Brevet FR2523039A1 — publié le 19830916

Dossier pour le rangement et l'archivage de documents L'invention concerne un dossier pour le rangement et l'archivage de documents destiné notamment, bien que cette application ne soit pas limitative, aux hôpitaux, en particulier pour le classement des dossiers des patients, tels que les radiographies, les diagnostics, les rapports d'analyse ou autres. Les dossiers ou chemises jusqu'alors uti lisés sont gdnéralement réalisées en des matériaux plus ou moins résistants, tels que carton, papier craft et quelquefois en ma tière plastique. Indépendamment du fait que ces chemises ou enveloppes se détériorent aisément, on observe également que leur exploitation est malaisée et mSme fastidieuse, d'une part en raison de la difficulté d'identifier tel ou tel dossier, et d'autre part de l'impossibilité de pouvoir isoler rapidement et sans tâtonnement le document dont on a besoin.En effet, les méthodes de classement utilisées lors de l'archivage de ces dossiers sont le plus souvent archaïques (sans signalisation alha- hdtioue su aum6rique) et les documents sont généralement stockés pê- le-mêle dans le dossier de sorte qu'il est nécessaire de le feuilleter à chaque fois que l'on recherche un document donné. L'invention concerne un dossier conçu pour permettre un rangement rationnel des documents tout en permettant son identification immédiate, même si celui-ci est si- tué au milieu de plusieurs centaines ou milliers d'autres dos siers. Un autre but de l'invention est de mettre à la disposition des usagers des dossiers propres et résistants peu sensibles à la détérioration par manipulation. Enfin, le dossier est conçu de manière à ce que l'on puisse porter sur celui-ci tous les renseignements relatifs au titulaire du dos sier sans avoir besoin d'utiliser des étiquettes et sans que les indications puissent s'effacer. L'invention concerne donc un dossier constitué d'une reliure formée de deux couvertures reliées entre elles par une articulation chaque couverture comportant sur sa face interne des moyens pour la fixation amovible de documents, lesdits moyens étant décalés d'une couverture à l'autre pour éviter les surépaisseurs, un intercalaire muni de pochettes étant par ailleurs fixé, de façon articulé, à l'intérieur de la reliure. Suivant une caractéristique de l'invention, l'intercalaire est formé d'une feuille en matière plastique rigide sur les deux faces de laquelle sont soudés des volets transparents formant des pochettes, le bord supérieur des volets étant pourvu d'un ourlet et d'encoches qui assurent le dégagement automatique du haut de la pochette pour faciliter l'introduction des'documents. de manière avantageuse, les volets transparents formant les pochettes s'étendent suivant la moitié de la hauteur de l'intercalaire, et Ourlet qui borde l'entrée de la pochette évite toute blessure par coupure. . D'autres caractéristiques et avantages ressortiront de la description ci-après et des dessins annexés dans lesquels - La figure 1 est une vue en perspective du dossier en position ouverte, - La figure 2 est une vue en perspective du dossier également en position ouverte mais dont l'interca- laire a été relevé, de manière à bien faire apparaitre la position décalée des organes de fixation des documents, - la figure 3 est une vue en plan de la face extérieure de la reliure, - la figure 4 est une vue en coupe de la reliure selon la ligne A-A de la figure 2. Le but essentiel de l'invention consiste à mettre à la disposition des usagers une reliure résistante, facilement identifiable, et conçue pour permettre un rangement rationnel de documents. Le dossier est constitué d'une reliure formée de deux couvertures 1 et 2, réalisées de préférence en matière plastique rigide, celles-ci étant réunies entre elles par une bande souple 3 formant articulation, celle-ci étant soudée sur la face externe des couvertures selon des zones marginales correspondant aux bords contigüs 11 et 21 des deux couvertures. Chaque couverture comporte des moyens pour la fixation amovible de documents, ceux-ci étant volontairement décalés d'une couverture à l'autre, de manière à ce qu'il ne se crèe aucune surépaisseur lorsque le dossier sera fermé.C'est