Brevet FR2909201A1 — publié le 20080530

- 1 - La présente invention concerne un dispositif pour générer automatiquement des rapports d'audit dynamiques à partir de référentiels ou documents normatifs présentés sous forme de documents statiques et donc figés. Les rapports d'audit sont traditionnellement rédigés par des auditeurs. Les tâches fastidieuses de rédaction ne permettent pas d'obtenir de constats représentatifs d'une situation à un moment donné, car les situations évoluent entre le moment où est effectué le constat par l'auditeur et le moment il produit son rapport. Le dispositif selon l'invention permet de remédier à cet inconvénient. Il comporte selon une première caractéristique, un dispositif d'acquisition préalable des données issues de référentiels normatifs. Ces données sont formatées et stockées dans une bibliothèque de référentiels. Elles sont ainsi disponibles et réutilisables pour la production automatique de rapports dynamiques d'audit actualisés en permanence grâce au procédé innovant de génération automatique des recommandations. Le dispositif selon l'invention comporte en entrée des documents normatifs figés tels que des référentiels sous forme papier ou sur supports électroniques. Les dits documents sont formatés et stockés par l'intermédiaire d'un dispositif d'acquisition de données. Le dispositif d'acquisition de données a pour objet de transformer les données d'entrées hétérogènes en données formatées 25 pour les stocker afin de les exploiter ultérieurement. Le formatage des données consiste à traiter les différents niveaux de plan du document en entrée pour identifier d'une part, les objectifs généraux de contrôle (OGC), et d'autre part les points de contrôle (PDC). 30 L'information stockée issue du document en entrée comporte un indicateur du niveau de l'arborescence, un indicateur de typologie pour déterminer s'il s'agit d'un objectif général de contrôle ou d'un point de contrôle, un libellé correspondant au texte du chapitre ou texte du paragraphe du 35 document en entrée. Un dispositif de pilotage comportant un module de saisie interactif avec des cases à cocher permet d'évaluer le niveau de conformité des points de contrôle. 2909201 - 2 - Le dispositif selon l'invention est caractérisé par un dispositif spécifique qui comporte un mécanisme permettant de générer automatiquement le rapport d'audit détaillé et paramétrable en fonction du niveau de conformité des points de contrôle. 5 Les dessins annexés illustrent l'invention : La figure 1 représente les éléments du dispositif de l'invention. Les figures 2 et 3 représentent le procédé de formatage des données hétérogènes en entrée. 10 La figure 4 représente le procédé spécifique de génération automatique des recommandations, élément clé de l'innovation, qui permet de produire automatiquement les rapports d'audit dynamiques. En référence à la figure 1, le dispositif comporte en entrée des documents normatifs figés (1.1) tel que des référentiels sous 15 forme papier ou sur supports électroniques. Ces documents sont formatés et stockés par l'intermédiaire d'un dispositif d'acquisition de données (1.2). Selon le mode d'industrialisation, le dispositif d'acquisition de données peut se présenter sous différentes formes telles qu'un ou plusieurs écrans 20 de saisie ou tout autre procédé de conversion de fichiers. Le dispositif d'acquisition de données (1.2) a pour objet de transformer les données d'entrées hétérogènes en données formatées pour les stocker (1.3) afin de les exploiter ultérieurement selon les procédés (1.4) et (1.5) décrits dans les figures 2 et figure 4 pour la production automatique du rapport d'audit (1.6). En référence à la figure 2, le formatage des données consiste à traiter les niveaux de plan du document en entrée (DE) pour identifier les objectifs généraux de contrôle (OGC), les normes explicatives (NEX), les points de contrôle (PDC) avec ou sans item (ITEM). Les objectifs généraux de contrôles (OGC) sont identifiés selon la structure constituée par les chapitres et sous-chapitres du document en entrée (DE). Les paragraphes de chapitres du document (DE) contenant des 35 sous chapitres sont identifiés comme normes explicatives (NEX) de l'objectif général de contrôle (OGC). 