Predstavnik Europske službe za vanjsko djelovanje i predstavnik kanadskog Ministarstva za globalna pitanja (Global Affairs Canada) zajednički obavljaju dužnost tajnika Zajedničkog odbora ministara.
Den preliminära dagordningen ska sändas tillsammans med relevanta handlingar till avtalsparterna minst 15 arbetsdagar innan sammanträdet inleds, om inte omständigheterna omöjliggör detta.