Brevet FR2801390A1 — publié le 20010525

ENVOI ET RECEPTION DE COURRIER HYBRIDE SECURISE. La présente invention concerne le domaine des envois et des réceptions de courriers à remise sécurisée tels que les recommandés ou les plis par porteurs spéciaux utilisant des moyens informatiques. Un envoi de courrier par la poste traditionnelle consiste simplement à payer l'acheminement par un service spécialisé d'un courrier pour lequel on a spécifie une adresse de destination. L'usage courant est d'apposer un timbre acheté préalablement, ou tout autre marque prouvant que le paiement a été effectué. Ces opérations étant anonymes, il demeure toujours un risque de non-acheminement du courrier simple. Pour l'envoi de documents officiels ou nécessitant un traitement particulier, on utilise deux services supplémentaires permettant d'assurer l'envoi la réception des documents. Le système de courrier recommandé permet de s'assurer que le courrier sera effectivement achemine et permet d'obtenir une preuve de l'envoi de l'enveloppe contenant les documents. Afin de s'assurer que le courrier sera remis à son destinataire réel, on utilise un accusé de réception. Cet accusé de réception est signé par le destinataire puis est remis à l'expéditeur. Dans tous les cas la remise de l'enveloppe et non de son contenu est certifiée par ces systèmes. Dans le cas où l'enveloppe est vidée, intentionnellement ou non, lors du transfert, il n'est possible de retrouver le document tel qu'il été envoyé sans posséder soi-même une procédure d'archivage des envois. est également possible d'utiliser des systèmes dont le coût dépasse la valeur des documents pour s'assurer de la remise desdits documents. Des tels documents peuvent nécessiter des envois en grande quantité, par exemple dans le cas de l'envo' de convocations à un examen ou à l'assemblée générale d'une société. Il existe des procédés d'envois massifs de courriers permettant d'automatiser cette tâche. Le brevet FR9711798 concerne un système de préparation d'articles de courrier comprenant un ordinateur à usage général pour élaborer un document à expédier, un dispositif postal de sécurité relié à l'ordinateur à usage général par une liaison sécurisée pour lui communiquer une information d'affranchissement, une imprimante reliée à l'ordinateur à usage général pour imprimer à la fois le document à expédier et au moins une adresse d'un destinataire de ce document et une empreinte postale sur une enveloppe devant recevoir ce document, et une plieuse/inséreuse reliée à la fois à l'imprimante et à 'ordinateur à usage général pour recevoir et plier le document imprimé et l'insérer dans l'enveloppe affranchie correspondante. Ces solutions permettent l'automatisation de 'envoi de document en grand nombre à partir d'un ordinateur central, mais ne permettent pas de certifier les éléments envoyés et d'offrir des garanties suffisantes de mémorisation des messages. Une amélioration du système de saisie du courrier est décrite dans le brevet US5805810. brevet concerne une méthode pour façonner des courriers hybrides à partir des messages électroniques du type émail. utilise ordinateur possédant au moins une base de données contenant les identifiants des expéditeurs de messages qui sont enregistrés, les identifiants des destinataires et les adresses associées à tous les identifiants. Le procédé décrit dans ce brevet consiste à recevoir les emails envoyés par l'expéditeur en utilisant son identifiant et celui du destinataire, à trouver dans la base de données les correspondances entre les identifiants et les adresses, et à façonner le courrier hybride portant l'adresse du destinataire et correspondant à l'émail envoyé. Cette méthode permet d'envoyer un courrier hybride à partir de n'importe quel terminal connecté au réseau Internet. Il n'utilise cependant que le courrier classique, dans lequel subsistent les difficultés liées à la certification du contenant et du contenu l'envoi et de la réception des messages. L'invention a pour but pallier à ces inconvénients en proposant un système peu coûteux permettant de mémoriser, et de certifier le contenant et le contenu des envois effectués par courrier hybride sécurisé. Elle permet également d'envoyer des messages rapidement et à toute heure en libérant l'expéditeur de l'ingrate et fastidieuse complétude de la liasse transporteur. L'invention concerne un procédé d'envoi de courrier hybride à au moins un destinataire spécifique, comportant une étape de création d'une enveloppe numérique comportant au moins un élément 'identification de l'expéditeur, le contenu du courrier et les éléments descriptifs du contenant permettant 'acheminement du courrier au destinataire spécifique une étape de transmission par un réseau numérique sécurisé (RSA, SSL version 2 ou au-delà, par exemple) de ladite enveloppe numérique à une plate-forme comportant un serveur centralisateur. La plate-forme centrale