2909201 - 3 - Le dernier niveau (NIVN) de l'arborescence d'un objectif général de contrôle (OGC) est déterminé par un chapitre du document (DE) qui ne contient aucun sous--chapitre. Les paragraphes de chapitres du dernier niveau de 5 l'arborescence {(NIVN) du document en entrée (DE) contiennent des points de contrôle (PDC), et selon le cas selon des normes explicatives (NEX) et des items (ITEM). Seuls les paragraphes de chapitres du dernier niveau de l'arborescence (NIVN) du document en entrée (DE) contiennent des 10 points de contrôle (PDC). Les points de contrôles (:PDC) sont donc identifiés par un ou plusieurs paragraphes des chapitres ou sous chapitres de dernier niveau de l'arborescence du document en entrée (DE). Les paragraphes rattachés aux points de contrôle et présentés 15 sous forme de puce constituent des items (ITEM) utilisés pour l'évaluation du niveau de conformité du point de contrôle (PDC). En référence à la figure 1, et dans le cas où le point de contrôle ne comporte pas d'item, le dispositif d'acquisition de données (1.2) doit permettre, soit de saisir des items, soit de générer 20 automatiquement les items (ITEM) rattachés au point de contrôle (PDC), avec au minimum un item pour évaluation si le point de contrôle (PDC) est conforme ou non conforme. Dans un cas simplifié, le libellé de l'item (ITEM) pourra être par exemple Conforme ? avec une valeur par défaut numérique = 1 (VAL CAC) désignée ci- 25 dessous (3.12) en figure 3. En référence à la figure 3, l'information stockée selon le procédé de formatage des données comporte selon le dispositif deux types de caractéristiques : La première caractéristique (TYP1) est commune aux objectifs 30 généraux de contrôle (OGC), points de contrôles (PDC) et normes explicatives (NEX). Chaque objectif général de contrôle (OGC) et point de contrôle (PDC) est caractérisé par les éléments suivants de type 1 (TYP1) : - (3.1) indicateur du niveau de l'arborescence (1.N) du document en 35 entrée (DE). - (3.2) indicateur pour déterminer s'il s'agit d'un objectif général de contrôle (OGC) ou d'un point de contrôle (PDC). 2909201 - 4 - - (3.3) libellé correspondant selon le cas au texte de l'objectif général de contrôle (OGC) ou du point de contrôle (PDC). -(3.4) libellé correspondant au texte de la question (QST) rattachée selon le cas au point à (3.3). 5 - (3.5) libellé correspondant au texte de la norme explicative (NEX) rattachée selon le cas à l'objectif généra]. de contrôle (OGC) ou au point de contrôle (PDC). - (3.6) index unique pour identifier le Point de contrôle (PDC). - (3.7) indicateur pour identifier si les items rattachés (ITEM) 10 sont à choix unique ou multiple. - (3.8) indicateur pour identifier le niveau de conformité du point de contrôle (CONE'ORMITE). La caractéristique 3.4 correspond à une version plus évoluée du dispositif d'acquisition de données (1.2) qui permet de saisir 15 libellé supplémentaire pour associer une question (QST) au point de contrôle (PDC). La seconde caractéristique (TYP2) est commune aux items (ITEM) rattachés aux points de contrôles (PDC). Chaque item (ITEM) rattaché à un point de contrôle est 20 caractérisé par les éléments suivants de type 2 (TYP2) : - (3.9) index pour identifier le point de contrôle (PCC) auquel est rattaché l'item (ITEM) où (3.9) = (3.6). -(3.10) libellé correspondant au texte de l'item (ITEM) - (3.11) case à cocher (CAC) 25 - (3.12) valeur numérique de (3.11) En référence à la figure 1, le dispositif de pilotage (1.4) comporte, quelque selon le mode d'industrialisation, un module de saisie interactif avec des cases à cocher définis en figure 3 (3.11) permettant d'évaluer le niveau de conformité de chaque point 30 de contrôle (PDC). Sous une forme simple, le module de saisie (1.4) doit permettre d'afficher pour chaque point de contrôle (PDC) les items qui lui sont rattachés (ITEM) avec une case à cocher (3.11) permettant d'affecter sa valeur numérique (3.12) pour l'évaluation du niveau de conformité du point de contrôle (3.8). 2909201 -5 - Sous une forme simple le module de saisie se présentera de la façon suivante Libellé du point de contrôle (3.3) ^ Conforme (3.11) + (3.12) 5 Sous une forme plus évoluée, le module de saisie (1.4) doit permettre d'associer à chaque point de contrôle la question d'audit qui lui est rattachée (3.4), avec des éléments de réponse (TYP2) à choix unique ou multiple (3.7). Dans ce cas, le libellé de la question rattachée au point de contrôle (3.4) remplace le libellé 10 du point de contrôle (3.3). Dans les deux cas précédents, l'évaluation du niveau de conformité point de contrôle est déterminée de la façon suivante : Pour les items (TYP2) à choix unique (3.7), le niveau de conformité = 100% si la valeur numérique (3.12) de l'item 15 coché (3.11) correspond à la valeur maximale (3.12) des items rattachés au point de contrôle (3.9) = (3.6). Pour les items (TYP2) à choix multiples (3.7), le niveau de conformité = 100% si tous les items, dont la valeur numérique (3.12) est positive (>0), sont cochés (3.11). 