Brevet FR2835933A1 — publié le 20030815

La présente invention concerne un procédé mutualisé de dématérialisation de documents qui permet de diminuer sensiblement les ressaisies de documents reçus sous une forme matérialisée, sans nécessiter d'investissements importants, de délais longs de mise en place et de réalisation d'une interface pour la correction des documents dont la dématérialisation n'est pas totalement fiable. De nombreuses entreprises et administrations utilisent l'EDI (change de Données Informatisé) pour communiquer avec leurs partenaires, clients ou fournisseurs, échangeant avec eux des données financières, administratives ou logistiques. Mais parmi les entreprises équipées en EDI, certaines souffrent de ne pas pouvoir utiliser leur potentiel EDI au maximum, en particulier lorsqu'elles sont en position de recevoir des informations dématérialisées, mais que les partenaires qui les leur fournissent ne sont pas eux-mêmes équipés d'EDI. Dans ce cas, les informations sont envoyées sous forme matérialisée, c'est à dire en particulier des courriers ou des télécopies, et le destinataire doit les ressaisir. Son équipement EDI ne lui est dans ce cas d'aucune utilité. Lorsqu'elles sont dans cette position les entreprises et administrations concernées peuvent utiliser des technologies basées sur l'OCR (Optical Character Recognition) pour transformer les documents reçus en documents matérialisés et structurés, c'est à dire qui contiennent des données organisées. Mais l'OCR ne permet pas en général d'obtenir sans intervention manuelle des documents dont la dématérialisation est parfaite. Cette technologie permet de diminuer les saisies de documents, mais ne les supprime pas, contrairement à l'EDI. L'OCR oblige en général les entreprises qui l'utilisent à développer des interfaces pour gérer ces saisies partielles. De plus le coût de l'accès à ces technologies est important, de l'ordre de plusieurs dizaines de milliers d'euros au minimum pour un système de traitement dédié installé sur site. Les technologies OCR d'aide à la saisie sont donc en général destinées aux entreprises dont le volume des documents reçus sous forme matérialisée est suffisant pour justifier de lourds investissements souvent accompagnés de longs délais de mise en place. La présente invention est un procédé de transformation de documents matérialisés en documents dématérialisés et structurés qui utilise les mêmes technologies OCR et EDI, mais associées aux technologies des Bases de Données et d'Internet, et combinées de telle sorte que le procédé est rapidement, techniquement, matériellement et financièrement accessible à un grand nombre d'entreprises parmi celles, équipées en EDI, qui reçoivent des documents matérialisés. Elle consiste en une plate-forme (A) en deux parties : une plate-forme de traitements (B) et une plate-forme de visualisation et de correction (C), toutes deux mutualisées, c'est à dire que la même plate-forme physique est utilisable par plusieurs entreprises en même temps. Sur la plate-forme de traitements (B), les documents matérialisés sont reçus, puis transformés en utilisant principalement des technologies basées sur l'OCR et l'EDI (1 et 2). Les documents parfaitement dématérialisés sont envoyés en EDI aux destinataires (4), les documents à ressaisir totalement sont envoyés sous forme d'images numérisées ou de télécopies aux destinataires (5a), tandis que les bilans de tous les traitements ainsi que les documents (D) nécessitant une saisie partielle ou complète sont envoyés (3) sur la plate-forme de visualisation et de correction (C). Cette plate-forme est un site WEB sur lequel le destinataire visualise la liste des documents qui le concernent (E), a accès aux documents imparfaitement dématérialisés et peut choisir d'en effectuer soit la saisie complète sur son logiciel habituel (5a ou 5b), soit la saisie résiduelle, c'est à dire la correction (7), au moyen de formulaires informatisés (6) et des images des documents (6a) sur lesquels il travaille directement, sur ce WEB. Dans ce cas, après correction, les résultats, sont réinjectés dans un traitement EDI (8) et ces documents sont considérés comme parfaitement