Διαχείριση γνώσης

Η διαχείριση γνώσης (ΔΓ) περιλαμβάνει μια σειρά από στρατηγικές και πρακτικές που χρησιμοποιούνται σε έναν οργανισμό για τον εντοπισμό, τη δημιουργία, την αντιπροσώπευση, τη διανομή και την υιοθέτηση ιδεών και εμπειριών. Τέτοιες ιδέες και εμπειρίες αποτελούν γνώση, ενσωματωμένη είτε σε ανθρώπους είτε σε οργανισμούς ως διαδικασίες ή πρακτικές. Η ΔΓ είναι μια καθιερωμένη πρακτική από το 1991 και περιλαμβάνει γνώση που διδάσκεται στους τομείς της διοίκησης επιχειρήσεων, των πληροφοριακών συστημάτων, του μάνατζμεντ και της πληροφορικής. Πιο πρόσφατα, άλλοι τομείς έχουν αρχίσει να συνεισφέρουν στην έρευνα για τη ΔΓ. Αυτοί περιλαμβάνουν τα μέσα ενημέρωσης, την επιστήμη των υπολογιστών, τη δημόσια υγεία και τη δημόσια πολιτική. Πολλές μεγάλες επιχειρήσεις και μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί διαθέτουν πόρους αποκλειστικά για την εσωτερική ανάπτυξη της ΔΓ, συχνά ως κομμάτι των τμημάτων επιχειρηματικής στρατηγικής, πληροφοριακής τεχνολογίας ή διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων (Addicott, McGivern &Ferlie 2006). Αρκετές συμβουλευτικές επιχειρήσεις παρέχουν στρατηγικές και συμβουλές αναφορικά με την ΔΓ σε αυτές τις επιχειρήσεις. Η ΔΓ τυπικά επικεντρώνεται σε οργανωτικούς στόχους όπως βελτιωμένη απόδοση, ανταγωνιστικό πλεονέκτημα, καινοτομία, ανταλλαγή εμπειριών, ενσωμάτωση και συνεχής βελτίωση του οργανισμού. Η ΔΓ υπερκαλύπτει τον τομέα της οργανωσιακής μάθησης επειδή επικεντρώνεται περισσότερο στη διαχείριση της γνώσης ως στρατηγικό πλεονέκτημα και στην κοινοποίηση της γνώσης.

 Ο τομέας της ΔΓ έχει μακρά ιστορία και περιλαμβάνει συζητήσεις επί της δουλειάς, επίσημη μαθητεία, φόρουμ συζητήσεων, εταιρικές βιβλιοθήκες, επαγγελματική κατάρτιση και συμβουλευτικά προγράμματα. Πιο πρόσφατα, με την αυξανόμενη χρήση των υπολογιστών στο δεύτερο μισό του 20ου αιώνα, συγκεκριμένες εφαρμογές τεχνολογιών όπως γνωστικές βάσεις, έμπειρα συστήματα (expert systems), αποθετήρια γνώσης, συστήματα υποστήριξης ομαδικών αποφάσεων, intranets, και συστήματα υποστήριξης ομαδικής εργασίας έχουν δημιουργηθεί για να συμβάλλουν στον τομέα.Το 1999, θεσπίστηκε ο όρος προσωπική διαχείριση γνώσης που αναφέρεται στη διαχείριση γνώσης σε ατομικό επίπεδο. Σε εταιρικό επίπεδο, οι πρώτες μελέτες περίπτωσης αναγνώρισαν την σημασία των στρατηγικών, διαδικαστικών και μετρικών διαστάσεων της διαχείρισης γνώσης. Τα κυριότερα συμπεράσματα που πάρθηκαν ήταν: οι άνθρωποι και τα πολιτιστικά πρότυπα που επηρεάζουν τη συμπεριφορά τους είναι ο πιο κρίσιμος πόρος για επιτυχή δημιουργία, διάδοση και εφαρμογή γνώσης· γνωστικές, κοινωνικές και οργανωτικές διαδικασίες μάθησης είναι απαραίτητες για την επιτυχία μιας στρατηγικής διαχείρισης γνώσης· και η μέτρηση, η