effectue la matérialisation physique du document par l'impression des éléments contenus dans l'enveloppe numérique, façonne un courrier postal comportant les informations liées au destinataire dudit courrier et le contenu imprimé, et transmet le courrier postal à un service postal d'acheminement. Ce procédé est caractérisé en ce qu'il comporte en outre une étape de mémorisation des éléments contenus dans l'enveloppe numérique et des informations concernant le destinataire du courrier, ladite mémorisation étant systématiquement effectuée pendant une première durée d'au moins un jour, et, lorsque l'enveloppe numérique comporte une séquence d'instructions de conservation, pendant une seconde durée d'archivage au moins dix fois supérieure à ladite première durée, le procédé comportant en outre une étape accessoire de délivrance d'un certificat de vie comportant un identifiant numérique ainsi que informations archivées relatives à un courrier spécifique cette étape étant activée par une requête émise l'expéditeur de ladite enveloppe numérique. Dans le cas un premier envoi, l'expéditeur créé alors un profil par défaut des paramètres généraux de ses futures enveloppes numériques. Avantageusement, on mémorise en outre informations concernant la remise du courrier hybride au destinataire spécifique et à reconnaître de façon non répudiable par le transporteur. Dans une variante préférée, les informations de remise du courrier comprennent une identification certaine du récepteur du courrier hybride. Il est systématiquement demandé une marque-signature non répudiable juridiquement au destinataire. La mémorisation du contenu de l'enveloppe numérique utilise préférentiellement des moyens certification de date et de contenu. On peut également créer un journal des actions effectuées depuis la réception l'enveloppe numérique auquel on donne accès à l'expéditeur de l'enveloppe numérique. Avantageusement, le serveur centralisateur envoie une notification de réception de l'enveloppe numérique à l'expéditeur de ladite enveloppe. Cette notification peut comprendre la liste des éléments reçus inviter à compléter l'enveloppe numérique s'il manque éléments nécessaires à l'envoi du courrier hybride ou si l'enveloppe s'avérait être corrompue ou virusée. Dans une variante, l'expéditeur utilise moyen d'identification certaine pour l'envoi de l'enveloppe numérique. L'invention concerne également l'interface pour la mise en oeuvre du procédé d'envoi de courrier. L'invention sera mieux comprise la description détaillée de la figure 1 qui représente le schéma général du procédé selon l'invention. Un expéditeur (1) cherche à créer un courrier hybride sécurisé à partir de son terminal. S'il possédé un navigateur adapté au réseau Internet, il se connecte à un serveur (8) sur lequel il remplit alors un formulaire d'identification comportant quelques questions nécessaires à la création de son profil utilisateur. Son mot de passe lui est transmis pour confirmation quelques secondes après par émail ou tout autre moyen. Le paiement de ses envois peut se faire par carte bancaire (au coup le coup ou de façon permanente) ou par prélèvement sur compte bancaire ou postal. L'expéditeur (1) peut alors télécharger le document à envoyer sur le serveur centralisateur (2) appartenant à la plate-forme générale (7). I1 précise alors les paramètres de sa demande de transmission en recommandé ou en mode sécurisé. Ces paramètres consistent en le type d'envoi désiré, en les coordonnées du (ou des) destinataire et en les options concernant l'archivage. Le type d'envoi peut consister en un envoi recommandé simple ou avec accusé de réception. L'adresse est une adresse unique ou un ensemble d'adresse réunies pour un envoi groupé. Il est également possible de définir un ensemble d'adresses personnalisé qui est mémorisé sur la base de données (3). L'expéditeur 'aura alors plus qu'à faire référence à ces adresses mémorisées, ce qui présente un gain de rapidité lorsqu'il 'agit d'effectuer des envois groupés. Dans une variante préférée, l'expéditeur (1) se trouve sur le réseau LAN ou extranet de son entreprise. Lorsqu'il désire procéder à l'envoi d'un courrier hybride sécurisé, il clique sur l'icône spécifique dans la barre des outils de son traitement de texte habituel. Une fenêtre de dialogue s'ouvre alors et propose à l'expéditeur de saisir les caractéristiques sa requête: adresse du destinataire et la valeur des paramètres de son profil utilisateur (défini par son responsable réseau à l'ouverture de son compte) qu'il souhaite modifier spécialement pour cette requête. La fermeture la fenêtre de dialogue génère une enveloppe numérique transmise immédiatement au routeur de l'entreprise qui s occupe de l'envoi au serveur centralisateur (2). Dans une seconde variante préférée, l'expéditeur 1 n'a pas la possibilité de se connecter par le truchement d'un terminal. I1 appelle alors téléphoniquement