Brevet FR2830643A1 — publié le 20030411

La présente invention a pour objet une installation pour la gestion de stock, de flux et la traçabilité de matériel biomédical. L'invention s'applique à différents types de matériel biomédical, notamment de matériel à usage unique tel que du matériel utilisé dans le domaine cardiologique, dans le domaine orthopédique ou les prothèses implantables. L'utilisation d'un matériel biomédical à usage unique pose un problème commun entre d'un côté les consommateurs de matériel, surveillants, techniciens, infirmiers soumis à des contraintes de gestion de traçabilité, sans outil ou formation adaptée, et d'un autre côté les fournisseurs mettant en jeu des moyens considérables pour assurer cette gestion et la traçabilité, ces moyens étant d'autant plus importants que les fournisseurs manquent d'information pour assurer une gestion en temps réel. Or, cette gestion est importante pour plusieurs raisons. Pour le fournisseur de matériel, il est important que le stock de matériel en dépôt dans un centre hospitalier soit le plus réduit possible dans la mesure où le stock en dépôt n'est pas facturé par le fournisseur au centre hospitalier avant son utilisation et reste sous la responsabilité du fournisseur. Pour le centre hospitalier, il faut que le stock soit suffisant pour satisfaire aux besoins quotidiens des praticiens. Il est également important que le stock soit géré de façon cohérente pour que soient utilisés les matériels les plus anciens du stock dans la mesure où il existe une date de péremption, audelà de laquelle un matériel ne peut plus être utilisé et est retourné au fournisseur. Un autre point important à prendre en considération est la traçabilité. Le fournisseur d'un matériel doit pouvoir tenir les informations concernant ce matériel à disposition des autorités pendant une durée de cinq ans. De son côté, un praticien prescripteur doit conserver des informations concernant la prescription, le matériel utilisé et le nom du patient pendant une période de trente ans. Or, les centres hospitaliers ne disposent pas de moyens leur permettant d'assurer une gestion cohérente et efficace de la traçabilité du stock de matériel biomédical dont ils disposent. Les fournisseurs de matériel ne peuvent pas non plus connaître de façon précise et immédiate les références et quantités des différents matériels mis en dépôt dans les centres hospitaliers. Dans les centres hospitaliers, la traçabilité du matériel est généralement assurée par une personne gérant manuellement le stock, à l'aide d'étiquettes collées sur un cahier qui fait office de registre. La traçabilité du matériel utilisé par leur numéro de lot est encore plus complexe à exploiter par l'ensemble des intervenants. Par conséquent, les relations entre les utilisateurs et les fournisseurs ou les fabricants de matériel biomédical dans le but d'optimiser les stocks, les flux et la traçabilité ne sont que très parcellaires. Cette gestion approximative du stock conduit parfois à passer des commandes tardives auprès des fournisseurs, nécessitant la mise en oeuvre de moyens de transport rapides, qui renchérissent le coût à la charge du centre hospitalier. En outre, les fournisseurs de matériel mettent annuellement à disposition de leurs clients un catalogue comprenant l'ensemble de leurs références. Les nouvelles références apparaissant en cours d'année ne sont pas intégrées dans le catalogue mais font objet d'additifs. Il en résulte une complication pour les personnes gérant les produits dans les centres hospitaliers. Il doit être noté que malgré les moyens très importants mis en oeuvre par les fournisseurs pour tenter d'avoir une vision des stocks en dépôt dans les différents centres hospitaliers, les pertes annuelles liées au dépôt sont estimées entre 2 et 5 %. Le but de l'invention est de fournir une installation pour la gestion de stock et de flux de matériel biomédical, le stock de matériel étant mis à disposition dans un centre hospitalier, la gestion de stock de matériel pouvant être effectuée par le centre lui-même, quelle que soit la provenance des produits, et chaque fournisseur pouvant avoir une visibilité du stock en dépôt dans ce centre hospitalier, uniquement pour les matériels qui le concernent. Un autre but est de permettre une gestion du stock qui soit la plus fine possible, sans rupture d'approvisionnement, tout en respectant les dates de péremption, et de passer des commandes de renouvellement de certains matériels lorsqu'un seuil inférieur est atteint. A cet effet, l'installation pour la gestion de stock et de flux de matériel biomédical qu'elle concerne, le stock étant situé dans au moins un centre médical où hospitalier et le matériel biomédical comprenant des produits provenant d'au mois un fournisseur, est caractérisée en ce qu'elle comprend : - un centre de gestion ou centre serveur possédant une base de données contenant les informations relatives au stock de matériel biomédical d'au moins un centre médical, cette base de données étant associée à au moins une unité à micro processeur et à des moyens de transmissions bi-directionnelle - un dispositif situé dans chaque centre médical comprenant une unité à micro processeur associée à des moyens de saisie d'informations, ainsi qu'à des moyens de transmission bi-directionnelle