Brevet FR2848003A1 — publié le 20040604

PROC D POUR LE TRAITEMENT ET LA REPR SENTATION DE DONN ES CONTENUES DANS UNE PLURALIT DE FICHIERS La présente invention concerne un procédé pour le traitement et la représentation de données contenues dans une pluralité de fichiers. La présente invention s'applique en particulier, mais non exclusivement, aux traitements des données provenant de 10 diverses sociétés ou groupes de sociétés. Ainsi, dans la suite, le procédé de l'invention sera décrit pour une application à la consolidation. Néanmoins, l'invention pourrait être 15 envisagée pour d'autres applications dans le cadre de récupération et de traitement de données provenant d'une pluralité de sites. Les sociétés commerciales sont tenues 20 d'établir et de publier des comptes consolidés dès lors qu'elles contrôlent une ou plusieurs autres entreprises. Par dérogation, ces sociétés sont exemptées 25 de cette obligation: * lorsqu'elles sont elles-mêmes sous contrôle d'une entreprise qui les inclut dans ses comptes consolidés, sauf opposition d'actionnaires minoritaires de 30 l'entreprise contrôlée représentant au moins 10 % du capital social. * lorsque l'ensemble constitué par la société et les entreprises qu'elle contrôle ne dépasse pas pendant 2 exercices successifs une taille déterminée par référence à 2 des 3 critères suivant (code de commerce article L 123.16) : o total du bilan > 15 ME1 o montant net du CA > 30 ME o nombre moyen de salariés permanents > 250 personnes Les comptes consolidés visent à donner une 10 représentation homogène du patrimoine de l'ensemble formé par les entreprises incluses dans le périmètre de consolidation, en tenant compte des caractéristiques propres à la consolidation et des objectifs d'information financière propres aux comptes 1S consolidés. On connaît déjà le brevet français NOFR 2806183 ayant trait à la consolidation, consistant en un traitement de données se trouvant dans une base 20 de données. Ce système utilise la technologie des bases de données et en particulier un traitement analogique en ligne (OLAP). Cette technologie particulière est certes performante, mais elle nécessite l'utilisation parallèle d'une même technique afin que l'acquisition 25 et/ou la récupération des données soient réalisables. L'état de la technique connaît également la demande de brevet NOWO 9722071 qui décrit un système de traitement de données pour contrôler et enregistrer des 30 flux d'informations et des données afin de superviser sur une base globale les portefeuilles internes appartenant à une ou plusieurs entités gérées à partir d'une structure centralisée. Le système de traitement de données comprend des moyens de production de flux d'informations et de traitement de données qui communiquent avec le gérant commun et le dépositaire afin de maintenir à tout instant les actifs des portefeuilles internes équivalents sur une base relative. La présente invention permet notamment de collecter des données comptables brutes et/ou hétéroclites et à leur appliquer un traitement en vue 10 de les harmoniser afin qu'elles satisfassent aux règles comptables de la société-mère, ou du groupe financier effectuant la consolidation. Par ailleurs, il n'a pas été proposé sur le marché jusqu'à aujourd'hui un système à la fois fiable et simple d'utilisation pour 15 appliquer à ces susdites données des opérations successives appropriées à l'étape considérée du processus de consolidation (retraitements/éliminations) et consécutivement pour les intégrer dans les comptes consolidés de sorte qu'il ne soit conservé finalement 20 uniquement l'information pertinente pour le groupe. L'invention propose à cet effet un procédé pour le traitement et la représentation de données contenues dans une pluralité de fichiers afin 25 d'effectuer une consolidation, caractérisé en ce qu'il comprend les étapes de: - récupération et/ou saisie de données provenant d'une pluralité de fichiers numériques et enregistrements desdits fichiers numériques dans un 30 tableau numérique tridimensionnel, organisé en sousensembles périodiques, - application d'opérations de calcul pour l'harmonisation des données récupérées et/ou saisies, lesdites données étant enregistrées dans une partie du susdit tableau numérique tridimensionnel, - organisation des données récupérées et/ou saisies dans une structure étagée du tableau numérique tridimensionnel, - calcul entre les données présentes dans les différents étages du tableau pour le traitement desdites données. Avantageusement, l'étape d'application d'opération de calcul pour l'harmonisation consistera en l'utilisation de tables de correspondance/transposition effectuant