Οργανόγραμμα

Ένα οργανόγραμμα είναι απλοποιημένη σχηματική απεικόνιση της οργανικής δομής ή των λειτουργιών μιας επιχείρησης , ενός ιδιωτικού ή δημόσιου οργανισμού κτλ. Τα οργανογράμματα διακρίνονται, ως προς τον παράγοντα χρόνο, σε στατικά και σε δυναμικά. Στατικά είναι αυτά που απεικονίζουν «φωτογραφικά» την οργανωτική διάρθρωση ή τις δραστηριότητες μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου, ενώ δυναμικά είναι εκείνα που δείχνουν τις διαχρονικές εξελίξεις τους. Τα κυριότερα δυναμικά οργανογράμματα που παριστάνουν την πραγματοποιούμενη ή την προγραμματιζόμενη ροή της παραγωγικής διαδικασίας, είναι τα αναλυτικά οργανογράμματα Γκίλμπερθ (από το όνομα του αμερικανικού μηχανικού Φράνκ Γκίλμπερθ) και τα συνθετικά οργανογράμματα Γκαντ, από το όνομα του Αμερικανού μηχανικού Χένρι Γκαντ. Από λειτουργική άποψη τα οργανογράμματα διακρίνονται σε αναλυτικά και συνθετικά, ενώ από πλευράς προγραμματισμού σε εμπειρικά και προγραμματισμένα.

 Οι κυριότεροι τύποι στατικών οργανογραμμάτων είναι : Τα οργανογράμματα διάταξης των χώρων εργασίας. Αυτά αναπαριστάνουν την πραγματική ή την προτεινόμενη τοπογραφική κατανομή των χώρων εγκατάστασης των υπηρεσιακών μονάδων, των λειτουργιών και των θέσεων εργασίας μιας επιχείρησης, καθώς και τη λειτουργική αλληλεξάρτησή τους. Τα οργανογράμματα κατανομής των θέσεων εργασίας. Αυτά δίνουν μια εποπτική εικόνα της υπάρχουσας ή της προτεινόμενης μορφής διοικητικής οργάνωσης μιας επιχείρησης. Σ' αυτά απεικονίζονται οι υπηρεσιακές σχέσεις, καθώς και οι κατευθύνσεις της επικοινωνίας και συνεργασίας κάθε θέσης εργασίας με τα κατώτερα, ανώτερα και ομοιόβαθμα κλιμάκια της ιεραρχίας. Τα οργανογράμματα κατανομής του προσωπικού. Αυτά απεικονίζουν τον ιεραρχικό καταμερισμό της εργασίας μεταξύ του υπάρχοντος προσωπικού, δηλ. μεταξύ των υπαλλήλων που κατέχουν οργανικές θέσεις εργασίας. Σ' αυτά αναγράφονται το ονοματεπώνυμο, οι υπηρεσιακοί τίτλοι, ο βαθμός εκπαίδευσης, οι ακαδημαϊκοί τίτλοι, η προϋπηρεσία, η αμοιβή, η απόδοση και άλλα χαρακτηριστικά του υπαλλήλου σε μια θέση εργασίας. Τα οργανογράμματα οικονομικής κατάστασης. Αναπαριστάνουν διαγραμματικά την οικονομική κατάσταση της επιχείρησης σε αντιπαραβολή με το παρελθόν και με τις προβλέψεις για το μέλλον. Τέτοιου είδους οργανογράμματα αφορούν την παραγωγή, τις πωλήσεις, τις εισπράξεις, τις πληρωμές, την εξέλιξη διαφόρων αριθμοδεικτών κ.ά. Τα κοινωνιογράμματα. Αυτά εμφανίζουν τα αποτελέσματα των κοινωνιομετρικών δοκιμασιών των υπηρεσιακών σχέσεων του προσωπικού. Σ' αυτά φαίνονται οι προτιμήσεις συνεργασίας κάθε εργαζόμενου. Η αποτύπωση της οργανωτικής δομής ενός οργανισμού σε οργανογράμματα είναι αναγκαία, γιατί το οργανόγραμμα απεικονίζει, έστω και ατελώς: Τη θέση κάθε οργανωτικής μονάδας μέσα στον οργανισμό. Την υπηρεσιακή θέση κάθε ατόμου μέσα στον οργανισμό. Πολύ βασικές σχέσεις του με άλλα άτομα, τόσο εντός της Υπηρεσίας όσο και εκτός.Πέραν όμως από την οργανωτική δομή, μέσα από ένα οργανόγραμμα μπορεί να δοθούν και άλλες χρήσιμες πληροφορίες ως προς την οργάνωση, όπως η ύπαρξη Πιθανών κέντρων κόστους και προϋπολογισμού. Επιχειρησιακών ή άλλων οργανωτικών μονάδων Βασικών καναλιών επίσημης επικοινωνίας κλπ.