Πλατφόρμες συνεργασίας

Οι πλατφόρμες συνεργασίας είναι ενοποιημένες ηλεκτρονικές πλατφόρμες που υποστηρίζουν συγχρονισμένη και ασυγχρόνιστη επικοινωνία μέσα από ποικίλες συσκευές και κανάλια. Αποτελούν μία αναπτυσσόμενη κατηγορία λογισμικού. Οι πλατφόρμες συνεργασίας προσφέρουν ένα σετ από προγράμματα λογισμικού και υπηρεσιών, που επιτρέπουν στους χρήστες να επικοινωνούν, να διαμοιράζονται πληροφορίες και να δουλεύουν μαζί για επιτύχουν κοινούς στόχους. Τα κύρια συστατικά μίας πλατφόρμας συνεργασίας είναι οι υπηρεσίες επικοινωνίας (ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, ημερολόγιο και πρόγραμμα, επαφές), η ομαδική επικοινωνία (συγχρονισμός αρχείων, προβολή ιδεών και σημειώσεων σε μία βάση δεδομένων, διαχείριση εργασιών, εύρεση σε όλο το κείμενο) και η επικοινωνία σε πραγματικό χρόνο (π.χ. παρουσία, άμεσα μηνύματα, διαδικτυακές διαβουλεύσεις, διαμοιρασμός εφαρμογών, απομακρυσμένη πρόσβαση και επικοινωνία, παρουσιάσεις πολυμέσων).

 Μία άλλη διάσταση των πλατφόρμων συνεργασίας και των συσχετιζόμενων με αυτές εργαλείων είναι ότι μπορούν να βελτιστοποιηθούν για διαφορετικούς τύπους χρηστών: Σε εταιρικό επίπεδο (για επιχειρηματικούς σκοπούς)(Β2Β):που σημαίνει μεγάλη ένταση χρήσης, πολλές ταυτόχρονες συνεδριάσεις με μεγάλες ομάδες. Ακόμα, παρέχει προδιαγραφές μεγάλης αποθήκευσης για πολλά αρχεία, μεγάλα αρχεία ή αρχεία πολυμέσων (όπως video), ταυτόχρονη χρήση αρκετών εργαλείων και διαθεσιμότητα για υψηλό ρυθμό μεταφοράς αρχείων – πιθανότατα σχετικά εξεζητημένοι χρήστες ή κάποιος εμπειρογνώστης διαχειριστής. Σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις (SMB), (B2B): χαμηλή ένταση χρήσης, λιγότερες ταυτόχρονες συνεδριάσεις και λιγότεροι συμμετέχοντες ανά συνεδρίαση. Σε καταναλωτές: οι οποίοι μπορεί να είναι μικρές επιχειρήσεις, κοινωνικές ομάδες ή ιδιώτες για επιχειρηματική ή όχι χρήση. Η αναφορά από το περιοδικό Forrester το 2006 κατονομάζει αρχικά την IBM και τη Microsoft ως τους ηγέτες της αγοράς, όμως πολλά αλλάζουν σε 5 χρόνια. Η EMC είναι ένας διεκδικητής αυτής της θέσης στην αγορά μαζί με την Oracle Corp και την πλατφόρμα συνεργασίας της Oracle Beehive. Άλλη μία νέα είσοδος είναι η εταιρία Cisco η οποία έδωσε μία στρατηγική έμφαση στον τομέα της διαδικτυακής συνεργασίας, διότι αυτού του τύπου εφαρμογές τρέχουν με υψηλή ταχύτητα μεταφοράς δεδομένων μέσω του διαδικτύου και επιτρέπουν απευθείας πρόσβαση στους καταναλωτές, βοηθώντας έτσι στη διακίνηση από μία κατάσταση ΟΕΜ (όταν μία επιχείρηση μεταπουλά ένα προϊόν μίας άλλης εταιρίας με το δικό της όνομα και άδεια)(“Original Equipment Manufacturer”) σε πωλητή του επικοινωνιακού εξοπλισμού που βρίσκεται στη διάθεση του καταναλωτή (CPE) σε μία σχέση αλληλεπίδρασης επιχείρησης-καταναλωτή (Β2Β, business to consumer). Οι πλατφόρμες συνεργασίας ξεκίνησαν στην αγορά σαν ενσωματωμένο λογισμικό στον εξυπηρετητή (server) που υποστήριζε μόνο τοπικούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Οι χρήστες αγόραζαν μία άδεια χρήσης του κατεβασμένου λογισμικού και μπορεί ακόμα να πλήρωναν επιπλέον ανάλογα με τον αριθμό των σταθμών εργασίας που χρησιμοποιούσαν με τη ταχύτητα μεταφοράς των δεδομένων και τη χρήση που γίνεται με βάση άλλα γνωρίσματα. Το τρέχον μοντέλο αποτελείται από μία διαδικτυακή υπηρεσία είτε είναι ολοκληρωτικά βασισμένη στο διαδίκτυο είτε σε μικρούς εξυπηρετητές (clients). Αυτό το μοντέλο λέγεται λογισμικό σαν υπηρεσία SaaS (Software as a service) όπου οι χρήστες πληρώνουν μια συνδρομή ή/και ένα κόστος χρήσης. Αυτό το λογισμικό (SaaS) μπορεί να χτιστεί όπως ένας περιφραγμένος κήπος, μερικές φορές με εφαρμογές ή σαν συνδυασμός υπηρεσιών με σκοπό να παραδοθούν ευρύτερου φάσματος ευέλικτα και ευκολόχρηστα προσαρμοζόμενα εργαλεία. Στην αναφορά του περιοδικού ‘Forrester’ το 2006 η IBM και η Microsoft ήταν οι ηγέτες στην αγορά, όμως νέοι και σκληροί ανταγωνιστές εισήλθαν στην αγορά. Η νέα έλευση ήταν της εταιρίας Cisco που έδωσε στρατηγική έμφαση στη διαδικτυακή συνεργασία επειδή αυτές οι εφαρμογές είχαν καλό ρυθμό μεταφοράς δεδομένων και την ανάγκη για ψηφιακά δίκτυα. Κάποια συνηθισμένα χαρακτηριστικά των περισσότερων πλατφόρμων και εργαλείων συνεργασίας είναι: πραγματικός χρόνος, μικρές συζητήσεις όπως τα Instant Messenger, SMS ή Twitter. πραγματικός χρόνος, συνεδρίαση με τη βοήθεια πολυμέσων, τηλεπαρουσία διαφοροποιημένος χρόνος, περισσότερες μεγάλες συζητήσεις κυρίως σε μορφή κειμένου π.χ. Emails, blogs, wikis Διακίνηση εφαρμογών ή επιφάνειας εργασίας όπως o ηλεκτρονικός πίνακας (whiteboarding) ‘Τομεακές’ πλατφόρμες συνεργασίας με προσαρμοζόμενα χαρακτηριστικά για συγκεκριμένους σκοπούς. Παράδειγμα είναι ο συγχρονισμός ενός διοικητικού συμβουλίου που έχει βασικό ρόλο η ισχυρή πιστοποίηση, ο επαναλαμβανόμενος έλεγχος, η διαδικασία έγκρισης κ.ά.. Άλλοι τομείς που ήδη έχουν πλατφόρμες (στο εξωτερικό κυρίως) είναι η προμήθεια, η δικαιοσύνη, η διοίκηση ανθρώπινων πόρων…Email (επιχειρηματικό και προσωπικό): Η επιχειρηματική έκδοση του Outlook με ενσωματωμένο ημερολόγιο, λίστα υποχρεώσεων είναι η προεπιλεγόμενη πλατφόρμα συνεργασίας πολλών μεγάλων επιχειρήσεων, κυρίως εξαιτίας της ‘εισβολής’ της Microsoft και την προεγκατεστημένη ‘Microsoft Office Suite’ σε πολλούς ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Οι προσθήκες του Outlook ενίσχυσαν πολλά χαρακτηριστικά ‘πως τη διαχείριση των αρχείων, τη δημιουργία μηνυμάτων, τα στατιστικά. Η εταιρία Cisco έχει μία προσθήκη για το ηχητικό συνεδριακό εργαλείο ‘Meeting Place’ και μία για τη νέα πλατφόρμα Web Ex που θα δούμε παρακάτω. Η υπηρεσία email της Google, Gmail, έχει γίνει μία πλατφόρμα συνεργασίας με δυνατότητα διαμοιρασμού αρχείων, με φύλλα εργασίας, ημερολόγια, συνομιλία… Οι προγραμματιστές λογισμικού κατασκεύασαν εφαρμογές και συνδυασμένες υπηρεσίες για το Gmail. Το Νοέμβριο του 2008 στο συνέδριο ‘Mountain View Mashups’ ένας