un numéro de téléphone spécifique (SDA) qui lui aura préalablement été affecté lors de la création de son profil utilisateur. Le système vocal l'invite alors à frapper son code confidentiel de huit chiffres sur clavier de son téléphone. Si la réponse est exacte, le système vocal l'invite à raccrocher immédiatement. Le serveur centralisateur (2) appelle de lui- même le numéro d'appel du télécopieur communiqué dans le profil utilisateur de 'expéditeur (1). Ce dernier n'a plus qu'à glisser le document dans le télécopieur et à appuyer sur la touche de prise de ligne. Le document à transmettre au(x) destinataire(s) indiqué(s) clairement sur le premier feuillet se dématérialisera par le truchement du scanner du télécopieur pour arriver sur la plate-forme d'envoi (7) sous forme d'une enveloppe numérique. Un système de lecture automatique des caractères (OCR) transformera la première page du document en l'adresse du/des destinataire(s). Dans tous cas, les documents reçus par le serveur centralisateur sont mémorisés dans une base de données spécifique pendant une durée minimale définie par le prestataire de service. Cette durée est d'au moins un jour. Dans cas où l'expéditeur l'a demandé dans les paramètres d'envoi, il est possible d'archiver les informations concernant l'envoi pendant une durée au moins dix fois supérieure à la durée minimale. Cette option 'archivage permet de conserver des traces de tous les envois durablement. Avantageusement pour le prestataire service, la première durée minimale est gratuite, alors que l'extension de durée est payante. Il est également possible pour 'expéditeur de définir un prix d'extension à partir duquel le serveur centralisateur calcule durée d'archivage supplémentaire à laquelle il a droit. Éventuellement, les données concernant les adresses d'expedition et du destinataire, ainsi que 'enveloppe numérique, peuvent avoir une durée de vie limitée. Le serveur (2) est en fait hébergé chez un huissier de justice (9) au sein de son étude. L'huissier procède au séquestre de l'enveloppe numérique et à la création d'un identifiant numérique/code-barre unique clef principale d'entrée du certificat de vie. Il est gardien de la confidentialité des informations contenues dans le futur courrier hybride. Il est à même de proceder à la création d'une ampliation, c'est-à-dire de la copie certifiée conforme du courrier hybride rematérialise. Le système utilise ensuite un service d'impression et de mise sous enveloppe (4) qui se charge alors d'imprimer le document en aveugle et du façonnage de l'enveloppe papier. La remise à un service postal (5) se fait selon les instructions données par l'expéditeur. Afin d'assurer le lien entre le contenant et le contenu du courrier hybride, il est encapsulé au sein de chaque page imprimée une empreinte numérique cachée dans chaque page permettant à l'huissier de justice (9) de reconnaître sans controverse l'originalité d'un courrier hybride original. Cette empreinte numérique regroupe par exemple l'intégralité certificat de vie dans les éléments d'identification des adresses de l'expéditeur (1) et du destinataire (6) sur le courrier hybride. Les liasses transporteurs sont ainsi identifiées de façon non-équivoques même en cas de perte de 'identifiant unique du certificat de vie ou de son représentant code-barre. Dans le cas où le document n'aurait pas pu être imprimé (pour un problème de format par exemple), un message envoyé par la plate-forme (7) à l'expéditeur. Dans le cas où il y aurait un bourrage papier dans l'imprimante en charge du façonnage du courrier hybride, le pli en cours de création sera maculé d'encre spéciale afin d'éviter que 'opérateur puisse lire une partie de l'information avant sa mise sous enveloppe. L'enveloppe spéciale sera d'une opacité maximale, faite dans une substance très difficilement déchirable, résistante à l'eau et close mécaniquement par 'usage d'une substance anti-spoliation. Dès retour de l'accusé de réception du document recommandé par la plate-forme, un second message peut informer l'utilisateur (s'il le désire) de disponibilité ce document et des paramètres de durée d'archivage de la version numérique du document original chez 'huissier (9). L accusé de réception ou la preuve de remise transporteur, s il elle n'est pas déjà sous une forme numérique, est scannérisée par un automate. Un progiciel a la charge d amender le certificat de vie du courrier hybride spécifique par l'image numérique de cet avis de remise. Dans cas d'un retour du courrier hybride (NPAI - n'habite pas à l'adresse indiquée) ou d'une signalisation d'erreur par le transporteur (spoliation, destruction, par exemple), une indication est tout de suite portée sur le certificat de vie. Dans la variante ou l'accusé de réception ne serait pas arrivé, la plate-forme d'envoi (7) mettra tout en oeuvre pour informer la poste ou le transporteur d'un incident et d'y trouver une