Brevet FR2874107A1 — publié le 20060210

La présente invention concerne un système de gestion des connaissances basé sur la standardisation de la taxinomie relative à une communauté d'intérêts dépositaire desdites connaissances. Elle a plus particulièrement pour objet un système de caractérisation et de classification des connaissances et de recherche d'informations comprenant un outil, matériel et logiciel, constitué de moyens d'assistance, de création et de recherche, lesquels moyens permettent à des groupes d'acteurs de ladite communauté d'intérêts de caractériser, de classifier, et d'exploiter les savoir-faire desdits groupes d'acteurs. Ce système est particulièrement adapté à une gestion intelligente des connaissances relatives à des savoir-faire associés à des produits selon des processus, lequel système permet d'optimiser l'organisation des entreprises en améliorant la communication, la collaboration et la coordination entre les acteurs desdites entreprises. D'une manière générale, on sait que la gestion de l'information est un des enjeux prioritaires des sociétés de l'information. Face à la quantité croissante des documents, il devient vital de pouvoir disposer de moyens de classification et de recherche de l'information qui puissent tenir compte du point de vue de l'utilisateur, du contexte et du contenu des documents. 2874107 2 A ce titre, le contenu des documents ne peut être analysé qu'à partir de la connaissance du langage utilisé. Actuellement les technologies classiques de gestion de l'information peuvent être classées en cinq catégories: É la recherche par mots clés, É la recherche par thésaurus, É la recherche par relations statistiques, É la recherche en langage naturel, É la catégorisation de textes. La qualité des réponses obtenues avec ces technologies est souvent médiocre en cas de mauvaise orthographie des mots ou d'une non prise en compte du sens associé aux mots. Une autre technologie de gestion de l'information consiste en une approche de type sémantique, permettant de marquer l'information par son sens afin de garantir la cohérence, la compréhension et la distribution du sens de l'information. Cette approche est complexe en termes de construction et de maintenance. On sait, par ailleurs, que la gestion de l'information est également un des enjeux prioritaires des entreprises; en effet, elle contribue largement à l'organisation du travail effectué par les acteurs de l'entreprise. Des solutions actuelles proposent de nombreuses fonctionnalités comme les fonctions de stockage, d'archivage, de catégorisation et de gestion de versions des documents exploités dans l'entreprise. D'autres solutions concernent la gestion des processus, c'est-à-dire des séquences de tâches associées aux acteurs du processus; ces séquences 2874107 3 précisent les comportements des acteurs sur des faits ou des évènements lors d'activités collaboratives. D'une manière générale, ces solutions font appel à une gestion des connaissances, lesquelles passent par plusieurs étapes entre le moment où elles sont formalisées puis publiées par le producteur et le moment où elles sont lues par l'utilisateur. En effet, ces connaissances doivent être caractérisées puis catégorisées puis indexées pour être stockées sous une forme généralement arborescente, puis parfois sécurisées, et enfin diffusées soit par le biais de canaux d'information, soit par la recherche directe dans une base de données, laquelle recherche faisant appel à des moteurs dits "de recherche". Ainsi, pour pallier cette insuffisance de pertinence dans la gestion des connaissances qui caractérise les technologies existantes, l'invention propose, à cet effet, un système de classification des connaissances et de recherche d'informations basé sur la standardisation de la taxinomie relative à une communauté d'intérêts dépositaire desdites connaissances, constituée d'au moins un groupe d'acteurs, possédant des savoir-faire associés à au moins un produit selon au moins un processus, comprenant un outil, matériel et logiciel, ledit outil comprend: des moyens d'assistance permettant d'établir des fiches descriptives des savoir- faire, relatives aux connaissances disponibles dans ladite communauté d'intérêts, des moyens d'assistance à la caractérisation et à la classification des savoir-faire en fonction du au moins un processus, du au moins un produit et du au moins un groupe d'acteurs de ladite communauté d'intérêts, des moyens de création d'une base de données contenant les informations issues