Brevet FR2664204A1 — publié le 19920110

La présente invention concerne les moyens de repèrage d'un ensemble d'informations enregistrées sur des supports mobiles, tels que feuilles, cartes, documents comptables, fiches techniques et tous autres documents traitant d'informations diverses, à lecture directe, concernant un même sujet, réunis pour former un dossier. Ces documents1 rassemblés en dossiers, représentent des informations, des rappels d'actions échelonnées dans le temps et l'espace, et constituent une information permanente, une suite d'instructions, un aide-mémoire et le répertoire analytique nécessaire à toute organisation. Ces supports plans, pouvant être constitués de simples feuilles de papier, sont qualifiés de volants car la transmission et la mémorisation d'informations diverses les dissocient du groupe homogène que nous nommons dossier. Leur utilisation suscite des problêmes de rangement, de secret, de classement de dossiers et d'activation. On conçoit aisément qu'un dossier mal classé soit considéré comme perdu, sauf à effectuer de longues recherches fastidieuses, impossibles en cas d'urgence. Le reclassement des dossiers, source majeure d'erreurs, exige une longue vacation trés attentive. Un ensemble de documents, groupés par dossiers et réunis dans un meuble de rangement, utilisé, par exemple, par un cabinet médical ou un centre de recherches, requiert une certaine inviolabilité contre les curieux. I1 ne doit être accessible qu'à l'aide d'une clef d'entrée dont le code soit porté sur un document séparé ou dans une mémoire électronique. La présente invention vise à remédier aux difficultés décrites ci-dessus et, en particulier, à organiser le code d'entrée, repèrer rapidement le dossier désiré, à supprimer totalement le classement et le reclassement, écartant les curieux tout en éliminant le risque essentiel du dossier égaré par mauvais classement ou reclassement. Dans un meuble à classement vertical, de technologie quelconque: parallélépipèdique, à tambour, à dossiers suspendus, à rayonnage et tous autres systêmes spéciaux ou d'utilisation courante, un dispositif d'identification, objet de l'invention, est solidarisé à chaque réceptacle: enveloppe, boite, chemise, carton ou tout autre contenant, rassemblant les documents d'une affaire homogène, comme par exemple: renseignements généraux, renseignements particuliers, feuilles de calculs ou feuilles de soins, relevés topographiques, pièces comptables et tout documents commerciaux, techniques et comptables permettant le suivi d'une affaire. Le dispositif d'identification, objet de l'invention, se compose essentiellement d'une pièce rectangulaire de faible épaisseur que l'on peut qualifier de bande repère d'identification. Elle porte, sur une face, une suite de signaux codés définissant l'objet à identifier. L'autre face se solidarise au réceptacle des documents sur sa surface visible et accessible après rangement. La bande repère d'identification, réalisée en matériau convenant à sa destination, papier, carton, métal ou tout autre produit se solidarise au moyen de réception des documents par collage, auto-collage, thermo-soudure, agrafage et toute vautre technique de liaison adaptée aux matériaux en présence. Pour certaines applications, comme par exemple, l'identification de chemises de classement de documents, la bande repère d'identification peut être partie intégrante du réceptacle de documents,dès sa fabrication. Les signaux utilisés sur la bande repère d'identification sont soit tactiles, soit optiques: couleurs, chiffres, lettres ou idéogrammes, soit à lecture par faisceau laser dans une suite d'alvéoles, soit à lecture magnétique. L'oeil perçoit directement les signaux optiques. Les signaux de couleur sont en outre détectés et analysés par photométrie, thermométrie ou par mesure de la longueur d'onde émise par les radiations. Les automatismes de lecture de la bande repère d'identification émettent deux avertissements, l'un sonore, l'autre optique, lorsque le dossier de documents recherché est détecté. Les signaux magnétiques ainsi que les éléments de détection avec un faisceau laser sont codés et décodés suivant le mode binaire habituel. La bande repère d'identification est divisée dans sa grande dimension en un certain nombre d'espaces de longueurs égales, destinés à recevoir les groupes de signaux dont l'emplacement peut varier d'un dossier à l'autre. Ces espaces sont repérés par un signe conventionnel: une lettre ou un chiffre. Ce signe localise le quatrième élément de la série des signaux constituant l'indicatif d'un dossier. Le repérage d'un dossier par bande d'identification s'effectue à l'aide d'une série de signaux lus ou détectés dans un ordre préétabli. Le premier signal précise le côté