Proizvođači ili njihovi ovlašteni zastupnici, podnositelji zahtjeva, prijavljena tijela i imenovana tijela trebali bi upotrebljavati usklađene obrasce za dokumente koji su priloženi zahtjevu za odobrenje za puštanje nepokretnih postrojenja u uporabu ili odobrenje za stavljanje vozila na tržište kako bi se olakšala ocjena tih zahtjeva koju daje Agencija Europske unije za željeznice (dalje u tekstu „Agencija”) ili nacionalno tijelo nadležno za sigurnost i olakšao nadzor nacionalnih tijela nadležnih za sigurnost nad željezničkim sustavom Unije.
Výrobcovia alebo ich splnomocnení zástupcovia, žiadatelia, notifikované orgány a určené orgány by mali používať harmonizované vzory dokumentov, ktoré sa prikladajú k žiadosti o povolenie na uvedenie pevných zariadení do prevádzky alebo žiadosti o povolenie na uvedenie vozidla na trh, s cieľom zjednodušiť posudzovanie uvedených žiadostí zo strany Železničnej agentúry Európskej únie (ďalej len „agentúra“) alebo vnútroštátneho bezpečnostného orgánu a uľahčiť dohľad nad železničným systémom Únie zo strany vnútroštátnych bezpečnostných orgánov.