Brevet FR2886429A1 — publié le 20061201

B11691 FR SYSTEME PERMETTANT À UN UTILISATEUR DE GERER UNE PLURALITE DE DOCUMENTS PAPIER La présente invention concerne un système permettant à un utilisateur de gérer une pluralité de documents papier. L'information papier nous submerge. La quantité d'information gérée par les entreprises et les particuliers est en perpétuelle croissance, cette information se retrouve sous les formes électroniques et papier. La tendance est à la généralisation des supports électroniques, mais les habitudes et les lois s'adaptent lentement aux documents électroniques. Il reste donc de très nombreux papiers: factures, fax, lettres, publicités, déclarations diverses (impôts, embauche, certificats, etc.). Plusieurs outils aident à gérer les emails et autres documents électroniques. Ces outils sont en train de révolutionner la gestion documentaire. Cependant le traitement des papiers n'a pas beaucoup changé: on a toujours tendance à les classer dans des armoires, dossiers, et sous dossiers. Pour en retrouver un, il faut d'abord se souvenir de son existence puis déterminer son emplacement. Cette technique a plusieurs inconvénients: Temps important perdu lors du classement manuel des papiers. 2886429 2 Temps important perdu lors de la recherche. Difficulté de retrouver un papier classé par quelqu'un d'autre (collègue, conjoint, secrétaire, etc.). Chaque individu a ses méthodes d'archivage. Il est malaisé de trouver une information qui a été classée par ses collègues, prédécesseurs, secrétaires, patrons car on ne connaît pas ou on ne comprend pas forcément leurs méthodes d'archivage. Difficulté pour savoir quels documents existent. Difficulté pour savoir quels documents sont 10 accessibles. Obligation de retourner au document papier original pour chercher une information, alors qu'une image du document pourrait suffire. Sauvegarde lourde et coûteuse des documents papiers 15 (il faut tout photocopier). Détérioration et perte de documents suite à des manipulations trop fréquentes. La philosophie de gestion des documents évolue. En prenant un peu de recul sur les mécanismes de 20 gestion de l'information, on remarque que: Avant l'apparition de l'informatique, on classait les documents de la seule façon possible: en dossiers, sous dossiers, chemise, classeurs etc. Lors de l'apparition de l'informatique, par analogie 25 avec l'existant, on a classé les documents électroniques selon le même schéma (répertoires et sous répertoires). L'apparition de moyens d'indexation performants (plein texte en particulier) conduit à un nouveau concept: tous les documents électroniques sont jetés pêle-mêle dans un même répertoire, un outil de recherche performant permettant de tout retrouver. A n'en pas douter, par analogie réciproque , le classement physique va suivre le classement informatique: tous les papiers (ou autres supports) seront indexés (par exemple en plein texte) avant d'être empilés tous ensemble. La présente invention concerne un système permettant à 5 un utilisateur de gérer une pluralité de documents papier caractérisé en ce qu'il comporte: - des moyens de numérisation destinés à numériser les documents papier en les convertissant en fichiers informatiques, - des moyens de marquage, associés aux moyens de numérisation, destinés à apposer automatiquement, sur chaque document papier ainsi numérisé, un marqueur comportant une référence, notamment une étiquette auto collante sur laquelle est imprimé un numéro ou une étiquette de type TAG RFID, -un bac de réception, associé aux moyens de numérisation, destiné à recevoir et à stocker, notamment selon un ordre chronologique de numérisation, les documents papier, - un équipement informatique, associé aux moyens de numérisation, comportant un module logiciel de reconnaissance de caractères de type OCR, permettant de convertir les fichiers informatiques en documents électroniques texte, notamment en les convertissant au format PDF ou au format texte, - des premiers moyens de mémorisation et d'indexation permettant de mémoriser et d'indexer, dans une base de données connectée à l'équipement informatique et/ou en ligne sur un serveur distant, chaque document électronique texte ainsi obtenu en lui associant la référence du marqueur apposé sur le document papier dont il est issu, - un module logiciel de recherche et de sélection permettant à l'utilisateur de rechercher et de sélectionner des documents déterminés dans une liste de documents électroniques texte et de consulter les documents ainsi sélectionnés: - en mettant en oeuvre des moyens de visualisation associés à l'équipement informatique pour consulter les documents électroniques texte correspondant aux documents déterminés, et/ou - en recherchant manuellement, dans le bac de réception, les documents papier correspondant aux documents déterminés grâce aux références des marqueurs apposés sur les document papier, - des moyens d'exportation et de compression de documents permettant à l'utilisateur d'exporter sous une forme compressée les documents électroniques texte déterminés