Brevet FR2844071A1 — publié le 20040305

-1 SYSTEME DE GESTION D'INFORMATIONS EN FONCTION DE DONNEES SPECIFIEES DANS UN AGENDA ELECTRONIQUE. La présente invention concerne un système de gestion d'informations, et notamment de documents numériques, en fonction de données spécifiées dans un planning ou un agenda électronique fonctionnant sur un terminal, par exemple du type ordinateur personnel ou un assistant électronique personnel. Elle s'applique notamment, mais non exclusivement, à tout document enregistré sous la forme de fichiers dans la mémoire d'un terminal, par exemple sur un disque dur d'ordinateur, ou accessible par le terminal par l'intermédiaire d'un réseau de transmission de données numériques public ou privé. Il est souhaitable pour chaque réunion ou rendez-vous, par exemple prévus dans un agenda, d'avoir accès aux informations relatives à cette réunion ou ce rendez-vous. Ces informations peuvent être des comptes rendus de réunions précédentes, des documents administratifs, des plans, des documents audiovisuels ou sonores, selon le domaine professionnel de l'utilisateur ou des 20 centres d'intérêt de ce dernier. A l'heure actuelle, lorsqu'un utilisateur prépare ses activités ou réunions à venir, il consulte son agenda, puis rassemble tous les documents dont il aura besoin pour chaque activité, rendez-vous ou réunion prévus. Ces documents 25 peuvent se présenter sous une forme numérisée, stockés dans des dossiers sur le disque dur d'un ordinateur local ou distant accessible par un réseau de transmission de données. Ces documents peuvent également être sous toute autre forme, par exemple papier, bande magnétique, carte à mémoire. Il en résulte que l'utilisateur doit consacrer un temps important de préparation pour retrouver tous les documents nécessaires, pour sélectionner et trier ceux-ci en fonction des différents rendez-vous prévus, avec un risque important d'oublier un document nécessaire. Pour retrouver un document textuel enregistré sous forme numérique sur un disque dur, il existe dans la plupart des systèmes d'exploitation d'ordinateurs personnels des fonctions de recherche permettant de retrouver tous les fichiers contenant une chaîne de caractères spécifiée. -2 Il existe également des fonctions plus élaborées, appelées généralement "moteur de recherche", accessibles notamment par l'intermédiaire du réseau Internet, et permettant de rechercher des sites à partir de requêtes plus élaborées combinant de différentes manières des mots ou groupes de mots. Toutefois, ces fonctions de recherche de documents nécessitent que l'utilisateur introduise une requête de sélection et ne sont pas liées à un rendez-vous ou une réunion planifiée dans un agenda. La présente invention a pour but de supprimer cet inconvénient. Cet objectif est atteint par la prévision d'un système de gestion d'informations en fonction de données introduites dans un agenda électronique comportant des moyens de stockage de données de rendez-vous mémorisant pour chaque rendez-vous une 15 date de rendez-vous et un libellé de rendez-vous, des moyens de gestion d'agenda pour introduire et gérer des données de rendez-vous dans les moyens de stockage de données de rendez-vous, et des moyens de stockage de documents. Selon l'invention, ce système comprend en outre: 20 - une base de données de mots clés comprenant des mots clés, des liens sémantiques reliant entre eux les mots clés, des libellés d'actions à effectuer pour préparer un rendez- vous, des mots clés de documents devant se trouver dans des documents à rechercher lors de la préparation d'un rendez-vous, et 25 des liens d'action reliant des mots clés à des libellés d'actions ou à des mots clés de documents, - des moyens d'extraction de mots clés à partir d'un libellé de rendez-vous, - des moyens de recherche d'actions et de mots clés de documents pour rechercher dans la base de données tous les mots clés reliés par un lien 30 sémantique aux mots clés extraits d'un libellé de rendez-vous, et toutes les actions