Dnevni red ovih događaja priprema se u uskoj suradnji s radnim skupinama Vijeća za ZVSP iz područja neširenja oružja i razoružanja (CODUN/CONOP) i kontrole izvoza oružja (COARM).
Výročné konzultačné stretnutia trvajú 1,5 dňa a zúčastňuje sa na nich maximálne 100 osôb z odborných obcí Únie, členských štátov a inštitúcií Únie, ktoré sa špecializujú na otázky súvisiace s nešírením a konvenčnými zbraňami vrátane RĽZ.