Διοίκηση και Διαχείριση Έργου

Η διοίκηση και διαχείριση έργων (project management) αναπτύχθηκε σαν ξεχωριστό γνωστικό πεδίο από την εφαρμογή των αρχών της διοίκησης αλλά και της επιχειρησιακής έρευνας σε διάφορους τομείς εφαρμογής, όπως αυτός των κατασκευών, της μηχανολογίας, της πληροφορικής και των μεγάλων δημόσιων ή και στρατιωτικών προγραμμάτων. Οργανισμοί και μεθοδολογίες διαχείρισης έργου: International Project Management Association (IPMA),[1]. Ελληνικού Δικτύου Διαχειριστών Έργων (ΕΔΔΕ)[2]). το Project Management Institute (PMI, [https://web.archive.org/web/20101010040524/http://www.pmi.org/ Αρχειοθετήθηκε 2010-10-10 στο Wayback Machine.]]), Scrum (Agile software development), Αξιόλογο σύστημα είναι και το PRINCE2 Διαχείριση Έργου σε Ελεγχόμενο Περιβάλλον (ΔΕσΕΠ)(Projects in Controlled Environments, version 2) ανεπτυγμένο από την κυβέρνηση της Μεγάλης Βρετανίας. Χρησιμοποιείται ευρέως στην Μεγάλη Βρετανία σαν Project Management Standard για τα δημόσια έργα και είναι υιοθετημένο σαν ένα πλήρες σύστημα με πιστοποιημένους συμβούλους για μεγάλα έργα σε ολόκληρο τον κόσμο.

 Πατέρας του γνωστικού πεδίου της διαχείρισης έργων θεωρείται ο Χένρι Γκαντ, Αμερικανός μηχανικός και κοινωνικός επιστήμονας, ο οποίος εισήγαγε τις αρχές του προγραμματισμού και ελέγχου στη διαχείριση έργων. Το γνωστό διάγραμμα Γκαντ, ένα ραβδόγραμμα που παρουσιάζει τις δραστηριότητες του έργου, ονομάσθηκε έτσι από αυτόν. Ο Γκαντ μαζί με τον Φρέντερικ Τέιλορ έθεσαν τις θεμέλιες αρχές της διαχείρισης έργων. Ο Tέιλορ έθεσε τις αρχές της επιστημονικής διαχείρισης (scientific management). Οι σύγχρονες αρχές της διαχείρισης έργων οι οποίες έκαναν τη διαχείριση έργων ένα διακριτό γνωστικό αντικείμενο αλλά και ένα επάγγελμα αναπτύχθηκαν την δεκαετία του 1950. Την δεκαετία αυτή αναπτύχθηκαν δύο βασικά μαθηματικά μοντέλα χρονοπρογραμματισμού δραστηριοτήτων, οι μέθοδοι PERT και CPM οι οποίες αποτέλεσαν σταθμό στη διαχείριση έργων. Η μέθοδος PERT (Program Evaluation and Review Technique) αναπτύχθηκε από το Ναυτικό των Ηνωμένων Πολιτειών για το έργο για της ανάπτυξης των πυραυλικών συστημάτων Polaris. Αντίστοιχα η μέθοδος CPM (Critical Path Method) γνωστή στα ελληνικά και ως μέθοδος κρίσιμου διαδρομής αναπτύχθηκε από τις εταιρείες DuPont Corporation και Remington Rand Corporation με σκοπό την διαχείριση έργων συντήρησης. Η διάδοση και αποδοχή των μεθόδων αυτών έγινε με ταχύτατο τρόπο έτσι ώστε σήμερα αποτελούν βασικές μεθόδους για τη διαχείριση έργων. Σήμερα ο χώρος της διαχείρισης έργων θεωρείται ιδιαίτερα αναπτυγμένος και προσελκύει ιδιαίτερο ενδιαφέρον τόσο στον ιδιωτικό, δημόσιο τομέα όσο και στην ακαδημαϊκή κοινότητα. Απόδειξη του γεγονότος αυτού αποτελεί η ύπαρξη πολλών και ιδιαίτερα δραστήριων διεθνών οργανισμών που έχουν ως στόχο την ανάπτυξη του γνωστικού πεδίου της διαχείρισης έργων. Έργο είναι ένα προσωρινό εγχείρημα που στοχεύει στη δημιουργία ενός μοναδικού προϊόντος ή υπηρεσίας. Προσωρινό σημαίνει ότι κάθε έργο έχει καθορισμένο τέλος. Μοναδικό σημαίνει ότι το προϊόν ή η υπηρεσία διαφέρει κατά διακριτό τρόπο από όλα τα παρόμοια προϊόντα ή υπηρεσίες.