et tous les mots clés de documents reliés aux mots clés trouvés et aux mots clés extraits du libellé de rendez-vous, - des moyens de recherche de documents pour rechercher à partir de mots clés de documents tous les documents relatifs à un rendezvous dans les moyens 35 de stockage de documents, - des moyens de stockage temporaire pour mémoriser en association avec un libellé de rendez-vous, toutes les actions trouvées par les moyens de recherche d'actions, et des chemins d'accès à tous les documents trouvés par -3 les moyens de recherche de documents relatifs à un rendez-vous, et - des moyens de préparation d'un rendez-vous pour afficher à une date spécifiée par l'utilisateur par rapport à la date du rendez-vous, les actions et les chemins d'accès de documents, mémorisés dans les moyens de stockage temporaire en association avec le libellé du rendez-vous. Selon une particularité de l'invention, ce système comprend en outre des moyens de modification et de validation des données stockées dans la base de données. Avantageusement, les actions sont des messages à afficher à l'écran de l'utilisateur. De préférence, les messages définis dans la base de données sont génériques et 15 adaptés au libellé du rendez-vous par les moyens de recherche d'actions. Selon une autre particularité de l'invention, les moyens de recherche de documents sont conçus pour rechercher des documents dans des répertoires prédéfinis par l'utilisateur. De préférence, des répertoires de recherche de documents sont accessibles par un réseau de transmission de données. Selon encore une autre particularité de l'invention, ce système comprend en 25 outre des moyens de téléchargement de documents dans la mémoire d'un terminal portable connecté au système. Selon encore une autre particularité de l'invention, ce système comprend des moyens de suppression d'un rendez-vous pour supprimer un rendez-vous dans 30 les moyens de stockage de rendez-vous et pour supprimer les actions et les chemins d'accès aux documents, relatifs au rendez-vous, dans les moyens de stockage temporaire. Un mode de réalisation préféré de l'invention sera décrit ci-après, à titre 35 d'exemple non limitatif, avec référence aux dessins annexés dans lesquels -4 La figure 1 représente schématiquement un système de traitement de données permettant de réaliser le système de gestion de documents selon l'invention; La figure 2 montre les différents programmes et ensembles de données d'un système de gestion selon l'invention; La figure 3 représente schématiquement l'organisation des données générées par le système représenté sur la figure 2 La figure 4 illustre un exemple d'organisation de mots clés utilisée par le système représenté sur la figure 2; La figure 5 représente sous la forme d'un organigramme, les différents traitements effectués par le système de gestion selon l'invention. La figure 1 représente un système de gestion d'informations selon l'invention, en fonction de données spécifiées dans un agenda électronique. Ce système 15 comprend un ordinateur 2, par exemple de type ordinateur personnel PC, relié à un écran d'affichage 3 et des organes de commande, tels qu'un clavier 4a et une souris 4b. Cet ordinateur 2 peut être relié à un ou plusieurs réseaux 1 de transmission de données numériques, ainsi qu'à un assistant électronique personnel 5. Les réseaux 2 peuvent être de type privé ou public, terrestre ou 20 mobile. Par exemple, l'ordinateur 2 peut être relié à un réseau local privé qui donne accès à des serveurs locaux et au réseau Internet. Sur la figure 2, l'ordinateur 2 comprend un programme d'agenda électronique 6 permettant à l'utilisateur de spécifier des réunions et des rendez-vous qui sont 25 introduites par exemple dans une table 10. Tel que représenté sur la figure 3, la table 10 comprend une pluralité d'ensembles d'informations ou lignes 11, chaque ligne spécifiant un rendez-vous, c'est-à-dire comprend notamment un libellé et une date de rendez-vous. Selon l'invention, chaque ligne 11 non