Brevet FR2807708A1 — publié le 20011019

SYSTEME DE BORDEREAU POUR LE RETOUR D'INFORMATIONS SUR LA DISTRIBUTION D'OBJETS POSTAUX OU DE MESSAGERIE La présente invention concerne le traitement informations relatives à la distribution d'objets postaux ou de messagerie. Elle s'applique à tous les où une signature est exigée du destinataire pour constituer une preuve de distribution, soit particulièrement aux envois recommandés avec et sans accusé de réception. Le retour d'informations sur la distribution, par le biais de moyens informatiques, est une tendance dominante du marché du transport. L'invention a éte réalisée pour s'inscrire dans ce cadre, c'est-à-dire dans un système de suivi informatique des objets lors du dépôt, toutes les informations utiles pour le transport sont transcrites en code à barres, lisibles et enregistrables par des terminaux de distribution portables dont sont équipés les personnels concernés. Actuellement, la gestion du retour d'informations sur la distribution est assurée au moyen de bordereaux en liasse, tel le bordereau pour envoi postal d' objet recommandé qui comprend sur un dos autocollant trois feuillets, respectivement de preuve de dépôt d'avis de passage et de preuve de distribution, plus optionnellement un feuillet supplémentaire d'accusé de réception. Tels qu'ils sont exploités à ce jour, c'est-à-dire de façon essentiellement manuelle, ces bordereaux à liasse présentent un certain nombre d'inconvénients que sont notamment leur prix de revient élevé ; leur multiplicité dans le cadre des applications postales où il existe un bordereau spécifique pour chaque service particulier ; - l'impossibilité d'automatiser leur traitement à l'envoi et au retour des accusés de réception ; le manque de fiabilité au niveau du retour des accusés de réception, l'adresse y étant souvent, du fait de leur positionnement en fond de liasse, incorrectement dupliquée et inexploitable ; et leur fragilité et légèreté les rendant sujets à dégradation ou à perte. inconvénients, dont l'énumération ci-dessus n'est pas exhaustive, plus le fait qu'il aurait fallu repenser ces liasses pour les adapter au traitement informatique précité, ont conduit à une réflexion beaucoup plus radicale en vue de les supprimer pour les remplacer par un produit entièrement nouveau constituant une réponse globale plus satisfaisante, tout en étant particulièrement conçu pour un traitement informatique de suivi d'objets, et compte tenu des possibilités d'évolution de ce traitement informatique. L'invention consiste donc, dans le cadre d'un suivi informatisé d'objets, en un nouveau système de bordereau, destiné à la gestion des informations retour sur la distribution d'objets postaux ou messagerie remis à leur destinataire en échange d' preuve distribution telle que signature, caractérisé en ce il comprend - des bordereaux de distribution pour les agents assurant la distribution, lesquels sont des documents formés d'une feuille unique dont le recto comporte, pour être affectée à un objet, une région subdivisée compartiments, dont une souche destinée à rester ladite feuille et à recevoir par impression les informations concernant ledit objet sous forme de code, et un compartiment détachable à double vocation de rester sur le document en tant que preuve de distribution, ou bien d'en être détachée pour former une étiquette d'avis de passage ; et - des cartons de bon de retrait, lesquels sont personnalisés par apposition dans un cadre réservé à cet effet de ladite étiquette d'avis de passage. Selon une autre caractéristique de l'invention, chacune desdites régions comporte un compartiment supplémentaire à vocation de constituer une seconde étiquette détachable d'avis de réception, un carton d'avis de réception étant également prévu, qui est personnalisé par apposition dans un cadre réservé à cet effet de ladite seconde étiquette. Selon d'autres caractéristiques préférentielles et/ou avantageuses de l'invention - ledit bordereau de distribution comporte une pluralité de régions sous forme de rectangles juxtaposés verticalement - ladite feuille constituant le bordereau de distribution est un complexe adhésif comportant un de support et une pellicule détachable auto-adhésive . - ladite feuille a un format standard en vue faciliter son archivage, de même qu'elle peut comporter sur un de ses côtés des perforations pour sa mise classeur. Ces caractéristiques et avantages de l'invention, ainsi d'autres, apparaîtront plus clairement dans la description