Brevet FR2529358A1 — publié le 19831230

D E S C R I P T I O N E S C ? I P T I O N Se situant dans le secteur de la bureautique, la présente invention consiste en un procédé nouveau, mettant en oeuvre l'utilisation de deux techniques connues, permettant la) De repérer beaucoup plus rapidement que par les moyens classiques un dossier dans une étude d'Huissier de Justice, de Notaire, dans un cabinet d'avocat, de comptable, de contentieux, et d'une manière générale dans toute entreprise publique ou privée manipulant un nombre important de dossiers nécessitant une dispersion dans de multiples postes de travail. 20) D'identifier automatiquement un dossier dans le cadre d'un report à un agenda informatisé, en supprimant la "saisie" manuelle des coordonnées du dossier et en annulant ainsi les risques d'erreur que cette saisie manuelle comporte. a) moyens actuels et inconvénients En l'état des procédés actuels, pour effectuer le repérage d'un dossier en cours de traitement, lorsque celui-ci est sorti de sa case ou de son hamac, la principale-méthode évoluée consiste à laisser dans cette case ou ce hamac une fiche ou un repère identifiant l'utilisateur ou le service momentanément en charge de ce dossier ; cette méthode entratne des suggestions et risques d'omissions et d'erreurs importants, et bien souvent l'utilisateur momentané d'un dossier ne laisse aucune indication sur son nouveau lieu de situation. Ainsi, lorsque le dossier sorti de son lieu habituel de stationn#ement doit êtrs utilisé par une autre personne, cela nécessite la mise on oeuvre de recherches, au pire des cas dans autant de services que l'entreprise en comporte, et sur autant de bureaux dont sont pourvus ces services. Ces recherches engendrent des pertes de temps importantes et génèrent îrjquemment une mauvaise appréciation des tiers sur la qualité de gestion de l'entreprise qui impose ainsi à ses interlocuteurs des délais de-réponse trop longs. En ce qui concerne l'identification d'un dossier pour son report à un agenda, le "suivi" d'un dossier nécessite qu'il soit périodiquement reporté à une date ultérieure, avec éventuellement L'idication d'un motif de report. En l'état actuel des moyens existants, ce problème de report peut être traité :- soit manuellement au moyen d'un cahier ou livre dénommé "agenda" comportant autant de pages datées qu'il existe de jours dans l'année et sur lequel on inscrit malluellemellt la référence du dossier et éventuellement son motif de report sur la page du jour auquel le dossier doit être revu, - soit au moyen d'un système informatique, la plupart des ordinateurs destinés à la gestion d'une entreprise comportant un programme "agenda" permettant le report des dossiers à une date ultérieure. Dans ce cas, les références du dossier doivent être "saisies" manuellement au clavier, puis doit être indiquée la date du report de ce dossier et éventuellement le motif du report. Exemple de données à fournir à l'ordinateur dossier n0 20024 - date de report : 2-08,82 - votif : contrôle des enyagements pris. Au-jour fixé pour le report, l'ordinateur fournit à la demande, soit au moyen dun écran, soit au moyen d'un listing servi par une imprimante, la liste des dossiers à revoir et leur motif de report. Cette technique présente l'inconvénient de devoir saisir manuellement les références du dossier au clavier, ce qui, bien que cette opération- soit relativement rapide, constitue une perte de temps et un risque important d'erreur dans cette manipulation. b) Procédé objet de la présente invention Le procédé, objet de la présente invention, commun dans ses moyens techniques aux deux résultats précités (identification et repérage d'un doss-ier) permet d'éviter ces inconvénients. Il met en oeuvre un lecteur optique de "code a'à associé soit a' un micro-ordinateur, soit à l'ordinateur de l'entreprise, ces deux types de matériel (lecteur optique et ordinateur) constituant des moyens et des techniques déjà existants. Son principe consiste en la transcription sur la chemise de tous dossiers d'une meme entreprise d'un numéro d'ordre reproduit au moyen d'un code à barres selon les techniques et principes existants, que ce soit par impression directe sur la chemise, ou par collage d'une étiquette adhésive pourvue de ce code à barres préimprimé. Ce numéro de dossier, sous forme de code à barres est "lu" par un lecteur optique approprié par le simple passage du dossier à traiter devant le système de lecture de ce lecteur optique. Ce lecteur optique, en liaison avec un microordinateur ou l'ordinateur de l'entreprise, donne l'information à ce dernier, ce qui permet, grâce aux données fournies à l'ordinateur lors de l'ouverture du dossier, d'identifier celui-ci par sa désignation alphabétique (exemple : le dossier n0 200024 correspond à l'affaire Martin Jean-Pierre contre Dupont Jean-Louis). 10) En ce qui concerne le repérage rapide du lieu de situation d'un dossier en cours de vie ou classé, lorsque celui-ci est sorti de son lieu de classement habituel A l'immédiate proximité de ce lieu de classement est installé un lecteur optique de code à barres en liaison avec l'ordinateur de l'entreprise. Ce lecteur présente la particularité d'8tre pourvu d'un clavier comportant autant de touches "utilisateurqu'il existe de services ou de personnes dans l'entreprise habilités à traiter ces dossiers (le nombre de touchés pouvant être multiplié selon les besoins). Chaque touche utilisateur comporte un numéro qui sera affecté à tel service ou à tel collaborateur. Le clavier comporte également une touche "retour" servant exclusivement à annuler la dernière opération effectuée. Lorsqutun utilisateur ou un service a besoin de retirer le dossier de son lieu de stationnement pour le traiter dans son bureau ou le porter dans un service, il retire le dossier de sa case ou de son hamac, le présenteimmédiatement devant le lecteur optique. La lecture du code à barres inscrit sur la chemise est déclenchée par la simple pression de l'opérateur sur la touche