Brevet FR2986637A1 — publié le 20130809

« Dispositif destiné à produire et/ou à remplir des formulaires, procédé pour produire des formulaires et formulaires ainsi obtenus. » La présente invention concerne un dispositif destiné à produire et/ou à remplir des formulaires dans lesquels il est prévu des champs à remplir par des utilisateurs, dispositif formé d'un ordinateur comportant un organe de visualisation pour visualiser lesdits formulaires, un organe de saisie pour remplir lesdites champs, un organe de mémorisation pour contenir des informations. L'invention concerne aussi un procédé pour produire des formulaires. L'invention concerne également les formulaires obtenus par le dispositif et par la mise en oeuvre du procédé. Les formulaires sont omniprésents dans la vie, ils permettent d'obtenir, d'une manière synthétique, des renseignements provenant d'un individu pour une institution. Remplir un formulaire n'est pas toujours une tâche facile et il arrive que l'on commette des erreurs los de cette opération. Il y a donc lieu d'éviter, au maximum, les erreurs. La création de formulaires est aussi une tâche délicate. Pour produire et traiter des formulaires, il est connu de faire appel à des traitements informatiques. On pourra, à ce sujet, se rapporter, par exemple, à la référence ci-dessous : http://www.supelec.fr/ecole/cri/formulaire pdf.pdf Bien qu'apportant des facilités, la génération de formulaires selon cette référence présente les inconvénients suivants : - on doit se conformer au gabarit du formulaire sans qu'il n'y ait aucune souplesse, - si il est possible d'afficher une arborescence complète des champs présents dans le formulaire, cette arborescence n'est pas accessible lors de la saisie des champs. Ceci entraîne donc : - une saisie plus longue car il faut parcourir toutes les pages du document, - une difficulté d'appréhension pour l'utilisateur car celui-ci n'a pas une vue globale des groupes de saisies à effectuer, - absence de détection d'anomalies. Il est à noter que l'utilisation de ce procédé connu implique des connaissances en informatique pour créer des formulaires, ainsi il est impossible, sans ces connaissances de programmation, de pouvoir, par exemple, rendre invisible ou visible un champ en fonctions des valeurs saisies dans d'autres champs. L'invention propose un dispositif du genre précité qui procure une plus grande facilité pour l'utilisateur en vue de créer des formulaires et/ou aussi de les remplir. Conformément à l'invention, le dispositif selon le préambule est remarquable en ce que l'organe de mémorisation comporte une base de données contenant une liste des champs à remplir et des données pour assurer la gestion de ces champs. Ainsi, selon les mesures préconisées par l'invention, il devient possible d'utiliser un traitement de texte tel que Word qui donne des possibilités que ne présente pas le dispositif de l'art antérieur cité. Le formulaire ainsi élaboré par ces mesures se compose finalement d'un document Word et d'une liste de champs avec leurs propriétés. Avantageusement, le dispositif selon l'invention est caractérisé en ce qu'il est prévu des moyens pour vérifier la validité des champs remplis. De préférence, le dispositif selon l'invention est caractérisé en qu'il comporte un bouton pour une expédition du formulaire à au moins un destinataire. L'invention propose en outre un programme mis en oeuvre dans le dispositif selon l'invention, ainsi qu'un formulaire obtenu par ce dispositif. Le formulaire ainsi élaboré par ces mesures se compose finalement d'un document Word et d'une liste de champs avec leurs propriétés. La description suivante accompagnée des dessins ci-annexés, le tout donné à titre d'exemple non limitatif, fera bien comprendre comment l'invention peut être réalisée. Dans les dessins : la figure 1 montre un dispositif conforme à l'invention, la figure 2 montre une vue schématique du formulaire à remplir, la figure 3 montre un tableau illustrant une base de données de gestion pour permettre de remplir les formulaires, la figure 4 montre le fonctionnement de l'invention, la figure 5 montre un écran utilisé pour la saisie et la création de formulaires, la figure 6 montre un organigramme pour définir le fonctionnement du procédé mis en oeuvre dans le dispositif de l'invention, la figure 7 montre un organigramme pour définir le fonctionnement du procédé, mis en oeuvre dans le dispositif de l'invention, pour remplir un formulaire, la figure 8 montre un organigramme pour définir le fonctionnement du procédé, mis en oeuvre dans le dispositif de l'invention, pour créer un formulaire. La présente invention utilise comme logiciels : 1) Word de Microsoft (marque enregistrée) 2) Une variante d'Excel (marque enregistrée) : SpreadsheetGear (marque enregistrée) LLC 8889 Bourgade Street Suite 101 Lenexa, KS 66219 3) Visual studio de Microsoft. 