Nacrt zapisnika sa svakog sastanka zajedno sastavljaju dva tajnika.
Návrh operatívnych záverov sa v priebehu zasadnutia aktualizuje tak, aby na konci zasadnutia podvýbor pre zemepisné označenia, pokiaľ nie je dohodnuté inak, prijal operatívne závery, v ktorých sa zohľadňujú následné opatrenia, na ktorých sa zmluvné strany dohodli.