Πληροφοριακά Συστήματα Επιχειρήσεων

Πληροφοριακά Συστήματα (ΠΣ) είναι ένα σύνολο διασυνδεδεμένων διαδικασιών ανθρώπινου δυναμικού με αυτοποιημένα προγράμματα υπολογιστών, τα οποία συνεργάζονται για να υποστηρίζουν βασικες επιχειρησιακές λειτουργίες, λήψη αποφάσεων, αναφορές δεδομένων και οπτικοποίηση, ανάλυση δεδομένων, επικοινωνίες και συντονισμό σε μία επιχείρηση. ΠΣ είναι ένα ή περισσότερα επαγγελματικά λογισμικά οι οποίες είναι σχεδιασμένες για να βοηθούν σε διάφορες δραστηριότητες που μπορεί να έχει μια επιχείρησης.

 Ο τομέας των ΠΣ πρωτοεμφανίστηκε κατά την έναρξη του 1960. Σχηματίστηκε απο μία ένωση επιστήμης υπολογιστών, της θεωρίας διαχείρισης και οργάνωσης, της επιχειρησιακής έρευνας και της λογιστικής. Καθένας απο αυτούς τους κλάδους έφερε μία μοναδική προοπτική στις εφαρμογές των υπολογιστών απο τις επιχειρήσεις. Αλλά ο καθένας είχε και ένα ευρύτερο προσανατολισμό για συγκεκριμένες διαδικασίες μια επιχείρησης. Με αυτόν τον τρόπο, έχουν δημιουργηθεί πολλά είδη ΠΣ. Σύμφωνα με τους Hirschheim και Klein, (2012), η ιστορία των ΠΣ μπορεί να περιγραφεί με όρους εποχών ή περιόδων ανάπτυξης, όπου κάθε διαδοχική περίοδος βασίζεται στην προηγούμενη περίοδο. Οι εποχές αυτές χωρίζονται ως εξής: Μετά τον πρώτο "αριθμομηχανή" υπολογιστή, άρχισαν να εμφανίζονται τα πρώτα τμήματα ΠΣ σε επιχειρήσεις και οργανισμούς, σηματοδοτώντας την έναρξη αυτής της εποχής. Εκείνη την εποχή, επιχειρήσεις είδαν την ανάγκη ενοποίησης αυτών των συστημάτων στις επιχειρησιακές τους διαδικασίες. Μία σημαντική πρόοδος, σε αυτήν την εποχή ήταν η εμφάνισή του προσωπικού υπολογιστή. Πριν απο αυτό, οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούσαν εταιρικούς υπολογιστές για τις εφαρμογές των ΠΣ. Μετά αυτό άλλαξε, αυτοί οι υπολογιστές είχαν "ανοικτή" αρχιτεκτονική και ήταν διαθέσιμοι σε πιο χαμηλότερο κόστος. Οι επιχειρήσεις αντικατέστησαν τους μεγάλους Υ/Η με τους προσωπικούς δίνοντας, την δυνατότητα διανομής της επεξεργαστικής ισχύος, σε όλους τους οργανισμούς τους. Τότε άρχισαν επίσης, να επανασχεδιάζουν τις επιχειρηματικές τους διαδικασίες με βάση τις νέες αρχιτεκτονικές κατανεμημένων υπολογιστών. Ενώ συνέχισαν να αναπτύσσουν τα δικά τους συστήματα εσωτερικά, ορισμένα εμπορικά, εξωτερικά αναπτυγμένα λογισμικά έγιναν πλέον διαθέσιμα. Σε αυτήν την εποχή, επιχειρηματικές μονάδες κατέφευγαν στην αγορά του δικού τους υλικού και λογισμικού για να ταιριάζουν στις ανάγκες του τμήματός τους. Σε αυτήν την εποχή έγινε η εμπορευματοποίηση του Διαδικτύου, όπου επέτρεψε νέες μεθόδους επικοινωνίας και διεξαγωγής των επιχειρησιακών διαδικασιών. Ένα ΠΣ είναι ένα συνδυασμός απο υλικό (Hardware), λογισμικό (Software), δικτύωση (network), βάσεις δεδομένων (database) και το ανθρώπινο δυναμικό (HR). Hardware: είναι ο φυσικός εξοπλισμός. Περιλαμβάνει μηχανές