4) IntegralUl TreeListView de la société Lidor Systems. Sur ces figures, les éléments communs portent tous les mêmes références. A la figure 1, on a représenté un dispositif conforme à l'invention. Sa structure est 10 celle d'un ordinateur de style PC. La référence 1 repère l'unité de traitement comportant notamment le processeur et autres composants tels que mémoire vive etc. A l'unité de traitement 1 sont adjoints un écran de visualisation 3 sur lequel va apparaître le formulaire 5, un clavier 7 pour la saisie de différentes données nécessaires pour la mise en oeuvre de l'invention, une imprimante 10 qui permet, entre autres, d'imprimer le formulaire et aussi un organe de mémorisation 12 genre disque dur pour contenir, entre autres, les informations nécessaires à la gestion de la mise en oeuvre de l'invention. Cet organe de mémorisation 12 va contenir une base de données de gestion 15, associée au formulaire 5 pour assurer une cohérence des informations qui seront inscrites dans les champs du formulaire. Le dispositif de l'invention fonctionne selon des logiciels 20 déjà mentionnés tels que Word et la variante d'Excel déjà mentionnée. Ces différents logiciels seront installés aussi dans l'organe de mémorisation aux emplacements respectifs 17 et 19. A- Saisie des champs du formulaire. La figure 2 montre une vue partielle et schématique du formulaire 5 que l'on se 25 propose de traiter, en guise d'exemple. Ce formulaire est un formulaire de relance de paiements. L'écran se décompose en deux parties Pl et P2. P 1 montre simplement une liste de tous les champs à remplir et/ou de cadres avec des dépendances. Ceci est visualisé en utilisant les logiciels IntegralUl TreeListView et 30 SpreadsheetGear. Cette partie Pl constitue, en quelque sorte, une assistance à la saisie. Sur cette partie Pl qui visualise donc la structure du formulaire (STRUC FORM). Cette partie Pl est formée de deux colonnes. Une colonne NId donne le nom des cadres dont il sera question plus loin et de tous les champs avec leurs valeurs associées. La colonne Nld montre aussi la hiérarchie et la dépendance de ces champs. P2 montre le texte accompagnant ces champs pour former le formulaire qui sera, en fait, soumis à une administration ou un organisme client. Le formulaire présente deux options : - l'option 01 qui se rapporte à un rappel pour un retard de paiement de facture. - l'option 02 qui est relative au dernier rappel de paiement de facture avant de prendre des mesures plus coercitives. 10 Ce choix se fait en activant un petit menu déroulant du champ Idl. Les différents champs à remplir sont regroupés en cadres pour des raisons de facilité et aussi de présentation. Dans cet exemple décrit, il y a 3 cadres FR1, FR2 et FR3: Le champ Idl présente un champ de saisie qui définit l'option envisagée 01 ou 02, ce champ se rempli au moyen d'une liste préalablement définie. Ce champ est visible dans P1 et invisible dans P2. Le champ Id2 concerne le lieu où est rempli le formulaire. Ce champ doit être rempli obligatoirement Le champ Id3 concerne la date à laquelle le formulaire est rempli. Ce champ est obligatoire. 20 Les champs Id4 et Id5 relatifs respectivement aux options 01 ou 02 se remplissent automatiquement lorsque le choix est fait. Les champs Id6 et Id7 relatifs respectivement aux options 01 ou 02 se remplissent automatiquement aussi lorsque le choix est fait. Les champs Id8, Id9 et Id10 concernent les références d'une première facture mise 25 en cause par le formulaire de relance de paiements. Id8 est la référence de la facture, Id9 est sa date et Id10, son montant. La saisie de ces références est obligatoire. Les champs Idl 1, Id12 et Id13 sont relatives à une deuxième facture. Les champs Id14 et Idl 5 s'affichent en fonction du choix de l'une des options 01 ou 02. 