Οι ιδιότητες αυτές των έργων, να είναι προσωρινά αλλά και μοναδικά εγχειρήματα, έρχονται σε αντίθεση με τη δομή που έχουν οι περισσότερες επιχειρήσεις που λειτουργούν βάση διαδικασιών που έχουν σταθερό και μόνιμο χαρακτήρα. Η διαχείριση αυτών των ιδιοτήτων είναι συχνά δύσκολη μια και απαιτεί ιδιαίτερες ικανότητες από διαφορετικά γνωστικά πεδία. Έτσι η πρώτη πρόκληση που αντιμετωπίζουμε στη διαχείριση έργων είναι να εξασφαλίσουμε ότι το έργο εκτελείται και παραδίδεται λαμβάνοντας υπόψη καθορισμένους περιορισμούς. Περιορισμοί που μπορεί να είναι ανεπαρκής διαθέσιμος χρόνος, περιορισμένος προϋπολογισμός κ.α. Η δεύτερη πρόκληση που είναι και πιο φιλόδοξη, είναι η βελτιστοποίηση που απαιτείται να γίνει σε όλους τους παράγοντες που επηρεάζουν την εκτέλεση ενός έργου. Επομένως, ένα έργο είναι ένα προσεκτικά επιλεγμένο σύνολο δραστηριοτήτων που επιλέγονται για τη βέλτιστη χρήση των πόρων (χρόνος, χρήματα, άνθρωποι, υλικά, μηχανήματα, ενέργεια, χώρος κ.α.) με απώτερο σκοπό την επίτευξη των προκαθορισμένων στόχων του έργου. Έτσι καταλήγουμε σε ένα δεύτερο ορισμό για το έργο: Έργο είναι ένα εγχείρημα κατά το οποίο ανθρώπινοι πόροι, μηχανές , οικονομικοί πόροι και πρώτες ύλες οργανώνονται κατά καινοφανή τρόπο, με στόχο την ανάληψη συγκεκριμένου αντικειμένου εργασιών που έχουν συγκεκριμένες προδιαγραφές και υπόκεινται σε δεδομένους κοστολογικούς και χρονικούς περιορισμούς, ώστε να παραχθεί μια επωφελής μεταβολή η οποία ορίζεται μέσω ποσοτικών και ποιοτικών στόχων. Παραδοσιακά, οι βασικοί περιορισμοί που αναφέρονται είναι τρεις και είναι: το αντικείμενο του έργου (project scope), χρόνος που απαιτείται για την εκτέλεση του έργου και το κόστος εκτέλεσης του έργου. Η τριάδα αυτή των περιορισμών συχνά αναφέρεται επίσης ως τρίγωνο διαχείρισης του έργου, όπου κάθε πλευρά αντιπροσωπεύει έναν περιορισμό. Αλλαγή στη μια πλευρά του τριγώνου που μεταφράζεται σε αλλαγή των περιορισμών προκαλεί αλλαγή στους περιορισμούς που σχετίζονται με τους άλλους παράγοντες. Έτσι αλλαγή στο αντικείμενο των εργασιών του έργου προκαλεί αλλαγή στους περιορισμούς του χρόνου και του κόστους π.