Brevet FR2926433A1 — publié le 20090717

La lettre recommandée existe depuis plus de 2 siècles. Il s'agit aujourd'hui d'un courrier matérialisé sur une feuille, datée et signée de son auteur et placée dans une enveloppe sur laquelle figure l'adresse du destinataire. L'ensemble clos est déposé à un bureau de poste qui le transmettra et le remettra à son destinataire contre apposition d'une date et d'un émargement. La chronologie de la transaction est attestée par le cachet figurant sur l'enveloppe et sur le document joint matérialisant la prise en compte du courrier. Authentification, confidentialité et traçabilité, caractérisent la lettre recommandée. Cependant, le recommandé papier comporte toutefois 3 inconvénients : - Il apporte la preuve du contenant mais pas du contenu, 15 - Il se limite au transport de documents réels, - Il ne peut apporter la preuve de la lecture du courrier. Cette solution a donc été créée pour remédier à ce problème car contrairement à son homologue 20 papier, le recommandé électronique permet : - D'apporter la preuve du contenu et pas seulement du contenant dans la mesure où il est possible de demander à un tiers de confiance de conserver l'original et donc de le produire en cas de litige, 25 - De transporter des fichiers informatiques, images, vidéos, - D'établir que le mail a non seulement été accepté mais également lu, en plus de la signature électronique qui atteste de la présentation de l'envoi. 30 Ce procédé innovant tant par son caractère unique qu'exclusif se compose d'une solution d'envoi de courrier recommandé par voie électronique, renforcée par un acheminement par voie postale Cependant, pour que le processus de recommandé électronique soit tout aussi valable que la lettre 35 recommandée papier, il doit s'appuyer sur les fonctions essentielles d'un processus à valeur probante et ce, comme suit :savoir La création du document Pour cela aucune installation n'est nécessaire la personne voulant utiliser le service d'envoi d'un recommandé électronique doit se connecter à une plateforme WEB et effectuer la création de son compte client. 45 Puis l'auteur dispose de deux possibilités, - Soit, il créé son document depuis sa suite bureautique, se connecte à l'espace client, créé le formulaire d'envoi et, télécharge le document, -Soit, il créé directement son recommandé depuis l'espace client en se connectant et en créant 50 son document via le formulaire. 40 -2 L'identification et authentification de l'Auteur L'émetteur du document doit être identifié de façon claire et incontestable par l'intermédiaire de l'utilisation d'une carte d'identité électronique basée sur le système clé publique / clé privée (clé 5 PKI). Le cryptage du document 10 Le document ne doit pas pouvoir être consulté, ni modifié par un tiers autre que le destinataire final. Pour cela, avant son envoi, le recommandé électronique est généré sous forme d'un document PDF et d'un fichier XML. Le fichier PDF est crypté puis les deux fichiers sont compressés dans 15 un fichier archivé qui est lui-même crypté. L'archive est réceptionnée par le serveur de traitement via un protocole sécurisé en SSL (HTPPS, FTPS) ou VPN, puis décryptée. L'archive ainsi créée est envoyée au serveur de traitement. 20 Le document est alors signé. La signature s'effectue avec le système d'un tiers de confiance. Le document final est envoyé sur la plateforme dudit tiers pour signature. Le document est visualisé par l'auteur afin d'être signé numériquement via l'application du tiers de confiance et, contrôlé. 25 Horodatage et archivage à valeur probante Afin de renforcer la valeur probante du recommandé électronique chaque étape est horodatée puis archivée par et chez un tiers de confiance 30 Ainsi le document final signé et sa clé de contrôle sont adressés via un protocole sécurisé (HTPPS ou VPN) chez un tiers de confiance où ils sont horodatés puis archivés. Ainsi les documents archivés sont infalsifiables. 35 Envoi du mail de consultation Un mail de consultation du courrier recommandé électronique est envoyé au destinataire. 40 Horodatage et archivage à valeur probante Le mail envoyé au destinataire est horodaté puis archivé chez un tiers de confiance 45 Envoi d'un mini message sur un téléphone portable de délivrance Un mini message sera adressé sur le téléphone portable du destinataire pour lui indiquer qu'il a reçu un recommandé électronique.5 Horodatage et archivage à valeur probante Le SMS envoyé au destinataire est horodaté et archivé chez un tiers de confiance Distribution du message Un accusé de réception est adressé à l'auteur du document pour l'informer que le message a bien été distribué. 10 Horodatage et archivage à valeur probante Là encore cette étape est horodatée puis archivée afin de prouver la date de mise à disposition du 15 recommandé A partir de cette étape, deux possibilités sont envisageables Si le destinataire prend connaissance du message : Activation du lien de consultation Le destinataire clique sur un hyperlien pointant vers son recommandé électronique. Identification et Authentification du destinataire Il doit alors de connecter à son espace de consultation en s'identifiant et en s'authentifiant en saisissant la clé PIN de sa carte d'identité électronique. 