Tajnik Unije dokumente prosljeđuje odgovarajućim predstavnicima Unije te u takvu prepisku sustavno uključuje tajnika Ukrajine i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.
Predbežný program spolu s príslušnými dokumentmi sa rozposiela v súlade s článkom 7 najneskôr 15 kalendárnych dní pred začiatkom zasadnutia.