Brevet FR2301391A1 — publié le 19760917

La présente invention concerne un procédé et dispositif de classement de documehts, avec des chemises-dossiers formant pochette et un repérage optique supprimant les erreurs de classement et servant également de planning. Dans le contexte actuel, le classement de dossiers et de documents souffre de nombreuses lacunes. Les documents sont généralement rangés dans des chemises, serrées dans des hamacs, eux-m8- mes placés dans des armoires. Il en découle une recherche malaisée, une perte de place, et des sources d'erreurs fréquentes lorsque le classement est important, ce qui entrain pour le moins des pertes de temps , un frein à l'information et à la'circulation des documents. Le dispositif suivant permet d'éviter ces inconvénients. Dans celui-ci, il est en effet possible de déceler au premier coup d'oeil un dossier manquant, ou un dossier déclassé, grâce à un repérage optique formé d'index de couleur autocollants, fixés sur une grille au dos du dossier. De même, il est possible de suivre les opérations en cours, et de faire un planning sur des espaces prévus à cet effet. En outre, ces dossiers peuvent être placés dans une colonne à tambours rotatifs qui procure un gain de place important par rapport aux dispositifs classiques et limite les déplacements. Le dispositif, objet de l'invention, se-cGmpose d'une part d'une colonne de un ou plusieurs niveaux formés par des tambours indépendants comprenant des séparations servant d'entretoise et maintenant le tambour parfaitement rigide, ces séparations forment es cases trapézoidales qui servent à contenir des dossiers, classeurs, biblioraptesN boltes archives, etc. Fig. I : colonne montée à 5 niveaux. Fig. 2 : tambour vu de dessus. Ces tambours peuvent entre en métal, en bois, matériau plastique ou injecté. La base de départ se compose : d'un pied à plusieurs bran ches monté sur roulettes ou sur vérin ; d t un axe autour duquel est posé un roulement. Le tambour est posé directement sur le chemin de roulement, il est centre à la partie supérieure par une rondelle autolubrifiante en Téflon, maintenue en place par une gorge. pour monter en hauteur et rajouter un autre tambour, il suf fit de visser à la partie supérieure de l'axe un autre ase, en intercalant une rondelle métallique de dimension suffisante pour servir d'appui au roulement suivant. On procède de méme pour les autres tambours. A la partie supérieure, on fixe en le vissant, un plateau circulaire qui sert à la protection de l'ensemble et à la consultation des dossiers, lorsque la colonne ne dépasse pas 3 niveaux. Le dispositif, objet de l'invention, se compose d'autre part de dossiers chemises qui suppriment les erreurs de classement et permettent le repérage optique des opérations en cours, suivis, relances, échéanciers, avancement cotie travaux, etc..., formant aussi planning. Ces dossiers peuvent être en carton type rigidex, ou toute autre matière pouvant convenir, en particulier les plastiques. Ces dossiers : fig. 4, fig. 11, fig. 12, d'un format généralement légèrement supérieur au 21 x 29,7, peuvent exister en tous formats. Ces dossiers sont conçus comme des chemises, mais avec une pochette ou un rabat intérieur : fig. 11, fig. 12 servant à recevoir les documents,et deux plis espacés qui forment un dos qui peut autre d'épaisseur variable. Sur le dos du dossier, fig. 5, larsqu'il est fermé, sont disposés 51 espaces. Les 8 premiers à la partie supérieure, servent à recevoir des lettres ou des chiffres, selon la nature du classement. Classement numérique fig. 6. Ensuite, directement en dessous, 3 séries de 10 cases numérotées de 0 à 9 qui servent à repérer par un index de couleur le chiffre des centaines, des dizaines et des unités. Pour chaque millier, dizaine de millier, etc..., il suffit de changer la couleur de l'index du chiffre, pour que ceux-ci soient automatiquement repérés. Les treize dernières cases sont plus spécifiquement réservées au planning et à la gestion, ainsi, dans la dernière série, 1 à 12 peuvent correspondre à chaque mois de l'année. Une fente est ménagée sur chacun de ces espaces, pour permettre un système de repérage amovible par des cavaliers de métal souple, dont on peut rabattre les extrémités à l'intérieur du dossier pour en assurer la fixation, fig. 10. Ces cavaliers sont ainsi parfaitement maintenus, et il est facile par la suite de les enlever, par le processus inverse. Classement alphabétique fig. 8. A l'opposé des cases de chiffres, est disposé un alphabet qui permet le repérage alphabétique ; il suffit, à laide d'un index de couleur, de cacher sur cette grille la première lettre du nom inscrit à la partie supérieure. Classement numérique seconde variante fig. 7. On attribue à chaque chiffre une couleur ; exemple : 1 : bleu clair ; 2 : jaune; 3 : rouge ; 4 : noir ; 5 : marron ; 6 : violet ; 7 : vert foncé 8 : vert clair ; 9 : bleu foncé ; O : orange. Il suffit d'indexer avec la couleur correspondant au chiffre des centaines et des dizaines, toujours à la même hauteur du dossier, on reportsol'indexation des unités en procédant comme précédemment aux 10 cases numérotées supérieures en haut du dossier. On libère ainsi d'un seul coup 33 cases pour la gestion, ou même 43 si une précisioh à 10 dossiers suffit sans nuire à la sécurité du classement. Le dispositif et procédé de classement, objet de l'invention, peut être utilisé pour toutes les formes de classement, alphabétique, numérique, sur les terminaux, par classe, par famille, etc, il stadapte à tous les cas particuliers. Les dossiers peuvent être utilisés aussi bien en classement linéaire, dans des meubles de rangement classiques, qu'en classement rotatif dans des colonnes. L'utilisation de colonne à tambours rotatifs est particulièrement intéressante dans des locaux où la place fait défaut pour un rangement traditionnel. Revendication s Dispositif et procédé de classement composé d'une colonne avec tambours rotatifs indépendants et de chemises dossiers formant pochette, avec dispositif de repérage optique supprimant les erreurs de classement et servant de planning. Caractérisé par le fait que les tambours sont superposables sans démontage, et qu'au dos du classement apparait un synoptique qui permet de déceler instantanément le dossier manquant ou le dossier déclassé. Dispositif selon la revendication 1,caractérisé par le fait que l'agrandissement de la colonne ne nécessite aucun changement d'axe ni démontage, et qu'il n'est pas nécessaire de défaire le classement existant. Il suffit de visser un autre manchon sur celui existant et de superposer un autre tambour. Dispositif selon la revendication 2, caractérisé par le fait de la simultanéité eu dos du dossier, d'une grille servant à la fois au classement alphabétique et au classement numérique. Dispositif selon la revendication 3, caractérisé par le fait que la grille au dos comporte une partie servant au planning. Dispositif selon la revendication 4, caractérisé par le fait que la grille comporte des fentes destinées à un repérage amovible. Dispositif selon la revendication 5, caractérisé par le fait que les dossiers ne comportent aucun système d'attache.