Brevet FR2878348A1 — publié le 20060526

SERVEUR INFORMATIQUE PERMETTANT A. UN UTILISATEUR DE GERER UNE PLURALITE DE DOCUMENTS AUX FORMATS HETEROGENES La présente invention concerne un serveur informatique permettant à un utilisateur de gérer une pluralité de documents aux formats hétérogènes. Problème technique abordé. 1) L'information submerge les utilisateurs. La quantité d'information disponible au sein des entreprises a considérablement augmenté au cours des toutes dernières années. Cela s'explique facilement par la facilité croissante du partage de données. Il s'ensuit deux conséquences simultanées et paradoxales: - d'une part; le savoir étant accessible , il est souvent considéré comme accédé , et les partenaires ne conçoivent pas qu'il soit ignoré, - d'autre part, il devient de plus en plus difficile 15 d'accéder à l'information. Une partie importante de l'information reçue n'a pas besoin d'être lue. Soit elle est sans intérêt, soit elle aura un intérêt futur, et l'utilisateur aura oublié demain ce qu'il a lu aujourd'hui. Dans les deux cas, il est inutile de lire cette information, en privilégiant la réactivité à la proactivité, on peut consacrer plus de temps à son métier, sa stratégie, le développement de ses activités. Le savoir existant est supposé connu. Beaucoup de cadres se sont retrouvés dans l'impossibilité de trouver un document qui pourtant existait. Lors de réunions, il leur a été reproché de ne pas avoir eu connaissance de cette information qui était cependant disponible , souvent même dans le réseau de l'entreprise. Ainsi, on se trouve de plus en plus régulièrement devant le paradoxe suivant: le chercheur ne peut trouver un renseignement à cause de l'abondance d'information, alors que le donneur d'ordre estime que cette même abondance devrait justifier que l'information existante soit systématiquement trouvée. L'accès à l'information est difficile. L'information est hétérogène. Les sources d'information sont de formats très variés, les outils actuels permettent de rechercher l'information à condition d'en connaître le format. On trouve ainsi des outils pour rechercher un email parmi d'autres, un document Word parmi d'autres, une page web parmi d'autres, etc. Certains supports tels que les fax, le courrier papier ne peuvent pas être retrouvés de façon automatique et efficace. D'autres formats ne sont même pas archivés (par exemple les messages téléphoniques, les conversations de messageries instantanées). Beaucoup d'utilisateurs savent que leur base de connaissance contient une information, mais ils en ignorent l'emplacement et la forme. Ils sont donc réduits à utiliser un outil de recherche pour les pages web, un pour les emails, un pour les factures, un pour les notes de service, un pour les lettres, un pour les fax. Cette tâche est d'autant plus délicate que souvent ces outils consistent à fouiller à la main dans une pile de 35 papiers. Le volume d'information est trop abondant. Trop d'information tue l'information : l'imposante quantité de données accessibles rend extrêmement lent l'accès à l'information désirée. Une recherche sur Internet retourne souvent des centaines de milliers de documents parmi lesquels se trouvera le renseignement espéré. Une des solutions souvent mise en avant est la destruction de documents. Certes, cela limite le volume d'information, mais un renseignement détruit aujourd'hui car sans intérêt peut devenir dans quelques mois inestimable. Le classement de l'information est malaisé et lent. Pour résoudre les problèmes de perte de savoir, on a souvent recours à un système d'archivage personnel. Ces classements présentent plusieurs défauts: Le classement prend beaucoup de temps. Si ils permettent de gagner du temps à la recherche, le classement demande une attention et un temps que l'on ne peut pas négliger. De nombreux conflits apparaissent. On ne sait pas où archiver un document qui traite de deux sujets, d'autre part, plusieurs critères de rangement peuvent se superposer pour un seul document et créer des ambiguïtés (en appartenant à une catégorie de date, à une d'auteur, une de projet etc.) Le classement est personnel. Chaque individu a ses méthodes d'archivage. Il est malaisé de trouver une information qui a été classée par ses collègues, prédécesseurs, secrétaires, patrons car on ne connaît pas ou on ne comprend pas forcément leurs méthodes d'archivage. L'exactitude