Brevet FR2815441A1 — publié le 20020419

La présente invention concerne un procédé de traitement d'un appel d'offres émis par un acheteur vers des fournisseurs, l'acheteur et les fournisseurs étant reliés via des ordinateurs à au moins un serveur par l'intermédiaire d'un réseau d'échange de données. Ce type de réseau, comme par exemple le réseau Internet, est formé par des dispositifs informatiques tels que des ordinateurs personnels et des serveurs qui sont reliés les uns aux autres directement ou indirectement pour permettre la transmission entre eux d'informations sous forme de fichiers informatiques. Le traitement classique d'un appel d'offres consiste à publier l'appel d'offres pour permettre à des fournisseurs candidats de soumettre leurs offres puis à sélectionner le candidat ayant présenté la meilleure offre. Afin de faciliter le traitement de l'appel d'offres et d'augmenter la portée de ce dernier, on pourrait envisager de transmettre l'appel d'offres aux fournisseurs potentiels via un réseau du type précité et récupérer les offres à partir de ce réseau. Toutefois, les volumes de données échangés sont alors importants et nécessitent l'emploi de dispositifs informatiques qui disposent de capacités de traitement et de ressources mémoires importantes et sont associée à une liaison à haut débit au réseau de manière à limiter les temps de connexion et éviter une saturation de la liaison. Ce problème serait amplifié dans le cas d'appels d'offres complexes comprenant plusieurs critères de sélection. En effet, ceci impliquerait de transmettre à chaque fournisseur et à l'acheteur un volume important de données. En outre, le traitement de ces appels d'offres s'avérerait complexe et nécessiterait d'importantes ressources de mémoire et de calcul. Un but de l'invention est de proposer un procédé de traitement d'un appel d'offres complexe permettant une limitation du volume des données échangées, des temps de connexion et des ressources informatiques de traitement et de stockage nécessaires à sa mise en oeuvre. En vue de la réalisation de ce but, l'appel d'offres comprend au moins deux critères de sélection évaluables selon différents niveaux, et le procédé de traitement selon l'invention comprend les étapes de : - mémoriser l'appel d'offres sur le serveur, - autoriser les fournisseurs à accéder à l'appel d'offres sur le serveur, - mémoriser sur le serveur une offre de chaque fournisseur ayant accédé à l'appel d'offres, l'offre comprenant des éléments d'information correspondant aux critères de sélection, - affecter une pondération à chaque critère de sélection et calculer une évaluation globale de l'offre en faisant la somme des niveaux des différents critères affectés de leur pondération. Ainsi, l'appel d'offres n'est pas transmis à chaque fournisseur par l'acheteur et les offres ne sont pas transmises par chaque fournisseur à l'acheteur, mais sont mis à leur disposition sur le serveur. Le volume de données transmis est ainsi limité. En outre, le traitement de l'appel d'offres et la sélection des offres sont simplifiés. D'autres caractéristiques et avantages de l'invention ressortiront à la lecture de la description qui suit d'un mode de réalisation particulier non limitatif de l'invention. Il sera fait référence à la figure unique annexée représentant schématiquement le réseau sur lequel est mis en oeuvre le procédé conforme à l'invention. Le procédé conforme à l'invention est mis en oeuvre sur un réseau 1, par exemple de type Internet, auquel sont reliés via des ordinateurs un acheteur 2 et des fournisseurs potentiels, ici trois, référencés 3, 4, 5. La liaison des ordinateurs et du serveur au réseau et l'équipement des ordinateurs et du serveur (logiciel de navigation en particulier) sont agencés pour permettre entre ceux-ci la transmission d'informations sous forme de données informatiques et notamment de fichiers. Dans le procédé conforme à l'invention, l'appel d'offres comprend plusieurs critères de sélection évaluables selon différents niveaux. D'une manière générale, le procédé comprend les étapes de : - mémoriser l'appel d'offres 9 sur le serveur, - autoriser les fournisseurs à accéder à l'appel d'offres sur le serveur, - mémoriser sur le serveur une offre 10.3, 10.4 de chaque fournisseur ayant accédé à l'appel d'offres, l'offre comprenant des éléments d'information correspondant aux critères de sélection, - affecter une pondération à chaque critère de sélection et calculer une évaluation globale de l'offre en faisant la somme des niveaux des différents critères affectés de leur pondération. L'invention s'étend également à un procédé de traitement d'un appel d'offres dans lequel l'acheteur 2 qui souhaite faire un appel d'offres se connecte au serveur 6 et y mémorise un résumé 7 