συγκριτική αξιολόγηση και τα κίνητρα είναι απαραίτητα για να επιταχύνουν τη διαδικασία μάθησης και να οδηγήσουν σε πολιτιστική αλλαγή. Εν συντομία, τα προγράμματα διαχείρισης γνώσης μπορούν να αποφέρουν εντυπωσιακά οφέλη σε άτομα και οργανισμούς αν έχουν συγκεκριμένο στόχο, είναι σαφή και πρακτικά. Πιο πρόσφατα, με την έλευση του Web 2.0, η έννοια της ΔΓ έχει εξελιχθεί προς ένα όραμα που βασίζεται περισσότερο στην ανθρώπινη συμμετοχή και ανάπτυξη. Αυτή η εξέλιξη ονομάζεται Enterprise 2.0. Ωστόσο, υπάρχει μια συνεχιζόμενη αντιμαχία και συζητήσεις για το εάν το Enterprise 2.0 είναι απλά μια μόδα που δεν φέρνει κάτι καινούργιο ή χρήσιμο ή εάν είναι, όντως, το μέλλον της διαχείρισης γνώσης. Η ΔΓ αναδείχτηκε ως επιστημονικός κλάδος στις αρχές της δεκαετίας 90’. Αρχικά υποστηρίχτηκε αποκλειστικά από επαγγελματίες, όταν η Skandia προσέλαβε τον Leif Edvinsson από τη Σουηδία ως τον πρώτο Διευθύνοντα Σύμβουλο Γνώσης - ΔΣΓ (Chief Knowledge Officer). Ο Hubert Saint-Onge (πρώην εργαζόμενος της CIBC, Καναδάς) είχε αρχίσει να ερευνά τις πτυχές της ΔΓ πολύ πιο πριν. Ο σκοπός του ΔΣΓ είναι να διαχειρίζεται και να μεγιστοποιεί τα άυλα περιουσιακά στοιχεία των οργανισμών. Σταδιακά, οι ΔΣΓ ενδιαφέρθηκαν όχι μόνο για τις πρακτικές αλλά και για τις θεωρητικές πτυχές της ΔΓ, με αποτέλεσμα να δημιουργηθεί αυτός ο επιστημονικός κλάδος. Οι ιδέες της ΔΓ πάρθηκαν από ακαδημαϊκούς όπως ο Ikujiro Nonaka (Πανεπιστήμιο Hitotsubashi), o Hirotaka Takeuchi ((Πανεπιστήμιο Hitotsubashi), o Thomas H. Davenport (Κολλέγιο Babson) και ο Baruch Lev (Πανεπιστήμιο Νέας Υόρκης). Το 2001, ο Thomas A. Stewart, πρώην συντάκτης του περιοδικού Fortune και μετέπειτα συντάκτης του περιοδικού Harvard Business Review, εξέδωσε ένα άρθρο που υπογράμμιζε την σπουδαιότητα του πνευματικού κεφαλαίου των οργανισμών. Από την εγκαθίδρυσή της, η ΔΓ εξελίσσεται σταδιακά προς την ακαδημαϊκή ωριμότητα. Πρώτον υπάρχει μια τάση προς αυξανόμενη συνεργασία μεταξύ των ακαδημαϊκών. Συγκεκριμένα, ο αριθμός ερευνών από μεμονωμένους ερευνητές έχει μειωθεί. Δεύτερον, ο ρόλος των επαγγελματιών έχει αλλάξει. Η συνεισφορά τους στην ακαδημαϊκή έρευνα μειώνεται με δραματικούς ρυθμούς: από 30% των συνολικών συνεισφορών μέχρι το 2002 σε 10% μέχρι το 2009. Υπάρχει ευρεία γκάμα απόψεων για τον τομέα της ΔΓ χωρίς ομόφωνη συμφωνία· οι προσεγγίσεις διαφέρουν ανάλογα με τον συγγραφέα και τη σχολή. Όσο ο τομέας ωριμάζει, ακαδημαϊκές αντιμαχίες αυξάνονται αναφορικά με τη θεωρία και την πρακτική της ΔΓ συμπεριλαμβανομένων των ακόλουθων προοπτικών: Τεχνοκεντρική, με εστίαση στην τεχνολογία, ιδανικά αυτές που ενισχύουν την ανταλλαγή και δημιουργία γνώσης. Οργανωτική, με εστίαση στη σχεδίαση ενός οργανισμού για να διευκολύνει τις γνωστικές διαδικασίες στο μέγιστο βαθμό. Οικολογική, με εστίαση στις ανθρώπινες αλληλεπιδράσεις, την αυτοέκφραση, τη γνώση και τους περιβαλλοντικούς παράγοντες ως ένα πολύπλοκο προσαρμοζόμενο σύστημα παρόμοιο με ένα φυσικό οικοσύστημα.