Sastanci Zajedničkog vijeća održavaju se naizmjence u Bruxellesu ili na državnom području jedne od država SADC SGP-a, osim ako se stranke dogovore drukčije.
Generálny sekretariát Rady Európskej únie a Európska komisia na jednej strane a oddelenie SADC DHP v rámci sekretariátu SADC na strane druhej pôsobia striedavo počas období 12 mesiacov ako sekretariát Spoločnej rady (ďalej len „sekretariát“).