Brevet FR2815440A1 — publié le 20020419

La présente invention concerne un procédé de traitement d'un appel d'offres émis par un acheteur vers des fournisseurs, l'acheteur et les fournisseurs étant reliés via des ordinateurs à au moins un serveur par l'intermédiaire d'un réseau d'échange de données. Ce type de réseau, comme par exemple le réseau Internet, est formé par des dispositifs informatiques tels que des ordinateurs personnels et des serveurs qui sont reliés les uns aux autres directement ou indirectement pour permettre la transmission entre eux d'informations sous forme de fichiers informatiques. Le traitement classique d'un appel d'offres consiste à publier l'appel d'offres pour permettre à des fournisseurs candidats de soumettre leurs offres puis à sélectionner le candidat ayant présenté la meilleure offre. Afin de faciliter le traitement de l'appel d'offres et d'augmenter la portée de ce dernier, on pourrait envisager de transmettre l'appel d'offres aux fournisseurs potentiels via un réseau du type précité et récupérer les offres des fournisseurs à partir de ce réseau. Toutefois, si le nombre de fournisseurs intéressés est important, il est nécessaire de disposer d'un serveur ayant une capacité suffisante pour lui permettre de gérer un grand nombre d'accès simultanés. En outre, notamment dans le cas d'appels d'offres complexes, les fichiers informatiques transmis sont de grandes tailles de sorte que les temps de connexions sont importants et les dispositifs informatiques doivent disposer de fortes capacités mémoires. De plus, dans le cas où le serveur ne se trouve pas dans les locaux de l'acheteur mais est relié à un dispositif informatique de celui-ci, la liaison entre le dispositif informatique de l'acheteur et le serveur doit être une liaison à haut débit pour permettre la transmission des offres sans risquer un engorgement de la liaison. Les dispositifs informatiques et les liaisons qu'il est nécessaire d'utiliser sont pour ces raisons relativement coûteux. Un but de l'invention est de proposer un procédé de traitement d'un appel d'offres permettant de limiter le volume des données échangées, les temps de connexions et les ressources de mémoires nécessaires à sa mise en oeuvre. Selon l'invention, le procédé de traitement comprend les étapes de : - mémoriser sur le serveur un résumé de l'appel d'offres, - autoriser l'accès des fournisseurs au résumé, - mémoriser sur le serveur une réponse de chaque fournisseur ayant accédé au résumé, - mémoriser sur le serveur une définition détaillée de l'appel d'offres, - autoriser l'accès à la définition détaillée à des fournisseurs sélectionnés à partir des réponses mémorisées, - mémoriser sur le serveur une offre de chaque fournisseur sélectionné ayant accédé à la définition détaillée. Ainsi, le résumé et la définition détaillée de l'appel d'offres sont mis à la disposition des fournisseurs sur le serveur de sorte qu'il n'est pas nécessaire de transmettre aux fournisseurs ce résumé et cette définition détaillée et que les fournisseurs qui sont intéressés sont libres d'y accéder. Ceci permet de limiter les volumes de données transmis et de décharger l'acheteur de la communication de l'appel d'offres aux fournisseurs. Le volume de données échangées est encore limité par le fait que seul le résumé de l'appel d'offres est mis à disposition des fournisseurs dans un premier temps et qu'un premier tri des fournisseurs est effectué sur la base des réponses à ce résumé. La mise à la disposition de l'acheteur des réponses des fournisseurs sur le serveur concourt également à la limitation des volumes de données échangés. D'autres caractéristiques et avantages de l'invention ressortiront à la lecture de la description qui suit d'un mode de réalisation particulier non limitatif de l'invention. Il sera fait référence à la figure unique annexée représentant schématiquement le réseau sur lequel est mis en oeuvre le procédé conforme à l'invention. Le procédé conforme à l'invention est mis en oeuvre sur un réseau 1, par exemple de type Internet, auquel sont reliés via des ordinateurs un acheteur 2 et des fournisseurs potentiels, ici trois, référencés 3,4, 5. La liaison des ordinateurs et du serveur au réseau et l'équipement des ordinateurs et du serveur (logiciel de navigation en particulier) sont agencés pour permettre entre ceux-ci la transmission d'informations sous forme de données informatiques et notamment de