desdites fiches descriptives des savoir- faire, 2874107 4 des moyens de recherche, parmi les informations ainsi stockées, d'informations particulières, en sélectionnant le ou les processus, et/ou, le ou les produits, et/ou le ou les groupes d'acteurs. En effet, dans l'entreprise, les informations pouvant être utiles aux tâches à effectuer sont en rapport avec le produit objet de la tâche, selon un processus définissant la tâche et fonction de l'acteur effectuant la tâche. La combinaison de ces trois notions caractérise lesdites informations utiles en apportant une solution de classification et de recherche de l'information. Ainsi, la démarche, structurée autour de ce nouveau concept de cartographie des connaissances, autorise un système de caractérisation desdites connaissances, basé sur la standardisation de la taxinomie relative à une communauté d'intérêts et adaptable à chaque cas desdites communauté d'intérêts dépositaires desdites connaissances. Un mode d'exécution de l'invention sera décrit ci-après, à titre d'exemple non limitatif, avec référence aux dessins annexés, dans lesquels: La figure 1 représente schématiquement un modèle de fiche descriptive des savoir-faire; La figure 2 représente schématiquement une cartographie des connaissances; La figure 3 représente schématiquement un diagramme de flux de 25 capitalisation; La figure 4 représente schématiquement un diagramme de flux de consultation. Dans l'exemple représenté sur la figure 1, une fiche descriptive des savoir- faire, considérée comme le portail d'accès à la connaissance, comprend l'ensemble des informations contenues dans les fichiers informatiques, sur les 2874107 -5- supports physiques (CD, ouvrage, document papier,...) et les personnes compétentes dans le domaine des connaissances considérées. D'une manière plus précise, la fiche descriptive des savoir-faire, apparaissant sur un écran interactif de l'outil matériel et logiciel, pourra proposer: la description du savoir-faire ou de l'information mise en ligne, la description des exemples d'application, l'emplacement physique des documents papiers qui s'y rapportent, les contacts des personnes compétentes dans le domaine considéré, ces personnes pouvant être internes et/ou externes à la communauté d'intérêts, les fichiers informatiques attachés qui illustrent le savoir-faire, ces fichiers représentant l'état de l'art à un instant donné de la vie de la communauté d'intérêts, l'impact du savoir-faire, les pages Web qui s'y rapportent, les informations déjà capitalisées dans le système, traitant du sujet, les liens sur les fichiers informatiques, lesquels fichiers sont régulièrement mis à jour. A titre d'exemple, la fiche descriptive des savoir-faire illustre le cas d'information concernant "la démarche de prospection" ; différents champs sont représentés sous forme de blocs, à savoir: le titre: "démarche de prospection" (bloc 0), la description du savoir-faire (bloc 1) indique: "la prospection des clients se fait essentiellement par la télévision et les salons", les impacts (bloc 2), les exemples d'application (bloc 3), les personnes compétentes (bloc 4) sont: "Dupont Stéphane, Molin Christophe", 2874107 -6- les liens hypertexte (bloc 5) sont: "http://www.psa.com/products, http://intranet.psa.com/produits", les fichiers attachés (bloc 6) sont: "lettre type de prospection.doc, présentation des produits.pps", - les supports physiques (bloc 7) sont: "plaquettes plastifiées de présentation", les liens vers d'autres connaissances (bloc 8) sont: "transformation d'un prospect en client", les liens sur fichiers (bloc 9) sont: "instruction ND3423-A.doc, évolution des produits.xls". Ainsi, les informations supportant l'activité de ladite communauté sont capitalisées; elles concernent essentiellement: É les idées formalisées, É les expertises métiers, É les expertises produits, É les règles et doctrines contraignant l'activité, É les documents standard, É les informations produits, É les informations sur les processus, É les informations sur les moyens de réalisation des produits, É les informations sur les moyens de mise en oeuvre des processus, É les compétences personnelles. Dans une seconde étape, les informations, expressions formalisées des connaissances, issues des fiches descriptives des savoir-faire, seront caractérisées et classées. Dans l'exemple représenté sur la figure 2, la cartographie des connaissances est représentée sous la forme de trois cercles concentriques, de rayon croissant, C1, C2, C3, autour d'un