εισόδου όπως το πληκτρολόγιο και μηχανές εξόδου όπως η οθόνη ή ο εκτυπωτής Software: είναι οι εφαρμογές (προγράμματα) που τρέχουν σε υλικό (hardware) για να αναλυθεί ένα είδους δεδομένο. Database: είναι η βάση δεδομένων στην οποία θα αποθηκεύονται σημαντικές εγγραφές τις επιχείρησης όπως, τα στοιχεία των πελατών της. Network: το δίκτυο αναφέρεται ως επικοινωνία μεταξύ διαφόρων οντοτήτων, δηλαδή η εισροή των δεδομένων απο τις δραστηριότητες τις επιχείρησης και η κατεύθυνση του σε συγκεκριμένες διεργασίες. Human Resources: όλα αυτα απαιτούν την ύπαρξη ενός χρήστη του συστήματος για να επεξεργάζεται, κατευθύνει και συλλέγει πληροφορίες για την λήψη αποφάσεων. Μία επιχείρηση μπορεί να αποκτήσει κάποιο ΠΣ με τους εξής τρόπους: Συνδρομή: στο τέλος κάθε μήνα ή χρόνου, η επιχείρηση θα πρέπει να καταβάλει ένα χρηματικό ποσό, για την ανανέωση της σύμβασης για τη χρήση του λογισμικού. Η συνδρομή για την απόκτηση λογισμικού είναι γνωστή και ως Software as Service (SaaS) . Αγορά: είναι η πληρωμή μόνο μιας φοράς για την απόκτηση ενός τυποποιημένου λογισμικού. Αυτό μπορεί να αποκτηθεί και να εφαρμοστεί, σχετικά γρήγορα. Υλοποίηση: είναι η δημιουργία ενός καινούριου λογισμικού. Ένα εξειδικευμένο λογισμικό, είναι πιθανότερο να καλύπτει τις ανάγκες τις επιχείρησης αλλά, μπορεί να είναι χρονοβόρο και να υπερβεί ένα χρηματικό προϋπολογισμό. Τα Συστήματα Επεξεργασίας Συναλλαγών (Transaction Processing System TPS) λαμβάνουν και επεξεργάζονται δεδομένα που είναι απαραίτητα για να ενημερώνονται εγγραφές, σχετικά με τις βασικές επιχειρησιακές διαδικασίες. Σε αυτά τα συστήματα εισάγονται ως δεδομένα καταχωρήσεις παραγγελιών, ο έλεγχος των αποθεματικών, οι πληρωμές, πληρωτέοι / εισπρακτέοι λογαριασμοί και τα λογισμικά βιβλία. Τα TPS διατηρούν την ομαλή λειτουργία ενός οργανισμού αυτοματοποιώντας (ψηφιακά) την επεξεργασία ογκωδών ποσοτήτων χαρτιού που πρέπει να γίνεται καθημερινά. Αποτελεί την κύρια βάση εισαγωγής δεδομέων στα Management Information Systems (MIS), Decision Support System (DSS) και τα ειδικά ΠΣ. Η Eπιχειρηματική Eυφυΐα (Business intelligence BI) είναι ένα Decision Support System (DSS) όπου αναλύει τα ήδη υπάρχοντα δεδομένα. Με την ανάλυση αυτών, η επιχείρηση, μπορεί να δει τα λάθοι του παρελθόντος και να τα αποφύγει στο μέλλον. Συνδυάζει την (1) συλλογή δεδομένων (Data gathering), (2) την αποθήκευση δεδομένων (Data storage) και τη (3) διαχείριση γνώσης (Knowledge management) με ανάλυση για να παρέχει πληροφορίες στη διαδικασία λήψης αποφάσεων. Η BI εμβαθύνει στην ανάλυση μεγάλου όγκου δεδομένων σχετικά με την επιχείρηση και τις δραστηριότητές της. Περιλαμβάνει την ανταγωνιστική νοημοσύνη ως υποσύνολο. Η BI χρησιμοποιεί μια μεγάλη βάση δεδομένων, ως πηγή πληροφοριών και ως βάση για περίπλοκη ανάλυση . Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (MIS) Τα Πληροφοριακά Συστήματα Διοίκησης (Management Information System MIS) απευθύνονται κυρίως στα ανώτατα στελέχη μιας επιχείρησης ή του οργανισμού. Το MIS αντλεί δεδομένα απο το TPS όπως αρχεία παραγγελιών, παραγωγής και λογιστηρίου, τα αναλύει και παράγει χρήσιμες πληροφορίες. Κύρια λειτουργία του είναι να αποσαφηνίσει την περιπλοκότητα του μεγάλου όγκου δεδομένων. Με αυτες τις πληροφορίες, βοηθάει στην λύψη αποφάσεων και διαχείρισης της επιχείρησης . Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων (DSS) To Σύστημα Υποστήριξης Αποφάσεων (Decision Support System DSS) είναι ένα σύστημα που που καλύπτει ένα μεγάλο πλήθος απο ΠΣ, εργαλεία και τεχνολογίες. Τα DSS είναι συνδεδεμένα με μεγάλες βάσεις δεδομένων, επίσης συνδέεται και με το TPS. Αυτό το σύστημα συνήθως εξυπηρετεί τα μεσαία στελέχη μια επιχείρησης. Μπορεί να είναι ένα αρκετά απλό έως πολύπλοκο σύστημα πληροφόρησης για εκτελεστικά συστήματα. Τα πιο εξελιγμένα συστήματα ανάλυσης σε επίπεδο επιχείρησης παρέχουν πρόσβαση σε μια σειρά από βάσεις δεδομένων, προκαθορισμένα μοντέλα, γραφήματα και ενεργοποιήσεις και ειδοποιήσεις που συνδέονται με συμβάντα ή μεταβλητές στην αποθήκη δεδομένων της εταιρείας . Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης (ESS) Τα Συστήματα Υποστήριξης Διοίκησης Enterprise Support System (ESS) υπάρχουν για να εξυπηρετούν τα ανώτατα στελέχη. Είναι το σύστημα που αντλεί πληροφορίες απο τα MIS, DSS καθώς και απο εξωτερικούς παράγοντες. Σε αυτά τα συστήματα η παρουσίαση των δεδομένων γίνεται με γραφικό τρόπο. Κύριος στόχος ενός Supply Chain Management (SCM) είναι η εφοδίαση της αλυσίδας. Σύμφωνα με τον Christopher (2005) , είναι ένα "... δίκτυο οργανισμών που εμπλέκονται, μέσω συνδέσεων ανάντη και κατάντη, στις διάφορες διαδικασίες και δραστηριότητες που παράγουν αξία με τη μορφή προϊόντων και υπηρεσιών στα χέρια του απόλυτου καταναλωτή". Συγκεκριμένα, είναι μία αλυσίδα εφοδιασμού, όπου αποτελείται απο 2 ή περισσότερες διαχωρισμένες οντότητες (οργανισμούς / επιχειρήσεις) που συνδέονται με ροές αγαθών . Για παράδειγμα, τα αγαθά που παράγει μία επιχείρηση μπορεί να μήν απευθύνονται κατευθείαν στους καταναλωτές, αλλά να είναι μέρος της παραγωγικής διαδικασίας απο την οποία παράγονται άλλα αγαθά. Τα αγαθά αυτά ονομάζονται κεφαλαιουχικά . Αντίστοιχα, αγαθά που κατευθύνονται στους καταναλωτές λέγονται επίσης, καταναλωτικά αγαθά. Μια νέα κατηγορία λογισμικού πολλών δισεκατομμυρίων δολαρίων που έχει εμφανιστεί την τελευταία δεκαετία. Το ERP επιδιώκει να καλύψει όλο το μέρος των διαδικασιών και λειτουργιών μιας επιχείρησης. Πιο γενικά, οι λειτουργίες του επιτρέπουν την παρακολούθηση όλως την διαδικασιών και δεδομένων της επιχείρησης ως μία ολοκληρωμένη δομή, μπορεί να θεωρηθεί ως το βασικό στοιχείο μιας