Συστήματα υποστήριξης διοίκησης

Ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα (αγγλ. executive information system) είναι ένας τύπος του συστήματος διαχείρισης πληροφοριών που προορίζεται για τη διευκόλυνση και την υποστήριξη της πληροφόρησης και λήψης αποφάσεων για τις ανάγκες των ανώτερων στελεχών, παρέχοντας εύκολη πρόσβαση σε εσωτερικές και εξωτερικές πληροφορίες που σχετίζονται με την επίτευξη των στρατηγικών στόχων του οργανισμού. Γενικά θεωρείται ως μια εξειδικευμένη μορφή του συστήματος υποστήριξης λήψης αποφάσεων (ή αλλιώς decision support system). Η έμφαση του εκτελεστικού πληροφοριακού συστήματος δίνει στις γραφικές απεικονίσεις και στην εύκολη χρήση διασυνδετικών μέσων (αγγλ. interface). Επίσης δίνει προτεραιότητα στην ισχυρή αναφορά και στην ιεράρχηση (drill-down) των δυνατοτήτων. Σε γενικές γραμμές, εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα είναι για όλη την επιχείρηση ένα σύστημα υποστήριξης λήψης αποφάσεων (αγγλ. DSS) που βοηθούν τα ανωτάτου επιπέδου στελέχη να αναλύουν, να συγκρίνουν, και να τους προβάλλονται οι τάσεις των σημαντικών μεταβλητών ώστε να μπορούν να παρακολουθούν την απόδοση και τον εντοπισμό ευκαιριών και προβλημάτων. Τα εκτελεστικά πληροφοριακά συστήματα και οι τεχνολογίες αποθήκευσης δεδομένων (αγγλ. data warehousing) συγκεντρώνουν ένα μέρος της αγοράς. Τα τελευταία χρόνια, ο όρος εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα έχει χάσει δημοτικότητα υπέρ της επιχειρηματικής ευφυΐας (αγγλ. business intelligence).

 Παραδοσιακά, τα εκτελεστικά πληροφοριακά συστήματα αναπτύχθηκαν ως μεγάλο σύστημα υπολογιστών (αγγλ. mainframe computer) με βάση τα προγράμματα. Ο σκοπός ήταν το σύστημα να συγκεντρώσει δεδομένα για μια εταιρεία και να παρέχει εκείνα τα δεδομένα που αφορούν στην απόδοση των πωλήσεων ή των στατιστικών στοιχείων της έρευνας της αγοράς για φορείς λήψης αποφάσεων, όπως είναι οι υπεύθυνοι οικονομικών υπηρεσιών, διευθυντές μάρκετινγκ, και διευθυνόντες σύμβουλοι , οι οποίοι δεν ήταν κατ 'ανάγκη καλά εξοικειωμένοι με τους υπολογιστές. Ο στόχος ήταν να αναπτύξουν εφαρμογές πληροφορικής που θα αναδείξει τις πληροφορίες ώστε να ικανοποιήσει τις ανάγκες των ανώτερων στελεχών. Συνήθως, ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα παρέχει στοιχεία που αφορούν μόνο την υποστήριξη της λήψης των αποφάσεων εκτελεστικού επίπεδου αντί των δεδομένων όλης της επιχείρησης. Σήμερα, η εφαρμογή των συστημάτων πληροφοριών δεν αφορά μόνο σε τυπικές εταιρικές ιεραρχίες, αλλά και σε προσωπικούς υπολογιστές σε τοπικό δίκτυο (local area network) . Τα εκτελεστικά πληροφοριακά συστήματα περνούν τώρα σε πλατφόρμες hardware του υπολογιστή και ενσωματώνουν πληροφορίες που είναι αποθηκευμένες σε μεγάλα συστήματα, τα συστήματα προσωπικών υπολογιστών, και μέσης κατηγορίας υπολογιστών. Δεδομένου ότι ορισμένες εταιρείες παροχής υπηρεσιών πελάτη υιοθετούν τα πιο τελευταία εταιρικά συστήματα πληροφορικής, οι εργαζόμενοι μπορούν να χρησιμοποιούν τους προσωπικούς υπολογιστές τους για να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα της εταιρίας και να αποφασίσουν ποια δεδομένα έχουν σημασία για την θετική έκβαση της απόφασής τους. Η ρύθμιση αυτή καθιστά όλους τους χρήστες ικανούς να προσαρμόζουν την πρόσβασή τους στα δεδομένα της κατάλληλης εταιρείας και να παρέχουν σχετικές