Brevet FR3010560A1 — publié le 20150313

OUTIL DE TRAVAIL COLLABORATIF ASSURANT L'ARCHIVAGE, LA TRAÇABILITE ET LA VALEUR PROBATOIRE DES DONNEES D'UNE ORGANISATION DOMAINE TECHNIQUE DE L'INVENTION [0001] L'objet de la présente invention concerne le domaine de la gestion électronique de documents (GED). Plus particulièrement, l'objet de l'invention concerne un outil de travail collaboratif permettant l'archivage, la traçabilité et la valeur probatoire de données et son utilisation dans des organisations publiques et/ou privées de recherche et dans des organisations publiques ou privées de valorisation de recherche, afin notamment d'assurer la valeur probatoire de la propriété intellectuelle. ETAT DE LA TECHNIQUE DE L'INVENTION [0002] La plupart des outils de GED tels que Sharepoint, Alfresco,...gardent la trace d'un déposant ainsi que la date de dépôt pour chaque révision d'un document. Cependant, ces données peuvent être aisément falsifiées par l'administrateur du système et donc indirectement par l'une des parties concernées. L'inconvénient de ces outils est que les données et leurs dates associées ne peuvent être retenues comme preuves devant les tribunaux pour défendre leurs valeurs probatoires. [0003] Les très rares outils de GED ou de Knowledge Management (KM) à valeur probatoire comme, par exemple, Cleopatre souffrent des problèmes classiques de sous-utilisation de la GED. Le dépôt via une application Web est perçu comme un travail supplémentaire, réalisé uniquement sous la contrainte et souvent uniquement pour les documents officiels dans leur version finale, documents dans lequel le processus d'innovation est souvent invisible. [0004] Certains outils de gestion des révisions du code source, par exemple: Git qui est un logiciel libre connu pour la gestion décentralisée des révisions, combinent des dispositifs cryptographiques et une intégration dans les flux documentaires de travail (y compris distribués). Cependant, ces outils sont peu adaptés à des documents bureautiques et leur maniement est bien trop complexe pour des non-informaticiens. Par ailleurs, les choix technologiques réalisés en termes de cryptographie, certificats de type 'Web of trust', horodatage certifié par le déposant, sont incompatibles avec les normes en vigueur et, de fait, difficiles à servir de preuve devant un tribunal. [0005] La demande internationale WO 2006/040134A1 décrit un système de cahier de laboratoire électronique, dans un réseau de communication distribuée, comprenant: au moins un serveur d'application exécutant une application serveur de cahier de laboratoire électronique, au moins un poste de travail client exécutant une application client de cahier de laboratoire électronique, le serveur d'application et le client communiquant via un réseau de communication distribué. Le système comporte un serveur de base de données pour stocker des données, qui communique avec le serveur d'application via le réseau de communication distribué. Dans ce système, le serveur d'application comprend des moyens pour assurer la sécurité des données. De plus, il permet d'intégrer et de stocker tout type de documents et de s'adapter aux différents environnements de laboratoire d'un utilisateur ; il permet de communiquer avec d'autres applications. Ce système comprend un module de recherche ainsi qu'un module de message permettant d'envoyer des notifications aux différents utilisateurs du système en relation avec les événements survenus dans les données du cahier de laboratoire. Ce système permet d'apposer des signatures électroniques, la première signature est réalisée par l'auteur d'une expérience et les deuxièmes et troisièmes signatures sont réalisées par d'autres personnes autorisées par le système. En outre, l'ensemble des données enregistrées subit un « hash » avant d'être encrypté par une clé privée interne. L'horodatage des données est généré par le serveur hébergeant l'application de cahier de laboratoire. [0006]Ce système permet en outre de collecter les données d'une organisation en leur conférant une valeur probatoire, mais celles-ci sont insérées dans le système au moyen de formulaires prédéterminés. Ce système ne peut donc être considéré comme un outil de GED