Brevet FR2884009A1 — publié le 20061006

Le domaine de l'invention est celui de l'enregistrement et du traitement des données relatives à des personnes conviées à une réunion telle que des copropriétaires conviés à une assemblée générale de copropriété. On sait que le déroulement des assemblées générales commence comme il se doit par la signature de la feuille de présence par chacune des personnes assistant effectivement à la réunion. Cette feuille de présence, constituée souvent par un registre formé de plusieurs feuillets, permet de déterminer quels propriétaires assistent à l'assemblée, quels propriétaires ont transmis un pouvoir afin d'être représentés et enfin quels propriétaires ne sont pas présents et n'ont pas transmis de pouvoir. Chaque feuillet liste en général plusieurs dizaines de copropriétaires. Au moyen de la feuille de présence, on pourra déterminer les droits de vote de chacun des présents, le total des présents, les limitations légales des droits de vote ou de représentation et les seuils de majorité par exemple. On pourra en particulier examiner si certaines conditions de majorité prédéterminées sont remplies. Le plus souvent, le registre liste les noms et adresses des copropriétaires, leurs tantièmes et comporte une case de signature pour chaque présent et une case de signature pour chaque représenté . Ainsi, lorsque chaque propriétaire se présente lors de la réunion, il est nécessaire de rechercher son nom dans le registre, nom qui est en général classé par ordre alphabétique. Une fois que le nom est retrouvé, le propriétaire signe dans la case présent . De plus, s'il s'agit d'un mandataire, il présente le pouvoir qu'il a reçu d'un autre propriétaire. On doit alors rechercher sur la feuille de présence le nom du ou des copropriétaires ainsi représentés de sorte que le mandataire signe dans la case représenté , en face du nom de son mandant. Si le mandataire détient plus de trois pouvoirs, on devra aussi en général vérifier qu'il ne dépasse pas une certaine fraction des droits de vote de la copropriété. La recherche des noms des copropriétaires sur le registre de présence est elle-même source de difficultés qui sont multipliées par la taille de l'immeuble. Tout d'abord, les registres étant malaisés à manipuler en raison de leur volume important en général, il est fréquent que le syndic recherche le nom en parcourant à l'envers les listes du registre, ou qu'au contraire la personne devant signer le fasse à l'envers par rapport au texte du registre. Dans les deux cas, l'opération d'enregistrement s'en trouve ralentie. Par ailleurs, le nom d'usage sous lequel se présentent les copropriétaires n'est pas forcément celui sous lequel ils sont connus du syndic. Il s'agit par exemple du problème des noms composés, des noms de société ou encore des situations d'indivision. II faut alors balayer plusieurs fois le registre de présence ou ses différentes fractions pour retrouver le nom véritable sous lequel est enregistré chez le syndic la personne qui cherche à signer ou qui est représentée par son mandataire. Les assemblées générales étant convoquées à une heure donnée, les participants se présentent en général à peu près tous au même moment, ce qui n'est pas critiquable en soi mais occasionne un encombrement du bureau prévu pour la signature du registre de présence. Dans ces conditions, chacun tend alors à vouloir éviter cet encombrement en arrivant un peu après l'heure du début de la réunion, ce qui ne fait que déplacer cet encombrement et retarde davantage le début effectif de la réunion. Cet encombrement est générateur de mauvaise humeur, laquelle se retourne contre le syndic de copropriété qui est habituellement l'organisateur de la réunion. Ce dernier se retrouve accusé de ne pas être efficace même s'il met en oeuvre des méthodes visant à améliorer l'écoulement du trafic des copropriétaires signant. De façon générale, des ralentissements et encombrements demeurent inévitables même si on prend soin de fractionner le registre de présence en créant des stations de signature différentes tenues par plusieurs collaborateurs du syndic. En effet, la multiplication des stations de signature présente une certaine efficacité pour les copropriétaires qui ne signent qu'une fois. En revanche, elle aggrave le problème pour les copropriétaires mandataires qui doivent ainsi signer au moins deux fois. En effet, il est très fréquent qu'ils doivent alors se rendre à des fractions différentes du registre de présence. On précise à ce sujet que le nombre de mandataires va en général croissant