Ανεξάρτητα από τη σχολή σκέψης, βασικά συστατικά της ΔΓ αποτελούν οι άνθρωποι, οι διαδικασίες, η τεχνολογία, η κουλτούρα, η δομή και η προοπτική εξέτασης. Διαφορετικές σχολές σκέψης ΔΓ περιλαμβάνουν διαφορετικές προοπτικές από τις οποίες η ΔΓ μπορεί να εξεταστεί και να εξηγηθεί, συμπεριλαμβανομένων των: Κοινότητα πρακτικής Ανάλυση κοινωνικών δικτύων Πνευματικό κεφάλαιο Θεωρία πληροφορίας Επιστήμη της πολυπλοκότητας ΚονστρουκτιβισμόςΗ πρακτική χρησιμότητα της ακαδημαϊκής έρευνας στη ΔΓ έχει αμφισβητηθεί με την έρευνα δράσης να προτείνεται ότι έχει περισσότερη χρησιμότητα και την ανάγκη να μεταφραστούν τα ευρήματα των ακαδημαϊκών άρθρων σε πρακτικές εφαρμογές. Υπάρχουν διαφορετικά πλαίσια για την διάκριση διαφορετικών τύπων γνώσης. Ένα προτεινόμενο πλαίσιο για την κατηγοριοποίηση των διαστάσεων της γνώσης κάνει διάκριση μεταξύ ρητής και άρρητης γνώσης. Η άρρητη γνώση αντιπροσωπεύει εσωτερικευμένη γνώση που ένα άτομο μπορεί να μην έχει συνείδηση, όπως ο τρόπος επίλυσης ενός προβλήματος. Απ’ την άλλη, η ρητή γνώση αντιπροσωπεύει γνώση που το άτομο έχει συνείδηση και μπορεί να μεταδοθεί εύκολα σε άλλους. Παρομοίως, οι Hayes και Walsham (2003) περιγράφουν το περιεχόμενο και τις σχετιζόμενες προοπτικές γνώσης και τη διαχείριση γνώσης ως δύο θεμελιωδώς διαφορετικές επιστημονικές προοπτικές. Η πρώτη προτείνει ότι η γνώση αποθηκεύεται εύκολα επειδή μπορεί να κωδικοποιηθεί, ενώ η δεύτερη αναγνωρίζει τις σχετιζόμενες και συμφραζόμενες προοπτικές της γνώσης που καθιστούν δύσκολη την κοινοποίησή της έξω από την τοποθεσία όπου αναπτύσσεται.Πρώιμες έρευνες έδειξαν ότι η επιτυχημένη ΔΓ χρειάζεται να μετατρέψει εσωτερικευμένη άρρητη γνώση σε ρητή προκειμένου να κοινοποιηθεί, αλλά πρέπει επίσης να επιτρέπει στα άτομα να εσωτερικεύσουν και να κάνουν κατανοητή οποιαδήποτε κωδικοποιημένη γνώση ανακτηθεί από τη διαχείριση. Μεταγενέστερες έρευνες στη ΔΓ έδειξαν ότι ο διαχωρισμός ρητής και άρρητης γνώσης αποτελεί υπεραπλούστευση και ότι η έννοια της ρητής γνώσης είναι αυτοαναιρούμενη. Συγκεκριμένα, προκειμένου να γίνει η γνώση ρητή, πρέπει να μεταφραστεί σε πληροφορία (σύμβολα έξω από το νου). Αργότερα, ο Ikujiro Nonaka δημιούργησε ένα μοντέλο (SECI for Socialization, Externalization, Combination, Internalization – ΚΕΣΕ από τα αρχικά των λέξεων Κοινωνικοποίηση, Εξωτερίκευση, Συνδυασμός, Εσωτερίκευση) που προτείνει μια σπειροειδή γνωστική αλληλεπίδραση μεταξύ ρητής και άρρητης γνώσης. Σε αυτό το μοντέλο, η γνώση ακολουθεί έναν κύκλο όπου η άρρητη γνώση εξάγεται προκειμένου να γίνει ρητή, και η ρητή επαναεσωτερικεύεται σε άρρητη. Πιο πρόσφατα, με τη βοήθεια του Georg von Krogh, ο Nonaka επέστρεψε στις αρχικές του μελέτες σε μια προσπάθεια να συμβάλλει στην αντιμαχία αναφορικά με την μετατροπή γνώσης. Ένα δεύτερο προτεινόμενο πλαίσιο για την κατηγοριοποίηση των διαστάσεων της γνώσης κάνει διάκριση μεταξύ ενσωματωμένης γνώσης ενός συστήματος εκτός του ανθρώπου (π.