car il ne permet pas de stocker tout type de documents quels que soient leurs formats. Ainsi, contrairement à la présente invention, ce système ne peut pas prendre en compte divers types de documents produits de manière numérique par les utilisateurs ni la diversité des méthodes utilisées selon les disciplines. [0007] Un autre problème, avec les outils de GED existants, est que ceux-ci ne sont pas adaptés pour assurer la valeur probatoire des données d'innovations par exemple devant un tribunal. En effet, ils ne sont pas conformes aux exigences légales de l'établissement d'une preuve, car la valeur probatoire de la plupart des produits du marché repose sur la confiance dans la véracité des données stockées sur le serveur de l'organisation. [0008] Parailleurs, il n'existe pas d'outils de gestion documentaire qui puisse combiner une traçabilité des documents et assurer une valeur probatoire aux innovations d'une organisation. EXPOSE DE L'INVENTION [0009] L'un des objectifs de la présente invention est de combiner dans une même plateforme les besoins documentaires d'une activité de recherche et d'une activité de valorisation de ces recherches. [0010] L'invention propose un outil de travail collaboratif apte à assurer l'archivage, la traçabilité et la valeur probatoire de documents numériques faisant partie d'une organisation, comprenant : - au moins un serveur central incluant un système d'archive, où sont stockés des documents et les données qui s'y rattachent, - au moins un poste de travail comprenant : - un composant d'extension d'un bureau, permettant d'intégrer ledit outil à l'environnement de travail d'un membre de ladite organisation, - un système d'archive local pourvu de moyens de synchronisation avec le système d'archive dudit serveur central, et - des moyens de communication entre ledit serveur central et ledit poste de travail caractérisé en ce que l'outil fonctionne en mode déconnecté, et en ce qu'il comprend en outre, un horodateur apte à dater et à signer électroniquement la réception d'une empreinte d'un document et d'un identifiant d'un déposant dudit document, ledit horodateur étant apte à certifier lui-même l'horodatage et/ou à déléguer ladite certification à un service d'un tiers de confiance. [0011]En outre, l'horodateur est préférentiellement sous la forme d'un service Web développé selon la norme RFC 3161 qui reste à l'écoute du système d'archive. [0012]Par ailleurs, le service d'un tiers de confiance est un serveur compatible avec la norme RFC 3161 et dont la réponse dudit serveur est stockée dans le système d'archive sous la forme d'un jeton horodatage PKCS#7. [0013] Particulièrement, les données relatives à l'horodatage sont extraites du jeton horodatage à la volée. [0014] En outre, l'extraction à la volée des informations d'horodatages du jeton est réalisée par l'intermédiaire d'une fonction MapReduce de CouchDB. [0015]Avantageusement, l'horodateur est apte à horodater une révision d'un document sans effectuer l'archivage du contenu dudit document, ce qui permet de ne pas surcharger le système avec un nombre important de révisions pour chaque document. [0016] Particulièrement, le système d'archive est consultable sous forme d'un site Web et est modifiable à l'aide d'un service REST. [0017] Particulièrement, les moyens de synchronisation du système d'archive du serveur central avec le système d'archive local, dans les deux sens, consistent en un service REST. [0018] Par ailleurs, le composant d'extension du bureau communique avec le système d'archive local au moyen d'un service REST, et, son programme d'installation ajoute des rubriques spécifiques au menu de l'explorateur de fichiers, telles que la visualisation des versions, l'horodatage automatique, le partage du document ou bien la possibilité de garder une copie. En outre, ledit composant d'extension du bureau et son programme d'installation sont multiplateformes. [0019]Le menu de l'explorateur est préférentiellement contextuel. [0020] De plus, le serveur central de l'organisation comprend un dispositif de contrôle visuel d'une signature électronique. [0021 ]Avantageusement, les moyens de communications utilisent le protocole HTTP. [0022]L'invention concerne encore