Brevet FR3011660A1 — publié le 20150410

Ce nouveau système informatique de « Validation Des Documents » a pour but de garantir la validité et la pérennité de tout document, y compris les officiels (permis de conduire, diplômes universitaires, actes notariés...). Les procédures administratives, la qualité et la productivité des documents seront sensiblement améliorées. Les documents ne seront plus falsifiables, même imprimés sur de simples papiers, puisque leur véracité pourra être contrôlée, en temps réel, tout autour de la planète. C'est lors d'une réunion des quarante-cinq communes d'un Parc Régional qu'émergea l'idée du système de « Validation Des Documents ». Pour rédiger le compte rendu de cette réunion animée, où chacun défendait âprement les intérêts de son territoire, on suggéra d'en accélérer la rédaction grâce à nos moyens informatiques : envoi, à tous les membres présents, d'un projet (brouillon) de compte rendu; pendant un certain temps chacun pourra retourner le brouillon avec ses corrections et ses suggestions; le document de synthèse sera, ensuite, envoyé au comité directeur, et dès que tous les membres du comité l'auront approuvé, il sera automatiquement diffusé dans toutes les communes. Il a été répondu que ce n'était pas possible, parce que ça n'existait pas ! Maintenant c'est possible puisque ça existe, et cela va bien au-delà des besoins de l'association du Parc Régional puisque, lors de sa publication, le document, qui ne sera plus modifiable, sera automatiquement chiffré, compressé, archivé et accessible en toutes circonstances aux lecteurs concernés par le sujet. Le système de « Validation Des Documents »(1) est composé de six fonctions principales : rédaction(2), approbation(5), certification(18), archivage, configuration(14) et administration(13), l'utilisation de ces fonctions étant gérée par l'administrateur(12) de l'institution propriétaire des documents; il repose sur une base de données cryptée où sont stockées les coordonnées des acteurs de la validation avec leurs règles d'approbation et les références de certification des documents. Le prototype de démonstration, disponible en ligne à : www.premiumorange.com/mingotivdd.php, devrait aider à la compréhension du système. : 1- La fonction de rédaction(2) conforte l'auteur dans la réalisation de son document. En plus des fonctionnalités des programmes de traitements de texte disponibles sur le marché, le brouillon est automatiquement crypté et stocké dans la base de données du système. L'auteur du document peut, à tout instant, solliciter automatiquement ses correcteurs(3), dont la liste aura été préalablement définie(14). A réception de la notification, les correcteurs peuvent corriger et suggérer des modifications qu'ils renverront à l'auteur(4). Quand un certain nombre de correcteurs (nombre prédéfini par l'administrateur(13)) aura visionné le document, la fonction d'approbation sera alors autorisée. 2- La fonction d'approbation (5) renforce la crédibilité de la signature électronique de l'auteur du document dont on sait qu'elle aura été validée par des tiers (hiérarchie, administration, confrères, collègues, associés...). Après avoir fait la synthèse des retours de ses correcteurs, l'auteur peut soumettre son document final à ses approbateurs(6). Quand le nombre requis d'approbations (prédéfini par l'administrateur(13)) est atteint et s'il n'y a pas de refus catégorique, le document peut être officiellement publié, sans modifications(9), et validé par la fonction de certification. 3- La fonction de certification atteste de l'authenticité du document. Lors de son envoi définitif, le document, crypté, est compressé et stocké dans la bibliothèque des documents qui n'est accessible qu'en lecture. Les références, cryptées, du document (QRcode, N°, date, objet, destinataires, signataire, @certification...) sont enregistrées dans la base de données. L'unicité du QRcode et du numéro d'identification insérés dans le document, permet, à tout instant, de vérifier, en ligne, (18) l'authenticité du document en "flashant" le QRcode ou en saisissant le numéro du document, à partir de l'application de l'institution propriétaire du document. 