Προγραμματισμός χρόνου με χρήση διαγραμμάτων Γκαντ και Περτ

Έργο (Project) είναι μια σειρά από συσχετιζόμενες εργασίες, προς επίτευξη συγκεκριμένων στόχων, που εκτελούνται εντός προκαθορισμένης χρονικής περιόδου, κάτω από περιορισμούς σε κόστος και σε πόρους. Με βάση αυτόν τον ορισμό μπορεί κανείς να προχωρήσει στον ορισμό για την Διαχείριση Έργου (Project Management) ως τη σχεδίαση, τον συντονισμό και τον έλεγχο των πόρων του έργου (άνθρωποι, εξοπλισμός, υλικά) με στόχο την τήρηση των τεχνικών προδιαγραφών καθώς και των περιορισμών κόστους, χρόνου και ποιότητας. Από όσα αναφέρθηκαν, για τον πολύ σημαντικό παράγοντα του χρόνου υπάρχουν πολλοί τρόποι περιορισμού, ελαχιστοποίσης και σωστής αξιοποίησης του και κατ'επέκταση και ελαχιστοποίηση των υπόλοιπων παραγόντων.

 Μια από τις δημοφιλέστερες τεχνικές προγραμματισμού έργου, που είναι και απλή, είναι το διάγραμμα Γκαντ. Ονομάστηκε έτσι από τον Αμερικανό μηχανολόγο μηχανικό Χένρι Γκαντ (1869 – 1919), ο οποίος ήταν ο πρώτος που το επινόησε και το χρησιμοποίησε. Το διάγραμμα Γκαντ είναι ένα οριζόντιο ραβδόγραμμα που απεικονίζει στην ουσία την σχέση των διαφορετικών δράσεων του έργου, μέσα στον χρόνο. Τα διαγράµµατα Γκαντ είναι ένα πολύ σηµαντικό εργαλείο για την χρονική µελέτη ενός έργου. Πιο συγκεκριµένα βρίσκουν χρήση στον προγραµµατισµό µελλοντικών ενεργειών σε ένα έργο, στη διάθεση πόρων και στη διαχείριση της πορείας ενός έργου από την άποψη της ηµεροµηνίας ολοκλήρωσης του. Άρα η βασικότερη χρήση τους είναι η παρακολούθηση της προόδου ενός έργου. Μέσα από αυτά µπορούν να ελεγχθούν όλες οι δραστηριότητες και οποιαδήποτε στιγµή να λάβουν χώρα τυχόν απαραίτητες ενέργειες χρειαστούν να γίνουν αν κάποια δραστηριότητα ξεφύγει από τα χρονικά της πλαίσια.Για να σχεδιαστεί ένα διάγραμμα Γκαντ, πρέπει αρχικά να απαριθµηθούν όλες οι δραστηριότητες του έργου και οι αντίστοιχες διάρκειες τους. Στη συνέχεια γίνεται η χάραξη των δραστηριοτήτων πάνω σε ένα έντυπο γραφικών παραστάσεων, σχεδιάζονται όλες οι δραστηριότητες και τέλος παρουσιάζεται η ανάλυση. Στον οριζόντιο άξονα του διαγράμματος τοποθετείται ο χρόνος σε κατάλληλες υποδιαιρέσεις που ταιριάζουν με τις ανάγκες και την χρονική διάρκεια του έργου, ενώ στον κατακόρυφο άξονα τοποθετούνται οι τίτλοι των δράσεων του έργου. Η σειρά τοποθέτησής τους συνήθως είναι προς τα πάνω αυτές που αρχίζουν νωρίτερα και προς τα κάτω αυτές που αρχίζουν αργότερα, χωρίς αυτό να αποτελεί και απαράβατο κανόνα. Η τοποθέτηση μπορεί να είναι και τυχαία ή να ακολουθεί άλλα κριτήρια χωρίς αυτό να επηρεάζει την ορθότητα του διαγράμματος. Οι δράσεις περιγράφονται είτε με τους κώδικες τους είτε με χρήση κωδικών αριθμών που παραπέμπουν σε συγκεκριμένες εργασίες. Στο κύριο τώρα τμήμα του διαγράμματος τοποθετούνται για κάθε δράση και