automatiquement la conversion des susdites données saisies dans le 15 tableau numérique tridimensionnel. Selon une possibilité offerte par l'invention, l'étape de calcul consistera en des opérations réalisées sur la ou les valeur(s) 20 numérique(s) contenue(s) dans un même étage. De plus, l'étape de calcul pourra consister en une somme, par exemple entre des valeurs numériques de deux étages. Par ailleurs, l'étape de calcul consistera 25 en une opération impactant toutes les valeurs numériques du susdit tableau, par exemple pour leur appliquer un même pourcentage. Selon un mode d'exécution de l'invention, 30 l'étape de calcul comprendra un traitement des données en fonction de leur provenance ou situation initiale. Avantageusement, les données des susdits fichiers numériques comporteront des informations relatives notamment à une date d'opération, une société, des numéros de compte (d'origine et de consolidation), un libellé, des montants (débit, crédit, solde...), une quantité, une unité, une devise 5 d'origine, un cours, une date d'échéance, une nature de flux... Selon un aspect avantageux de l'invention, les montants enregistrés dans une partie du susdit 10 tableau seront présentés sous forme de matrice à deux dimensions, correspondant à des sections analytiques. Grâce à ces particularités, l'invention permet une production de documents de synthèse de la 15 consolidation amplement facilitée et assure un suivi pluriannuel des données ainsi qu'une traçabilité simplifiant considérablement les travaux d'audit. Ainsi, l'invention constitue un outil exceptionnel tant pour les services de consolidation que pour les 20 auditeurs. Un mode d'exécution de l'invention sera décrit ci-après, à titre d'exemple non limitatif, avec référence aux dessins annexés dans lesquels 25 - la figure 1 est une représentation schématique d'un tableau tridimensionnel selon l'invention; - la figure 2 illustre le processus global de consolidation du procédé selon l'invention. Dans le cadre de la consolidation, il convient de définir préalablement le périmètre de consolidation représentant l'ensemble des sociétés à retenir en vue de l'établissement des comptes consolidés. Il est délimité en fonction de la nature et de l'importance des liens existant entre la société consolidante et les autres sociétés du groupe. Afin de fixer ce périmètre, on dresse, à l'aide d'un même tableau tridimensionnel, l'inventaire des titres de participations et des droits de vote 10 liant les différentes sociétés du groupe. On en déduit, pour chaque société du groupe, des pourcentages spécifiques à la consolidation dont principalement: - le pourcentage de contrôle du groupe: il correspond 15 au poids exercé par la société consolidante dans les assemblées générales de sa filiale. - le pourcentage d'intérêts du groupe: il correspond à la quote-part des capitaux propres de la filiale revenant à la société consolidante. 20 Le choix de la méthode de consolidation, ou " méthode d'intégration ", appliquée à une société du périmètre résulte du type de contrôle exercé par la consolidante sur cette société, le type de contrôle 25 étant luimême déterminé par les pourcentages définis précédemment. Les trois méthodes utilisées sont 30 regroupées dans le tableau ci-après: % d e Type de contrôle Méthode de consolidation contrôle du groupe( 250% Contrôle exclusif Intégration globale Ä40 % et Ainsi, l'intégration globale consiste à * intégrer dans les comptes de l'entreprise consolidante 5 les éléments des comptes des entreprises consolidées, après retraitements éventuels * répartir les capitaux propres et le résultat entre les intérêts de l'entreprise consolidante et les intérêts des autres actionnaires ou associés dits " intérêts 10 minoritaires" * éliminer les opérations et comptes entre l'entreprise intégrée globalement et les autres entreprises consolidées L'intégration proportionnelle consiste à * intégrer dans les comptes de l'entreprise consolidante la fraction représentative de ses intérêts dans les comptes de l'entreprise consolidée, après retraitements éventuels a ne pas tenir compte des intérêts minoritaires, sauf en cas de consolidation directe si cette société est détenue par une société intégrée globalement * éliminer les opérations et comptes entre l'entreprise intégrée proportionnellement et les autres entreprises consolidées La mise en équivalence consiste à * substituer à la valeur comptable des titres détenus, la quote-part des capitaux propres, y compris le résultat de l'exercice déterminé d'après les règles de consolidation e ne pas tenir compte des intérêts minoritaires, sauf en cas de consolidation directe si cette société est détenue