'ensemble des données utiles au système en 7 tableaux distincts décrits en figure 3. Ces données sont reliées entre elles par des calculs de 7 soldes utiles assurant la cohérence des données entre elles (figure 4). 20 La vérification de la cohérence des soldes est résumée dans le tableau de la figure 4. Cet écran s'affiche par défaut quand le système détecte une incohérence entre les 7 soldes utiles et appelle l'intervention humaine. 25 Le système détermine un coefficient de 0 à 10 à partir d'une formule dont les éléments sont fournis par le système. 30 Le système est composé de 4 indicateurs : / L'indicateur global de tension de trésorerie sur son échelle de valeurs de 0 à 10 / La position quotidienne de la trésorerie pour chacune des banques obtenue automatiquement en temps réel sur les portails bancaires / Un graphe de l'évolution de l'indicateur de tension de trésorerie au cours des mois passés 3056799 6 / Un graphe de l'évolution des dépenses recettes et de la trésorerie par cumul de l'ensemble des comptes bancaires pour les 3 mois antérieurs et la projection des 3 mois suivants. 5 La restitution en temps réel de ces 4 indicateurs sera visible pour l'utilisateur sur tout support, ordinateur, tablette, smartphone, appli ou site Web. Les 4 indicateurs sont présentés en figure 5. Le système va utiliser les données de T2 figurant en figures 1 et 3 et les échéanciers de dettes et de créances en figure 1 pour déterminer automatiquement la tendance des dépenses recettes 10 bancaires sur les 3 mois à venir. Les données de T2 sont triées sur une double ventilation automatique : / Les imputations comptables classiques nécessaires pour la comptabilité générale et analytique 15 / Les éléments utiles pour les calculs de l'indicateur de tension de trésorerie Pour les besoins de l'indicateur de tension de trésorerie, le système classe les mouvements bancaires (toutes taxes comprises) : 1. En 7 catégories pour les dépenses : 20 Fournisseurs biens et services, Fournisseurs immobilisations, Dettes sociales, Dettes fiscales, Salaires nets, 25 Remboursement d'emprunts, Autres dépenses. 2. En 3 catégories pour les recettes : Encaissement clients, 30 Emprunts souscrits, Autres recettes. La ventilation sur ces 7 catégories est automatique, elle est effectuée car le système a connaissance sur chaque ligne de dépenses ou de recettes figurant sur les banques, des 3056799 7 imputations comptables qui ont été opérées dans l'enregistrement automatique des factures par le cerveau électronique. La projection des dépenses recettes et de la trésorerie sur les 3 mois à venir est calculée par une 5 combinaison de la tendance observée sur les 3 mois antérieurs des données ci-dessus et de l'évolution des échéanciers de créances et de dettes fournis par le système. Aucune préparation n'est nécessaire, le système calcule cette tendance en temps réel sans intervention humaine à partir des seules données fournies par le système. 10 Le graphe de restitution figure en figure 5 : évolution de la trésorerie. L'aboutissement final restitué au client est donc l'indicateur global et instantané de la tension de trésorerie et en conséquence de la santé financière de l'entreprise. 15 II résulte d'une formule de calcul unique composée de l'ensemble des données produites par le système. Quatre éléments sont utiles pour alimenter la formule de calcul : 1. Dettes non réglées à leurs échéances normales 20 2. Solde maximum comptable prévisionnel négatif sur les 15 jours suivants 3. Dettes à échéance de 15 jours qui rendraient le solde comptable négatif à la date du jour dans la limite du solde comptable négatif (1) 4. Variation négative du fonds de roulement prévisionnel hors éléments non courants sur les 2 mois suivants (2) 25 (1) Détail calcul élément 3 - (Solde comptable du jour - 2 des dettes courantes à régler sur les 15 jours suivants) Montant > 0 élément 3 = 0 30 (2) Détail calcul élément 4 - (Variation du fonds de roulement) = (Chiffre d'affaires prévisionnel x marge sur coût variable) - frais fixes (hors dotations aux amortissements et provisions et frais financiers sur emprunts souscrits antérieurement) - remboursement des emprunts bancaires souscrits antérieurement (frais financiers inclus) 35 Si variation du fonds de roulement > 0 élément (4) = 0 3056799 8 Coefficient de tension de trésorerie = 10 X des 4 élements ci-dessus 2 mois de chiffre d'affaires HT Le coefficient est plafonné à 10. Le chiffre d'affaires HT permet d'obtenir une pondération du coefficient de tension de trésorerie 5 en fonction de la taille de l'entreprise. Le résultat de l'indicateur de tension de trésorerie est présenté sur une échelle de 0 à 10. Un résultat de 0 est une tension de trésorerie nulle : l'entreprise est en parfaite santé. Un résultat de 10 est une tension de trésorerie maximale : l'entreprise est au bord de l'état de 10 cessation de paiement. Les résultats de l'indicateur de tension de trésorerie apparaissent sous la forme d'un compteur. Un autre graphe présente l'historique de l'indicateur de tension (voir figure 5). 15 Par hypothèse, le système a fixé un délai de 2 mois pour la variation du fonds de roulement et pour le chiffre d'affaires HT dans la formule de calcul du coefficient de tension. Ces éléments qui ont la nature de variables seront progressivement affinés par l'expérience et par l'analyse à postériori des résultats de l'indicateur de tension de trésorerie en fonction du taux de défaillance des entreprises et ce par secteur d'activité. Le système deviendra donc un indicateur objectif et 20 précis de l'état de santé financière des entreprises quel que soit le secteur d'activité. 