centre O, sur lesquels est superposée une 2874107 7 pluralité d'ellipses E1, E2, E3, E4, E5, E6, E7, E8, disposées en pétales de marguerite , inscrites dans le cercle externe C3, autour du centre commun O, les grands axes desdites ellipses E1, E2, E3, E4, E5, E6, E7, E8 étant orientés radialement. Les contours définis précédemment, à savoir les trois cercles concentriques C1, C2, C3, et la pluralité d'ellipses E1, E2, E3, E4, E5, E6, E7, E8, définissent, de part leur intersection, différentes zones représentant chacune un domaine de connaissances. En effet: É le cercle C3 constituera l'ensemble des connaissances de la communauté d'intérêts, É le cercle C1 constituera l'ensemble des connaissances liées aux produits de la communauté d'intérêts, É la couronne définie par les cercles C2, C3, constituera l'ensemble des connaissances liées aux processus de ladite communauté, É la couronne définie par les cercles C1, C2, constituera l'ensemble des connaissances liées à la fois aux produits et aux processus de ladite communauté, É chacune de la pluralité d'ellipses E1, E2, E3, E4, E5, E6, E7, E8, représentera un groupe d'acteurs de ladite communauté, É la surface inscrite dans chaque ellipse constituera l'ensemble des connaissances internes à un groupe, É la surface circonscrite à l'ensemble des ellipses, contenue dans le cercle 25 C3, représentera l'ensemble des connaissances communes à tous les groupes d'acteurs de ladite communauté. Ainsi, cette cartographie de la connaissance standard sera personnalisable à la communauté d'intérêts considérée. 2874107 -8- Les connaissances, associées à chaque ensemble, pourront ainsi être hiérarchisées. A titre d'exemple, une hiérarchisation des savoir-faire dans un processus consistant à effectuer la promotion de produits sera la suivante: communiquer en interne: É créer, mettre à jour le journal de ladite communauté, É créer, mettre à jour l'intranet, É organiser des séminaires et conférences, É diffuser des notes d'informations, communiquer en externe: É organiser des salons, É organiser des journées portes ouvertes, É médiatiser la communauté et ses produits, o sponsoriser des évènements, o faire du mécénat, o faire du marketing direct, É créer, mettre à jour le site Web, É faire de la publicité médiatique. A noter qu'un savoir-faire classé dans un processus "fils" n'est pas classé automatiquement dans le processus "père", et de même réciproquement; en revanche, plusieurs processus pourront être sélectionnés pour une caractérisation par les processus, que ceux-ci soient des processus "père" ou "fils". Quant aux produits concernant ladite communauté, la démarche proposée concernant les processus, sera de même nature. Concernant l'organisation des groupes de ladite communauté, ceux-ci seront classés en groupes hiérarchiques et en groupes transversaux, de manière à 2874107 9 identifier les domaines d'intervention de toutes les personnes de ladite communauté. Ainsi, les savoir-faire seront partagés entre les personnes qui appartiennent 5 aux groupes où ces savoir-faire s'appliquent. Avantageusement, l'accès aux savoir-faire sera sécurisé sachant que les droits de consultation de chacun dans les groupes rendent visibles les connaissances par telle ou telle personne. A noter qu'un savoir-faire appartenant à un groupe "fils", n'est pas automatiquement accessible par le groupe "père". Dans une troisième étape, une base de données contenant les informations 15 issues des fiches descriptives des savoir-faire, sera créée. Dans l'exemple représenté sur la figure 3, un diagramme de flux de capitalisation regroupe les deux étapes décrites précédemment auxquelles est associée une troisième étape consistant à créer une base de données des savoir- faire. Les informations contenues dans les fichiers informatiques, sur les supports physiques (CD, ouvrage, document papier,...) et les personnes compétentes dans le domaine des connaissances considérées, sont regroupées dans le bloc 1. Ainsi le bloc 1 comprend le bloc 11 contenant les fichiers informatiques, le bloc 12 contenant les supports physiques, et le bloc 13 regroupant les personnes compétentes. Les détenteurs de savoirs, c'est-à-dire les personnes chargées de mettre en 30 forme les savoir-faire dans les fiches descriptives des savoirfaire sont regroupées dans le bloc 2; ces personnes sont avantageusement les 2874107 -10- concepteurs (bloc 21), les responsables de secteur d'activité (bloc 22), les dirigeants de centre d'activité (bloc 23) ; chacune de ces personnes a