réponse efficace et satisfaisante pour l'expéditeur. La plate-forme agit en toute transparence en lieu nom de l'expéditeur (1). Lors de la première utilisation service, l'expéditeur envoie un émail vide à une adresse prédéfinie et reçoit un fichier informatif lui expliquant processus à suivre afin de s'inscrire et de transmettre simplement un document par un second message à la plate-forme. lui sera alors proposé de faire un compte de dépôt afin de lui éviter de décliner ses références bancaires systématiquement. Toutes les informations concernant les transactions effectuées et l'archivage peuvent être mémorisées dans une base données (3), éventuellement intégrée au serveur centralisateur (2). Si l'utilisateur se trouve sur un réseau local au sein d'une structure, il lui sera facile de cliquer sur une icone de son traitement de texte afin réaliser automatiquement la création de l'enveloppe numérique du document recommandé en question. Dans le cadre d'entreprise où le nombre de courriers à remise spéciale (lettre recommandées avec AR, documents reçus par coursiers ou transporteurs) est important, la plate-forme est en mesure de scanneriser par un automate les documents arrivant tous les matins. Il est alors créé une enveloppe numérique qui recevra le même traitement par l'huissier de justice (9). Cette enveloppe numérique est alors routée par la plate-forme l'adresse électronique du destinataire désigné dans le document original, le service courrier de l'entreprise, ou même une personne habilitée hiérarchiquement au traitement de ces documents. L'archivage de ces documents entrants peut être fait sur plusieurs années en fonction des besoins de l'entreprise. Les différents acteurs entrant en jeu dans des envois de courrier hybride sont explicités ci-dessous. Le salarié connecté à un réseau LAN clique sur une icône sur son terminal habituel. Apparaît alors une fenêtre de dialogue lui demandant les coordonnées de son destinataire et les éventuels paramètres de son profil utilisateur qu'il souhaite modifié. Une fois les données rentrées, une icône de validation lui permet de transformer sa requête en une enveloppe numérique transmise immédiatement à plate-forme. En fonction de sa hiérarchie au sein de l'entreprise, il lui est possible de se connecter sur le site et de suivre en direct ses plis. L'administrateur système de son entreprise lui aura donné un identifiant et un de passe dans ce sens. L'internaute se connecte sur un site d'envoi de courrier par l'entremise de son navigateur habituel. S'il est nouveau, il devra compléter un rapide formulaire donnant ses coordonnées, ses préférences d'envoi, son numéro de carte bancaire, son émail et ses priorités d'envoi (LR+AR, stockage un mois gestion personnelle des AR, etc.) La page HTML sécurisée sera transmise à la plate-forme pour validation (création d'un certificat utilisateur, création d'un compte par 'attribution d'un identifiant et d'un mot- de-passe). Il n'aura plus qu'à passer une requête d'envoi d'un courrier hybride pour initier son compte. Pour suivre son courrier hybride à la trace, il lui suffira de se connecter sur son compte sur le site Web ou alors de faire une simple demande par émail en donnant le code identifiant de son courrier hybride comme clef. Quelques secondes après, il pourra avoir tracking complet de son document. Le client non informatisé signe un accord lui permettant de transmettre par un simple télécopieur une enveloppe numérique à la plate-forme. Un numéro d'appel téléphonique lui est affecté. I1 lui suffit de le composer, d'écouter le message de bienvenue, puis de taper son code confidentiel afin que la plate-forme rappelle quelques secondes plus tard son télécopieur. I1 lui est possible de recevoir la copie d'un certificat de vie soit de façon automatique par courrier papier ou télécopie, soit en appelant le numéro téléphonique du service client (option de son numéro SDA). L'huissier de justice possède un terminal consultation de l'ensemble des documents (enveloppes numériques et certificats de vie) qui sont sur le serveur centralisateur depuis l'ouverture du service. Toutes fois qu'un courrier hybride arrive, il en fait un séquestre attribue un identifiant unique et vérifie l'intégrité informations consignées. Sur requête de l'expéditeur ou d' Cour de justice, il est à même d'établir un procès- verbal relatif à un certificat de vie et/ou un courrier hybride donné. Il est seul habilité à ouvrir une enveloppe électronique émise par un expéditeur donné. Le technicien logisticien voit arriver les enveloppes numériques de requête. Il est en charge de l'alimentation de l'imprimante et du bon fonctionnement de la chaîne de mise sous enveloppe, et de l'assemblage de chaque courrier hybride. En cas de bourrage, il applique strictement les consignes de travail qui lui sont imposées. Chacun de ses gestes est pris en compte pour l'écriture d'une ligne dans le certificat