d'alignement des dossiers dans le meuble de rangement ainsi que le départ de la lecture de la série de signaux. Le deuxième signal indique le meuble ou le bac de rangement dans lequel se situe le dossier désiré. le troisième signal situe l'espace où est positionné le groupe de signaux déterminants dont la permutation d'un nombre restreint permet de différencier une quantité importante de dossiers. Ce groupe de signaux déterminants compose le- quatrième élément de repérage.Les espaces extrêmes, en fin de lecture de la bande d'dentification, non utilisés pour le placement des signaux déterminants, servent à fixer le cinquième groupe de signaux dont le rôle est d'attirer l'attention sur des cas épisodiques et momentanés tels que : impayés, relance, urgent, pièces manquantes: en comptabilité, par exemple. Ces signaux sont différents de tous les autres par le choix de leurs chiffres, de leurs lettres, de leurs couleurs ou des mémoires utilisées. Une double perforation court tout au long des deux côtés de la bande repère d'identification. Le nombre d'orifices perforés, contenus dans chaque espace identifié est égal. Ces perforations permettent soit l'enfichage d'index matérialisant les signaux, soit la précision de positionnement des divers systèmes de repèrage à lecture directe ou par capteurs. Le premier signal qui indique à la fois le sens de positionnement du dossier lors de son rangement et le départ de lecture des signaux doit être visuel et tactile, comme par exemple une tache de couleur en relief ou simplement une coupe d'onglet qui permet les deux indications sensorielles. Tous les indicateurs de position se trouvent situés en ligne, du même côté, afin d'éviter l'interversion, lors du rangement, du sens de lecture des signaux. Le nombre de signaux déterminants, ou quatrième groupe de signaux, situés dans un espace identifié représentant le troisième signal, n'est limité que par la nécessité de clarté de lecture et la place disponible dans chaque espace identifié qui leur est attribué. Pratiquement, par exemple, sept signes différents, en permutation de deux identiques et six différents, groupés par trois, suffisent pour obtenir, en cinq positions, sept cents repères différents environ, suffisant pour remplir un meuble de classement ou fichier. Pratiquement, par exemple, sept lettres choisies parmi: A.B.C.E.F.H.I.K.P, peuvent être permutées suivant le tableau suivant. AAA AAB ABA BAA BBB BBA BAB ABB A A C A C A C A A BBC BAC CBB AAD ADA DAA Le résultat sera identique en utilisant sept couleurs dans les mêmes conditions, par exemple: Noir (N), Rouge (R), Marron (M), Vert (V), Orange (O), Jaune (J), Bleue (B). NNN NNR NRN RNN RRR RRN RNR NRR " NNM NMN MNM R M N R M R M R M R R L'emploi de sept chiffres:1.2.3.4.5.6.7.8, groupés suivant la même permutation donne des combinaisons semblables: 111 112 121 211 - 222 221 212 122. Les signaux pour tête magnétiques ou pour faisceau laser sont utilisés soit en addition, soit en combinaison de termes binaires, par exemple: 11. 101. 1000. 1011. 1110. 10010. 10111. Une liste de codage et décryptage ou un listing mémorisé électroniquement, établi suivant un ordre prédéterminé: alphabétique,alpha-numérique,alphaoptique ou tout autre, récapitule la suite des dossiers et indique en clair la série des signaux identifiant l'entité recherchée ou à inclure aux fichiers: Numéro de fichier, Positionnement des signaux, Liste des signaux dans l'ordre de lecture. les listes de décryptage et de codage procurent une sécurité primaire de discrétion des fichiers par leur situation à distance des meubles de rangement. La mémoire électronique exige un code d'entrée, connu des seuls utilisateurs. Conformément à l'invention, un dossier, muni de la bande d'identification portant la série de signaux décrits, peut être placé à n'importe quel endroit du meuble de rangement. Son identification sera toujours aisée grâce à la lecture de la série de signaux. Un simple stockage remplace le classement ou le reclassement. Conformément à l'invention, si des chemises de format standard servent de réceptacle de classement aux dossiers, la bande repère d'identification fait partie intégrante de la chemise. Celle-ci, de forme générale rectangulaire, conforme aux normes en vigueur, se compose de deux parois reliées entre elles sur deux côtés adjacents, les deux autres restent ouvrant. Le côté de lecture des signaux, choisi parmi l'un des deux côtés ouvrants, est donc composé de deux parois libres, de préférence translucides. Sur l'arête de la paroi arrière,la bande d'identification, telle que décrite ci-dessus court sur toute sa longueur avec, au départ de lecture, le signal optique et tactile de positionnement des dossiers lors du rangement. L'ensemble des dossiers doit