Brevet FR2811102A1 — publié le 20020104

Procédé d'envoi de messages électroniques et système pourvu de moyens d'envoi de messages électroniques. La présente invention concerne le domaine des messages électroniques envoyés d'un ordinateur à un autre par l'intermédiaire de liaisons de types variés, notamment filaires, par fibres optiques, hertzienne, satellitaire ou non, etc. et d'éléments tels que des serveurs de messagerie. Les messages électroniques sont également dénommés mail ou mél selon la terminologie officielle. Un utilisateur peut avoir besoin d'envoyer en plus d'un message électronique un autre fichier à l'instar d'une lettre accompagnée d'annexes et envoyée par voie postale. L'utilisateur doit alors ouvrir l'autre fichier existant dans un format quelconque, par exemple un format utilisé dans le domaine du traitement de textes ou de graphiques, le transformer dans un format permettant sa lecture par le destinataire et l'envoi par messagerie électronique, par exemple le format PDF proposé par la Société ADOBE, l'annexer au message électronique qu'il aura préparé auparavant, et envoyer ledit message électronique accompagné dudit autre fichier désormais sous un format convenable. Ces opérations sont longues, complexes et fastidieuses. L'invention propose de faciliter l'envoi de messages électroniques lorsque ceux-ci sont accompagnés d'un fichier joint. L'invention propose de simplifier la préparation de messages électroniques pourvus de pièces jointes. Le procédé, selon un aspect de l'invention, est destiné à l'envoi de messages électroniques. La sélection d'une première fenêtre commande une fonction de transformation de format d'au moins un fichier sous un premier format en un fichier sous un second format, et d'ouverture d'une deuxième fenêtre d'envoi par message électronique dudit fichier transformé sous le second format. La première fenêtre peut comprendre une ou plusieurs zones de commande et peut, dans certains cas, se réduire à une icône. Le second format sera d'un type permettant l'envoi du fichier par mél. Le second format sera d'un type permettant sa lecture par le destinataire. Avantageusement, le fichier transformé sous le second format est traité comme pièce jointe d'un message électronique. Dans un mode de réalisation de l'invention, la première fenêtre est adjacente à des fenêtres de commande d'impression. Le fichier peut être transformé sous un format intermédiaire, par exemple BITMAP, avant de l'être sous le second format. Dans un mode de réalisation de l'invention, la première fenêtre est adjacente à des fenêtres de commande d'enregistrement dudit fichier vers au moins un répertoire. Dans un mode de réalisation de l'invention, la première fenêtre comprend une icône dans le cas o ladite fonction est considérée comme une imprimante sélectionnée par défaut, ladite icône étant apte à commander une impression sur l'imprimante sélectionnée par défaut. Dans un mode de réalisation de l'invention, la première fenêtre comprend une icône apte à commander ladite fonction. Dans un mode de réalisation de l'invention, la première fenêtre est disposée dans une troisième fenêtre pourvue de moyens de commande d'impression. La sélection de la première fenêtre peut activer une quatrième fenêtre comprenant au moins trois zones ou boutons de commande pour: - la transformation de format et l'envoi d'un message électronique, - la transformation de format et l'enregistrement du fichier sous le second format, - la transformation de format, l'envoi d'un message électronique, et l'enregistrement du fichier sous le second format. On entend ici par enregistrement, le stockage dans une mémoire de l'ordinateur de l'utilisateur qui est en train de préparer l'envoi d'un message électronique. Le système de traitement d'informations, selon un aspect l'invention, est du type comprenant des moyens de stockage de données, des moyens de traitement de données, des moyens d'affichage de données, et des moyens de communication de données. L'ordinateur comprend des moyens de commande d'une fonction de transformation de format d'au moins un fichier sous un premier format en un fichier sous un second format aptes à être activés à partir de la sélection d'une première fenêtre, et des moyens d'ouverture d'une deuxième fenêtre pour l'envoi par message électronique dudit fichier transformé sous le second format. L'invention concerne également un programme d'ordinateur comprenant des moyens de code programme pour mettre en oeuvre les étapes du procédé, lorsque ledit programme