d'informations avec le centre serveur - un dispositif situé chez chaque fournisseur de matériel biomédical comprenant une unité à micro processeur associée à des moyens de saisie d'informations, ainsi qu'à des moyens de transmission bidirectionnelle d'informations avec le centre serveur - des moyens d'accès sélectifs à la base de données étant prévus, qui permettent à chaque centre médical d'avoir accès à la totalité de son propre stock de matériel médical, quels que soient les fournisseurs de celui-ci, et qui permettent à chaque fournisseur d'avoir accès, pour tous les centres médicaux, à l'état du stock relatif à ses seuls produits. Le centre de gestion est un site Internet sécurisé, et les liaisons bi-directionnelles avec les centres médicaux et les fournisseurs sont effectuées par l'intermédiaire de la technologie Internet. Suivant une caractéristique de l'invention, la base de données contient un catalogue comportant les coordonnées et définitions des produits et des différents fournisseurs approvisionnant les différents centres médicaux dont le stock est géré par le centre serveur. Le catalogue regroupe les catalogues des différents fournisseurs et/ou fabricants. Un moteur de recherche spécifique permet d'accéder directement à l'information recherchée par tout centre médical adhérent au centre de gestion. La recherche peut s'effectuer de différentes façons : par fabricant, par nom de produit, par référence, par rubrique ou sous rubrique, respectant une logique médicale. L'ensemble des informations concernant un matériel est alors accessible à l'aide d'un simple clic, fournissant descriptif technique et éventuellement des images. Chaque mot d'un descriptif est inséré au sein d'un thésaurus permettant une recherche rapide d'un produit. L'installation est destinée à assurer la gestion d'un stock de produits pour chaque centre médical. Il convient donc de renseigner la base de données tant pour les produits entrant dans le stock que pour les produits sortant de celui-ci. A cet effet, les moyens de saisie d'informations lors de l'introduction de produits dans le stock d'un centre médical sont constitués par un lecteur de code barres, chaque produit étant revêtu d'un code barres contenant notamment les informations suivantes : identification du fournisseur, nom et référence du produit, numéro de lot, date de péremption. Lorsque les informations relatives à des produits entrant dans le stock ont été saisies par le lecteur de code barres, celui-ci est relié à un micro-ordinateur établissant la connexion avec le centre serveur par Internet. Le matériel introduit dans le stock est donc clairement identifié, à l'aide d'un icône, comme matériel en dépôt. Chaque fournisseur peut connaître, à tout moment, l'état des produits en dépôt lui appartenant, dans tous les centres médicaux adhérant au centre de gestion, par l'intermédiaire d'un mot de passe qui lui est propre. Le centre médical dispose en permanence de l'état réel de son stock. Le classement pertinent de préférence par rubrique, sous-rubrique, dimensions de matériel améliore considérablement la compréhension du stock. Grâce à un moteur de recherche spécifique, il est facile pour un centre médical de déterminer l'existence dans son stock d'une référence ou d'un numéro de lot. Suivant une autre caractéristique de l'invention, les moyens de saisie d'informations lors de la sortie de produits d'un stock d'un centre médical sont constitués par un lecteur de code barres identifiant chaque produit qui est revêtu d'un code barres contenant notamment les informations suivantes : identification du fournisseur, nom et référence du produit, numéro de lot, date de péremption, ce lecteur contenant un logiciel permettant de renseigner des informations essentielles à la traçabilité : date et heure d'utilisation, type de procédure médicale, numéro d'identification de la procédure, identification du praticien et identification du patient. Cette mise en oeuvre est très intéressante d'une part pour assurer la gestion du stock puisque tout produit qui est utilisé est sorti du stock, et également pour assurer la traçabilité exigée de la part des praticiens. En outre, avantageusement, la base de données est associée à un programme informatique donnant à chaque fournisseur l'information de l'utilisation de l'un de ses produits dans un centre médical, avec un certain nombre de données liées à l'utilisation, notamment : identification du centre, date et heure d'utilisation, référence du produit, numéro de lot et type de procédure. Cela permet au fournisseur d'être informé immédiatement de l'utilisation d'un produit, ce qui lui permet d'en assurer la facturation auprès du centre médical utilisateur. En outre, la base de données est associée à un programme informatique permettant de retrouver instantanément une référence d'un produit, le numéro de lot avec identification de la procédure, du praticien et du patient, avec possibilité du calcul du coût pour la procédure considérée. L'installation selon l'invention permet également aux centres médicaux de passer des commandes de produits. A cet effet, la base de données est associée à un programme informatique permettant à un centre médical de sélectionner dans le catalogue de la base de données les références et les quantités de produits à