Brevet FR2257962A1 — publié le 19750808

La présente invention concerne l'entretien des fichiers. L'entretien de dossiers par exemple da personnel d'une organisation7 notamment dans le cas d'une grande entreprise, peut prendre beaucoup de temps. L'entretien des dossiers d'un service du personnel prend en particuller beaucoup de temps lorsque tcus les détails de l'état du personnel, de son expérience, etc. sont conservés pour un grand nombre de personnes, ces détails changeant souvent et les fichiers devant entre remis à jour de temps à autre0 L'invention facilite l'entretien de tels fichiers. Plus précisément, l'invention concerne un dossier ayant plusieurs zones d'écriture destinées à la disposition d'informations écrites, plusieurs zones indicatrices destinées à donner une représentation visible de l'information introduite dans les zones d'écriture, et au moins une poche destinée à loger un double préparé par une machine des informations introduites dans le dossier. Les zones indicatrices présentes sur le dossier peuvent être disposées par groupes,chaque zone d'un groupe particulier étant représentative d'un type d'informations qui peuvent être conservées dans le dossier et concernant ce groupe, les zones indicatrices qui représentent des aspects de l'information non introduits dans le dossier pouvant être amovibles de manière qu'elles laissent que les zones indicatrices représentant des informations réellement introduites dans le fichier. Les zones indicatrices qui peuvent être retirées peuvent être enlevées par découpe ou par une machine à perforer. Les zones indicatrices peuvent être placées à la périphérie du dossier et elles comportent des orifices permettant le classement de plusieurs dossiers à l'aide des orifices, par exemple par classement à l'aide d'une aiguille. Dans un autre mode de réalisation, les zones indicatrices peuvent astre sous forme de saillies constituant des onglets qui dépassent à la périphérie du dossier. les saillies peuvent entre fixées de façon amovible à la périphérie du dossier. Ces onglets peuvent aussi comporter des orifices permettant le classement de plusieurs dossiers à l'aide des orifices, par exemple par classement avec une aiguille, L'invention concerne aussi un procédé d'enregistrement d'informations qui comprend la formation de dossiers comprenant des zones d'écriture et des zones indicatrices, les zones d'écriture étant destinées à la disposition d'informations écrites et les zones indicatrices étant destinées à donner une représentation visible des informations placées dans les zones d'écriture, et la conservation dans une pochette du dossier d'un enregistrement préparé par une machine et comprenant un double des informations contenues dans le dossier. Le procédé peut comprendre aussi la circulation de l'enregistrement dans un appareil de lecture, si bien que celuici commande un dispositif d'impression des informations contenues dans le dossier sur celui-ci. Ainsi, l'enregistrement peut être préparé d'abord puis utilisé pour la disposition des informations écrites sur le dossier, par passage de celui-ci dans l'appareil de lecture. L'enregistrement peut autre édité, si bien que le dossier peut être remis à jour par édition de l'enregistrement, en fonction des variations nécessaires, et l'enregistrement édité peut alors être utilisé pour la remise à jour du dossier. La remise à jour du dossier peut aussi entre réalisée par passage de 11 enregistrement dans l'appareil de lecture soit pour l'addition de nouvelles informations soit pour la préparation d'un nouveau dossier. L'enregistrement peut être sous forme d'une carte magnétique. Des cartes magnétiques peuvent êtres facilement modifiées sans que l'information soit entièrement compilée à nouveau. Un nouveau dossier remis à jour peut alors entre préparé à partir de la carte éditée par introduction de celle-ci dans un appareil convenable de lecture relié à une imprimante. L'enregistrement peut être sous forme d'une bande magnétique, d'un ruban perforé ou analogue. Lorsque les zones indicatrices ont des orifices, la sélection de plusieurs dossiers ayant un aspect particulier de l'information, peut être réalisée par classement avec une aiguille, Le cas échéant, plusieurs poches peuvent être disposées dans le dossier et peuvent comporter plusieurs enregistrements. t'autres caractéristiques et avantages de l'invention ressortiront mieux de la description qui va suivre, faite en référence au dessin annexé sur lequel la figure unique est une perspective d'un dossier selon l'invention. Sur le dessin, la référence 10 désigne de façon générale un dossier ayant plusieurs zones d'écriture 12, délimitées par des lignes imprimées. Le dossier 10 comprend aussi plusieurs zones indicatrices délimitées aussi par des lignes imprimées et ayant plusieurs orifices distants 16 perforés sur une partie de la périphérie. Les zones 12 