προγραμματιστής έκανε έντονη έρευνα και επισημάνσεις-σχόλια πάνω στα μηνύματα του Gmail. Συνεδριάσεις: μόνο ηχητικές συνεδριάσεις είναι διαθέσιμες εδώ και πολλά χρόνια και είναι ακόμα πολύ δημοφιλής επειδή είναι ευκολόχρηστες, διεισδυτικές και οικείες. Αποδείχτηκε σταθερά ότι με τις προσθήκες είναι δυνατόν να ενσωματωθεί φωνητική συνδιάσκεψη σε άλλα εργαλεία. Η πλατφόρμα σύνδεσης Web Ex της Cisco είναι κεντρική πλατφόρμα ενός ηλεκτρονικού υπολογιστή με δυνατότητα φωνητικής συνομιλίας – όχι όπως ένα τηλέφωνο με πρωτόκολλο IP αλλά ηχητική επικοινωνία Η/Υ με Η/Υ. Έχει δοκιμαστεί από επιχειρήσεις και η μαζική και η είσοδος στην αγορά προγραμματίζεται το 2009. Σχεδιάστηκε με σκοπό να κάνει τα πάντα και με την ικανότητα να προσαρμόζεται στις εκάστοτε ανάγκες (πρότυπα και εφαρμογές). Οι κάμερες Η/Υ και κάμερες του διαδικτύου αρχίζουν να μπαίνουν στην παραπάνω περιοχή. Η τηλεπαρουσία υποτίθεται ότι θα έδινε μία ψευδαίσθηση προσωπικής παρουσίας, όμως υπάρχουν αρκετά προβλήματα όπως: πολύ ακριβή για όλους, όμως οι μεγάλες εταιρίες π.χ. η Telepresence της Cisco ετοιμάζεται να δημιουργήσει ένα πιο φθηνό προϊόν το οποίο όμως τιμολογείται άνω των 100.000 $. Η ΗΡ έχει μικρότερου κόστους προϊόντα και υπηρεσίες, ‘όπως οι άλλοι πωλητές. απαιτούνται προσαρμοζόμενες και υποστηρικτικές δομές. Το όλο σύστημα είναι τεράστιο και ‘εύθραυστο’. Μεγάλα, τεράστια, πολύ ακριβά ταμπλό παρουσίασης και εξοπλισμός: κάμερες που απαιτούν τεχνικούς για να συγχρονιστούν και υψηλόβαθμό μεταφοράς δεδομένων.Η Cisco πρόσφατα ανέπτυξε δημόσια δωμάτια για τηλεπαρουσιάσεις τα οποία παρέχουν ‘φιλικές’ τοπικές ιστοσελίδες που προσφέρουν τη ψευδαίσθηση της προσωπικής παρουσίας σε συνομιλίες με συνεργάτες, φίλους ή οικογένεια. Ολιγάριθμοι πάροχοι υπηρεσιών έκαναν επίσης συμφωνίες για να προσφέρουν τέτοια δημόσια δωμάτια τα οποία θα λειτουργούν όπως οι μεγάλης απόστασης κλήσεις κατά τις δεκαετίες ’50 και’60 όπου οι χρήστες έπρεπε να πάνε στο γραφείο του παρόχου και ο συντονιστής (τηλεφωνητής) να κάνει την κλήση. Παλαιότερα αλλά οικεία εργαλεία συνεργασίας είναι: Άμεσα μηνύματα: πιθανότατα θεωρούνται ξεπερασμένα όμως όλες οι πλατφόρμες συνεργασίας τα έχουν. Blogs (ιστολόγιο): ποια είναι η διαφορά ενός blog και ενός wiki; Και τα δύο είναι παραδοσιακά βασισμένα σε κείμενα όμως τώρα υπάρχουν ‘video blogs’ (YouTube) και ‘audio blogs (Pad Casts). Το blog σχεδιάστηκε για να είναι μία φόρμα επικοινωνίας ένα προς πολλά όπου ένας συντάκτης απευθύνεται σε μία ομάδα αναγνωστών. Τα ομαδικά blogs απαρτίζονται από πολλούς συντάκτες οι οποίοι είτε δημιουργούν διαφορετικά blog ή συνεργάζονται όλοι μαζί για τη δημιουργία ενός μοναδικού blog. Τα wikis αρχικά κάλυψαν το κενό της ομαδικής συνεργασίας για το σχολιασμό, τη διόρθωση και την προσθήκη στο περιεχόμενο στο οποίο διαθέτουν. Κάποιες πλατφόρμες επεκτάθηκαν με πολλά άλλα χαρακτηριστικά όπως λίστες υποχρεώσεων και άλλες εφαρμογές διαχείρισης εργασιών.