Συστήματα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών

Με τον όρο Σύστημα Διαχείρισης Επιχειρησιακών Διαδικασιών (Business process management system – BPMS) ορίζεται μια γενική πλατφόρμα λογισμικού η οποία συντονίζει τη σχεδίαση και την εκτέλεση επιχειρησιακών διαδικασιών μέσω της χρήσης ρητών μοντέλων αναπαράστασής τους." (Weske 2007) Η διάρθρωση ενός λογισμικού BPMS σύμφωνα με τους Smith και Fingar (2002) αποτελείται από τρεις ευρείες περιοχές όπως φαίνονται στο Σχήμα 1: Ενοποίηση (Integrations) των εσωτερικών συστημάτων, Αυτοματοποίηση (Automation) των αναφερόμενων ως διαδικασιών, Συνεργασία (Collaboration) με εξωτερικές οντότητες, δηλαδή τους πελάτες, συνεργάτες, κανάλια διανομής, κόμβους και ανταλλαγή πληροφοριών ανάμεσα σε επιχειρήσεις.

 Ως Επιχειρησιακή Διαδικασία (Business Process) ορίζεται μια αλληλουχία από δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα μέσα στην επιχείρηση - οργανισμό τα οποία καταλήγουν στην εκτέλεση μιας εργασίας (Σχήμα 2). Οι επιχειρήσεις για το μεγαλύτερο μέρος της δεκαετίας του ’90 ασχολήθηκαν με μεγάλες τυποποιημένες εφαρμογές για να βελτιώσουν, να αυτοματοποιήσουν και να διαχειριστούν τις διαδικασίες τους. "Με τον όρο Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών – ΔΕΔ (Business Process Management- BPM) ορίζονται ένα σύνολο από έννοιες (concepts), μεθόδους (methods) και τεχνικές (techniques) για την υποστήριξη της σχεδίασης (design) και της ανάλυσης (analysis), της διαμόρφωσης (configuration), της εκτέλεσης (enactment) και της παρακολούθησης (monitoring) επιχειρησιακών διαδικασιών." (Weske 2007) (Σχήμα 3) Η διαχείριση επιχειρησιακών διαδικασιών δεν γίνεται πάντα με κάποιο λογισμικό. Σύμφωνα με τους J.Jeston και J.Nelis (Business project management guidelines to successful implentations, Elsevier, 2006) «υπάρχει ένας σημαντικός αριθμός βελτιώσεων που μπορούν να ενταχθούν χωρίς τη χρήση της τεχνολογίας». Παρόλα αυτά χωρίς τη χρήση της τεχνολογίας είναι πολύ δύσκολο να ολοκληρωθούν πολύπλοκες βελτιώσεις διαδικασιών σε ένα λογικό χρονικό περιθώριο. Οι J.Jeston και J.Nelis ορίζουν το BPM ως: «η επίτευξη του στόχου μιας επιχείρησης - οργανισμού μετά από τη βελτίωση, διαχείριση και τον έλεγχο κρίσιμων επιχειρηματικών διαδικασιών». Ωστόσο, η διαχείριση διαδικασιών είναι ενσωματωμένη και αναπόσπαστη από την “κανονική” διοίκηση. Είναι σημαντικό για την ηγεσία και τη διοίκηση να αναγνωρίσει ότι δεν υπάρχει γραμμή τερματισμού όσον αφορά την βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών· είναι ένα πρόγραμμα που πρέπει να συντηρείται συνεχώς. Η διαχείριση επιχειρηματικών διαδικασιών (BPM), όπως είδαμε πρωτύτερα, αποτελεί τη μέθοδο για τη βελτίωση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Η εφαρμογή και υλοποίηση της μεθόδου BPM απαιτεί την ύπαρξη μιας κατάλληλα διαμορφωμένης πλατφόρμας λογισμικού. «Με