Brevet FR2654854A1 — publié le 19910524

i La présente invention concerne de façon gé- nérale des systèmes d'archivage électroniques, et elle porte plus particulièrement sur un système d'archivage électronique comportant une fonction de création de base de données, et capable de traiter des données d'image, le traitement comprenant l'enregistrement, la récupération, la visualisation et l'impression des données d'image. Le système d'archivage électronique est ap- plicable à divers systèmes informatiques, tels que des ordinateurs personnels, des ordinateurs de bureau, des systèmes de publication de bureau et des systèmes in- formatiques ayant des fonctions de traitement de don- nées d'image. Lorsqu'on archive des données d'image dans le système d'archivage électronique classique, les données d'image sont introduites dans le système à partir d'un analyseur d'image pour chaque document. Les données d'image qui sont introduites sont enregis- trées dans des moyens de mémoire secondaires et, si- multanément, une information de récupération liée aux données d'image enregistrées, telle que le titre du document, est également introduite dans une base de données. Lorsqu'on introduit des données d'image liées les unes aux autres, comme dans le cas o un do- cument est constitué par un ensemble de pages, l'opé- rateur établit le lien entre l'information de récupé- ration et les données d'image qui sont introduites De ce fait, il existe un problème qui consiste en ce qu'un processus d'enregistrement ne peut pas être ac- compli de façon simple et rapide. Pour éliminer le problème décrit ci-dessus, on peut envisager d'accomplir une création automatique de base de données en utilisant un lecteur de caractè- res optiques Dans ce système concevable, le lecteur de caractères optiques reconnaît une zone prédétermi- née, et un résultat de la reconnaissance est enregis- tré à titre d'information de récupération. La majorité des documents comprennent un en- sembles de pages de données d'image Pour cette rai- son, il est souhaitable d'archiver les données d'image liées à un ensemble de pages d'un document, d'une ma- nière telle que les données d'image puissent être en- registrées et récupérées sous la forme d'un ensemble de données liées Cependant, les données d'image qui sont associées à l'ensemble de pages d'un document ne contiennent pas toujours nécessairement les données qui sont exigées à titre d'information de récupération. Dans ce cas, il est impossible de lier automatiquement les données pour chaque page du document. En d'autres termes, on peut dire qu'en géné- ral le document comprend un ensemble de pages dans la plupart des cas En outre, dans la plupart des cas, les données qui son nécessaires à titre d'information de récupération ne sont pas contenues dans toutes les données d'image liées à l'ensemble de pages du docu- ment. De plus, même lorsque les données nécessai- res à titre d'information de récupération sont conte- nues dans toutes les données d'image liées à l'ensem- ble de pages du document, les données d'image qui sont liées à l'ensemble de pages sont traitées comme des documents mutuellement indépendants, sauf si les don- nées d'image contiennent des données qui indiquent que ces données d'image concernent le même document et sont destinées à être utilisées à titre d'information de récupération Il est cependant évidemment souhaita- ble de réaliser une structure de base de données telle que le document comprenant un ensemble de pages soit traité comme un seul document. Le système d'archivage électronique classi- que ne peut enregistrer qu'un seul document dans un processus d'enregistrement de document D'autre part, même dans le système concevable qui utilise le lecteur de caractères optiques pour reconnaître chaque docu- ment, les données nécessaires pour constituer l'infor- mation de récupération sont rarement incluses dans toutes les données d'image liées Il existe donc des problèmes qui consistent en ce que la charge de tra- vail imposée à l'opérateur augmente, et l'efficacité du traitement qui est effectué au moment de l'enregis- trement d'un document est mauvaise. Un but général de l'invention est donc de procurer un système d'archivage électronique nouveau et utile, dans lequel les problèmes décrits ci-dessus soient éliminés. Un autre but, plus spécifique, de la pré- sente invention, est de procurer un système d'archiva- ge électronique pour archiver un document parmi un en- semble de documents, dans lequel