Brevet FR2911208A1 — publié le 20080711

Les attentes pour des entretiens sans rendez-vous (dans les administrations, cabinets médicaux, restaurants, etc....) se font traditionnellement sur le lieu physique de l'entretien (en salles d'attente, espaces d'accueil, ...etc.) avec ou sans attribution d'un numéro de passage (matérialisé par la distribution de ticket d'ordre ù assez fréquent dans les administrations). Le temps passé en salle d'attente peut être alors plus ou moins long selon la nature de l'entretien et est très souvent vécu comme une contrainte pour les participants. La présente invention consiste en un système dont l'objectif principal est de pouvoir éviter cette attente sur place grâce à un système capable de gérer en simultané, de manière coordonnée et équitable, les attentes effectuées sur le site de l'entretien et celles pouvant dès lors se faire hors du site (adapté aux personnes désireuses de mettre à profit ce temps d'attente pour une activité extérieure étrangère à l'entretien). Le système içi décrit, met en oeuvre un ensemble composé des quatre modules suivants (cf. figure 1) : - Un panneau d'information (1) - Un panneau de contrôle (2) Un panneau de pilotage (3) - Un système de communication à distance (4) Les modules (1) et (3) peuvent être multipliés (plusieurs panneaux d'information, plusieurs panneaux de pilotage). Les modules panneau d'information (1) et panneau de contrôle (2) sont à la disposition des futurs participants aux files d'attente. Le panneau de pilotage (3) est quant à lui destiné au pilote du(des) file(s) d'attente. Le module système de communication à distance (4) est propriété (ou prêt par le pilote du système) des participants aux files d'attente. Le mode opératoire (cf. figure 2) de cette invention se décrit de la manière suivante : une personne se rend sur le site de la (des) file(s) d'attente et se dirige vers le panneau d'affichage. Ce panneau lui indique le numéro d'ordre à venir par file d'attente gérée, le nombre de personnes déjà en file d'attente, une ventilation du nombre des personnes sur site et hors site ainsi qu'une durée estimée de l'attente dès lors qu'elle entre dans une des files. Si cette personne décide d'entrer dans une des files, elle déclenche une action entrée en file d'attente du panneau de contrôle (2). Ce panneau de contrôle lui propose alors un choix de n de file d'attente (si plusieurs sur le lieu) , un nombre de places à réserver (cas des attentes pour les restaurants, ...etc.), enregistre son entrée et délivre un ticket justifiant son numéro d'ordre dans la file d'attente sélectionnée. Si la personne souhaite alors poursuivre, de manière traditionnelle, son attente sur place (en salle d'attente), elle conserve son ticket qu'elle présentera, le moment venu de son passage, au pilote de la file d'attente concernée. A noter qu'étant inscrite dans la file d'attente, elle peut très bien s'absenter momentanément du lieu d'attente sans pour cela demander un rappel numérique ; Elle retrouvera naturellement son rang inscrit sur son ticket à son retour (cette fonctionnalité existe déjà aujourd'hui avec les systèmes manuels de délivrance de numéro de passage). Si par contre, cette personne ne souhaite pas rester sur place, après la délivrance du ticket de positionnement dans la file d'attente, elle active l'action attente hors site . Le panneau de contrôle (2) l'invite alors à saisir, s'il ne l'a pas déjà mémorisé lors d'un passage précédent, son adresse numérique (numéro de téléphone portable, adresse e-mail, etc. ...) et le panneau de pilotage (3) enregistre cette demande dans son système de gestion. Le panneau de pilotage (3) se charge ensuite d'alerter les participants ayant opté pour une attente hors du site en émettant de manière périodique (pas du tout, tous les quarts d'heure, demi heures, ...etc.: fréquences paramétrables par le pilote) un message numérique (sms, e-mail, ... etc.) à leur intention. Ce message comporte les informations en temps réel de l'état d'avancement de la file d'attente (nom de l'émetteur, objet du message, file d'attente concernée, n d'ordre en cours de passage, délai restant estimé avant passage). Un message spécifique et dédié est automatiquement transmis à la personne dont le passage est proche (exemple : il vous reste d'heure avant votre passage , il reste seulement 2 personnes avant vous , ...etc. : paramétrable par le pilote). A réception de ce message, le participant retourne sur le lieu de rendez-vous ou a la possibilité, le cas échéant, de sortir volontairement de la file d'attente par retour sur ce message. En cas de suspension ou d'arrêt d'urgence de la file d'attente, le pilote peut émettre un message spécifique à tous les participants hors site pour leur signifier cette action particulière. -3 Ensuite, chaque personne, sur site ou hors site, dont le moment de passage est arrivé, présente son ticket de rang afin que le pilote de la file d'attente valide ce passage via le panneau de pilotage (3). Cette action déclenche ainsi l'avancement de la file d'attente. A noter que si la personne est absente, le pilote doit malgré tout faire avancer la file d'attente en annulant ce passage. Les estimations des durées d'attente, fournies par le panneau de pilotage (3), sont calculées sur la base d'une estimation des temps moyens d'attente et s'affinent avec 10 une utilisation régulière du système proprement dit. Il faut noter que ce système propose, par défaut, l'inscription dans les files d'attente par un passage obligé sur le site de l'entretien ceci dans un souci d'équité vis-à-vis des personnes ne disposant de moyens de communication numérique type internet ou téléphone portable. 15 La possibilité d'insertion dans la file d'attente via un mode d'inscription par voie numérique (internet, portable, etc....) est une option qui reste néanmoins activable par le pilote du système si ce mode de gestion des files d'attente correspond mieux à son type d'activité ou au profil de sa clientèle. Un exemple de réalisation concrète est présenté en figure 3 (planche 3/3). REVENDICATIONS 1) Système de gestion physique de files d'attente caractérisé en ce qu'il comporte un panneau électronique de contrôle (cf figure 1) composé d'un système d'entrée/sortie dans une file d'attente, d'un clavier de saisie des informations pour des communications numériques (téléphone portable, ordinateur, PDA, ...), d'un écran d'affichage des opérations effectuées, d'un distributeur de ticket d'opération, d'un lien (wifi ou filiaire) avec le panneau de pilotage (cf figure 1) hébergeant le système informatique de gestion des files d'attente et d'une liaison avec un panneau d' affichage général (cf. figure 1) assurant la communication de l'état d'avancement de la file d'attente auprès des clients. 2) Système, selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il gère une ou plusieurs files d'attente et est capable de combiner à la fois les attentes sur le site d'entretien et les attentes hors du site permettant dans ce cas une activité extérieure au rendez-vous sans perdre sa place dans la file d'attente. 3) Système, selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il coordonne les attentes hors du site d'entretien par un échange d'informations via un mode de communication numérique (sms, email) entre le système de pilotage et un récepteur (portable, pda, ordinateur, ...) de la personne en file d'attente. 4) Système, selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il gère, parallèlement aux réservations sur site, les réservations enregistrées par un mode numérique délocalisé (internet, portable, ...). 5) Système, selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il gère un système de priorité entre les réservations prises sur le site même de l'entretien et celles enregistrées par un mode numérique délocalisé (internet, portable, ...). 25 30