ainsi (Fig.2) que les moyens de fixation 4, soudés sur la face interne de'la couverture 1 s'étendent dans un plan parallèle au bord transversal 12 de cette couverture tandis que les moyens de fixation 5, soudes sur la face interne de la couverture 2, sont orientés dans un plan parallèle à la hauteur 22 de cette couverture et se situent à proximité de l'articulation formée par la bande souple 3. Chaque moyen de fixation est constitué, comme visible en fig.1 d'une patte 6 en forme de bande,soudée par haute fréquence le long de lignes 8 pour former des sortes de gousset 92 dans lesquels seront introduit des barrettes métalliques de type déformable, servant à retenir les documents. L'introduction des barrettes se fait par des orifices 7 prévus dans les pattes 6 par lesquels peuvent faire saillie les deux ailes 9 des barrettes déformables. A l'origine ces barrettes sont sensiblement rectilignes, mais elles ont, dans l'exemple illustré en figure 1, après pliage des ailes 9, la forme d'un étrier en U, puisque la branche principale 91 de la barrette est logée à l'intérieur du gousset défini entre la patte 6 et la face interne de la couverture 1. De façon classique, une plaquette 10 de maintien comportant des orifices 15 permet de retenir les documents qui comportent eux aussi des perforations dans lesquelles viennent s'engager, à la manière de broches, les ailes 9 des barrettes déformables.Bien entendu, les barrettes sont repliées dans deux directions opposées après qu'elles aient traversé la plaquette de. maintien 10 qui enserre les documents. Les moyens de fixation 5 soudés sur la face interne de la couverture 2 sont rigoureusement identiques à ceux précédamment décrits. Bien entendu, les pattes 6 en forme de bandes sont réalisées en matière plastique compatible avec celle constituant les couvertures 1 et 2, de manière à permettre le soudage par haute fréquence. De la même façon, la bande d'articulation 3 est réalisée en PVC souple très plastifiée constituant une bonne articulation pour la reliure. L'intercalaire 12 est également réalisé sous la forme d'une plaque en matière plastique rigide sur les deux faces duquel sont fixés des volets transparents 13,14 qui s'étendent sur une partie de la hauteur de l'intercalaire pour définir des pochettes aptes à recevoir des documents. Ces volets sont fixés sur les deux faces de l'intercalaire par des lignes de soudage haute-frdquence 15 et leurs bords supérieurs 16 comportent un ourlet évitant que ce bord soit coupant et qu'il blesse l'usager lors de l'accès aux pochettes. Ce bord 16 comprend une ou plusieurs encoches 17 permettant une meilleure préhension et un meilleur accès aux pochettes.Comme illustré en fig.4 le volet 12 est soudé sur une languette souple 18 elle-même soudée sur la face interne de la couverture2 et en 19 sur la face interne de la bande d'articulation 3 de la reliure. La languette 18 est suffisamment souple pour permettre une bonne articulation de l'intercalaire qui doit pouvoir ve- nir, selon que l'on veut avoir accès à la pochette 13 ou à la pochette 14, se coucher sur la couverture 2 ou sur la couverture 1. Comme illustré en fig.3, le recto, c'est à dire la face apparente de la reliure 20,comporte des plages 21, dont le nombre peut être variable, ces plages étant vierges pour pouvoir recevoir des annotations correspondant au nom, au prénom, à la date de naissance, à l'adresse, au sexe et à l'âge du patient, ou encore toute autre précision utile à l'exploitation du dossier telle que l'identification du service, le nom du médecin traitant, ou toutes autres indications s'il ne sagit pas d'une application médicale. Ces plages qui peuvent Cotre combinées à des inscriptions imprimées, sont réalisées par sé- rigraphie et présentent la particularité de pouvoir, de façon connue, recevoir des inscriptions directes des coordonnées du dossier à l'aide d'un crayon bille ordinaire ou d'un feutre sans alcool.On observe que la reliure comporte une languette 22,en saillie sur leur bord transversal ou latéral, celle-ci étant destinée à recevoir des étiquettes de couleur, autre collantes* constituant un système d'indexation numérique couleur. En effet, chaque étiquette comporte une référence numérique