dématérialisés (9). La plate-forme (A) est donc accessible à peu de frais et immédiatement disponible, car elle est située chez un prestataire, délocalisée, mutualisée. De plus, le destinataire n'a plus à développer une interface pour la correction des documents imparfaitement dématérialisés, puisqu'elle lui est fournie sur le WEB (C). C'est cette possibilité de correction des documents imparfaitement dématérialisés et leur circuit de traitement qui confère particulièrement à l'ensemble du procédé son caractère inventif. L'ensemble de la plate-forme et de ses fonctionnalités principales est présenté en figure 1. Les autres dessins annexés, des figures 2 à 9, illustrent plus en détail les étapes successives des trois principaux parcours possibles d'un document à travers la plate-forme (A). La figure 2 représente les deux modes d'émission d'un document matérialisé : l'émetteur envoie le document sur la plate-forme soit sous forme de courrier, soit sous forme de télécopie. Dans le premier cas, la numérisation (1) du document est effectuée par l'intermédiaire d'un scanner, dans le second, le document doit être de préférence reçu par un logiciel qui est naturellement capable de stocker l'image sous une forme numérisée (1), en général un format TIFF. Le document peut comporter une ou plusieurs fichiers images numérisées, correspondant aux différentes pages du courrier ou de la télécopie. Dans le cas particulier d'une télécopie, l'appareil récepteur peut être capable de récupérer sous forme de fichier la bannière de la télécopie qui donne des informations sur l'émetteur et le matériel qu'il a utilisé pour envoyer sa télécopie. Ce fonctionnement implique que l'émetteur doive changer ses habitudes en envoyant le document sur la plate-forme (A) au lieu de l'envoyer directement au destinataire. Parfois, le destinataire souhaitera ne pas perturber l'émetteur et l'une des variantes suivantes aboutira au même résultat : - Pour un courrier, il pourra utiliser un reroutage auprès d'un service postal, ou se charger de le réacheminer lui-même sur la plate-forme, par courrier ou par numérisation sur son site suivi d'un envoi par un réseau, par exemple en envoyant un e-mail sur la plate-forme avec la ou les images numérisées en pièces jointes. - Pour une télécopie, il pourra demander un transfert d'appel auprès de son fournisseur en moyens de communications téléphoniques ou utiliser luimême un logiciel capable de la numériser puis devra envoyer les images sur la plate-forme par un moyen réseau. - Certaines sociétés sont même capables d'intercepter les télécopies et de les acheminer, à un ou plusieurs destinataires, sous forme de télécopies, de courriers ou de fichiers numérisés puis envoyés sur un réseau. Le destinataire pourra utiliser de tels services ou demander au gestionnaire de la plate-forme de le faire pour lui. Les figures 3 à 6 décomposent les étapes de la dématérialisation structurée (2) du document qui aboutiront à la constitution du dossier (D). La figure 3 schématise le traitement OCR (2a) qui est appliqué à l'image ou les images numérisées du document. Le résultat est au minimum un fichier sous forme texte représentatif des informations que contient chaque image, parfois accompagné, selon la qualité du logiciel OCR utilisé, d'informations qui indiquent comment relier les caractères du texte obtenu à une zone géographique de l'image et éventuellement d'informations sur la fiabilité de mots ou de caractères du texte. Il est très souhaitable d'utiliser un logiciel OCR qui permette d'automatiser cette étape sans recourir à une intervention manuelle. Un logiciel OCR qui détecte l'apparition d'un fichier numérisé ou déclenché par ligne de commande sera de préférence utilisé. La figure 4 illustre comment les informations des élément du documents obtenues sont transformées pour obtenir principalement un autre fichier texte, structuré (2b) celui-là. Dans le cas particulier où le fichier texte de départ contient des informations sur des produits ou fournitures sous forme de codes et libellés produits, on pourra utiliser le catalogue produit du destinataire pour faire le lien entre les codes lus dans le fichier