suivante, faite en relation avec les dessins oints, dans lesquels la Fig. 1 est une vue en plan d'un bordereau de distribution selon l'invention avant usage, prévu pour l'envoi d'objets postaux suivis et remis contre signature ; les Figs. 2 et 3 sont des vues en plan d'un carton de bon de retrait et d'un carton d'avis de réception, respectivement, prévus pour être utilisés avec le bordereau de distribution de la Fig. 1 ; les Figs. 4, 5 et 6 sont des vues en plan illustrant respectivement à titre d'exemple un même bordereau tel qu'il se présente avant le départ en tournée l'agent distributeur, à son retour tournée, après traitement au retour de tournée ; les Figs. 7 et 8 sont des vues en plan respectivement une étiquette d'avis de passage et étiquette d'avis de réception, qui ont été extraites bordereau des Figs. 4 à 6 pour être collées respectivement sur un carton de bon de retrait et carton d'avis de réception. Le système de bordereau représenté dans les dessins est destiné à être utilisé dans le cadre d'un suivi informatisé d'envois postaux recommandés où ceux- ci sont initialement marqués directement ou par l'intermédiaire d'une étiquette d'un code, s'agissant ici d'un code à barres, qui contient leur identification et toutes les informations utiles à leur acheminement dans les conditions prévues. Au stade de la distribution, les agents disposent d'un terminal portable leur servant à traiter les informations relatives à leur intervention, au moyen du susdit code présent sur les objets et avec le système de bordereau objet de la présente invention. Celui-ci comporte un bordereau de distribution proprement dit, Fig 1, sous la forme d'une feuille 1, dont une particularité est que certaines parties sont détachables pour constituer des étiquettes 12 et 13, lesquelles sont alors destinées à être collées sur des cartons standard bon de retrait 2 et d'avis de réception 3 auxquels elles apportent toutes les informations utiles les envois concernés. Comme le montrent les Figs. 3 et 4, les cartons 2 et 3 sont non personnalisés avant de recevoir leur étiquette dans cadre qui leur est réservé, respectivement 20 30. Le carton de bon de retrait 2 présente sur son recto un second cadre 21 pour recevoir les coordonnées du bureau de poste, et des informations classiques à compléter par l'agent distributeur, dont le motif de non distribution et des indications relatives au retrait. Le recto du carton d'avis de réception 3 présente ici également un second cadre 31 pour recevoir la date de distribution, et de plus un cadre inférieur d'indexation 32 destiné au traitement informatique de réexpédition. Les cartons 2 et 3 sont avantageusement au format des cartes-lettres, et différenciés par leur couleurs qui, en pratique, peuvent être celles de leurs homologues des liasses actuelles, avec réservés en blanc, lesdits cadres 21, 30-32 et autres parties destinées à recevoir informations personnalisées et annotations. A noter outre que le carton d'avis de réception 3 comporte sur un côté une bande auto-adhésive 33 dont il est détachable par déchirement le long d'une ligne de perforations. Considérant à nouveau la Fig. 1 représentant le bordereau de distribution, la feuille 1 qui le constitue est avantageusement d'un format standard (21 et 29,7 cm) et formée dans un complexe adhésif comprenant un dos de support et une pellicule auto- adhésive détachable de celui-ci. Dans le cas présent, celle-ci sera prédécoupée comme illustré par les lignes en trait fort, de manière à permettre sélectivement le retrait étiquettes 12 et 13 précitées, tandis que ses autres parties devront rester sur le dos de support. La feuille 1 est en fait un bordereau de distribution pour une pluralité d'envois, au nombre de quatre dans la forme de réalisation représentée ; et à cet effet, elle présente quatre zones rectangulaires superposees 10, destinées à être affectées chacune à un envoi. partie supérieure du bordereau au-dessus des zones 10 est réservée à des informations utiles pour l'agent distributeur et relatives à sa tournée, tels le numéro d'identification de celle-ci, son nombre total d'objets, le numéro attribué au bordereau et le nombre d'objets auxquels il s'applique. De même, la partie inférieure du bordereau au-dessous des zones 10 comporte des informations, tels des codes de motif non distribution et leur signification. En variante, en vue d'une meilleure adaptabilité face possibilités d'évolution, ces informations peuvent n'être inscrites qu'au stade de