avec la taille de l'immeuble formant la copropriété. Ainsi, plus l'immeuble est important, plus il y aura de pouvoirs et plus la signature des mandataires sera longue. Un autre cas problématique que nous évoquons ici pour mémoire est celui des porteurs de pouvoir qui ont reçu ces derniers quelques minutes seulement avant le début de la réunion, par exemple par l'intermédiaire d'un membre du conseil syndical, et dont le pouvoir est signé par le mandant mais dépourvu de la mention du nom du mandant. II faut alors effectuer des recherches très fines pour identifier le propriétaire qui a voulu être ainsi représenté. Cette situation indispose le porteur du pouvoir et retarde elle aussi le début effectif de la réunion. Un but de l'invention est de simplifier le déroulement du début de ces réunions. A cet effet, on prévoit selon l'invention un procédé pour enregistrer des données relatives à des personnes conviées à une réunion, dans lequel on rassemble des documents différents remis par les personnes respectives présentes à la réunion, de sorte qu'ils constituent un registre. Ainsi, ces documents constituent par exemple la trace que la personne concernée était physiquement présente à la réunion ou encore la trace qu'elle était représentée dans la mesure où le document a été remis par son mandataire. Le registre de présence ainsi constitué par ces documents rassemblés reflète fidèlement l'identité des personnes présentes ou ayant envoyé un pouvoir. Ce registre se constitue sans qu'il soit nécessaire à aucun moment de rechercher des noms dans une liste. Il suffit pour chaque personne de remettre à l'organisateur le ou les documents dont elle dispose, ce qui est particulièrement simple et n'engendre aucune perte de temps. Dès lors, même lorsque le nombre de copropriétaires est très élevé, les opérations de recensement des présents et représentés sont particulièrement simples et rapides à mettre en oeuvre. Le procédé selon l'invention pourra présenter en outre au moins l'une quelconque des caractéristiques suivantes: - on transmet préalablement des documents différents respectifs à chacune des personnes conviées; - la transmission a lieu avant le jour de la réunion; - on dispose d'un jeu comprenant des doubles des documents transmis; - on remet à l'une des personnes, à l'occasion de la réunion, un double du document qui lui a été transmis; - pour chaque document remis, on détermine s'il l'a été par la personne à qui il a été transmis ou par une autre personne; - les documents remis ayant été modifiés après leur transmission et avant leur remise, on ajoute aux documents remis un double des documents non remis, pour constituer le registre; - à partir de données fournies par les documents remis, on traite des données relatives à l'ensemble des personnes conviées, notamment on détermine au moins une valeur, telle qu'une des valeurs suivantes: - une valeur relative à l'ensemble des personnes dont le document a été remis; - une valeur relative à l'ensemble des personnes ayant remis le document qui leur avait été transmis; - une valeur relative à l'ensemble des personnes ayant fait remettre par une autre personne le document qui leur avait été transmis; et - une valeur relative à l'ensemble des personnes dont le document n'a pas été remis; et - il s'agit d'une réunion de copropriété. On prévoit également selon l'invention un registre concernant des données relatives à des personnes conviées à une réunion, comprenant des documents tous différents les uns des autres et dont au moins certains correspondent chacun à au plus deux personnes respectives parmi celles conviées à la réunion. On prévoit également selon l'invention un document visant à l'enregistrement des données relatives à des personnes conviées à une réunion personnalisé en fonction d'une personne prédéterminée et comprenant au moins une information autre qu'un nom relative à sa future position dans un groupe de documents analogues. Selon un autre aspect de l'invention, on prévoit un procédé pour traiter des données relatives à des personnes conviées à une réunion dans lequel on traite des données relatives à l'ensemble des personnes conviées, à partir de documents différents présentés par les personnes respectives présentes à la réunion. La présentation des documents, voire leur remise, permet de collecter peu à peu des données relatives aux personnes présentes et représentées sans qu'il soit là encore nécessaire de rechercher des noms dans des listes. On peut donc collecter et traiter ces données de façon simple et rapide sans engendrer