χ. αύξηση της διάρκειας του έργου, αύξηση του προϋπολογισμού. Στην επόμενη λίστα παρουσιάζουμε τα βασικά χαρακτηριστικά ενός έργου: Αποτελείται από μη επαναλαμβανόμενες δραστηριότητες οι οποίες στη γενική περίπτωση μπορούν να περιγραφούν από τον κύκλο ζωής λογισμικού. Απαιτείται σχεδιασμός ώστε να επιτύχουμε το τελικό αποτέλεσμα. Το τελικό αποτέλεσμα είναι μοναδικό. Η εκτέλεσή του απαιτεί την ύπαρξη ομάδας. Έχει έναρξη και λήξη. Υπόκειται σε περιορισμούς διαφόρων ειδών (χρόνου, κόστους ποιότητας κ.α.) Οι διαθέσιμοι πόροι είναι περιορισμένοι. Είναι μεγάλα και πολύπλοκα. Κάθε έργο κατά τον κύκλο ζωής του περνά από μία σειρά από φάσεις, ξεκινάει σαν μία ιδέα και τελειώνει όταν η ιδέα αυτή γίνει πραγματικότητα. Κάθε φάση έχει τα δικά της παραδοτέα και οι φάσεις είναι οι εξής: Έναρξη Σχεδιασμός Υλοποίηση Κλείσιμο (Περιέχει την Αναφορά κλεισίματος έργου) Ο Καταστατικός Χάρτης είναι ένα επίσημο έγγραφο που συντάσσεται στην αρχή του έργου και στο οποίο περιγράφεται συνοπτικά η ολότητα του. Ο σκοπός του είναι να γνωστοποιήσει σε όλους τους εμπλεκόμενους τους σκοπούς υλοποίησης του έργου καθώς και τα βασικά χαρακτηριστικά του.Βασικά στοιχεία ενός Καταστατικού Χάρτη Έργου είναι:· Ο τίτλος του έργου · Το αντικείμενο του έργου · Οι στόχοι και οι απαιτήσεις του έργου · Αναφορά των βασικών εμπλεκομένων του έργου και των ρόλων τους σε αυτό · Κίνδυνοι που πρέπει να ληφθούν υπόψιν κατά την υλοποίηση του · Τα οφέλη του έργου · Γενική επισκόπηση του προϋπολογισμού του έργου · Χρόνοι έναρξης και ολοκλήρωσης του έργου καθώς και σημαντικών οροσήμων αυτού Ο καταστατικός χάρτης χρησιμοποιείται ως σημείο αναφοράς καθ’ όλη τη διάρκεια του έργου, καθώς και ως βασικό έγγραφο πώλησης αυτού.Στα μεγάλα έργα συνηθίζεται να δημιουργείται ένας καταστατικός χάρτης για κάθε φάση του έργου. Ο διαχειριστής έργου (project manager) πρέπει επιτελεί ταυτόχρονα πολλές εργασίες. Πρέπει, επίσης, να λαμβάνονται συνεχώς αποφάσεις σε όλα τα επίπεδα σχετικά με τη χρήση πόρων, προσαρμογές του χρονοδιαγράμματος, θέματα προϋπολογισμού, διαχείριση ανθρώπινων σχέσεων, επικοινωνία και τεχνικά προβλήματα. Πρέπει συνεπώς να προσδιοριστούν τα κύρια θέματα, στρατηγικά, τακτικά ή λειτουργικά, ώστε να οριστούν οι προτεραιότητες και να μπορέσει ο project manager να εστιάσει στα κρίσιμα θέματα, τα οποία εναλλάσσονται ανάλογα με τη φάση στην οποία βρίσκεται το έργο. Ο Balachandra (1984) έχει ορίσει τους παρακάτω 10 παράγοντες επιτυχίας: 1. Στόχος έργου: Ο ορισμός ξεκάθαρων στόχων αποτελεί κλειδί για τον προγραμματισμό και την εκτέλεση ενός έργου. Η κατανόηση των μέτρων απόδοσης και αξιολόγησης είναι σημαντική ώστε να γίνεται καλός συντονισμός. Συνεπώς, όλοι οι εμπλεκόμενοι πρέπει να είναι εξ αρχής ενήμεροι για τους στόχους του έργου. 