Brevet FR2762113A1 — publié le 19981016

-1- PROCEDE DE TRANSMISSION D'INFORMATIONS UTILISANT UN CODAGE MATRICIEL DE DONNEES. La présente invention concerne un procédé de transmission de documents entre un émetteur et une multiplicité de destinataires. Elle s'applique notamment, mais non exclusivement, à l'automatisation de l'émission d'un ou plusieurs documents vers une multiplicité de destinataires, et du traitement des réponses retournées par les destinataires. Ces opérations sont effectuées par exemple pour réaliser des enquêtes ou des sondages, notamment pour établir le profil d'une clientèle. A l'heure actuelle, ces opérations sont effectuées par courrier. Cependant, d'autres moyens de transmission, comme la télécopie ou les systèmes de messagerie électronique, commencent à être utilisés. Il s'avère que le traitement de documents imprimés transmis par courrier ou télécopie peut difficilement être automatisé à l'aide de moyens mécaniques et informatiques. En effet, pour être automatisé, ce traitement implique une saisie automatique des informations figurant sur les documents imprimés. -2- Il existe des systèmes de reconnaissance de caractères imprimés. Toutefois, ces systèmes ne garantissent pas une reconnaissance à 100% des caractères lus, et requièrent une intervention manuelle lorsqu'un caractère non reconnu est détecté. Ils ne peuvent donc pas être utilisés pour traiter de manière automatique des volumes importants de courrier. La présente invention a pour but de supprimer ces inconvénients. A cet effet, elle propose un procédé pour la transmission de documents entre un système de traitement de données et une pluralité de destinataires, ces documents comportant au moins une partie que chaque destinataire doit renvoyer dans sa réponse au système, le système comprenant un calculateur couplé à une base de données regroupant des données d'identification et d'adressage des destinataires. Selon l'invention, ce procédé est caractérisé en ce qu'il comprend les étapes suivantes: - pour chaque destinataire, la constitution d'une séquence d'informations d'identification comprenant des données d'identification du destinataire et de chaque document à envoyer à celuici, - le codage des séquences d'informations d'identification respectivement sous la forme de matrices de points, dont le nombre et la position dans chaque matrice indiquent la valeur et la position dans la séquence de chaque unité d'information composant la séquence d'informations d'identification, - la mise en forme et la personnalisation des documents à chaque destinataire, comprenant l'insertion de la matrice d'identification du destinataire et du document dans la partie du document à renvoyer par le destinataire, - l'émission par le système des documents personnalisés vers les destinataires correspondants, - la réception par le système des documents retournés par les destinataires, - la lecture et le décodage des matrices d'identification figurant sur les documents reçus, et le traitement de ces derniers en association avec les données d'identification lues et décodées. -3- Le fait d'utiliser un codage matriciel d'informations d'identification permet d'une part de coder un nombre relativement important d'informations sur une surface réduite. Ainsi, cette technique de codage permet par exemple de coder une cinquantaine de codes ASCII sur une surface de 3 x 3 mm. D'autre part, les informations à coder peuvent être préalablement dupliquées et associées à des sommes de contrôle, par exemple de type CRC (Cyclic Redundancy Check), ce qui permet au moment du décodage de corriger les erreurs de lecture éventuelles et donc de retrouver avec un niveau de sécurité élevé les informations d'identification qui ont été codées. En outre, les informations qui peuvent être codées par cette méthode peuvent aussi bien être des informations binaires que des caractères imprimables. Le traitement des documents retournés par les destinataires peut consister à lire les informations qu'ils ont fournies. Ces informations peuvent se présenter sous la forme d'un questionnaire qu'ils ont reçu et rempli, ce questionnaire comportant des cases à cocher qui peuvent être lues facilement de manière automatique sans risque d'erreur. Ces informations peuvent également se présenter sous la forme d'un coupon- réponse que le destinataire a par exemple choisi parmi plusieurs coupons- réponses figurant dans le document envoyé. Dans ce cas, une matrice d'identification est associée à chaque coupon-réponse, cette matrice comportant des informations d'identification du destinataire et des informations d'identification du coupon. Un mode de réalisation du dispositif selon l'invention sera décrit ciaprès, à titre d'exemple non limitatif, avec référence aux dessins annexés dans lesquels La