Nacrt operativnih zaključaka sa svakog sastanka sastavlja tajnik stranke koja njime predsjedava te se on prosljeđuje strankama zajedno s dnevnim redom, u pravilu najkasnije 15 kalendarskih dana prije dana sastanka.
Kostnader i samband med anordnande av möten, mångfaldigande av handlingar och tolkning vid möten samt översättning av handlingar till eller från engelska och spanska ska bäras av den part som är värd för mötet.