2. Υποστήριξη από την πλευρά της διοίκησης: Ο ανταγωνισμός για πόρους σε συνδυασμό με το μεγάλο βαθμό αβεβαιότητας που διέπουν ένα έργο συχνά οδηγούν σε σύγκρουση και κρίση. Η συνεχής παρουσία της διοίκησης σε ολόκληρο το κύκλο ζωής του έργου βοηθά στην κατανόηση του στόχου του έργου και της σημασίας του. Αυτή η συνειδητοποίηση οδηγεί σε υποστήριξη η οποία μπορεί να αποδειχθεί ανεκτίμητη για την επίλυση προβλημάτων σε περιπτώσεις σύγκρουσης ή κρίσης ή όταν προκύπτει αβεβαιότητα. Συνεπώς, η ξεκάθαρη και συχνή επικοινωνία μεταξύ του project manager και της διοίκησης δρα καταλυτικά για την επιτυχία ενός έργου. 3. Προγραμματισμός έργου. Η μετατροπή του στόχου και των μέτρων απόδοσης σε ένα εφικτό πλάνο είναι ο σύνδεσμος μεταξύ της φάσης θεωρητικού σχεδιασμού (conceptual design) και της φάσης παραγωγής. Ένα λεπτομερειακό πλάνο που να καλύπτει θέματα τεχνικά, οικονομικά, οργανωτικά, επικοινωνίας, ελέγχου και χρονοδιαγράμματος είναι η βάση για την υλοποίηση. Ο προγραμματισμός δεν τελειώνει όταν ξεκινά η εκτέλεση καθώς οι ανάγκη για αλλαγές ή μετατροπές είναι συνεχής. Ο προγραμματισμός είναι συνεπώς δυναμικός και διαρκής και συνδέει τους εναλλασσόμενους στόχους και την απόδοση με τα τελικά αποτελέσματα. 4. Συνεργασία με τον Πελάτη. Ο τελικός χρήστης του έργου είναι και ο τελικός κριτής της επιτυχίας του. Ένα έργο το οποίο τελείωσε εγκαίρως, σύμφωνα με τα επιθυμητά τεχνικά χαρακτηριστικά και εντός του προϋπολογισμού, αλλά δε χρησιμοποιήθηκε ποτέ ή σπανίως μπορεί με βεβαιότητα να θεωρηθεί αποτυχία. Στη φάση θεωρητικού σχεδιασμού είναι πολύ σημαντικό να έχουμε καλή επικοινωνία με τον πελάτη (εσωτερικό ή εξωτερικό), ώστε οι στόχοι που θα τεθούν να είναι πλήρως ευθυγραμμισμένοι με τις ανάγκες του πελάτη. Στις επόμενες φάσεις είναι απαραίτητη η συνεχής συνεργασία με τον πελάτη ώστε να διορθώνονται πιθανά λάθη κατά τη μετατροπή των στόχων σε μέτρα απόδοσης. Ωστόσο, λόγω εναλλασσόμενων αναγκών και συνθηκών, παρόλο που στις πρώτες φάσεις είναι χρήσιμο να υπάρχει μη δήλωση των ακριβών αναγκών του πελάτη, αυτό πιθανά παύει να ισχύει στη φάση προγραμματισμού ή υλοποίησης. Το σύστημα configuration management αποτελεί σύνδεσμο μεταξύ υπαρχόντων πλάνων και change requests του πελάτη και της ομάδας του έργου. 5. Θέματα προσωπικού. Η ικανοποιητική επίτευξη των τεχνικών στόχων χωρίς να παραβιαστεί το χρονοδιάγραμμα ή ο προϋπολογισμός δε σημαίνει ότι το έργο είναι απολύτως επιτυχημένο, ακόμη και αν ο πελάτης είναι ευχαριστημένος. Εάν οι διάφοροι εμπλεκόμενοι στο έργο δε διατηρούν καλές σχέσεις, η επιτυχία του έργου είναι αμφισβητούμενη, καθώς η καλή συνεργασία και η αφοσίωση στο έργο είναι απαραίτητες για την επιτυχία. 6. Τεχνικά θέματα. Η τεχνική κατάρτιση του προσωπικού και η εκπλήρωση των τεχνικών προδιαγραφών πρέπει να είναι από τις πρώτες έννοιες ενός project manager καθώς χωρίς αυτές ένα έργο δεν μπορεί να ολοκληρωθεί. 