et ceux du catalogue. De la même façon, si la plateforme dispose préalablement d'informations codées concernant l'émetteur, le destinataire ou tout autre donnée susceptible de figurer dans le fichier texte en entrée, elle pourra les utiliser pour affiner le degré de fiabilité de telle ou telle donnée, modifier ou ajouter de nouvelles données. A l'issue du traitement, un degré de fiabilité global à l'ensemble des données, appelé indice de fiabilité (D2), est attribué au document, reflétant la qualité de sa dématérialisation structurée. Pendant cette étape du traitement, les images originales pourront être converties sous d'autres formats ou d'autres définitions dans l'objectif d'être ultérieurement envoyées au destinataire (5a) ou sur le site WEB (3), la plate-forme de visualisation et de correction (C). La conversion pourra, si les informations de zonage ont pu être déterminées à l'étape précédente, être complétée par des retouches apportées aux images, par exemple des couleurs ajoutées autour des zones où figurent des données importantes ou des données dont la fiabilité est insuffisante. La figure 5 récapitule la liste tous les éléments relatifs au document de départ et aux traitements qu'il a déjà subis, et qui forment l'embryon du dossier (D). Le fichier structuré pourra être éventuellement transformé en un autre fichier structuré, en EDIFACT ou XML (2c) par exemple, particulièrement si l'indice (D2) est parfait et que c'est sous cette forme que le destinataire s'attend à recevoir les documents parfaits. La plate-forme peut également générer un fichier normé, de type EDIFACT par exemple, qui sera plus facilement manipulable pour se transformer ultérieurement en un fichier propriétaire au destinataire, un fichier affichable sur le WEB ou en formulaires. C'est l'option préconisée dans l'exemple de la figure 4. La figure 6 liste les dernières transformations réalisées sur le fichier structuré ou, comme dans l'exemple, le fichier EDIFACT structuré. A l'issue des transformations (2d), le dossier (D) relatif au document initial sera complet et contiendra tous les éléments qui seront utiles pour la suite des traitements. Les fichiers formulaires pourront se présenter sous forme de lignes de textes contenant des données délimitées par un caractère séparateur, qui pourront ultérieurement être facilement importées dans des tables de bases de données sur le WEB (C). La figure 7 explicite où et comment seront envoyées les informations utiles du dossier (D) en fonction de l'indice (D2). Dans tous les cas, quel que soit l'indice (D2), le fichier résumé (Dl) sera envoyé sur la plate-forme de visualisation (C) ce qui permettra au destinataire de voir apparaître le document dans la liste (E) des documents le concernant. Pour un document d'indice (D2) parfait, il convient d'envoyer au destinataire le fichier définitif qu'il attend, qui sera soit normé selon les règles d'une profession ou d'un secteur d'activité, soit à son format propriétaire. Mais pour un document d'indice (D2) imparfait, le gestionnaire de la plate-forme s'accordera avec le destinataire sur une valeur d'indice qui sera une limite entre les documents considérés comme corrects et ceux considérés comme médiocres. Le traitement ultérieur appliqué à un document correct sera de préférence une correction sur la plate-forme de correction (C), le traitement ultérieur appliqué à un document médiocre sera de préférence une ressaisie complète sur la base des images numérisées du document. Dans le cas des documents médiocres, la plate-forme pourra envoyer les images (Sa) au destinataire, pour lui éviter d'avoir à se servir du site (C) pour les imprimer (5b). Mais que l'indice (D2) soit correct ou médiocre, la plate-forme de traitements (B) enverra idéalement à la fois les formulaires et les images sur le WEB (C). Cela permettra au destinataire, en consultant le site et la tranche de l'indice (D2) qui lui sera indiqué par un code de couleurs, de pouvoir éventuellement changer d'avis sur un document particulier, par exemple de choisir de corriger un document indiqué comme pourtant médiocre, ou au contraire de ressaisir complètement un document indiqué comme