l'utilisation de l'outil de travail collaboratif défini ci-dessus, dans une organisation de recherche publique et/ou privée. [0023]L'invention concerne en outre l'utilisation de l'outil de travail collaboratif défini ci-dessus, dans une organisation publique ou privée de valorisation de recherche. BREVE DESCRIPTION DES FIGURES [0024] D'autres caractéristiques, détails et avantages de l'invention ressortiront à la lecture de la description qui suit, en référence aux figures annexées, qui illustrent : - la figure 1 montre l'architecture technique d'un outil de travail collaboratif conforme à l'invention ; - la figure 2 montre l'architecture simplifiée d'un outil de travail collaboratif conforme à l'invention ; - la figure 3 montre l'historique d'un document révisé par différents membres ; - la figure 4 montre une liste des révisions horodatées ainsi que la vérification du cachet de l'horodatage ; - la figure 5 montre une interface de substitution à l'envoi de documents par courriel ; et - la figure 6 montre un exemple d'intégration dans le menu contextuel du poste de travail d'un utilisateur au moyen du composant d'extension du bureau. Pour plus de clarté, les éléments identiques ou similaires sont repérés par des signes de référence identiques sur l'ensemble des figures. DESCRIPTION DETAILLEE [0025] La figure 1 montre donc l'architecture technique de l'outil de travail collaboratif selon le principe de la présente invention. Sur cette figure, nous distinguons plusieurs composants. Le serveur central 1 comprend un système d'archive 2, ce système d'archive 2 stocke les documents et les données qui s'y rattachent. Ces éléments peuvent être l'empreinte d'un document, un déposant, des destinataires, des noms, une date, un sceau, une clef publique,..... Le système d'archive 2 est consultable sous la forme d'un site Web et est modifiable à l'aide d'un service REST. REST est un type d'architecture adapté aux applications Web. L'avantage d'une application REST est qu'elle est simple à entretenir, car elle sépare la partie client de la partie serveur dans le cadre d'une application client-serveur. L'outil de travail collaboratif, selon la présente invention, peut fonctionner en mode déconnecté ; pour cela le système d'archive 2 existe à la fois sur le serveur central 1 et sur un poste de travail 11 appartenant à un membre d'une organisation, nommé système d'archive local 12. Les systèmes d'archives 2 et 12 sont synchronisés dans les deux sens à l'aide du service REST. La synchronisation aussi appelée `polling' permet d'utiliser des notifications par attente active. Par ailleurs, toute l'infrastructure technique, service REST, framework de développement Web, polling, synchronisation, ... sont préférentiellement assurés par le système de gestion Apache CouchDB. [0026] Par conséquent, l'outil de travail collaboratif selon la présente invention peut fonctionner en situation de mobilité. Dans ce cas, l'archivage des documents, volontaire, automatique et par partage, peut être déclenché en l'absence de réseau entre le serveur central et le poste de travail, ou, en dehors de l'intranet de l'organisation. La synchronisation se fait de manière automatique lorsque la connexion avec le système d'archive 2 est rétablie. De plus, les documents peuvent être synchronisés entre les différents postes de travail qu'un membre peut utiliser. [0027]L'outil comprend en outre un horodateur 3 sous la forme d'un service Web apte à dater la réception de l'empreinte, ou le hash, d'un document et d'un identifiant anonymisé du déposant. L'empreinte d'un document est obtenue par une fonction de hachage de type SHA. Ledit horodateur 3 est 'à l'écoute de' l'archive 2 et peut donc être considéré comme un client. Il signe électroniquement l'ensemble, l'empreinte et l'identifiant, et fonctionne par scrutation de CouchDB, en raison du fonctionnement induit par l'existence du mode déconnecté. Le développement de cette scrutation est préférentiellement effectué par l'utilisation de l'environnement NodeJS et de la bibliothèque IrisCouch Follow. NodeJS est un logiciel permettant d'exécuter du JavaScript côté serveur, contrairement à ce qu'on a l'habitude de voir avec le Javascript côté