χ. ένα πληροφοριακό σύστημα μπορεί να έχει γνώση ενσωματωμένη στο σχεδιασμό του) και ενσωματωμένης γνώσης που αντιπροσωπεύει μια μαθημένη ικανότητα του νευρικού και ενδοκρινικού συστήματος ενός ανθρώπου. Ένα τρίτο προτεινόμενο πλαίσιο κάνει διάκριση μεταξύ της διερευνητικής δημιουργίας νέας γνώσης (π.χ. καινοτομία) και της μεταφοράς ή εκμετάλλευσης «θεσπισμένης γνώσης» μέσα σε μια ομάδα, οργανισμό ή κοινότητα. Συνεργαζόμενα περιβάλλοντα όπως κοινότητες πρακτικής εφαρμογής ή υπολογιστικά προγράμματα κοινωνικοποίησης μπορούν να χρησιμοποιηθούν για δημιουργία και μεταφορά γνώσης. Η γνώση μπορεί να συλληφθεί σε 3 στάδια: πριν, κατά τη διάρκεια ή μετά από τις δραστηριότητες της ΔΓ. Διαφορετικοί οργανισμοί έχουν δοκιμάσει κίνητρα σύλληψης γνώσης, μεταξύ άλλων την υποχρεωτική διάθεση των πληροφοριών και την προσφορά αμοιβών στα σχέδια μέτρησης απόδοσης. Υπάρχει σημαντική διχογνωμία για την αποτελεσματικότητα αυτών των μεθόδων. Μια στρατηγική ΔΓ περιλαμβάνει την ενεργή διαχείριση γνώσης (στρατηγική ώθησης). Σε αυτή την περίπτωση, τα άτομα προσπαθούν να κωδικοποιήσουν ρητά την γνώση τους σε ένα κοινό αποθετήριο γνώσης, όπως μια βάση δεδομένων, καθώς και να ανακτήσουν γνώση που χρειάζονται που άλλα άτομα έχουν προσφέρει στο αποθετήριο.Αυτή είναι γνωστή ως η προσέγγιση Κωδικοποίησης στη ΔΓ. Μια άλλη στρατηγική ΔΓ περιλαμβάνει την υποβολή γνωστικών αιτήσεων σε εμπειρογνώμονες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο θέμα σε μια κατά περίπτωση βάση (στρατηγική έλξης). Σε μια τέτοια περίπτωση, οι εμπειρογνώμονες μπορούν να προσφέρουν την εμπειρία τους στο άτομο που την επικαλείται. Αυτή είναι γνωστή ως η προσέγγιση Εξατομίκευσης στη ΔΓ. Άλλες στρατηγικές ΔΓ και εργαλεία για τις επιχειρήσεις περιλαμβάνουν: Αμοιβές (ως κίνητρο για την διάδοση της γνώσης) Αφήγηση (ως μέσο μεταφοράς άρρητης γνώσης) Μάθηση διασταυρωμένων έργων Αξιολόγηση αποτελεσμάτων Χαρτογράφηση γνώσης (ένας χάρτης γνωστικών αποθετηρίων σε μια επιχείρηση προσβάσιμος σε όλους) Κοινότητες πρακτικής άσκησης Κατάλογος εμπειρογνωμόνων (επιτρέπει την πρόσβαση σε αυτούς από τον ενδιαφερόμενο) Καλύτερη μεταφορά πρακτικής Γνωστικά συμπόσια Διαχείριση αποτελεσματικότητας (συστηματική αξιολόγηση και σχεδιασμός της αποτελεσματικότητας των εργαζομένων) Εγγύτητα και αρχιτεκτονική (οι φυσικές συνθήκες των εργαζομένων μπορούν είτε να υποστηρίζουν είτε να