des informations est souvent questionnable. Lorsqu'on cherche une information, on a souvent recours au web. Si des moteurs de recherche retournent des informations très nombreuses, il n'existe aucun moyen de vérifier leur authenticité. L'accès à l'information est souvent cher et lent. Si on veut éviter l'écueil des informations fausses de l'Internet, on peut avoir recours à des tiers ou des bases de données fiables. Le recours à autrui (souvent ses collègues) prend leur temps, leur énergie et leur concentration, ce qui est préjudiciable à l'entreprise. L'accès à des bases de données fiables (souvent en ligne) est généralement très cher. 2) Des solutions existantes ne répondent pas aux attentes Manque de simplicité. On trouve certains produits qui classent les documents mais qui proposent une multitude d'options et de fonctionnalités qui rendent très complexe leur utilisation. Des progiciels complexes proposent des solutions qui nécessitent des semaines de paramétrage et des jours de 20 formation. Faible automatisation. Certains imposent à l'utilisateur de désigner manuellement et systématiquement tous les documents qui doivent être indexés. Certains outils nécessitent que l'utilisateur indique lui même les motsclefs du document, cette technique prend un temps important. En particulier, ces méthodes interdisent l'indexation par défaut de documents qui n'ont pas besoin d'être lus à la 30 réception. Faible flexibilité. Dans le cas où l'utilisateur doit entrer lui même les mots-clefs, seules certaines catégories de mots sont autorisées, ce qui interdit tout classement et recherche en dehors du cadre 35 prédéfini. 15 Souvent il faut indiquer quel est le format du document cherché. La solution technique selon l'invention co ncerne un serveur informatique permettant à un utilisateur de gérer une pluralité de documents aux formats hétérogènes. Le serveur est caractérisé en ce qu'il comprend: des moyens de collecte pour collecter les documents aux formats hétérogènes, - des moyens d'indexation pour indexer les documents 10 ainsi collectés, - une interface utilisateur permettant à l'utilisateur d'effectuer une recherche de documents ainsi indexés, en tenant compte de droits d'accès dont dispose l'utilisateur, - des moyens d'affichage permettant à l'utilisateur de 15 visualiser les résultats de la recherche sous forme d'une liste de documents, - des moyens de téléchargement permettant à l'utilisateur de télécharger des documents déterminés parmi les documents de la liste de documents, - des moyens d'exportation associés à des moyens de compression de fichiers permettant à l'utilisateur d'exporter sous une forme compressée les documents déterminés dans un porte documents virtuel, notamment sous forme de fichier zip, - des moyens de destruction de documents permettant à l'utilisateur d'effacer des documents indexés, en tenant compte de droits d'accès dont dispose l'utilisateur. De préférence, le serveur informatique est caractérisé en ce que les moyens de collecte comprennent: - des moyens de collecte manuelle de documents permettant à l'utilisateur de collecter des documents déterminés en sélectionnant les documents dans un répertoire informatique ou en sélectionnant une adresse associée à une page Internet ou en numérisant les documents au moyen d'un scanner, ou en sélectionnant un document actif et/ou - des moyens de collecte automatisée permettant de présélectionner des répertoires et/ou des comptes de messagerie et/ou des serveurs de télécopie déterminés contenant des documents devant être indexés périodiquement. Les moyens de collecte manuelle de documents peuvent consister à mettre en oeuvre le bouton droit de la souris pour accéder à un menu déroulant, associée à l'équipement informatique de l'utilisateur, pour déclencher l'action de collecte d'un document déterminé. Concernant le document actif, il peut s'agir par exemple d'un fichier ouvert par l'utilisateur et sur lequel il travaille. La sélection d'un tel document actif s'effectue alors au moyen d'une icône située soit dans la barre d'outils du logiciel associé au document actif soit dans la barre d'outils de type Windows ou Linux. C'est cette icône spécifique qui, activée par l'utilisateur au moyen de la souris, commande la collecte du document actif. Il est possible de substituer à cette icône un menu déroulant permettant de commander cette même