πληροφορίες στα ανώτερα και κατώτερα επίπεδα των εταιρειών. Τα τμήματα που αποτελούν ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα μπορούν να κατηγοριοποιηθούν ως εξής: Όταν μιλάμε για το υλικό (hardware) ενός περιβάλλοντος εκτελεστικού πληροφοριακού συστήματος, θα πρέπει να επικεντρωθούμε στο υλικό που ανταποκρίνεται στις ανάγκες των διοικητικών στελεχών. Προτού επιλεχθεί το hardware θα πρέπει να τεθούν αρχικά υπόψη τα χαρακτηριστικά και οι ανάγκες των διοικητικών στελεχών. Το βασικό υλικό του υπολογιστή που απαιτείται για ένα τυπικό εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα περιλαμβάνει τέσσερα βασικά εξαρτήματα: Είσοδος δεδομένων-συσκευές εισόδου. Οι συσκευές αυτές επιτρέπουν στα στελέχη να εισέλθουν, να επιβεβαιώσουν και να ενημερώνουν τα δεδομένα αμέσως. Η κεντρική μονάδα επεξεργασίας (CPU), η οποία είναι ο πυρήνας που ελέγχει τα άλλα χαρακτηριστικά (components) του συστήματος του υπολογιστή> Τα αρχεία δεδομένων αποθήκευσης. Τα διοικητικά στελέχη μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το μέρος για να σώσουν χρήσιμες πληροφορίες για τις επιχειρήσεις. Παράλληλα αυτό το τμήμα βοηθάει τα διοικητικά στελέχη να αναζητήσουν ιστορικό επιχειρηματικών πληροφοριών εύκολα. Συσκευές εξόδου, οι οποίες παρέχουν μια οπτική ή μόνιμη καταγραφή στα στελέχη ώστε να αποθηκεύσουν ή να διαβάσουν δεδομένα αντίστοιχα. Μια τέτοια συσκευή εξόδου είναι η οθόνη ή ο εκτυπωτής.Επιπλέον, με την έλευση των τοπικών δικτύων (LAN), διάφορα προϊόντα εκτελεστικών πληροφοριακών συστημάτων έγιναν διαθέσιμα στους συνδεδεμένους σταθμούς εργασίας. Τα συστήματα αυτά απαιτούν λιγότερο υλικό υποστήριξης και χαμηλής αξίας υλικό υπολογιστή. Μπορούν επίσης να αυξήσουν την πρόσβαση των πληροφοριών του εκτελεστικού πληροφοριακού συστήματος σε πολλούς περισσότερους χρήστες μέσα σε μια επιχείρηση. Η επιλογή κατάλληλου λογισμικού είναι ζωτικής σημασίας για το σχεδιασμό ενός αποτελεσματικού εκτελεστικού πληροφοριακού συστήματος. Ως εκ τούτου τα στοιχεία λογισμικού και το πως ενσωματώνουν τα δεδομένα σε ένα σύστημα είναι πολύ σημαντικά. Το βασικό λογισμικό που απαιτείται για ένα τυπικό εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα περιλαμβάνει τέσσερις συνιστώσες: Λογισμικό βασισμένο σε κείμενο. Η πιο κοινή μορφή του κειμένου είναι κατά πάσα πιθανότητα έγγραφα. Βάση δεδομένων. Ετερογενείς βάσεις δεδομένων που βρίσκονται σε μια σειρά από ανοιχτές πλατφόρμες υπολογιστών ειδικές ανά προμηθευτή, βοηθούν στην πρόσβαση των στελεχών τόσο στα εσωτερικά όσο και στα εξωτερικά δεδομένα. Γραφικά βάσης. Τα γραφικά μπορούν να μετατρέψουν τον όγκο του κειμένου και τα στατιστικά στοιχεία σε οπτικές πληροφορίες για τα στελέχη. Τυπικά γραφικά είναι τα εξής: γραφήματα χρονοσειρών, scatter diagrams, maps, κινούμενα γραφικά, διαγράμματα ακολουθίας, και η σύγκριση με γραφήματα προσανατολισμού (π.χ., bar charts) Βασικό μοντέλο. Τα μοντέλα εκτελεστικών πληροφοριακών συστημάτων περιέχουν επαναλαμβανόμενες και ειδικές στατιστικές, οικονομικές και άλλες ποσοτικές αναλύσεις. Ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα πρέπει να είναι αποτελεσματικό για να ανακτήσει τα σχετικά δεδομένα για λήψεις αποφάσεων. Συνεπώς το περιβάλλον χρήστη (αγγλ. user interface) είναι πολύ σημαντικό. Διάφοροι τύποι των διεπαφών μπορεί να είναι διαθέσιμοι σε ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα, όπως προγραμματισμένες αναφορές, ερωτήσεις/απαντήσεις, με γνώμονα το μενού, γλώσσα εντολών, φυσική γλώσσα και είσοδος/έξοδος. Όσο η αποκέντρωση γίνεται η τρέχουσα τάση στις επιχειρήσεις, οι τηλεπικοινωνίες θα διαδραματίσουν κεντρικό ρόλο στα δικτυωμένα συστήματα πληροφοριών. Η διαβίβαση δεδομένων από το ένα μέρος στο άλλο έχει γίνει ζωτικής σημασίας για τη θέσπιση ενός αξιόπιστου δικτύου. Επιπλέον οι τηλεπικοινωνίες μέσα σε ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα μπορούν να επιταχύνουν τη ανάγκη για πρόσβαση σε κατανεμημένα δεδομένα. Ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα επιτρέπει στα στελέχη να βρουν τα δεδομένα σύμφωνα με τον χρήστη, τα καθορισμένα κριτήρια και την προώθηση των πληροφοριών που βασίζεται στη διορατικότητα και την κατανόηση. Σε αντίθεση με ένα πληροφοριακό σύστημα διοίκησης (management information system), ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα μπορεί να κάνει διακρίσεις ζωτικής σημασίας,να χρησιμοποιεί σπάνια στοιχεία και να παρακολουθεί διαφορετικές βασικές κρίσιμες δραστηριότητες για τα στελέχη. Οι άνθρωποι έχουν χρησιμοποιήσει τα πληροφοριακά συστήματα διοίκησης (management information system) σε πολλούς τομείς κυρίως στην κατασκευή, το εμπόριο και τη χρηματοδότηση. Κατά κύριο λόγο, η κατασκευή είναι η μετατροπή των πρώτων υλών σε έτοιμα αγαθά προς πώληση ή ενδιάμεσες διαδικασίες που αφορούν την παραγωγή ή την τελική επεξεργασία των ημικατεργασμένων προϊόντων. Είναι ένας μεγάλος κλάδος της βιομηχανίας και της δευτερογενούς παραγωγής. Στη βιομηχανία γίνεται ένας επιχειρησιακός έλεγχος που επικεντρώνεται στις ημέρες των εργασιών καθώς και στην κεντρική ιδέα αυτής της διαδικασίας που είναι η αποτελεσματικότητα και η αποδοτικότητα. Σε έναν οργανισμό, ο ρόλος των στελεχών μάρκετινγκ είναι να δημιουργήσουν το μέλλον. Το κύριο καθήκον τους είναι η διαχείριση των διαθέσιμων πόρων μάρκετινγκ για να δημιουργήσουν ένα πιο αποτελεσματικό μέλλον. Για αυτό, πρέπει να κάνουν κριτική σχετικά με τους κινδύνους και την αβεβαιότητα ενός έργου και τον αντίκτυπό τους στην εταιρεία βραχυπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα. Ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα μπορεί να εφαρμοστεί για να βοηθήσει τα στελέχη μάρκετινγκ στη λήψη αποτελεσματικών αποφάσεων μάρκετινγκ. Ένα πληροφοριακό σύστημα παρέχει μια προσέγγιση για την πρόβλεψη των πωλήσεων, η οποία μπορεί να επιτρέψει στα στελέχη, με αρμοδιότητα, την αγορά να συγκρίνουν τις προβλέψεις των πωλήσεων με το παρελθόν των πωλήσεων. Το εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα προσφέρει επίσης μια προσέγγιση στην τιμή του προϊόντος το οποίο βρίσκεται σε ανάλυση κινδύνου. Το στέλεχος με αρμοδιότητα την αγορά μπορεί να αξιολογήσει τις τιμές που σχετίζονται με τον ανταγωνισμό μαζί με τη σχέση της ποιότητας των προϊόντων με τιμή χρέωσης. Εν ολίγοις, το λογισμικό ενός εκτελεστικού πληροφοριακού συστήματος επιτρέπει στα στελέχη μάρκετινγκ να χειριστούν τα δεδομένα που αφορούν στην εξέταση τάσεων, εκτέλεσης των ελέγχων των στοιχείων των πωλήσεων, καθώς και τον υπολογισμό συνόλων, μέσους όρους, αλλαγές, διακυμάνσεις, ή αναλογίες. Μια οικονομική ανάλυση είναι ένα από τα πιο σημαντικά βήματα για τις εταιρείες σήμερα. Η εκτελεστική εξουσία