Brevet FR2422510A1 — publié le 19791109

L'invention concerne un dispositif pour le classe.en et l'archivage de dossiers notamment les dossiers de malades r.os?i- talisés comprenant notamment les documents administratifs, les résultats d'analyses, les radiographies, etc. Dans les établissements hospitaliers, les dossiers es malades sont en général constitues de deux parties distinctes d' une part, les documents écrits, d'autre parts les radi-ographies. Ces documents écrits comprennent l'ensemble des documents administratifs (feuilles d'admission, documents de Sécurité Sociale, etc...) ainsi que l'ensemble des documents medicaux tels que compte-rendu des consultations, resultats d'analyses, résultats de radiographies, etc... Certains de ces documents peuvent, a partir d'un certain moment ne plus avoir d'intérêt reel pour le dossier du malade. Or, l'ensemble des documents étant regroupé dans une meme chemise ou enveloppe, il s'avère difficile sinon impossible de les distinguer les uns des autres. Très souvent, l'ensemble de ces documents écrits forment donc un tout quelque peu anarchique. Les examens radiologiques exécutés dans les hôpitaux donnent par ailleurs très souvent lieu a un nombre'de clichés important pour un même sujet pouvant aller jusqu'à 50 clichés. C'estle cas notamment des examens d'estomac pratiques sur des malades a qui l'on fait préalablement ingérer un produit dnt les clichés successifs, dans un laps de temps donné, doivent faire apparaît.e le ch.em.r.ement et eventuelle;,;ent certains indice- de 0 ec- tion pour laquelle le malade est hospitalisé. Sur les 50 clichés qui peuvent être ainsi réalisés, seuls trois ou quatre d'entre eux sont, après sélection, représentatifs pour les praticiens. Cette sélection est bien entendu faite de façon systématique notamment au cours des STAFF qui ont lieu avec les internes, mais le type de classement adopté fait que, après chacun de ceux-ci, l'ensemble des clichés sont remis dans la pochette du malade de sorte que l'opération de sélection doit ainsi être recommencée pour chaque consultation. Ces deux observations montrent que le plus souvent, les dossiers des malades forment une sorte d'amoncellement de documents. dont liexamen demande énormément de temps au praticien. A ces inconvenienGs, déjà très importants, s'ajoute le problème de l'archivage des dossiers Par archivage des dossiers, il faut entendre plus particulièrement la période suivant l'hospitalisation du malade et au cours de laquelle des ré-hospitalisations sont possibles pour chacun d'eux. Dans ce cas, il y a lieu bien entendu de rechercher aux archives les dossiers considérés, ceci bien entendu dans un temps aussi cours que possible. Cet archivage est donc effectué à partir des pochettes, qui constituent les- dossiers des malades en prenant pour repère les numeros du dossier de malade. Or, ce système est long et fastidieux et se trouve encore aggravé par le fait que, dans certains établis- - serments, le dossier du malade est créé par le service qui reçoit le malade et non pas par le service des admissions. Il s'ensuit des séries numériques diverses à l'intérieur d'un même eiablissement, ce qui peut prêter à confusion et alourdir le système. En effet, lorsque. les dossiers de malades sortent. du circuit d'exploitation actif, c'est- -dire lorsque la période d'hospitalisation est terminée, ceux-ci sont archivés au sein de l'établissement mode, pour une période semi-active d'un minimum de deux ans, mais qui peut varier selon les établissements Cet. archivage sezi-actif, weoroupe icr dossiers tels qu'ils ressortent de l'hospitalisation du malade et sont classés en général dans l'ordre numerique des dossiers. Deux éléments rendent très difficile l'exploitation de ces archives du fait - de l'absence de signalisation extérieure des pochettes en kraft actuel lement employées, sur lesquelles sont seulement inscrits les numéros de dossiers, - de l'épaisseur très variable de ces dossiers, certains atteignant des proportions pouvant atteindre plusieurs centimètres d'épaisseur, ce volume étant notamment dû à l'accumulation de ltensemble des documents notamment les radiographies dont très souvent 70 à 80 % des cliches ne servent pratiquerent plus à rien puisqu'ils n'ont pas fait parti des cliches sélectionnés. Le fait cependant que l'enser.