collecte du document actif. Concernant les moyens de collecte automatisée permettant de présélectionner des répertoires, on précisera qu'ils permettent une collecte automatisée de la totalité d'un répertoire mais également une collecte automatisée d'une fraction déterminée d'un répertoire ou encore une collecte automatisée de certains fichiers ayant un format spécifique ou encore une collecte automatisée programmée pour exclure certains types de fichiers ou de sous-répertoires. De préférence, le serveur informatique est caractérisé en ce que les moyens d'indexation comprennent: - des moyens de contrôle des droits d'accès dont dispose l'utilisateur, - des moyens de duplication permettant de générer une copie des documents collectés et de la mémoriser dans le serveur informatique, - des moyens de hachage de fichiers permettant au serveur informatique de calculer, notamment au moyen d'un algorithme de type MD5, une empreinte des documents collectés pour en vérifier l'intégrité, - des moyens de conversion et de sauvegarde permettant au serveur informatique de convertir en fichiers texte les documents collectés, notamment via un module de reconnaissance de caractères de type TextMining, POI, PDFBox, et de sauvegarder les fichiers textes ainsi extraits, - des moyens de création d'identité permettant au serveur informatique d'associer à chaque document collecté et/ou aux fichiers texte une identification unique. - des moyens d'insertion pour insérer l'ensemble des mots des fichiers dans un index, notamment en mettant en oeuvre l'API Lucene de Jakarta. Généralité sur le serveur. Architecture. Le système repose sur une architecture de type fullweb . Un serveur stocke, indexe et retrouve les documents. Typiquement, il est installé sur une machine de l'intranet de l'entreprise. L'utilisateur accède à de simples pages web au moyen d'un navigateur. Gestion des droits. Les utilisateurs sont st=ucturés en groupes permettant 25 une gestion des droits d'accès à la fois souple et complète. Ces droits sont configurables via des pages d'administration. La collecte d'information Pour les documents au format électronique (gestion manuelle). Un ensemble de pages permet les actions suivantes: Sélection du fichier ou du répertoire à envoyer Envoi du fichier ou du répertoire sur le serveur (POST http). Mise à jour d'attributs liés aux documents: droits d'accès, auteurs, commentaires... Le serveur indexe ensuite le document. Pour les documents internes au format électronique (gestion automatique). Lors du paramétrage, on a déterminé, pour chaque 5 client, les répertoires dont les documents doivent être archivés périodiquement (on détermine aussi la périodicité). En tâche de fond sur le client, un script détecte régulièrement les fichiers nouvellement créés ou mis à jour Le client envoie au serveur les fichiers créés ou 10 modifiés (POST http). Le serveur traite les fichiers reçus de la même manière que pour un envoi manuel. Pour les emails (gestion automatique) . On installe un serveur de messagerie dédié. On configure les comptes dont les mails devront être indexés, en réception et/ou en émission. Le serveur mail conserve une copie des emails dans un répertoire particulier alors qu'un autre exemplaire du mail est acheminé à son destinataire classique. Ce répertoire est indexé. Pour les documents papier (gestion manuelle): L'utilisateur scanne le document. L'image est envoyée au serveur. Le serveur effectue une reconnaissance de caractères. 25 Le serveur indexe le fichier. Pour les pages Web (gestion manuelle) L'utilisateur envoie l'adresse d'une page web au serveur. Le serveur la télécharge, la sauvegarde. Le serveur indexe la page. Pour les fax (gestion automatique) Le serveur de fax envoie une image du fax au serveur. Le serveur effectue une reconnaissance de caractères. Le serveur indexe le fichier. Pour les informations présentes sur un support (cdrom, dvd, disquette, répertoires...) L'utilisateur précise le volume à archiver/indexer. L'ensemble des fichiers est envoyé sur le serveur. Tout se passe comme un envoi de répertoire Pour les documents provenant d'un fournisseur de savoir: Une page web régulièrement mise à jour sur le site du fournisseur propose une liste de liens. Ces liens sont 10 parcourus/récupérés/indexés par le serveur. Les documents du fournisseur peuvent également parvenir au serveur sous forme de mails sur un