Brevet FR2705808A1 — publié le 19941202

SYSTEME DE TRAITEMENT DE PIECES COMPTABLES La présente invention concerne un procédé de traitement des pièces comptables à partir desquelles est établie la comptabilité générale d'une entreprise et système permettant un tel traitement, soit en réseau local sur un même site, soit sur un site délocalisé par rapport à l'entreprise ou son cabinet d'expertise comptable par exemple. I1 convient d'abord de rappeler les étapes principales du processus légal de tenue de la comptabilité dans les entreprises On sait bien que toute entreprise dans son fonctionnement économique est appelée à émettre ou recevoir un grand nombre de pièces comptables telles que factures, chèques, traites, bordereaux de remise à l'encaissement, etc ... et ce, à l'occasion de ses achats, ventes, paiements ou encaissements ; ces pièces seront par la suite dénommées "pièces brutes". La première mission du service comptable en charge de la comptabilité de l'entreprise est l'enregistrement chronologique de toutes les opérations économiques et ce, à partir des "pièces brutes" définies ci-avant. Tous ces enregistrements sont effectués dans un document unique appelé "journa"l ; chaque enregistrement formant le journal précise en outre, le compte concerné, le montant de l'opération et le sens de l'opération. Les comptes ouverts à cet effet sont listés selon une nomenclature officielle appelée en France plan comptable ; on observera que la mission générale de la comptabilité de l'entreprise consiste à débiter ou à créditer chacun de ces comptes, sachant que les montants débités sont toujours égaux aux montants crédités. L'ensemble de ces opérations est naturellement effectué au jour le jour et s'il est incontestablement représentatif du rythme économique de l'entreprise, l'ordre d'enregistrement serait à l'inverse peu pratique dans tous les cas ou l'on souhaite utiliser l'information en terme de gestion : connaître, par exemple, le montant des frais ou des produits de telle ou telle nature, etc ... Ceci a conduit la comptabilité générale à reclasser les éléments contenus dans le "journal", par comptes de charges et de produits, complétés des comptes de position tels que, par exemple, les comptes de fournisseurs, clients ou banque ; l'ensemble de ces comptes constitue d'ailleurs le "grand livre". Pour permettre un contrôle et surtout la synthèse du "grand livre", il est régulièrement dressé une "balance", celle-ci représentant la liste de tous les comptes avec leur solde. Le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs. En fin d'exercice, l'entreprise dresse un inventaire complet de ses activités grâce auquel on peut alors établir le "bilan" et le "compte de résultats" donnant une photographie économique de l'entreprise à ce moment, ainsi que le résumé de l'ensemble des produits et des charges qu'a supporté la même entreprise pour une période donnée. Enfin, on notera que l'entreprise doit généralement tenir à jour un certain nombre de registres légaux à des fins de contrôles administratifs et fiscaux. Jusqu'à aujourd'hui, la comptabilité générale d'une entreprise est en principe assurée par un cabinet d'expertise comptable qui procède généralement de la manière suivante - Rassemblement de toutes les pièces comptables, ou pièces brutes, de l'entreprise en vue de leur traitement ; ce traitement pouvant mobiliser lesdites pièces entre quelques jours et quelques semaines. - Enregistrement des pièces comptables brutes dans le "journal" selon des méthodes bien connues en comptabilité, à savoir saisie directe des éléments sur l'ordinateur de traitement, ou enregistrement sur support annexe dit bordereaux de saisie, ces bordereaux faisant ultérieurement l'objet d'une saisie comme précédemment. - Edition par l'ordinateur du "journal", du "grand livre" et de la "balance" ; ces documents constituent les supports permettant l'analyse indispensable des comptes afin d'en vérifier qu'ils ont été convenablement tenus et arrêtés. Bien entendu, dans la mission de l'expert comptable entrent quantité de travaux annexes, tels que le "lettrage de comptes" permettant un rapprochement entre la facture et son règlement, ou encore un certain nombre de corrections d'imputations, voire le contrôle d'exactitude de certains comptes. Enfin, il reste des travaux, tels que la révision comptable des comptes une fois par an ; cette révision permet une analyse approfondie en effectuant des rapprochements entre les opérations- enregistrées et les pièces comptables brutes ; il est ensuite produit un projet de bilan et un compte