辦公自動化

辦公自動化簡稱OA  指的是應用計算機 、 電子設備和軟件 ， 來數字化地創建 、 收集 、 存儲 、 處理 ， 並傳播完成辦公室任務所需的信息 。 原始數據的存儲 ， 電子轉帳和電子業務信息的管理 ， 組成了辦公自動化系統的基本活動 。 由於信息的數字化 ， 任務相關人員能夠更加方便快捷地共享信息 ， 高效地協同工作 ， 極大地優化了以往復雜 、 低效的辦公室工作過程 。 實際上自打字機和複印機的出現 ， 辦公自動化就走出了第一步 ， 將之前的手工工作機械化 。 不過真正意義上的辦公自動化 ， 直到20世紀70年代計算機的出現 ， 它的概念纔有了延伸 ， 這個詞在當時意味着時尚 。 當時有人預言未來的職場上 ， 白領將會進行數字化辦公 、 無紙化辦公 。 辦公自動化這一詞也是隨着文字處理軟件的普及後 ， 纔開始廣泛應用的 。 在20世紀80年代時 ， 工作場所的相關技術設備還是一個可有可無的便捷工具 ； 到了20世紀90年代時 ， 則已經變成了最重要的必需品 。 隨着存儲介質容量的擴大和業務數據終端的出現 ， 大量信息的載體也從傳統書籍轉換到數據庫中 。 如今辦公自動化不僅僅是機械化 ， 而是同事之間的互通有無 。 辦公自動化的骨幹是局域網 、 內部網 ， 它允許用戶通過網絡來傳輸數據 （ 文件 ） 、 電子郵件或者語音和視頻 。 更廣泛層面地說來 ， 電子化之前的幾乎所有辦公功能 ， 包括聽寫 、 打字 、 歸檔 、 複印 、 傳真 、 電傳 、 縮微膠片和記錄管理 ， 電話和電話總機業務 ， 都可以用電子郵件來代替 ， 甚至用便攜式的信息設備來取代 。 隨着辦公方式已經演變爲充分利用新技術 ， 通過度身訂造平臺 、 系統以優化流程的需求也與日俱增 。 目前的辦公系統通常需要 ： 操作便捷 、 性能強大且便於維護 。 辦公系統的三要素爲 ： 信息存儲 信息存儲通常可以認爲是辦公室記錄 ， 包括辦公文件和表格 。 數據應用包括文件 、 圖像或電子表格的捕獲和編輯 。 文字處理和桌面演示包容納原始文本和圖形數據或視頻 ， 而電子表格應用程序爲用戶提供了行爲能力 ， 易於操縱和數字輸出 。 數據交換 數據交換是辦公系統中極爲重要的一部分 ， 通過電子郵件 、 語音郵件 、 實時通訊工具來實現實時交換信息和數據 。 能夠以電子方式對兩個以上的用戶同時分享信息有時被稱爲群件系統 。 當然 ， 電子郵件的抄送也是一到多的信息傳輸 ， 但是目前電子會議系統則更爲常用的 。 數據管理 辦公自動化系統也經常被用來跟蹤短期和長期的財務計劃 、 人力資源分配計劃 、 市場營銷開支 、 庫存採購以及其他方面的業務 。 有着任務管理調度系統的協助 ， 可以在辦公室內通過對時間表 、 資源方程的監視 ， 來遠程電子調度和控制各種項目和活動 。 辦公自動化未來的挑戰是以個人信息泄漏爲代表的信息安全問題 。 計算機獲得的信息可以通過網絡迅速地擴散蔓延 ， 如何對電子設備採取必要且適當的防禦措施成爲辦公自動化的前沿發展方向 。