πρέπει να χρησιμοποιήσει χρηματοοικονομικούς δείκτες και ανάλυση της ροής χρημάτων για την εκτίμηση των τάσεων και την λήψη επενδυτικών αποφάσεων του κεφαλαίου. Ένα εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα είναι μια προσανατολισμένη προσέγγιση με ευθύνες που ενσωματώνει τον προγραμματισμό ή την κατάρτιση του προϋπολογισμού με τον έλεγχο των εκθέσεων απόδοσης, και μπορεί να είναι εξαιρετικά χρήσιμη για τη χρηματοδότηση των στελεχών. Κατά κύριο λόγο, το εκτελεστικό πληροφοριακό σύστημα επικεντρώνεται στην ευθύνη των οικονομικών επιδόσεων και αναγνωρίζει τη σημασία των προτύπων κόστους και την ευέλικτη κατάρτιση του προϋπολογισμού για την ανάπτυξη της ποιότητας των παρεχόμενων πληροφοριών για όλα τα επίπεδα στελεχών. Εύκολο για ανωτέρου επιπέδου στελέχη στη χρήση, η εκτεταμένη εμπειρία του υπολογιστή δεν απαιτείται σε επιχειρήσεις. Παρέχει έγκαιρη παράδοση των συνοπτικών πληροφοριών μιας εταιρείας. Οι πληροφορίες που παρέχονται είναι ευκολότερα κατανοητές. Φίλτρα δεδομένων για τη διαχείριση. Βελτιώνει την παρακολούθηση πληροφοριών. Προσφορές της αποδοτικότητας σε φορείς λήψης αποφάσεων. Μη ανεξάρτητο σύστημα Περιορισμένες λειτουργίες από το σχεδιασμό Υπερφόρτωση πληροφοριών για ορισμένους διευθυντές Τα οφέλη είναι δύσκολο να ποσοτικοποιηθούν Υψηλό κόστος εφαρμογής Το σύστημα μπορεί να γίνει αργό, μεγάλο, και δύσκολο στην διαχείριση Ανάγκη καλών εσωτερικών διαδικασιών για τη διαχείριση των δεδομένων Μπορεί να οδηγήσει σε λιγότερο αξιόπιστα και λιγότερο ασφαλή δεδομένα Το μέλλον των εκτελεστικών πληροφοριακών συστημάτων δεν θα δεσμεύεται από τα πληροφοριακά συστήματα ενός μεγάλου υπολογιστικού συστήματος (ή στα αγγλικά mainframe). Η τάση αυτή επιτρέπει στα στελέχη να ξεφύγουν από την εκμάθηση διαφορετικών λειτουργικών συστημάτων υπολογιστών και ουσιαστικά μειώνει το κόστος εφαρμογής για τις επιχειρήσεις. Επειδή η αξιοποίηση των υφιστάμενων εφαρμογών λογισμικού βρίσκεται σε αυτή την τάση, τα στελέχη θα εξαλείψουν επίσης την ανάγκη να μάθουν μια νέα ή ειδική γλώσσα για το πακέτο πληροφοριακών συστημάτων. Αρχιτεκτονική Επιχειρήσεων Πληροφοριακό σύστημα διοίκησης Power, D. J., Decision Support Systems: Concepts and Resources for Managers, Greenwood/Quorum, 2002.Thierauf, Robert J. Executive Information System: A Guide for Senior Management and MIS Professionals. Quorum Books, 1991 Executive information systems (January 1994). Retrieved June 17, 2006, from [1] Salmeron, Jose L. and Herrero, Ines. An AHP-based methodology to rank critical success factors of executive information systems. Computer Standards & Interfaces, Volume 28, Issue 1, July 2005, pp. 1?12. Salmeron, Jose L. EIS Success: Keys and difficulties in major companies. Technovation Volume 23, Issue 1, 2003, pp. 35?38 Salmeron, Jose L. EIS Evolution in Large Spanish Businesses. Information & Management Volume 40, Issue 1, 2002, pp. 41?50 Salmeron, Jose L. EIS profitability, costs and benefits: An evolutionary approach. Industrial Management & Data Systems Volume 102, Issue 5?6, 2002, pp. 284?288 Salmeron, Jose L. EIS data: Findings from an evolutionary study. Journal of Systems and Software Volume 64, Issue 2, 2002, pp. 111?114 Executive Support Systems The development and use of Executive Information Systems Mockups Wireframes for Executive Information system