30 Les champs Id16 et Id17 s'affichent de la manière déjà indiquée. Il faut bien noter que l'on remplit le formulaire dans la partie Pl. Un champ rempli dans PI est reporté dans P2. La saisie des différents champs est effectuée sous la dépendance d'une base de données de gestion de formulaire qui est représentée sous la forme de tableau. Ceci est montré à la figure 3. Cette base de données est organisée en lignes dont chacune concerne un champ ou un cadre inséré dans ledit formulaire et comporte des rubriques donnant la dépendance de chaque champ vis à vis d'autres champs (NIdl,...), des rubriques concernant la visualisation donnant l'autorisation aux champs d'être affichés dans P2 (VW), des rubriques de modifications (EDT) qui permettent ou non la modification des 10 champs, donnant ainsi l'autorisation d'être affichés dans Pl. Ce tableau synthétise donc le comportement de tous les champs et les groupes du formulaire 5. Sur le tableau : Id est la référence du champ ou du cadre, Nld est le nom qui va apparaître sur l'écran, VAL est une valeur affectée au champ, 15 VW détermine selon sa valeur, si le champ ou le cadre est visible (valeur « 1 ») ou non : valeur « 0 » EDT détermine selon sa valeur si le champ peut être saisi ou modifiable. Une valeur « 1 » indique que le champ peut être modifié et une valeur autre que « 1 » qu'il n'est pas modifiable. Le champ peut aussi être le résultat de calculs et dépendre de 20 conditions diverses. Ainsi, par exemple, un champ affecté à une date de mariage doit être inopérant si la personne remplissant le formulaire est célibataire. CHK est une valeur de contrôle relative à l'intégrité du champ. Une valeur « 1 » indique que le champ a une valeur correcte et une valeur autre que « 1 » qu'il y a une erreur. Un message indiquant la nature de l'erreur peut survenir dans une bulle 25 apparaissant au voisinage dans P2. Dans le tableau, on mentionne une condition Cl . Cl prend la valeur « 1 » si le choix porte sur l'option 01 et une valeur autre que « 1 » si ce choix est sur 02. On mentionne aussi dans ce tableau des valeurs VAL qui découle d'une opération logique. Ainsi pour la ligne concernant Id4 on écrit : 30 FL2 =IF val ((Id1)= 01 ; [01], "") Et pour la ligne concernant Id5: FL2 =IF val ((Id1)-= 02 ; [02], "") Ce qui se traduit par un test sur la valeur de Idl. Si cette valeur indique le choix 01 alors un texte relatif à ce choix est affiché dans le champ Id4. De la même manière, si le choix est sur 02, on aura un texte relatif à ce choix qui sera affiche dans le champ Id5. Les valeurs EDT indiquent si le champ est modifiable ou non. Les croix apposées sur ce tableau montrent la dépendance des champs. Ainsi la croix portée, dans une rubrique, à la ligne 2 concernant le champ FR1 (le cadre 1 donc) montre que ce champ dépend du formulaire 5. Les croix relatives aux champs Idl à Id5 montrent bien que ces champs sont dans le cadre NFR1, etc. Les différents champs peuvent, dans le cadre général et d'une manière non 10 exhaustive, être remplis manuellement, par le résultat d'un calcul ou aussi à partir d'une base de données externe. La figure 4 montre le fonctionnement du dispositif de l'invention. Cette figure montre différentes cases correspondant chacune à une tâche à effectuer. La case K1 est le modèle du document à partir duquel on va travailler. 15 La case K5 est la mise à jour du tableau. A partir de ce tableau, on actualise, case K7, le document montré dans la partie P2 ainsi que la partie P1 qui se visualisent à l'écran. Puis tout ce qui est saisi via P1 vient dans la colonne VAL du tableau (case K11). Puis on retourne à la case K5 où le tableau est mis à jour, comme déjà indiqué et ainsi de suite, tant que les saisies sont nécessaires. Le processus ci-dessus indiqué se déroule pour chaque 20 champ rempli. Ainsi, par cette mise à jour qui s'effectue donc dès qu'un champ est rempli, la perception du formulaire va changer. Par exemple des champs peuvent disparaître car ils ne sont plus concernés ou alors ce sont d'autres champs qui peuvent surgir dans PI et dans P2. 25 B- Création d'un formulaire On se reporte à la figure 5 qui explicite la façon de créer un formulaire conformément à l'invention. Lorsque l'invention est mise en place, il est pratique d'utiliser le logiciel Word. La figure 5 montre un écran que perçoit le concepteur. Sur la partie supérieure en 30 bandeau on a montré seulement les icônes nécessaires pour la mise en application de l'invention. Ces icônes sont réparties en plusieurs groupes : notamment, le groupe GR1 qui contient les icônes relatives à la saisie du formulaire, le groupe GR2 est relatif à la conception de ce formulaire et le groupe GR3 à sa diffusion. Le groupe GR1 contient cinq icônes ICU1, ICU2, ICU3 et ICU5. Quand on clique sur l'icône 'CUI, on déclenche le processus de l'invention d'ouverture 5 de fichier pour la création de formulaire sur le document Word affiché en P2. Sur l'icône ICU2, on désactive le fichier, Sur l'icône ICU3, on affiche la partie Pl facilitant la saisie des différents champs du formulaire. Sur l'icône ICU5, on déclenche le processus de diffusion du formulaire selon une liste 10 de destinataires préalablement définie. Le groupe GR2 contient quatre icônes : ICC1, ICC2, ICC3 et ICC4. Quand on clique sur l'icône ICC1, on déclenche le processus d'insertion d'un cadre, dans le formulaire. Sur l'icône ICC2, on insère un champ dans le formulaire. 