qui-lui est attribuée ou sur celle du service vers lequel il est chargé d'acheminer le dossier. Cette simple manipulation permet au moyen d'un programme informatique adapté selon les techniques déjà existantes de fournir à l'ordinateur l'information que le dossier X a été retiré de son lieu de classement habituel et qu'il se trouve actuellement entre les mains de l'utilisateur Y ou du service Z. Cette information mémorisée par l'ordinateur est à la disposition de tout utilisateur qui peut connaître ainsi instantanément le lieu de situation du dossier qu'il désire consulter (l'écran de l'ordinateur affichant immédiatement à la suite du n0 de dossier appelé son lieu de situation). LOrsque le dossier a été traité, il est rapporté en son lieu de stationnement habituel après avoir été représenté devant le lecteur optique, l'opérateur appuie sur la touche "retour" et génère ainsi au profit de l'ordinateur l'information que le dossier est de retour dans sa case ou son hamac de classement. Ce procédé, selon l'invention, permet donc, moyennant seulement deux gestes simples (présentation du dossier et pression sur une touche) de déterminer d'une manière pratiquement instantanée et en tout cas beaucoup plus rapide que par les moyens déjà existants, le lieu de situation d'un dossier, et ce a tout moment. Il constitue ainsi un facteur de gain de temps important dans la recherche des dossiers et évite des recherches et déplacements inutiles. Par voie de conséquence, cette technique au-delà des avantages internes qu'elle procure, permet de valoriser# sensiblement, vis à vis des tiers, l'image de marque de l'entreprise par la rapidité de réponse, notamment en cas de demande de renseignement téléphonique. 20) En ce qui concerne l'identification automatique d'un dossier dans le cadre d'un report à un agenda informatisé La chemise du dossier, pourvue de son code à barres, est présentée devant le lecteur optique qui, en liaison avec soit un micro-ordinateur pourvu d'un programme spécifique d'agenda, soit avec l'ordinateur principal pourvu du même programme, identifie instantanément et par la simple# lecture du code à barres le numéro du dossier. Le lecteur optique peut-, dans le cadre de cette fonction, présenter deux variantes : la première variante consiste à ajouter au lecteur optique avec clavier utilisé pour le repérage du dossier une fonction agenda représentée par une touche supplémentaire qu'il suffit d'enclencher pour provoquer la lecture du code à barres de la chemise et la transmission de cette information au micro-ordinateur ou à l'ordinateur principal de l'entreprise. Il ne restera plus alors qu'à indiquer au moyen du clavier de l'ordinateur seulement la date de report à l'agenda et éventuellement le motif du report. La deuxième variante consiste à employer un lecteur optique dans sa configuration la plus simple, sans clavier, relié directement à l'ordinateur et incorporé directement au programme "agenda", assurant ainsi la même fonction d' identi- fiction automatique du dossier. Ce procédé rend donc automatique la saisie des références du dossier qui était jusqu'alors effectuée manuellement au moyen d'un clavier d'ordinateur. La saisie automatique présente l'avantage d'être beaucoup plus rapide et d'éliminer tous les risques d'erreurs que comportait jusqu'alors la saisie manuelle des numéros de références d'un dossier. Le procédé, objet de l'invention, peut donc être utilisé dans tous les cas où,dans une entreprise, la détermination du lieu de situation d'un dossier et son report à un agenda informatisé, est rendu nécessaire et doit être assuré d'une façon rapide, précise et aisée. Il peut être mis en oeuvre plus particulièrement dans les professions du secteur dit "tertiaire" comme les Huissiers de Justice, les avocats, les notaires, les comptables les entreprises de contentieux, et d'une manière générale par toutes les entreprises du secteur privé ou public, les administrations, qui recherchent une amélioration, tant du service qu'ils assurent à leur clientèle ou à leurs administrés, que l'amélioration de leur condition de travail et d'organisation interne. R E V E N D I C A T I O N S 1. Procédé de repérage rapide et fiable du lieu où se trouve un dossier dans une entreprise et d'identification rapide d'un dossier dans le cadre d'un système d'agenda informatisé, caractérisé par le fait qu'il met en oeuvre la technique des codes à barres lus au moyen d'un lecteur optique associé à un ordinateur. 2. Procédé de repérage et d'identification rapide d'un dossier, selon la revendication 1, caractérisé en ce que le moyen d'identification des dossiers est le codage du numéro du dossier ou de ses références habituelles au moyen de code à barres inscrit sur la chemise des dossiers, lu par un lecteur optique selon les techniques déjà existantes. 3. Procédé de repérage et d'identification rapide d'un dossier selon la revendication 2, caractérisé par le fait que le-code à barres est transcrit sur la chemise des dossiers, soit directement, soit au moyen d'une étiquette adhésive primprimée. 4. Procédé de repérage et d'identification rapide d'un dossier selon la revendication 2, caractérisé en ce que le lecteur optique comporte, pour le repérage des dossiers, un clavier pourvu de touches numérotées dites d"'utilisateur" et d'une touche "retour". 5. Procédé de repérage et d'identification rapide d'un dossier, selon la revendication 2, caractérisé en ce que, pour l'identification des dossiers dans le cadre de l'agenda informatisé, le lecteur optique comporte : - dans une première version : un clavier pourvu de touches numérotées dites utilisateurs et d'une touche "retour" pour la fonction de repérage, auquel il faut aJouter pour la fonction ',azenda" une touche dite "agenda". - dans une seconde version, le lecteur optique se présente sans clavier dans sa configuration la plus simple, directement relié ou incorporé à l'ordinateur, et se trouve affecté ainsi d'une manière spécifique au programme "agenda" de ce dernier.