l'impression finale bordereau. D'autre part, la feuille 1 comporte sur côté des perforations 15 pour son archivage classeur. Chaque zone 10 est subdivisée en trois compartiments, à savoir un compartiment 11 à fonction de souche destiné à rester sur le document, un compartiment correspondant à l'étiquette 12 à vocation d'avis de passage ou de preuve de distribution, et un compartiment correspondant à l'étiquette 13 à vocation d'accusé de réception. souche 11 est un rectangle allongé dans le haut à gauche de la région 10, et divisé en deux cases dont la plus grande 110 reçoit le code à barres de l'objet correspondant, ainsi qu'éventuellement la transcription en clair de son numéro d'identification. L'autre case 111 comporte la mention imprimée "Motif de non distribution" avec un espace au-dessous pour annotation par 1 agent distributeur du code correspondant au motif de distribution. Cette annotation permet à l'agent distributeur d'effectuer un contrôle de retour de tournée, et d'effectuer une saisie informatique différee en cas de panne de son terminal portable. compartiment 12 à vocation d'avis de passage ou de preuve de distribution occupe le reste de l'espace de la zone 10 au-dessous de la souche 11. Il comporte les mentions "Services associés", "contre paiement" (francs et euros), "Dater et signer lors du retrait" et "Présenté le". Lors de l'impression du bordereau, le compartiment 12 reçoit les informations suivantes issues du code à barres : le numéro d'identification de l'objet, la nature de l'objet, la nature du service associé à l'objet, les nom et adresse du destinataire, et valeur éventuelle du contre remboursement ; et en d'anomalie au niveau du code, elles peuvent alors être inscrites manuellement. Outre ces informations, le compartiment 12 reçoit également la date présentation, l'heure étant inscrite lors de passage par l'agent distributeur. En cours de tournée, si le compartiment 12 est daté et signé par le destinataire, il reste en place sur le bordereau pour constituer une preuve de distribution. I1 peut également rester pour certains des motifs de non distribution, incident d'acheminement par exemple, qui sont alors indiqués dans la souche 11 associée. Sinon, il est détaché en tant qu'étiquette à coller non signée sur un carton 2 comme l'illustrent Figs. 2 et 7, le carton étant ensuite déposé dans boite aux lettre en tant que bon de retrait. Le compartiment 13 à vocation d'avis de réception occupe tout l'espace de la zone 10 à droite de la souche 11 et du compartiment 12. Sur le document vierge, le compartiment 13 est vide d'inscriptions, hormis des lignes définissant trois cases 130, , Les informations qu'il contient lorsqu'il utilisé sont le code à barres de l'objet et la transcription de son numéro d'identification en clair dans la case 130 ; l'adresse du destinataire de 'envoi d'origine barrée en diagonale dans la case 1 ; la date de présentation, une référence client, le libellé "Dater et signer" et l'adresse du destinataire de l'accusé de réception dans la case 132. Lorsqu'il est utilisé, le compartiment est décollé du bordereau en tant qu'étiquette à coller sur un carton d'avis de réception 3, comme l'illustrent les Fig. 3 et . S'il a été préalablement daté et signé, le carton ensuite réexpédié. Sinon, le carton est collé par bande 33 sur l'objet correspondant resté non distribué. Les compartiments 12 et 13 sont d'autre part avantageusement différenciés par une couleur, avec de préférence réservation en blanc des espaces destinés à recevoir des annotations de l'agent distributeur du destinataire. Les Figs. 4 à 6 illustrent un exemple d'utilisation du bordereau de distribution de la Fig. 1. A la Fig. 4, il apparaît tel qu'il sort après impression, suite à une saisie au moyen d'un terminal portable des codes de l'ensemble des envois appartenant à une même tournée. Il correspond à un objet suivi dit "dilipack" en deuxième position, et trois objets recommandés dont ceux en première et quatrième position sont avec accusé de réception, le compartiment 13 étant donc resté exempt d'impression pour les deuxième et troisième. Bien entendu, au cours de sa tournée, en plus des annotations qu'il inscrit sur le bordereau, l'agent de distribution procède avec son terminal portable à 1 enregistrement en temps réel de la distribution ets, ou de leur non distribution en précisant motif. Le même bordereau au retour de tournée, Fig. 5, ses étiquettes d'avis de passage 12 manquantes pour les premier et troisième