de résultat souvent effectué par un collaborateur qui n'est d'ailleurs pas l'expert comptable lui-même, lequel se réservera, au contraire, la supervision des travaux dudit collaborateur afin d'arrêter le résultat définitif avec le chef de l'entreprise considérée. D'autres documents sont réalisés à partir des données acquises, saisies, traitées par le comptable donnant lieu à un dossier permanent contenant les informations nécessaires durant au moins deux années. Enfin un archivage est organisé pour permettre de conserver la mémoire comptable de l'entreprise. Ainsi qu'elle vient d'être décrite, la comptabilité d'une entreprise présente pour les professionnels tels que les experts comptables les inconvénients suivants - il est, pour des raisons bien compréhensibles de gestion quotidienne de l'entreprise, rare que les pièces comptables brutes fournies par l'entreprise puissent séjourner suffisamment longtemps à l'intérieur du cabinet de l'expert comptable ; dans ces circonstances, il devient vite difficile, lors de révision comptable ultérieure d'obtenir des allées et venues de telle ou telle pièce qui, sortie du classement de l'entreprise risque il est vrai d'être égarée ou endommagée. - L'entreprise qui récupère l'ensemble des pièces comptables brutes après communication au cabinet d'expertise comptable subtilise audit cabinet toutes preuves pour ce dernier en cas de problèmes ultérieurs touchant à la communication desdites pièces. Ceci met en jeu bien entendu, des mécanismes de responsabilité civile, fiscale, professionnelle voire même pénale. - Dans la mesure où les pièces comptables brutes doivent être généralement restituées rapidement à l'entreprise, il n'est alors plus possible pour l'expert comptable d'y avoir accès à l'occasion notamment des travaux de supervision intervenant comme on l'a vu assez tard dans le processus de suivi de la comptabilité ; ceci est d'ailleurs tout à fait vrai pour le collaborateur chargé de la tenue des dossiers lorsque celui-ci aura en pratique à se référer à telle ou telle pièce pour contrôler son travail habituel, c'est à dire identifier un règlement ou l'imputer convenablement. - On sait bien également, que la plupart des entreprises fournissent à leur cabinet d'expertise comptable des pièces comptables brutes en vrac, laissant audit cabinet le soin de classer les pièces, ce qui nécessite de la part du collaborateur en charge de cette tache d'imputation et de saisie, d'être surqualifié en raison de l'importance de tels travaux ; en outre, cela suppose que le traitement de ces pièces comptables brutes soit effectué de façon relativement proche de l'entreprise compte tenu des inévitables aller et retour entre le cabinet et l'entreprise. - I1 est enfin un inconvénient important dans les discussions souhaitables entre l'entreprise et son comptable, de pouvoir le cas échéant se référer à une pièce comptable brute pour discuter de l'évolution de sa comptabilité, notamment au moment de l'arrêté du bilan. - Il y a enfin, sauf à pratiquer de fort nombreuses photocopies, une déconnexion des tirages comptables notamment du "grand livre" et des dossiers de l'expert comptable, ce qui engendre une lourdeur de classement et d'archivage, ce qui génère à l'évidence un manque de confort et d'efficacité. Il est donc proposé selon l'invention un procédé de traitement des pièces comptables brutes de la comptabilité générale d'une l'entreprise, comportant un regroupement et un classement desdites pièces comptables brutes sur lesquelles sont d'abord apposés des éléments d'identification préalablement à leur saisie comptable sur ordinateur par un opérateur justement qualifié pouvant ensuite effectuer des travaux de rapprochement et de justification de comptes, de révisions comptable, d'éditions et d'archivage, ledit procédé étant caractérisé en ce que, préalablement à l'opération de saisie, on effectue une mémorisation informatique de l'intégralité de toutes les pièces comptables présentant des éléments d'identification sur un support, dans le but de pouvoir à tout instant et en tout lieu visualiser et traiter toutes les données comptables de l'entreprise sans qu'il soit nécessaire de se reporter aux pièces comptables brutes. Bien entendu, en l'état actuel des techniques de numérisation connues et accessibles sur le marché de la bureautique il est préconisé, selon l'invention, pour mémoriser l'intégralité de chaque pièce comptable brute préalablement identifiée, d'effectuer une numérisation des données au moyen d'un scanner par exemple, suivi par un enregistrement sur un support du