αποτρέπουν την ανταλλαγή γνώσης) Σχέση μέντορα και μαθητευόμενου Συνεργατικές τεχνολογίες (groupware κλπ.) Αποθετήρια γνώσης (βάσεις δεδομένων, μηχανές σελιδοδεικτών κλπ.) Μέτρηση και αναφορά του πνευματικού κεφαλαίου (τρόπος δημιουργίας ρητής γνώσης για τις επιχειρήσεις) Γνωστικοί μεσίτες (κάποια μέλη της οργάνωσης αναλαμβάνουν την ευθύνη για ένα συγκεκριμένο πεδίο και αποτελούν το άτομο στο οποίο πρέπει να μιλήσει ο ενδιαφερόμενος για το πεδίο αυτό) Κοινωνικό λογισμικό (ηλεκτρονικές εγκυκλοπαίδειες, κοινωνικοί σελιδοδείκτες, μπλογκς, κλπ.) Μεταφορά γνώσης μεταξύ έργων Μια σειρά ισχυρισμών υπάρχουν ως προς τα κίνητρα που οδηγούν τους οργανισμούς να αναλάβουν μια προσπάθεια ΔΓ.Τυπικές εκτιμήσεις που οδηγούν σε μια προσπάθεια ΔΓ περιλαμβάνουν: Αυξημένη παροχή γνώσης στην ανάπτυξη και παροχή προϊόντων και υπηρεσιών Επίτευξη μικρότερου κύκλου ανάπτυξης νέων προϊόντων Διευκόλυνση και διαχείριση της καινοτομίας και της οργανωτικής μάθησης. Αξιοποίηση της τεχνογνωσίας των ανθρώπων σε όλο τον οργανισμό Αύξηση της διαδικτυακής σύνδεσης μεταξύ ατόμων στο εσωτερικό και στο εξωτερικό της επιχείρησης Διαχείριση επιχειρηματικού περιβάλλοντος που επιτρέπει στους υπαλλήλους να αποκτήσουν τις σχετικές γνώσεις και ιδέες κατάλληλες για την εργασία τους Επίλυση δυσεπίλυτων ή ανεπίλυτων προβλημάτων Διαχείριση πνευματικού κεφαλαίου και πνευματικών περιουσιακών στοιχείων στην ομάδα εργασίας (όπως η εμπειρία και η τεχνογνωσία που κατέχουν σημαντικά άτομα)Υπάρχει αντιπαράθεση για το αν η ΔΓ είναι κάτι περισσότερο από μια περαστική μόδα, αν και όλο και μεγαλύτερο μέρος των ερευνών στον τομέα αυτό μπορούν να βοηθήσουν ενδεχομένως για να απαντήσουμε στο ερώτημα αυτό, καθώς και να δημιουργήσουν συναίνεση για το ποια στοιχεία της ΔΓ βοηθούν στο να καθορίσουν την επιτυχία ή την αποτυχία των προσπαθειών αυτών. Πρόωρες τεχνολογίες ΔΓ περιλαμβάνουν διαδικτυακές εταιρικές κίτρινες σελίδες ως εντοπιστές τεχνογνωσίας και συστήματα διαχείρισης εγγράφων. Σε συνδυασμό με την πρώιμη ανάπτυξη των συνεργατικών τεχνολογιών (ιδίως το Lotus Notes), οι τεχνολογίες της ΔΓ επεκτάθηκαν στα μέσα της δεκαετίας του 1990. Οι επόμενες προσπάθειες της ΔΓ αξιοποίησαν σημασιολογικές τεχνολογίες για την αναζήτηση και ανάκτηση και την ανάπτυξη της ηλεκτρονικής μάθησης ως εργαλείο για κοινότητες πρακτικής. Τα συστήματα διαχείρισης γνώσης μπορούν να κατηγοριοποιηθούν σε μια ή περισσότερες από τις ακόλουθες ομάδες: συνεργατικά προγράμματα, συστήματα διαχείρισης εγγράφων, έμπειρα συστήματα, σημασιολογικά δίκτυα, σχεσιακές και αντικειμενοστραφείς βάσεις δεδομένων, εργαλεία προσομοίωσης και τεχνητή νοημοσύνη. Πιο πρόσφατα, η ανάπτυξη κοινωνικών υπολογιστικών εργαλείων έχουν επιτρέψει πιο αδόμητες, αυτοδιοικούμενες ή οικοσυστημικές