de retard, et ce, même lorsque le nombre de personnes est élevé. On prévoit également selon l'invention un support d'information comprenant des données relatives à des personnes conviées à une réunion, résultant de la mise en oeuvre du procédé. Enfin, on prévoit selon l'invention un dispositif pour traiter des données relatives à des personnes conviées à une réunion, comprenant des moyens pour traiter des données relatives à l'ensemble des personnes conviées, à partir de documents différents présentés par les personnes respectives présentes à la réunion. D'autres caractéristiques et avantages de l'invention apparaîtront encore dans la description suivante d'un mode préféré de réalisation donné à titre d'exemple non limitatif en référence aux dessins annexés sur lesquels: - la figure 1 présente un mode préféré de réalisation du document selon l'invention pour la mise en oeuvre du procédé de l'invention; et - les figures 2 à 5 illustrent de façon schématique respectivement différentes étapes de mise en oeuvre du procédé de l'invention. On va tout d'abord présenter à la figure 1 un mode de réalisation du document utilisé dans le cadre du procédé selon l'invention qui sera décrit 5 ensuite. La réunion est en l'espèce une réunion de copropriété. Le document 2 illustré à la figure 1 est en l'espèce un document papier constitué par une feuille de papier 2 par exemple de format classique A4. Le document comprend un emplacement ou champ 4 où est mentionné le nom d'un ou de plusieurs copropriétaires conviés à la réunion de copropriété et associés à un même lot (par exemple un appartement et/ou un parking et/ou une cave). Ce nom correspond à l'identité sous laquelle le syndic de copropriété référence cette personne. Si ce ou ces copropriétaires possèdent plusieurs lots dans la copropriété, le document 2 sert pour tous ces lots. Le document comporte également un champ 5 où figure son adresse. Le document comprend également trois parties 6, 8 et 10 correspondant à différentes options offertes à la ou les personnes auxquelles est adressé initialement le document. Chacune de ces parties 6, 8 et 10 comprend une case respective dans laquelle la personne peut apposer sa signature suivant l'option choisie. Ainsi, dans la partie 6, la personne pourra signer si elle est présente à la réunion. Dans la partie 8, la personne peut apposer sa signature si elle souhaite donner pouvoir à une autre personne de la représenter au cours de cette réunion. Un champ 12 est prévu dans cette partie pour permettre à la personne de désigner un mandataire en indiquant son identité et son adresse. Enfin, dans la partie 10, le mandataire de la personne identifiée au champ 4 pourra apposer sa signature pour attester de sa présence à la réunion comme on le verra plus loin. Cette partie comprend également un champ 14 dans lequel ce mandataire indique son nom. Le document comprend une partie 16, ici sous la forme d'un encadré, dans lequel sont fournies les explications nécessaires concernant l'usage de ces différentes parties. Dans le présent exemple, le document présente un autre champ 20 indiquant différentes informations telles que les pourcentages ou tantièmes associés à la personne identifiée au champ 4, par rapport à l'ensemble de la copropriété. Naturellement, d'autres informations pourront figurer sur ce document telles que la référence de l'immeuble et la référence du copropriétaire au champ 22. Le document comprend en outre en l'espèce un champ 24 dont le contenu est lisible par des moyens automatisés et/ou informatisés. II s'agit dans le présent exemple d'un code barre correspondant de façon univoque à la ou les personnes identifiées au champ 4 et désignant précisément ces dernières. Ce champ peut être lu par des moyens de lecture optique classiques. Dans d'autres modes de réalisation, le champ 24 pourra être associé à d'autres moyens d'identification, par exemple des moyens électromagnétiques tels qu'une puce ou une bobine. Le document comprend également un champ 26 permettant de classer le document parmi d'autres documents analogues correspondant aux autres copropriétaires. II s'agit en l'espèce d'un numéro d'ordre à savoir ici 4/86. Ce numéro indique quel numéro de page possède ce document dans le registre de présence qu'il servira à constituer. Comme on le voit, le document 2 comprend donc trois mentions, à savoir le nom au champ 4, le code barre au champ 24, et le numéro d'ordre au champ 26, qui sont chacune propres à ce document et aux seuls copropriétaires dont le nom est indiqué au champ 4. Si l'on