type d'un disque optique ou magnéto-optique. I1 ressort de manière tout à fait évidente que le procédé de traitement qui vient d'être décrit et son système permettant la mise en oeuvre pratique dudit procédé, offre deux catégories d'avantages qui sont déterminants : tout d'abord le procédé réduit considérablement les coûts relatifs à la tenue de comptabilité par le cabinet d'expertise comptable ; en effet, les travaux requis par l'invention peuvent être exécutés par des collaborateurs moins qualifiés, puisqu'il s'agit pour l'essentiel d'effectuer correctement de la saisie de documents, évitant à ce stade toute interprétation nécessitant une surqualification tel qu'il a été dit avant. De même et comme il sera dit dans les développements qui suivent, le système selon l'invention présente des avantages considérables en terme de qualité pour le traitement de la comptabilité et accessoirement, des avantages liés aux nombreuses possibilités de soustraitements de la comptabilité qui, sans la scannérisation des pièces comptables brutes objet du procédé, ne pouvaient être envisagées. Selon une caractéristique essentielle de l'invention, il est proposé pour mettre en oeuvre le procédé de traitement objet de l'invention un système de traitement des pièces comptables brutes constituant la comptabilité générale caractérisé en ce que l'unité centrale de traitement comprend au moins un processeur avec son environnement pour l'accès et la visualisation des données, une imprimante permettant avantageusement la frappe simultanée d'une série continue de documents, une unité de numérisation comportant un dispositif d'introduction des pièces comptables brutes et de lecture directe des informations qu'elle porte, associée à une unité de mémoire de masse haute densité pour stocker des informations numérisées, avantageusement munie d'une interface permettant des temps d'accès ultra courts, et accessoirement des moyens de transfert de données traitées ou à traiter. On comprend bien tout l'avantage d'un tel système dont les moyens de transfert de données peuvent être du type d'un réseau informatique permettant de partager localement les taches inhérentes au traitement de la comptabilité, ou du type comportant un modem assurant la connexion de l'unité centrale à un réseau externe de communication permettant au système de traitement selon l'invention de se comporter soit comme serveur d'un réseau local ou comme serveur d'un réseau télématique permettant de délocaliser les opérateurs de saisie et donc de décentraliser les accès aux dossiers. L'invention sera mieux comprise par l'exemple qui va être décrit d'un système de traitement de pièces comptables brutes selon l'invention, donné ci-après à titre d'exemple préféré, quoique non limitatif de l'invention, en référence à la figure unique, sur laquelle on a schématisé un exemple du système d'exploitation conforme à l'invention selon ses principales configurations. Conformément à la figure unique, le système d'exploitation de la comptabilité générale d'une entreprise comporte pour l'essentiel une unité centrale 1 du type compatible, par exemple un ordinateur PC 386 DX 33 Mhz, pour le traitement des pièces comptables normalement fournies par l'entreprise ou pièces brutes 2, équipé d'un clavier 4 et d'un écran 5 pour l'accès et la visualisation des données ; l'unité centrale 1 comporte classiquement un micro processeur couplé avec un disque dur pour le fonctionnement interne de l'ensemble du système et pour le traitement informatique classique de la comptabilité suivant des logiciels par ailleurs connus, le disque dur 6 étant au minimum du type IDE 120 Mo ou SCSI 120 Mo. On notera que cette unité centrale 1 est connectée à un disque magnéto-optique 7 avec lequel elle peut échanger des données acquises d'un ensemble de numérisation du type d'un scanner 8 muni d'un dispositif d'introduction de pièces brutes comptables 2 comportant une zone de marquage 3 permettant l'identification de chaque pièce comptable brute de l'entreprise. La zone de marquage 3 des pièces comptables brutes 2 est réservée pour recevoir au moyen d'une imprimante 9, configurée pour cela, des éléments de marquage d'une manière automatique et surtout systématique à partir du lot de pièces comptables brutes 2 fournit par l'entreprise dont on traite la comptabilité générale ; ces pièces sont issues, rappelons le, de toutes les opérations économiques auxquelles ladite entreprise est naturellement confrontée ; il s'agit, pour l'essentiel de factures d'achat, de relevés et de pièces de banque, bons de caisse ou de