Osim ako stranke dogovore drukčije, Pododbor za oznake zemljopisnog podrijetla sastaje se naizmjenično u Uniji i u Ukrajini na zahtjev bilo koje stranke, najkasnije u roku od 90 dana od podnošenja zahtjeva.
Zástupca Európskej komisie a zástupca Ukrajiny, ktorých určia vedúci delegácie, vykonávajú spoločne funkciu tajomníkov podvýboru pre zemepisné označenia a spoločne plnia úlohy sekretariátu a v duchu vzájomnej dôvery a spolupráce.