commander pour alimenter le stock, le programme informatique créant automatiquement les bons de commande en répartissant les références par fournisseur, avec possibilité de transmission par voie télématique à chaque fournisseur. Il est possible, au cours de la même cession de connexion, de passer commande de matériel auprès de plusieurs fournisseurs. Une fois l'ensemble des produits sélectionnés, la base de données crée automatiquement autant de bons de commande nécessaires en répartissant les références par fournisseur. Ces bons de commandes peuvent être transmis par courrier électronique, par télécopie ou être imprimés. Pour les centres médicaux ayant un circuit de commande impliquant la pharmacie ou l'économat, les commandes sont préparées et validées par le service des achats. Dans ce cas, les droits de validation des commandes sont uniquement fournis au service des commandes, moyennant un code d'accès et un mot de passe spécifique. Avantageusement, la base de données est associée à un programme informatique permettant de déclencher des alertes lorsqu'un nombre minimum de produits d'une référence déterminée est atteint dans un stock ou à l'approche de la date de péremption d'un produit. En fonction de la configuration des seuils de matériels en stock et des préférences d'utilisation du matériel, il est possible de proposer des commandes automatiques afin de renouveler le matériel utilisé, sans effort particulier. Le fait d'être informé de l'approche de la date de péremption d'un produit permet tant au centre médical qu'au fournisseur d'intervenir pour utiliser ce produit dans les meilleurs délais, avant que la date de péremption ne soit atteinte. Avantageusement, la base de données est associée à un programme informatique donnant à chaque fournisseur une information sur les produits en dépôt dans un centre médical et l'information de l'utilisation de l'un de ses produits dans un centre médical, avec un certain nombre de données liées à l'utilisation, notamment : identification du centre, date et heure d'utilisation, référence du produit, numéro de lot et type de procédure. Suivant une autre caractéristique de l'invention, la base de données est associée à un programme informatique permettant d'établir un suivi des ventes pour chaque fournisseur donnant un récapitulatif des références par centre médical, par région et pour tout autre territoire, sous forme de tableaux consolidés. Il est possible de tenir compte de ces statistiques pour assurer une gestion la plus fine possible du stock de matériel médical dans chaque centre médical. En effet, des statistiques peuvent permettre de déterminer les consommations des produits de différentes références, et par suite d'approvisionner au mieux ces produits pour que chaque centre médical dispose d'un nombre suffisant de ceux-ci, afin d'éviter de passer des commandes urgentes, sans que le stock soit excessif, afin de permettre une excellente rotation de celui-ci. En pratique, la connexion au centre de gestion est quotidienne pour synchroniser le stock, c'est-à-dire charger sur le site les entrées et les sorties de matériel, analyser le stock, passer des commandes. Il est possible de donner aux utilisateurs des centres médicaux différents mots de passe en fonction de leur profil, ce qui permet aux fournisseurs de cibler au mieux la communication auprès de chaque centre médical en fonction de sa consommation et de la typologie des personnes qui questionnent le site. L'invention est décrite ci-après en référence à la figure unique du dessin schématique annexé représentant à titre d'exemple non limitatif une forme d'exécution d'un schéma bloc de l'installation. L'installation comprend un centre de gestion ou centre serveur comprenant une base de données 2 associée à une unité 3 à micro processeur comportant des moyens 4 de transmission bi-directionnelle d'information par l'intermédiaire d'un réseau Internet 5. L'installation comprend un certain nombre de dispositif 6 situé dans des centres hospitaliers désignés par CM 1, CM 2, CM 3... CM n. Chaque centre hospitalier comprend au moins un microordinateur 7 pouvant être connecté par Internet au centre serveur, et pouvant recevoir des informations sur le matériel médical en stock, c'est-àdire entrant dans le stock et sortant de celui-ci, par l'intermédiaire d'au moins un dispositif tel qu'un lecteur de code barres 8. Le centre serveur peut également être relié par Internet à un certain nombre de dispositifs 9 situés chez des fournisseurs F 1, F 2, F 3... F n. Chaque dispositif comprend au moins un micro-ordinateur 10 associé à des moyens de saisie d'informations, tels que des claviers 12. Les différents micro-ordinateurs 7 et 10 sont équipés de modems permettant leur mise en communication avec le centre serveur. Comme indiqué précédemment, le site est sécurisé, et les accès des centres hospitaliers et des fournisseurs sont sélectifs et contrôlés par des mots de passe. Comme il ressort de ce qui précède, l'invention apporte une grande amélioration à la technique existante en fournissant une installation permettant d'assurer de façon simple et efficace la gestion de stock de matériel médical dans les centres médicaux, ainsi que de gérer le flux de matériel entre les fournisseurs et ces centres tout en permettant aux fournisseurs de