une marque est asso- ciée à chaque document pour reconnaîre le document, et le système d'archivage électronique comprend des moyens d'entrée pour introduire une information de ré- cupération pour un document ou pour un ensemble de do- cuments qui doivent être enregistrés, avant le proces- sus d'enregistrement de document, une base de données pour prendre en charge l'information de récupération qui est introduite par les moyens d'entrée, des moyens analyseurs d'image pour analyser un document et émet- tre des données d'image liées au document analysé, des moyens d'enregistrement pour enregistrer les don- nées d'image qui sont reçues à partir des moyens ana- lyseurs d'image, des moyens de reconnaissance pour re- connaître la marque sur le document, sur la base des données d'image qui sont enregistrées dans les moyens d'enregistrement, et des moyens de commande connectés aux moyens d'entrée, à la base de données, aux moyens analyseurs d'image, aux moyens d'enregistrement et aux moyens de reconnaissance, pour effectuer une opération de création de base de données en relation avec un do- cument arbitraire, sur la base de la marque du docu- ment arbitraire qui est reconnue par les moyens de reconnaissance, et de l'information de récupération qui est prise en charge dans la base de données, pour chaque document, pendant l'accomplissement du proces- sus d'enregistrement de document Dans le système d'archivage électronique de la présente invention, même lorsqu'on doit archiver un ou plusieurs documents dans les conditions dans lesquelles chaque document est constitué par un ensemble de pages, il est possi- ble d'enregistrer et de récupérer les documents sous la forme d'un seul ensemble de données En d'autres termes, on peut enregistrer automatiquement en même temps plusieurs documents ayant plusieurs pages, et le processus d'enregistrement de document peut être ef- fectué rapidement, par une opération simple. D'autres caractéristiques et avantages de l'invention seront mieux compris à la lecture de la description qui va suivre d'un mode de réalisation, donné à titre d'exemple non limitatif La suite de la description se réfère aux dessins annexés dans les- quels: La figure 1 est un schéma synoptique mon- trant une partie essentielle d'un mode de réalisation d'un système d'archivage électronique conforme à la présente invention; La figure 2 est un schéma destiné à l'expli- cation d'une procédure de création de base de données; La figure 3 est un organigramme destiné à l'explication d'un processus d'enregistrement de docu- ment de ce mode de réalisation; La figure 4 est un organigramme destiné à l'explication d'un processus d'enregistrement de docu- ment d'un système d'archivage électronique classique; et La figure 5 est un schéma synoptique mon- trant un mode de réalisation de moyens de reconnais- sance de marque du mode de réalisation qui est repré- senté sur la figure 1. La figure 1 montre une partie essentielle d'un système d'archivage électronique conforme à la présente invention et la figure 2 est un schéma desti- né à l'explication d'une procédure de création de base de données de ce mode de réalisation. Pour faciliter la compréhension du sujet de l'invention, on décrira tout d'abord un processus de classement automatique de ce mode de réalisation. Une étape Si qui est représentée sur la fi- gure 2 introduit des données d'image d'un document à traiter, en lisant le document au moyen d'un analy- seur d'image 1 qui est représenté sur la figure 1. Une étape 52 qui est représentée sur la fi- gure 2 enregistre les données d'image d'entrée Les données d'image d'entrée sont enregistrées temporaire- ment dans une mémoire d'image 4 représentée sur la fi- gure 1, mais elles sont ensuite enregistrées dans un dispositif de mémoire secondaire 5. Une étape 53 qui est représentée sur la fi- gure 2 reconnaît des marques en reconnaissant une zone prédéterminée du document, à l'aide de moyens de re- connaissance de marque 8 qui sont représentés sur la figure 1. Une étape 54 qui est représentée sur la fi- gure 2 crée finalement une base de données en relation avec les données d'image enregistrées dans le disposi- tif de mémoire secondaire 5, sur la base du résultat de la reconnaissance des moyens de reconnaissance de marque 8. On peut résumer de la façon suivante la pro- cédure de création de base de données qui est repré- sentée sur la figure 2 Une marque telle qu'une marque alphabétique ou un nombre est écrite dans la zone