présenter ce signal en ligne. Conformément à l'invention, pour parfaire-l'alignement des chemises dans le meuble de rangement, deux guides symétriques et parallèles les maintiennent en position de lecture. Un jeu de deux millimètres est nécessaire à la manipulation et ne peut guère excéder cette valeur sous peine de rendre le repèrage automatique ou semi-automatique imprécis. Conformément à l'invention, pour faciliter la localisation des signaux dans les espaces identifiés, une règle mobile à réglage manuel se déplace longitudinalement à l'aplomb des dossiers. La règle est gravée d'autant de traits d'espaces d'identification que les arêtes de lecture des enveloppes. Les traits de la règle et des arêtes de lecture peuvent se superposer. Les symboles de positionnement sont reproduits entre les traits. Un curseur coulisse latéralement sur la règle. il est équipé de visières qui focalisent l'attention du chercheur sur l'espace où se situe le repère désiré. Cette règle, rigide, de section parallélépipédique, montée en position oblique sur ses supports, est divisée en autant d'espaces de positionnement de longueurs égales que les arêtes de lecture. Chaque espace est repéré identiquement par les symboles retenus, chiffres, lettres ou couleurs. Un réglage latéral sur chaque support permet d'affiner la coincidence, à la mise en oeuvre, des espaces matérialisés sur la règle avec ceux des arêtes de lecture. Pour ce faire, la règle peut coulisser dans ses supports et y sera bloquée par serrage après réglage. Le curseur, équipé de visières, monté sur glissières, coulisse dans le sens latéral. Un verrouillage léger mais sensitif, l'immobilise suffisamment sur la positon de recherche. Deux supports, munis de roues à gorge, roulant sur les rails latéraux, assurent les déplacements. Conformément à l'invention, le curseur de la règle de recherches peut être motorisé et la lecture des-repères effectuée par capteurs qui transmettent les informations sur un écran à cristaux liquides ou à diodes luminescentes. Les signaux, solidaires des enveloppes de dossiers, émettent soit un rayonnement lumineux de couleur, soit une information magnétique, soit assurent ou non la mise au point de la convergence d'un faisceau laser. Le nombre de capteurs appropriés, installés sur le curseur, correspond en quantité et en position aux signaux solidaires des enveloppes. Le curseur est entrainé le long de la règle par une courroie crantée noyée dans des rainures ménagées le long de la règle. Deux poulies crantées, placées aux extrémités de la règle, tendent la courroie et tournent pendant les déplacements. L'une d'elles est motrice. Un servo-moteur l'entraine. En début d'opération, le moteur s'initialise sur un top limite. Des touches, installées sur une tablette solidaire du curseur, affichent sur l'écran l'information et envoient une impulsion magnétique codée qui, transformée, anime le moteur qui positionne le curseur sur l'espace recherché. En affichant, à l'aide des touches, le repère du dossier désiré, les valeurs magnétiques sont mémorisées dans ltordre de lecture. Lorsque l'on déplace la règle longitudinalement, les capteurs fixés sur le curseur reçoivent, à un moment donné, des impulsions de même valeur mais de sens contraire que celles affichées. Un top sonore avertit que le dossier recherché se situe sous le curseur dans l'axe des capteurs. Les dessins, sur les planches annexées, illustrent à titre d'exemple, un mode de réalisation du dispositif conforme à la présente invention. La figure 1 montre une bande d'identification 1 à lecture de gauche à droite, munie d'un signal optico-tactile 2, en l'occurence une coupe biaise indiquant le sens de rangement et le côté du début de lecture des signaux. Le repère du meuble de rangement 3 se situe en début de lecture. La bande d'identification 1 est divisée en espaces égaux numérotés 5, délimités par des traits 4. Trois ou plus signaux déterminants 6 sont positionnés sur un des espaces 5 représentés sur la figure 1 par les couleurs Noir Blanc Noir. Des signaux spéciaux épisodiques 7 se placent en fin de lecture de la bande. Une double perforation 8 facilite le positionnement des signaux. Le code représenté sur le dessin donne la série : A - 3 - Noir Blanc Noir. Le signal 7, hors code, constitue un rappel de traitement particulier du dossier. La figure 2 représente la bande d'identification adaptée à une lecture verticale de haut en bas. La figure 3 montre la bande d'identification prévue pour une lecture de signaux de droite à gauche. La figure 4 schématise des boites d'archives 9 munies chacune de leur bande d'identification 1. Les signaux 2, sens de rangement et début de lecture, sont tous orientés vers la même direction. La figure 5 montre une chemise de dossier