20 A ce stade, le dispositif selon l'invention, dispose de toutes les données en entrée pour permettre la production automatique de rapports d'audit dynamiques (1.6) selon le procédé de génération automatique des recommandations (1.5) illustrés dans la figure 1. En référence à la figure 4, le dispositif selon l'invention est caractérisé par un dispositif spécifique qui comporte un mécanisme permettant de générer automatiquement le rapport d'audit détaillé et paramétrable en fonction du niveau de conformité des points de contrôle {3.8). Le rapport d'audit ainsi généré est actualisé en fonction des éléments d'évaluation alimentés par le dispositif de pilotage (1 4 La génération automatique des recommandations est constituée d'une partie statique (3.3) et d'une partie dynamique (3.9). Les éléments (3.3) et (3.4) sont édités pour générer le rapport d'audit présenté dans la figure 1 (1.6). La figure 4 présente le procédé de génération automatique des recommandations non satisfaites à partir des éléments d'évaluation alimentés par le dispositif de pilotage (1.4). 25 30 35 2909201 - 6 - En remplaçant dans la figure 4 le critère CONFORME par NON CONFORME , on obtient la liste des recommandations satisfaites. Il est ainsi possible, à partir du même procédé, de produire le rapport d'audit détaillé contenant : la liste des 5 points forts (recommandations satisfaites) et la liste des points faibles (recommandations non satisfaites). L'exemple fourni en figure 4 est volontairement simplifié pour mettre en évidence le mécanisme de base du dispositif de génération automatique des recommandations qui peut être enrichi de nombreuses 10 fonctionnalités selon l'adaptation du mode d'industrialisation. Le dispositif selon l'invention est particulièrement destiné à la production automatique de rapports d'audits quelque soit le mode d'industrialisation mis en oeuvre : informatique embarquée sous forme de système dédié ou informatique intégrée dans des programmes 15 d'ordinateurs. Le dispositif selon l'invention introduit une nouvelle dimension dans le domaine de l'audit en transformant les constats statiques des audits traditionnels en approche dynamique permettant un suivi continu des recommandations actualisées en permanence. 20 Les contraintes techniques minimales pour procéder à l'industrialisation du dispositif sont de disposer des composants suivants : - un système de stockage de données formatées, - un écran de saisie, 25 - un système à microprocesseur permettant d'exécuter le procédé de génération automatique des recommandations, - un dispositif d'affichage, d'impression ou de transmission des rapports d'audit générés. REVENDICATIONS 1)Dispositif de génération automatique des recommandations pour la production automatique de rapports d'audits caractérisé en ce qu'il comporte en entrée des documents normatifs figés (1.1) tels que des référentiels sous forme papier ou sur supports électroniques. Les dits documents (1.1) sont formatés et stockés par l'intermédiaire d'un dispositif d'acquisition de données {1.2). 2)Dispositif selon la revendication 1 caractérisé en ce que le dispositif d'acquisition de données a pour objet de transformer les données d'entrées hétérogènes en données formatées (figure 2) pour les stocker (1.3) af=in de les exploiter ultérieurement (1.4). 3)Dispositif selon la revendication 2 caractérisé en ce que le formatage des données (1.2) consiste à traiter les différents niveaux de plan du document (1.1) en entrée pour identifier d'une part, les objectifs généraux de contrôle (OGC), et d'autre part les points de contrôle (PDC). 4)Dispositif selon la revendication 3 caractérisé en ce que l'information stockée (1.3) issue du document en entrée (1.1) comporte un indicateur du niveau de l'arborescence (3.1), un indicateur de typologie pour déterminer s'il s'agit d'un objectif général de contrôle ou d'un point de contrôle (3.2), un libellé (3.3) correspondant au texte du chapitre ou texte du paragraphe du document en entrée (1.1). 5)Dispositif selon la revendication 4 caractérisé par un dispositif de pilotage (1.4) qui comporte, quelque soit le mode d'industrialisation, un module de saisie interactif avec des cases à cocher (3.11) permettant d'évaluer le niveau de conformité des points de contrôle (3.8). 6)Dispositif selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé par un dispositif spécifique (figure 4) qui comporte un mécanisme permettant de générer automatiquement le rapport d'audit détaillé et paramétrable (1.6) en fonction du niveau de conformité des points de contrôle (3.8).