Συστήματα αναφοράς διαχείρισης

Ένα σύστημα αναφοράς διαχείρισης (Management Reporting System) είναι είναι μια βάση δεδομένων που παρουσιάζει πληροφορίες που δημιουργούται μέσω την συγκέντρωση και έρευνα διάφορων πληροφοριακών συστημάτων διοίκησης με απλό και κατανοητό τρόπο.Κύριος σκοπός των συστημάτων αυτών είναι η σύλληψη και αναφορά των λειτουργιών και των οικονομικών στοιχείων όλων των επιπέδων μίας επιχείρησης, ώστε να προβάλλουν σε όλα τα οικονομικές και επιχειρησιακές πληροφορίες, κρατόντας την συνεχή ενημέρωση των διάφορων σωμάτων σε μία επιχείρηση βοηθόντας τη λήψη αποφάσεων και ομαλή λειτουργία στους διάφορους τομείς.

 Τα συστήματα αναφοράς είναι αναγκαία στον επιχειρηματικό κόσμο αφού περιλαμβάνουν δραστηριότητες όπως τον οικονομικό έλεγχο και την επικοινωνία. Η παρουσία τους δίνει στις ομάδες και τα στελέχοι ενός οργανισμού τη δυνατότητα να παρακολουθήσουν την απόδοση, τις ανάγκες, τους γενικούς στόχους και πληροφορίες που απατούνται για την βελτίωση και ολοκλήρωση ενός έργου. Τα συστήματα αναφοράς είναι επίσης βαρυσήμαντα στην κατανομή λεπτομερών καταστάσεων σχετικά με την γενική αξία της εταιρίας στο επενδύοντας κοινό. Ουσιαστικά προβάλλουν σε όλα τα επίπεδα οικονομικές και επιχειρησιακές πληροφορίες, αποκαλύπτοντας σε ποια κατάσταση βρίσκετε η εταιρία αναγκάζοντας τα στελέχοι υπέθυνα για την λήψη αποφάσεων να αυξήσουν την αποδοτικότητα λειτουργίας και να λάβουν αποφάσεις ώστε να διαμένουν στον ανταγωνισμό. Όταν δοθούν οι πληροφορίες αυτές μαζί με την παρουσία οπτικοποιήσεων διευκολύνοντας την κατανόηση των πληροφοριών μειώνουν την πιθανότητα των σφαλμάτων και τις αρνητικές επιπτώσεις που μπορεί να υποστεί η επιχείρηση. Για να θεωρείται ένα σύστημα αναφοράς διαχείρισης επαρκής πρέπει να περιλαμβάνει συγκεκριμένες εφαρμογές, ώστε να ικονοποιεί τις ανάγκες των εργαζομένων. Οι αναφορές πρέπει να εμφανίζονται με οργανομένο και οπτικά ευχάριστο τρόπο. Αν υπάρχει συνεχής ροη μεγάλης ποσότητας δεδομένων χωρίς κάπια ιεράρχιση τότε οι εργάτες νιώθουν καταπιεσμένοι οδηγόντας σε κόπωση και μείωση στην επίδοση των έργων. Τα δεδομένα πρέπει να εμφανίζονται σε μικρά κομμάτια με σειρά σπουδαιότητας, και μέσω χρονοδιαγραμμάτων αποκαλύπτοντας ροπή των δεδομένων με τη πάροδο του χρόνου για την ευκολία κατανόησης των εργατών. Ανάθεση στόχων και στρατηγικών από την αρχή του έργου με αυτό τον τρόπο μπορούν να δομηθούν τα συστήματα αναφοράς να παρακαλουθούν συγκεκριμένα γνωρίσματα, έτσι ξεκαθαρίζει τους στόχους της εταιρίας και αυξάνει την απόδοση. Απομάκρυνση από αναλογικά συστήματα αναφοράς στο χαρτί, και ανακατεύθυνση προς τα ψυφιακά συστήματα τα προσφέρουν ευρύτερη ποικιλία εφαρμογών και αναφορών. Η χρήση των ψυφιακών μέσων επιτρέπει την