4- La fonction d'archivage(1) assure la pérennité du document; elle est activée à la publication du document ou en réponse à la demande d'une numérisation d'un document; celui-ci est alors crypté, compressé et stocké dans une base de données accessible en lecture uniquement. Pour des raisons de performance et de sécurité, le processus d'archivage devrait être installé dans un environnement différent de celui où réside le système d'exploitation de « Validation Des Documents ». La base de données pourra être fractionnée et repartie sur différents sites en fonction des critères utilisés dans la création du numéro de document (type, date, lieu, administration, service....). En arrière-plan, le mécanisme de vérification continue décompressera, décryptera et comparera un à un les documents archivés, dupliqués sur différentes bases de données délocalisées. Une alerte sera émise en cas d'anomalie. Ce mécanisme permettra aussi la migration des documents vers les supports physiques les mieux adaptés aux technologies du moment. 5- La fonction de configuration (14) permet, à l'utilisateur, de définir le texte de signature qu'il veut afficher en bas de ses documents, de créer ou de modifier son mot de passe pour accéder au système de « Validation Des Documents » (1), d'établir la listes de correcteurs qu'il voudra consulter avant de soumettre ses documents à approbation, et d'établir la liste des approbateurs auxquels il devra soumettre préalablement son document avant de l'envoyer. L'utilisateur devra préalablement obtenir l'autorisation de l'approbateur pour l'ajouter(15) ou le supprimer(6) de sa liste. 6 - La fonction d'administration (13), réservée aux seuls utilisateurs qui ont l'autorité d'administrateur, permet de créer un nouvel utilisateur (l'ajout multiple d'utilisateurs est possible par l'importation d'un fichier Excel au format CSV), ou de modifier les caractéristiques d'un utilisateur du système de « Validation Des Documents » (12) : nom, prénom, adresse mail, mot de passe, signature, et de définir ses règles de correction et d'approbation. Quand le quota est à zéro, la fonction correspondante (correction, approbation) est désactivée. La majorité des figures jointes en annexe sont issues de captures d'écrans générées par le 30 programme de démonstration du prototype ; www.premiumorange.com/mingot/vdd.php, dans un environnement réel ces écrans auront un aspect plus élaboré, en accord avec la palette graphique et l'ergonomie du système dans lequel la « Validation Des Documents » sera intégrée. La figure 1 schématise l'ensemble du système de « Validation Des Documents ». L'administrateur du système peut décider de ne pas activer certaines fonctions décrites ici. 35 La figure 2 représente l'écran de création d'un document, dans un environnement où la fonction « correction » est activée. L'utilisateur peut alors remplir les champs « destinataires », « objet », le texte du document et les commentaires qu'il veut, éventuellement, adresser à ses correcteurs. Le champ « signature » aura été préalablement renseigné par la fonction « configuration », la signature peut encore être modifiée en sélectionnant le bouton 'configuration'. La figure 3 représente le type de message envoyé à chaque correcteur, prédéfini dans le système. Quand l'auteur du document sollicite leur correction, le document à corriger sera automatiquement importé et déchiffré après que le bouton « Edition du document » aura été sélectionné. La figure 4 est un exemple d'écran de correcteur, il n'y a que les champs 'texte' et 'commentaires' qui sont modifiables. Quand le bouton de renvoi est sélectionné, le document est automatiquement chiffré puis exporté dans la base de données, et un message de notification est envoyé à son auteur. La figure 5 est le document de synthèse que peut faire l'auteur quand le quota des corrections requises est atteint. Il peut soit demander de nouvelles corrections, soit soumettre son document à ses approbateurs La figure 6 représente le message de demande d'approbation. En sélectionnant le bouton « Edition du document », celui-ci est automatiquement importé et déchiffré. La figure 7 : est un exemple d'écran d'approbateur. Le document peut être « approuvé » sans modification, ou « refusé ». Un commentaire peut accompagner la décision de l'approbateur, le document est, ensuite, automatiquement chiffré puis exporté dans la base de données avec un message de notification envoyé à son auteur. La figure 8 est un exemple de document final, accessible quand le quota des approbations est atteint, il peut être envoyé en l'état ; en cas de modification, il doit être, à nouveau, soumis à approbation. La figure 9 est un exemple d'écran de confirmation avant l'envoi définitif. Toutes les informations caractérisant le document sont vérifiables : numéro, date, objet, auteur, destinataires, signature, QRcode. La figure 10 est un exemple de message de notification reçu par les destinataires du document, ou les demandeurs d'une copie d'un document déjà publié. Le document, extrait de la base de