35 Horodatage et archivage à valeur probante L'activation du lien de consultation ainsi que l'identification et l'authentification du destinataire seront horodatées et archivées. Consultation du document Une fois le destinataire identifié et connecté dans son espace de consultation, il peut consulter son recommandé électronique. Le recommandé archivé chez un tiers de confiance est alors chargé via 45 un protocole sécurisé HTPPS sur le poste du destinataire qui peut alors le consulter et 1' enregistrer. L'auteur recevra à son tour un message indiquant que le destinataire a bien pris connaissance du recommandé électronique. 20 25 30 405 Horodatage et archivage à valeur probante L'évènement de consultation sera à son tour horodaté puis archivé chez un tiers de confiance afin de prouver la date à laquelle le message a été lu. Si le destinataire ne prend pas connaissance du message 10 Expiration du délai de consultation Dans le cas où le destinataire n'a pas consulté son recommandé électronique pendant le délai de consultation choisi par l'auteur, c'est-à-dire que le destinataire n'a pas cliqué sur l'hyperlien contenu dans son email, l'espace de consultation est désactivé et le message d'information de la 15 réception du message, détruit. Le destinataire ne peut donc plus consulter son recommandé électronique en ligne. Un message est alors adressé à l'auteur l'informant que le destinataire n' a pas pris connaissance du recommandé électronique Horodatage et archivage à valeur probante L'évènement d'expiration du délai de consultation et donc de destruction du message sont 25 horodatés puis archivés chez un tiers de confiance. Envoi du document par filière papier 30 A défaut d'activation du lien de consultation dans le délai imparti, le recommandé électronique est alors dirigé vers un processus d'envoi par voie postale. Le recommandé électronique est crypté puis envoyé de façon sécurisé vers un centre éditique qui se chargera de l'impression, de sa mise sous pli et de l'envoi par voie postale. Archivage à valeur probante L'ensemble du processus du centre éditique garantie l'intégralité et l'intégrité du document 40 permettant d'assurer l'archivage et le suivi des envois. (AR, NPAI) L'importance et la fiabilité d'un tel procédé repose sur sa valeur probante se caractérisant pas la 45 confidentialité de l'identification et de l'authentification de l'expéditeur et du destinataire (clé PKI), par l'intégrité et l'intégralité du message et des documents joints (cryptage), par la conservation (archivage chez un tiers de confiance) et par la garantie des dates d'envoi, de réception et de lecture du mail recommandé (horodatage par un tiers de confiance) 50 La lettre recommandée électronique a tout autant de valeur voir même plus que la lettre postale et ce, jusqu'à preuve du contraire. 20 35 En conclusion ce procédé permet donc de : • Réduire significativement les coûts de fabrication, d'affranchissement et autres y afférents, • D'optimiser et de réduire les coûts de la gestion des courriers recommandés sortants de l'Entreprise sans changer les habitudes de travail, • De dématérialiser les courriers recommandés, • De personnaliser les envois, • De conserver l'intégrité des courriers au moyen de la signature électronique sécurisée, 10 . D'authentifier l'émetteur et le destinataire (certificat électronique), • D'apporter la preuve du contenu et non pas seulement du contenant, • De transporter des fichiers numériques, vidéos, images et on que des documents réels, • D'établir si le recommandé a non seulement été accepté mais également lu, 15 • De sécuriser et améliorer la confidentialité des envois (cryptage), • De garantir l'acheminement du courrier (impression et envoi par voie postale si non activation du lien de consultation), • De garantir sa valeur probante (horodatage et archivage par et chez un tiers de confiance de chaque étape du processus) 20 Cette solution est accessible à toutes les Entreprises souhaitant optimiser le traitement de leurs courriers recommandés. 25 Ainsi, toute Entreprise peut donc potentiellement recourir au WEB pour opérer de tels échanges entraînant pour elle un gage d'économie tant en terme de manipulation que de gestion. 5 REVENDICATIONS 1) Procédé à valeur probante du recommandé électronique caractérisé par l'envoi par voie électronique du courrier recommandé préalablement généré dans un format PDF / XML puis crypté et enfin compressé dans un fichier archive, lequel est và son tour compressé 2) Procédé selon la revendication N° 1 par lequel le fichier est réceptionné sur un serveur de traitement via un protocole sécurisé SSL (HTPPS / FTPS) ou VPN puis décrypté et envoyé vers un serveur de traitement. 3) Procédé selon la revendication N° 2 caractérisé en ce que le document archivé est alors, dès 10 l'identification et l'authentification du destinataire, chargé via un protocole sécurisé HTPPS sur le poste du destinataire pour lui permettre de consulter le courrier recommandé 4) Procédé selon la revendication N°3 caractérisé en ce que à défaut d'activation du lien de consultation, le recommandé électronique est alors envoyé de façon sécurisé vers un centre 15 éditique qui se chargera de l'impression, de la mise sous pli et de l'envoi par voie postale. 5) Procédé selon les revendications 1, 2, 3, et 4 selon lequel la valeur probante se caractérise par l'identification, l'authentification et la confidentialité de l'expéditeur et du destinataire, l'intégralité et l'intégrité des documents, l'horodatage et l'archivage chez un tiers de confiance de 20 chaque étape du processus.