Brevet FR2783619A1 — publié le 20000324

La présente invention concerne un système de pré- paration et de réalisation de documents pour annoncer un évé- nement à très court terme tels que des faire-part de décès. Actuellement, pour la réalisation de documents d'annonces pour des événements à très court terme tels que des faire-part de décès on est très limité dans les possibi- lités de conception et de réalisation ce qui réduit fortement la personnalisation du document et la possibilité d'y inclure des éléments autres que les informations sous forme alphanu- mérique relatives à une personne (nom, prénoms, adresse, date et lieu d'un événement ou d'une cérémonie). L'une des raisons de ces possibilités très limi- tées est le temps très court dont on dispose pour fabriquer le document. De plus, dans tout document imprimé, le contrôle du résultat et surtout la vérification des informations con- tenues dans le document constituent des opérations incontour- nables. Pour cette raison, les modifications ou éléments de personnalisation que le client peut apporter se limitent sim- plement au remplissage des blancs dans un document déjà exis- tant (ces informations sont celles déjà indiquées ci-dessus, c'est-à- dire les nom, prénoms, adresse, âge, profession du défunt ou l'heure et le lieu de la cérémonie). La présente invention a pour but de développer un système permettant de personnaliser et de diversifier d'une manière quasi illimitée un document d'annonce d'événement à très court terme tel qu'un faire-part de décès. A cet effet, l'invention concerne un système de préparation et de réalisation du type défini ci-dessus, ca- ractérisé en ce qu'il comprend: - un serveur relié à un ensemble d'agences consultées par les clients, - une bibliothèque de modèles de documents et d'images, - un ensemble de fabrication pour l'impression et le façon- nage des produits, - un ensemble d'expédition pour vérifier la fabrication, pré- parer les produits à expédier et les expédier, - une gestion des commandes pour un suivi de l'identification des produits entre la conception et l'expédition. Le système selon l'invention permet à un client de sélectionner d'abord les différents éléments constituant son document dans une bibliothèque de modèles. Ces modèles représentent la totalité du document ou chaque fois une par- tie de celui-ci. Ces éléments sont alors combinés aux infor- mations personnalisées fournies par le client telles que les nom, prénoms, adresse, âge, qualité du défunt, des photogra- phies ou autres documents qu'il est possible de numériser pour les intégrer dans le document d'annonce.10 Lorsque la conception du document est terminée sur écran, le client reçoit immédiatement un tirage sur pa- pier du document pour lui permettre de vérifier que ce qu'il a conçu se trouve bien sur le document imprimé sur papier. Après cette vérification, le client donne le bon à tirer. Ainsi, la conception et l'établissement du projet avec son tirage sur papier et la vérification peuvent se faire au cours d'une seule séance, directement au niveau de l'agence, sans échange d'informations et de courrier entre l'agence et un imprimeur ni avec le client. Cela constitue une garantie de bonne exécution du document. Ce document personnalisé est identifié par un code associé au client de façon que ce code suive le document dans toutes les étapes de fabrication et d'expédition garantissant l'acheminement du bon document chez le client. Les échanges d'informations se faisant par l'intermédiaire d'un réseau in- formatique, ils sont quasi immédiats de sorte que le délai le plus important dans ce système de préparation et de réalisa- tion de documents d'annonces est finalement celui de l'acheminement matériel des documents au client. La présente invention sera décrite ci-après de manière plus détaillée à l'aide d'un exemple de système de préparation et de réalisation de documents d'annonces repré- senté dans l'unique figure annexée. Selon la figure, le système de préparation et de réalisation de documents d'annonces d'événements à très court terme concerne principalement la fabrication de faire-part de décès puisque de tels documents sont soumis à des contraintes de temps très court. Mais ces documents ne sont pas les seuls soumis à de tels impératifs. L'invention permet de manière générale de réaliser, dans des conditions de conception très libres toutes sortes de documents dont il faut disposer à très court terme, tels que des convocations à des réunions, des invitations à des événements surprises, etc. Le système se compose d'un serveur (S) communi- quant avec des agences (Ai, Ai, An) accessibles aux clients. Le système comprend également une bibliothèque de modèles de documents et d'images (BMI). Cette bibliothèque est soit as- sociée au serveur (S) soit délocalisée dans les agences (Ai). Elle peut également être partagée entre le serveur (S) et les agences (Ai). Le système comprend également un ensemble de fa- brication (F) pour l'impression (FI) et le façonnage (FF) des documents ainsi qu'un ensemble d'expédition (E) dans lequel les documents fabriqués sont vérifiés (EV), préparés pour l'expédition (EP) et emballés (EE). Cet ensemble d'expédition (E) transmet les documents emballés et identifiés aux clients (C) et le système est contrôlé par un gestionnaire de comman- des (GC) qui suit la fabrication et l'expédition des pro- duits. De manière plus détaillée, l'agence (Ai), qui peut être une société ou un organisme indépendant du serveur (S) mais communiquant avec celui-ci, dispose soit directement dans l'agence, soit par l'intermédiaire du serveur (S), de la bibliothèque de modèles et d'images (BMI) qui peuvent être des modèles exclusifs à l'agence (Ai) ou des modèles géné- raux. Cette bibliothèque contient également des images, des monogrammes, des formules de rédaction avec leur traduction dans différentes langues. A l'agence (Ai), le client fournit les informations (IC) qu'il faut intégrer dans le document à concevoir. Dans le cas d'un faire-part de décès, ces informa- tions (IC) fournies sont des éléments spécifiques au défunt et à la cérémonie. Ces informations sont saisies directement au niveau de l'agence, soit sous forme de textes alphanuméri- ques, soit sous forme d'images qui seront numérisées pour être incluses dans le modèle de document en cours de concep- tion. A la fin de cette préparation, l'agence (Ai) fournit directement au client une copie imprimée du modèle conçu (CIM). Ce document correspond exactement à ce qui sera réalisé. Le client peut ainsi corriger, s'il y a lieu, le do- cument ou le modifier. Lorsque le modèle définitif est éta- bli, celui- ci reçoit le bon à tirer et les informations définissant le document (ID) sont transmises à l'ensemble de fabrication (F) pour être imprimées. Il est à remarquer que pour des raisons de rapi- dité et de coûts informatiques, les modèles et les images disponibles à l'agence sont en basse définition mais dans l'ensemble de fabrication (F), toutes les informations pour l'impression existent en haute définition et sont ainsi uti- lisées. Les informations de document (ID) (fichier) transmises à l'ensemble de fabrication (F) comprennent, outre les informations relatives au document à réaliser, également des informations concernant la nature et la qualité du sup- port d'impression, le format, la nature du façonnage, la quantité, et le code d'identification du client, c'est-à-dire son nom et son adresse ainsi que les informations relatives au produit accompagnant (enveloppe, autocollant, étiquette) L'ensemble de fabrication (F) comprend un poste d'impression (FI), de préférence une presse offset numérique travaillant avec un serveur de traitement d'images en haute définition. Le façonnage (FF) des produits imprimés consiste à massicoter les produits s'il s'agit de modèles simples ou à découper les modèles dans le cas de formes complexes. Cette découpe est réalisée de préférence par une découpeuse laser dans le poste de façonnage (FF). Les produits ainsi réalisés passent à l'ensemble d'expédition (E). Ils sont alors vérifiés (EV) pour s'assurer de la concordance avec les instructions contenues dans le fi- chier (ID). Puis la commande est préparée (EP) et emballée (EE) pour être expédiée. Le suivi des opérations de fabrica- tion, d'expédition et la réception chez le client est assuré par une gestion de commande (GC) qui assure le suivi de la livraison et le contrôle des délais, ces différentes opéra- tions se faisant en utilisant le code barre attribué à la commande. Ce code barre attribué à la commande et contenu dans le fichier (ID) suit le produit tout au long de sa fa- brication, de son emballage et de son expédition pour assurer le maximum de sécurité au flux de fabrication. Enfin, et de manière parallèle, un fichier comp- table est généré pour la facturation, la gestion financière et la comptabilité analytique. R E V E N D I C AT I O N S 1') Système de préparation et de réalisation de documents pour annoncer un événement à très court terme tels que des faire-part de décès caractérisé en ce qu'il comprend: - un serveur (S) relié à un ensemble d'agences (Al...Ai) con- sultées par les clients (C), - une bibliothèque de modèles de documents et d'images, - un ensemble de fabrication pour l'impression et le façon- nage des produits, - un ensemble d'expédition pour vérifier la fabrication, pré- parer les produits à expédier et les expédier, -une gestion des commandes pour un suivi de l'identification des produits entre la conception et l'expédition. 2 ) Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que la bibliothèque est localisée chez le serveur (S). 3 ) Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que la bibliothèque est localisée en partie dans les agences (Ai) et en partie chez le serveur (S).