Države članice priopćavaju i objašnjavaju putem zajedničkog repozitorija koji je dostupan Komisiji i drugim državama članicama razloge na temelju kojih i okolnosti u kojima fizička prisutnost može biti potrebna zbog postupovnih koraka iz stavka 3. i razloge na temelju kojih i okolnosti u kojima je potrebna fizička dostava iz stavka 2. točke (c).
I dessa undantagsfall ska medlemsstaterna begränsa denna fysiska närvaro till det som är absolut nödvändigt och objektivt motiverat samt säkerställa att övriga led i förfarandet kan utföras helt online.