fichiers. L'acheteur 2 qui souhaite faire un appel d'offres, se connecte au serveur 6 et y mémorise un résumé 7 de l'appel d'offres. Ce résumé indique par exemple une brève définition des produits ou services visés dans l'appel d'offres et les quantités envisagées. Simultanément, l'acheteur 2 enregistre sur le serveur 6 un code personnel d'accès qui lui permettra ultérieurement d'accéder au résumé 7 et aux réponses qui y seront faites par les fournisseurs intéressés. Ce code personnel d'accès a une fonction de mot de passe et d'identification de l'appel d'offres et peut être formé de plusieurs codes. L'acheteur 2 peut aussi préciser s'il souhaite qu'un ou plusieurs fournisseurs particuliers soient contactés ou si, au contraire, il souhaite que certains fournisseurs particuliers soient dès le départ écartés de l'appel d'offres. Avantageusement, l'acheteur 2 mémorise également sur le serveur 6 un seuil maximum pour le nombre de réponses et un délai maximal pour mémoriser une réponse. L'administrateur du serveur ou le serveur luimême de façon automatique transmettent aux fournisseurs 3,4, 5 un code personnel d'accès au résumé 7 et une référence de l'appel d'offres en question. Ce code personnel d'accès a une fonction de mot de passe et d'identification du fournisseur et peut être formé de plusieurs codes et incorporer la référence de l'appel d'offres. Les fournisseurs intéressés se connectent au serveur 6 et accèdent au résumé 7 après identification de l'appel d'offre et transmission de leur code personnel. En option, il est possible de subordonner l'accès au résumé 7 à la signature préalable d'une clause de confidentialité téléchargeable soumise par l'acheteur 2 lors de la mémorisation du résumé 7. En variante, on peut prévoir que des fournisseurs puissent se connecter librement au serveur 6 et accéder au résumé 7 sans avoir préalablement reçu de code personnel d'accès, ce code leur étant alors attribué et l'autorisation d'accès au résumé leur étant accordée après qu'ils aient par exemple rempli une fiche d'identification sur le serveur 6. Les fournisseurs 3,4, 5 mémorisent alors sur le serveur 6 des réponses 8.3, 8.4, 8.5. Ces réponses ont la forme d'une offre simplifiée et comprennent par exemple un tarif et des conditions de livraison. En variante, le fournisseur remplit un formulaire qui est mémorisé sur le serveur 6 et comprend des champs définis par l'acheteur 2. En option, les fournisseurs peuvent consulter des documents mémorisés à leur intention sur le serveur 6 par l'acheteur 2 lors de la mémorisation du résumé 7 ou peuvent télécharger ceux-ci. A chaque fois qu'une réponse 8. 3, 8. 4, 8. 5 est mémorisée sur le serveur 6, le nombre de réponses est incrémenté. Lorsque le nombre de réponses atteint le seuil maximum ou que le délai maximum est écoulé, le serveur interdit l'accès au résumé et le dépôt de nouvelles réponses. Cette interdiction peut par exemple résulter de la désactivation des codes personnels d'accès au résumé 7 des fournisseurs. L'acheteur 2 est alors prévenu avantageusement de manière automatique par exemple par message électronique. Après transmission de son code personnel, l'acheteur 2 consulte sur le serveur 6 les réponses 8.3, 8.4, 8.5 mémorisées et sélectionne les fournisseurs ayant fourni les réponses les plus intéressantes, ici les fournisseurs 3 et 4. Cette sélection est effectuée en indiquant sur le serveur 6 que le fournisseur 5 ne doit plus être autorisé à intervenir dans les étapes suivantes de l'appel d'offres. Les fournisseurs 3,4, 5 sont avertis de la décision de l'acheteur 2 par un message électronique par exemple. L'acheteur 2 mémorise sur le serveur 6 une définition détaillée 9 de l'appel d'offres qui comprend par exemple un cahier des charges, des spécifications techniques, des conditions détaillées de livraison ou d'intervention... On notera que la mémorisation de la définition détaillée 9 de l'appel d'offres peut être réalisée en même temps que la mémorisation du résumé 7 mais les fournisseurs n'y ont accès qu'après avoir été sélectionnés. Avantageusement, l'acheteur 2 mémorise en même temps que la définition détaillée 9 un nouveau seuil maximum pour le nombre d'offres et un nouveau délai maximum pour enregistrer les offres sur le serveur 6. L'accès à la définition détaillée 9 n'est alors possible que pour les fournisseurs 3 et 4 qui ont été sélectionnés. Cette autorisation d'accès à la définition détaillée 9 comprend