σε οριζόντια διάταξη οι ράβδοι αποτύπωσης του χρόνου, με μήκος ανάλογο με την χρονική διάρκεια που απαιτείται για την ολοκλήρωσή της. Κάθε ράβδος αρχίζει από το σημείο που στον οριζόντιο άξονα αντιστοιχεί με το χρονικό σημείο έναρξης της συγκεκριμένης δράσης. Ο Γκαντ διεύρυνε τη χρήση του διαγράμματος ώστε να απεικονίσει και την πρόοδο των εργασιών. Χάραξε μια δεύτερη ράβδο, κατά μήκος της ράβδου που απεικόνιζε την προγραμματισμένη εργασία (γραμμή προγραμματισμού). Η δεύτερη ράβδος (γραμμή προόδου) απεικονίζει το τμήμα της εργασίας που έχει ήδη εκτελεστεί. Η θέση της γραμμής προόδου σε σχέση με τη γραμμή προγραμματισμού υποδείκνυε το ποσοστό ολοκλήρωσης της εργασίας και την υπολοιπόμενη διάρκεια μέχρι την αποπεράτωση της. Η σύγκριση αυτί γίνεται με μία κάθετη γραμμή που υποδηλώνει τη χρονική στιγμή που γίνεται ο έλεγχος προόδου του έργου. Η θέση της γραμμής προόδου σε σχέση με την ένδειξη “χρονική στιγμή ελέγχου” υποδήλωνε την πρόοδο του έργου που υλοποιήθηκε σε σχέση με το αρχικό προγραμματισμό. Εύκολα μπορεί να αντιληφθεί κανείς την απλότητα του σχηματικού μοντέλου όσον αφορά τα διαγράμματα Γκαντ. Τα πλεονεκτήματα από την χρήση της συγκεκριμένης τεχνικής είναι η σαφής απεικόνιση της χρονικής διάρκειας και της αλληλουχίας των δράσεων, η εύκολη και γρήγορη κατασκευή του, αλλά και η ευκολία με την οποία μπορεί να κατανοήσει ακόμα και κάποιο μη εξειδικευμένο άτομο τις πληροφορίες που το διάγραμμα Γκαντ παρέχει στον χρήστη του. Είναι πολύ εύκολα κατανοητά και χαράσσονται εύκολα. Είναι χρήσιμα για στατικά περιβάλλοντα. Βέβαια τα διαγράμματα Γκαντ δεν έχουν μεγάλες δυνατότητες πληροφόρησης και έτσι συνήθως χρησιμοποιούνται σε λιγότερο πολυσύνθετα έργα. Αυτό συμβάινει γιατί δεν επαρκούν για περίπλοκους σχεδιασμούς έργων, διότι δεν απεικονίζονται οι σχέσεις αλληλεξάρτησης των επι μέρους εργασιών. Δεν είναι δηλαδή εμφανές ποιες εργασίες πρέπει να αποπερατωθούν ωστέ να καταστεί δυνατή η έναρξη εκτέλεσης μιας ορισμένης εργασίας και δεν παρουσιάζει την επίδραση μιας καθυστέρησης ή επίσπευσής σε κάποια φάση του έργου. Ένα ακόμη μειονέκτημά τους είναι η δυσκολία στην αναπροσαρμογή τους όταν παρουσιάζονται μεταβολές στην χρονική διάρκεια εκτέλεσης κάποιων δράσεων ή δραστηριοτήτων, καθώς επίσης και η δυσκολία της εφαρμογής τους σε έργα με μεγάλο αριθμό δράσεων, λόγω του σημαντικού χώρου που απαιτεί η απεικόνισή τους. Ακόμα υπάρχει αδυναμία στην απεικόνιση των αλληλεξαρτήσεων μεταξύ των δράσεων του έργου και τέλος αδυναμία για την παρουσίαση των κρίσιμων δράσεων ή δραστηριοτήτων για την επιτυχή ολοκλήρωση του συνολικού έργου. Παρόλα αυτά τα διαγράμματα Γκαντ άντεξαν στην δοκιμασία του χρόνου. Έγιναν τροποποιήσεις και διορθώθηκαν αδυναμίες του. Προστέθηκαν ορόσημα (milestones) που δείχνουν συγκεκριμένα σημεία