salaire, déclarations sociales ou T.V.A. etc classés par ordre chronologique. L'unité centrale 1 est également connectée en aval à une ou plusieurs unités de traitement qui peuvent être soit regroupées sur un seul site, par exemple au moyen d'un réseau local de terminaux 10 et 11 ce qui permet de traiter rapidement et en temps partagé, tous les dossiers du cabinet d'expertise comptable soit connectées à un réseau télématique 12 via un modem 13 permettant à des terminaux éloignés 14 du site central d'avoir accès à toutes les données enregistrées notamment sur le disque optique 7 après la phase de scannérisation des pièces comptables brutes 2 comportant ses éléments d'identification dans la zone de marquage 3. Il sera maintenant décrit la succession des étapes de traitement des pièces comptables brutes 2 entre deux sites choisis volontairement éloignés l'un de l'autre 1. L'entreprise fourni à son cabinet d'expertise comptable l'ensemble des ses pièces comptables brutes 2, par exemple en fin de chaque mois. Ces documents sont classés par l'entreprise ou le cabinet par nature d'opération et dans l'ordre chronologique. 2. Il est procédé au marquage 3 de chaque pièce brute 2 par l'imprimante à aiguille 9 afin de faire figurer sur chaque pièce des éléments d'identification tels qu'au moins - un numéro de dossier et du cabinet - la date de marquage, - la période, c'est à dire l'exercice et le mois, - un numéro d'ordre chronologie de marquage de la pièce. 3. Un opérateur de saisie possédant une qualification juste adaptée, procède alors à la scannérisation des pièces comptables brutes 2 comportant le marquage 3 par introduction dans le scanner 8 ; cette opération de numérisation des pièces comptables brutes 2 est effectuée sans délais afin de restituer l'ensemble des pièces comptables originales au client pour ses besoins propres ; il convient de noter ici qu'il n'est plus nécessaire en effet de conserver la pièce originale puisque l'on a maintenant à disposition la pièce sous forme numérisée -dite pièces numérisées 22- qui peut être restituée à l'écran ou par impression, à tout moment par un traitement informatique classique. On observera en outre que les pièces numérisées par le scanner 8 sont mémorisées sur un support du type disque optique ou magnéto optique 7. On sait aujourd'hui que de tels supports peuvent recevoir une quantité relativement importante d'informations ; c'est pourquoi il est prévu de mémoriser sur le même support optique non seulement la copie de chaque pièce comptable classée et marquée tel qu'il a été dit auparavant, mais encore toute la comptabilité de l'entreprise, c'est à dire le "journal", le "grand livre" et la "balance" ainsi que tous états récapitulatifs ou les états de traitement (lettrage de comptes, centralisation, etc ...). On pourra encore faire figurer sur le même support les dossiers annuels comportant les options et les paramétrages définis par le cabinet, toutes synthèses de la tenue du dossier (intervenants, date, heure, durée, type des interventions, nombre de pièces saisies, nombre de lignes d'écriture, etc ...), des éléments relatifs aux exercices antérieurs (par exemple la balance des comptes de l'exercice précédent et éventuellement le grand livre pour des travaux comparés de révision, les états financiers de plusieurs exercices antérieurs, les feuilles de travail, etc...). 4. Opération de saisie du contenu comptable des pièces numérisées 22. I1 est maintenant possible de traiter ces informations informatiquement afin d'utiliser au mieux les ressources en matériel et en personnel qualifié du cabinet exécutant l'expertise comptable. Il s'agit pour l'essentiel d'effectuer les classiques opérations de saisie comptable dont on a rappelé l'importance en préambule. Grâce à l'unité centrale 1 et ses logiciels de traitement, les pièces numérisées 22 vont être envoyées soit sur les terminaux locaux 10,11, soit par l'intermédiaire du modem 13 couplé au réseau téléphonique 12, sur un ou plusieurs terminaux délocalisés situés à l'extérieur du cabinet, par exemple, dans une région ou les coûts main d'oeuvre sont nettement inférieurs et ce, afin de réaliser les travaux d'imputation et de traitement de base comptables. On notera ici l'avantage majeur du système de traitement selon l'invention permettant de façon inattendue et déterminante de réduire considérablement les coûts de saisie de la comptabilité tout en assurant pour l'entreprise une garantie équivalente à la saisie traditionnelle en cabinet. En outre il convient de remarquer que l'opérateur de saisie, qu'il soit sur