de l'appel d'offres. Ce résumé indique par exemple une brève définition des produits ou services visés dans l'appel d'offres et les quantités envisagées. Simultanément, l'acheteur 2 enregistre sur le serveur 6 un code personnel d'accès qui lui permettra ultérieurement d'accéder au résumé 7 et aux réponses qui y seront faites par les fournisseurs intéressés. Ce code personnel d'accès a une fonction de mot de passe et d'identification de l'appel d'offres et peut être formé de plusieurs codes. L'acheteur 2 peut aussi préciser s'il souhaite qu'un ou plusieurs fournisseurs particuliers soient contactés ou si, au contraire, il souhaite que certains fournisseurs particuliers soient dès le départ écartés de l'appel d'offres. Avantageusement, l'acheteur 2 mémorise également sur le serveur 6 un seuil maximum pour le nombre de réponses et un délai maximal pour mémoriser une réponse. L'administrateur du serveur ou le serveur luimême de façon automatique transmettent aux fournisseurs 3,4, 5 un code personnel d'accès au résumé 7 et une référence de l'appel d'offres en question. Ce code personnel d'accès a une fonction de mot de passe et d'identification du fournisseur et peut être formé de plusieurs codes et incorporer la référence de l'appel d'offres. Les fournisseurs intéressés se connectent au serveur 6 et accèdent au résumé 7 après identification de l'appel d'offre et transmission de leur code personnel. En option, il est possible de subordonner l'accès au résumé 7 à la signature préalable d'une clause de confidentialité téléchargeable soumise par l'acheteur 2 lors de la mémorisation du résumé 7. En variante, on peut prévoir que des fournisseurs puissent se connecter librement au serveur 6 et accéder au résumé 7 sans avoir préalablement reçu de code personnel d'accès, ce code leur étant alors attribué et l'autorisation d'accès au résumé leur étant accordée après qu'ils aient par exemple rempli une fiche d'identification sur le serveur 6. Les fournisseurs 3,4, 5 mémorisent alors sur le serveur 6 des réponses 8.3, 8.4, 8.5. Ces réponses ont la forme d'une offre simplifiée et comprennent par exemple un tarif et des conditions de livraison. En variante, le fournisseur remplit un formulaire qui est mémorisé sur le serveur 6 et comprend des champs définis par l'acheteur 2. En option, les fournisseurs peuvent consulter des documents mémorisés à leur intention sur le serveur 6 par l'acheteur 2 lors de la mémorisation du résumé 7 ou peuvent télécharger ceux-ci. A chaque fois qu'une réponse 8.3, 8.4, 8.5 est mémorisée sur le serveur 6, le nombre de réponses est incrémenté. Lorsque le nombre de réponses atteint le seuil maximum ou que le délai maximum est écoulé, le serveur interdit l'accès au résumé et le dépôt de nouvelles réponses. Cette interdiction peut par exemple résulter de la désactivation des codes personnels d'accès au résumé 7 des fournisseurs. L'acheteur 2 est alors prévenu avantageusement de manière automatique par exemple par message électronique. Après transmission de son code personnel, l'acheteur 2 consulte sur le serveur 6 les réponses 8.3, 8.4, 8.5 mémorisées et sélectionne les fournisseurs ayant fourni les réponses les plus intéressantes, ici les fournisseurs 3 et 4. Cette sélection est effectuée en indiquant sur le serveur 6 que le fournisseur 5 ne doit plus être autorisé à intervenir dans les étapes suivantes de l'appel d'offres. Les fournisseurs 3,4, 5 sont avertis de la décision de l'acheteur 2 par un message électronique par exemple. L'acheteur 2 mémorise sur le serveur 6 une définition détaillée 9 de l'appel d'offres qui comprend par exemple un cahier des charges, des spécifications techniques, des conditions détaillées de livraison ou d'intervention... On notera que la mémorisation de la définition détaillée 9 de l'appel d'offres peut être réalisée en même temps que la mémorisation du résumé 7 mais les fournisseurs n'y ont accès qu'après avoir été sélectionnés. Avantageusement, l'acheteur 2 mémorise en même temps que la définition détaillée 9 un nouveau seuil maximum pour le nombre d'offres et un nouveau délai maximum pour enregistrer les offres sur le serveur 6. L'accès à la définition détaillée 9 n'est alors possible que pour les fournisseurs 3 et 4 qui ont été sélectionnés. Cette autorisation d'accès à la définition détaillée 9 comprend une phase de transmission aux ordinateurs des fournisseurs 3 et 4 d'un nouveau code personnel d'accès. L'autorisation d'accès peut également comprendre une phase de désactivation des codes personnels d'accès des fournisseurs non sélectionnés, ici le fournisseur 5. Les fournisseurs 3,4 accèdent à la solution détaillée 9 après transmission de leur code personnel d'accès et mémorisent sur le serveur 6 une offre 10.3, 10.4 détaillée par exemple