Brevet FR3019342A1 — publié le 20151002

La présente invention entre dans le domaine de traitement et de la transmission numériques d'informations. L'invention concerne particulièrement un système de numérisation et de transfert d'informations comptables. La présente invention trouvera une application préférentielle, mais aucunement limitative, dans l'échange numérique d'informations comptables. De manière connue, une entreprise ou une personne morale a l'obligation d'effectuer un suivi comptable de ses activités. Ces entités font alors appel des spécialistes en comptabilité, sous forme d'un service spécialisé en interne ou, plus fréquemment pour des structures de petites et moyennes tailles, à des cabinets spécialisés, comme des cabinets d'experts- comptables. Auparavant, les informations étaient intégralement transmises au format papier. Actuellement, avec l'avancée des technologies de numérisation et de transfert de données numériques, les informations peuvent être transmises par voie numérique, par l'intermédiaire de réseaux de communication. Une solution largement répandue consiste à implanter un dispositif de numérisation, tel un scanner ou un télécopieur, connecté à un terminal, comme un ordinateur. Une telle implantation nécessite l'installation sur ledit terminal d'un logiciel permettant de gérer ledit dispositif de numérisation, à savoir un pilote (ou « driver »). Cette installation peut devenir fastidieuse lors de l'implantation aux niveaux de plusieurs terminaux. Ensuite, lors de la numérisation d'un document, il est nécessaire à l'utilisateur d'effectuer un nommage du fichier résultant de cette numérisation, à savoir le document scanné. Cette opération s'effectue manuellement, entraînant des risques d'erreur de nommage, voire de générer des doublons. Enfin, la transmission s'effectue par envoi, manuellement, 35 par exemple par voie électronique, au moyen d'un courrier électronique ou d'une connexion à un serveur distant. Dans le premier cas, l'expéditeur comme le destinataire doivent enregistrer ou copier manuellement les fichiers reçus, entrainant encore une fois des risques d'erreur. Dans le second cas, la connexion audit serveur nécessite une identification de l'utilisateur, voire une authentification, générant des étapes fastidieuses et les problèmes de sécurité y relatifs. En outre, un tel système ne garantit pas l'exhaustivité des informations transmises, en grande partie en raison d'une intervention humaine. Dès lors, des documents scannés peuvent ne pas parvenir à l'expert, engendrant un défaut dans la comptabilité ou dans ses pièces justificatives. De plus, la sécurité et la confidentialité de ce type de transmission est limitée, surtout dans le cas d'une transmission par courrier électronique, ne permettant que 15 difficilement d'obtenir un niveau de sécurité élevé. De façon connexe, la qualité de la numérisation n'est pas vérifiée, générant des fichiers non exploitables par l'expert qui requiert alors une nouvelle numérisation et sa transmission, résultant en une opération redondante. 20 Par ailleurs, dans le cas présent spécifique de la comptabilité, les documents scannés doivent être rattachés manuellement à une écriture comptable, que ce soit du côté de l'entité émettrice ou de l'expert, tâche encore une fois fastidieuse et susceptible de générer des erreurs. 25 Une solution alternative réside dans un traitement automatisé, après une étape de raffinage de l'image numérisée des documents. Ce traitement consiste en une reconnaissance de caractères effectué par une application logicielle, afin de 30 générer automatiquement un journal d'écritures comptables. Si cette solution permet d'automatiser une partie du processus, elle reste toutefois limitée à un format spécifique de documents, à savoir les factures d'achats et de ventes. Elle ne permet aucunement de traiter d'autres documents, comme les 35 relevés bancaires, les journaux de paie ou toute autre opération comptable. De plus, la reconnaissance de texte n'apporte pas une fiabilité optimale, générant des erreurs dans ce traitement, qui oblige alors une intervention de contrôle par l'un des acteurs, à savoir l'entité ou l'expert. Sans cette intervention, l'outil devient une simple aide à l'automatisation de la saisie de ses factures d'achat et de vente. Dès lors, il est nécessaire de faire intervenir l'expert en interne au niveau de l'entité. Concrètement, il en résultera une intégration directement dans la comptabilité, de façon manuelle, des journaux d'opérations, afin que l'expert puisse prendre en considération ces informations. Cette intervention humaine génère encore une fois des risques non