gérer leur stock en dépôt dans chacun des centres clients. Ce matériel peut être du matériel à usage unique, ou du matériel pouvant être recyclé notamment les matériels utilisés pour la pause de certaines prothèses. REVENDICATIONS 1. Installation pour la gestion de stock, de flux et la traçabilité de matériel biomédical, le stock étant situé dans au moins un centre médical ou hospitalier et le matériel biomédical comprenant des produits provenant d'au moins un fournisseur. caractérisée en ce qu'elle comprend : - un centre de gestion ou centre serveur possédant une base de données (2) contenant les informations relatives au stock de matériel biomédical d'au moins un centre médical (CM), cette base de données étant associée à au moins une unité (3) à micro processeur et à des moyens (4) de transmissions bi-directionnelle - un dispositif (6) situé dans chaque centre médical (CM) comprenant une unité à micro processeur (7) associée à des moyens (8) de saisie d'informations, ainsi qu'à des moyens de transmission bidirectionnelle d'informations avec le centre serveur - un dispositif (9) situé chez chaque fournisseur (F) de matériel biomédical comprenant une unité à micro processeur (10) associée à des moyens (12) de saisie d'informations, ainsi qu'à des moyens de transmission bi-directionnelle d'informations avec le centre serveur - des moyens d'accès sélectifs à la base de données étant prévus, qui permettent à chaque centre médical (CM) d'avoir accès à la totalité de son propre stock de matériel médical, quels que soient les fournisseurs (F) de celui-ci, et qui permettent à chaque fournisseur (F) d'avoir accès, pour tous les centres médicaux (CM), à l'état du stock relatif à ses seuls produits. 2. Installation selon la revendication 1, caractérisée en ce que la base de données (2) contient un catalogue comportant les coordonnées et définitions des produits et des différents fournisseurs (F) approvisionnant les différents centres médicaux (CM) dont le stock est géré par le centre serveur. 3. Installation selon l'une des revendications 1 et 2, caractérisée en ce que les moyens de saisie d'informations lors de l'introduction de produits dans le stock d'un centre médical (CM) sont constitués par un lecteur (8) de code barres, chaque produit étant revêtu d'un code barres contenant notamment les informations suivantes : identification du fournisseur, nom et référence du produit, numéro de lot, date de péremption. 4. Installation selon l'une des revendications 1 à 3, caractérisée en ce que les moyens de saisie d'informations lors de la sortie de produits d'un stock d'un centre médical sont constitués par un lecteur de code barres (8) identifiant chaque produit qui est revêtu d'un code barres contenant notamment les informations suivantes : identification du fournisseur, nom et référence du produit, numéro de lot, date de péremption, ce lecteur contenant un logiciel permettant de renseigner des informations essentielles à la traçabilité : date et heure d'utilisation, type de procédure médicale, numéro d'identification de la procédure, identification du praticien et identification du patient. 5. Installation selon la revendication 4, caractérisée en ce que la base de données (2) est associée à un programme informatique permettant de retrouver instantanément une référence d'un produit, le numéro de lot avec identification de la procédure, du praticien et du patient, avec possibilité du calcul du coût pour la procédure considérée. 6. Installation selon la revendication 2, caractérisée en ce que la base de données (2) est associée à un programme informatique permettant à un centre médical (CM) de sélectionner dans le catalogue de la base de données les références et les quantités de produits à commander pour alimenter le stock, le programme informatique créant automatiquement les bons de commande en répartissant les références par fournisseur, avec possibilité de transmission par voie télématique à chaque fournisseur (F). 7. Installation selon l'une des revendications 1 à 6, caractérisée en ce que la base de données (2) est associée à un programme informatique permettant de déclencher des alertes lorsqu'un nombre minimum de produits d'une référence déterminée est atteint dans un stock ou à l'approche de la date de péremption d'un produit. 8. Installation selon l'une des revendications 1 à 7, caractérisée en ce que la base de données (2) est associée à un programme informatique donnant à chaque fournisseur une information sur les produits en dépôt dans un centre médical et l'information de l'utilisation de l'un de ses produits dans un centre médical (CM), avec un certain nombre de données liées à l'utilisation, notamment : identification du centre, date et heure d'utilisation, référence du produit, numéro de lot et type de procédure. 9. Installation selon l'une des revendications 1 à 8, caractérisée en ce que la base de données (2) est associée à un programme informatique permettant d'établir un suivi des ventes pour chaque fournisseur donnant un récapitulatif des références par centre médical, par région et pour tout autre territoire, sous forme de tableaux consolidés. 10. Installation selon l'une quelconque des revendications 1 à 9, caractérisée en ce que les moyens de transmission bi-directionnelle utilisent la technologie Internet.