vide spécifiant un rendez-vous dans la table 10 est reliée à une table 16 d'actions et une table 17 de liens vers des fichiers 19. Ces tables sont mémorisées dans des moyens de stockage temporaires 12 comprenant une pluralité de tables 16, 17 spécifiant chacune des actions à exécuter pour préparer le rendez-vous correspondant, ou des chemins d'accès à des documents 19 qui ont été identifiés comme nécessaires ou utiles pour la préparation ou la participation au rendez-vous correspondant. Typiquement, les actions sont des messages à afficher à l'écran pour indiquer à l'utilisateur ce qu'il doit faire pour préparer le rendez-vous correspondant. Les documents 19 peuvent se trouver dans la mémoire non volatile, par exemple le disque dur de l'ordinateur 7, ou être accessibles par les réseaux 2. Ils 10 peuvent être de type textuel, multimédia, binaires ou pages Web. Les actions peuvent consister à indiquer des objets à prendre pour se rendre au rendez-vous, par exemple un sac de sport lorsque le rendez-vous est une séance de sport, ou un carnet de santé pour un rendez-vous chez un médecin. 15 Comme représenté sur la figure 2, l'ordinateur 2 comprend également un programme de moteur de recherche sémantique 7 utilisant une base de données 14 de mots clés et d'actions contenant des mots clés 51, des libellés d'actions 52 et des liens 53, 54 reliant les mots clés et les libellés d'actions (voir 20 également figure 4). Les liens peuvent être classés en deux catégories. La première catégorie de liens 53 rassemble les liens sémantiques reliant deux mots clés, et représentent notamment des relations d'équivalence, d'inclusion ou d'appartenance. La seconde catégorie de liens 54 rassemble les liens d'action reliant un ou plusieurs mots clés à des actions ou à d'autres mots clés et 25 permettent de désigner les actions à accomplir ou les mots clés devant se trouver dans les documents à rechercher lors de la préparation du rendez- vous, lorsque le mot clé à l'origine du lien figure ou est lié par un lien sémantique à un autre mot clé figurant dans le libellé d'un rendez-vous. Ainsi, à partir d'un libellé de rendez-vous tel que par exemple "orthophoniste pour Pierre", le moteur de recherche 7 est conçu pour rechercher dans la base de données 14 les mots clés "orthophoniste" et "Pierre" et tous les liens connectés à ces deux mots clés. Tel que représenté sur la figure 4, la base de données contient par exemple les liens sémantiques suivants 35 "orthophoniste - docteur" "Pierre - enfant". -6 Par ailleurs, la base de données contient les liens d'action suivants: "docteur" - - "enfant" - - message(prendre le carnet de santé)" "orthophoniste - - adresse" "orthophoniste - - plan d'accès" Le premier lien ci-dessus indique que lors de la préparation du rendez-vous, le message "prendre le carnet de santé" doit être affiché à l'écran si parmi les mots clés se trouvant dans le libellé du rendez-vous ou les mots clés liés à ces 10 derniers, se trouvent les mots clés "docteur" et "enfant". Les deux autres liens indiquent que lors de la préparation du rendez-vous, des fichiers contenant les mots clés "orthophoniste" et "adresse" d'une part et d'autre part "orthophoniste" et "plan d'accès" doivent être recherchés. Dans une version plus élaborée, le moteur de recherche 7 est conçu pour construire des messages personnalisés lorsqu'il rencontre une action d'affichage de message. Ainsi dans l'exemple ci-dessus, l'action est définie de la manière suivante: "message(prendre le carnet de santé de )" et le moteur de recherche est conçu pour rechercher dans les mots clés du libellé du rendez-vous ou dans les mots clés liés sémantiquement à ces derniers, le mot clé qui correspond à "enfant" pour, dans l'exemple considéré, remplacer 25 " " par "Pierre" dans le libellé du message à afficher. D'autres critères que des critères de mots clés peuvent être ajoutés pour spécifier les documents à rechercher, comme par exemple des critères de date de fichiers ou de nombre de fichiers à