Brevet FR2368371A1 — publié le 19780519

La présente invention concerne les instruments du type "répertoire" permettant d'enregistrer et de suivre des dossiers (groupes de données), qui rangés dans des chemises différentes doivent pouvoir à tous instants être consultés, malgré leurs changements de chemise du fait de l'évolution des travaux ou de l'affaire qu'ils représentent. Dans les dispositifs connus de ce genre, on utilise un répertoire sur lequel on enregistre tous les jours les dossiers reçus en mentionnant leurs références. Aprés étude des dossiers, on classe ces derniers dans des chemises. Mais par la suite les dossiers changent de chemise, du fait de l'évolution des travaux ou de l'affaire qu'ils représentent; ce qui fait que si une personne demande des renseignements sur son dossier, il est difficile de lui répondre ra- pidenent, car il faut la questionner sur la nature de son dossier pour déterminer son solution et retrouver ee dernier. Ce qui agace le demandeur et discrédite le service traitant le dossier. Le dispositif suivant l'invention permet d'éviter ces incon- vénients. Dans celui-ci en effet, le répertoire-ordinateur permet de fournir un renseignement succinct immédiat sur le contenu et l'orientation du dossier, ainsi qu'une recherche rapide du dossier lus méme. Car ces derniers ne sont Pas enregistrés de façon journalière, mais selon leur ordre numérique sur les feuilles du répertoire-ordi- nateur, dans des cases numérotées de zéro 9 neuf mille neuf cent quatre vingt dix neuf, de gauche & droite et de haut en bas, cent cases par feuille.Cases que l'on retrouve facilement à l'aide d'onglets situés en abscisse et en ordonnée des feuilles. Il suffit de mentionner au fur et à mesure des mouvaient s des dossiers dans les cases correspondantes, les renseignements succincts concernant l'évolution des dossiers pour les retrouver rapidement. Le dispositif, objet de l'invention comporte, un livre de cent feuilles d'enregistrement, que l'on utilise en ouvrent sa cou verture de bas en haut. Les feuilles étant: D'une part découpées sur leur partie verticale gauche servant d'ordonnée, pour former dix groupes de dix onglets numérotés de zéro à neuf, cela permet de séparer les cent feuilles en dix groupes de dix feuilles.D'autre part dans chaque groupe de dix feuilles la partie horizontale basse des feuilles servant d'abscisse est découpée pour former dix onglets nu- mérotés de zéro à neuf, un par feuille, mais comme il y a dix groupes de feuilles cela fait dix groupe de dix onglets. Chaque feuille ayant dix cases en abscisse et dix cases en ordonnée, cela fait cent cases par feuille et comme il y a cent feuilles, cela fait dix aille cases donc la possibilité d'enregistrer dix mille dossier.C'est à dire qu'il est donc possible d'avoir un renseignement immédiat et de rechercher très rapidement tout dossier ayant un numéro de référence à quatre chiffres. Il suffit pour cela de savoir que, dans les quatre chiffres de référence, les deux premiers chiffres déterminent la feuille sur laquelle est inscrit le dossier, le premier chiffre étant l'ordonnée (onglet vertical), le deuxiéme chiffre étant l'abscisse (onglet horizontal); les deux autres chiffres déterminent dans la feuille la position de la case ou est enregistré le dossier, les deux derniers chiffres étant les coordonnées de la case, le troisié- me chiffre étant l'ordonnée (onglet vertical), le quatriéme chiffre étant l'abscisse (onglet horizontal). Selon une autre réalisation de l'invention, on peut utiliser un livre s'ouvrant de droite à gauche, avec comme abscisse le coté horizontal haut des feuilles et comme ordonnée le coté vertical droit des feuilles, cela ne changeant Pas le principe de fonctionnement du dispositif. On peut également remplacer les chiffres par des lettres, Les dessins annexés illustrent à titre d'exemple, un ode de réali- sation du dispositif conforme