figure 1 représente schématiquement une installation permettant la mise en oeuvre du procédé selon l'invention; La figure 2 représente sous la forme d'un schéma-bloc, une application du procédé selon l'invention. Sur la figure 1, l'installation permettant de mettre en oeuvre le procédé selon l'invention comprend un calculateur 30 comportant une mémoire de masse dans laquelle sont stockés des documents à envoyer vers un ensemble de personnes destinataires, ainsi que des informations concernant ces personnes rassemblées -4- dans une base de données, ces informations comportant notamment des données d'identification et d'adressage de ces personnes. Le calculateur est connecté à un écran de visualisation 31, une imprimante 33, un modem 39 pour émettre des documents sous la forme de fichiers ou de télécopies, et des moyens de saisie optique 28, 29, tels qu'un scanner ou une caméra vidéo. L'un de ces moyens de saisie peut être spécifiquement conçu pour localiser et mémoriser les codes matriciels pouvant figurer sur ces documents. A cet effet, il pourra être muni d'une optique grossissante. Alternativement, on peut utiliser un seul dispositif de saisie optique qui produit simplement une image par page de document. Par ailleurs, l'imprimante 31 est couplée à un convoyeur 34, par exemple de type à bande, permettant de transporter les documents qu'elle a imprimés vers un poste de pliage 35 de documents, puis vers un poste 36 de mise sous enveloppe des documents pliés, et enfin vers un poste d'affranchissement 37 des enveloppes. Les enveloppes 38 ainsi remplies et affranchies étant alors prêtes pour être envoyées par la poste. Les moyens de saisie optique 28, 29 sont alimentés par un second convoyeur 32 sur lequel sont disposés les documents imprimés 26 à lire, et peuvent être conçus pour lire le recto et le verso des documents. On peut prévoir alternativement que les documents passent deux fois en regard des moyens de saisie optique, et traversent un poste de retournement entre ces deux passages. Les documents imprimés 26 sont amenés sur le convoyeur 32, par exemple par un troisième convoyeur 23 qui reçoit les documents sous enveloppe 21 envoyés par les destinataires, et les amène successivement à un poste d'ouverture 24 des enveloppes, et à un poste d'extraction 25 o ils sont extraits des enveloppes et dépliés avant d'être placés sur le convoyeur 32. Les documents imprimés 26 peuvent aussi provenir d'un télécopieur 27. Dans ce cas, ils sont directement placés sur le convoyeur 32. La figure 2 représente le procédé mis en oeuvre par l'installation représentée sur la figure 1, et en particulier, les différentes opérations exécutées par le calculateur 30. Ce procédé comprend tout d'abord une étape d'extraction 4 par le calculateur 30 des données nécessaires à l'émission de documents, par exemple un questionnaire, vers les destinataires identifiés dans la base de données 1, les -5- données extraites étant rangées dans une base de données 6 spécifique des documents à envoyer, ces données comportant au moins des données d'identification et d'adressage du destinataire. La base de données 6 est par ailleurs enrichie à l'étape 3 en associant à chaque destinataire, des informations d'identification de chaque document à lui envoyer, et éventuellement, chaque coupon-réponse figurant dans chacun de ces documents, ces informations d'identification étant constituées, par exemple, par un code de référence de ces documents ou des coupons-réponses. Le procédé selon l'invention comprend en outre une étape de codage 8 des informations d'identification de chaque destinataire en association avec les données d'identification des documents qui leur sont destinés, cette étape étant précédée par une étape de paramétrage 7 du codage. On utilise une méthode de codage d'informations, qui consiste à représenter chaque unité d'information, par exemple chaque octet, d'une séquence d'informations, sous la forme de points répartis dans une matrice de plusieurs lignes et plusieurs colonnes, le nombre et la position de ces points permettant de reconstituer la séquence d'informations codées. Les codages de ce type autorisent des redondances et peuvent intégrer des sommes de contrôle, ce qui permet d'obtenir une grande sécurité dans la transmission d'informations sous cette forme. L'étape de paramétrage 7 consiste à introduire dans le calculateur 30 tous les paramètres définissant le type de codage utilisé. Ces paramètres comprennent par exemple, des taux de sécurité et de redondance, la taille d'un point de la matrice, les proportions de la matrice (rapport largeur / longueur). Ces paramètres peuvent aussi comprendre la taille de la matrice (nombre de lignes et nombre de colonnes), si l'on souhaite que la surface occupée par la matrice soit indépendante du