15 Sur l'icône ICC3, on autorise la modification des propriétés des champs. Sur l'icône ICC4, on rajoute un champ dont son contenu découle d'un processus externe saisie qui découle d'un calcul externe. Sous le bandeau, le reste de l'écran est partagé en trois parties : - Outre les parties Pl et P2 déjà mentionnées, une troisième partie : P3 apparaît. 20 Cette partie P3 concerne les propriétés des champs ou des cadres que l'on insère dans le formulaire. Ces propriétés, relatives à chaque champ ou cadre, sont organisées en trois paragraphes PARAI, PARA2 et PARA3, de la façon suivante. Le paragraphe PARAI contient le type TYP du champ (date, texte, case à cocher, liste de choix,...), son nom NId, on peut aussi lui attribuer une information bulle IBU donnant une 25 description du champ. Le paragraphe PARA2 contient les informations régissant le comportement du champ, par exemple, s'il est masqué (VW 1) ou s'il est saisissable (EDT = 1). Enfin le paragraphe PARA3 est relatif à la validation du champ : CHK. Si ce champ est reconnu valable, aucune action n'est entreprise, si il est considéré comme non valable alors 30 un message bulle est engendré sous forme de bulle. Le libellé de ce message est donné par l'encadré MSG du paragraphe PARA3. Par exemple pour indiquer une saisie obligatoire de Id2, la rubrique à cette ligne comporte une condition FL1 qui peut s'écrire en s'inspirant de la syntaxe Exel : IF(val(Id2) e a ;0) Ce qui se traduit par si la valeur de Id2 est vide (non remplie, alors on met dans la rubrique CHK un « 0 » ce qui indique donc une erreur. (voir figure 3) C- Création du tableau de gestion du formulaire. Avec ces outils qui viennent d'être mentionnés, il est alors possible de générer le tableau de la figure 3. Le formulaire est donc élaboré de la manière suivante. Après installation du logiciel, l'écran Word est donc modifié par les ajouts de différentes icônes. L'élaboration du formulaire commence par appui sur l'icône créer ICUI ouvrant un fichier de création du formulaire. L'écran se scinde selon les trois parties Pl, P2 et P3 déjà décrites. Le créateur tape son texte dans la partie P2 et lorsqu'il veut insérer un champ, il clique sur l'icône ICU3. Le champ se voit attribuer une référence et sur la partie P3, on peut définir ses propriétés. En fonction de cela, une ligne du tableau de la figure 3 est ajoutée. Il est important de noter que grâce à l'utilisation du logiciel « Lidor » on peut créer des arborescences ce qui permet de gérer les dépendances entre les champs. Ceci est bien montré à la figure 5 par la référence T. D- Organigrammes du fonctionnement du dispositif. La figure 6 montre schématiquement un premier organigramme. Cet organigramme explicite les deux aspects du fonctionnement. La case K100 montre les phases d'initialisation qui permettent d'expliciter à la case K105 un choix pour le créateur/concepteur ou pour l'utilisateur. Si on veut créer un formulaire, on passe à la case K106, si on veut utiliser un formulaire on passe à la case K110. La figure 7 explicite le fonctionnement dans le cas de la création de formulaire. Lorsque l'on est dans ce cas, on a donc affaire, comme déjà dit aux trois écrans Pl, P2 et P3. Le créateur va se placer dans l'écran P2 et taper des libellés dans le formulaire (case K150). En plaçant son curseur sur le document qui s'affiche sur son écran il peut insérer un champ, en cliquant sur l'icône insertion d'un champ ICU3. Ce champ est alors enregistré à l'emplacement du curseur. Le créateur définit son champ sa nature (date, champ numérique etc.) Il peut modifier ses propriétés et aller dans l'écran P3 (case K160). Le champ complètement renseigné va s'inscrire dans la base de données de gestion. La figure 8 montre le fonctionnement dans le cas où l'utilisateur remplit le formulaire. La case K200 est la tâche pendant laquelle on remplit le formulaire. Chaque