objets, indiquant donc qu'elles ont été collées sur un carton 2 pour constituer un bon retrait, et que les objets n'ont pas été distribués. deux autres objets ont été distribués, et le compartiment 12 de preuve de distribution comporte normalement la signature datée du destinataire, de même que le compartiment 13 pour le quatrième objet. Enfin, la Fig. 6 présente le bordereau de distribution prêt pour son archivage, après que étiquettes d'avis de réception 13 pour les premier quatrième objets ont été retirées pour apposition des cartons d'avis de réception 3, dont l'un est ensuite collé sur le premier objet resté non distribue, tandis que l'autre correspondant au quatrième objet réexpédié. En retour de tournée, l'agent distributeur pourra donc vérifier, au moyen de son terminal portable, 1 état de sa distribution en fonction des objets restent et des annotations portées sur bordereaux de distribution, suite à quoi ceux-ci seront envoyés à un centre d'archivage et de saisie dans base de données où viendront les compléter en différé les retours d'informations relatives aux cartons de de retrait émis : laquelle base de données permettra des temps de recherche considérablement diminués comparaison de ce qu'ils sont actuellement, et permettra également, du fait de saisir et mémoriser des images du bordereau et des bons de retrait, de restituer une preuve de distribution signée sous forme electronique. Outre ces avantages et ceux déjà mentionnés, dont fiabilité de suivi nettement accrue, il apparaîtra maintenant que l'invention se situe nettement à la hauteur des objectifs visés, en apportant, entre autres : une nette réduction de consommable (sachant notamment qu'un bordereau de distribution remplacera douze feuillets de liasse), et donc une nette réduction de coût matière à laquelle s'ajoutera également une réduction des coûts de préparation ; des possibilités accrues pour la mécanisation en cours d'acheminement des objets et des accusés de réception des améliorations dans le travail de distribution, telles l'organisation informatisée du bordereau selon l'ordre de tournée, l'harmonisation des procédures puisque même bordereau sera commun à une gamme très large types d'objets, et une diminution de poids sensible , ainsi qu'une souplesse d'évolution très grande pour répondre à de nouveaux besoins et de nouvelles demandes. REVENDICATIONS 1) Système de bordereau, destiné dans le cadre d'un suivi informatisé d'objets à la gestion informations de retour sur la distribution d'obj postaux ou de messagerie remis à leur destinataire échange d'une preuve de distribution telle que signature, caractérisé en ce qu'il comprend - bordereaux de distribution pour les agents assurant distribution, lesquels sont des documents formés d' feuille unique (1) dont le recto comporte, pour être affectée à un objet, une région subdivisée en compartiments, dont une souche destinée à rester sur ladite feuille et à recevoir par impression les informations concernant ledit objet sous forme de code, et un compartiment (12) détachable à double vocation de rester sur le document en tant que preuve distribution, ou bien d'en être détachée pour former étiquette d'avis de passage ; et - des cartons de bon de retrait (2), lesquels sont personnalisés par apposition dans un cadre (20) réservé à cet effet de ladite étiquette d'avis de passage (12). 2) Système de bordereau selon la revendication 1, caractérisé en ce que chacune desdites régions (10) comporte un compartiment supplémentaire (13) à vocation de constituer une seconde étiquette détachable d'avis de réception, un carton d'avis de réception (3) étant également prévu, qui est personnalisé par apposition dans un cadre (30) réservé à cet effet de ladite seconde étiquette. 3) Système de bordereau selon la revendication 1 ou 2, caractérisé en ce que ledit bordereau de distribution (1) comporte une pluralité de régions (10) sous forme de rectangles juxtaposés verticalement. 4) Système de bordereau selon 'une des revendications 1 à 3, caractérisé en ce ladite feuille (1) constituant le bordereau de distribution un complexe adhésif comportant un dos de support et pellicule détachable auto-adhésive. 5) Système de bordereau selon 'une des revendications 1 à 4, caractérisé en ce ladite feuille (1) a un format standard en vue de faciliter son archivage. 6) Système de bordereau selon 'une des revendications 1 à 5, caractérisé en ce ladite feuille (1) comporte sur un de ses côtés des perforations (15) pour sa mise en classeur.