στο χρόνο ( συνήθως εξάμηνο) που πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί ορισμένες εργασίες και σταδιοδείκτες που παρουσιάζουν πότε άρχισε και πότε τελείωσε η συγκεκριμένη εργασία. Πάνω στις συμπαγείς ράβδους τοποθετούνται σημεία ενδεικτικά της σημασίας κάθε εργασίας (κρίσιμοι έλεγχοι, αναθεωρήσεις ). Στην περίπτωση αυτή οι μονάδες χρόνου αντικαθίστανται από ημερομηνίες. Οι σχέσεις αλληλεξάρτησης των επιμέρους εργασιών μπορούν να απεικονίζονται με βέλη που συνδέουν τις ράβδους (εργασίες) καθιστώντας έτσι το διάγραμμα Γκαντ ένα δίκτυο. Πολλές φορές όμως είναι απλούστερο να έχουμε χωριστά το διάγραμμα Γκαντ από το δίκτυο συσχέτισης των εργασιών του έργου. Δύο άλλες µεθοδολογίες οι οποίες στηρίζονται στην ίδια φιλοσοφία και αυτό έχει σαν αποτέλεσμα να θεωρούνται σαν µία ενιαία µέθοδος πλέον προγραµµατισµού και ελέγχου έργων είναι, η µεθοδολογία αξιολόγησης και παρακολούθησης έργου (Project Evaluation & Review Technique, PERT) και η µέθοδος κρίσιµης διαδροµής (Critical Path Method, CPM). Αφού λοιπόν χωριστεί το έργο στις απαιτούµενες δραστηριότητες του, στη συνέχεια τίθεται χρονοδιάγραµµα έναρξης και περάτωσης της κάθε φάσης και των διασυνδέσεων τους. Το έργο απεικονίζεται σε µορφή δικτύου όπου η κάθε δραστηριότητα απεικονίζεται από έναν κλάδο. Ο κάθε κόµβος αποτελεί και ένα γεγονός και συµβολίζει επίσης το σηµείο εκκίνησης και oλοκλήρωσης των δραστηριοτήτων που αρχίζουν και τελειώνουν εκεί. Για να γίνει όµως σωστά η παραπάνω διαδικασία πρέπει να ληφθούν υπ’ όψιν κάποιοι κανόνες. Για να συµβεί ένα γεγονός πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί οι δραστηριότητες που οδηγούν σε αυτό. Ακόμη, για να ξεκινήσει µία δραστηριότητα πρέπει να συµβεί το γεγονός που προηγείται αυτής. Ένα γεγονός µπορεί να συµβεί µόνο µία φορά, γιατί αλλιώς σχηµατίζεται βρόχος. Όλα τα γεγονότα πλην της έναρξης και της λήξης του έργου πρέπει να έχουν µία δραστηριότητα πριν από αυτά και µία µετά από αυτά. Τα στάδια για να σχεδιαστεί σωστά το δίκτυο είναι τα εξής: Αναλύεται το έργο σε δραστηριότητες και φτιάχνεται ο αναλυτικός πίνακας δραστηριοτήτων οι οποίες οµαδοποιούνται σε κατηγορίες. Σχεδιάζεται ένα πρόχειρο δίκτυο µε τη φυσιολογική σειρά των δραστηριοτήτων µε βάση τον πίνακα των αλληλεξαρτήσεων. Κατά τη διάρκεια αυτού του σταδίου υπάρχει και το ενδεχόµενο να προκύψουν τυχόν βελτιώσεις του δικτύου µε µεγαλύτερη ανάλυση πιο σύνθετων δραστηριοτήτων. Για να αποφευχθεί το ενδεχόµενο λάθος σχεδίασης πρέπει να έχουν λυθεί τα ερωτήµατα για το ποιες δραστηριότητες πρέπει να έχουν ολοκληρωθεί πριν αρχίσει η τρέχουσα, ποιες δραστηριότητες µπορούν να αρχίσουν µε το που τελειώσει η τρέχουσα και ποιες δραστηριότητες είναι ανεξάρτητες και έχουν τη δυνατότητα να αρχίσουν παράλληλα µε την τρέχουσα. Κατά το τελικό στάδιο ανασυντάσσεται το δίκτυο, βελτιώνεται η σχεδίαση, αριθµούνται τα γεγονότα, συντάσσεται ο τελικός πίνακας δραστηριοτήτων και ο χρονικός πίνακας που προκύπτει µέσα από αυτόν.