ενημέρωση πληροφοριών σε πραγματικό χρόνο, δίνουν επίσης την δυνατότητα αλληλεπίδρασης και προσάρμοσης με το σύστημα, και συνεργασίας μαζί με άλλα στελέχοι ή εργάτες αφόυ παρουσιάζουν κοίνα δεδομένα και αναλυτικά στοιχεία. Η συνεχείς διατήρηση και αναβάθμιση των συστημάτων είναι αναγκαία, οι επιχειρήσεις μαζί με τους στόχους τους και τις στρατηγικές τους αναγκάζονται να μεταρυθμιστούν συνεχώς ώστε να μπορούν να προσαρμοστούν στον ταχύ ρυθμό με τον οποίο αλλάζει η κοινωνία και οι κοινωνικοί θεσμοί. Με τον ίδιο ρυθμό πρέπει να αναπτύσσονται και να συντηρούνται τα συστήματα αναφοράς διαχείρισης ώστε να παραμείνουν βίωσιμα αυτά, αλλά και οι εταιρίας που τα χρησιμοποιούν. Επιλογή διαφορετικών δεικτών απόδοσης (Performance indicator) ανάλογα με τις θέσεις, ανάγκες και την κατεύθυνση εργασίας των εργαζομένων και στελεχών του οργανισμού ώστε να μπορούν να έχουν τις κατάλληλες πληροφορίες για την εκτέλεση της εργασίας τους. Όταν ένα σύστημα αναφοράς διαχείρισης περιλαμβάνει συγκεκριμένες ιδιότητες τότε μπορεί να οδηγήσει στα ακόλουθα πλεονεκτήματα. Βελτίωση στη λήψη αποφάσεων και την διαλειτουργική συνεργασία μεταξύ των τμημάτων λόγο της διαθεσιμότητας αξιόπιστων δεδομένων μειώνουν την αβεβαιότηα προς την λείψει αποφάσεων. Βελίωση και αύξηση επικοινωνίας, επείδη τα δεδομένα είναι άμεσα διαθέσιμα έχει ως αποτέλεσμα την συνεχή τους μετάδοση μεταξύ των διαφόρων σωμάτων μίας επιχείρησης δημιουργόντας αδίακοπη επαφή και εμπιστοσύνη. Αναγνώριση πιθανών προβλημάτων στην αρχή ή κατά την διάρκεια δημιουργίας ενός έργου αποτρέποντας μη-εμφανίσημα προβλήματα Μεγιστοποιεί την παραγωγικότητα, ακρίβεια και αποτελεσματικότητα, τα συστήματα αναφοράς συγκεντρώνουν τις αναγκαίες πληροφορίες μειώνοντας το χρόνο που χρειάζοται οι υπάλληλοι να συγκεντρόσουν τα κατάλληλα δεδομένα αφήνοντας τους να αντιμετωπίσουν άλλα θέματα σχετικά με την εργασία τους. Μείωση κόστους και αύξηση εισόδων, μέσω της συνεχής ροής και της σαφήνειας που παραχωρούν τα συστήματα αναφοράς διαχείρισης, υπάρχει καλύτερη ανταπόκριση στην μεταβολή των επιχειρηματικών περιβάλλοντων. Η ανάπτυξη και χρήση συστημάτων διαχείρισης αναφορών συχνά αντιμετωπίζει εμπόδια που σχετίζονται με βασικά αναλυτικά ζητήματα, πολλά τα οποία δεν έχουν σίγουρη λύση ανγκάζωντας την έκθεση σε πολλαπλές μεθόδους επίλυσης οι οποίες μπορούν να εμφανίσουν άλλα προβλήματα. Μερικά απο αυτα τα εμπόδια είναι: Η παράβλεψη στις μεταβολές στοιχείων πελατών, αποθεμάτων και αγορών, που μπορούν να επιρεάσουν επενδύσεις, κέρδη και παραγωγικότητα. Απόθηση πελατών και επενδυτών από ανακριβή κατανομή εξόδων και πόρων σε μεμονωμένα προϊόντα. Πληροφοριακά συστήματα διοίκησης Διοίκηση Επιχειρησιακής Aπόδοσης Επένδυση Επιχείρηση Δείκτες Απόδοσης