compte de messagerie dédié. L'indexation des documents: Par indexation d'un document, on entend la succession des étapes suivantes: Vérification des droits en écriture de l'auteur Création d'une copie du document original qui est conservée sur le serveur (en double exemplaire sur deux disques durs en Raidi). Hachage du fichier: le serveur calcule une empreinte (par exemple grâce à l'algorithme MD5) du fichier original. Cette empreinte permettra de vérifier l'intégrité du fichier. Reconnaissance du format du document Extraction du texte du document, via un OCR ou des APIs appropriées, comme TextMining, POI, PDFBox, etc. Sauvegarde du texte, du commentaire, de la date de création, de l'auteur, des droits d'accès et autres attributs liés au document. Création d'une ID unique pour chaque document. Cette ID détermine l'ordre chronologique d'archivage des fichiers Elimination du texte des mots de l'anti-dictionnaire. Indexation full-text de ce nouveau texte, en utilisant par exemple l'API Lucene de Jakarta: tous les mots du 35 fichier texte sont rajoutés à un index. La recherche: L'utilisateur saisit sa requête sur la page web de recherche. Tous les opérateurs booléens classiques ainsi que les jokers et les recherches floues sont autorisés. La requête est transmise au serveur. Les droits d'accès sont contrôlés. Une liste de documents est proposée par l'API Lucene Cette liste est affichée pour l'utilisateur sous la forme d'une page de résultats, qui permettra de pré visualiser et de télécharger chaque document. Cette liste ne comprend que les documents accessibles à l'utilisateur. Affichage: L'utilisateur choisit le document à pré visualiser dans la liste des documents trouvés Le client transmet au serveur le nom du document Le serveur transmet le contenu texte du document, les mots clés étant surlignés. Ce contenu est affiché. Selon les droits d'accès, les commentaires liés aux documents sont visibles ou non Selon ses droits d'accès, l'utilisateur peut ajouter ou modifier des commentaires puis leur attribuer des droits d'accès avant de les sauvegarder. Ces commentaires sont alors liés au document original. Téléchargement: L'utilisateur choisit le document à télécharger dans la liste des documents trouvés. Une boite de dialogue lui propose de sauvegarder le fichier d'origine en local ou de l'ouvrir en utilisant le programme associé au format natif du document. Le serveur transmet le fichier au client. Le fichier est alors sauvegardé (ou ouvert) sur le client. Création d'un porte document: L'utilisateur peut choisir une série de documents qu'il veut copier dans un porte document à partir de la liste des documents trouvés. Le serveur crée un fichier zip contenant l'ensemble de 5 ces fichiers et les envoie au client. Destruction de documents: L'utilisateur peut sélectionner une série de documents qu'il veut détruire à partir de la liste des documents trouvés Après vérification des droits, le serveur détruit ces fichiers. Il en conservera cependant une trace (titre, auteur, ID, etc). Ainsi La solution proposée présente les avantages suivants: Homogénéité de la documentation La base de documents contient simultanément des documents de tous formats. Quelle que soit leur origine, ils sont accessibles par le même média. Information contrôlée: Les sources de toute l'information de la base ont été 20 validées, au moins tacitement, avant d'être stockées. Ainsi, ne sont présents dans la base de connaissance que: des documents produits au sein de la structure, des documents manuellement archivés par un utilisateur, des documents envoyés à un membre de la structure, des documents sélectionnés par un fournisseur d'information fiable. Simplicité d'utilisation: L'absence de toute forme de hiérarchie ou arborescence autorise une recherche selon tous les mots-clefs, sans contrainte d'organisation, de logique personnelle, de structures d'archivage, ou de champ prédéterminé. Cela permet aussi une mise en place rapide et efficace de la base de connaissance (paramétrage très simple, adaptation à toutes les méthodes de travail, et tous les environnements informatiques). Gain de réactivité : La solution permet à un fournisseur de savoir de remplir de façon fiable la base de connaissance de l'utilisateur sans que celui-ci ait à lire systématiquement les nouveaux documents. Nouveau moyen de diffusion pour un fournisseur de savoir: Implémentation