Člankom 4. stavkom 4. te Direktive od država članica zahtijeva se održavanje sustava baze podataka u koji su dužne evidentirati sve informacije potrebne za praćenje i identifikaciju vatrenog oružja, uključujući informacije o oznaci dodijeljenoj vatrenom oružju i njegovim bitnim dijelovima, kao i informacije o mogućim prepravljanjima ili modifikacijama vatrenog oružja zbog kojih se mijenja njegova kategorija ili potkategorija, poput podataka o subjektu koji je zamijenio ili modificirao bitni dio.
V prípade prevodu z vládnych zásob do trvalého civilného používania musí byť v označení zahrnutá identifikácia prevádzajúceho subjektu.