données d'archivage, est déchiffré, décompressé et joint en attachement au message. La figure 11 représente l'écran principal du système de « Validation Des Documents » avec les boutons d'appel aux fonctions principales. La figure 12 représente le premier écran de la fonction « administration » ; il faut avoir l'autorité administrateur pour accéder à cet écran où tous les utilisateurs du système de « Validation Des Documents » sont listés; à partir de cet écran, on peut modifier les caractéristiques d'un utilisateur en le sélectionnant dans la liste, ou en créer un nouveau en sélectionnant le bouton de création. L'ajout multiple d'utilisateurs (liste d'adhérents, membres d'un service...) est possible par l'importation d'un fichier Excel au format CSV. La figure 13 représente l'écran de création et de modification d'un utilisateur ; l'administrateur peut, à tout instant, modifier les paramètres d'un utilisateur, il peut, notamment, activer ou désactiver les fonctions de correction, d'approbation ou changer le mot de passe d'un utilisateur spécifique. La figure 14 représente le premier écran de la fonction « configuration » qui permet à tout utilisateur, défini dans le système de « Validation Des Documents », de changer son mot de passe, la signature de ses documents, de définir les correcteurs et les approbateurs qui valideront son courrier. La figure 15 représente le message de notification pour une demande d'ajout d'approbateur. Avant d'ajouter un approbateur, l'utilisateur doit obtenir l'accord de la personne qu'il souhaite ajouter dans sa liste d'approbateurs. La figure 16 représente le message de notification d'une demande de suppression d'approbateur. Un approbateur ne peut être supprimé d'une liste sans son accord préalable. La figure 17 est un exemple d'écran de « liste du courrier » où chaque document est défini dans la base de données, par un des sept états, de sa création à sa publication : 1. Initial : A la sauvegarde du brouillon. 2. En attente de correction : avec une entrée pour chaque correcteur. 3. Corrections reçues : dès qu'un correcteur a renvoyé ses suggestions. 4. Demande d'approbation autorisée : quand le quota des corrections est atteint. 5. En attente d'approbation : avec une entrée pour chaque approbateur. 6. Envoi autorisé : quand le quota d'approbation est atteint. 7. Document envoyé : crypté, compressé, archivé dans la base de données. La figure 18 décrit le panneau de certification du prototype, il sera beaucoup plus élaboré dans un environnement réel. Prototype : www.premiumorange.com/mingot/vdd.php. Le système de « Validation Des Documents » peut être utilisé dans différents environnements : personnel, professionnel, administratif ou associatif, avec des configurations différentes, adaptées aux objectifs recherchés. Un particulier peut se passer de toute approbation contraignante, mais il peut vouloir être conforté en sollicitant l'avis de ses proches avant l'envoi de ses documents, de ses mails ou de ses tweets. Il peut aussi choisir de ne pas archiver ses documents ou de les sauvegarder dans un environnement sécurisé. Dans des environnements professionnels et administratifs, la fonction « approbation », améliorera sensiblement la productivité et la qualité des documents émis et deviendra vite indispensable. Le contrôle en ligne, automatique, du cycle d'approbation réduira la lourdeur administrative qui ne pourra plus être le prétexte au retard pris dans l'avancement d'un dossier, la concrétisation d'un projet, la délégation d'une mission ou la publication d'un rapport. Les procédures seront considérablement allégées par la transmission instantanée, à chaque étape, des documents cryptés, sécurisés, et par la gestion automatique de tous les acteurs concernés : rédacteurs, correcteurs, décideurs. Chacun aura alors plus de temps pour se concentrer sur les tâches productives et inventives de son métier. Les rapports entre les hiérarchies des institutions seront apaisés, ils ne seront plus considérés comme un frein mais comme une contribution à la productivité du groupe. Pendant son envoi définitif(10), le document final est automatiquement crypté, compressé et archivé dans une base de données uniquement accessible en lecture ; ce qui assure sa pérennité et atteste de son authenticité en permanence. En arrière-plan, le contrôle et la gestion des sauvegardes de la base de données permettra la migration des données vers les technologies les mieux appropriées du moment, sans impacter les performances des activités de premier plan sollicitées par les utilisateurs du système de « Validation Des Documents ». L'authenticité