7. Αποδοχή από τον πελάτη. Η συνεχής συνεργασία (consultation) με τον πελάτη καθ’ όλο τον κύκλο ζωής ενός έργου αυξάνει την πιθανότητα επιτυχίας, όσον αφορά την αποδοχή χρήστη. Στα τελικά στάδια της υλοποίησης, ο πελάτης πρέπει να κρίνει το έργο που προκύπτει και να αποφασίσει εάν είναι αποδεκτό ή όχι. Σε περίπτωση που το έργο δε γίνει αποδεκτό σε αυτό το στάδιο, τότε είναι αποτυχημένο. 8. Έλεγχος έργου. Η συνεχής ροή πληροφοριών σχετικά με την πραγματική πρόοδο και ο μηχανισμός ανατροφοδότησης επιτρέπουν στον project manager να αντιμετωπίζει την αβεβαιότητα. Συγκρίνοντας την πραγματική πρόοδο με τα τρέχοντα πλάνα, ο project manager μπορεί να διακρίνει παρεκκλίσεις, να αναμένει προβλήματα και να ξεκινά διορθωτικές κινήσεις. Οι όποιες παρεκκλίσεις από τα αρχικά πλάνα μπορούν να διορθωθούν όταν γίνουν αντιληπτές εγκαίρως. 9. Επικοινωνία. Η επιτυχής μετάβαση ανάμεσα στις φάσεις του κύκλου ζωής ενός έργου και ο καλός συντονισμός ανάμεσα στους συμμετέχοντες σε κάθε φάση απαιτεί μία συνεχή ανταλλαγή πληροφοριών. Γενικά, η επικοινωνία διευκολύνεται εάν η γραμμή της εξουσίας είναι ξεκάθαρη. Η οργανωτική δομή του έργου πρέπει να περιγράφει τα κανάλια επικοινωνίας και το είδος της πληροφορίας που πρέπει να διέρχεται από αυτά. Επιπλέον, πρέπει να υπάρχει ξεκάθαρη οδηγία σχετικά με το πόσο συχνά πρέπει αυτές οι πληροφορίες να παράγονται και να μεταδίδονται. Οι επίσημες γραμμές επικοινωνίες, καθώς και η ανεπίσημη ροή ανάμεσα στα μέλη της ομάδας συνηγορούν στην επιτυχία του έργου. Η επικοινωνία πρέπει να ορίζεται ξεκάθαρα σε ένα πλάνο επικοινωνίας. Το πλάνο επικοινωνίας είναι απαραίτητο προκειμένου να δημιουργηθεί μια σωστή ομάδα η οποία θα πρέπει να επικοινωνεί. . 10. Επίλυση προβλημάτων. Το σύστημα ελέγχου είναι σχεδιασμένο να μπορεί να βρίσκει τις προβληματικές περιοχές και, εάν είναι εφικτό, να βρίσκει την πηγή τους. Επειδή η αβεβαιότητα είναι συχνή πληγή για την ολοκλήρωση των έργων, η ανάπτυξη ενός εναλλακτικού σχεδίου (contingency plan), είναι καλό προληπτικό μέτρο. Η διαθεσιμότητα προετοιμασμένων πλάνων και διαδικασιών για τη διαχείριση προβλημάτων μπορεί να μειώσει τον κόπο που μπορεί να χρειαστεί ώστε να επιλυθούν και το έργο να ολοκληρωθεί ως εάν δεν υπήρχαν αυτά. Οι παραπάνω παράγοντες αποτελούν γενικές γραμμές, καθώς κάθε έργο είναι μοναδικό και οι ιδιαιτερότητες του απαιτούν διαφορετικό χειρισμό κατά περίπτωση. Το Τμήμα Διοίκησης και Διαχείρισης έργων του ΤΕΙ Θεσσαλίας αποτελεί το μοναδικό τμήμα που εξειδικεύεται στη διαχείριση έργων. Σε πανεπιστημιακό επίπεδο τo Τμήμα Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης (στο Δ.Π.