Επομένως, ένα σωστά καταρτισμένο οργανόγραμμα μπορεί να αποτελέσει ένα σημαντικό εργαλείο επικοινωνίας. Οι κύριες κατηγορίες - Είδη οργανωτικής δομής είναι οι παρακάτω: Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής χωρίζει την εταιρία ανά βασικές λειτουργίες της επιχείρησης. Συνήθως μερικές από αυτές είναι: μάρκετινγκ, ανθρώπινο δυναμικό, πωλήσεις, έρευνα και ανάπτυξη, πωλήσεις, εξυπηρέτηση πελατών, χρηματοοικονομικά. Πλεονεκτήματα: Επιτυγχάνονται οικονομίες κλίμακος Ευνοεί την εξειδίκευση σε συγκεκριμένους τομείς ενδιαφέροντος (κατά πως είναι οργανωμένες οι λειτουργίες) Τυποποίηση διαδικασιών Μεγάλο ποσοστό αυτοματισμού απλών βημάτων Διαμοιρασμός τεχνογνωσίας Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής ταξινομεί τους πόρους της εταιρίας ανά βασικά προϊόντα ή υπηρεσίες που παράγει. Πολλές φορές αυτός ο τύπος οργανογράμματος έπεται της οργάνωσης ανά λειτουργία. Κύριος λόγος για την ύπαρξη αυτής της δομής είναι η επικέντρωση της εταιρίας στον κύκλο ανάπτυξης των προϊόντων. Συνήθως μερικά από αυτές είναι π.χ.: για εταιρία Μ.Μ.Ε: εφημερίδες, περιοδικά, τηλεόραση, αντίστοιχα για εταιρία πληροφορικής θα μπορούσε να είναι κατηγορίες συστημάτων. Πλεονεκτήματα: Επιτυγχάνεται προϊοντική αρτιότητα Προσανατολισμός στην καινοτομία μέσω βελτιώσεων Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής διαχωρίζει την εταιρία ανά σημαντικά γεωγραφικά τμήματα. Είναι οργανωμένη βάσει τοποθεσιών, πόλεων ή και κρατών για πολυεθνικές ή ομίλους εταιριών με πολλές θυγατρικές ανά τον κόσμο. Γενικότερα αν θέλαμε να κάνουμε μια γενίκευση και πρώιμη σύνδεση συγκεκριμένου τύπου οργανογράμματος με τη στρατηγική θα μπορούσαμε να πούμε ότι η γεωγραφική οργάνωση προϋποθέτει παρουσία σε πολλές γεωγραφικές περιοχές, ώστε να κρίνεται αναγκαία η κατάτμηση της εταιρίας οργανωτικά ώστε να έχει άμεση συνάρτηση το κάθε (υπο)κατάστημα με τις τοπικές συνθήκες. («Think global, act local») Πλεονεκτήματα: Μειώνει τα κόστη μεταφοράς με τη διατήρηση τοπικού δικτύου διανομής και γραφεία λειτουργίας της επιχείρησης Ευνοεί την προσαρμογή υπηρεσιών και διαφήμισης του στις ιδιαίτερες τοπικές παραδόσεις των καταναλωτών Στρατηγικά επικεντρώνεται σε συγκεκριμένα τοπικά θέματα προς επίλυση και βελτιστοποίηση Ενισχύει τις σχέσεις με την τοπική κοινότητα Αυτός ο τύπος οργανωτικής δομής δημιουργείται και οργανώνει τις λειτουργίες της εταιρίας σε δυο (2) ή περισσότερες διαστάσεις στις οποίες οι υπάλληλοι αναφέρονται σε δυο (2) και πλέον προϊσταμένους. Οι συνδυασμοί αφορούν δομή ανά γεωγραφική κατανομή με δομή ανά λειτουργία, ή δομή ανά έργο (project structure) και δομή ανά κατηγορία πελάτη (customer segment). Αποτελεί συνήθως την πιο δύσκολα υλοποιήσιμη οργάνωση δομής μιας εταιρία ή ενός ομίλου. Πλεονεκτήματα: Επιτρέπει να επικεντρώνεται σε δυο στόχους ταυτόχρονα (π.χ. κύκλο προϊόντων και να διατηρεί τη γεωγραφική διάσταση της δομής με παρουσία τοπικά όπου χρειάζεται). Εξοικονόμηση πόρων εξειδικευμένου τεχνικού προσωπικού. <<Τεχνολογία Β' Γυμνασίου>>, Ρ. ΦΑΣΟΥΡΑΚΗ, Α. ΤΣΑΚΑΤΟΥΡΑ, Β. ΔΗΜΗΤΡΟΠΟΥΛΟΣ, Σ.ΤΡΙΒΕΛΛΑΣ, ΕΚΔΟΣΕΙΣ: ΙΝΣΤΙΤΟΥΤΟ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΩΝ ΚΑΙ ΕΚΔΟΣΕΩΝ <<ΔΙΟΦΑΝΤΟΣ>> (Ι.Τ.Υ.Ε.), ΑΘΗΝΑ 2016 www.e-books.gr Χατζηιακώβου,Γ. (εκδ.), Εγκυκλοπαίδεια «Επιστήμη και Ζωή» Galbraith Jay, Design Matrix Organizations that actually work, Jossey-Bass, 2009 Galbraith Jay, Designing Dynamic Organizations, AMACOM, 2002 Galbraith Jay, Designing the Customer Centric Organization- a guide to strategy, structure and process, Jossey-Bass, 2005