Sastanci Carinskog pododbora mogu se održavati putem bilo kojih dogovorenih tehnoloških sredstava, kao što su videokonferencije ili audiokonferencije.
Úradník Európskej komisie a úradník Ukrajiny, ktorí sú zodpovední za clá a colné záležitosti, vykonávajú spoločne funkciu tajomníkov podvýboru pre clá a spoločne plnia úlohy sekretariátu v duchu vzájomnej dôvery a spolupráce.