accès aux différentes sources d'informations regroupées dans le bloc 1, à savoir les liaisons L1, L2, L3, entre les concepteurs (bloc 21), les fichiers informatiques (bloc 11), les supports physiques (bloc 12), et les personnes compétentes (bloc 13), les liaisons L4, L5, L6, entre les responsables des secteur d'activité (bloc 22), les fichiers informatiques (bloc 11), les supports physiques (bloc 12), et les personnes compétentes (bloc 13), les liaisons L7, L8, L9, entre les dirigeants de centre d'activité (bloc 23), les fichiers informatiques (bloc 11), les supports physiques (bloc 12), et les personnes compétentes (bloc 13). L'ensemble des fiches descriptives des savoir-faire sont regroupées dans le bloc 3 afin d'être dans la susdite deuxième étape caractérisées selon une cartographie des connaissances décrite précédemment. La caractérisation des fiches descriptives sera effectuée à partir d'une base de données (bloc 4), désignée comme étant un filtre de caractérisation propre à la communauté d'intérêts dépositaire desdites connaissances. Ainsi lesdites fiches descriptives des savoir-faire seront caractérisées et classées selon la susdite cartographie (bloc 5) en fonction des groupes d'acteurs pour lesquels la connaissance est utile, le ou les processus qu'elle concerne et enfin le ou les produits sur lesquels elle s'applique. Cette opération pourra être effectuée par un validateur agréé, chargé de caractériser, de classer et de valider les fiches descriptives des savoirfaire. A noter que seul le classement en "groupes d'acteurs" est obligatoire, afin de permettre la mise en ligne des savoir-faire grâce à la constitution d'une base de données (bloc 6), et constituant ainsi la susdite troisième étape. 2874107 -11- Dans l'exemple représenté sur la figure 4, un diagramme de flux de consultation comprend la base de données (bloc 6) précédemment décrite, une base de données (bloc 7), désignée comme étant un filtre de recherche propre à la communauté d'intérêts dépositaire desdites connaissances. Ainsi les dites fiches descriptives des savoir-faire seront consultables par les personnes affectées aux mêmes groupes que ceux définis précédemment, à savoir les concepteurs, les responsables de secteur d'activité et les dirigeants de centre d'activité ; ces personnes sont regroupées dans le bloc 9, lequel comprend les concepteurs (bloc 91), les responsables de secteur d'activité (bloc 92) et les dirigeants de centre d'activité (bloc 93). Ainsi la consultation des fiches descriptives sera effectuée à partir de la base de données (bloc 7), selon la susdite cartographie (bloc 8) en sélectionnant tel ou plusieurs groupes d'acteurs, et/ou tel ou plusieurs processus, et/ou tel ou plusieurs produits. Si la personne qui consulte, ne sélectionne rien, sa recherche aboutira à un accès à toutes les connaissances ayant été classées dans le secteur commun quelque soient les processus ou les produits sur lesquels elles s'appliquent. Si la personne qui consulte, ne sélectionne que le "secteur X", sa recherche aboutira à un accès à toutes les connaissances ayant été classées dans le "secteur X", quel que soient les processus ou les produits sur lesquelles elles s'appliquent. Si la personne qui consulte, ne sélectionne qu'un "processus Y", sa recherche aboutira à un accès à toutes les connaissances ayant été classées dans le "processus Y" et visibles par le secteur commun quel que soient les produits sur lesquels elles s'appliquent. 2874107 - 12 - Si la personne qui consulte, ne sélectionne qu'un "produit Z", sa recherche aboutira à un accès à toutes les connaissances ayant été classées dans le "produit Z" et visibles par le secteur commun quel que soient les processus dans lesquels elles auraient été classées. A noter que la personne qui consulte, peut souhaiter ne voir que les connaissances ayant été classées uniquement dans le "produit Z". Dans le cas où plusieurs critères processus et/ou produits sont sélectionnés, la 10 fonction logique OU s'applique entre plusieurs critères processus ou plusieurs critères produits. Dans le cas où deux critères produit/processus ou groupe/processus ou groupe/produit, la fonction logique ET s'applique entre les susdits couples de 15 critères. Ainsi, ce système de classification des connaissances et la recherche d'informations basé sur la standardisation de la taxinomie relative à une communauté d'intérêts dépositaire desdites connaissances autorise une meilleure gestion de celles-ci. Avantageusement, un moteur de recherche