le site ou délocalisé, visualise sur son écran 5 chaque pièce comptable numérisée 22 ce qui lui permet d'effectuer l'imputation comptable selon les normes en vigueur. Le système est par ailleurs programmé pour que l'écriture comptable apparaisse alors en surimpression de la pièce numérisée 22. Naturellement, après les travaux d'imputation ou de saisie des pièces comptables numérisées 22, l'opérateur peut alors accomplir les taches comptables de base habituelles, à savoir - les états de rapprochement ou de justification de solde bancaire et on peut à cet égard organiser informatiquement une liaison directe entre de tels états et les relevés de banque correspondants préalablement scannérisés. - lettrage de comptes et donc justification des soldes ; on notera ici encore un avantage fondamental du procédé conforme à l'invention qui permet de visualiser simultanément le mouvement de compte, la pièce comptable et l'écriture du journal, de sorte que si une correction d'imputation se révélait nécessaire, elle pourrait alors l'être par un accès temporaire au journal de correction ou en effectuant diverses opérations grandement facilitées ici par rapport aux conditions habituelles en la matière. - édition, et en tout cas identification pour édition ultérieure des pièces posant un problème quelconque : ceci permet d'adjoindre un commentaire ou une question à une pièce numérisée 22 particulière. On peut enfin obtenir la restitution sur papier de toute pièce numérisée 22 avec un état récapitulatif permettant un dialogue avec l'entreprise sur les questions de comptabilité qui n'ont pu être réglées. Naturellement on comprend bien que le système de traitement selon l'invention permet maintenant à l'expert comptable d'effectuer tous travaux de révision qu'il souhaite par un accès rapide et simultané non seulement aux comptes en détail ligne par ligne mais encore aux pièces comptables et aux imputations dont elles ont fait l'objet (y compris d'ailleurs les corrections et les contre parties). Tous ces travaux classiques pour un cabinet d'expertise comptable étant désormais facilités par la mise en oeuvre du système de traitement conforme à l'invention, ainsi qu'il vient d'être dit, on comprend bien qu'on puisse finalement éditer sur papier, tous les documents comptables annuels, qu'il s'agisse des journaux, du grand livre, de la balance ou des centralisateurs ou même le cas échéant, des pièces comptables des états financiers ou autres documents de gestion et d'analyse financière que souhaiterait le comptable ou l'entreprise. I1 peut être édité également, les états d'interventions et même les prix de revient voire les difficultés ou anomalies survenues à l'occasion de la comptabilité de l'entreprise. Enfin l'archivage ou le transfert des dossiers à conserver dans l'exercice suivant se fait sans difficulté sur simple support informatique d'une manière parfaitement connue. L'application du système de traitement de la comptabilité générale d'une entreprise conforme à l'invention telle qu'elle vient d'être décrite, permet d'abaisser les coûts de production et améliore sensiblement la qualité des services rendus par l'expert comptable. Il est vrai à cet égard que du fait qu'une partie importante du travail peut être délocalisé dans des zones rurales, le prix de la main d'oeuvre est considérablement réduit et il est, en outre, possible de recourir au travail à domicile avec tous les avantages que celui-ci peut procurer. De même, dans la mesure ou l'archivage de la comptabilité ne nécessite que des démarches allégées et occupe une place naturellement limitée, on comprend bien la diminution des coûts de production. Il faut enfin noter que à l'économie de production substantielles s'ajoute encore l'amélioration qualitative par l'apport de traitement secondaire facilement réalisable compte tenu du système de traitement proposé par l'invention. On comprend bien en effet qu'il soit maintenant possible et aisé de sauvegarder par simple duplication les pièces comptables les protégeant ainsi contre les effets néfastes d'une destruction des originaux. De même, il est maintenant possible d'avoir accès d'une manière quasi instantanée à une pièce comptable à partir de son numéro d'imputation ou de tout autre critère comptable (compte ou journal). I1 est également possible de constituer des dossiers spécialisés homogènes, par exemple les investissements, les emprunts, la TVA, les charges sociales, etc constituent des sous dossiers particulièrement lourds à constituer lorsqu'ils sont sous forme papier. D'autres avantages apparaissent