-le de ces clichés soient mélangés dans une même pochette, ne permet pas d'extraire de ces dossiers, des documents devenus inutiles sans un travail dtune importance telle, qu'il n'est en fait jamais réalisé. L'invention a pour but de remédier è ces inconvenients et concerne donc un dispositif pour le classement et l'archiv2ge de dossiers notamment de ceux des malades hospitalisés, dispositif caractérise: en ce qu'il est constitué d'une enveloppe protectrice fermée sur trois de ses cotés, une des parties laterales de la face ayant de cette enveloppe etant pourvue de cases recevant des étiquettes de codification de couleurs differentes pour son archivage, l'enveloppe contenant en outre des pochettes également de couleurs différentes pour la ventilation des documents du dossier, chaque pochette comportant sur sa face avant des references servant à l'identification des documents qu'elle contient. Suivant une caractéristique de l'invention, l'enveloppe est à soufflets et ses deux coins inférieurs sont tronques Un mode de réalisation préférentiel de l'invention adapté au cas des malades hospitalises est décrit ci-après à titre d'exen > ple non limitatif. Selon l'invention, le dispositif se compose donc d'une série de pochettes pour chaque dossier de malade, cette serie comportant d'une part, une enveloppe ou pochette porteuse (format 36 x 44) fermée sur trois de ses côtés et pourvue de deux soufflets latéraux de 4 cm, d'autre part, quatre pochettes (format 34 x 45) de couleurs rose, bleue, verte et jaune, et enfin, trois pochettes (format 26 x 33) chacune de ces pochettes êtant elles-mêmes de couleurs rose, bleue et jaune Ces deux jeux de pochettes couleurs, sont destinés respectivement au classement des radiographies et au classement des documents écrits. Pour éviter les inconvénients constatés, chacune des pochettes est imprimee avec l'objet de son utilisation en fonction de sa couleur. C'est ainsi que les pochettes roses porteront la Invention de document sélectionné" et les pochettes jaunes de "documents personnels ou externes". Il est bien entendu que ces désignations peuvent être différentes suivant les souhaits des praticiens et avoir dlautres appellations telles que : "radiographies triées11, lldocur.en$s observations", radiographies en réserves1,3 etc.. Le but de ces pochettes est bien entendu de permette de conserver en l'état les différents tris successifs qui peuvent êt réalisés au cours des consultations. Le dispositif évite ainsi de recréer le désordre a l'intérieur d'un dossier apres chaque manipulation tout en conservant en un seul et même dossier, l'ensemble des documents crées durant une hospitalisation. Par ailleurs, et sur le plan archivage,les dossiers des malades arrivant aux archives sous la forme de la pochette porteuse qui regroupe à l'intérieur, chacune des pochettes de couleur contenant respectivement les radiographies et les documents écrits ventilés par nature (sélection3 rebut ou autres) permettent un bon classement. En effet, des l'arrivée aux archives, il suffit simplement d'extraire du dossier les pochettes qui n'ont pas lieu titre conservées telles que les pochettes contenant les dossiers en rebut, et seuls partent au classement les documents -réellement utiles constituant le dossier apuré. Afin de faciliter la manipulation ultérieure de l'ensemble de ces dossiers lorsqu'il y a recherche, soit pour des nouve1)es hGsp.- talisations, soit pour-fournir des dossiers au titre des études, notamment réalisées par les internes, chaque pochette porteuse ou enveloppe comporte une signalisation numérique couleur, sur sa tranche antérieure. A cette fin, les pochettes porteuses comportent sur une partie marginale de leur face avant et l'un de leurs soufflets latéraux des cases imprimées situant les différentes zones numeriques (millier, centaine, dizaine, unité) qui vont permettre de traduire par des étiquettes auto-collantes ayant une couleur correspondant à une valeur numérique donnée suivant un code déterminé, la terminaison du numéro du dossier du malade. Ce systeme prévoit en effet de n'utiliser au maximum que les quatre derniers chiffres du matricule affecté au dossier du malade compte tenu de son entrée aux archives, ces chiffres (millier, centaine, dizaine et unité) correspondant à une couleur de consigne et servant par le eu des étiquettes auto-collantes à identifier numériquement l'enveloppe porteuse de chaque malade selon son matricule. Le système adopté est donc un séquentiel terminal, c'est-à-dire que des emplacements en linéaire sont réservés sur les rayonnages d'archivage par tranche numérique terminale qui sont cependant classées dans ces emplacements de façon systémati- quement croissante par rapport au quatre derniers chiffres du nombre. Exemple L'emplacement