pré- déterminée de chaque page du document Cette zone pré- déterminée es habituellement une zone du document qui n'est pas liée au contenu réel du document, et elle correspond par exemple à une marge de la page, qui est inutilisée La marque qui est écrite sur chaque page du document est reconnue par les moyens de reconnais- sance de marque 8, et l'opération de création de base de données est effectuée en considérant comme un seul document les données d'image qui sont liées à des pa- ges sur lesquelles la même marque est écrite Il en résulte que, contrairement au système d'archivage électronique classique, il est inutile d'accomplir le processus d'enregistrement de document pour chaque do- cument, et le processus d'enregistrement de document peut être accompli rapidement. On va maintenant décrire la structure du mo- de de réalisation qui est représenté sur la figure 1. Le système d'archivage électronique qui est représenté sur la figure 1 comprend l'analyseur d'image 1, un clavier 2, un processeur central 3, la mémoire d'image 4, le dispositif de mémoire secondaire 5, une impri- mante 6, une base de données 7, les moyens de recon- naissance de marque 8 et un dispositif de visualisa- tion 9. L'analyseur d'image l lit optiquement l'ima- ge du document et il convertit l'image lue en un si- gnal électrique de données d'image Le clavier 2 com- prend diverses touches de commande pour des fonctions de présentation, et des touches pour l'introduction de codes de caractères Dans ce mode de réalisation, on utilise le clavier 2 à titre de moyens d'entrée pour introduire des titres en tant que noms de documents, une information de récupération et des marques qui sont écrites au préalable dans une position prédéter- minée de chaque document Les marques sont introduites en vue de la reconnaissance de chaque document. Le processeur central 3 commande l'ensemble du fonctionnement du système d'archivage électronique. Le processeur central 3 comprend des moyens de comman- de tels qu'une unité centrale de traitement (UC), une mémoire morte (ROM) pour l'enregistrement de program- mes, une mémoire de système, etc Lorsqu'on effectue l'opération d'enregistrement de document, le proces- seur central 3 enregistre temporairement le titre du document, l'information de récupération, la marque pour reconnaître chaque document, etc, ces informa- tions étant introduites par le clavier, et le proces- seur accomplit les opérations qui sont nécessaires pour l'enregistrement du document. La mémoire d'image 4 enregistre temporaire- ment les données d'image qui sont reçues à partir du lecteur d'image. Le dispositif de mémoire secondaire 5 enre- gistre de façon permanente les données d'image qui sont enregistrées dans la mémoire d'image 4 On utili- se par exemple pour le dispositif de mémoire secondai- re 5 un disque optique ou un appareil similaire ayant une grande capacité de mémoire. L'imprimante 6 fournit un tirage en impri- mant sur une feuille d'enregistrement les données qui sont enregistrées dans la mémoire d'image 4 ou dans le dispositif de mémoire secondaire 5. La base de données 7 gère l'information de récupération qui est liée aux données d'image enregis- trées dans le dispositif de mémoire secondaire 5. Les moyens de reconnaissance de marque 8 ex- traient une partie des données enregistrées dans la mémoire d'image 4, et ils convertissent la partie de données extraite en données de code ayant un format qui se prête au traitement dans la base de données. Le dispositif de visualisation 9 visualise les données d'image qui sont enregistrées dans la mé- moire d'image 4, les données qui se trouvent dans la base de données 7, etc. La marque qui est écrite pour l'identifica- tion, dans le but de reconnaître chaque document, est supprimée au moment o les données d'image qui sont enregistrées dans la mémoire d'image 4 sont transfé- rées vers le dispositif de mémoire secondaire 5. Bien entendu, l'information de gestion qui est contenue dans la base de données 7 est également transférée au moment de l'écriture des données, de ce système d'archivage électronique vers le dispositif de mémoire secondaire , qui est un disque optique détachable ou un disposi- tif semblable. Avant d'expliquer de façon plus détaillée le processus d'enregistrement de document de ce mode de réalisation, on décrira tout d'abord le processus d'enregistrement de document du système d'archivage électronique classique, en se référant à la figure 4, pour faciliter la compréhension de ce