une phase de transmission aux ordinateurs des fournisseurs 3 et 4 d'un nouveau code personnel d'accès. L'autorisation d'accès peut également comprendre une phase de désactivation des codes personnels d'accès des fournisseurs non sélectionnés, ici le fournisseur 5. Les fournisseurs 3,4 accèdent à la solution détaillée 9 après transmission de leur code personnel d'accès et mémorisent sur le serveur 6 une offre 10.3, 10.4 détaillée par exemple en remplissant des champs prédéterminés d'un formulaire mémorisé par l'acheteur 2 sur le serveur 6 ou directement élaboré sur le serveur 6. Ce formulaire comprend notamment des champs relatifs aux spécificités des produits ou services fournis, aux prix, aux quantités, aux délais de livraison... qui constituent les éléments de l'offre sur lesquels portent les critères de choix de l'acheteur. Le formulaire indique éventuellement une pondération associée à chacun des critères pour refléter l'importance accordée par l'acheteur à chacun de ceux-ci. Lorsque les fournisseurs 3,4 déposent leurs offres 10.3, 10.4 sur le serveur 6, le nombre d'offres est incrémenté. Quand le nombre d'offres atteint le seuil maximal ou que le délai maximal est écoulé, le serveur 6 interdit l'accès à la définition détaillée 9 et le dépôt de nouvelles offres 10. L'acheteur 2 est alors prévenu avantageusement de manière automatique par exemple par message électronique. De préférence, une période de mise en concurrence des fournisseurs débute alors. Durant cette période, il n'est plus possible de déposer de nouvelles offres mais chaque fournisseur sélectionné 3,4 a la possibilité après transmission de son code personnel d'accès de consulter une partie des offres 10.4, 10.3 des fournisseurs concurrents 4, 3. De préférence, la partie consultée des offres concurrentes est dépourvue d'une identification des fournisseurs les ayant mémorisées. Ces parties des offres sont avantageusement regroupées dans un tableau comparatif. Les fournisseurs ont également la possibilité de modifier leurs offres afin de prendre en compte les offres des fournisseurs concurrents et de mémoriser l'offre modifiée sur le serveur en remplacement de leur offre initiale. Ceci est réalisé ici simplement en modifiant la valeur d'un champ. Selon une caractéristique particulière le serveur 6 autorise la mémorisation par un des fournisseurs, ici le fournisseur 3, d'un niveau d'alerte correspondant à un élément de l'offre d'un ou plusieurs fournisseurs concurrents, ici le fournisseur 4. Lorsqu'à la suite d'une modification introduite par le fournisseur concurrent 4 cet élément atteint le niveau d'alerte, il est déclenché une alerte du fournisseur 3 ayant programmé le niveau d'alerte, par exemple par envoi d'un message électronique. De la même façon, on peut prévoir que l'acheteur, qui a accès aux offres des fournisseurs à tout moment, puisse également mémoriser des niveaux d'alerte. La durée de la période de mise en concurrence est mémorisée par l'acheteur 2 lors de la mémorisation de la définition détaillée 9. En variante, l'acheteur 2 peut mémoriser un seuil pour un des critères de manière que la période de mise en concurrence cesse lorsque ce seuil est atteint dans une des offres. La période de mise en concurrence terminée, après transmission de son code personnel, l'acheteur 2 consulte les offres 10.3, 10.4 mémorisées sur le serveur 6 et peut effectuer une sélection finale à partir de celles-ci. Pour faciliter la sélection, on peut prévoir que le serveur regroupe les offres dans un tableau indiquant pour chaque critère un classement des fournisseurs les uns par rapport aux autres et un classement final dans lequel le rang de chaque fournisseur est calculé en effectuant une moyenne des rangs pondérés obtenus par les fournisseurs dans chacun des classements par critères. En variante, lors de la mémorisation du résumé 7 ou de la définition détaillée 9, l'acheteur 2 mémorise en outre sur le serveur 6 une identification d'un tiers 11. Cette identification comprend l'identité et les coordonnées du tiers comme son adresse de messagerie électronique. Le tiers 11 en question peut être un expert indépendant ou un salarié de l'entreprise à laquelle appartient l'acheteur. Bien entendu, l'identification de plusieurs tiers peut être mémorisée sur le serveur 6. Un code d'accès personnel aux offres 10.3 et 10.4 est alors transmis au tiers 11. Le tiers 11 se connecte au serveur 6 et accède aux offres 