nombre d'unités d'information (octets) dans la séquence à coder. On peut également prévoir de sélectionner le principe de codage à utiliser, c'est- à-dire, le type d'algorithme fournissant la position des points dans la matrice en fonction de la valeur et de la position de chaque octet dans la séquence à coder. Avantageusement, les données codées sont celles que l'on aura besoin de lire pour traiter les réponses des destinataires. Ainsi, ces données comprennent les données d'identification du destinataire, par exemple son nom et son adresse, et le code de référence du document, ou du coupon-réponse lorsque le document en comporte plusieurs. -6- Les codes matriciels générés à l'étape de codage 8 sont introduits à l'étape 9 dans la base de données 6 en association avec les destinataires correspondants. Vient ensuite une étape de mise en forme 10 de documents qui consiste à créer au moins un document personnalisé 5 pour chaque destinataire, à partir des données stockées dans la base de données 6, ce document comprenant les informations d'identification et d'adressage du destinataire, ainsi que le ou les codes matriciels correspondants au destinataire et au document, obtenus à l'étape de codage 8. Ces documents personnalisés sont ensuite transmis vers leurs destinataires respectifs à l'étape 11. Tous les moyens de transmission connus sont utilisables. Ainsi, comme précédemment mentionné, les documents 5 peuvent être envoyés à leurs destinataires par la poste, par télécopie, ou encore par un système de messagerie électronique. On peut également prévoir de sélectionner l'un de ces moyens de transmission en fonction des adresses disponibles du destinataire (adresse postale, numéro de télécopie, adresse de courrier électronique,...), mémorisées dans la base de données 6. Dans le cas o ces documents doivent être envoyés par la poste, ils sont tout d'abord imprimés grâce à l'imprimante 33, puis pliés et introduits dans des enveloppes, de manière automatique comme représenté sur la figure 1. Le calculateur 30 peut également transmettre directement ces documents en utilisant le modem 39. Les documents retournés par les destinataires sont également traités de manière automatique comme représenté sur la figure 1. A l'étape 12, ils sont reçus par les différents moyens de transmission disponibles (poste, télécopieur 27, modem 39). Comme précédemment mentionné, les documents imprimés qui sont reçus sont saisis optiquement, les codes matriciels figurant sur ces documents étant lus de manière séparée ou non. Par ailleurs, les documents transmis par messagerie électronique arrivent sous la forme de fichiers informatiques incorporant les codes matriciels mémorisés dans des fichiers graphiques. Les images transmises par les moyens de saisie optique 28, 29 sont introduites dans le calculateur 30 pour être traitées et décodées à l'étape 13. -7- Ce traitement consiste, le cas échéant, à localiser les emplacements o se trouvent les codes matriciels qui ont été introduits lors de l'étape de mise en forme 10 des documents 5, et à décoder ces matrices pour reconstruire les informations à l'origine du codage. Il est à noter que, dans le cas des documents transmis par messagerie électronique, seul un décodage des codes matriciels est nécessaire, puisque ceux- ci sont déjà localisés dans des fichiers graphiques renvoyés par le destinataire. Ce traitement peut avantageusement être complété par l'identification de cases cochées par le destinataire, si la partie du document retournée comporte un questionnaire en association avec des cases à cocher. A l'étape 14 suivante, toutes les informations qui sont ainsi reçues et décodées viennent enrichir la base de données 6. Bien entendu, les documents qui n'ont pas pu être émis à l'étape 1l 1 o qui ne sont pas parvenus à leurs destinataires sont traités d'une manière analogue après avoir été triés des autres documents reçus, de manière à compléter et mettre à jour les informations contenues dans la base de données 6. Ceci se produit par exemple lorsque l'adresse du destinataire utilisée n'est pas correcte. A cet effet, lorsque le document est émis par courrier postal, on peut prévoir d'utiliser des enveloppes à fenêtre, et d'imprimer le nom et l'adresse du destinataire, ainsi que le code matriciel d'identification sur le document à une position telle que ces informations soient visibles par la fenêtre lorsque le document est mis sous enveloppe. De cette manière, le courrier non distribué qui est retourné par la poste peut être traité sans ouvrir l'enveloppe. Le calculateur met alors à jour la base de données 6, en indiquant pour tous les destinataires qui n'ont pas reçu un certain document portant une certaine référence, que celui-ci n'a pas été reçu, et que l'adresse utilisée n'est pas correcte. Le