υποδομής που προσφέρει μια λύση στην επιχείρηση. Δυσκολίες εφαρμογής του ERP Οι εταιρείες πρίν προβούν σε αγορά του, πρέπει να διενεργηθεί έλεγχος της εφαρμογής για τον εντοπισμό βλαβών και ελλείψεων. Η τεχνολογία ERP και τα άτομα που είναι πρόθεμα να εργαστούν με αυτήν μπρέπει να σταθεροποιθούν, απαιτείται η εκπαίδευση όλων των χρηστών για να μπορέσουν να εξοικειωθούν με το νέο αυτό πρόγραμμα. Οι αποκλίσεις στη διαδικασία και οι ελλείψεις κρίσιμων λειτουργιών πρέπει να καλυφθούν και να διορθωθούν. To Σύστημα Διαχείρισης Σχέσεων με τους Πελάτες Customer Relationship Management (CRM) παρέχει στις επιχειρήσεις την δυνατότητα να διαχειρίζονται τις σχέσεις τους με τους πελάτες με έναν οργανωμένο τρόπο. Μια εταιρεία δημιουργόντας μια βάση δεδομένων (Database) για όλους τους πελάτες της, μπορεί να απεικονίζει τις σχέσεις αυτές με επαρκείς λεπτομέρειες, έτσι ώστε οι πωλητές, τα διοικητικά μέλη, οι υπάλληλοι υποστήριξης και ίσως ο ίδιος πελάτης, να έχουν πρόσβαση σε πληροφορίες. Οι πληροφορίες αυτές χρησιμοποιούνται για να καλύπτουν τις ανάγκες των πελατών με σχέδια όπως προσφορές προϊόντων, διαφημιστικές καμπάνιες και κρατόντας ιστορικό με τις αγορές του πελάτη . Το CRM ορίζεται επίσης ως μια ολοκληρωμένη προσέγγιση, η οποία ενσωματώνει: την επικοινωνία με τους πελάτες, τις πωλήσεις, της διανομής, τις λογιστικές εγγραφές, το μάρκετινγκ και την υποστήριξη με τους πελάτες . Τα Content Management Systems (CMS) επιτρέπουν την διαχείριση και προσπέλαση πληροφοριών, που είναι αποθηκευμένα σε διάφορες εταιρίες όπως η Google, το Twitter και άλλα. Είναι ένα σύστημα που απαιτείται να υπάρχει σε μία επιχείρηση. Είναι ένα σύστημα αυτοματοποίησης των διαδικασιών συλλογή, διαχείριση και δημοσίευση περιεχομένου σε μια εταιρεία . Είναι ένα σύστημα που ενώνει διάφορα άλλα ΠΣ που αδυνατούν να επικοινωνήσουν μεταξύ τους. Το EAI παρέχει μία πλήρες ροή δεδομένων μεταξή των ΠΣ σαν ένα ενιαίο σύστημα, αυτοματοποιώντας τις επιχειρησιακές διαδικασίες . Επειδή οι βάσεις δεδομένων χρησιμοποιούνται για λήψη αποφάσεων, η διατήρηση υψηλής ποιότητας δεδομένα είναι σημαντικό. Με τα λανθασμένα ή διπλότυπα δεδομένα που εισέρχονται στο σύστημα, παράγουν εσφαλμένα και παραληπτικά στατιστικά στοιχεία. Όπως λέει και η έκφραση «σκουπίδια μέσα, σκουπίδια έξω», «garbage in, garbage out». Για τον έλεγχο αυτό, ακολουθούνται τα εξής 5 βήματα: Επιμέλεια Δεδομένων: είναι ο έλεγχος εγκυρότητας των εγγράφων, με στόχο να ανιχνευτούν οποιαδήποτε σφάλματα. Διόρθωση Δεδομένων: η επανεισαγωγή των εσφαλμένων δεδομένων. Επεξεργασία των δεδομένων: η εκτέλεση υπολογισμών και μετασχηματισμών στα δεδομένα που σχετίζονται με τις συναλλαγές τις επιχείρησης. Αποθήκευση των δεδομένων: Η εγγραφή των δεδομένων στις αντίστοιχες βάσεις δεδομένων. Παραγωγή εγγράφων: παραγωγή αρχείων ή αναφορών.