encore tenant à la mobilité de la comptabilité et des pièces comptables la constituant, ce qui permet à l'expert comptable d'organiser un dialogue avec l'entreprise en n'importe quel lieu tout en ayant l'ensemble de la documentation en sa possession. On notera d'ailleurs que le système proposé annule quasiment tous les risques de perte ou de destruction de pièces comptables entre le cabinet et 1' entreprise. Un avantage inattendu du système selon l'invention est le renforcement du caractère probant de la comptabilité, le marquage des pièces comptables numérisées 22 ne pouvant plus ultérieurement être remis en cause. Enfin, il faut rappeler que le client n'est dessaisi de sa base d'informations constituée par ses pièces comptables que pendant une durée très courte et qu'il est possible pour le cabinet ou l'entreprise de constituer des dossiers complets consultables à tout instant à destination par exemple du commissaire aux comptes ou de l'inspecteur des impôts, du banquier etc ... Enfin, le système selon l'invention permet de régler définitivement le problème d'archivage, qu'il s'agisse du classement ou de sa conservation dans le temps dont chacun connaît bien la lourdeur et donc le coût. REVENDICATIONS 1 - Procédé de traitement des pièces comptables brutes de la comptabilité générale d'une entreprise, comportant un regroupement et un classement desdites pièces comptables brutes sur lesquelles sont d'abord apposés des éléments d'identification préalablement à leur saisie comptable sur ordinateur par un opérateur justement qualifié pouvant ensuite des travaux de rapprochement et de justification de comptes, de révision comptable, d'éditions et d'archivage, caractérisé en ce que, préalablement à l'opération de saisie, on effectue une mémorisation informatique de l'intégralité de toutes les pièces comptables présentant les éléments d'identification sur un support dans le but de pouvoir à tout instant et en tout lieu visualiser et traiter toutes les données comptables de l'entreprise sans qu'il soit nécessaire de se reporter aux pièces comptables brutes. 2 - Procédé selon la revendication 1 caractérisé en ce que la mémorisation de l'intégralité de chaque pièce comptable présentant les éléments d'identification est obtenue par numérisation des données, par exemple, par scannérisation et enregistrement sur un support du type d'un disque optique ou magnéto-optique. 3 - Procédé selon l'une ou l'autre des revendications précédentes caractérisé en ce que les travaux de saisie et de traitement comptables peuvent être réalisés directement sur le site de traitement ou bien à distance, en temps réel ou partagé ou encore en différé. 4 - Procédé selon l'une quelconque des revendications précédentes caractérisé en ce que pendant le travail de saisie comptable sur l'ordinateur, chaque écriture comptable apparaît sur l'écran de visualisation (5) en surimpression de la pièce numérisée (22) correspondante. 5 - Système de traitement des pièces comptables brutes de la comptabilité générale, mettant en oeuvre l'une ou l'autre des revendications précédentes caractérisé en ce que l'unité centrale (1) de traitement comprend au moins un processeur avec son environnement pour l'accès (4) et la visualisation (5), pour gérer une imprimante (9) permettant avantageusement la frappe simultanée d'une série continue de documentes, une unité de numérisation (8) comportant un dispositif d'introduction automatique des pièces comptables brutes (2) et de lecture directe des informations qu'elles portent, associée à une unité mémoire de masse haute densité (7) pour stocker des informations numérisées (22) avantageusement munie d'une interface permettant des temps d'accès ultra courts et accessoirement des moyens de transfert (10), (11), (13) de données traitées ou à traiter. 6 - Système de traitement de la comptabilité générale selon la revendication précédente caractérisée en ce que les moyens de transfert de données (10), (11) permettent de partager sur le site central les ressources du processeur. 7 - Système de traitement de la comptabilité générale selon la revendication 5 caractérisé en que les moyens de transfert des données est un modem (13) assurant la connexion de l'unité centrale (1) à un réseau externe de communication (12). 8 - Application du système de traitement selon la revendication 6 en tant que serveur d'un réseau local. 9 - Application du système de traitement selon la revendication 7 en tant que serveur d'un réseau télématique permettant de délocaliser les opérateurs de saisie et décentraliser les accès aux dossiers.