standard IO pour laquelle deux bandes d'identification 2 superposées sont intégrées en fabrication. Les côtés il de la chemise sont solidaires alors que les côtés 12 sont ouvrants. Les dimensions de la chemise 10 sont telles que les documents insérés ne masquent pas les signaux des bandes d'identification. Les signaux 6 débordent de l'arête supérieure permettant la détection comme le montre la figure 6 qui représente un bac à dossiers 14 repéré par le signe 3. Sur la figure 7, le bac de classement 14 est muni de guides 16 destinées à réduire les écarts de positionnement latéraux des chemises dans le bac. Le jeu du positionnement 15, montré sur la figure 8, ne peut excéder 2mm sous peine de rendre difficile la lecture des signaux. La figure 9 représente une règle nouvelle mobile 18 à curseur 20 montée sur pieds 22 à gorges 24. Ce dispositif mobile guidé par les côtés 24 du bac 14 permet de localiser l'attention visuelle lors de la recherche de documents. le curseur 20 est positionné sur l'espace 19 désiré. Les visières 17 centrent le regard pour trouver les signaux déterminants, Noir, Blanc, Noir par exemple. Les-réglages 21 permettent l'alignement des espaces 19 de la règle par rapport aux signaux des dossiers. La figure 10 précise les détails de la visière 17 du curseur 20 muni d'un doigt de verrouillage 25. Les figures 11 et 12 montrent une règle de recherche automatique 19 semblable à la précédente mais dont le curseur 26 est entraîné par un moteur pas à pas 31. Le code du dossier recherché est affiché, à l'aide des touches 28, sur l'écran 29. Le moteur pas à pas 31 entraîne une poulie crantée qui fait circuler la courroie crantée 33 tendue par la poulie folle 34 solidaire d'un curseur à l'endroit 35. Le curseur se déplace sur la règle pour s'immobiliser sur l'espace numéroté indiqué à l'affichage. Lorsque les valeurs analysées par les capteurs 27 coïncident avec celles affichées, une indication sonore est émise par l'avertisseur 30. Le réglage latéral 21 positionne face à face les espaces numérotés 19 d la règle et des chemises de dossiers 10. La figure 12 est une vue en coupe de la règle 36, montrant la courroie 33, les circuits 37, ainsi que la liaison de la courroie 33 avec les curseurs en 35. REVENDICATIONS 1 - Bande d'identification 1, destinée à faciliter le repèrage d'un ensemble homogène de documents rassemblés, éliminant le classement et le reclassement de ces ensembles, limitant ces opérations à un rangement,Cette bande 1, de forme générale rectangulaire, est découpée dans un matériau souple ou semi-souple tel que papier, carton, ruban plastique.. Une des faces de la bande d'identification comporte les moyens nécessaires à sa solidarisation avec le contenant à identifier, comme par exemple, surface adhésive, colle à humecter, thermo-soudure.. L'autre face présente, en impression et en découpage les moyens utiles au reDè1age du contenant, sous forme codée, et en particulier un signal optico-tactile 2, placé à l'un des angles de la bande, comme par exemple, une coupe d'onglet.Ce signal, constituant le premier terme du code de repèrage, indique le sens de rangement du contenant et le début de la lecture du code de l'élément recherché. 2 - Bande d'identification 1, selon la revendication 1, caractérisée en ce que sa surface de lecture du code est divisée en espaces égaux rectangulaires, matérialisés par des traits 4 imprimés, perpendiculaires à la grande dimension de la bande. Ces espaces finis sont spécifiés par une lettre 3, pour le premier espace adjacent au signal de début de lecture, puis par des chiffres 5 ou des nombres imprimés dans les espaces suivants dénommés espaces identifiés. 3 - Bande d'identification 1 selon les revendications 1 et 2, caractérisée par une double perforation 8, parallèle à la grande dimension de la bande. Cette double perforation 8, à orifices rectangulaires,court parrallèlement aux deux grands côtés de la bande 8, à une distance des bords égale à environ le quart de la largeur de la bande. Le pas des perforations est réglé par rapport aux traits 4 de délimitation des espaces repérés 5, de façon à ce que chaque espace repéré comporte un nombre égal d'orifices rectangulaires. 4 - Bande d'identification 1, selon les revendications 1 à 3, caractérisée en ce qu'elle fait partie intégrante de la chemise dossier 10, dès la fabrication de celle ci. La bande d'identification 1 occupe entièrement la dimension du bord d'un des deux côtés ouvrants 12 de la chemise 10. Les espaces identifiés et leurs repères sont imprimés directement sur la chemise 10. Le signal optico-tactile de sens de rangement et de départ de lecture, représenté par une coupe d'onglet 2 se découpe sur les deux parois de la chemise, à l'angle choisi pour le départ de lecture.