par une société intégrée globalement * éliminer les opérations et comptes entre l'entreprise mise en équivalence et les autres entreprises 15 consolidées en cas d'impact sur le résultat Dans le cadre de la consolidation, il est nécessaire d'établir les comptes consolidés en respectant un ensemble homogène de règles. Les méthodes 20 retenues sont définies par le groupe en accord avec la réglementation en vigueur et éventuellement publiées dans le manuel de consolidation du groupe. Si des divergences significatives apparaissent entre les méthodes comptables utilisées dans les comptes individuels et celles retenues pour le groupe, des opérations de retraitement sont nécessaires. D'une manière générale, le retraitement consiste à passer des écritures comptables corrigeant les méthodes d'évaluation des comptes individuels par celles retenues dans les comptes consolidés. Certains retraitements donnent lieu à la constatation d'impôts différés, c'est-à-dire à un ajustement de la charge d'impôt dans la mesure o, s'ils étaient enregistrés dans les comptes individuels, ils modifieraient l'assiette de l'impôt. Par ailleurs, on peut classer les retraitements en deux catégories principales, l'une regroupant les retraitements obligatoires, l'autre les 10 retraitements optionnels: Les retraitements obligatoires comprennent notamment: * Les retraitements d'harmonisation (ou d'homogénéité) concernant: o l'évaluation de l'actif immobilisé (amortissement, frais d'établissement...) o l'évaluation des stocks et en-cours (méthode 20 FIFO, CUMP... ) o l'enregistrement des charges à répartir o la politique de constitution des provisions... * Les retraitements liés à la législation fiscale 25 concernant: o les provisions réglementées o les amortissements dérogatoires o les subventions d'investissement o les corrections d'impôts... 30 Les retraitements optionnels comprennent notamment: * les méthodes préférentielles concernant: o les engagements de retraite o les contrats de location financement o les frais d'émission d'emprunt et primes de remboursement o les écarts de conversion o les contrats à long terme o les réévaluations... Une fois les données individuelles 10 retraitées, il est nécessaire d'éliminer les opérations réalisées à l'intérieur du groupe. Les comptes intragroupe sont les comptes d'actif, de passif, de charges et de produits utilisés pour enregistrer ces opérations entre sociétés consolidées. L'étape d'élimination des 15 comptes réciproques comprend les 3 phases suivantes: * le recensement des comptes intra-groupe * les ajustements * les éliminations La phase de recensement consiste à dresser l'inventaire des comptes rattachés à des opérations internes au groupe; lesdits comptes correspondant aux rubriques suivantes * au bilan * clients et fournisseurs * comptes courants actif et passif * créances et dettes d'immobilisations... * au compte de résultat * achats et ventes * frais financiers et produits financiers... La phase d'ajustement consiste à obtenir la concordance comptable des opérations réalisées entre il sociétés du groupe. A cette fin, il convient de rapprocher 2 à 2 les déclarations respectives des sociétés concernées. Les différences observées, avant ajustement, proviennent de nombreux facteurs, comme par 5 exemple les marchandises ou produits en transit, les règlements non parvenus, les opérations en monnaie étrangère... Des stratégies d'ajustement sont édictées au niveau du groupe pour corriger les écarts constatés. L'élimination des opérations intra-groupe s'opère différemment selon les méthodes d'intégration retenues pour consolider les deux sociétés rapprochées, et selon l'impact de l'opération sur le résultat consolidé. Après mise en oeuvre des travaux de retraitements et d'éliminations des opérations intragroupe, d'autres travaux spécifiques à la consolidation doivent être pratiqués dont notamment: *le traitement des écarts de première consolidation *l'élimination des titres de participation *le partage des capitaux propres... L'invention vise à proposer un système de représentation et de traitement des données simplifiant le processus complexe de consolidation. Ce système repose sur l'utilisation de tableaux " tridimensionnels " assurant: *la collecte et/ou la saisie de données comptables et analytiques hétérogènes propres à chaque filiale du groupe *l'harmonisation de ces données individuelles grâce à des opérations de transposition effectuant la conversion entre le référentiel de la filiale et celui du groupe (plan comptable, monnaie, plan analytique...) *l'application d'opérations de calcul répondant aux besoins des différents traitements du processus de consolidation *la mise en évidence de l'information pertinente pour le groupe suite au traitement opéré La structure de chacun de ces tableaux peut 10 se schématiser comme représenté sur la figure 1. Chacun des tableaux de la figure 1 est identifié par une en-tête descriptive permettant de définir son rôle dans le processus de consolidation. 