Brevet FR3006868A1 — publié le 20141219

-1- DESCRIPTION La présente invention concerne un outil de gestion des dossiers administratifs selon le principe « premier arrivé - premier traité ». Ce dispositif, dédié à la planification de tous les dossiers, rend les flux plus visuels et permet ainsi de réduire les temps de traitement, de faciliter la planification des tâches, de gérer l'ensemble des documents constituant le dossier, de réduire les surfaces de classement et enfin de mieux mettre en évidence les dysfonctionnements dans les flux administratifs. La gestion des documents administratifs est traditionnellement effectuée dans des chemises papier ou cartonnées classées dans des corbeilles type courrier, des dossiers suspendus et/ou des boîtes de classement. Elles ne garantissent pas le « premier arrivé - premier traité » puisque ceci dépend de la façon dont les fiches sont rangées par l'utilisateur ni la cohésion du dossier puisque les documents constituant le dossier peuvent être éparpillés. Le dispositif, selon l'invention, permet de remédier à ces 20 inconvénients. Il est composé d'un caisson transparent, de forme parallélépipédique, fermé sur 5 des 6 faces, et dont la face avant est évidée sur une partie, dans lequel des chemises de classement rigides à rabat de type conventionnel sont insérées. 25 Un système de bandes de couleurs fixées sur un des plis de la face avant permet de gérer les dossiers selon les urgences. Ces chemises, insérées horizontalement par une fente située en haut du caisson en face avant, glissent à l'intérieur dudit caisson jusque sur le fond puis sont extraites par la fente située en bas 30 du caisson, en face avant également. Ce dispositif présente plusieurs avantages : Il propose une organisation standardisée pour tous les services pour le traitement et le suivi des dossiers en cours et garantit le -2- traitement dans l'ordre d'arrivée ou de priorité défini en amont. Il permet de gérer les dossiers administratifs d'une manière très visuelle et instantanée puisque les chemises et donc les niveaux sont visibles à tous moments et d'un seul coup d'oeil. Le cheminement d'un dossier est visible pour mieux respecter le délai convenu et améliorer la qualité de service interne ou externe. Il permet ainsi de simplifier les processus administratifs et d'éviter les « files d'attente », les dossiers égarés, le temps perdu. Esthétique, il peut être posé directement sur le bureau. On peut en mettre plusieurs, côte à côte. Il peut se déplacer. Il ne nécessite pas de manipulations particulières telles que l'ouverture ou la fermeture d'un couvercle, la recherche d'un 20 onglet, la notation d'un repère,.... Les chemises peuvent être de différentes couleurs de sorte que l'on peut également apporter des précisions supplémentaires sur le type de dossier à traiter. Il permet de s'assurer que la première chemise enregistrée sera 25 la première traitée puisqu'il n'y a aucun autre moyen d'extraction que l'ouverture située en bas du support. Il est économique. Il ne nécessite aucune formation spécifique. Il est très facilement compréhensible de tous pour une meilleure efficacité 30 globale de l'entreprise générant une plus grande sérénité au quotidien. Selon des modes particuliers de réalisation : - Le caisson constitue l'élément technique. 35 Le caisson est réalisé en matière synthétique transparente de préférence. - Le caisson est réalisé par pliage et autre procédé. - Les chemises, de type conventionnel, sont rigides, calibrées, de couleur ou non, translucides ou non, -3- - Les chemises sont insérées dans le caisson par la fente située en haut. Elles descendent par gravité jusque sur le fond du caisson. Une autre fente située en face avant et en bas permet d'extraire les chemises. Le caisson a été dimensionné pour que les chemises puissent s'y intégrer naturellement et se superposer proprement les unes au-dessus des autres. Le fond du caisson est surélevé de manière à procéder facilement à l'extraction des chemises, - le caisson peut être posé sur un bureau. - Des bandes de couleur ajoutées en face avant du caisson, positionnées à droite ou à gauche et placées dans un ordre choisi par l'utilisateur permettent de visualiser le niveau idéal des dossiers et de les traiter selon des seuils. - Un titre peut être ajouté pour personnaliser le caisson. 