sont utilisées pour la disposition d'informations écrites. Par exemple, lorsque le dossier est utilisé pour des informations relatives à des personnes, le nom de la personne, sa date de naissance, son état marital, sa nationalité, etc. peuvent être introduits dans les zones d'écriture 12. Des détails relativement brefs sur la qualification de la personne, son expérience, les langues qu'elle parle, qu'elle lit ou qu'elle écrit, le poste qu'elle occupe, etc., peuvent être introduits dans les zones 12. Les zones indicatrices 14 sont disposées en groupes par rapport aux zones 12 et permettent une représentation-visible des ,informations placées dans les zones 12. Cette caractéristique peut être réalisée de diverses manières. Dans un premier mode de réalisation, des saillies du type des onglets peuvent être fixées à la périphérie du dossier, par exemple par pincement comme représenté en 18. Les saillies 18 peuvent comporter un orifice 20 qui permet la sélection des dossiers qui comportent une saillie dans une position particulière, par exemple par classement avec une aiguille0 De cette manière, -les dossiers peuvent être classés dans diverses catégories, par exemple avec une aiguille. Lorsque tous les dossiers ayant une caractéristique particulière doivent être séparés, tous les dossiers sont empilés, côte à côte, et une aiguille passe dans. un orifice particulier de chacun des dossiers. Le soulèvement de l'aiguille, lorsqu'elle est passée dans tous les dossiers, provoque le soulèvement des seuls dossiers ayant la caractéristique particulière, ceux qui ne la comportent pas étant laissés. Ce classement peut être réalisé dans une boite de classement à aiguille ou dans une bote sélectrice à vibrateur électrique. Dans un autre mode de réalisation, lorsqu'un groupe particulier de zones indicatrices 14 doit donner une représentation visible de la nationalité d'une personne par exemple, les zones indicatrices peuvent porter, sous forme imprimée, les diverses nationalités, comme représenté en 21. Les zones indicatrices qui représentent les nationalités qui ne conviennent pas à une personne particulière peuvent alors être retirées, par exemple par découpe ou poinçonnage, comme représenté en traits interrompus 22, et laissent une zone indicatrice particulière 24 qui constitue un indicateur ou un onglet relatif à la nationalité particulière de la personne considérée. Le classement des dossiers suivant les nationalités peut encore être réalisé avec une aiguille, passant dans les orifices 16.Le cas échéant, les diverses zones indicatrices d'un tel groupe peuvent comporter des perforations non représentées permettant un retrait facile des zones indicatrices qui ne conviennent pas. Selon un autre mode deréalisation, une indication des informations écrites peut être donnée par retrait des seule zones indicatrices qui correspondent aux informations introduites. Ainsi, lorsque les zones indicatrices 26 correspondent à un dossier particulier 7 elles peuvent être retirées et donnent une indication de type négatif sur l'information introduite. La sélection des dossiers ayant cette caractéristique est réalisée par passage d'une aiguille dans les orifices 16 en position particulière. Les dossiers qui ont la caractéristique considérée sont laissés lorsque l'aiguille est soulevée. Le dossier comprend aussi deux poches ayant des ouvertures 28 dans chacune desquelles peut être introduit un enregistrement, de préférence sous forme d'une carte magnétique. Les poches sont formées par collage ou fixation d'une autre manière d'une feuille avant sur une feuille arrière, le long des deux côtés 30, à la moitié de la longueur comme indiqué par le trait interrompu 32. Des titres imprimés 34 placés dans les zones 12 peuvent autre disposés avec une encre peu sombre de manière que des détails puissent entre ensuite écrits sur les titres, De cette manière, la capacité du dossier peut être accrue, et il n'existe plus de trous dans l'information lorsque celle-ci est frappée d'une carte magnétique sur un bordereau. Les zones 12 du dossier ont avantageusement une Ion- gueur modulaire facilitant le transfert de l'information de la carte magnétique sur le dossier, lorsque l'information est placée sur la carte magnétique sous forme de colonnes. La préparation d'un dossier d'un employé particulier comprend la préparation d'une carte magnétique, par exemple avec une imprimante magnétique qui indique l'information sur une feuille de papier en même temps que l'information est introduite magnétiquement sur la carte. La version imprimée peut alors être vérifiée,et, en cas d'erreurs, celles-ci sont corrigées sur la carte magnétique. La carte magnétique est alors placée dans un lecteur de cartes qui lit l'information et commande la machine à écrire qui assure l'impression sur le dossier. La carte magnétique peut alors être conservée dans la poche du dossier