mode de réalisa- tion. De façon générale, lorsqu'on accomplit un processus d'enregistrement automatique de document dans le système d'archivage électronique classique, l'information de récupération pour le document à enre- gistrer doit être introduite avant l'opération d'enre- gistrement proprement dite Pour cette raison, un seul document peut être placé sur un dispositif d'alimenta- tion en documents du système d'archivage électronique classique, lorsqu'on effectue l'opération d'enregis- trement de document Un document peut évidemment com- prendre une page ou plusieurs pages. La figure 4 montre les étapes fondamentales du processus d'enregistrement de document dans le sys- tème d'archivage électronique classique qui comporte la fonction de création de base de données. Au début du processus d'enregistrement de document, une étape n 1 introduit le titre du docu- ment qui doit être enregistré, et diverses clés de récupération Une étape N O 2 détermine si un document est placé ou non sur le dispositif d'alimentation en documents du système d'archivage électronique Lorsque le résultat de la détermination qui est faite à l'éta- pe no 2 est OUI, une étape N O 4 fait avancer le docu- ment qui est placé sur le dispositif d'alimentation en documents Ensuite, une étape N O 5 analyse le document pour obtenir des données d'image liées au document analysé, et une étape N O 6 écrit les données d'image dans un disque optique ou un dispositif similaire, et elle accomplit l'opération de création de base de don- nées. Après l'étape N O 6, le processus retourne à l'étape no 2 Les étapes N O 4 à N O 6 sont répétées lorsque le résultat de la détermination qui est faite à l'étape no 2 est OUI Au contraire, lorsque le ré- sultat de la détermination de l'étape no 2 est NON, une étape no 3 met fin au processus d'enregistrement de document. Par conséquent, dans le système d'archivage électronique classique ayant la fonction de création de base de données, l'enregistrement n'est possible que pour un seul document Pour enregistrer plusieurs documents, il est nécessaire d'accomplir le processus d'enregistrement de document décrit ci-dessus pour chacun des documents. Au contraire, conformément au mode de réali- sation qui est envisagé ici, il est possible d'enre- gistrer plusieurs documents en un seul processus d'en- registrement de document, comme décrit ci-dessus. On va maintenant présenter une description plus détaillée du processus d'enregistrement de docu- ment de ce mode de réalisation, en se référant à la figure 3 La figure 3 montre des étapes fondamentales du processus d'enregistrement de document de ce mode de réalisation. Sur la figure 3, une étape N O 11 introduit à partir du clavier 2 le titre et diverses clés de récu- pération pour un ensemble de documents A, B, C qui doivent être enregistrés L'information de récupéra- tion, telle que le titre et diverses clés de récupéra- tion pour les documents A, B, C est prise en char- ge dans la base de données 7 Bien entendu, le nombre de documents à enregistrer peut être arbitraire Une étape N O 12 détermine si un document est placé ou non sur un dispositif d'alimentation en documents du sys- tème d'archivage électronique Lorsque le résultat de la détermination qui est faite à l'étape N O 12 est OUI, une étape N O 14 fait avancer le document qui est placé sur le dispositif d'alimentation en documents. Ensuite, une étape no 15 analyse le document pour ob- tenir des données d'image liées au document analysé, et une étape N O 16 reconnaît une marque sur le docu- ment analysé. Une étape N O 17 détermine celui des docu- ments A, B, C, qui est indiqué par la marque re- il connue Lorsque la marque reconnue indique le document A, une étape N O 18 enregistre les données d'image dans le dispositif de mémoire secondaire 5 sous la forme du document A, et elle accomplit l'opération de création de base de données, et le processus retourne à l'étape no 12 La détermination de l'étape N O 17 est effectuée en détectant si la marque reconnue concorde ou non avec l'information de récupération, c'est- à-dire le titre, l'information de récupération, etc, qui sont employés dans la base de données 7 pour le document A. En d'autres termes, les étapes no 12 à N O 17 sont ré- pétées pour le document B suivant, et le processus passe à une étape N O 19 lorsque la marque qui est re- * connue à l'étape N O 17 indique le document B L'étape no 18 enregistre les données d'image dans le disposi- tif de mémoire secondaire 