15 Au sein d'un tableau, les données comptables sont organisées selon 3 dimensions: -dimension horizontale: cette dimension est 20 relative au référentiel dans lequel sont exprimées les données; le référentiel étant caractérisé par le plan comptable, la monnaie et le plan analytique. Le passage du référentiel " société " (propre à chaque filiale) au référentiel " groupe " (commun à toutes les filiales) 25 est assuré par des opérations de transposition mettant en òuvre des tables de correspondance. -dimension verticale: cette dimension caractérise la décomposition des données du tableau sous forme 30 d'étages. Cette représentation permet de décomposer et d'organiser de manière optimale les données suivant le traitement de consolidation à mettre en oeuvre. L'invention prévoit également la mise en oeuvre d'opérations de calcul entre étages afin d'automatiser l'enchaînement des traitements. -dimension temporelle: certains traitements de 5 consolidation ont un impact sur plusieurs périodes comptables (un exercice comptable pouvant être subdivisé en périodes mensuelles, trimestrielles, semestrielles ou annuelles). La dimension temporelle du tableau répond aux besoins de ce type de traitement. Selon l'invention, tous les traitements du processus de consolidation sont mis en oeuvre par des tableaux spécialisés construits à partir de cette structure commune. Les paramètres qui diffèrent selon 15 les tableaux spécialisés sont: - le nombre d'étages et la logique de calcul liant ces étages - la durée de validité du tableau (exprimée en nombre de périodes comptables) 20 Les différentes catégories de tableaux utilisés dans le système sont, à titre d'exemple non limitatif, les suivantes: - les tableaux " société " qui permettent les 25 opérations de récupération des comptes individuels des sociétés du périmètre de consolidation, de prise en compte des retraitements requis, d'application du pourcentage de consolidation approprié. - les tableaux " retraitements " qui facilitent la préparation des écritures de retraitements applicables aux comptes individuels - les tableaux " groupe " qui somment les données retraitées des sociétés du périmètre au pourcentage adéquat, et autorisent la prise en compte des opérations d'éliminations et des traitements complémentaires - les tableaux " comptes réciproques " qui 5 facilitent la déclaration, le rapprochement et l'ajustement des opérations réciproques - les tableaux " éliminations " destinés à la prise en compte des écritures d'éliminations applicables aux comptes consolidés - les tableaux " traitements complémentaires " qui assurent la mise en oeuvre des traitements intervenant en fin de processus de consolidation - les tableaux " titres " qui dressent l'inventaire des participations et des droits de vote 15 liant les différentes sociétés du périmètre. L'usage généralisé des tableaux spécialisés constitue une réponse pratique aux nombreuses problématiques complexes des travaux de consolidation. 20 Cet usage offre un cadre unique aux traitements des cas de figure et participe ainsi à la maîtrise du système global, lequel peut se représenter schématiquement comme sur la figure 2. Sur cette figure 2, chaque catégorie de tableaux est elle-même divisée en sous-ensembles. A titre d'exemple, dans la catégorie de tableaux " retraitements ", on distinguera les tableaux de type " retraitement d'amortissement " du type " retraitement 30 de stocks ". Ensuite, pour un même type de retraitement, par exemple le " retraitement d'amortissement ", on peut avoir autant d'instance de tableaux que d'amortissement à retraiter. Dans le contexte actuel d'évolution des normes françaises vers les normes IAS/IFRS (horizon 2005), la souplesse du système proposé constitue un 5 avantage considérable. L'utilisation des tableaux selon les différentes normes va faciliter le passage de l'une à l'autre en préservant la comparabilité des données, indépendamment de ces normes. Comme il a déjà été évoqué, le système est une décomposition du processus de consolidation en différentes tâches assurées par des tableaux spécialisés. Ces tableaux sont composés d'étages permettant de manipuler des écritures comptables 15 caractérisées notamment, par les paramètres suivant - une date d'opération - la société à laquelle elles se rattachent - des numéros de compte (définis dans