fonctionne sur un ordinateur. L'invention concerne également un support capable d'être lu par un dispositif de lecture de moyens de code programme qui s'y trouvent stockés et qui sont aptes à la mise en oeuvre des étapes du procédé. Le second format pourra être PDF, HTML ou TIFF. On entend aussi par fichier un état destiné généralement à être imprimé, par exemple un état de stocks en provenance d'un logiciel de comptabilité. Ainsi, un utilisateur mettra moins de temps à émettre un message électronique. Un nouvel utilisateur apprendra avec plus de facilité à émettre un message électronique. L'ajout de pièces jointes à un message électronique perdra son caractère rebutant, à la fois compliqué et long. Par analogie avec un pilote d'impression qui est capable de transformer un fichier sous un premier format utilisé par un logiciel mis en oeuvre sur un ordinateur en un fichier sous un second format tel que l'imprimante à laquelle le fichier va être transféré puisse le traiter. L'invention propose un pilote de messagerie électronique. Dans le cas d'un logiciel émettant en sortie un état destiné normalement à être imprimé, par exemple un logiciel de comptabilité grâce auquel on prépare une facture, l'invention permet de transformer l'état sous un format que le destinataire pourra lire et de l'annexer automatiquement en pièce jointe d'un message électronique. Ceci présente l'avantage supplémentaire que si l'état ne peut normalement être visualisé, l'émetteur du message peut ouvrir la pièce jointe et la visualiser. La présente invention sera mieux comprise et d'autres avantages apparaîtront à la lecture de la description détaillée d'un mode de réalisation pris à titre d'exemple nullement limitatif et illustré par les dessins annexés, sur lesquels: - la figure 1 est une vue schématique d'un ordinateur; - la figure 2 est un organigramme des fonctions mises en oeuvre selon un aspect de l'invention; - la figure 3 est un organigramme d'étapes de procédé selon un aspect de l'invention; - la figure 4 est un schéma de l'architecture selon un aspect de l'invention; - la figure 5 montre un exemple de fenêtre de regroupement de documents; et - la figure 6 montre un exemple de quatrième fenêtre. Sur la figure 1, est illustré un système de traitement d'informations numériques, tel qu'un ordinateur, comprenant un socle 1, dans lequel sont disposés au moins une unité centrale de traitement 2, au moins une mémoire volatile 3, au moins une mémoire non volatile 4, par exemple un disque dur et un bus de communication 5 relié aux éléments précédents. Il est également prévu un moniteur 6 pourvu d'un écran de visualisation 7 relié par liaison filaire 8 au socle 1, et un clavier 9 également relié par liaison filaire 10 au socle 1. L'ordinateur peut également être pourvu de moyens de lecture, non représentés, de supports d'informations amovibles à stockage magnétique, optique ou autre, tels que des disquettes ou des CD-ROM. Il est également prévu une souris 1 1 pourvue d'un bouton de commande 12 et reliée par liaison filaire 13 au socle 1. La souris 1l 1 forme un moyen de commande d'un pointeur 14 qui peut être affiché sur l'écran 7 pour permettre la sélection de zones particulières de l'image affichée sur l'écran 7. La souris peut être remplacée par une bille dont la rotation est détectée ou par tout autre moyen adéquat de commande de pointeur. L'ordinateur est relié à un modem 15 par une liaison filaire 16, le modem 15 étant lui-même relié par un câble 17 à un réseau de télécommunications, par exemple à un réseau téléphonique pour permettre l'échange d'informations. Eventuellement, le modem peut être intégré au socle 1 de l'ordinateur. L'ordinateur peut ainsi être relié à un réseau de type Internet, Intranet, etc. Des programmes de commande, notamment un système d'exploitation, un traitement de texte, un tableur, une messagerie électronique, etc., sont stockés dans la mémoire non volatile 4 et aptes à être utilisés pour différentes fonctions qu'un utilisateur souhaite mettre en oeuvre, en particulier pour envoyer un message électronique. Sur la figure 2, sont illustrées différentes étapes exécutées lors de la mise en oeuvre de l'invention. De façon générale, l'invention concerne un pilote de messagerie électronique, appelé ainsi par analogie avec les pilotes (Printer Driver en langue anglaise) d'impression qui servent d'interface entre une application de traitement de textes à partir de laquelle on a généré un texte ou un document que l'on souhaite imprimer et l'imprimante