négligeables d'erreurs. Ainsi, les solutions connues présentent de nombreux inconvénients, auquel s'ajoutent des délais pour permettre aux entités d'accéder à leurs données comptables qui résultent d'un travail de l'expert, comme par exemple les états financiers ou les liasses fiscales. De façon connexe, les solutions informatiques sont développées et déployées par des spécialistes en informatique, ne détenant pas les autorisations réglementaires dans le cadre spécifique de la comptabilité, enlevant toute accréditation officielle et légale au travail ainsi réalisé. La présente invention a pour but de pallier les inconvénients de l'état de la technique, en proposant une solution permettant à une entité de transmettre ses pièces comptables à l'expert de façon dématérialisée, en réduisant les manipulations et, ainsi, limitant les risques d'erreurs. L'invention permet de garantir la traçabilité et la sécurisation de la transmission des données numérisées, depuis l'envoi par l'entité jusqu'à la réception par l'expert, mais aussi au long des différents traitements qui leurs sont appliqués. L'invention permet encore d'accélérer le traitement des informations, afin de permettre au client d'accéder à sa comptabilité, tout en offrant un accès dématérialisé à toutes les pièces justificatives de ses écritures, directement en 5 ligne auprès du serveur distant, dans un délai raccourci. L'invention permet aussi de produire de façon transparente pour l'entité, tous les documents entrant dans l'activité réglementée de production comptable réservée à un membre de l'Ordre des experts comptables. 10 Pour ce faire, la présente invention concerne un système de numérisation et de transfert d'informations comptables, dans lequel : - on implante au sein d'une entité des moyens de 15 numérisation de documents comptables en fichiers numériques de ladite entité et on connecte lesdits moyens de numérisation à un réseau de communication ; - on configure sur lesdits moyens de numérisation au moins un chemin d'accès sécurisé au travers dudit réseau vers un 20 espace de traitement alloué sur un serveur distant. Un tel système se caractérise en ce que : - lesdits moyens de numérisation génèrent un identifiant unique appliqué à chaque fichier numérique issue de la numérisation d'un document comptable ; 25 - on enregistre localement ledit identifiant ; - on transfert depuis lesdits moyens de numérisation vers ledit serveur via ledit chemin chaque fichier et son identifiant ; - à la réception de chaque fichier et de son identifiant, 30 on enregistre ledit fichier au sein dudit espace de traitement et on envoie en sens inverse un accusé de réception et ledit identifiant est supprimé localement ; - on effectue le traitement comptable dudit fichier enregistré et on rattache les données ainsi traitées à au moins 35 une écriture comptable. D'autres caractéristiques et avantages de l'invention ressortiront de la description détaillée qui va suivre des modes de réalisation non limitatifs de l'invention. La présente invention concerne un système de numérisation 5 et de transfert d'informations comptables. Un tel système permet de numériser des documents comptables d'une entité, au format papier, pour les transformer en fichiers au format numériques, en vue de les transférer vers un spécialiste comptable, tel un expert, interne mais de 10 préférence externe à ladite entité. Pour ce faire, dans un tel système, on implante au sein de ladite entité des moyens de numérisation des documents comptables en fichiers numériques. Ces moyens de numérisation peuvent se présenter sous la forme d'un numériseur de document 15 ou scanneur, communément appelé « scanner ». Un tel scanner peut être intégré à un copieur ou télécopieur. De plus, on connecte lesdits moyens de numérisation à un réseau de communication. Cette connexion s'effectue par l'intermédiaire de moyens de communication adaptés, comme une 20 carte dite « réseau ». En outre, ledit réseau peut être un réseau de télécommunication, de préférence informatique, interne et/ou externe à l'entité, comme Internet. Dès lors, lesdits moyens de communication intègrent les protocoles nécessaires pour l'envoi 25 et la réception de données au travers dudit réseau. Une fois cette infrastructure classique implantée au niveau de l'entité, on configure sur lesdits moyens de numérisation au moins un chemin d'accès sécurisé au travers dudit réseau vers un espace de traitement alloué sur un serveur 30 distant. Ce serveur distant est implanté au niveau de ou accessible à l'expert, spécialiste comptable, chargé par l'entité de contrôler et traiter la comptabilité de ladite entité. La configuration du chemin