client. L'avantage d'utiliser NodeJS est que JavaScript permet l'exécution de tâches asynchrones. [0028] L'horodateur 3, suivant son paramétrage, peut effectuer lui-même l'horodatage certifié ou bien il peut déléguer ladite certification à un service Web d'un tiers de confiance 4 conforme à la norme RFC 3161. Ainsi, la valeur probatoire de l'outil de travail collaboratif selon la présente invention ne repose pas uniquement sur la confiance dans la véracité des données stockées sur le serveur central 1 de l'organisation. L'invention propose les technologies cryptographiques et les recommandations organisationnelles les plus récentes afin de permettre à un tiers de vérifier lui-même la crédibilité des dates, mais bien entendu d'autres types de technologies peuvent être utilisés sans sortir du cadre de l'invention. [0029]L'outil de travail collaboratif comprend en outre un dispositif de contrôle visuel 5, installé sur le serveur central 1 de l'organisation. Ce dispositif permet à un membre de vérifier visuellement une signature électronique, en comparant deux images, l'une générée à partir d'une signature et d'une clé publique, et l'autre générée à partir de ce qui a été signé. Ladite signature électronique est avantageusement générée soit à partir de l'horodateur 3, soit à partir de l'horodatage d'un tiers de confiance 4. [0030]Un composant d'extension du bureau 13 installé sur le poste de travail 11 a pour but d'améliorer l'intégration de l'outil de travail collaboratif à l'environnement de travail du membre à qui ce poste de travail appartient. Avantageusement, un programme d'installation de ce composant assurera les fonctionnalités qui ne peuvent être effectuées par une application Web, à savoir : l'ajout de rubrique au menu de l'explorateur (voir figure 6), la scrutation du disque dur, le dépôt et l'envoi de fichiers avec des courriels de notification (voir figure 5). Le composant d'extension du bureau 13 et son programme d'installation sont multiplateformes (windows, MacOS, Linux). Il est conçu avec la technologie Java et déployé avec une technologie du type java WebStart. [0031 ]L'architecture technique de l'outil de travail collaboratif peut aussi être simplifiée pour des raisons de démonstration itinérante. Pour ce, les composants qui forment l'outil de travail collaboratif fonctionnent aussi selon le diagramme de la figure 2 sur laquelle les mêmes références représentent les mêmes composants que sur la figure 1. [0032] En outre, de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées au menu contextuel des documents dans l'explorateur de fichier ou sur le bureau du poste de travail 11 d'un membre de l'organisation. L'une de ces fonctionnalités permet de déterminer l'historique d'un document. Cette fonctionnalité donne accès à la liste des révisions horodatées de ce document. Le but de cet historique est de permettre non seulement de retrouver l'origine d'une information, mais encore de donner une valeur légale à ces informations. Pour ce faire, il est possible (figure 6) : d'accéder au contenu des révisions qui ont été archivées ou partagées ; - de connaître le déposant du document et, dans le cas d'un partage, celui de ses destinataires ; - de consulter l'horodatage de la copie locale ; - de vérifier visuellement la non-falsification des horodatages ; -d'obtenir des données permettant une vérification cryptographique de la non-falsification des horodatages. [0033] Par ailleurs, comme visible sur la figure 4, le dispositif de contrôle visuel 5 permet, lorsque l'icône de vérification est différente de l'icône du cachet, de déterminer que l'horodatage n'est plus certifié, c'est-à-dire que le contenu du document, ou la date, ou le déposant a été modifié. Cette différence visuelle permet aussi de relever que l'horodatage a été signé par une autre entité que l'autorité d'horodatage de référence. [0034]Comme le montre la figure 5, la fonctionnalité « partager un document », dans le menu contextuel du document, a pour but de se substituer à l'envoi de documents à des membres collaborateurs par courrier électronique, avec une interface similaire permettant ainsi d'archiver et d'horodater toutes les révisions de documents échangés entre membres