sur laquelle on souhaite imprimer ledit document. Le pilote de messagerie électronique sert d'interface entre une application sur laquelle on a généré un fichier sous un format particulier, par exemple un format utilisé dans un environnement Windows( pour le traitement de textes, de dessin, de tableaux ou autre, et une application de messagerie, par exemple du genre Outlook Express(. Une fenêtre 20 affichée sur l'écran 7 d'un ordinateur comprend une zone particulière 21 dont la sélection au moyen du pointeur 14 permet l'ouverture d'une fenêtre 22 du genre menu déroulant, comprenant une liste d'applications, par exemple une liste de pilotes d'imprimantes, que l'utilisateur peut sélectionner. La sélection s'effectue, de façon connue, en déplaçant le pointeur 14 sur la zone dans laquelle se trouve la dénomination de l'application choisie. La sélection par l'utilisateur d'une dénomination particulière, ici la dénomination "i" provoque l'activation du module de messagerie électronique correspondant, ici le module 23. L'application en cours d'utilisation, par exemple le traitement de texte, qui a permis l'affichage de la fenêtre 20, envoie alors au module 23 un flot de données symbolisé par la flèche 24 et relatif, dans le cas d'un traitement de texte, à un texte que l'utilisateur souhaite envoyer par messagerie électronique. Le module 23 effectue donc la transformation du flot de données qu'il reçoit sous un format du type utilisé dans une application de traitement de texte vers un format adapté à la messagerie électronique, par exemple le format PDF, ou le format TIFF, ou encore le format HTML. Suite à la transformation de format par le module 23, est affiché sur l'écran une fenêtre 25 générée par le pilote de messagerie électronique sélectionné i et contenant, à titre d'exemple, une zone 26 dans laquelle l'utilisateur inscrira le nom du ou des destinataires du message électronique, une zone 27 dans laquelle l'utilisateur inscrira le nom des autres destinataires devant recevoir une copie du message électronique, et une zone 28 dans laquelle l'utilisateur peut écrire le contenu du message électronique. Dans la zone 28, est affichée une icône 29 qui a été appelée ici "PJ" pour pièce jointe et qui indique à l'utilisateur que le texte qu'il a sélectionné au préalable sera annexé à titre de pièce jointe au message électronique qu'il va envoyer. L'icône 29 peut également servir, en amenant dessus le pointeur 14, à visualiser le document annexé à titre de pièce jointe dans le format transformé dans lequel il va être envoyé. Pour simplifier encore les tâches que l'utilisateur devra exécuter, on peut prévoir que la sélection du pilote de messagerie électronique i soit effectuée de façon automatique, ou encore par défaut, ce qui permet d'éviter l'affichage de la fenêtre 22 et de supprimer cette étape de sélection du pilote de messagerie électronique que l'utilisateur doit effectuer. Dans ce cas, après que l'utilisateur a sélectionné au moyen du pointeur 14 la zone particulière 21, le module 23 correspondant au pilote de messagerie électronique par défaut commence immédiatement la transformation de format, tandis que la fenêtre 25 est affichée. Ces différentes étapes de procédé sont illustrées sur la figure 3. A l'étape 30, l'utilisateur sélectionne un fichier qu'il souhaite envoyer par messagerie électronique. A l'étape 31, l'utilisateur sélectionne une fenêtre, par exemple la zone 21 illustrée sur la figure 2. A l'étape 32, le module 23 effectue la transformation de format du fichier sélectionné. A l'étape 33, la fenêtre 25 est affichée. A l'étape 34, l'utilisateur envoie le message électronique auquel est annexé en pièce jointe le fichier sélectionné sous format transformé. L'étape 34 peut comprendre des sous-étapes, non représentées, au cours desquelles l'utilisateur spécifie le ou les destinataires du message électronique et d'autres sous-étapes classiques lors de l'envoi d'un message électronique. Les étapes 32 et 33 sont, dans le mode de réalisation de la figure 3, consécutives. Toutefois, on peut parfaitement concevoir que ces étapes soient simultanées. Pour une meilleure compréhension du concept général, on se reportera à la figure 4, sur laquelle sont représentés trois niveaux de fonctionnement du système informatique mettant en oeuvre l'invention. Le niveau "conception/collecte" des documents à envoyer sera assuré, dans le cas le plus fréquent, par des applications standards du genre traitement de texte, tableur, traitement d'image, base de