réservé pourvue 3410 pourra recevoir les dossiers 3410 - 13410 - 23410 - 33410 > etc... Cette méthode permet d'une part, une excellente répar- tition des dossiers et d'autre part, la signalisation par étiquette couleur crée des bandes continues de même couleur pour chacune dos zones numériques et rend très lisible cette numérotation. En effet, la moindre erreur de classement fait qu'auto matiquement une des couleurs de chacune de ces zones numériques ne se trouverait pas dans sa zone-appropriée et se signalerait automa tiquement visjlleì'nt par rupture de l & bande qui devrait être continue et de même couleur. Par exemple, un dossier 4310 mis dans la zone 3410 tranchera par la couleur verte de l'étiquette désignant le 4.000 sur la zone rouge désignant les 3.000 dans lesquels il aura été classé par erreur. Ce dispositif permet d'atteindre trois objectifs essentiels : améliorer considérablement le temps de manipulation des dossiers d'une part, en facilitant les opérations d'extraction et de reclassement des dossiers au cours des différentes manipulations de classement, d'autre part, en limitant les opérations de sélection des documents qui, par le jeu des pochettes, n'a lieu qu'une seule fois à l'entrée initiale des documents dans le dossier du malade. - apporter une sécurité pratiquement à 100 S lors du reclassement des dossiers dans les archives. - diminuer considerablement le volume des dossiers lors de lueur mise en archive en permettant l'élimination systématique des documents considérés comme rebut. Ce dispositif de classement et d1archivage permet non. seulement une diminution notable de la place necessaire aux archives, mais facilite l'archivage définitif des dossiers au-del d'une periode déterminée par les Etabl issements Hospitaliers eux-mêmes, qui peut se faire soit par archivage des dossiers en grandeur nature, soit par réduction microfilms Dans les deux cas, il en résulte une économie importante :: - de court, notablement important dans le second cas puisque seuls sont microfilmés les documents sélectionnés (Il ne faut pas oublier que les rebuts, notamment en radios représentent très souvent Jusqu'a 80 1 des cliches} - du fait du regroupement des clichés rebuts qui peuvent être revendus pour la récupération du sel d'argent. Dans le dispositif proposé, l'ensemble des pochettes ont eté prevues en papier très fort extrêmement résistant pour assurer une tenue impeccable des dossiers. Toutefois, les angles inférieurs de ces pochettes porteuses et interieures, sont coupes pour éviter la cassure des angles en fonction du chargement des pochettes, ce qui evite ainsi leur détérioration prématurée. Enfin, comme dans certains cas. les hospitalisations peuvent être de courte durée et q' > e l'état des pochettes ne s'en trcuve pas altérés il est prévu de pouvoir remettre dans un deuxier.e, voire un troisième circuit, ltensemble des pochettes en utilisant des étiquettes autocollantes qui recouvrent les coordonnées initiales des dossiers afin de pouvoir les réutiliser pour un autre malade. Bien entendu, l'invention n'est pas limitée au mode de réalisation ci-dessus décrit et il est évident que le dispositif de classement et d'archivage dont il s'agit pourrait être appliqué à tout autre problème de classement et utiliser tout autre type de pochettes ou de systeme d'identification sans rien changer a l'invention. REVEt4DICATIONS 1. Dispositif pour le classement et l'archivage de dossiers notamment de ceux des malades hospitalisés, dispositif car-acteri,e en ce qu'il est constitue d'une enveloppe protectrice fermée sur trois de ces côtés, une des parties latérales de la face avant de cette enveloppe étant pourvue de cases recevantdes étiquettes de codification de couleurs différentes pour son archivage, l'enveloppe contenant en outre des pochettes egalement de couleurs différentes pour la ventilation des docu:::ents du dossier, chaque pochette comportant sur sa face avant des références servant à l'identification des documents qu'elle contient. 2. Dispositif selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'enveloppe est à soufflets et ses deux coins inférieurs sont tronqués. 3. Dispositif selon les revendications 1 et 2, caractérisé en ce que les cases servant à la réception des étiquettes de codification pour l'archivage des dossiers s'étendent sur la partie marginale de la face avant de l'enveloppe et sur le soufflet proprement dit. 4. Dispositif selon la revendication 1, caractérisé en ce que les pochettes intérieures ont leurs coins inferieurs tronqués.