3056799 ANNEXE FCTA Fonction initial isation collecte auto avec synchro 9 solde de compta = position du compte 512... dans GL [a], [a], [e] [c] = [d] Sélectionner Un solde [b] da ns SP T5 Si écart de fel - =0 alors Transfert possible T6 FCT B Fonction enregistrement en compte d'attente [dl un écart inexnlinué entre le Solde en compta et le Solde en banane =>Tra nsfert en compte d'attente de [e] - [b] da ns T2/T6 => Débit [c] d'attente, crédit banque => débit banque, crédit [c] d'attente [c] attente avant transfert Si [b] # [e] Si [e] > [b] Si [e] [a] est modifié par écriture [c] attente => [b] ={e] =>Tra nsfert possible T6 Fonction ERB : envoi dans t7 des lignes figurant en T6 non débitées ou créditées en banque =>sélectionner Les lignes dans T6 non débitées ou créditées en banque Le programme les met en italique et les envoi dans T7 FCTC Si [b] # [e] Quand [e], [b] -> Transfert possible dans T6 Si [e] # [b] --> FCT B FCT D Fonction initialisation collecte manuelle des données bancaires [a] = Solde en compta ; [b], [c], [d] =0; [a], [e] Les soldes [b] et [c] Les lignes dans T5 ou import des lignes de banque par OCR dans T5 Que les soldes [b] et [d] sa isis sont présents dans SP T5 et corriger la saisie des lignes le cas échéant [b] et [c] dans SP T5 [c] = [d] Les lignes nouvelles à importer da ns T6 en sélectionnant le solde [b] da ns SP T5 [b], [e] Les lignes figurant sous le solde [b] dans SP T5 sont les lignes nouvelles à transférer Si [b] = [e], [c] = [d] => Transfert possible da ns T6 Sa isir Sa isir Vérifier Valider Sélectionner 3056799 10 ANNEXE FCT E Fonction intégration itérative dans T6 des données bancaires avec collecte auto [c] = [b] + MBC (n+1) - MBD (n+1) [c] = [d] =>transfert auto dans T6 => écran 1 s'affiche à l'ouverture [c} # [d] => corriger les lignes pour aligner [c] et [d] =>Transfert possible dans T6 FCT F Fonction intégration itérative dans T6 des données bancaires avec collecte manuelle Saisir Saisir Sélectionner Vérifier Corriger Le solde [d] Les lignes T5 ou import des lignes de banque par OCR dans T5 les lignes nouvelles à importer dans T6 en selectionnant le solde [b] dans SP T5 =>[b]=[e] Que le solde [c] dans SP T5 =solde [d] Les lignes le cas échéant Si [b] = [e] , [c] = [d] => Transfert possible dans T6 FCT G Fonction initialisation du solde en compta sans synchro Saisir Le solde [f] Calculer [f] - [a], envoyer en OD en écritures non transferables [f] > [a] débit 512,... /crédit 120999 [f] position du compte 512... =(a] = position dans le progiciel cabinet 3056799 11 ANNEXE RÈGLES DE FONCTIONNEMENT 1. Pour tous les calculs des soldes, Trésorerie > 0 = + // Trésorerie REVENDICATIONS1. Système de collecte et de traitement de données, comportant : - des moyens de collecte de données administratives transmises sous forme numérique, - des moyens de reconnaissance optique de caractères pour le traitement de pièces comptables papier, - des moyens de traitement adaptés pour d'une part transformer ces données et ces pièces en écritures comptables et d'autre part pour positionner automatiquement les engagements correspondant dans des échéanciers, - des moyens de collecte de données bancaires, - des moyens de traitement adaptés pour établir un état de rapprochement bancaire en fonction de ces données bancaires, - des moyens pour afficher à un utilisateur en temps réel un indicateur caractéristique de la tension sur la trésorerie, ledit indicateur étant calculé par les moyens de traitement en fonction des données produites par le système en temps réel. 2. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que les moyens de traitement sont adaptés pour calculer l'indicateur comme un ratio estimé sur une échelle de valeur de 0 à 10. 3. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que les moyens de traitement sont adaptés pour calculer l'indicateur comme un ratio fonction des quatre composantes suivantes : - des dettes non réglées à leurs échéances normales, - du solde maximum comptable prévisionnel négatif sur une période donnée - des dettes à échéance de la même période qui rendraient le solde comptable négatif à la date du jour dans la limite du solde comptable négatif - de la variation négative du fonds de roulement prévisionnel hors éléments non courants sur une période plus longue. 4. Système selon la revendication 3, caractérisé en ce que les moyens de traitement sont adaptés pour calculer l'indicateur de tension de trésorerie comme égal à la somme multipliée par dix desdites quatre composantes divisée par le Chiffre d'affaire hors taxe sur la période plus longue plafonné à 10 5. Système selon la revendication 3 ou la revendication 4, caractérisé en ce que les moyens de traitement sont adaptés pour calculer l'indicateur en prenant en compte le solde 3056799 13 comptable prévisionnel négatif à quinze jours, la période plus longue étant quant à elle de deux mois. 6. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que les moyens pour afficher à un utilisateur en temps réel un indicateur caractéristique de la tension sur la trésorerie sont 5 adaptés pour afficher sur le même écran un graphe de l'évolution des résultats de l'indicateur au cours des mois passés. 7. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que les moyens pour afficher à un utilisateur en temps réel un indicateur caractéristique de la tension sur la trésorerie sont adaptés pour afficher sur le même écran un graphe de l'évolution des dépenses et des 10 recettes et de la trésorerie sur plusieurs mois antérieurs et sur plusieurs mois suivants. 8. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que les moyens pour afficher à un utilisateur en temps réel un indicateur caractéristique de la tension sur la trésorerie sont adaptés pour afficher sur le même écran une représentation de la trésorerie quotidienne. 15