dans un porte-documents virtuel, notamment sous forme de fichier zip. De préférence, le système est caractérisé en ce que l'équipement informatique comporte en outre des seconds moyens de mémorisation permettant de mémoriser dans la base de données des informations concernant les documents papier, notamment un historique des numérisations effectuées, un historique des consultations et des exportations effectuées par l'utilisateur. L'invention vise la gestion physique des papiers prenant la forme d'un classeur intelligent comportant un scanner relié à un bac de classement et à un ordinateur (un serveur ou le poste de l'utilisateur) doté d'un outil OCR (reconnaissance de caractères), d'un moteur d'indexation et de recherche. La solution technique selon l'invention concerne un système permettant à un utilisateur de gérer une pluralité de documents papier. Le système est caractérisé en ce qu'il comprend: - des moyens de numérisation des documents, notamment un scanner ou encore un télécopieur ou un photocopieur disposant de cette fonctionnalité, - des moyens d'indexation pour indexer les documents 30 ainsi collectés, - des moyens de numérotation des documents au moyen de l'apposition d'étiquettes autocollantes (par exemple des post-it), - une interface utilisateur permettant à l'utilisateur d'effectuer une recherche de documents ainsi indexés, en tenant compte de droits d'accès dont dispose l'utilisateur, des moyens d'affichage permettant à l'utilisateur de 5 visualiser les résultats de la recherche sous forme d'une liste de documents, - des moyens de téléchargement permettant à l'utilisateur de télécharger des documents déterminés parmi les documents de la liste de documents, - des moyens d'exportation, associés à des moyens de compression de fichiers, permettant à l'utilisateur d'exporter sous une forme compressée les documents déterminés dans un porte documents virtuel, notamment sous forme de fichier zip, - des moyens d'envoi par email, - des moyens d'annotation pour annoter tous les documents, - des moyens de mémorisation et de consultation pour mémoriser et consulter tout l'historique des documents, de leurs consultations, extraction etc, - des moyens permettant de retrouver l'emplacement de tous les documents papier grâce aux étiquettes apposées sur les documents papier au moment de leur numérisation, - des moyens pour sauvegarder sur un serveur distant les images de tous les documents. L'utilisateur pourra ainsi archiver très rapidement les documents, avoir accès instantanément au contenu et rapidement au document physique. Lors de l'archivage d'un document papier, l'utilisateur scanne le document. Une image est envoyée à l'ordinateur qui procède à une reconnaissance de caractères, grâce à un logiciel adéquat de type OCR, et l'indexe. Un autocollant coloré et pré-numéroté est apposé sur la première feuille du document, permettant de le repérer rapidement dans la pile de documents stockée dans le bac de réception. Cet autocollant peut être par exemple un post it. Le document est ensuite empilé dans le bac de classement selon un ordre chronologique. Régulièrement, l'utilisateur peut introduire un intercalaire coloré/ cartonné/ numéroté dans le bac de classement. Ces intercalaires structurent la pile de documents (ou volume) en plusieurs parties (ou chapitres) composées de plusieurs pages. Ces intercalaires pourront contenir certains champs tels qu'un titre, ces champs permettront de structurer le classeur finalement obtenu. Ces intercalaire pourront aussi contenir des mots clefs ou attributs qui seront ajoutés comme commentaires aux documents papiers scannées ensuite. Lors de la recherche, l'utilisateur saisit une requête pour retrouver le document cherché (par exemple les mots clefs contenus dans le document). Le moteur de recherche affiche les résultats de la recherche sous forme d'une liste de documents. Pour chaque document, l'utilisateur peut prévisualiser un aperçu du document, - éditer l'image du document (par exemple sous format 20 pdf, le système gardant une trace de cette action, - commenter les documents, le commentaire sera lisible à chaque prévisualisation du document, les commentaires seront aussi recherchables, - comparer deux documents, le système indiquera tous 25 les ajouts et suppressions effectués entre les deux documents, -consulter l'historique de chaque document (qui et quand l'a regardé, extrait, etc), Pour un ensemble de documents sélectionnés parmi les documents de la liste de documents, l'utilisateur peut: - envoyer des documents par mail, le système gardant une trace de cette action, -télécharger ou supprimer des documents, le système gardant une trace de cette action. Lors de la consultation, si la visualisation d'une copie du document ne suffit pas, l'utilisateur peut consulter l'original. Après avoir prévisualisé le document, l'utilisateur 5 peut demander au système l'emplacement physique du document Le système indique l'emplacement physique du document (par exemple volume 2, page 75 (entre les intercalaires 5 et 6) . Le système garde une trace que cet