correct. La figure 8 montre comment le destinataire peut faire le choix du meilleur traitement à appliquer au document, en fonction de son indice (D2) qui ressort visiblement, par exemple par un code de couleurs, dans la liste (E). Lorsque l'indice est parfait, il ne lui faut effectuer aucun traitement car le fichier EDI lui a déjà été envoyé (4) par la plate-forme de traitements (B). Lorsque l'indice est médiocre, le destinataire doit en théorie ressaisir totalement le document sur son logiciel de saisie habituel. Dans ce cas, il y a deux variantes : - Soit le destinataire n'utilise pas le site (C) car il a reçu, en provenance de la plate-forme de traitements (B), le document sous forme d'images à ressaisir (5a). - Soit il utilise le site (C) pour visualiser et imprimer les images (5b), ce qui lui permettra d'effectuer sa ressaisie. Dans ce cas, pour éviter de ressaisir deux fois le même document, un lien sur le document, lorsqu'il est utilisé, doit pouvoir faire changer l'apparence du document (10) dans la liste (E) de façon à lui rappeler que le document a fait l'objet d'une saisie totale et de lui éviter le risque de saisir deux fois le même document. Enfin, lorsque l'indice est correct, le traitement est plus complexe et est détaillé dans la figure suivante. La figure 9 détaille le traitement généralement appliqué à un document d'indice (D2) correct. Sur le site (C), en cliquant sur un lien clairement rattaché au document dans la liste (E), un formulaire de correction apparaît, contenant les données dématérialisées affichées, et celles incertaines différenciées des autres, par exemple par un code de couleurs. Pour effectuer sa correction, le destinataire dispose des images du document (6a) qu'il obtient par un autre lien et auxquelles il se réfère pour effectuer sa saisie corrective. Le ou les formulaires, selon la complexité du document, doivent pouvoir être validés lorsque le destinataire estime que la correction est terminée. Les données des formulaires sont alors considérées comme parfaites (9). Un fichier structuré les contenant est alors fabriqué, directement ou à partir de tables d'une base de données, puis est envoyé (7) sur la plate-forme de traitements (B). La différentiation entre la nature correcte et la nature médiocre de l'indice (D2) est indicative : le destinataire peut toujours décider d'effectuer une saisie totale alors que le site (C) lui a désigné le document comme correct. De la même façon, le destinataire peut décider d'effectuer une saisie corrective sur le site (C) alors que le document lui est indiqué comme médiocre. Dans tous les cas, le destinataire aura pu dématérialiser totalement et avec fiabilité tous les documents qui le concernent. Le procédé lui aura permis d'optimiser la part de dématérialisations manuelles, corrections ou saisies complètes, en profitant au maximum de la dématérialisation automatique. Le procédé est particulièrement adapté dans le cas où les documents matérialisés d'origine sont dactylographiés (les textes qu'ils contiennent ne sont pas manuscrits). Il peut s'appliquer avec profit dans le cadre de la réception par courrier ou par télécopies de commandes de fournitures et de produits, tout en pouvant se généraliser à tous types de documents représentant des données structurées. REVENDICATIONS 1) Procédé mutualisé de transformation de documents matérialisés, adressés par des émetteurs à des destinataires, en documents dématérialisés et structurés, caractérisé par une succession d'étapes, dont une étape de réception et numérisation d'un document reçu (1) sur une plate-forme mutualisée de traitements automatisés (B), une étape d'analyse et de dématérialisation (2) sur la plate-forme mutualisée de traitements automatisés (B), une étape de dépôt (3) sur une plate-forme mutualisée de visualisation et de correction (C) des résultats de la dématérialisation consignés dans un dossier de dématérialisation (D) et d'autres étapes (4, 5a, 5b, 6,7, 8) pouvant se succéder différemment en fonction d'un indice calculé représentatif de la qualité de la dématérialisation (D2), mais se terminant, dans tous les cas, par une ultime étape d'intégration du document dans le