Θ. και η Σχολή Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης στο Πολυτεχνείο Κρήτης ) είναι τα κατ' εξοχήν τμήματα των οποίων οι απόφοιτοι Διπλωματούχοι Μηχανικοί διαθέτουν εξειδικευμένες γνώσεις σε θέματα Διοίκησης και Διαχείρισης Έργων. Το πρόγραμμα σπουδών των Τμημάτων Μηχανικών Παραγωγής και Διοίκησης περιλαμβάνει πάρα πολλά σχετικά μαθήματα όπως "Συστήματα Διοίκησης για Μηχανικούς", "Διοίκηση Έργων και Προγραμμάτων", "Διαχείριση Ανθρωπίνων Πόρων", "Τεχνολογική Οικονομική", "Διαχείρηση κινδύνων έργων", κλπ. Επίσης στη Σχολή Πολιτικών Μηχανικών του Ε.Μ.Π. υπάρχει Τομέας Προγραμματισμού & Διαχείρισης Τεχνικών Έργων ενώ στο αντίστοιχο τμήμα Πολιτικών Μηχανικών ΑΠΘ υπάρχουν πολλά μαθήματα σε αυτόν τον τομέα π.χ. "ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΙΣΜΟΣ ΕΡΓΩΝ" (https://qa.auth.gr/el/class/1/600107205).Σαν επί μέρους εκπαίδευση προσφέρεται σε διάφορες μορφές σε λοιπά πανεπιστημιακά και πολυτεχνικά τμήματα όπως Μηχανολόγων Μηχανικών, Πληροφορικής κλπ ΔΙΟΙΚΗΣΗ ΕΡΓΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΩΝ στο ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΠΑΝΕΠΙΣΤΗΜΙΟ ΑΘΗΝΩΝ. Το ΜΠΕ στη Διαχείριση Έργων σύμπραξη ΤΕΙ Πειραιά με το City University of Seattle WA USA (Το πρόγραμμα σταμάτησε το 2011).Το ΜΠΕ στη Διαχείριση Τεχνικών Έργων του Αριστοτελείου Πανεπιστημίου Θεσσαλονίκης. Το ΜΠΕ στη Διοίκηση Έργων και Ανάπτυξη Προϊόντων του τμήματος Βιομηχανικής Τεχνολογίας και Διοίκησης του Πανεπιστημίου Πειραιά. το ΜΠΕ στη Διαχείριση Τεχνικών Έργων του Ελληνικού Ανοικτού Πανεπιστημίου Πατρών. το Μεταπτυχιακό του ΤΕΙ Λάρισας στη Διαχείριση Έργων και Προγραμμάτων. Το e-learning του Κέντρου Συνεχιζόμενης Εκπαίδευσης και Επιμόρφωσης του Εθνικού και Καποδιστριακού Πανεπιστημίου Αθηνών (Ε.Κ.Π.Α.), με αντικείμενο τα Προγράμματα Project Management και Advanced Project Management - Professional Education και ως ειδικό πεδίο στο Πρόγραμμα Advanced Management for Senior Executives. Πληροφοριακά συστήματα στη Διαχείριση τεχνικών έργων Τόμος Β' Οδυσσέα Μανωλιάδη, Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο Πατρών, Πάτρα 2003. Σχεδιασμός και εκτίμηση Έργων Τόμος Γ' Αθανάσιου Χασιακού & Δημητρίου θεοδωρακόπουλου, Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο Πατρών, Πάτρα 2003. Χρονικός και Οικονομικός προγραμματισμός Τεχνικών Έργων Τόμος ΙΙΙ Αθανάσιου Χασιακού & Δημητρίου θεοδωρακόπουλου, Ελληνικό Ανοικτό Πανεπιστήμιο Πατρών, Πάτρα 2003. Joseph W. Weiss, Robert K. Wysocki (1992). 5-Phase project Management: A practical planning & implementation guide Donna Deeprose (2002). Project management Γιατί Εκπαίδευση και Πιστοποίηση στη Διοίκηση και Διαχείριση Έργων στο All in One Training. Τι είναι η PRINCE2™ Project Management Methodoly; στο "12pm.gr". Υπηρεσίες και Συστήματα Project Management στο criticalpath.gr.