données, etc. Ces applications génèrent des fichiers sous des formats qui leur sont spécifiques. La collecte est une opération optionnelle consistant à regrouper des fichiers provenant de plusieurs sources, par exemple de plusieurs applications, de même format ou de formats différents. A titre d'exemple, il est possible de regrouper un fichier Winword(D, un fichier Excel et un fichier Autocad(D. Le niveau "traitement/transformation" permet de regrouper les fichiers collectés, de les traiter pour les transformer en un fichier unique, de format standard prédéterminé, par exemple PDF, TIFF ou HTML. Ce niveau est assuré par le module 23 de la figure 2, qui peut également assurer l'étape de collecte décrite plus haut. Le module 23 sera vu par les applications qui ont généré les fichiers sous format spécifique comme une imprimante traditionnelle. Le pilote de messagerie électronique comprenant le module 23 de la figure 2 permet donc de traiter l'ensemble des fichiers pouvant être imprimés par les applications installées sur le même système informatique que lui. Le niveau "enregistrement/distribution" permet d'enregistrer et/ou de distribuer, par messagerie de type Internet, par exemple sous protocole SMTP, le fichier final obtenu à la fin de la phase de traitement/transformation. Le pilote de messagerie électronique pourra également générer un fichier local qui pourra être stocké par l'utilisateur. Bien entendu, ces trois niveaux existent sur le plan conceptuel mais n'apparaissent pas de façon distincte pour l'utilisateur. Les étapes sont enchaînées automatiquement, de manière transparente, sans avoir à modifier les habitudes de travail de l'utilisateur. Un utilisateur peu averti se trouve donc capable d'effectuer l'auto-apprentissage du procédé de l'invention sans difficulté particulière. Plus particulièrement, lors de la phase conception/collecte, l'utilisateur ouvre son logiciel habituel, par exemple un traitement de texte, pour créer un document. Il prépare normalement le document et peut l'imprimer et l'enregistrer pour une utilisation ultérieure au format d'origine ou premier format. Quand l'utilisateur veut diffuser le document, il choisit de le traiter avec le pilote de messagerie électronique qui se comporte vis-à-vis de l'utilisateur comme un pilote d'impression. Selon le format final ou format transformé à utiliser, il choisit le module de messagerie électronique adéquat. Quand on veut n'utiliser qu'un format, il suffit de le préciser à l'installation du pilote de messagerie électronique et le choix parmi plusieurs modules est supprimé. Le document est alors transformé au format choisi, puis diffusé. Ensuite, l'utilisateur est guidé par des fenêtres adéquates vers les opérations qu'il a choisies lors de l'installation ou d'un paramétrage du pilote de messagerie électronique. Quand l'utilisateur retrouve le logiciel grâce auquel il a généré le document, par exemple le traitement de texte, toutes les opérations du pilote de messagerie électronique ont été réalisées. En règle générale, pour les documents dont les applications sont déclarées au niveau du système d'exploitation, il est possible d'utiliser la fonction du système "envoyer vers..." à partir d'un explorateur de fichier, en cliquant sur le document avec un bouton de la souris. Le programme permettant d'ajouter d'autres documents à envoyer pourra être appelé. Sur la figure 5, est illustrée une fenêtre de regroupement de documents. Le pilote de messagerie électronique comprend un module permettant de sélectionner un ou plusieurs documents à regrouper pour la création d'un document unique au format transformé. L'ordre des documents peut bien entendu être modifié. Le module appelle l'application déclarée dans le système pour traiter chaque document qui est transformé. Quand le dernier document est transformé, le document standard unique regroupant l'ensemble des documents sélectionnés et transformés est enregistré et éventuellement diffusé. La fenêtre de la figure 5 comprend une zone 35 permettant de sélectionner un répertoire dans lequel on va chercher un document que l'on souhaite envoyer par messagerie électronique, une zone 36 dans laquelle figurent les différents documents appartenant au répertoire sélectionné dans la zone 35, une zone 37 dans laquelle est affiché le nom du fichier sélectionné dans la zone 36, une zone 38 dans laquelle est affiché le type des fichiers que l'on sélectionne ou un critère de tri par type de fichiers, une zone 39 dans laquelle figure la liste des fichiers que l'on