rechercher, ces critères étant mémorisés 30 en association avec les liens d'action 54 vers des mots clés à rechercher dans des fichiers. L'utilisateur peut ainsi spécifier que pour un rendez-vous de chantier, il a besoin des trois derniers comptes-rendus de chantier. La base de données 14 est de préférence prédéfinie en fonction du métier ou de l'activité principale de l'utilisateur. Elle peut être complétée ou modifiée au moyen d'un programme de gestion 8 conçu à cet effet, qui permet notamment à l'utilisateur de définir ses propres mots clés. - 7 En outre, on peut prévoir une procédure de validation permettant à l'utilisateur de valider les mots clés et les liens entre les mots clés et les actions, seuls les éléments validés de la base de données 14 étant ensuite utilisés par le moteur de recherche 7 lors de la préparation d'un rendez-vous. La figure 5 représente sous la forme d'un organigramme, une procédure 20 du moteur de recherche 7 qui est exécutée à la suite de l'introduction d'un nouveau rendez-vous dans l'agenda 10. L'utilisateur a préalablement défini le rendezvous en spécifiant la date et l'heure du rendez-vous, la date à laquelle il 10 souhaite que le rendez-vous soit préparé et la date à laquelle il souhaite que le rendez-vous lui soit rappelé, ces deux dernières dates étant par exemple définies par un nombre d'heures avant la date fixée du rendez-vous. La procédure 20 est déclenchée à la suite de la validation par l'utilisateur de la saisie d'un nouveau rendez-vous, par une requête émise par le programme 15 d'agenda 6 au moteur de recherche 7, cette requête contenant le libellé du rendez-vous. A la première étape 21 de la procédure 20, le moteur de recherche analyse le libellé du rendez-vous pour en extraire les mots clés. A l'étape suivante 22, le moteur 7 recherche dans la base de données 14 tous les mots clés liés par des liens sémantiques 53, directement ou indirectement (par 20 l'intermédiaire d'autres mots clés), aux mots clés extraits du libellé du rendezvous. A l'étape suivante 23, le moteur 7 recherche toutes les actions liées par des liens d'action 54 aux mots clés relevés à l'étape précédente 22, et crée une nouvelle table d'actions 16 dans la table d'actions et de liens 12 dans laquelle il mémorise toutes les actions trouvées. A l'étape suivante 24, le moteur de 25 recherche 7 recherche dans des répertoires 13 de l'ordinateur 2 ou accessibles par le réseau 1, qui peuvent être prédéfinis par l'utilisateur, tous les fichiers contenant les mots clés liés par des liens d'action 54 aux mots clés relevés à l'étape 22 et satisfaisant aux critères associés aux liens d'action 54 respectifs et mémorise les chemins d'accès des documents trouvés dans une nouvelle table 30 17. A l'étape suivante 25, le moteur de recherche 7 renvoie au programme d'agenda 6 des liens permettant à celui-ci d'accéder à la table d'actions 16 et à la table de liens 17, créées et remplies aux étapes précédentes 23 et 24. Ces liens d'accès aux tables 16 et 17 sont stockés par le programme d'agenda en association avec les données relatives au rendez- vous. 35 On peut prévoir à l'étape 23 de télécharger les fichiers ou documents trouvés dans une zone mémoire tampon de l'ordinateur 2, par exemple lorsque ces documents ne se trouvent pas dans la mémoire de stockage de l'ordinateur, mais -8 sont uniquement accessibles par le réseau 1. Lorsque le programme d'agenda 6 détecte que l'heure de préparation d'un rendez-vous est arrivée, il accède aux tables 16 et 17 correspondant au rendez5 vous et affiche à l'écran 3 sous forme de messages les actions mémorisées dans la table 16, et une icone par document dont le chemin d'accès figure dans la table 17. Il propose également à l'utilisateur d'effacer chaque message d'action et d'effacer le rendez-vous, ou de réafficher les messages et les icones de 10 documents trouvés pour le rendez-vous à un moment ultérieur que l'utilisateur peut spécifier. En activant une icone de document, l'utilisateur peut visualiser le