automatique de savoir: Ce système permet donc de fournir à l'utilisateur des documents qu'il n'a pas besoin de lire immédiatement, mais qui sont accessibles dès qu'il en a besoin. Ces documents (qui peuvent être informatifs, opérationnels ou publicitaires) peuvent être distribués largement ou ciblés sur le profil de l'utilisateur. L'utilisateur peut être tenu au courant des documents ajoutés à sa base de connaissance. Cependant, les documents peuvent techniquement être ajoutés à l'insu de l'utilisateur. Exemple d'utilisation: Revues de presse personnalisées: Les utilisateurs peuvent recevoir (régulièrement ou sous forme de notifications) des revues de presse et lettres de diffusion concernant leurs domaines d'expertise, leurs clients, leurs fournisseurs, les nouvelles législations etc. Cela peut aussi être les dernières modifications d'un site web (celui d'un concurrent, d'un client, etc) Publicité : On peut de même alimenter directement la base de 30 savoir de l'utilisateur avec des messages publicitaires qu'il n'aura pas à lire, à moins qu'ils correspondent aux critères de sa recherche. Documents à la demande: A la demande de l'utilisateur, le fournisseur de 35 savoir peut effectuer une recherche spécifique et l'envoyer sur le serveur de l'utilisateur. Il peut s'agir d'une documentation technique, une note sur un client, un produit, une fiche de contact... Autres documents distribués par ce vecteur: On peut, en particulier, fournir des CV aux recruteurs et chasseurs de têtes, des notes de conjonctures aux banquiers et traders, des archives aux journalistes, etc. REVENDICATIONS 1. Serveur informatique permettant à un utilisateur de gérer une pluralité de documents aux formats hétérogènes; le serveur étant caractérisé en ce qu'il comprend: - des moyens de collecte pour collecter les documents aux formats hétérogènes, - des moyens d'indexation pour indexer les documents ainsi collectés, - une interface utilisateur permettant à l'utilisateur 10 d'effectuer une recherche de documents ainsi indexés, en tenant compte de droits d'accès dont dispose l'utilisateur, - des moyens d'affichage permettant à l'utilisateur de visualiser les résultats de la recherche sous forme d'une liste de documents, - des moyens de téléchargement permettant à l'utilisateur de télécharger des documents déterminés parmi les documents de la liste de documents, - des moyens d'exportation associés à des moyens de compression de fichiers permettant à l'utilisateur d'exporter sous une forme compressée les documents déterminés dans un porte documents virtuel, notamment sous forme de fichier zip, - des moyens de destruction de documents permettant à l'utilisateur d'effacer des documents indexés, en tenant compte de droits d'accès dont dispose l'utilisateur. 2. Serveur informatique selon la revendication 1 caractérisé en ce que les moyens de collecte comprennent: - des moyens de collecte manuelle de documents permettant à l'utilisateur de collecter des documents déterminés en sélectionnant les documents dans un répertoire informatique ou sélectionnant une adresse associée à une page Internet ou en numérisant les documents au moyen d'un scanner, et/ou - des moyens de collecte automatisée permettant de présélectionner des répertoires et/ou des comptes de messagerie et/ou des serveurs de télécopie déteiininés contenant des documents devant être indexés péricdiquement 3. Serveur informatique selon la revendication 1 ou 2 caractérisé en ce que les moyens d'indexation comprennent: - des moyens de contrôle des droits d'accès dont dispose l'utilisateur, - des moyens de duplication permettant de générer une copie des documents collectés et de la mémoriser dans le serveur informatique, - des moyens de hachage de fichiers permettant au serveur informatique de calculer, notamment au moyen d'un algorithme, une empreinte des documents collectés pour en vérifier l'intégrité, - des moyens de conversion et de sauvegarde permettant au serveur informatique de convertir en fichiers texte les documents collectés, notamment via un module de reconnaissance de caractères, et de sauvegarder les fichiers textes ainsi extraits, - des moyens de création d'identité permettant au 20 serveur informatique d'associer à chaque document collecté et/ou aux fichiers texte une identification unique, - des moyens d'insertion pour insérer l'ensemble des mots des fichiers dans un index.