Brevet FR2625948A1 — publié le 19890721

La présente invention concerne un procédé de gestion comptable et administrative adapté aux besoins des cabinets de traduction. Les systèmes de gestion et de comptabilité existant à l'heure actuelle - ne répondent pas aux besoins spécifiques des cabinets de traduction dont les éléments caractéristiques de la gestion sont les suivants L'exploitation: - établissement des devis et des factures selon un tarif au mot, à la ligne, à la page ou au forfait - gestion du parc des traducteurs (coordonnées, compétences linguistiques, tarifs, matériel de traitement de texte); - archivage des traductions réalisées sur disquettes et/ou imprimées sur papier. La comptabilité - comptabilité générale - déclaration de TVA - compte de résultats - bilan - tableau d'amortissements. - comptabilité analytique - Volume moyen des traductions (en nombre de mots, en montant) - Part de chaque traducteur dans le totai des honoraires - Part de chaque client dans le chiffre d'affaires. Le but de la présente invention est de proposer un procédé permettant au cabinet de traduction utilisateur dudit procédé de gérer son exploitation sur le plan administratif et comptable. A cet effet, une analyse des besoins spécifiques aux cabinets de traduction faisant apparaître les éléments susmentionnés a permis de mettre au point le procédé, objet de l'invention, qui repose sur des "états" et la "liaison" entre lesdits états. Le procédé repose donc sur deux "états principaux" dits "feuille de route client" pour les recettes et "feuille de route fournisseur" pour les dépenses. Les données regroupées dans lesdites feuilles de route sont les suivantes Feuille de route client: numéro de dossier : A toute traduction est attribué un numéro de dossier. Ce numéro sera ensuite la clé de rappel de ladite traduction. - Nom du dossier : II permet de connaître le contenu de la traduction. - Les dates d'entrée (réception) et de sortie (envoi au client) de la traduction. - Référence disquette : C'est la référence que porte la disquette sur laquelle est archivée la traduction. - Le code langues : F = Français ; A = Anglais D = Allemand; E = Espagnol I = Italien ; P = Portugais O = Autre Ex. : F/A = Traduction du français vers l'anglais. - Le nombre de pages, de mots, de signes ou d'heures selon le mode de facturation adopté pour le dossier considéré. - Les coordonnées du client (nom, adresse, téléphone). - Les coordonnées du traducteur (nom, adresse, téléphone, matériel de traitement de texte). - Le montant de la facture (selon le mode de facturation choisi). - Le taux de TVA applicable à la facture. - Le montant des honoraires du traducteur. - Le taux de TVA applicable aux honoraires (certains traducteurs sont assujettis, d'autres ne le sont pas). - Date de paiement par le client - Date de paiement du traducteur. - Commentaires, remarques. Feuille de route fournisseur - Référence dossier : à tout achat est attribué un numéro de dossier qui sera par la suite la clé de rappel dudit achat. - Objet de l'achat. - Date de l'achat. - Date de paiement. - Nom du fournisseur. - Affectation II s'agit là de l'affectation comptable dudit achat (immobilisations, frais divers de gestion, TFSE, frais généraux). - Montant HT de la facture. - Taux de TVA applicable. Ces feuilles de route constituent la pierre angulaire du procédé, objet de l'invention, centralisant toutes les informations nécessaires aux états dits secondaires de gestion administrative et comptable qui se définissent comme suit Gestion administrative - Etablissement des devis - Etablissement des factures - Gestion du parc de traducteurs - Archivage des traductions Gestion comptable - Déclaration de TVA - Compte de résultats - Bilan - Tableau des amortissements - Comptabilité analytique : tableau de ratios significatifs. Les connexions entre les feuilles de route (états principaux) et les états secondaires sont résumées dans l'organigramme de la figure 1. La "feuille de route client" renseigne les agrégats suivants des états secondaires induits - Factures : toutes les données permettant d'établir les factures (nom, et adresse client, objet de la traduction, montant HT, montant TTC, date) - Compte de résultats: tes produits d'exploitation, montant des honoraires versés - Déclaration de TVA : rnontant de la TVA due au Trésor public. La "feuille de route fournisseur" renseigne les agrégats suivants des états secondaires induits - Compte de résultats : les charges d'exploitation - Tableau d'amortissement : montant des amortissements (calcul dégressif et/ou linéaire) - Déclaration de TVA : montant de la TVA à- récupérer sur les achats (ventilation par taux) - Bilan : montant des immobilisations. En résumé, le procédé, objet de l'invention, est caractérisé en ce qu'il comprend - deux états principaux dits "feuille de route client" pour les recettes et "feuille de route fournisseur" pour les dépenses - des états secondaires, induits des états principaux susmentionnés, qui couvrent l'ensemble du champ comptable (comptabilité générale déclaration de TVA, compte de résultats, bilan, tableau d'amortissements; comptabilité analytique : ratios (% du chiffre d'affaires) par langue, client et traducteur) et administratif (établissement des devis, gestion du parc des traducteurs, archivage des traductions, relance.. client) de l'exploitation des cabinets de traduction. Les applications du système de l'invention couvrent l'ensemble des besoins admininistratifs et comptables du cabinet de traduction, lui assurant un gain de temps considérable, une grande économie, une fiabilité totale du traitement des données et une parfaite maîtrise de l'activité. REVENDICATIONS 1. Procédé de gestion administrative et comptable des cabinets de traduction, caractérisé en ce qu'il comprend - deux états principaux dits "feuille de route client" pour les recettes et "feuille de route fournisseur" pour les dépenses - des états secondaires, induits des états principaux susmentionnés, qui couvrent l'ensemble du champ comptable (comptabilité générale déclaration de TVA, compte de résultats, bilan, tableau d'amortissements; comptabilité analytique : ratios (% du chiffre d'affaires) par langue, client et traducteur) et administratif (établissement des devis, gestion du parc des traducteurs, archivage des traductions, relance client) de l'exploitation des cabinets de traduction. La "feuille de route client" renseigne les agrégats suivants des états secondaires induits - Factures : toutes les données permettant d'établir les factures (nom, et adresse -client, objet de la traduction, montant HT, montant TTC, date) - Compte de résultats les produits d'exploitation, montant des honoraires versés - - Déclaration de TVA : montant de la TVA due au Trésor public. La "feuille de route fournisseur" renseigne les agrégats suivants des états secondaires induits - Compte de résultats : les charges d'exploitation - Tableau d'amortissement montant des amortissements (calcul dégressif etlou linéaire) - Déclaration de TVA : montant de la TVA à récupérer sur les achats (ventilation par taux) - Bilan : montant des immobilisations.