Brevet FR2492736A1 — publié le 19820430

La présente invention se rapporte à un système de classement comptable permettant notamment de classer dans un ordre quelconque l'ensemble des informations nécessaires à l'établissement de la paye de l'ensemble du personnel d'une entreprise sans avoir à recopier les informations restant inchangées d'une période de paye à une autre. De façon plus précise, on sait que l'établissement des fiches de paye dupersonnel d'une entreprise nécessite la tenue de livres comptables sur lesquels sont portées, d'une part, des informations générales telles que l'état civil, la qualification et le salaire de base de l'employé et, d'autre part, des informations propres à la période de paye concernée telles que les jours d'absence pour cause de maladie ou de congé annuel, etc... S'il est clair que ces dernières informations doivent nécessairement être inscrites au jour le jour dans le livre comptable, il n'en est pas de même des informations d'ordre général telles que celles qui concernent l'état civil et le salaire de base de chaque employé.Lorsque les employés sont tres peu nombreux, il n'est pratiquement pas génant d'avoir à recopier pour chaque période de paye concernée l'ensemble des informations nécessaires à l'établissement de la paye. Toutefois, un tel travail devient rapidement fastidieux lorsque le nombre d'employés augmente. De plus, lorsque les effectifs varient au cours de la période de paye concernée, l'ordre de classement du personnel sur le livre de compte (alphabétique, numérique, par groupe, etc...) ne peut plus être respecté. La présente invention a pour objet un système de classement comptable ne présentant pas les inconvénients des livres comptables utilisés selon la technique antérieure. Ainsi, la présente invention a pour ob jet la réalisation d'un système de classement comptable dans lequel les informations à caractère permanent ou même temporaire concernant chacun des employés de l'en- treprise n'ont pas besoin d'être recopiées d'une période de paye à une autre, même si l'ordre de classement du personnel est modifié ou si les effectifs varient au cours de cette période. Dans ce but et conformément à l'invention, il est proposé un système de classement comptable caractérisé en ce qu'il comprend un classeur, au moins une feuille de classement présentant sur au moins l'une de ses faces des compartiments horizontaux transparents et de mêmes dimensions, des bandes individuelles susceptibles d'être reçues de façon amovible dans lesdits compartiments, des informations relatives à une personne donnée étant portées sur chacune desdites bandes, et au moins une feuille comptable divisée en zones horizontales de mêmes dimensions que lesdits compartiments, les formats desdites feuilles étant identiques et adaptés à celui du classeur, de telle sorte que la feuille comptable peut être placée dans le classeur en regard de la feuille de classement, chaque compartiment de cette dernière correspondant à une zone de la feuille comptable. Dans un tel système, on voit que les bandes individuelles portant les informations à caractère permanent peuvent être récupérées d'une période de paye à une autre et éventuellement être classées dans un ordre différent, certains des compartiments transparents pouvant rester vides au début de cette période afin qu'une éventuelle entrée de personnel au cours de la période de paye concernée n'ait pas de conséquence notable sur l'ordre de classement choisi. Bien entendu, la feuille de classement portant les bandes individuelles ayant servi à l'établissement de la paye pour une période donnée peut être photocopiée ou reproduite par tout autre moyen approprié afin d'autoriser un classement et un archivage des documents comptables.Enfin, on remarquera que le format et les perforations de la feuille de classement et de la feuille comptable peuvent être adaptés en pratique à tous les types de classeurs disponibles dans le commerce. Conformément à un mode de réalisation préféré de l'invention, la feuille de classement présente à sa partie supérieure un compartiment horizontal transparent supplémentaire dans lequel est susceptible d'être reçue une bande légende sur laquelle est indiquée la nature des informations portées sur chaque bande individuelle. Selon une autre caractéristique de l'invention, chacune des bandes individuelles comprend de préférence une partie disposée à l'intérieur d'un compartiment, portant des informations à caractère