Svaka od stranaka imenuje voditelja izaslanstva koji je osoba za kontakt za sva pitanja povezana s Pododborom.
Pokiaľ sa zmluvné strany nedohodnú inak, podvýbor pre zemepisné označenia sa zíde striedavo v Únii a na Ukrajine na žiadosť ktorejkoľvek zmluvnej strany, a v každom prípade najneskôr do 90 dní odo dňa podania žiadosti.