considère l'ensemble des documents envoyés aux copropriétaires associés à la même copropriété, chacun de ces champs est donc lié par une relation bijective avec l'identité des copropriétaires ou encore avec les différents documents 2. On va maintenant présenter le déroulement du procédé selon l'invention mettant en oeuvre le document 2 de la figure 1. On supposera en l'espèce que la copropriété dont il s'agit d'effectuer l'assemblée générale est divisée en seulement quatre lots associés chacun à un ou deux copropriétaires. Ainsi, le lot 1 est associé au copropriétaire A, le lot 2 au copropriétaire B, le lot 3 aux deux copropriétaires C et le lot 4 au copropriétaire D. Naturellement, ce petit nombre de lots est utilisé ici pour les besoins de l'explication mais l'invention est applicable et sera particulièrement avantageuse lorsque le nombre de lots et donc de copropriétaires est beaucoup plus élevé et se chiffre en plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines. En référence à la figure 2, l'organisateur de la réunion, à savoir le plus souvent le syndic de copropriété, établit un ensemble de documents 2 dont chacun est associé respectivement à l'un des copropriétaires. Ainsi, chacun des copropriétaires A, B et D recevra le document lui correspondant et les deux copropriétaires C recevront un document unique commun valable pour eux deux. De préférence, ce document sera envoyé à ces personnes sous la forme d'une pièce jointe à une lettre, par exemple une lettre de convocation à l'assemblée générale. L'identité et l'adresse figurant sur cette lettre pourront être différentes de celles indiquées aux champs 4 et 5 pour la personne correspondante. Ce sera par exemple le cas si le nom d'usage de la personne est différent du nom sous lequel elle est propriétaire de son lot. L'ensemble des documents 2, des lettres de couverture et, le cas échéant, des autres pièces jointes à cet envoi pourra être édité automatiquement par des moyens informatisés 30 comprenant un ordinateur et obéissants à un logiciel adapté à cette fin. De tels moyens informatiques pourront être configurés sans difficulté particulière par l'homme du métier à partir de moyens connus pour permettre un tel fonctionnement. Ces envois auront lieu avantageusement avant la date prévue pour la réunion et de préférence plusieurs jours voire plusieurs semaines avant cette date. A partir des mêmes moyens 30, le syndic S édite par ailleurs dans le présent mode de réalisation un deuxième jeu complet 32 des mêmes documents A, B, C, D qui sera utilisé ultérieurement à l'occasion de l'étape de procédé illustrée à la figure 5. Ce jeu est identique au jeu dont les documents sont envoyés séparément les uns des autres aux copropriétaires. En référence à la figure 3, chacun des copropriétaires reçoit donc le document envoyé par le syndic S. II a le loisir de conserver ce document ou de le transmettre à un mandataire (un autre copropriétaire) en ayant préalablement complété les mentions prévues à la partie 8, en particulier le nom du mandataire et la signature avec la mention bon pour pouvoir . Sur la figure 3, c'est le cas ici du copropriétaire B qui transmet, après l'avoir ainsi rempli, son document 2 au copropriétaire A. On a illustré à la figure 4 l'ensemble des personnes effectivement présentes à la réunion de copropriété. Comme on le voit, la personne A détient son propre document 2 ainsi que le document de la personne B. Les copropriétaires C se sont rendus à la réunion avec leur propre document. Quant au copropriétaire D, il n'est pas présent à la réunion et n'a pas transmis de pouvoir. Chacune des personnes A et C, au fur et à mesure de leur arrivée, signe, puis remet le ou les documents 2 dont elle dispose, au syndic S. On notera que, dans l'hypothèse où l'une des personnes se présente à la réunion sans disposer de son document 2, par exemple si elle ne l'a pas reçu à temps ou si elle l'a oublié à son domicile, le syndic S peut utiliser le jeu complet 32 pour extraire le double du document correspondant à cette personne, le lui remettre afin qu'elle le complète et le lui rende. Chaque fois qu'une personne lui remet un document, le syndic S étudie ce document pour déterminer s'il atteste de la présence de la personne en question ou de sa qualité de mandataire d'une personne absente, et ce, au moyen des champs 6, 8 et 10 du document. A l'occasion de la remise de chacun des documents, le syndic S utilise par ailleurs les moyens 30 pour lire de façon informatisée le champ 24 afin d'enregistrer dans ces moyens le fait que le document