logiciel de gestion du destinataire : soit l'envoi immédiat au destinataire du document dématérialisé et structuré (4) afin d'intégration automatique dans le logiciel de gestion du destinataire ; soit l'envoi immédiat au destinataire d'un document matérialisé conforme au document original (5a) afin de ressaisie dans le logiciel de gestion du destinataire ; soit la suite des étapes suivantes (6,7, 8,4) : l'étape de correction manuelle éventuelle du document (6) sur la plate-forme mutualisée de visualisation et de correction (C), l'étape de validation (7) sur la plate-forme mutualisée de visualisation et de correction (C) et de dépôt sur la plate-forme mutualisée de traitements automatisés (B), l'étape de transformation en un document dématérialisé et structuré compréhensible par le destinataire (8) sur la plate-forme mutualisée de traitements automatisés (B), l'étape d'envoi différé au destinataire (4) dudit document dématérialisé et structuré par la plate-forme mutualisée de traitements automatisés (B) afin d'intégration automatique dans le logiciel de gestion du destinataire ; soit l'impression par le destinataire, à partir de la plate-forme mutualisée de visualisation et de correction (C), de la ou des images représentatives du document original (5b) afin de ressaisie dans le logiciel de gestion du destinataire. 2) Système informatique pour la mise en oeuvre de l'étape de réception et de numérisation des documents (1) sur la plate-forme mutualisée de traitements automatisés (B) selon la revendication 1, caractérisé par l'utilisation sélective de moyens de communications, de matériels et de logiciels en fonction du mode d'envoi des documents : d'un réseau numérique utilisé soit pour recevoir des fichiers informatiques numériques contenant les images numérisées d'un document envoyés directement par l'émetteur et identifier cet émetteur, soit utilisé pour recevoir ces fichiers informatiques numériques routés par le destinataire et identifier ce destinataire ou utilisé pour aller récupérer ces fichiers informatiques numériques sur un serveur distant rattaché au destinataire, après que le destinataire ait lui-même reçu le document en provenance de l'émetteur et fabriqué lui-même ces fichiers informatiques numériques ; de lignes téléphoniques, de matériel et de logiciels de télécopie permettant de recevoir des télécopies sous forme de fichiers informatiques numériques et éventuellement d'identifier et de mémoriser dans un fichier informatique le numéro de téléphone de l'émetteur d'une télécopie, que la télécopie ait été envoyée directement par l'émetteur du document, ou indirectement par routage de la télécopie ; de scanners permettant de transformer en fichiers informatiques numériques les enveloppes et documents papier reçus par courrier postal. 3) Procédé d'analyse et de dématérialisation (2) sur la plate-forme mutualisée de traitements automatisés (B) selon la revendication 1, caractérisé en outre, pour chaque donnée dématérialisée d'un document original : de la détermination d'un indice calculé d'incertitude ou de mauvaise qualité de la dématérialisation ; de la détermination des informations numériques permettant de situer ladite donnée dans une zone géographique d'une des images numériques obtenue à l'étape de numérisation (1) ; en cas de valeur positive de l'indice d'incertitude de ladite donnée, de la fabrication d'un fichier informatique numérique issu de l'image précédente, par retouche graphique de la zone géographique contenant la donnée. 4) Procédé mutualisé de transformation de documents matérialisés, adressés par des émetteurs à des destinataires, en documents dématérialisés et structurés selon la revendication 1, caractérisé en la fabrication, pour chaque document, d'un résumé (Dl) des actions effectuées à chacune des étapes du procédé, résumé auquel on donne accès dans une liste de résumés (E), à l'émetteur comme au destinataire du document sur la plate-forme mutualisée de visualisation et de correction (C), ledit résumé donnant lui-même l'accès à l'ensemble du contenu du dossier de dématérialisation (D) et aux fonctions de visualisation et de correction du document (5b, 6,6a, 7,9 et 10).