Nakon odobrenja dva primjerka zapisnika potpisuje tajnik te svaka stranka dobiva po jedan izvornik tih vjerodostojnih dokumenata.
V prípade, že sa niektorý zo štátov SADC-DHP nemôže zúčastniť zasadnutia Spoločnej rady, rozhodnutia alebo odporúčania dohodnuté počas zasadnutia tomuto členovi oznámi sekretariát.