champ rempli entraîne la mise à jour de la base de données de gestion (case K210). Sa valeur est mise dans la ligne concernant le champ sous la rubrique VAL. La validité des différents champs peut s'apprécier en utilisant des moyens découlant de critères logiques. Par exemple un champ date peut s'apprécier de critères historiques, la date de naissance d'un enfant doit être postérieure de la date anniversaire de 10 ses parents. La date d'anniversaire de l'intéressé doit être antérieure d'une durée inférieure de 150 ans de la date du jour. etc, L'exécution des phases de fonctionnement montrées aux figures précédentes est réalisée au moyen du langage « Visual basic » de sorte que tout homme de l'art connaissant l'état de la technique est capable de réaliser l'invention en fonction de ce qui a 15 été décrit. Un procédé pour fournir des formulaires découle des phases de fonctionnement du dispositif ci-dessus décrit. En d'autres termes, il comporte les étapes suivantes : - élaboration d'un texte de formulaire au moyen d'un traitement de texte, - insertion d'un champ au sein du formulaire, 20 - inscription des propriétés et des valeurs de ce champ dans une base de données de gestion de formulaire, - mise à jour du formulaire en fonction des dernières valeurs inscrites dans ladite base de données de gestion. Un programme qui détermine l'exécution des phases d'élaboration de formulaires fait 25 aussi partie de l'invention. REVENDICATIONS1- Dispositif destiné à produire et/ou remplir des formulaires dans lesquels il est prévu des champs (Idl, Id2, ; ...) à remplir par des utilisateurs desdits formulaires, dispositif formé d'un ordinateur (1) comportant un organe de visualisation (3) pour visualiser lesdits formulaires (5), un organe de saisie (5) pour remplir les champs, un organe de mémorisation (12) pour contenir des informations caractérisé en ce que l'organe de mémorisation comporte, une base de données de gestion de formulaire (15) affectée audit formulaire à remplir , pour contenir des informations de gestion relatives aux champs à remplir. 2- Dispositif destiné à produire et/ou remplir des formulaires selon la revendication 1 caractérisé en ce que ladite base de données (15) est organisée en lignes dont chacune concerne un champ inséré dans ledit formulaire et comporte des rubriques donnant la dépendance de chaque champ vis à vis d'autres champs (Nidl ,...), des rubriques de visualisation donnant l'autorisation pour des champs d'être visualisés (VW), des rubriques de modifications (EDT) donnant à l'utilisateur la possibilité de modifier et/ou de remplir ce champ. 3- Dispositif destiné à produire et/ou remplir des formulaires selon la revendication 2, caractérisé en ce que les rubriques de visualisation et/ou de modification contiennent une valeur logique issue d'un calcul. 4- Dispositif destiné à produire et/ou remplir des formulaires selon l'une des revendications 1 à 3 caractérisé en ce que le formulaire est mis à jour en fonction des informations enregistrées dans la base de données de gestion. 5- Dispositif destiné à produire et/ou remplir des formulaires selon l'une des revendications 1 à 4 caractérisé en ce que l'organe de mémorisation contient un programme de traitement de texte (17) utilisable pour remplir ledit formulaire. 6- Dispositif destiné à produire et/ou remplir des formulaires selon l'une des revendications 1 à 5, caractérisé en ce qu'il est prévu des moyens pour vérifier la validité des champs remplis. 7- Dispositif destiné à produire et/ou remplir des formulaires selon l'une des revendications 1 à 6 caractérisé en qu'il comporte un bouton pour une expédition du formulaire à au moins un destinataire. 8- Procédé destiné à produire des formulaires impliquant un dispositif selon l'une des 10 revendications 1 à 7 caractérisé en ce qu'il comporte les étapes suivantes : - élaboration d'un texte de formulaire au moyen d'un traitement de texte, - insertion d'un champ au sein du formulaire, - inscription des propriétés et des valeurs de ce champ dans une base de données de gestion de formulaire, 15 - mise à jour du formulaire en fonction des dernières valeurs inscrites dans ladite base de données de gestion. 9- Programme mis en oeuvre dans le dispositif selon l'une des revendications 1 à 7, comprenant des parties de code logiciel pour produire et/ou remplir des formulaires, 20 lorsqu'il est mis en oeuvre dans ledit dispositif. 10- Formulaire obtenu par le dispositif selon l'une des revendications 1 à 7.