correspondant a été remis. Il pourra par exemple à cette occasion préciser, par action d'une touche sur l'ordinateur ou sur un pointeur tel qu'une souris dans un champ io prédéterminé de l'écran de l'ordinateur, que le document correspond à une personne effectivement présente (champ 6) ou à une personne représentée (champ 8). En référence à la figure 5, le syndic S rassemble ainsi progressivement un groupe 34 des documents 2. Au fur et à mesure que ce groupe se constitue, il peut classer les documents 2 de façon particulièrement simple en utilisant les numéros d'ordre figurant au champ 26. Il pourrait sinon procéder à ce classement à partir du nom figurant dans le champ 4. Une fois que tous les documents ont été remis par les présents et que le groupe 34 est constitué, ce classement, que le syndic peut également effectuer une fois avoir rassemblé tous les documents remis par les personnes présentes, lui permet d'identifier facilement que certains des documents 2 sont manquants. En effet, la succession des documents 2 présente des trous. Dans le présent exemple, c'est le cas du document 2 correspondant à la personne D. Le syndic peut alors puiser dans le groupe 32 le document formant le double du document manquant et l'intégrer au groupe 34. S'agissant d'un document vierge, il indique, contrairement aux autres documents, que la personne n'était pas présente. Le syndic forme donc un groupe 36 comprenant les documents remis par les présents et le ou les documents vierges puisés dans le jeu 32. L'ensemble 36 de ces documents est rassemblé, par exemple en étant disposé dans un classeur 38 ou relié, pour former un registre de présence 38. C'est ce registre qui reflète fidèlement quelles étaient les personnes physiquement présentes à la réunion, les personnes représentées à cette réunion et celles qui étaient absentes sans être représentées. Ce registre de présence ainsi constitué permet d'éviter aux personnes arrivant à la réunion de remplir un registre de présence préconstitué avec les inconvénients expliqués plus haut. Comme on le voit, l'invention ne rend pas nécessaire des recherches sur des listes lors de l'arrivée de chaque 2884009 Il personne pour attester de sa présence ou de sa représentation à la réunion. On évite ainsi les ralentissements et les encombrements précités. A partir des informations figurant dans ce registre, le syndic S peut calculer un certain nombre de valeurs relatives à l'ensemble des personnes présentes et relatives à l'ensemble des copropriétaires initialement conviés à la réunion. Il s'agira par exemple des valeurs suivantes: - le nombre de personnes dont le document 2 a été remis lors de la réunion et la fraction des parts de copropriété qu'elles représentent; - le nombre de personnes ayant remis le document qui leur avait été transmis et la fraction des parts de copropriété qu'elles représentent; - le nombre de personnes ayant fait remettre par une autre personne le document 2 et la fraction de parts qu'elles représentent; et - le nombre de personnes dont le document n'a pas été remis et la fraction de parts de copropriété qu'elles représentent. Naturellement, lorsque les informations relatives à la présence ou à la représentation de chaque personne ont été enregistrées au fur et à mesure de la remise des documents précités grâce aux moyens 30 comme on l'a vu plus haut, le traitement des données ainsi rassemblées à terme dans le registre 38 se fait instantanément grâce aux moyens informatisés 30 et sans qu'il soit nécessaire de consulter le registre 38 à cette fin. Il peut même se faire progressivement, ce qui permet par exemple de détecter le cas échéant à quel moment se trouve remplie une condition de majorité prédéterminée. Après le traitement des données, on peut ajouter au registre une ou plusieurs pages de synthèse récapitulant ces données, et en particulier une page sur laquelle seront apposées les signatures des membres du bureau ayant tenu la réunion. Les moyens informatisés 30 pourront également être utilisés pour gérer les procédures et les résultats des votes menés en cours d'assemblée et éditer des documents tels que le procès-verbal d'assemblée générale. L'édition de ces documents sera facilitée par le fait que les données relatives aux présents et aux représentés auront été préalablement entrées dans ces moyens. On prévoit également selon l'invention un programme informatique apte à mettre en oeuvre le procédé pour l'enregistrement des données et/ou pour constituer un registre. Les informations, en particulier les valeurs, résultant du