en remplissant des champs prédéterminés d'un formulaire mémorisé par l'acheteur 2 sur le serveur 6 ou directement élaboré sur le serveur 6. Ce formulaire comprend notamment des champs relatifs aux spécificités des produits ou services fournis, aux prix, aux quantités, aux délais de livraison... qui constituent les éléments de l'offre sur lesquels portent les critères de sélection de l'acheteur. Le formulaire indique éventuellement une pondération associée à chacun des critères pour refléter l'importance accordée par l'acheteur à chacun de ceux-ci. Lorsque les fournisseurs 3,4 déposent leurs offres 10.3, 10.4 sur le serveur 6, le nombre d'offres est incrémenté. Quand le nombre d'offres atteint le seuil maximal ou que le délai maximal est écoulé, le serveur 6 interdit l'accès à la définition détaillée 9 et le dépôt de nouvelles offres 10. L'acheteur 2 est alors prévenu avantageusement de manière automatique par exemple par message électronique. De préférence, une période de mise en concurrence des fournisseurs débute alors. Durant cette période, il n'est plus possible de déposer de nouvelles offres mais chaque fournisseur sélectionné 3,4 a la possibilité après transmission de son code personnel d'accès de consulter une partie des offres 10.4, 10.3 des fournisseurs concurrents 4,3. De préférence, la partie consultée des offres concurrentes est dépourvue d'une identification des fournisseurs les ayant mémorisées. Ces parties des offres sont avantageusement regroupées dans un tableau comparatif. Les fournisseurs ont également la possibilité de modifier au moins un des éléments de leurs offres (qui peut être différent du prix) afin de prendre en compte les offres des fournisseurs concurrents et de mémoriser l'offre modifiée sur le serveur en remplacement de leur offre initiale. Ceci est réalisé ici simplement en modifiant la valeur d'un champ. Selon une caractéristique particulière le serveur 6 autorise la mémorisation par un des fournisseurs, ici le fournisseur 3, d'un niveau d'alerte correspondant à un élément de l'offre d'un ou plusieurs fournisseurs concurrents, ici le fournisseur 4. Lorsqu'à la suite d'une modification introduite par le fournisseur concurrent 4 cet élément atteint le niveau d'alerte, il est déclenché une alerte du fournisseur 3 ayant programmé le niveau d'alerte, par exemple par envoi d'un message électronique. De la même façon, on peut prévoir que l'acheteur, qui a accès aux offres des fournisseurs à tout moment, puisse également mémoriser des niveaux d'alerte. La durée de la période de mise en concurrence est mémorisée par l'acheteur 2 lors de la mémorisation de la définition détaillée 9. En variante, l'acheteur 2 peut mémoriser un seuil pour un des critères de manière que la période de mise en concurrence cesse lorsque ce seuil est atteint dans une des offres. La période de mise en concurrence terminée, après transmission de son code personnel, l'acheteur 2 consulte les offres 10.3, 10.4 mémorisées sur le serveur 6 et peut effectuer une sélection finale à partir de celles-ci. Pour faciliter la sélection, chaque critère de sélection est évaluable selon plusieurs niveaux dépendant de la valeur de l'élément d'information indiqué par le fournisseur et une évaluation globale de chaque offre est calculée en faisant la somme des niveaux des différents critères affectés de leur pondération. Le serveur regroupe ainsi les offres dans un tableau indiquant pour chaque critère un classement des fournisseurs les uns par rapport aux autres et un classement final dans lequel le rang de chaque fournisseur est calculé en effectuant une moyenne des rangs pondérés obtenus par les fournisseurs dans chacun des classements par critères. En variante, lors de la mémorisation du résumé 7 ou de la définition détaillée 9, l'acheteur 2 mémorise en outre sur le serveur 6 une identification d'un tiers 11. Cette identification comprend l'identité et les coordonnées du tiers comme son adresse de messagerie électronique. Le tiers 11 en question peut être un expert indépendant ou un salarié de l'entreprise à laquelle appartient l'acheteur. Bien entendu, l'identification de plusieurs tiers peut être mémorisée sur le serveur 6. Un code d'accès personnel aux offres 10.3 et 10.4 est alors transmis au tiers 11. Le tiers 11 se connecte au serveur 6 et accède aux offres 10.3 et 10.4 éventuellement regroupées dans un tableau après transmission de son code personnel. Le tiers 11 est alors autorisé à mémoriser un avis, tel qu'une note, sur un ou plusieurs des éléments de chaque offre en fonction des critères de l'acheteur 2 et de la pondération affectée. Cet avis est mémorisé sur le serveur 6. L'avis et/ou la note du tiers 11 peuvent être pris en compte lors de l'élaboration des classements ou simplement mis