à la présente invention. Tel qu'il est représenté, le dispositif comporte un livre I, formé d'une couverture 2* d'une feuille de garde 3, et de cent feuilles d'enregistrement 4,. le coté vertical gauche des feuilles d'enregistre- ment 4, est découpé pour former dix onglets verticaux 5, numérotés de haut en bas, de zéro à neuf; ce qui sépare les cent feuilles an dix groupes de dix feuilles successives.Sans chaque groupe, le coté horizontal bas de chaque feuille d'enregistrement 4, est découpé pour former dix onglets horizontauz 6, numérotés de gauche & droite, de zéro à neuf, un par feuille; comme il y a dix groupes de feuilles d'enregistrement 4, cela fait dix feuilles d'enregistrement 4, par onglet horizontal 6,. Sur le recto de la feuille de garde 3, figure la table des abréviations 7, sur la colonne de gauche les abrévia- tions indiquant les travaux 8, exemple: DPP, signifie déplacement, poste principal; sur la colonne de droite les abréviations indiquant les chemises de rangement 9, des dossiers, exemple:MOD,A,A, signifie modification, attendre avis,. Chaque feuille d'enregistrement 4, est divisée sur son recto en cent cases d'enregistrement I0, dis posées en dix rangées de dix cases d'enregistrement 10, dix rangées en abscisse coté horizontal bas des feuilles II, d'enregistrement et dix rangées en ordonnée coté vertical gauche des feuilles I2, d'en- registrement. Du fait qu'il y a dix mille cases, la première feuille représente la centaine zéro zéro, la deuxiéme feuille la centaine zéro un et ainsi de suite jusqu'a la centième feuille qui représente la centaine quatre vingt dix neuf. Fonctionnement: Dans le cas d'enregistrement et de classement des dossiers d'installations téléphonique, on les inscrits chacun dans la case correspondent & son numéro d'appel, en mentionnant les abréviations indiquant la nature des travaux demandés, la chemise dans laquelle est rangé le dossier et la date de réception du dossier. Exemple: l'abonné 288 43 76 demande l'adjonction d'un poste supplé- mentaire. Il faut d'abord préciser que l'on ne tient compte que des quatre derniers chiffres de l'indicatif. âpres avoir soulevé la cou- verture 2, et la feuille de garde 3, le chiffre des milliers étant le quatre, on place un doigt sur l'onglet vertical 5, numéroté qua- tre disposé en ordonnée et on bascule d'un mouvement avant puis arriére le répertoire-ordinateur, qui s'ouvre à la feuille d'enregistrement de de centaine quarante.Ensuite on place son doigt sur l'on- glet horizontal 6, numéroté trois disposé an abscisse et on bascule d'un mouvement avant puis arriére le répertoire-ordinateur, qui s'ouvre & la feuille d'enregistrement de la centaine quarante trois.Sur cette feuille on recherche la case soixante seize qui a les coordo- nées suivantes: ordonnée sept correspondant & l'onglet vertical 5, numéroté sept, abscisse su correspondent & l'onglet horizontal 6, numéroté six, On inscrit alors au crayon devant le numéro 43 76, l'indicatif 288, en dessous +PS, qui signifie adjonction de poste supplémentaire, & coté Et, qui signifie que le dossier est rangé dans la chemise marqués étude, par ordre numérique, enfin en bas de la case la date de réception.Aprés étude du dossier et selon la nature des travaux a effrctuer par un ou plusieurs services, selon que l'on puisse ou non recentacter l'abonné. Les inscriptions mentionnées au départ dans la case de l'abonné changent et le dossier se déplace dans les chemises. Si pendant la progression de son dossier l'abonné appéle pour demander, ou en est son dossier. Il suffit de demander à l'abonné uniquement son numéro d'appel et avec ce numéro de procéder comme lors de l'enregistrement, pour trouver la case sur laquelle sont inscrit les renseignements concernant le dossier demandé et permettent sa recherche dans les nombreuses chemisas de rongement, Avec ce dispositif, il est donc possible de savoir immédiatement