Stranka koja je domaćin sastanka Odbora za trgovinu i razvoj djeluje kao tajništvo Odbora za trgovinu i razvoj („Tajništvo”).
V prípade, že sa niektorý zo štátov SADC-DHP nemôže zúčastniť zasadnutia, rozhodnutia alebo odporúčania dohodnuté počas uvedeného zasadnutia tomuto členovi oznámi sekretariát.