de vie du courrier hybride considéré (début de l'impression, début de la mise sous pli, fermeture du contenant, ensachage). Le responsable AR/help desk reçoit tous les matins plusieurs sacs d'accusé de réception postaux, de courriers hybrides en NPAI, de lettres de réclamation ou de liasses transporteurs. Il a la charge de les numériser et d'amender les certificats de vie du courrier hybride correspondant. En cas où l'accusé de réception n'est pas arrivé selon un délai raisonnable, il a le devoir d'émettre une lettre de réclamation au transporteur en charge du courrier hybride. Outre cette tâche de complétude du certificat de vie, il répond aux réclamations téléphoniques des clients et/ou prospects. Le destinataire reçoit par l'entremise de facteur d'un transporteur un courrier hybride. Il signe la liasse de transporteur et émet éventuellement restrictions liées à son aspect physique. I1 est en mesure de joindre le service client pour répondre à toutes questions interrogations qu'il pourrait avoir. Le responsable Internet/réseaux a la charge d'expliquer le concept de courrier hybride à remise sécurisé aux responsables informatiques et télécommunications entreprises dont il a la charge. Dans le cas d'un grand compte, il est en mesure de porter un regard sur problèmes de firewalls. De plus, il est en charge de la gestion des incidents de la plate-forme , de l'évolution des formats des fichiers ainsi que des évolutions produits. REVENDICATIONS 1 - Procédé 'envoi de courrier à au moins un destinataire spécifique, comportant une étape de création d'une enveloppe numérique comportant au moins un élément d'identification de l'expéditeur, le contenu du courrier et les éléments permettant l'acheminement du courrier au destinataire spécifique, étape de transmission par un réseau numérique de ladite enveloppe numérique à une plate- forme comportant un serveur centralisateur, ladite plate- forme effectuant l'impression des éléments contenus dans l'enveloppe numérique, création d'un courrier postal comportant les informations liées au destinataire dudit courrier et le contenu imprimé, et la transmission du courrier postal à un service postal d'acheminement, caractérisé en ce qu'il comporte en outre une étape de mémorisation des éléments contenus dans l'enveloppe numérique et des informations concernant le destinataire du courrier, ladite mémorisation étant systématiquement effectuée pendant une première durée d'au moins un jour, et, lorsque l'enveloppe numérique comporte une séquence d'instruction de conservation, pendant une seconde durée d'archivage au moins dix fois supérieure à ladite première durée, le procédé comportant en outre une étape accessoire de délivrance d'un certificat comportant les informations archivées relatives à courrier spécifique, cette étape étant activée par une requête émise par l'expéditeur de ladite enveloppe numérique. 2 - Procédé d'envoi de courrier selon la revendication 1 caractérisé en ce qu'on mémorise en outre les informations concernant la remise du courrier au destinataire spécifique. 3 - Procédé d'envoi de courrier selon la revendication caractérisé en ce que les informations de remise du courrier comprennent une identification certaine du récepteur courrier. - Procédé d'envoi de courrier selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en que la mémorisation du contenu de l'enveloppe numérique utilise des moyens de certification de date et de contenu. 5 - Procédé d'envoi de courrier selon l' quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que l'on crée un journal des actions effectuées depuis la réception de 1 enveloppe numérique et en ce que l'on donne un accès à ce journal à l'expéditeur de l'enveloppe. 6 - Procédé d'envoi de courrier selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que le serveur centralisateur envoie une notification réception de 1 enveloppe numérique à l'expéditeur de ladite enveloppe. 7 - Procédé d'envoi de courrier selon revendication 6 caractérisé en ce que ladite notification comprend la liste des éléments reçus et invite à compléter l'enveloppe numérique s'il manque des éléments nécessaires à l'envoi du courrier. 8 - Procédé d'envoi de courrier selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que l'expéditeur utilise un moyen d'identification certaine pour l'envoi de l'enveloppe numérique. 9 - Procédé d'envoi de courrier selon la revendication 8 caractérisé en ce que l'expéditeur transmet les documents au serveur centralisateur par un moyen de télecommunication activé par le serveur centralisateur après identification de l'expéditeur. 10 - Procédé d'envoi de courrier selon la revendication 8 ou 9 caractérisé en ce qu'il comporte une étape d'authentification de l'expéditeur des moyens télephoniques. 11 - Interface pour la mise en #uvre du procédé d'envoi de courrier selon la revendication permettant la saisie de l'enveloppe numérique à envoyer.