15 Les plans en annexe illustrent l'invention : - La figure 1 représente le caisson vu de face. - La figure 2 représente le caisson vu de profil. - La figure 3 représente le dispositif complet constitué du 20 caisson avec les chemises (introduction-gestion-sortie) En référence à ces dessins : Le caisson (S) a la forme d'un parallélépipède rectangle dont cinq des six faces sont fermées. La face avant de ce 25 parallélépipède est évidée. Seuls deux plis (pl ) et (p2) pratiqués sur chacun des deux bords droit et gauche constitue la face avant du caisson ceci pour faciliter la visibilité des chemises (c). Ces deux plis sont recouverts d'une bande ferreuse (r). L'espace intérieur du caisson (S) est suffisant mais nécessaire pour 30 permettre le passage d'une seule chemise (c) à plat sans blocage. Les deux plis (pl) et (p2) ne recouvrent pas la totalité des deux bords droits et gauche de la face avant : un espace libre en haut du caisson (S) suffisamment dimensionné, la fente (fi), permet 35 d'insérer une chemise à la fois. De même, un espace libre laissé en bas du caisson, la fente (f2), permet d'extraire une chemise à la fois. Deux encoches (el) et (e2), découpées dans le couvercle (g) et -4- le fond (d) du support (S) facilitent la préhension des chemises à la main. Le fond (d) du caisson (S) est surélevé par rapport au sol afin d'extraire les chemises à la main sans être gêné. Chaque pli (pl) et (p2) est recouvert d'une bande ferreuse (r). Des bandes magnétiques de couleurs (V), (J), (R) placées sur un des deux plis (pl) ou (p2) et sur la bande ferreuse (ri) ou (r2) du support ont pour fonction de matérialiser les niveaux requis par les exigences de gestion. Un porte-étiquette magnétique (q) placé sur le pli restant (pl) ou (p2) et sur la bande ferreuse (rl) ou (r2) permet de personnaliser le caisson. L'invention est particulièrement destinée aux services 15 commerciaux, Administration des Ventes, Qualité, aux bureaux d'études, aux services supports et aux services techniques. 20 REVENDICATIONS1.- Outil de gestion des dossiers administratifs caractérisé en ce qu'il est composé d'un caisson transparent (S), de forme parallélépipédique, fermé sur 5 des 6 faces, et dont la face avant est évidée sur une partie, dans lequel des chemises de classement rigides à rabat de type conventionnel (c) sont insérées. Un système de bandes de couleurs (V, J R) fixées sur un des plis de la face avant permet de gérer les dossiers selon les urgences. Ces chemises (c), insérées horizontalement en haut du caisson en face avant, glissent à l'intérieur dudit caisson jusque sur le fond sans 10 possibilité d'extraction autre qu'en bas du caisson, en face avant également. 2.- Outil de gestion, selon la revendication 1, caractérisé en ce que le caisson (S) de forme parallélépipédique est fermé sur cinq des six faces et dont la sixième face, la face avant, évidée, n'est fermée que 15 par deux plis (p1) et (p2). 3.-Outil de gestion, selon les revendications 1 et 2, caractérisé en ce que la surface du fond (d) du caisson est suffisante mais strictement nécessaires pour ne stocker qu'une seule chemise (c). 4.- Outil de gestion, selon les revendications 1,2 et 3, caractérisé en ce 20 que les plis (p1) et (p2) ne recouvrent pas la totalité des deux bords droit et gauche du caisson (S) de sorte que l'espace libre créé entre le couvercle (g) et les 2 plis (p1) et (p2) constitue une fente (f1) en haut dimensionnée pour. insérer une seule chemise à la fois et de la même manière, l'espace libre créé entre les 2 plis (pl ) et (p2) et le fond (d) 25 constitue une fente (f2) en bas dimensionnée pour extraire une seule chemise à la fois. 5.- Outil de gestion, selon les revendications 1 et 3, caractérisé en ce que des encoches (el) et (e2) ont été découpées dans le couvercle (h) et le fond (d) du support (S) pour faciliter la préhension des chemises 30 avec la main. 6.-Outil de gestion, selon les revendications 1, 2 et 5, caractérisé en ce le fond (d) du support (S) est surélevé suffisamment dimensionnés pour permettre d'extraire les chemises avec la main. 7.- Outil de gestion, selon les revendications 1, 2 et 4, caractérisé en 35 ce que des bandes ferreuses (rl) et (r2), appliquées sur les plis (pl) et (p2) du caisson (S) permettent de placer d'un côté des bandes magnétiques de couleurs (V), (J), (R) pour gérer les niveaux de-6- dossiers à traiter selon les caractéristiques souhaités et de l'autre côté de personnaliser ledit caisson grâce à un porte-étiquette (q).