Αφού σχεδιαστεί το διάγραµµα Περτ µπορούν να εξαχθούν πολύ χρήσιµα συµπεράσµατα σχετικά µε την χρονική διάρκεια του έργου: Αρχικά µπορεί να υπολογιστεί ο νωρίτερος και ο αργότερος χρόνος για να λάβει χώρα το κάθε γεγονός. Ο νωρίτερος χρόνος είναι ο πιο σύντοµος δρόµος για να συµβεί ένα γεγονός και υπολογίζεται σαν το άθροισµα των χρόνων των δραστηριοτήτων που καταλήγουν στο γεγονός αυτό αρχίζοντας από την έναρξη. Η νωρίτερη έναρξη µίας δραστηριότητας ισούται µε τη νωρίτερη λήξη της δραστηριότητας που προαπαιτείται. Αν δεν υπάρχει τέτοια, τότε η νωρίτερη έναρξη είναι 0. Αν οι δραστηριότητες αυτές είναι παραπάνω από µία τότε η νωρίτερη έναρξη είναι η µεγαλύτερη από τις νωρίτερες λήξεις. Ο νωρίτερος χρόνος ενός γεγονότος ισούται µε τον µέγιστο των νωρίτερων λήξεων των δραστηριοτήτων που τελειώνουν στο γεγονός. Σε ένα έργο η χρονική του διάρκεια εξάγεται από το νωρίτερο χρόνο του τελευταίου γεγονότος. Για να υπολογιστεί ο αργότερος χρόνος ενός γεγονότος πρέπει να αφαιρεθούν από τη διάρκεια το έργου οι χρόνοι των δραστηριοτήτων που µεσολαβούν από το συγκεκριµένο γεγονός µέχρι το τέλος του έργου. Η αργότερη έναρξη µίας δραστηριότητας ισοδυναµεί µε την αργότερη λήξη της µείον τη διάρκεια της. Η αργότερη λήξη ισοδυναµεί µε τη µικρότερη αργότερη έναρξη των φάσεων που ακολουθούν. Μπορεί επίσης να βρεθεί η κρίσιµη διαδροµή του έργου, δηλαδή ο αυστηρότερος χρονικά δρόµος. Οι δραστηριότητες που έχουν τον ίδιο νωρίτερο και αργότερο χρόνο ονοµάζονται κρίσιµες δραστηριότητες. Στις δραστηριότητες αυτές δεν µπορεί να υπάρξει καθυστέρηση αφού έτσι, θα επηρεαστεί όλη η διάρκεια του έργου. Οι υπόλοιπες δραστηριότητες ονοµάζονται µη κρίσιµες. Εάν ενωθούν όλες οι κρίσιµες δραστηριότητες τότε δηµιουργείται η κρίσιµη διαδροµή. Τέλος µπορούν να υπολογιστούν τα χρονικά περιθώρια της κάθε φάσης, δηλαδή η διαφορά του νωρίτερου και του αργότερου χρόνου µίας µη κρίσιµης διαδροµής. Project Management for the 21st Century, B.P.Lieutz and K.P. Rea (1995), Academic Press Production, Planning, Control and Interogation, D.Sipper, D and R.L.Bulti Jr. (1995), McGraw-Hill Πολύζος Σεραφείμ, 2004, “Διοίκηση και Διαχείριση των Έργων – Μέθοδοι και Τεχνικές”, Εκδ. Κριτική http://www.netmba.com/operations/project/pert http://www.ganttchart.com/ http://www.scribd.com/doc/63417167/6/%CE%94%CE%B9%CE%AC%CE%B3%CF%81%CE%B1%CE%BC%CE%BC%CE%B1-Gantt https://web.archive.org/web/20120611205607/http://dspace.lib.ntua.gr/bitstream/123456789/3289/3/kaparosi-kontarasd_erp.pdf https://web.archive.org/web/20091222073517/http://innovation.duth.gr/duthvrc/elearn/docs/RRSec4.pdf