d'accès consiste en une étape 35 de routage, dans laquelle un opérateur définit un ou plusieurs chemins au travers dudit réseau, pour l'envoi, mais aussi la réception, de données depuis les moyens de numérisation vers ledit serveur. Pour ce faire, la configuration dudit chemin s'effectue au moyen d'une application dédiée installée sur lesdits moyens de 5 numérisation. Une telle application permet de définir l'adresse de connexion et d'envoi dudit serveur, ainsi qu'un emplacement dans son arborescence de fichiers et dossiers, jusqu'audit espace de traitement alloué au sein de cette arborescence dudit serveur, notamment sous la forme d'un répertoire dédié à chaque 10 entité. En d'autres termes, chaque scanner fait nécessairement et de façon native l'objet d'une opération d'appairage qui consiste à lui indiquer quel sera le chemin de routage des fichiers numérisés envoyés pour les stocker sur le serveur dans 15 un répertoire de mise en attente du traitement Cette configuration dudit chemin permet de simplifier considérablement l'administration des différentes entités gérées par l'expert, tout en assurant la sécurisation et la traçabilité des envois. 20 A ce titre, la sécurité des échanges, en particulier des envois depuis les moyens de communication vers le serveur, est assurée par l'intermédiaire de protocoles de cryptage. Ce cryptage est préférentiellement opéré par une opération de chiffrement au moyen d'un algorithme à clé asymétrique de 25 type RSA. Avantageusement, le système selon l'invention se caractérise en ce que lesdits moyens de numérisation génèrent un identifiant unique appliqué à chaque fichier numérique issu de la numérisation d'un document comptable. Cet identifiant 30 servira à assurer la traçabilité lors de l'envoi de son fichier. On notera que la génération dudit identifiant s'effectue par ladite application installée sur lesdits moyens de numérisation. 35 De plus, ledit identifiant est enregistré localement. Cet enregistrement s'opère sur lesdits moyens de numérisation. Il peut aussi comprendre ledit fichier lié audit identifiant. Cet enregistrement est provisoire, le temps d'être envoyé vers le serveur et que ce dernier confirme sa bonne réception. Ensuite, après numérisation du document et création du 5 fichier lié à son identifiant, on transfert depuis lesdits moyens de numérisation vers ledit serveur via ledit chemin chaque fichier et son identifiant. A la réception de ces derniers, on enregistre ledit fichier au sein dudit espace de traitement et on envoie en sens inverse un accusé de réception. 10 Alors, ledit identifiant est supprimé localement. Si le fichier était aussi enregistré, il est alors aussi supprimé. En d'autres termes, lors de l'envoi chaque pièce comptable, le scanner génère un identifiant unique pour chaque envoi qu'il conserve en mémoire, jusqu'à recevoir l'accusé de 15 réception émis par le serveur. Ainsi, le scanner peut purger son journal d'envoi et ne tente pas le renvoi de la pièce jusqu'à réception de l'accusé de réception, garantissant l'exhaustivité de la transmission des pièces comptables, évitant les doublons. 20 Ainsi, la procédure mise en place est transparente pour l'utilisateur, gérant automatiquement l'envoi et assurant la bonne réception par le serveur. De plus, une interface spécifique et dédiée peut être mise en place. L'aide application embarqué au sein des moyens de 25 numérisation intègre dans sa configuration une affectation de boutons, réels ou virtuels, notamment tactiles, permettant de sélectionner le type de document à numériser et à envoyer. A titre d'exemple, un premier bouton peut servir à sélectionner la nature de la pièce envoyée, comme un document d'achat, de 30 vente ou divers, correspondant aux autres types de documents. Un second bouton peut permettre de faire l'envoi de la pièce concernée vers ledit espace de stockage alloué sur le serveur. En particulier, ledit espace peut être divisé en plusieurs sous-espaces, correspondant à chaque type de document numérisé. 