utilisateur a eu 10 accès au document physique Si l'utilisateur désire extraire le document, il le précise, et le logiciel en garde trace. Après extraction, le document peut être - replacé à sa position d'origine dans sa pile, il 15 conserve alors son autocollant/onglet et ni son indexation ni son emplacement ne sont pas modifiés par le système, réindexé, son indexation et son emplacement sont supprimés du système (qui en garde tout de même trace), l'utilisateur repasse le document dans le scanner, qui le traitera comme un nouveau document et il sera donc classé simplement, sans que l'utilisateur ait à tenir compte de son emplacement initial. Autres fonctionnalités Possibilité de sauvegarder une copie de sa base de 25 documents. Ainsi, même en cas d'incendie, une copie de tous les documents est conservée dans un lieu sur, notamment sur un serveur distant. Possibilité d'éditer un sommaire du classeur qui met en avant les différentes parties (ou chapitres) (séparées par les intercalaires), les différentes pages, éventuellement accompagnées de leur commentaires et/ou d'un résumé de leur contenu. La solution proposée présente de nombreux avantages. Les documents papiers sont indexés automatiquement 35 sans intervention humaine. 2886429 8 Il est possible de retrouver le contenu d'un document papier sans avoir besoin d'atteindre l'original. Le système fournit l'emplacement exact du document recherché. L'utilisateur n'a donc plus besoin de chercher 5 manuellement dans ses classeurs. Après consultation d'un document, l'utilisateur peut le ranger simplement, sans avoir à se souvenir de l'emplacement original. L'utilisateur peut conserver une copie de sa base 10 documentaire pour des questions de sécurité. Le système favorise la transition vers une gestion plus électronique des documents puisqu'ils sont déjà numérisés. Le système simplifie l'utilisation d'une même base par plusieurs utilisateurs en harmonisant totalement les méthodes de classement. On a représenté sur la figure 1 une vue schématique du système selon l'invention. Les références numériques portées sur la figure 1 correspondent aux éléments suivants: 1: documents papier 2: moyens de numérisation 3: moyens de marquage 4: marqueur 5: bac de réception 6: équipement informatique 7: module logiciel de reconnaissance de caractères 8: premiers moyens de mémorisation et d'indexation 9: base de données 10: module logiciel de recherche et de sélection 11: moyens de visualisation 12: moyens d'exportation et de compression de documents. REVENDICATIONS 1. Système permettant à un utilisateur de gérer une pluralité de documents papier (1) caractérisé en ce qu'il comporte: - des moyens de numérisation (2) destinés à numériser 5 les documents papier (1) en les convertissant en fichiers informatiques, - des moyens de marquage (3), associés aux moyens de numérisation (2), destinés à apposer automatiquement, sur chaque document papier (1) ainsi numérisé, un marqueur (4) comportant une référence, notamment une étiquette auto collante sur laquelle est imprimé un numéro, - un bac de réception (5), associé aux moyens de numérisation (2), destiné à recevoir et à stocker, notamment selon un ordre chronologique de numérisation, les documents papier (1), _ un équipement informatique (6) ; ass^cie aux moyens de de numérisation (2), comportant: - un module logiciel de reconnaissance de caractères (7) de type OCR, permettant de convertir les fichiers 20 informatiques en documents électroniques texte, notamment en les convertissant au format PDF ou au format texte, - des premiers moyens de mémorisation et d'indexation (8) permettant de mémoriser et d'indexer, dans une base de données (9), chaque document électronique texte ainsi obtenu en lui associant la référence du marqueur (4) apposé sur le document papier (1) dont il est issu, - un module logiciel de recherche et de sélection (10) permettant à l'utilisateur de rechercher et de sélectionner des documents déterminés dans une liste de documents électroniques texte et de consulter les documents ainsi sélectionnés: -en mettant en oeuvre des moyens de visualisation (11) associés à l'équipement informatique (6) pour consulter les documents électroniques texte correspondant aux documents déterminés, et/ou - en recherchant manuellement, dans le bac de réception (5), les documents papier (1) correspondant aux documents déterminés grâce aux références des marqueurs (4) apposés sur les document papier (1), - des moyens d'exportation et de compression de documents (12) permettant à l'utilisateur d'exporter sous une forme compressée les documents électroniques texte déterminés dans un porte-documents virtuel, notamment sous forme de fichier zip. 2. Système selon la revendication 1 caractérisé en ce que l'équipement informatique (6) comporte en outre des seconds moyens de mémorisation permettant de mémoriser dans la base de données (9) des informations concernant les documents papier (1), notamment un historique des numérisations effectuées, un historique des consultations et des exportations effectuées par l'utilisateur.