Brevet FR2869129A1 — publié le 20051021

B11284 FR PROCEDE PERMETTANT A DES UTILISATEURS DE TRANSFERER ET DE STOCKER DE MANIERE SECURISEE DES DOCUMENTS AUTHENNTIFIES ET ELECTRONIQUEMENT TIMBRES EN METTANT EN UVRE UN RESEAU DE TYPE INTERNET Chaque jour, entreprises et particuliers envoient et reçoivent des documents plus ou moins officiels comme des devis, des factures, des relevés bancaires, des fiches de paies. La plupart de ces documents sont transférés par courrier, d'autres par email, fax ou courrier express (Fedex, UPS...) Les services existants Il y a actuellement quatre manières de transférer des documents: courrier, courrier express, email et fax. On peut également utiliser les outils Adobe (Acrobat Writer) ou d'autres logiciels existants (comme E-Fax) pour transférer électroniquement des documents via l'email. - Courrier: S'il est facile à utiliser et offre la possibilité d'un Accusé de Réception, le courrier est aussi lent, peu sécurisé, cher à envoyer et recevoir (temps de traitement), il n'offre pas de possibilité de gestion de documents et ne peut rien contre les spams. - Courrier Express (Fedex, UPS...) : Rapide, sécurisé, anti-spam par nature et offrant la possibilité d'un Accusé de Réception, le Courrier Express n'est pas facile à utiliser, cher à l'envoi comme à la réception et comme le courrier classique, n'offre pas de possibilité de gestion de documents. - Email: Rapide, facile à utiliser, gratuit à l'envoi comme à la réception, l'email n'en demeure pas moins très peu sécurisé et n'offre par ailleurs pas d'Accusé de Réception. Enfin, le spam est son véritable problème. - Acrobat/Email: Bien qu'elle soit sécurisée et qu'elle offre des possibilité de gestion de documents, cette méthode d'échange de documents est lente (création du PDF), difficile à utiliser, cher à l'envoi comme à la réception (temps nécessaire) et puisqu'elle utilise l'email, elle n'évite pas non plus les spams. - Fax: Rapide, simple d'utilisation et donnant lieu à une Accusé de Réception immédiat, cette méthode n'est évidemment pas sécurisé, cher à l'envoi comme à la réception, n'offre pas la possibilité de gestion des documents et n'évite pas les spams. - E-Fax: Rapide, facile à utiliser, bon marché et rapide à envoyer comme à recevoir, cette méthode, en plus de l'impossibilité de gestion des documents, à les mêmes problèmes que l'email standard: peu sécurisé, elle n'offre pas d'Accusé de Réception et le spam est son gros problème. La solution selon l'invention La présente invention combine tous les avantages des médias ci-dessus énumérés sans leurs inconvénients et ainsi, offre un service véritablement unique. Rapide, sécurisée, facile à utiliser, bon marché à l'envoi comme à la réception, la solution offre la possibilité de gestion des documents (en base de données), envoi un Accusé de Réception automatique et est par nature anti-spam. La solution selon l'invention est le medium idéal pour envoyer des documents assez importants pour exiger qu'un tiers parti prenne soin de leur expédition (option de tracking en ligne) mais pas suffisamment officiels pour obliger une identification manuscrite (comme une signature) : factures, devis, relevés bancaires, fiches de payes...principalement. La solution selon l'invention est un nouveau medium qui permet aux entreprises et personnes de transférer sur Internet et de stocker sans risque des documents authentifiés et électroniquement timbrés. Cette méthode est rapide, sécurisée, bon marché et permet aux receveurs de classifier et d'organiser leurs documents (classification par type, par date, par envoyeur). La solution selon l'invention concerne un procédé permettant à des utilisateurs de transférer et de stocker de manière sécurisée des documents authentifiés et électroniquement timbrés en mettant en oeuvre un réseau de communication, notamment de type Internet. Le procédé comprend, lors d'une phase d'inscription: - l'étape, pour les utilisateurs, de s'inscrire en communiquant à un serveur distant des données d'identification, - l'étape de