προσεγγίσεις για την μεταφορά, τη σύλληψη και τη δημιουργία γνώσης, συμπεριλαμβανομένης της ανάπτυξης νέων μορφών κοινοτήτων, δικτύων ή matrix οργανώσεων. Ωστόσο, τα εν λόγω εργαλεία για το μεγαλύτερο μέρος εξακολουθούν να βασίζονται σε κείμενο και κώδικα και έτσι αντιπροσωπεύουν ρητή μεταφορά γνώσεων. Αυτά τα εργαλεία αντιμετωπίζουν προκλήσεις κατά την εξαγωγή του νοήματος και τη διασφάλιση ότι το περιεχόμενο είναι μεταβιβάσιμο μέσω ποικίλων διαύλων. Εργαλεία λογισμικού στη ΔΓ είναι μια συλλογή τεχνολογιών που δεν αποκτούνται κατ’ ανάγκη ως μια ενιαία λύση λογισμικού. Επιπλέον, αυτά τα εργαλεία λογισμικού ΔΓ έχουν το πλεονέκτημα της χρήσης των υφιστάμενων υποδομών πληροφορικής της οργάνωσης. Οργανισμοί και φορείς λήψης αποφάσεων των επιχειρήσεων ξοδεύουν πολλούς πόρους και κάνουν σημαντικές επενδύσεις στην τελευταία λέξη της τεχνολογίας, τα συστήματα και τις υποδομές για να υποστηρίξουν τη διαχείριση γνώσης. Είναι επιτακτικό αυτές οι επενδύσεις να επικυρώνονται σωστά, να πραγματοποιούνται με σύνεση και ότι είναι οι πιο κατάλληλες τεχνολογίες και εργαλεία λογισμικού για να διευκολυνθεί η διαχείριση της γνώσης. Η ΔΓ έχει γίνει επίσης ο ακρογωνιαίος λίθος στις αναδυόμενες επιχειρηματικές στρατηγικές, όπως η Υπηρεσία Διαχείρισης του Κύκλου Ζωής, με τις εταιρείες να στρέφονται όλο και περισσότερο προς τους προμηθευτές λογισμικού για να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα τους σε βιομηχανίες, συμπεριλαμβανομένων, ενδεικτικά, τον κλάδο των αερομεταφορών. Ο διαχειριστής γνώσης είναι ένας ρόλος που έχει αποκτήσει δημοτικότητα την τελευταία δεκαετία. Ο ρόλος έχει εξελιχθεί δραματικά από έναν που περιλαμβάνει τη δημιουργία και συντήρηση των αποθετηρίων γνώσης σε έναν που περιλαμβάνει την επιρροή της κουλτούρας ενός οργανισμού προς βελτιωμένη διάδοση γνώσης, επαναχρησιμοποίηση, μάθηση, συνεργασία και καινοτομία. Οι λειτουργίες της ΔΓ σχετίζονται με διαφορετικά τμήματα στους οργανισμούς. Μπορούν να συνδυαστούν με τμήματα ποιότητας, πωλήσεων, διαχείρισης ανθρωπίνου δυναμικού, καινοτομίας, λειτουργιών κλπ. και εξαρτάται από τα κίνητρα ΔΓ του εκάστοτε οργανισμού. Οι διαχειριστές γνώσης έχουν πληθώρα επιστημονικών υποβάθρων, από Πληροφοριακές Επιστήμες ως Επιχειρησιακή Διαχείριση. Ένας αποτελεσματικός διαχειριστής γνώσης είναι πιθανό να είναι κάποιος που έχει ευέλικτο χαρτοφυλάκιο δεξιοτήτων και είναι γνώστης των εννοιών της οργανωτικής συμπεριφοράς/κουλτούρας, των διαδικασιών, του branding και του μάρκετινγκ καθώς και των συνεργατικών τεχνολογιών. Το Σύστημα Διαχείρισης Γνώσης (ΣΔΓ) αναφέρεται σε ένα σύστημα (συνήθως δημιουργημένο μέσω ενός προγράμματος πληροφοριακής τεχνολογίας) για την διαχείριση γνώσης σε οργανισμούς για τη στήριξη της δημιουργίας, της σύλληψης, της