permanent et une partie disposée hors de ce compartiment, portant des informations relatives à une période de paye donnée. Cette disposition permet, en portant au crayon les informations relatives à une période de paye donnée, de les effacer après la reproduction de la feuille de classement pour l'archivage et avant la mise en place des bandes individuelles pour la période de paye suivante. Elle permet aussi de porter ces informations.directement à l'encre sur la reproduction de la feuille de classement destinée à l'archivage. Lorsque cette dernière caractéristique est remplie, la feuille de classement présente de préférence une marge de retenue sous laquelle est glissée ltex- trémité de chacune des bandes disposée hors du compartiment correspondant. On décrira maintenant, à titre d'exemple non limitatif, un mode de réalisation particulier de l'invention, en se référant auxdessins annexés dans lesquels - la figure est une vue de dessus d'un système de classement comptable réalisé conformément à l'inven tion, - la figure 2 est une vue à plus grande échelle de la partie supérieure d'une feuille de classement du sys tème de classement comptable de la figure 1, et - la figure 3 est une vue également à plus grande échelle de la partie supérieure d'une feuille compta ble du système de classement de la figure I. Comme l'illustre la figure 1, le système de classement comptable selon l'invention comprend un classeur 10 qui peut être constitué par tout classeur du commerce dont le format peut être choisi notamment en fonction de l'importance de l'effectif (on peut utiliser par exemple un classeur de format 22,5 cm X 30 cm). Bien entendu, plusieurs classeurs pourront être utilisés si l'importance de l'effectif l'exige. Dans le classeur 10 sont reçues, de façon alcernée, des feuilles de classement 12 et des feuilles comptables 14. Plus précisément, chaque feuille comptable 14 est placée en regard d'une feuille de classement 12. Ainsi, si une seule face de chacune des feuilles est utilisée, les perforations 12a de la feuille de classement 12 seront réalisées à droite et les perforations 14a de la feuille comptable 14 seront réalisées à gauche, comme représenté sur la figure, ou inversement. Comme le montre en particulier la figure 2, chaque feuille de classement 12 est réalisée en matière plastique souple et transparente dont la partie gauche sur la figure 2 est-doublée et soudée à chaud de façon à définir des compartiments 12b dans lesquels peuvent être reçues des bandes individuelles amovibles 16, par exemple en papier, et, à sa partie supérieure, un compartiment 12c dans lequel est reçue une bande légende 18 qui peut également être réalisée en papier. Là par tie droite de ~chacune des bandes 16 et 18 est placée hors du compartiment 12b, 12c correspondant, l'extrémité droite de chacune des bandes étant placée de préférence sous une marge de retenue transparente 12d formée sur la feuille 12 à proximité des perforations 12a. Comme on le voit sur la figure 2, la bande légende 18 permet d'identifier la période de paye concernée (mois, année, activité) et sert de légende aux bandes individuelles 16 en indiquant la nature des informations portées sur chacune de ces bandes (nom, prénom, nO de sécurité sociale, emploi, etc...). Contrairement à ce qui apparatt sur la figure 2, avant d'être insérée dans l'un des compartiments 12b, chacune des bandes individuelles 16 est remplie. A cet effet, on porte sur les bandes individuelles, pour chaque employé, l'ensemble des informations indiquées sur la bande légende. De préférence, les informations présentant un caractère permanent sont inscrites à l'encre alors que les informations présentant un caractère temporaire sont inscrites au crayon.De plus, les informations à caractère temporaire susceptibles de varier au cours de la période de paye concernée sont inscrites autant que possible sur la partie des bandes individuelles 16 disposées hors des compartiments 12b. Il est ainsi possible de modifier ces informations au cours de la période de paye sans avoir à sortir les bandes individuelles de leur compartiment. Comme le montre la figure 3, la feuille comptable 14 est une feuille de papier imprimée présentant à sa partie supérieure, au niveau de la bande légendé 18, une légende indiquant les informations à porter sur le reste de la feuille. Le reste de la feuille est divisé en un certain nombre de zones horizontales 14b qui correspondent à chacun des compartiments 12b de la