transmettre aux utilisateurs un numéro de compte personnel, - l'étape, pour les utilisateurs, de télécharger sur un équipement informatique connecté au réseau de communication un module logiciel d'émission de documents et/ou un module logiciel de réception de documents, - l'étape, pour les utilisateurs, de sélectionner et 25 d'approuver une liste d'utilisateurs émetteurs dont ils souhaitent recevoir des documents. Le procédé comprend en outre, lors d'une phase de transfert de documents: - l'étape, pour un utilisateur émetteur, de s'authentifier auprès du serveur distant, notamment en saisissant un code confidentiel au moyen de l'équipement informatique, - l'étape, pour l'utilisateur émetteur, de sélectionner un document enregistré dans l'équipement 35 informatique, l'étape, pour l'utilisateur émetteur, d'associer au document des informations d'identification destinées à faciliter le classement du document, notamment un titre, un numéro de référence de facture, des informations destinées à assurer une compatibilité avec des systèmes de gestion intégrée de type SAP, Oracle, - l'étape, pour le module logiciel d'émission de documents, de convertir au format PDF, de compacter et d'encrypter le document ainsi sélectionné, - l'étape d'associer au document un numéro de série unique destiné à faciliter la traçabilité du document, - l'étape, pour le module logiciel d'émission de documents, de transmettre ledit document vers le serveur distant via le réseau de communication, - l'étape, pour l'utilisateur destinataire, de télécharger et/ou de consulter en ligne le document depuis le serveur distant, l'étape, pour le serveur distant, de transmettre à l'utilisateur émetteur un reçu électronique destiné à confirmer 20 le téléchargement. La solution selon l'invention est un parti indépendant qui collecte et distribue les documents électroniques envoyés sur Internet; un service postal virtuel utilisant l'Internet pour effectuer sa distribution. Chaque document, une fois créé, est identifié à l'aide d'un numéro de série unique, et pour toujours incorporé dans ce document afin d'éviter les problèmes de contrôle de version et de tracabilité. La réception de documents: La réception de documents, comme la réception de courriers classiques, est gratuite. N'importe qui peut aller sur le site Web, s'enregistrer, obtenir un numéro de compte et télécharger la version Receveur' de l'outil. Avant de recevoir quoi que ce soit, le receveur doit indiquer qui est autorisé à lui envoyer des documents. Une aide à la création de compte expéditeur' permet au receveur d'indiquer le numéro de compte de l'expéditeur et de choisir l'emplacement sur son disque dur où ces documents sont archivés. Ainsi, chaque fois qu'un document est envoyé au receveur, un petit message apparaît dans la barre de tâche indiquant l'identité de l'expéditeur et le sujet du document (par exemple "EDF: facture Juin 2003 "). Le receveur a par ailleurs la possibilité d'interroger le serveur pour obtenir des détails sur l'expéditeur afin d'être assurer de son identité et de l'authenticité des documents reçus. Le receveur a alors la possibilité d'accepter le document, qui est alors automatiquement téléchargé dans le dossier prévu à cet effet, ou de laisser le dossier in-situ sur le serveur (limite à appliquer selon le type d'utilisateur) pour télécharger ce document ultérieurement. L'accès aux documents est également possible en ligne 15 s'il se trouve toujours sur le serveur. L'envoi de documents: L'envoi de documents est payant (système de licence annuelle avec une limite maximum d'envoi ou envoi au coup par coup). Pour pouvoir envoyer des documents, il faut tout d'abord s'inscrire en donnant de nombreuses informations sur son entreprise (compte professionnel) ou sur soi (compte personnel). Une fois que l'enregistrement a été approuvé (confirmation par la poste classique), l'expéditeur peut obtenir son numéro de compte, télécharger la version Expéditeur' de l'outil et après une rapide installation, commencer à envoyer des documents. Naturellement, pour