traitement des données, pourront être enregistrées et/ou éditées sur un support. Bien entendu, on pourra apporter à l'invention de nombreuses modifications sans sortir du cadre de celle-ci. On pourra utiliser l'invention pour d'autres types de réunion que les réunions de copropriété, par exemple des assemblées générales d'association ou de diverses instances. On pourra mettre en oeuvre séparément les aspects de l'invention touchant à la constitution du registre de présence et ceux touchant au traitement des données. Notamment, les documents pourront être présentés par les présents à l'organisateur de la réunion, sans lui être remis. REVENDICATIONS 1. Procédé pour constituer un registre, dans lequel, pour enregistrer des données relatives à des personnes conviées à une réunion, on rassemble des documents différents (2) remis par les personnes respectives présentes à la réunion, de sorte qu'ils constituent le registre (38). 2. Procédé selon la revendication précédente, caractérisé en ce qu'on transmet préalablement des documents différents (2) respectifs à 10 chacune des personnes conviées. 3. Procédé selon la revendication précédente, caractérisé en ce que la transmission a lieu avant le jour de la réunion. 4. Procédé selon l'une quelconque des revendications 2 à 3, caractérisé en ce qu'on dispose d'un jeu (32) comprenant des doubles des documents transmis (2). 5. Procédé selon l'une quelconque des revendications 2 à 4, 20 caractérisé en ce qu'on remet à l'une des personnes, à l'occasion de la réunion, un double du document (2) qui lui a été transmis. 6. Procédé selon l'une quelconque des revendications 2 à 5, caractérisé en ce que, pour chaque document remis (2), on détermine s'il l'a 25 été par la personne à qui il a été transmis ou par une autre personne. 7. Procédé selon l'une quelconque des revendications 2 à 6, caractérisé en ce que, les documents remis ayant été modifiés après leur transmission et avant leur remise, on ajoute aux documents remis (2) un 30 double des documents non remis, pour constituer le registre. 8. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce que, à partir de données fournies par les documents remis, on traite des données relatives à l'ensemble des personnes conviées, notamment on détermine au moins une valeur, telle qu'une des valeurs suivantes: - une valeur relative à l'ensemble des personnes dont le document a été remis; - une valeur relative à l'ensemble des personnes ayant remis le document qui leur avait été transmis - une valeur relative à l'ensemble des personnes ayant fait remettre par une autre personne le document qui leur avait été transmis; et - une valeur relative à l'ensemble des personnes dont le document n'a pas été remis. 9. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il s'agit d'une réunion de copropriété. 10. Registre (38) concernant des données relatives à des personnes conviées à une réunion, caractérisé en ce qu'il comprend des documents (2) tous différents les uns des autres et dont au moins certains correspondent chacun à au plus deux personnes respectives parmi celles conviées à la réunion. 11. Document (2) visant à l'enregistrement des données relatives à des personnes conviées à une réunion, caractérisé en ce qu'il est personnalisé en fonction d'une personne prédéterminée et comprend au moins une information (24, 26), autre qu'un nom, relative à sa future position dans un groupe de documents analogues. 12. Document selon la revendication précédente, caractérisé en ce que l'information comprend un numéro. 13. Document selon l'une quelconque des revendications 11 à 12, caractérisé en ce que le document (2) comporte au moins une information, telle qu'un code barre, lisible par des moyens informatiques. 14. Procédé pour traiter des données relatives à des personnes conviées à une réunion, caractérisé en ce que, à partir de documents différents (2) présentés par les personnes respectives présentes à la réunion, on traite avec des moyens informatisés (30) des données relatives à l'ensemble des personnes conviées. 15. Support d'information comprenant des données relatives à des personnes conviées à une réunion, caractérisé en ce qu'il résulte de la mise en oeuvre du procédé selon la revendication 14. 16. Dispositif (30) pour traiter des données relatives à des personnes conviées à une réunion, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens pour traiter des données relatives à l'ensemble des personnes conviées, à partir de documents différents (2) présentés par les personnes respectives présentes à la réunion.