à la disposition de l'acheteur 2 sur le serveur 6. Selon une autre variante, le tiers 11 n'est autorisé qu'à visualiser les offres 10.3, 10.4. Bien entendu, l'invention n'est pas limitée au mode de réalisation décrit et on peut y apporter des variantes de réalisation sans sortir du cadre de l'invention tel que défini par les revendications. En particulier, le procédé peut comprendre l'étape de mémoriser une modification par l'acheteur des critères de sélection et/ou de la pondération affectée à ceux-ci. En variante, le procédé peut comprendre une étape de sélectionner automatiquement au moins une des offres par une mise en relation des éléments d'information et des critères de sélection, en l'espèce à partir de l'évaluation globale des offres. Dans le procédé décrit, cette sélection est réalisée à partir du classement final en retenant l'offre occupant la première position du classement. La sélection peut également porter sur plusieurs offres et ne concerner que certains des critères de sélection. REVENDICATIONS 1. Procédé de traitement d'un appel d'offres émis par un acheteur (2) vers au moins deux fournisseurs (3, 4,5), l'acheteur et les fournisseurs étant reliés via des ordinateurs à au moins un serveur (6) par l'intermédiaire d'un réseau d'échange de données (1), caractérisé en ce que l'appel d'offres comprend au moins deux critères de sélection évaluables selon différents niveaux et en ce que le procédé comprend les étapes de : - mémoriser l'appel d'offres (9) sur le serveur, - autoriser les fournisseurs à accéder à l'appel d'offres sur le serveur, - mémoriser sur le serveur une offre (10. 3, 10. 4) de chaque fournisseur ayant accédé à l'appel d'offres, l'offre comprenant des éléments d'information correspondant aux critères de sélection, - affecter une pondération à chaque critère de sélection et calculer une évaluation globale de l'offre en faisant la somme des niveaux des différents critères affectés de leur pondération. 2. Procédé de traitement selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comprend l'étape de sélectionner automatiquement au moins une des offres à partir de l'évaluation globale des offres. 3. Procédé de traitement selon la revendication 1 ou la revendication 2, caractérisé en ce qu'il comprend l'étape, sur transmission du code personnel d'un des fournisseurs au serveur, d'autoriser une consultation d'au moins une partie de l'offre d'au moins un des autres fournisseurs. 4. Procédé de traitement selon la revendication 3, caractérisé en ce que la partie consultée est dépourvue d'une identification du fournisseur (3,4, 5). 5. Procédé de traitement selon l'une des revendications 1 à 4, caractérisé en ce qu'il comprend les étapes d'autoriser l'accès d'un fournisseur (3, 4) à son offre (10.3, 10.4) et de mémoriser une modification d'au moins un de éléments d'information de cette offre sur le serveur (6). 6. Procédé de traitement selon l'une quelconque des revendications 1 à 5, caractérisé en ce qu'il comprend les étapes de mémoriser sur le serveur (6) au moins un niveau d'alerte correspondant à un élément de l'offre (10.3, 10.4) d'un des fournisseurs (3,4) et de déclencher une alerte lorsque l'élément de l'offre atteint le niveau d'alerte. 7. Procédé de traitement selon l'une quelconque des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il comprend, préalablement à l'étape d'autorisation d'accès des fournisseurs (3,4, 5) à l'appel d'offres (9), les étapes de : - mémoriser sur le serveur (6) un résumé (7) de l'appel d'offres, - autoriser l'accès des fournisseurs au résumé sur le serveur, - mémoriser sur le serveur (6) une réponse (8.3, 8.4, 8.5) des fournisseurs ayant accédé au résumé, l'autorisation d'accès à l'appel d'offres étant accordée à des fournisseurs sélectionnés à partir des réponses mémorisées. 8. Procédé de traitement selon la revendication 7, caractérisé en ce que la mémorisation de la réponse (8.3, 8.4, 8. 5) comprend une phase de mise à disposition sur le serveur d'un fichier à consulter ou à compléter. 9. Procédé de traitement selon la revendication 7 ou la revendication 8, caractérisé en ce qu'un code personnel d'accès au résumé (7) et à la définition détaillée (9) est alloué à l'acheteur (2). 10. Procédé de traitement selon l'une des revendications 7 à 9, caractérisé en ce que l'autorisation d'accès au résumé (7) comprend une phase de transmission par les fournisseurs (3,4, 5) au serveur (6) d'un code personnel d'accès préalablement communiqué aux fournisseurs. Il. Procédé de traitement selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que l'autorisation d'accès à l'appel d'offres comprend une phase de transmission par les fournisseurs (3,4) au serveur (6) d'un code personnel d'accès préalablement communiqué aux fournisseurs.