pour entre utilisée ultérieurement. lorsqu'une carte ne suffit pas pour toute l'inforrmation, plusieurs cartes peuvent être utilisées et conservées dans les poches. Une carte est avantageusement utilisée pour l'information contenue d'un côté du dossier et une autre carte pour l'information de l'autre côtés Lorsque les détails du dossier doivent entre modifiés, par exemple lorsque l'état marital de l'employé change, la carte magnétique est retirée du dossier et mise à jour par l'imprimante magnétique.La carte passe alors dans le lecteur de cartes si bien qu'un nouveau dossier peut entre créé avec les nouveaux détails. il faut noter que, avec un tel dispositif, seules les modifications doivent 8tre vérifiées et non pas la totalité du dossier. Lorsque le dossier est changé, un nouveau dossier peut être facilement créé. Le dossier représenté convient particulièrement bien aux organisations de grande dimension car les enregistrements peuvent être facilement lus et permettent une vérification facile de l'information contenue, les enregistrements sont sous une forme permettant facilement le classement en diverses catégories, et les enregistrements peuvent être traités et remis à jour à la machine a Bien qu'on ait décrit l'invention en référence à l'entretien des fichiers du personnel, il faut noter que les dossiers selon l'invention conviennent à d'autres domaines, notamment aux fichiers des magasins, etc. il faut aussi noter que, dans les applications dans lesquelles le classement avec une aiguille ntest pas nécessaire, d'autres indications peuvent être indiquées, par exemple à l'aide d'étiquettes, de perforations, de saillies, par impression magnétique ou analogue. Il est bien entendu que l'invention n'a été décrite et représentée qu'à titre d'exemple préférentiel et qu'on pourra apporter toute équivalence technique dans ses éléments constitutifs sans pour autant sortir de son cadre, qui est défini dans les revendications annexées. REVENDICATIONS t. Dossier, caractérisé en ce qu'il comprend plusieurs zones d'impression destinées à la disposition d'informations écrites, plusieurs zones indicatrices destinées à donner une représentation visible des informations placées- dans les zones d'écriture, et au moins une poche destinée à loger un enregis trement préparé par une machine et qui est un double des informations portées par le dossier. 2. Dossier selon la revendication 1, caractérisé en ce que les zones indicatrices du dossier sont arrangées en groupes, cnaque zone indicatrice dlun groupe particulier étant représentative d'un aspect possible d'informations qui peuvent être placées dans le fichier et concernant ce groupe, les zones indicatrices représentant des aspects de l'information qui ne sont pas considérées dans le dossier particulier pouvant être retirées de manière qu'il ne reste que des zones indicatrices représentant les aspects de l'information réellement indiquée par le -dossier. 3. Dossier selon l'une des revendications 1 et 2, caractérisé en ce que les zones indicatrices sont placées à la peri- phérie du dossier, et celui-ci comprend des orifices permettant le classement des dossiers. 4. Dossier selon la revendication 1, caractérisé en ce que les zones indicatrices sont sous forme d'onglets dépassant à l'extérieur à partir de la périphérie du dossier. 5. Dossier selon la revendication 4, caractérisé en ce que les onglets ont des orifices permettant le classement des dossiers à l'aide des orifices. 6. Procédé d'enregistrement d'informations, caractérisé en ce qu'il comprend la formation d'un dossier ayant plusieurs zones d'écriture et plusieurs zones indicatrices, les zones d'écriture étant destinées à porter des informations écrites et les zones indicatrices à donner une représentation visible des informations introduites dans les zones drécriture, et la conservation, dans une pochette du dossier, d'un enregistrement préparé par une machine et comprenant un double des informations portées par le dossier. 7. Procédé selon la revendication 6, caractérisé en ce qu'il comprend le passage de l'enregistrement dans un appareil de lecture qui commande une imprimante qui imprime l'information de l'enregistrement sur le dossier. 8. Procédé selon l'une des revendications 6 et 7, caractérisé en ce que l'enregistrement peut être édité et permet ainsi la remise à jour du dossier par édition de l'enregistre- ment à la suite des changements nécessaires, l'enregistrement édité étant utilisé pour la remise à jour du dossier. 9. Procédé selon l'une quelconque des revendications 6 à 8, caractérisé en ce que l'enregistrement est sous forme d'une carte magnétique. 10. Procédé selon l'une quelconque des revendications 6 à 9, caractérisé en ce que les zones indicatrices comportent des orifices, et la sélection de plusieurs dossiers ayant un aspect particulier de l'information est réalisée par classement à l'aiguille.