Nakon odobrenja dva primjerka zapisnika potpisuje tajnik te svaka stranka dobiva po jedan izvornik tih vjerodostojnih dokumenata.
Om en avtalsslutande SADC-stat är förhindrad att delta i ett sammanträde i gemensamma rådet ska sekretariatet informera den ledamoten om de beslut eller rekommendationer som man enats om vid det sammanträdet.