se faire, l'expéditeur doit être approuvé par le receveur (voir cidessus), et être authentifié par le serveur distant. Bien que l'envoi d'un document soit un processus rapide, il est exigé à chaque fois une identification de l'expéditeur (code PIN correspondant au numéro de compte). Pour envoyer un document, l'expéditeur doit seulement pointer le document à envoyer au logiciel. Le logiciel convertit ce fichier en une version PDF (quel que soit sa taille). Le fichier est alors compacté pour l'envoi, encrypté et envoyé. Chaque document envoyé doit également être identifié par l'expéditeur afin de pouvoir être plus facilement classé par le receveur. L'expéditeur aura ainsi la possibilité de donner par exemple les indications suivantes: le titre, le numéro de référence (très important pour factures etc..) et plusieurs éléments d'identification pour rendre cet outil compatible avec les systèmes de gestion (types SAP). Une fois que le document a été reçu (téléchargé) par le receveur, l'expéditeur est averti par le système et reçoit un reçu électronique. Les différentes étapes du procédé selon l'invention 10 représentées sur la figure 1 sont les suivantes: 1: document word 2: création PDF 3: module logiciel d'émission de documents 4: entrée du compte du destinataire et autres 15 informations d'envoi 5: sauvegarde et/ou envoi 6: serveur distant 7: timbre électronique ajouté 8: avertissement de l'utilisateur destinataire, 20 notamment par pop up 9: module logiciel de réception de documents 10: si le téléchargement est accepté 11: possibilité de conserver le document en ligne 12: lecture du document 13: archivage du document sur le disque dur de l'équipement informatique 14: un reçu électronique est généré 15: le reçu électronique est transmis à l'utilisateur émetteur REVENDICATIONS 1. Procédé permettant à des utilisateurs de transférer et de stocker de manière sécurisée des documents authentifiés et électroniquement timbrés en mettant en oeuvre un réseau de communication, notamment de type Internet; ledit procédé comprenant les étapes suivantes: lors d'une phase d'inscription - l'étape, pour lesdits utilisateurs, de s'inscrire en communiquant à un serveur distant des données d'identification, - l'étape de transmettre auxdits utilisateurs un numéro de compte personnel, - l'étape, pour lesdits utilisateurs, de télécharger sur un équipement informatique connecté audit réseau de communication un module logiciel d'émission de documents et/ou un module logiciel de réception de documents, - l'étape, pour lesdits utilisateurs, de sélectionner et d'approuver une liste d'utilisateurs émetteurs dont ils souhaitent recevoir des documents, lors d'une phase de transfert de documents - l'étape, pour un utilisateur émetteur, de s'authentifier auprès dudit serveur distant, notamment en saisissant un code confidentiel au moyen dudit équipement informatique, l'étape, pour ledit utilisateur émetteur, de sélectionner un document enregistré dans ledit équipement 25 informatique, - l'étape, pour ledit utilisateur émetteur, d'associer audit document des informations d'identification destinées à faciliter le classement dudit document, notamment un titre, un numéro de référence de facture, des informations destinées à assurer une compatibilité avec des systèmes de gestion intégrée de type SAP, Oracle, - l'étape, pour ledit module logiciel d'émission de documents, de convertir au format PDF, de compacter et d'encrypter ledit document ainsi sélectionné, - l'étape d'associer audit document un numéro de série unique destiné à faciliter la traçabilité dudit document, - l'étape, pour ledit module logiciel d'émission de documents, de transmettre ledit document vers ledit serveur distant via ledit réseau de communication, - l'étape, pour ledit utilisateur destinataire, de 10 télécharger et/ou de consulter en ligne ledit document depuis ledit serveur distant, - l'étape, pour ledit serveur distant, de transmettre audit utilisateur émetteur un reçu électronique destiné à confirmer ledit téléchargement.