pourra être utilisé pour effectuer des recherches d'informations dans les différentes catégories multidimensionnelles construites; ainsi, l'association du système selon l'invention et d'un moteur de recherche permettra de pallier l'insuffisance de pertinence dans la gestion des connaissances qui caractérise les technologies existantes. L'utilisation d'un langage commun à une communauté d'intérêts et l'adoption de règles communes de gestion de l'information sont les premières conditions pour obtenir une performance collective supérieure à la somme des 2874107 - 13 - performances individuelles. Par le biais du concept de cartographie des connaissances, le système selon l'invention permet de standardiser l'attribution taxinomique des critères d'identification des informations en devenant le portail d'accès à l'information support à l'activité de la communauté d'intérêts et en améliorant par voie de conséquence la performance de tout type de moteur de recherche. - 14 - Revendications 1. Système de classification des connaissances et de recherche d'informations, basé sur la standardisation de la taxinomie relative à une communauté d'intérêts dépositaire desdites connaissances, constituée d'au moins un groupe d'acteurs, possédant des savoir-faire associés à au moins un produit selon au moins un processus, comprenant un outil, matériel et logiciel, disposant: de moyens d'assistance permettant d'établir des fiches descriptives des savoir-faire, relatives aux connaissances (C3) disponibles dans ladite communauté d' intérêts, de moyens d'assistance à la caractérisation et à la classification des savoir-faire en fonction du au moins un processus, du au moins un produit et du au moins un groupe d'acteurs (E1, E2, E3, E4, E5, E6, E7, E8) de ladite communauté d'intérêts, de moyens de création d'une base de données (6) contenant les informations issues desdites fiches descriptives des savoir-faire, de moyens de recherche, parmi les informations ainsi stockées, d'informations particulières, en sélectionnant le ou les processus, et/ou, le ou les produits, et/ou le ou les groupes d'acteurs, caractérisé en ce que les susdites caractérisation et classification des savoir-faire et la susdite recherche d'informations particulières sont effectuées selon une cartographie (5, 8) de la connaissance standard personnalisable à la communauté d'intérêts considérée, laquelle cartographie (5, 8) comprend au moins: l'ensemble des connaissances de la communauté d'intérêts, et/ou l'ensemble des connaissances liées aux produits de la communauté d'intérêts, et/ou l'ensemble des connaissances liées aux processus de ladite communauté, et/ou 2874107 - 15 - l'ensemble des connaissances liées à la fois aux produits et aux processus de ladite communauté, et/ou une pluralité de groupes d'acteurs de ladite communauté, et/ou l'ensemble des connaissances internes à un groupe, et/ou l'ensemble des connaissances communes à tous les groupes d'acteurs de ladite communauté. 2. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que les susdites fiches descriptives des savoir-faire, comprennent l'ensemble des informations contenues dans les fichiers informatiques, sur les supports physiques (CD, ouvrage, document papier) et les personnes compétentes dans le domaine des connaissances considérées. 3. Système selon la revendication 2, caractérisé en ce que les susdites fiches descriptives des savoir-faire, apparaissant sur un écran interactif dudit l'outil matériel et logiciel, comprennent au moins: la description du savoir-faire ou de l'information mise en ligne, et/ou la description des exemples d'application, et/ou l'emplacement physique des documents papiers qui s'y rapportent, et/ou les contacts des personnes compétentes dans le domaine considéré, ces personnes pouvant être internes et/ou externes à la communauté d'intérêts, et/ou les fichiers informatiques attachés qui illustrent le savoir-faire, ces fichiers représentant l'état de l'art à un instant donné de la vie de la communauté d'intérêts, et/ou l'impact du savoir-faire, et/ou - les pages Web qui s'y rapportent, et/ou les informations déjà capitalisées dans le système, traitant du sujet, et/ou les liens sur les fichiers informatiques, lesquels fichiers sont régulièrement mis à jour. 2874107 - 16 - 4. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que la susdite recherche d'informations particulières dans les susdits ensembles constituant ladite cartographie de la connaissance est 5 réalisée â l'aide d'un moteur de recherche.