Kako bi se olakšao proces odlučivanja i razmjena informacija među državama članicama te smanjili troškovi prevođenja i vrijeme odgovora, poželjno je da sve nacionalne jedinice ETIAS-a komuniciraju na jednom jeziku.
Systém ETIAS by mal v záujme plnenia svojich cieľov poskytovať elektronický formulár žiadosti, v ktorom by mal žiadateľ vyplniť vyhlásenia týkajúce sa jeho totožnosti, cestovného dokladu, informácií o mieste pobytu, kontaktných údajov, stupňa vzdelania a typu povolania, postavenia rodinného príslušníka občanov Únie alebo štátnych príslušníkov tretích krajín, ktorí požívajú právo na voľný pohyb a nie sú držiteľmi pobytového preukazu podľa smernice 2004/38/ES alebo povolenia na pobyt podľa nariadenia (ES) č. 1030/2002, ak je žiadateľom maloletá osoba, podrobných údajov o za ňu zodpovednej osobe, a odpovede na súbor doplňujúcich otázok.