d'un document pourra être vérifiée à tout instant(18), grâce à son numéro et à son C1Rcode uniques, à partir de l'application de « certification » Internet de l'institution propriétaire du document. Les documents, y compris les officiels : permis de conduire, diplômes universitaires, dossiers médicaux, actes notariés, contrats d'assurance... ne seront plus falsifiables, même imprimés sur de simples papiers, puisque leur véracité pourra être immédiatement contrôlée en "flashant" leur code à l'aide d'un simple téléphone mobile, tout autour de la planète. Prenons l'exemple de la procédure de délivrance d'un passeport, qui atteint aujourd'hui des prix prohibitifs pour les classes défavorisées. Une fois mis en place, le système de « Validation Des Documents » pourrait rapidement améliorer cette procédure, pour un moindre coût de fabrication et dans un délai de délivrance plus acceptable qu'actuellement. Les réseaux informatiques, les moyens techniques, les compétences sont là, tout autour de la planète, il ne manque plus que la volonté d'aboutir. Les organisations internationales pourraient assister les régions déshéritées dans la mise en oeuvre de cette procédure, en utilisant les moyens logistiques qu'elles ont déjà déployés sur leur territoire, et pour un coût inférieur à celui d'un 4x4 de luxe. La vocation du système de « Validation Des Documents » est de s'intégrer, pour les enrichir, dans des systèmes tels que la « suite Microsoft office » et sa messagerie « Outlook », « Gmail » et le système d'exploitation « Google », les «Tweets » de « Twitter » ou encore le système d'exploitation Oracle, qui sont largement utilisés dans les administrations, les entreprises et chez les particuliers ; mais il peut aussi être installé indépendamment de tout autre système de gestion ou de messagerie. REVENDICATIONS1) Système de « Validation Des Documents » (1) caractérisé en ce qu'il comporte des fonctions de configuration, d'administration, de correction, d'approbation, de certification et d'archivage qui améliorent la productivité et la qualité de tout document électronique ou numérisé en garantissant sa sécurité, son authenticité et sa pérennité. 2) Fonction selon la revendication 1 caractérisée en ce que la fonction configuration (14) permet de définir la signature de l'auteur du document, de gérer son mot de passe pour accéder au système de « Validation Des Documents » (1) et d'établir les listes de correcteurs et d'approbateurs avec lesquels il souhaite échanger. 3) Fonction selon la revendication 1 caractérisée en ce que la fonction administration (13) permet de créer et de mettre à jour les caractéristiques de chaque utilisateur du système de « Validation Des Documents » (12) : nom, prénom, adresse mail, mot de passe, signature et de définir ses règles de correction et d'approbation. L'ajout multiple d'utilisateurs est possible par l'importation d'un fichier Excel au format CSV. 4) Fonction selon la revendication 1 caractérisée en ce que la fonction correction (2) permet la correction de documents ou de messages, chiffrés et enregistrés dans une base de données (4), par des tiers (3) prédéfinis par la fonction configuration.. 5) Fonction selon la revendication 1 caractérisée en ce que la fonction approbation (5) permet de solliciter les autorités supérieures (6), prédéfinies par la fonction configuration, pour avoir l'autorisation d'envoyer, en clair, un document ou un message(7), chiffré et enregistré dans une base de données. 6) Fonction selon la revendication 1 caractérisée en ce que la fonction certification (18) atteste de l'authenticité d'un document(10). En saisissant le numéro ou en flashant le QRcode du document, quiconque, où que ce soit, peut immédiatement comparer le document en sa possession avec l'original qui est chiffré, compressé et archivé dans la base de données de l'institution émettrice du document. 7) Fonction selon la revendication 1 caractérisée en ce que le processus d'archivage assure la pérennité de tous les documents émis ou numérisés à partir du système de « Validation Des Documents »; le processus d'archivage s'exécute en arrière plan, pour ne pas impacter les performances du système, les fichiers, qui sont chiffrés, compressés et accessibles en lecture uniquement, peuvent être distribués sur différents sites et différents supports, déterminés en fonction des caractéristiques de leur numéro. Pour garantir la pérennité des documents, les archives sont dupliquées sur d'autres sites. Le processus d'archivage, s'exécute en permanence en boucle, il compare chaque fichier un à un après l'avoir décompressé et déchiffré.