feuille 12. Dans ces compartiments 14b peuvent notam ment être inscrites les informations relatives à la période de paye concernée telle que les jours de présence et d'absence, les heures supplémentaires, les travaux spéciaux, etc... Dans l'exemple de réalisation représenté sur la figure 1, la feuille de classement 12 présente treize compartiments 12b et la feuille comptable 14 présente treize zones 14b, chacune de ces zones étant disposée en regard de l'un des compartiments. Grâce à cette disposition particulière, on voit que le système de classement comptable selon l'invention permet de ne pas avoir à recopier l'ensemble des informations à caractère permanent ou temporaire portées sur les bandes individuelles 16 d'une période de paye à une autre, puisque chaque feuille 12 et ses bandes individuelles peuvent être réutilisées le mois suivant même si l'ordre de classement du personnel est changé, puisque l'ordre de classement des bandes 16 peut être modifié à volonté.La réutilisation des feuilles de classement 12 n'entraîne pas une disparition de l'archivage nécessaire à toute comptabilité. En effet, une copie fixant l'état de chacune des feuilles 12 à la fin de chaque période de paye peut être effectuée par tout moyen de reproduction approprié et placée dans le classeur 10. De plus, on voit sur les figures que le système de classement selon l'invention permet en n'utilisant pas tous les compartiments 12b de tenir compte des entrées éventuelles de personnel intervenant au cours de la période de paye sans modifier l'ordre de classement utilisé en cours de mois. En effet, la nouvelle bande individuelle 16 correpondant à la personne entrant dans l'entreprise pourra sans problème être insérée dans un compartiment 12b vide correspondant à l'ordre choisi au départ. Bien entendu, l'invention n'est pas limitée au mode de réalisation qui vient d'être décrit à titre d'exemple mais en couvre toutes les variantes. Ainsi, chacune des feuilles de classement 12 pourrait être opaque et porter directement l'ensemble des informations indiquées sur la bande légende 18, le compartiment 12c étant alors supprimé. Des compartiments du type des compartiments 12b pourraient également être prévus sur les deux faces de la feuille 12, la feuille comptable 14 étant alors imprimée recto-verso. Enfin, la bande légende 18 et la première bande individuelle 16 peuvent être réalisées en une seule partie et disposées dans un compartiment unique de plus grande dimension. La feuille 14 peut -etre subdivisée, à l'intérieur de chaque zone 14b, en plusieurs parties pour permettre des codifications différentes. REVENDICATIONS 1. Système de classement comptable, caractérisé en ce qu'il comprend un classeur (10), au moins une feuille de classement (12) présentant sur au moins l'une de ses faces des compartiments horizontaux tl2b) transparents et de mêmes dimensions, des bandes individuelles (16) susceptibles d'être reçues de façon amovible dans lesdits compartiments, des informations relatives à une personne donnée étant portées sur chacune desdites bandes, et au moins une feuille comptable (14) divisée en zones horizontales (14b) de mêmes dimensions que lesdits compartiments, les formats desdites feuilles étant identiques et adaptés à celui du classeur, de telle sorte que la feuille comptable peut être placée dans le classeur en regard de la feuille de classement, chaque compartiment de cette dernière correspondant à une zone de la feuille comptable. 2. Système de classement selon la revendication 1, caractérisé en ce que la feuille de classement (12) présente à sa partie supérieure un compartiment horizontal (12c) transparent supplémentaire dans lequel est susceptible d'être reçue une bande légende (18) sur laquelle est indiquée la nature des informations portées sur chaque bande individuelle (16). 3. Système de classement comptable selon l'une quelconque des revendications 1 ou 2, caractérisé en ce que chacune des bandes individuelles (16) comprend une partie disposée à l'intérieur d'un compartiment (12b), portant des informations à caractère permanent, et une partie disposée hors de ce compartiment, portant des informations relatives à une période de paye donnée. 4. Système de classement comptable selon la revendication 3, caractérisé en ce que la feuille de classement (12) présente sur ladite face une marge de retenue (12d) sous laquelle est glissée l'extrémité de chacune des bandes (16) disposée hors du compartiment correspondant.