document, l'imprimer, ou encore le télécharger dans un autre répertoire ou dans la mémoire d'un ordinateur portable ou assistant personnel 5 auquel l'ordinateur 2 est connecté. Si l'utilisateur choisit de supprimer le rendez-vous, le programme d'agenda 6 efface la ligne 11 correspondant au rendez-vous dans la table d'agenda et efface les tables 16 et 17 correspondantes dans l'ensemble de tables 12. REVENDICATIONS 1. Système de gestion d'informations en fonction de données introduites dans un agenda électronique comportant des moyens de stockage 5 (10) de données de rendez-vous mémorisant pour chaque rendez-vous une date de rendez-vous et un libellé de rendez-vous, des moyens de gestion d'agenda (6) pour introduire et gérer des données de rendez-vous dans les moyens de stockage de données de rendez-vous, et des moyens de stockage (13) de documents, caractérisé en ce qu'il comprend en outre: - une base de données (14) de mots clés comprenant des mots clés (51), des liens sémantiques (53) reliant entre eux les mots clés, des libellés d'actions (52) à effectuer pour préparer un rendez-vous, des mots clés (51) de documents devant se trouver dans des documents à rechercher lors de la 15 préparation d'un rendez-vous, et des liens d'action (54) reliant des mots clés à des libellés d'actions ou à des mots clés de documents, - des moyens d'extraction (7) de mots clés à partir d'un libellé de rendez-vous, - des moyens de recherche (7) d'actions (52) et de mots clés de documents (51) pour rechercher dans la base de données (14) tous les mots clés (51) 20 reliés par un lien sémantique (53) aux mots clés extraits d'un libellé de rendez-vous, et toutes les actions et tous les mots clés de documents reliés aux mots clés trouvés et aux mots clés extraits du libellé de rendez-vous, - des moyens de recherche (7) de documents pour rechercher dans les moyens de stockage de documents (13) à partir de mots clés de documents tous les 25 documents (19) incluant ces mots clés, - des moyens de stockage temporaire (12) pour mémoriser en association avec un libellé de rendez-vous, toutes les actions (16) trouvées par les moyens de recherche d'actions, et des chemins d'accès (17) à tous les documents trouvés par les moyens de recherche de documents relatifs à un rendez-vous, 30 et - des moyens de préparation (6) d'un rendez-vous pour afficher à une date spécifiée par l'utilisateur par rapport à la date du rendez-vous, les actions (16) et les chemins d'accès (17) de documents, mémorisés dans les moyens de stockage temporaire (12) en association avec le libellé du rendez-vous. 35 2. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des moyens (8) de modification et de validation des données stockées dans la base de données (14). - 10 3. Système selon la revendication 1 ou 2, caractérisé en ce que les actions sont des messages à afficher à l'écran de l'utilisateur. 4. Système selon la revendication 3, caractérisé en ce que les messages définis dans la base de données (14) sont génériques et adaptés au libellé du rendez-vous par les moyens de recherche (7) d'actions. 5. Système selon l'une des revendications 1 à 4, caractérisé en ce que les moyens de recherche (7) de documents sont conçus pour rechercher des documents dans des répertoires prédéfinis par l'utilisateur. 6. Système selon la revendication 5, caractérisé en ce que des répertoires de recherche de documents sont accessibles par un réseau (1) de transmission de données. 7. Système selon l'une des revendications 1 à 6, caractérisé en ce qu'il comprend en outre des moyens de téléchargement (6) de documents (19) dans la mémoire d'un terminal portable (5) connecté au système. 8. Système selon l'une des revendications 1 à 7, caractérisé en ce qu'il comprend des moyens (6) de suppression d'un rendezvous pour supprimer un rendez-vous dans les moyens de stockage (10) de rendez-vous et pour supprimer les actions (16) et les chemins d'accès (17) aux documents, relatifs au rendez-vous, dans les moyens de stockage temporaire (12).