τον όρο Business Process Model ορίζεται ένα σύνολο από μοντέλα αναπαράστασης ενεργειών που έχουν καθορισμένους, μεταξύ τους, περιορισμούς εκτέλεσης. Κάθε μοντέλο αναπαράστασης επιχειρησιακής διαδικασίας ενεργεί ως σχεδιάγραμμα για ένα σύνολο από στιγμιότυπα της επιχειρησιακής διαδικασίας και κάθε μοντέλο αναπαράστασης ενέργειας ως σχεδιάγραμμα για ένα σύνολο από στιγμιότυπα της ενέργειας» (Weske, 2007). Η προδιαγραφή BPMN, η οποία μας παρέχεται μέσω του λογισμικού BPMS, αποτελεί καινοτομία, καθώς κατάφερε να γεφυρώσει ένα κενό εντός της επιχειρησιακής κοινότητας. Όχι μόνο δημιουργείται έτσι, μια πληροφορία εύκολα κατανοητή, αλλά συνδέει και τους σχεδιασμένους πίνακες ροής επιχειρηματικών διαδικασιών από στελέχη, με τις γλώσσες εκτέλεσης των νέων διαδικασιών. Με αυτόν τον τρόπο συγχωνεύθηκαν δύο πρακτικές. Ο στόχος της BPMN είναι να παρουσιάσει με έναν ευνόητο τρόπο τις διαδικασίες ώστε να είναι αντιληπτή σε λεπτομέρεια, όχι μόνο από τα διοικητικά στελέχη και τους αναλυτές, αλλά και από το τεχνικό προσωπικό το οποίο θα κληθεί να τις υλοποιήσει. Εκτός του ότι γεφυρώνει το χάσμα μεταξύ των στελεχών με διαφορετικό πεδίο γνώσεων, διευκολύνει και τη μετάβαση από το σχεδιασμό στην υλοποίηση. Κατά το σχεδιασμό παράγεται ένα διάγραμμα, Διάγραμμα Επιχειρησιακής Διαδικασίας (Business Process Diagram – BPD), το οποίο περιέχει στοιχεία από το διάγραμμα ροής. Με την κατάλληλη προσθήκη αντιστοιχίσεων μεταξύ των αντικειμένων του διαγράμματος, τα λογισμικά παράγουν έναν εκτελέσιμο κώδικα, μια υπηρεσία εν λειτουργία. Συμπεραίνουμε πως το BPMS δεν αντικαθιστά απλά τις υπάρχουσες εφαρμογές γιατί δεν είναι καν εφαρμογή. Είναι σχεδιασμένο για την αλλαγή της λογικής διαδικασίας η οποία ενώνει τις εφαρμογές των συστημάτων βάσεων δεδομένων και ανθρώπινων δραστηριοτήτων στις διαλειτουργικές επιχειρησιακές δραστηριότητες. Αυστραλιανός χρηματοπιστωτικός οργανισμός Business Process Management – Practical Guidelines to successful implementations, John Jeston & Johan Nelis, foreword by Tom Davenport, Elsevier, 2006 Διαχείριση Επιχειρησιακών Διαδικασιών και Μηχανική Σχεδιασμού των Εγγράφων – Θεωρία και Μελέτη Περίπτωσης, «Η Ηλεκτρονική Συνταγογράφηση Φαρμάκων», Διπλωματική εργασία, Αραβανής Γεώργιος, Πανεπιστήμιο Αιγαίου, Σχολή Επιστημών της Διοίκησης, Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας & Διοίκησης, Επιβλέπων Πέτρος Καβάσαλης, Χίος, Οκτώβριος 2011 Το BPMS ως τεχνολογία ενοποίησης των πληροφοριακών συστημάτων της επιχείρησης (Enterprise Application Integration) –Θεωρία και Μελέτη Περίπτωσης, Διπλωματική εργασία, Δήμητρα Σ. Μπελιά, Πανεπιστήμιο Αιγαίου, Σχολή Επιστημών της Διοίκησης, Τμήμα Μηχανικών Οικονομίας & Διοίκησης, Επιβλέπων Πέτρος Καβάσαλης, Χίος, Νοέμβριος 2009 From Business Processes to Grid Workflows, Prof. Dr. Mathias Weske, Hasso Plattner Institute, GCC’2007 Keynote