Nadalje, institucije i tijela Unije trebali bi dokazati takvu potrebu kad na vlastitu inicijativu obavljaju prijenos, u skladu s načelom transparentnosti i dobre uprave.
Uvedené osobné údaje by mali zahŕňať osobné údaje, ktoré odhaľujú rasový alebo etnický pôvod, pričom použitie výrazu „rasový pôvod“ v tomto nariadení neznamená, že Únia akceptuje teórie, ktoré sa usilujú stanoviť existenciu oddelených ľudských rás.