αποθήκευσης και της διάδοσης πληροφοριών. Μπορεί να περιλαμβάνει ένα μέρος (ούτε αναγκαίο ούτε επαρκές) από μια πρωτοβουλία της ΔΓ. Η ιδέα ενός συστήματος ΔΓ είναι να μπορέσουν οι εργαζόμενοι να έχουν πρόσβαση σε τεκμηριωμένη βάση των γεγονότων, πηγών πληροφόρησης και λύσεων του οργανισμού. Για παράδειγμα, μια τυπική απαίτηση που δικαιολογεί την δημιουργία ενός συστήματος ΔΓ θα μπορούσε να είναι ως εξής: ένας μηχανικός θα μπορούσε να γνωρίζει τη μεταλλουργική σύνθεση ενός κράματος που μειώνει τον ήχο στα συστήματα μετάδοσης. Κοινοποίηση αυτών των πληροφοριών στον οργανισμό μπορεί να οδηγήσει σε πιο αποτελεσματική σχεδίαση του κινητήρα και θα μπορούσε επίσης να οδηγήσει σε ιδέες για νέο ή βελτιωμένο εξοπλισμό. Ένα σύστημα ΔΓ θα μπορούσε να είναι οποιοδήποτε από τα ακόλουθα: Με βάση τα έγγραφα, δηλαδή κάθε τεχνολογία που επιτρέπει τη δημιουργία/διαχείριση/ανταλλαγή μορφοποιημένων εγγράφων, όπως το Lotus Notes, το Sharepoint, ο Ιστός, οι κατανεμημένες βάσεις δεδομένων, κλπ. Με βάση την οντολογία/ταξινόμηση: αυτά είναι παρόμοια με τις τεχνολογίες εγγράφων, υπό την έννοια ότι ένα σύστημα ορολογιών (π.χ. οντολογία) χρησιμοποιούνται για να συνοψίσουμε το έγγραφο, π.χ. συγγραφέας, αντικείμενο, οργανισμός κλπ. όπως και στο DAML και άλλες οντολογίες XML. Με βάση πληροφοριακές τεχνολογίες που χρησιμοποιεί ένα προσαρμοσμένο σύστημα εκπροσώπησης που αντιπροσωπεύει τον τομέα του προβλήματος. Παροχή χαρτών του δικτύου του οργανισμού που δείχνουν τη ροή της επικοινωνίας μεταξύ φορέων και ατόμων. Όλο και περισσότερα κοινωνικά εργαλεία πληροφορικής χρησιμοποιούνται για να παρέχουν μια πιο οργανική προσέγγιση στη δημιουργία ενός συστήματος ΔΓ.Τα ΣΔΓ ασχολούνται με πληροφορίες (αν και η ΔΓ ως τομέας μπορεί να επεκταθεί πέρα από την πρωταρχική ενημερωτική λειτουργία του κάθε συστήματος) έτσι ώστε να είναι μια κατηγορία από συστήματα πληροφοριών που μπορούν να χρησιμοποιήσουν ή να συμβάλλουν σε άλλες πηγές πληροφοριών. Τα ιδιαίτερα χαρακτηριστικά του ΣΔΓ μπορεί να περιλαμβάνουν: Σκοπός: Το ΣΔΓ θα έχει σαφή στόχο διαχείρισης γνώσης κάποιου τύπου, όπως η συνεργασία, η ανταλλαγή καλών πρακτικών ή κάτι παρόμοιο. Πλαίσιο: Μία προοπτική στο ΣΔΓ θα αναγνωρίσει ότι η γνώση είναι πληροφορίες λογικά οργανωμένες, συσσωρευμένες και ενσωματωμένες σε ένα πλαίσιο δημιουργίας και εφαρμογής. Διεργασίες: Τα ΣΔΓ αναπτύσσονται για τη στήριξη και την ενίσχυση των διαδικασιών της γνώσης, των καθηκόντων ή των έργων, όπως η δημιουργία, η κατασκευή, ο προσδιορισμός, η καταγραφή, η απόκτηση, η επιλογή, η αξιολόγηση, η οργάνωση, η σύνδεση, η δόμηση, η τυποποίηση, η απεικόνιση, η μεταφορά, η διανομή, η διατήρηση, η συντήρηση, η βελτίωση, η αναθεώρηση, η εξέλιξη, η πρόσβαση, η ανάκτηση και η εφαρμογή της γνώσης, που