collaborateurs. Les destinataires, de leur côté, reçoivent un courrier électronique référençant le contenu partagé ; l'historique du document garde la trace des destinataires d'une révision partagée. [0035] En outre, comme montré sur la figure 6, la fonctionnalité « horodater », dans le menu contextuel du document permet un horodatage automatique de chaque révision d'un document, en programmant l'horodatage, à intervalles réguliers, de ces documents. Avantageusement, cet horodatage ne s'accompagne pas d'un archivage du contenu, mais il permet, dans le cas où l'on dispose d'une copie de cette révision, dans le dossier du disque dur, ou sur un support externe, de disposer de l'horodatage correspondant. Un autre avantage de cet horodatage automatique est que, dans le cas d'un document partagé, en répertoriant la copie faite par le membre précédent dudit document chez le nouveau membre de la révision, cela permet au système de savoir qu'il s'agit bien du même document et, par conséquent, d'avoir un seul historique présentant les travaux des différents membres collaborateurs (figure 3). L'horodatage automatique peut se faire, soit par le service Web horodateur 3, soit par le service Web d'un tiers de confiance 4. [0036] La fonctionnalité « Garder une copie », dans le menu contextuel du document, permet à la fois d'horodater et d'archiver le contenu de ce document et, à la fin de l'opération, l'historique est affiché afin de permettre à l'utilisateur membre de vérifier le résultat. [0037] En ce qui concerne la valeur probatoire d'un document, notamment sur le long terme, dudit outil collaboratif, celle-ci ne peut être assurée que si les meilleures pratiques, en terme de normalisation, sont appliquées. Ainsi il est avantageux d'appliquer les normes en vigueur en particulier : - de choisir comme service tiers horodateur un service compatible avec la norme RFC 3161 ; - de stocker dans l'archive la réponse de ce service sous sa forme originale, c'est-à-dire sous la forme d'un jeton d'horodatage PKCS#7. Autrement dit, les données relatives à l'horodatage, notamment la date, la signature, la clef publique et le nom du tiers, ne sont pas stockées indépendamment mais extraites du jeton à la volée. Comme ceci est coûteux en temps de calcul, cette extraction est préférentiellement réalisée avec une fonction map (au sens de MapReduce) de CouchDB. Ainsi, l'infrastructure MapReduce assure que les valeurs extraites sont à la fois mises en cache mais aussi toujours cohérentes avec le jeton stocké dans l'archive. [0038] L'une des propriétés remarquables de l'outil selon l'invention est qu'il est indépendant des formats de documents, contrairement à la plupart des outils existants sur le marché dans lesquels la rédaction s'effectue dans les champs d'un formulaire ou dans un traitement de texte intégré. [0039]Etant donnée la grande diversité des documents numériques manipulés par un membre d'une organisation : documents bureautiques, images à hautes résolutions, données brutes, diagramme, maquettes d'interface, code source, etc,..., l'outil se fond dans l'environnement de travail d'un membre. Par ailleurs, en évitant les formulaires, l'outil peut être utilisé pour différentes disciplines d'une organisation de recherche. [0040] L'outil de travail collaboratif selon la présente invention est conçu de telle sorte que soient préservées à long terme les données et la manière de les lire. En effet, certaines organisations de recherche gèrent des archives scientifiques vieilles de plusieurs siècles. Afin de les conserver et de les lire l'outil utilise alors des métadonnées et des éléments de preuve sous formats ouverts et standards. [0041 ]Avantageusement, les moyens de communications entre tous les composants du poste de travail 11 et le serveur central 1 utilisent le protocole HTTP. De même, l'horodateur 3 peut communiquer avec un serveur d'horodatage conforme à la norme RFC 3161, détenu par le tiers de confiance 4. [0042]Avantageusement, les différents services et composants de l'outil sont développés dans un code propriétaire en utilisant des logiciels libres. [0043] L'utilisation de l'outil de travail collaboratif selon la présente invention trouve son intérêt dans une