calculateur 30 peut alors utiliser un autre moyen de communication, si l'adresse ou le numéro correspondant est disponible dans la base de données 6, pour effectuer une autre tentative de transmission du document vers le destinataire en question. Ainsi, à l'issue de l'étape 14, la base de données 6 comporte un enregistrement par destinataire comprenant: -8- - les données d'identification et d'adressage du destinataire, - les codes de référence des documents envoyés à ce destinataire, - les codes matriciels correspondants générés à l'étape 8, et - les informations retournées dans les réponses éventuelles, et - l'indication des erreurs d'adressage éventuelles. Les informations concernant chaque destinataire enregistrées dans la base de donnée 6 sont ainsi enrichies et mises à jour automatiquement à l'aide des réponses reçues. -9- REVENDICATIONS 1. Procédé pour la transmission de documents entre un système de traitement de données et une pluralité de destinataires, ces documents comportant au moins une partie que chaque destinataire doit renvoyer dans sa réponse au système, le système comprenant un calculateur couplé à une base de données regroupant des données d'identification et d'adressage des destinataires, caractérisé en ce qu'il comprend les étapes suivantes: pour chaque destinataire, la constitution d'une séquence d'informations d'identification comprenant des données d'identification du destinataire et de chaque document à envoyer à celui- ci, - le codage des séquences d'informations d'identification respectivement sous la forme de matrices de points, dont le nombre et la position dans chaque matrice indiquent la valeur et la position dans la séquence de chaque unité d'information composant la séquence d'informations d'identification, - la mise en forme et la personnalisation des documents à chaque destinataire, comprenant l'insertion de la matrice d'identification du destinataire et du document dans la partie du document à renvoyer par le destinataire, - l'émission par le système des documents personnalisés vers les destinataires correspondants, - la réception par le système des documents retournés par les destinataires, - la lecture et le décodage des matrices d'identification figurant sur les documents reçus, et le traitement de ces derniers en association avec les données d'identification lues et décodées. 2. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que les séquences d'informations d'identification à coder contiennent les informations d'identification dupliquées et associées à au moins une somme de contrôle. 3. Procédé selon la revendication 1 ou 2, caractérisé en ce que le traitement des documents reçus comprend la lecture et le stockage des informations figurant dans ces documents en association avec les données d'identification lues et décodées. 4. Procédé selon l'une des revendications précédentes, - 10- caractérisé en ce que les documents retournés par les destinataires comprennent des cases à cocher, et en ce que le procédé comprend en outre l'identification des cases cochées et non cochées par le destinataire. 5. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que le document envoyé aux destinataires comprend plusieurs coupons-réponses, chaque coupon comprenant une matrice de codage des informations d'identification du destinataire et du coupon. 6. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce que les documents sont transmis par courrier postal entre le système et les destinataires. 7. Procédé selon l'une des revendications 1 à 5, caractérisé en ce que les documents sont transmis par télécopie entre le système et les destinataires. 8. Procédé selon l'une des revendications 1 à 5, caractérisé en ce que les documents sont transmis par messagerie électronique entre le système et les destinataires. 9. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il comprend en outre une étape de paramétrage du codage matriciel, comportant l'introduction du type de codage matriciel à utiliser, d'un taux de sécurité et de redondance, de la taille des points de la matrice, des proportions de la matrice, et éventuellement, de la taille de la matrice. 10. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il comprend en outre, la mise à jour de la base de données avec les informations retournées par les destinataires, et en indiquant le cas échéant, les destinataires qui n'ont pas pu recevoir un document parce que l'adresse qui a été utilisée est erronée. 11. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé en ce qu'il comprend en outre, la réémission des documents personnalisés vers les destinataires dont l'adresse qui a été utilisée pour la première émission est incorrecte, en utilisant un autre moyen de transmission, lorsque l'adresse correspondant à ce moyen est disponible.