correspondant à un code couleur, à savoir - Orange égal 0 - Bleu foncé égal 1 - Blanc égal 2 - Rouge égal 3 - Vert foncé égal 4 - Jaune égal 5 - Gris égal 6 - Bleu ciel égal 7 - Rose égal 8 - Violet égal 9 Le préposé aux archives peut ainsi, après avoir mémorisé les couleurs et leur correspondance à un chiffre donné, (ce qui se fait très rapidement), isoler visuellement à distance un dossier sans même avoir besoin de lire les références numériques portées sur les étiquettes.En effet, si le dossier recherché est par exemple le 1 234, le préposé aux archives recherchera immédiatement la rangée des bleus qui correspond aux millièmes puis sous le bleu les dossiers qui se pourvent par des bandes blanches correspondant aux centaines, puis des dossiers se poursuivant par du rouge et du vert foncé correspondant respectivement aux références 3 et 4. Il s'agit donc là d'un système d'indexation de classement et de repérage du dossier particulièrement efficace. Ainsi, le dossier selon l'invention est résistant, imputrescible, indéformable, et facile à classer et à identifier. En outre, sa conception interne permet un bon ordonnancement des documents en raison de leur ventilation possible selon au moins quatre postes différents. Il est bien évident que l'on pourrait, sans difficulté, pour des dossiers plus épais, souder un ou plusieurs intercalaires supplémentaires avec une ou plusieurs pochettes, sans rien changer au principe de l'invention. REVENDICATIONS 10/ Dossier pour le rangement et l'archivage de documents, destiné notamment aux hôpitaux ou à des services administratifs, pour le classement des dossiers des patients, de clients ou de sociétés, caractérisé en ce qu'il est constitué d'une reliure formée de deux couvertures (1-2) reliées entre elles par une articulation 3, chaque couverture comportant sur sa face interne des moyens (4-5) pour la fixation amovible de documents, lesdits moyens étant décalés d'une couverture à l'autre pour éviter les surépaisseurs, un intercalaire (12) muni de pochettes (13-14) étant par ailleurs fixé, de façon articulée à l'intérieur de la reliure (3). 20) Dossier pour le rangement et l'ar- chivage de documents selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'intercalaire (12) est formé d'une feuille en matière plastique rigide, sur les deux faces de laquelle sont soudés des volets transparents (13-14) formant des pochettes, le bord supérieur (16) des volets étant pourvu d'un ourlet et d'encoches de préhension (17). 30) Dossier pour le rangement et l'archivage de documents selon la revendication 1, caractérisé en ce que les moyens de fixation sont constitués de pattes (6) en forme de bandes perforées, soudées sur la face interne de chacune des couvertures (1-2) pour constituer des goussets de retenue pour des barrettes (9) de fixation métalliques déformables, dont les deux extrémités viennent se verrouiller par pliage sur une plaquette de maintien (10) des documents. 40) Dossier'pour le rangement et l'archivage de documents selon la revendication 1, caractérisé en ce que les deux couvertures sont reliées entre elles par une bande en PVC souple très plastifiée (3) formant articulation, et soudée sur les deux bords contigüs (11-21) des couvertures, l'intercalaire (12) étant également soudé par son bord vertical sur une languette souple (18), elle-mame soudée sur la face interne de la bande d'articulation (3) et sur l'une des couvertures (2). 50) Dossier pour le rangement et l'archivage de documents.selon les revendications 1 à 4, caractérisé en ce que les couvertures sont en matière plastique rigide, l'une au moins comportant sur sa face extérieure (20) des inscriptions et des plages vierges (21) réalisées par sérigraphie. 60) Dossier pour le rangement et l'archivage de documents selon la revendication 5, caractérisé en ce que l'une des couvertures comporte une languette en saillie (22) sur laquelle sont fixées des étiquettes de couleur num4- rotées constituant un système d'indexation numérique à codification couleurs prd-établi. 70) Dossier pour le rangement et l'archivage de documents selon l'une quelconque des revendications 1 à 6, caractérisé en ce que les différentes soudures sont réalisées par soudage haute-fréquence.