organisation de recherche publique et/ou privée. Ainsi, les l'utilisateurs de l'outil sont des chercheurs appartenant à ces organisations. [0044] L'utilisation de l'outil de travail collaboratif selon la présente invention trouve encore un intérêt particulier pour des organisations de valorisation de la recherche du secteur public ou privé. [0045] De nombreuses utilisations de l'outil de travail collaboratif selon la présente invention peuvent être envisagées sans sortir du cadre de l'invention. REVENDICATIONS1. Outil de travail collaboratif apte à assurer l'archivage, la traçabilité et la valeur probatoire de documents numériques faisant partie d'une organisation, 5 comprenant : - au moins un serveur central (1) incluant un système d'archive (2), où sont stockés des documents et des données qui s'y rattachent, - au moins un poste de travail (11) comprenant : - un composant d'extension d'un bureau (13), permettant d'intégrer ledit outil à l'environnement de travail d'un 10 membre de ladite organisation, - un système d'archive local (12) pourvu de moyens de synchronisation avec le système d'archive (2) dudit serveur central (1), et - des moyens de communication entre ledit serveur central (1) et ledit poste de travail (11); caractérisé en ce que l'outil fonctionne en mode déconnecté et en ce 15 qu'il comprend en outre un horodateur (3) apte à dater et à signer électroniquement la réception d'une empreinte d'un document et d'un identifiant d'un déposant dudit document, ledit horodateur (3) étant apte à certifier lui-même l'horodatage et/ou à déléguer ladite certification à un service d'un tiers de confiance (4). 20 2. Outil de travail collaboratif selon la revendication 1 dans lequel l'horodateur (3) est sous la forme d'un service Web développé selon la norme RFC 3161 qui reste à l'écoute du système d'archive (2). 3. Outil de travail collaboratif selon la revendication 1 dans lequel le service d'un tiers de confiance (4) est un serveur compatible avec la norme RFC 3161 et 25 dont la réponse dudit serveur est stockée dans le système d'archive (2) sous la forme d'un jeton horodatage PKCS#7. 4. Outil de travail collaboratif selon la revendication 3 dans lequel les données relatives à l'horodatage sont extraites du jeton horodatage à la volée. 5. Outil de travail collaboratif selon les revendications 3 et 4 dans lequel l'extraction à la volée des informations d'horodatages du jeton est réalisée par l'intermédiaire d'une fonction MapReduce de CouchDB. 6. Outil de travail collaboratif selon la revendication 1 ou 2 où l'horodateur (3) est apte à horodater une révision d'un document sans effectuer l'archivage du contenu dudit document. 7. Outil de travail collaboratif selon l'une des revendications précédentes dans lequel lesdits systèmes d'archives (2, 12) sont consultables sous forme d'un site Web et sont modifiables à l'aide d'un service REST. 8. Outil de travail collaboratif selon l'une des revendications précédentes où les moyens de synchronisation du système d'archive (2) du serveur central (1) avec le système d'archive local (12), dans les deux sens, consistent en un service REST. 9. Outil de travail collaboratif selon l'une des revendications précédentes dans lequel ledit composant d'extension du bureau (11) communique avec le système d'archive local (12) au moyen d'un service REST, et son programme d'installation ajoute des rubriques spécifiques au menu de l'explorateur de fichiers, ledit composant d'extension du bureau (11) et son programme d'installation sont multiplateformes. 10.Outil de travail collaboratif selon l'une des revendications précédentes dans lequel le serveur central (1) de l'organisation comprend en outre un dispositif de contrôle visuel (5) d'une signature électronique. 11. Outil de travail collaboratif selon l'une des revendications précédentes dans lequel lesdits moyens de communications utilisent le protocole HTTP. 12. Utilisation de l'outil de travail collaboratif, selon l'une des revendications 1 à 11, dans une organisation de recherche, publique et/ou privée. 13. Utilisation de l'outil de travail collaboratif, selon l'une des revendications 1 à 11, dans une organisation de valorisation de recherche, publique ou privée.