5 sous la forme du document B, et elle accomplit l'opération de création de base de données, et le processus retourne à l'étape no 12. Par conséquent, les étapes N O 12 à N O 17 sont répétées pour le document C suivant, et le pro- cessus passe à une étape no 20 lorsque la marque qui est reconnue à l'étape no 17 indique le document C. L'étape N O 20 enregistre les données d'image dans le dispositif de mémoire secondaire 5 sous la forme du document C, et elle accomplit l'opération de création de base de données, et le processus retourne à l'étape n O 12. L'opération décrite ci-dessus est répétée de façon similaire jusqu'à ce que le résultat de la dé- termination à l'étape no 12 devienne NON Une étape no 13 met fin au processus d'enregistrement de document lorsque le résultat de la détermination qui est faite à l'étape N O 12 est NON. Par conséquent, dans ce mode de réalisation, une marque pour reconnaître chaque document est écrite au préalable dans une position prédéterminée de chaque document De plus, lorsqu'on procède à l'enregistre- ment de documents, le titre du document et diverses informations de récupération sont introduits pour cha- que document qui doit être enregistré L'opération de création de base de données est effectuée pour chaque document sur la base du résultat de la reconnaissance qu'effectuent les moyens de reconnaissance de marque 8 Par conséquent, lorsque le document comprend plu- sieurs pages, les pages sont enregistrées sous la for- me de données mutuellement liées, et, en outre, on peut enregistrer plusieurs documents au cours d'un seul processus d'enregistrement de document. Dans le mode de réalisation qui est décrit, les moyens de reconnaissance de marque 8 reconnaissent pour la marque une partie des données qui sont enre- gistrées dans la mémoire d'image 4, en lisant une zone spécifique de la mémoire d'image 4 De plus, les moyens de reconnaissance 8 convertissent la partie de données qui est extraite en données de code ayant un format qui peut être traité dans la base de données, c'est-à-dire dans le système d'archivage électronique. Cependant, les moyens de reconnaissance de marque 8 ne sont pas limités à ceux du mode de réali- sation qui est décrit La figure 5 représente un mode de réalisation des moyens de reconnaissance de marque 8 Sur la figure 5, on utilise un lecteur de caractè- res optiques 11 pour reconnaître pour la marque une partie de l'image de document, et un convertisseur 12 convertit la marque qui est reconnue dans le lecteur de caractères optiques 11 en un code ayant un format qui convient pour le traitement dans le processeur central 3. En outre, la marque qui est utilisée pour reconnaître le document n'est pas limitée à des carac- tères alphanumériques tels que des lettres et des nom- bres Par exemple, la marque peut être un symbole ou un code tel qu'un code à barres Lorsqu'on utilise le code à barres à titre de marque, les moyens de recon- naissance de marque 8 peuvent être constitués par un lecteur de codes à barres, et par des moyens de trai- tement destinés à traiter par logiciel ou par matériel une information de sortie du lecteur de codes à barres. A titre d'exemple, le lecteur de codes à barres cor- respond au lecteur de caractères optiques 11 et les moyens de traitement correspondent au convertisseur 12 qui est représenté sur la figure 5. Lorsque plusieurs documents ont la même mar- que, il est possible d'enregistrer ces documents sous la forme d'un seul document, et il suffit d'effectuer une seule fois l'actualisation de la base de données 7, après la fin du transfert de données vers le dispo- sitif de mémoire secondaire 5. Il va de soi que de nombreuses modifications peuvent être apportées au procédé et au dispositif dé- crits et représentés, sans sortir du cadre de l'inven- tion. REVENDICATIONS 1 Système d'archivage électronique pour l'archivage d'un document parmi un ensemble de docu- ments, chaque document portant une marque associée au document pour la reconnaissance de chaque document, caractérisé en ce qu'il comprend: des moyens d'entrée ( 2) pour introduire une information de récupération pour un ou plusieurs documents qui doivent être enre- gistrés, avant un processus d'enregistrement de docu- ment; une base de données ( 7) pour prendre en charge l'information de récupération qui est introduite à partir des moyens d'entrée; des moyens analyseurs d'image ( 1) pour analyser un document et émettre des données d'image qui sont liées au document