ονομάζεται επίσης και κύκλος ζωής της γνώσης. Συμμετέχοντες: Οι χρήστες μπορούν να παίξουν ενεργούς ρόλους ως συμμετέχοντες που εμπλέκονται σε δίκτυα κοινοτήτων γνώσης προωθούμενα από τα ΣΔΓ, αν και αυτό δεν είναι απαραίτητο κατά περίπτωση. Τα σχέδια των ΣΔΓ αποθηκεύονται ώστε να υπενθυμίζουν ότι η γνώση αναπτύσσεται συλλογικά και ότι η διανομή της γνώσης οδηγεί σε συνεχή αλλαγή, την ανασυγκρότηση και την εφαρμογή της σε διαφορετικά πλαίσια, με διαφορετικούς συμμετέχοντες με διαφορετικό υπόβαθρο και εμπειρίες. Εργαλεία: Τα ΣΔΓ υποστηρίζουν τα εργαλεία της ΔΓ, όπως η σύλληψη, η δημιουργία και η κοινή χρήση των κωδικοποιήσιμων πτυχών της εμπειρίας, η δημιουργία εταιρικών καταλόγων γνώσης, ταξινομίες ή οντολογίες, εντοπιστές εμπειρογνωμόνων, συστήματα διαχείρισης δεξιοτήτων, συνεργατικό φιλτράρισμα και επεξεργασία των συμφερόντων που χρησιμοποιούνται για να συνδέουν τους ανθρώπους και η δημιουργία και προώθηση των κοινοτήτων ή των δικτύων γνώσης.Ένα ΣΔΓ προσφέρει ολοκληρωμένες υπηρεσίες για την ανάπτυξη εργαλείων ΔΓ στα δίκτυα των συμμετεχόντων, δηλαδή στους ενεργούς εργάτες της γνώσης, σε επιχειρησιακές διαδικασίες γνώσης κατά μήκος ολόκληρου του κύκλου ζωής της γνώσης. Το ΣΔΓ μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ένα ευρύ φάσμα συνεργατικών και ιεραρχικών κοινοτήτων, εικονικών οργανισμών, κοινωνιών και άλλων εικονικών δικτύων, για τη διαχείριση του περιεχομένου των πληροφοριών. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί επίσης για δραστηριότητες, αλληλεπιδράσεις και ροή εργασίας · έργα, δίκτυα, τμήματα, προνόμια, ρόλους, συμμετέχοντες και άλλους ενεργούς χρήστες, ώστε να εξάγει και να δημιουργήσει νέα γνώση και να ενισχύσει, να μοχλεύσει και να μεταφέρει σε νέα αποτελέσματα της γνώσης παρέχοντας νέες υπηρεσίες που χρησιμοποιούν νέες μορφές και διασυνδέσεις και διαφορετικά κανάλια επικοινωνίας. Ο όρος ΣΔΓ μπορεί να συνδεθεί σε λογισμικό ανοιχτού κώδικα, ανοιχτά πρότυπα, ανοιχτά πρωτόκολλα και άδειες ανοιχτής γνώσης, πρωτοβουλίες και πολιτικές. Μερικά από τα πλεονεκτήματα που αποδίδονται στα ΣΔΓ είναι τα εξής: Κοινή χρήση των πολύτιμων οργανωτικών πληροφοριών σε όλη την ιεραρχία. Μπορεί να αποφευχθεί η επανεφεύρεση του τροχού, μειώνοντας τις περιττές εργασίες. Μπορεί να μειωθεί ο χρόνος κατάρτισης για νέους υπαλλήλους. Διατήρηση της πνευματικής ιδιοκτησίας αφού ο εργαζόμενος αποχωρήσει εάν αυτή η γνώση μπορεί να κωδικοποιηθεί. Διαχείριση του χρόνου.Ο διαμοιρασμός της γνώσης παραμένει ένα δύσκολο θέμα για τη διαχείριση της γνώσης, και ενώ δεν υπάρχει σαφής συμφωνία, τα προβλήματα περιλαμβάνουν θέματα διαχείρισης χρόνου για τα έργα της γνώσης, το επίπεδο της εμπιστοσύνης, την έλλειψη αποτελεσματικής υποστήριξης τεχνολογιών και του πολιτισμού.