les plans comptables d'origine et de consolidation) 20 - un libellé - un montant débit, un montant crédit et un montant solde (ou un montant signé), chaque montant pouvant lui-même être ventilé selon 2 axes analytiques. Ces axes analytiques pourront, par exemple, être 25 utilisés pour décomposer les montants par zones géographiques et secteurs d'activités. Ainsi, chaque tableau possède une structure étagée adaptée à la mise en oeuvre d'un traitement 30 particulier. De manière à faciliter la mise en òuvre des traitements dans le système global, l'invention prévoit la mise en oeuvre d'opérations de calcul applicables aux données manipulées. Ces opérations peuvent être * inter-écritures: un montant, ventilé selon 2 axes analytiques, est obtenu directement à partir de 5 montants possédant eux-mêmes leur ventilation analytique. Par exemple, pour définir le montant au débit de la troisième écriture d'un étage comme étant égal à la somme des débits des 2 écritures précédentes, on utilise la formule DEBIT[3]=SOMME(DEBIT[1] :DEBIT[2]). La ventilation analytique du montant 3 sera donc égale à la somme des ventilations des montants 1 et 2. * inter-étages: toutes les écritures d'un étage sont obtenues directement en appliquant des 15 opérations sur les étages précédents. Par exemple, pour définir un étage 3 comme contenant les écritures obtenues en sommant celles des étages 1 et 2, on u t i 1 i s e 1 a f o r m u 1 e ETAGE3=SOMMEECRITURE(ETAGEI+ETAGE2) 20 * inter-fiches une opération permettra d'impacter en même temps tous les étages d'une fiche, c'est-àdire toutes les écritures renfermées dans ces étages, c'est-à-dire toutes les ventilations 25 analytiques des montants. Par exemple, pour appliquer un même pourcentage (40 %) à tous les montants contenus dans un tableau, on utilise la formule =FICHE*0,4. L'invention est décrite dans ce qui précède à titre d'exemple. Il est entendu que l'homme du métier est à même de réaliser différentes variantes du procédé de consolidation selon l'invention sans pour autant sortir du cadre du brevet. REVENDICATIONS 1. Procédé pour le traitement et la 5 représentation de données contenues dans une pluralité de fichiers afin d'effectuer une consolidation, caractérisé en ce qu'il comprend les étapes de: - récupération et de saisie de données provenant d'une pluralité de fichiers numériques et 10 enregistrements desdits fichiers numériques dans un tableau numérique tridimensionnel, organisé en sousensembles périodiques, - application d'opérations de calcul pour l'harmonisation des données récupérées et saisies, 15 lesdites données étant enregistrées dans une partie du susdit tableau numérique tridimensionnel, - organisation des données récupérées et/ou saisies dans une structure étagée du tableau numérique tridimensionnel, - calcul entre les données présentes dans les différents étages pour le traitement desdites données. 2. Procédé pour le traitement de données 25 selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'étape d'application d'opération de calcul pour l'harmonisation consiste en l'utilisation de tables de correspondance/transposition effectuant automatiquement la conversion des susdites données récupérées et/ou 30 saisies dans le tableau numérique tridimensionnel. 3. Procédé pour le traitement de données selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'étape de calcul consiste en des opérations réalisées sur la ou les valeur(s) numérique(s) contenue(s) dans un même étage. 4. Procédé pour le traitement de données 5 selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'étape de calcul consiste en une somme, par exemple entre des valeurs numériques de deux ou plusieurs étages. 5. Procédé pour le traitement de données 10 selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'étape de calcul consiste en une opération impactant toutes les valeurs numériques du susdit tableau, par exemple pour leur appliquer un même pourcentage. 6. Procédé pour le traitement de données selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'étape de calcul comprend un traitement des données en fonction de leur provenance ou situation initiale. 7. Procédé pour le traitement de données selon la revendication 1, caractérisé en ce que les données des susdits fichiers numériques comportent des informations relatives notamment à une date, une société, un numéro de compte, un libellé, un débit, un 25 crédit, un solde. 8. Procédé pour le traitement de données selon la revendication 1, caractérisé en ce que les données enregistrées dans une partie du susdit tableau 30 sont présentées sous forme de matrice à deux dimensions, correspondant à des sections analytiques.