s'il 8 a eu réellement une de-nde au numéro indiqué, s'il y en a une, l'état d'avancement du dossier et de retrouver très rapidement ce dossier pour le consulter0 Dans le cas d'un central téléphonique ayant plusieurs groupes de dix mille abonnés, tous les abonnés d'un méme groupe ne demandant pas de modification de leur installation, on peut utiliser un répertoire-ordinateur à diz mIlle groupes de données. Lorsque deux abonnés de groupes différents ayant les mémes quatre derniers chiffres, demandent des travaux, on inscrit le deuxiéme au verso de la feuille précedente en lui conservant les mémes coordonnées; ce qui permet de gérer un central téléphonique de plusieurs dizaines de milliers d'abonnés. Aprés avoir mentionné dans la case la fin des travaux, on peut par la suite réutiliser cette case en gommant les inscriptions marquées au crayon pour d'autres travaux. Les quatre chiffres marqués à l'encre restant toujours les mémes. Le dispositif, objet de l'invention peut étre utilisé dans tous les services ou il est nécessaire de classer et de suivre de nombreux dossiers dans des chemises différentes, c'est à dire d'avoir la pos- sibilité à tous instants de fournir immédiatement un renseignement succinct sur le contenu d'un dossier et l'évolution des travaux ou de l'affaire qu'il représente; ainsi que l'indication de la chemise dans laquelle est rangé le dossier, ce qui permet de le retrouver rapidement, le rangement étant numérique. Des applications particuliérement intéressantes peuvent être trouvies dans toutes les branches des administrations, des industries, des commerces et des professions libérales, à l'échelon du bureau ou sont répertoriés des mouvements de personnes, de capitaux et de biens représentés par des dossiers d'affaire ou de travaux. R E V E N D I C A T I O N S . Dispositif permettant de répertorier par ordre numérique des informations ou des dossiers reçus journellement. Caractérisé par le fait que l'on inscrit ces informations dans des cases disposées par centaines sur des feuilles, en allant de gauche à droite et de haut en bas. Le nombre total des feuilles d'enregistrement étant égal à cent. Dispositif permettent un renseignement trés rapide et succinct sur le contenu et l'orientation d'un dossier. Caractérisé par le fait quand utilisant les quatre chiffres du numéro du dossier; les deux premiers chiffres déterminent la feuille sur laquelle est inscrit le dossier, le premier chiffre étant l'ordonnée (onglet vertical), le deuxième chiffre étant l'abscisse (onglet horisontal) ; les deux autres chiffres déterminent dans la feuille, la position de la case ou est enregistré le dossier; les deux derniers chiffres étant les coordonnées de la case. le troisié- me chiffre étant l'ordonnée (onglet vertical), le quatriéme chiffre étant l'abscisse (onglet horizontal), on retrouve la case fournissant les renseignements. 30 Dispositif permettant la recherche rapide d'un dossier ayant un nu@éro à quatre chiffres classé parai dix mille outres rd- partis dans de nombreuses chemises. Caractérisé par le fait que l'on retrouve très rapidement la case donant les renseignements sur le dossier et l'identifica- tion de la chemise dans laquelle est rangé le dossier par ordre num6- rique. Cela par I l'utilisation des deux premiers chiffres du numéro du dossier pour donner les coordonnées de la feuille contenant la case dans laquelle sont inscrits les renseignements nécessaire à la recherche du dossier et des deux derniers chiffres du numéro du dossier pour donner les coordonnées situant cette case sur la feuille. 40 Dispositif permettant de répertorier par ordre alphabéti- que des significations de mots. Caractérisé par le fait que l'on inscrit ces significations dans des cases sur les feuilles d'un livre ayant en abscisse et en ordonnée des onglets, sur lesquels sont marquées les lettres de l'alphabet permettant de retrouver les cases.