35 Une fois le fichier reçu et stocké sur le serveur, au sein de l'espace alloué, on effectue le traitement comptable dudit fichier enregistré et on rattache les données ainsi traitées à au moins une écriture comptable. En particulier, ledit traitement comptable comprend des étapes préalables de calibrage de chaque fichier numérique. Ce calibrage permet d'affiner le fichier, notamment de type image, en vue du traitement des informations qu'il contient. Ce calibrage peut consister à un « raffinage » et, de façon non limitative, à une modification du contraste, un déparasitage, un redressement, notamment des caractères. On notera que ce calibrage peut être opéré au niveau dudit serveur ou de façon externalisée. Dans ce dernier cas, ledit fichier est transmis vers un serveur dédié, où il est calibré, avant d'être renvoyé vers ledit serveur, au sein du même espace ou bien d'un espace recevant tous les fichiers ainsi calibrés. Ensuite, le traitement comptable comprend une étape de reconnaissance des informations présentent au sein du fichier calibré. Cette reconnaissance vise tout particulièrement la détection des caractères, comme les lettres et les numéros. Cette reconnaissance s'effectue notamment par l'intermédiaire d'un logiciel dédié, de type « OCR » pour « Optical Character Recognition » (ou « ROC » pour Reconnaissance Optique de Caractères). En particulier, ladite reconnaissance permet de détecter des informations spécifiques, comme des numéros de facturation, lié à chaque document numérisé, en vue de les lier avec l'écriture comptable correspondante. A ce titre, après calibrage et reconnaissance, ledit 30 traitement comptable comprend une étape de liaison dudit fichier avec au moins une écriture au sein d'une comptabilité. Cette dernière est gérée par un logiciel dédié. Ce dernier est implanté au niveau dudit serveur de l'expert ou bien sur un serveur de l'entité, accessible à distance via ledit réseau par 35 l'expert. L'étape de liaison consiste notamment à copier ledit fichier sur ledit serveur dédié à la comptabilité et à créer une relation avec l'écriture présente au sein dudit logiciel comptable. Une fois cette liaison opérée, ledit fichier est supprimé de l'espace alloué sur ledit serveur, libérant sa mémoire. Toutefois, il est toujours accessible par l'intermédiaire de sa copie liée au logiciel comptable. En outre, ledit logiciel comptable intègre un gestionnaire 10 de base de données relationnelles. Il peut être commun ou proposé par ledit expert. De plus, ledit système peut intégrer un outil de supervision, permettant d'assurer le suivi du nombre de fichiers reçus, en cours de traitement comptable, en 15 particulier en attente de calibrage, déjà calibrés et en attente de reconnaissance, déjà reconnu et en attente de liaison et d'enregistrement comptable avec ledit logiciel comptable. Cet outil de supervision permet à l'expert de connaître en 20 temps réel l'état des fichiers de chaque entité. De plus, il peut donner accès à distance, par l'intermédiaire d'un portail dédié, audit expert et à ladite entité, qui peut alors vérifier en ligne l'état et l'avancement de sa comptabilité. Un tel portail est connecté audit réseau et accessible par 25 l'intermédiaire de tout type de terminal, notamment un terminal portable personnel, comme une tablette ou un téléphone intelligent (ou « smartphone »). Ainsi, le système selon l'invention permet de simplifier considérablement les étapes de numérisation et de transfert des 30 pièces comptables et leur enregistrement en relation avec l'écriture comptable correspondante au sein de la comptabilité de l'entité. Il permet surtout d'assurer un suivi et une traçabilité des envois, évitent toute perte d'information ou de création de 35 doublons préjudiciables. REVENDICATIONS1. Système de numérisation et de transfert d'informations comptables, dans lequel : - on implante au sein d'une entité des moyens de numérisation de documents comptables en fichiers numériques de ladite entité et on connecte lesdits moyens de numérisation à un réseau de communication ; - on configure sur lesdits moyens de numérisation au moins 10 un chemin d'accès sécurisé au travers dudit réseau vers un espace de traitement alloué sur un serveur distant ; caractérise en ce que : - lesdits moyens de numérisation génèrent un identifiant unique appliqué à chaque fichier numérique issu de la 15 numérisation d'un document comptable ; - on enregistre localement ledit identifiant ; - on transfert depuis lesdits moyens de numérisation vers ledit serveur via ledit chemin chaque fichier et son identifiant ; 20 - à la réception de chaque fichier et de son identifiant, on enregistre ledit fichier au sein dudit espace de traitement et on envoie en sens inverse un accusé de réception et ledit identifiant est supprimé localement ; - on effectue le traitement comptable dudit fichier 25 enregistré et on rattache les données ainsi traitées à au moins une écriture comptable. 2. Système selon la revendication 1, caractérisé par le fait qu'on configure ledit chemin au moyen d'une application dédiée installée sur lesdits moyens de numérisation. 30 3. Système selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé par le fait que ledit traitement comptable comprend des étapes préalables de calibrage de chaque fichier numérique.