envisage de regrouper, une zone 40 dans laquelle est indiqué l'emplacement des fichiers mentionnés dans la zone 39, et une zone 41 dans laquelle est indiqué le type de module de messagerie électronique qui va effectuer la transformation. La fenêtre comprend, en outre, un bouton de commande 42 permettant d'ajouter à la fenêtre 39 un fichier sélectionné présent dans la fenêtre 36, un bouton 43 d'annulation du choix effectué au moyen du bouton 42, un bouton 44 de retrait d'un document figurant dans la zone 39, un bouton 45 de retrait de tous les documents figurant dans la zone 39, et un bouton 46 d'envoi, autrement dit de commande des étapes 32 et 33, illustrées sur la figure 3. On peut également prévoir un module de surveillance d'un ou plusieurs fichiers ou groupes de fichiers permettant, lorsque des modifications sont intervenues, de transformer directement lesdits fichiers au format transformé et de les diffuser automatiquement par messagerie électronique, sans intervention de l'utilisateur. Il est possible de fixer une heure et/ou une date à laquelle le traitement doit être effectué, ainsi qu'un délai minimal entre la date de la dernière modification d'un document et la date du traitement. Ce module permet de tenir à jour une base de données des documents sous format transformé, issue de divers documents dont les formats d'origine ne peuvent pas être lus par certains destinataires. Les modules de transformation de format sont spécifiques selon l'environnement (Windows NT4.0 ou 2000/Windows 95 ou 98 ou Mac OS () et par format transformé (PDF, TIFF, HTML). La séparation entre les formats a été choisie pour des raisons de performance. En effet, le format PDF se présente sous la forme d'une collection d'objets divers o décrivant le document: polices de caractères, textes, graphiques vectoriels, images de divers formats. Les outils de visualisation de ce format sont disponibles sur de nombreux systèmes largement utilisés sur le réseau Internet. Ce format permet la compression de données. Dans le cas de textes et de graphiques vectoriels, la qualité de l'image est conservée. Il est possible d'effectuer des recherches dans un texte sous format PDF. Enfin, une gestion des couleurs est possible. La version 1.2 du format PDF sera utilisée de préférence. Le format TIFF est un ensemble d'images noir et blanc, dont l'outil de visualisation est disponible dans de nombreux systèmes. Ce format peut être utilisé pour des transmissions de télécopies et offre un bon rendu à l'impression noir et blanc. La taille des documents sous format TIFF reste raisonnable. Le format TIFF permet de décrire des images de différents formats et d'utiliser plusieurs types de compressions. La transformation sous format TIFF est irréversible en ce sens qu'un fichier sous format TIFF ne peut pas être transformé vers le format qu'il avait à l'origine. De préférence, on prévoira une compression permettant une transmission par télécopie et une impression avec une qualité correcte. Lors de l'installation du pilote de messagerie électronique, il est possible d'indiquer que l'utilisateur n'a pas le choix du format transformé. Dans ce cas, seul le module de transformation nécessaire et correspondant au format choisi et fonctionnant avec le système d'exploitation présent dans le système informatique sur lequel l'installation est effectuée, est installé. Cela simplifie encore les manipulations que doit effectuer l'utilisateur. La phase d'enregistrement/distribution est appelée automatiquement par le pilote de messagerie électronique. Les options de distribution sont adaptées à l'environnement courant de façon automatique. Au minimum, il est possible d'enregistrer les documents, au format transformé, dans un fichier sur le disque dur du système informatique. L'envoi du message électronique, par exemple sous protocole SMTP, est disponible dès lors qu'une application de messagerie est détectée, par exemple Outlook express, Outlook 95/97/2000, Lotus Notes, Eudora, Netscape Messenger(D. il L'installation du pilote de messagerie électronique s'effectue de façon classique, par exemple à l'aide d'un support-mémoire tel qu'un CD- ROM ou des disquettes, ou encore par téléchargement à partir d'un réseau de type Intemrnet suite à un achat en ligne, sur un site sécurisé. De façon générale, le pilote de messagerie électronique peut être associé à différents types d'applications. En d'autres termes, la fenêtre 22 de la figure 2 peut se présenter sous différentes formes: - La fenêtre 22 peut se présenter