10.3 et 10.4 éventuellement regroupées dans un tableau après transmission de son code personnel. Le tiers 11 est alors autorisé à mémoriser un avis, tel qu'une note, sur un ou plusieurs des éléments de chaque offre en fonction des critères de l'acheteur 2 et de la pondération affectée. Cet avis est mémorisé sur le serveur 6. L'avis et/ou la note du tiers 11 peuvent être pris en compte lors de l'élaboration des classements ou simplement mis à la disposition de l'acheteur 2 sur le serveur 6. Selon une autre variante, le tiers 11 n'est autorisé qu'à visualiser les offres 10.3, 10.4. Bien entendu, l'invention n'est pas limitée au mode de réalisation décrit et on peut y apporter des variantes de réalisation sans sortir du cadre de l'invention tel que défini par les revendications. REVENDICATIONS 1. Procédé de traitement d'un appel d'offres émis par un acheteur vers au moins deux fournisseurs, l'acheteur (2) et les fournisseurs (3,4, 5) étant reliés via des ordinateurs à au moins un serveur (6) par l'intermédiaire d'un réseau d'échange de données (1), caractérisé en ce que le procédé comprend les étapes de : - mémoriser sur le serveur un résumé (7) de l'appel d'offres, - autoriser l'accès des fournisseurs au résumé, - mémoriser sur le serveur une réponse (8.3, 8.4, 8. 5) de chaque fournisseur ayant accédé au résumé, - mémoriser sur le serveur une définition détaillée (9) de l'appel d'offres, - autoriser l'accès à la définition détaillée à des fournisseurs sélectionnés à partir des réponses mémorisées, - mémoriser sur le serveur une offre (10.3, 10.4) de chaque fournisseur sélectionné ayant accédé à la définition détaillée. 2. Procédé de traitement selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'autorisation d'accès à la définition détaillée (9) comprend une phase de transmission aux ordinateurs des fournisseurs sélectionnés (3,4) d'un nouveau code personnel d'accès. 3. Procédé de traitement selon la revendication 1 ou la revendication 2, caractérisé en ce que l'autorisation d'accès à la définition détaillée (9) comprend une phase de désactivation des codes personnels d'accès des fournisseurs non sélectionnés (5). 4. Procédé de traitement selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce que la mémorisation de la réponse (8.3, 8.4, 8.5) comprend une phase de mise à disposition sur le serveur (6) d'un fichier à consulter ou à compléter. 5. Procédé de traitement selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce que, lors de la mémorisation du résumé (7), un seuil maximum pour le nombre de réponses est mémorisé et en ce que le procédé comprend les étapes d'incrémenter le nombre de réponses à chaque mémorisation d'une réponse (8.3, 8.4, 8.5) et de désactiver les codes personnels d'accès des fournisseurs (3,4, 5) au résumé (7) lorsque le nombre de réponse est égal au seuil maximum. 6. Procédé de traitement selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce que, lors de la mémorisation du résumé (7), un délai est mémorisé et en ce que le procédé comprend l'étape de désactiver les codes personnels d'accès des fournisseurs (3,4, 5) au résumé lorsque ce délai est écoulé. 7. Procédé de traitement selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce que, lors de la mémorisation de la définition détaillée (9), un seuil maximum pour le nombre d'offres est mémorisé et en ce que le procédé comprend les étapes d'incrémenter le nombre d'offres à chaque mémorisation d'une offre (10.3, 10.4) d'un des fournisseurs (3,4) et de désactiver les codes personnels d'accès des fournisseurs à la définition détaillée lorsque le nombre d'offres mémorisées est égal au seuil maximum. 8. Procédé de traitement selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce que, lors de la mémorisation de la définition détaillée (9), un délai est mémorisé et en ce que le procédé comprend l'étape de désactiver les codes personnels d'accès des fournisseurs (3,4, 5) à la définition détaillée (9) lorsque ce délai est écoulé. 9. Procédé de traitement selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'un code personnel d'accès au résumé (7) et à la définition détaillée (9) de l'appel d'offres est alloué à l'acheteur (2). 10. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce que l'autorisation d'accès au résumé (7) comprend une phase de transmission des fournisseurs (3,4, 5) au serveur (6) d'un code personnel d'accès préalablement communiqué aux fournisseurs.