analysé; des moyens d'enregistrement ( 4, 5) pour enregistrer les données d'image qui sont reçues à partir des moyens analyseurs d'image; des moyens de reconnaissan- ce ( 8) pour reconnaître la marque sur le document sur la base des données d'image qui sont enregistrées dans les moyens d'enregistrement; et des moyens de commande ( 3) connectés aux moyens d'entrée, à la base de don- nées, aux moyens analyseurs d'image, aux moyens d'en- registrement et aux moyens de reconnaissance, pour créer une base de données en relation avec un document arbitraire, sur la base de la marque du document arbi- traire qui est reconnue par les moyens de reconnais- sance, et de l'information de récupération qui est prise en charge dans la base de données pour chaque document, pendant l'accomplissement du processus d'en- registrement de document. 2 Système d'archivage électronique selon la revendication 1, caractérisé en ce que les moyens ana- lyseurs d'image ( 1) lisent successivement plusieurs documents, et les moyens de commande ( 3) accomplissent successivement l'opération de création de base de don- nées pour chacun des documents, au cours d'un seul processus d'enregistrement de document. 3 Système d'archivage électronique selon la revendication 2, caractérisé en ce que chaque document comprend une ou plusieurs pages. 4 Système d'archivage électronique selon la revendication 2, caractérisé en ce que chaque document comprend plusieurs pages. Système d'archivage électronique selon l'une quelconque des revendications 1 à 4, caractérisé en ce que les moyens d'entrée ( 2) introduisent l'in- formation de récupération qui comprend un titre et une clé de récupération pour chaque document. 6 Système d'archivage électronique selon l'une quelconque des revendications 1 à 5, caractérisé en ce que chaque document porte la marque dans une po- sition prédéterminée du document, et cette marque est sélectionnée dans un groupe qui comprend des caractè- res alphanumériques, des symboles et des codes à bar- res. 7 Système d'archivage électronique selon l'une quelconque des revendications 1 à 6, caractérisé en ce que les moyens de reconnaissance ( 8) reconnais- sent la marque sur le document sur la base d'une par- tie des données d'image qui sont enregistrées dans les moyens d'enregistrement ( 4, 5), en lisant une zone d'enregistrement spécifique des moyens d'enregistre- ment. 8 Système d'archivage électronique selon l'une quelconque des revendications 1 à 7, caractérisé en ce que les moyens de reconnaissance ( 8) comprennent des moyens qui sont destinés à convertir la marque re- connue en un code ayant un format qui est adapté pour le traitement dans les moyens de commande ( 3). 9 Système d'archivage électronique selon l'une quelconque des revendications 1 à 7, caractérisé en ce que les moyens de reconnaissance ( 8) comprennent un lecteur de caractères optiques ( 11) qui est destiné à reconnaître la marque en lisant une partie de chaque document, et un convertisseur ( 12) pour convertir la marque qui est reconnue par le lecteur de caractères optiques, en un code ayant un format adapté pour le traitement dans les moyens de commande ( 3). Système d'archivage électronique selon l'une quelconque des revendications 1 à 9, caractérisé en ce que les moyens d'enregistrement ( 4, 5) compren- nent une mémoire d'image ( 4) pour enregistrer tempo- rairement les données d'image qui sont reçues à partir des moyens analyseurs d'image ( 1), sous la commande des moyens de commande ( 3), et un dispositif de mémoi- re secondaire ( 5) pour enregistrer de façon permanente les données d'image qui sont enregistrées dans la mé- moire d'image, sous la commande des moyens de comman- de, à la fin du processus d'enregistrement de document. 11 Système électronique d'archivage selon la revendication 10, caractérisé en ce que les moyens de commande ( 3) comprennent des moyens pour effacer une partie des données d'image qui sont enregistrées dans la mémoire d'image ( 4), au moment du transfert vers le dispositif de mémoire secondaire ( 5) des don- nées d'image qui sont enregistrées dans la mémoire d'image, cette partie correspondant à la marque sur le document. 12 Système d'archivage électronique selon l'une quelconque des revendications 10 ou 11, caracté- risé en ce que les moyens de commande ( 3) transfèrent également vers le dispositif de mémoire secondaire ( 5) l'information de récupération qui est liée au document arbitraire, à la fin du processus d'enregistrement de document.