sous la forme d'une fenêtre qui est ouverte après sélection par l'utilisateur de la fonction impression d'une application en cours d'utilisation. La fenêtre 22 est alors du type déterminé par l'application courante, par exemple le traitement de texte, et comportera un menu déroulant dans lequel l'utilisateur pourra choisir à l'aide du pointeur une imprimante parmi une liste. Le pilote de messagerie électronique se présentera exactement comme une imprimante dans la liste. - La fenêtre 22 peut être ouverte suite à la sélection par l'utilisateur d'une fonction "envoyer vers...". La fenêtre 22 permet alors de choisir la destination du fichier ou du document que l'on souhaite envoyer. La fenêtre 22 comprend une liste de destinations possibles, par exemple télécopie, messagerie électronique, imprimante,... Dans ladite liste figurera le nom du pilote de messagerie électronique éventuellement complété par le format transformé que l'utilisateur souhaite utiliser. La fenêtre 20 peut être une fenêtre standard d'une application de genre traitement de texte, notamment le bureau d'une telle application. La zone spécifique 21 se présente alors sous la forme d'une icône dont la sélection provoque la mise en oeuvre du pilote de messagerie électronique. On peut prévoir une autre fenêtre 50, illustrée sur la figure 6, affichée après la fenêtre 22, ou en cas de sélection du pilote par défaut, à la place de la fenêtre 22 et offrant un bouton 51 de commande de transformation de format et d'enregistrement du document sous le second format. L'enregistrement est effectué au choix de l'utilisateur ou par défaut dans un fichier prédéterminé. La fenêtre 22 comprend, également, un bouton 52 de commande de transformation de format et d'envoi par messagerie électronique. La fenêtre 25 est alors affichée. La fenêtre 22 comprend, également, un bouton 53 combinant les fonctions des boutons 51 et 52, c'est à dire la commande de transformation de format, l'enregistrement du document sous le second format, et l'envoi par messagerie électronique. Un bouton 54 permet de choisir de visualiser ou non le document sous le second format. REVENDICATIONS 1. Procédé d'envoi de messages électroniques, dans lequel la sélection d'une première fenêtre commande une fonction de transformation de format d'au moins un fichier sous un premier format en un second format, et d'ouverture d'une deuxième fenêtre d'envoi par message électronique dudit fichier transformé sous le second format. 2. Procédé selon la revendication 1, dans lequel le fichier transformé sous le second format est traité comme pièce jointe d'un message électronique. 3. Procédé selon la revendication 2, dans lequel la première fenêtre est adjacente à des fenêtres de commande d'impression. 4. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes, dans lequel la première fenêtre est adjacente à des fenêtres de commande d'envoi dudit fichier vers au moins un répertoire. 5. Procédé selon la revendication 1 ou 2, dans lequel la première fenêtre comprend une icône dans le cas o ladite fonction est considérée comme une imprimante sélectionnée par défaut, ladite icône étant apte à commander une impression sur l'imprimante sélectionnée par défaut. 6. Procédé selon la revendication 1 ou 2, dans lequel la première fenêtre comprend une icône apte à commander ladite fonction. 7. Procédé selon la revendication 1 ou 2, dans lequel la première fenêtre est disposée dans une troisième fenêtre pourvue de moyens de commande d'impression. 8. Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes, dans lequel on ouvre une quatrième fenêtre comprenant au moins trois zones ou boutons de commande pour: - la transformation de format et l'envoi d'un message électronique, - la transformation de format et l'enregistrement du fichier sous le second format, - la transformation de format, l'envoi d'un message électronique, et l'enregistrement du fichier sous le second format. 9. Système de traitement d'informations du type comprenant des moyens de stockage de données (3, 4), des moyens de traitement de données (2), des moyens d'affichage de données (6), et des moyens de communication de données (5), caractérisé par le fait qu'il comprend des moyens de commande d'une fonction de transformation de format d'au moins un fichier sous un premier format en un second format aptes à être activés à partir de la sélection d'une première fenêtre, et des moyens d'ouverture d'une deuxième fenêtre pour l'envoi par message électronique dudit fichier transformé sous le second format.