Osobni podaci trebali bi se obrađivati samo ako se svrha obrade opravdano ne bi mogla postići drugim sredstvima.
Ak inštitúcie a orgány Únie uskutočnia prenos osobných údajov v rámci tej istej inštitúcie alebo orgánu Únie a príjemca nie je súčasťou prevádzkovateľa, alebo do iných inštitúcií alebo orgánov Únie, mali by v súlade so zásadou zodpovednosti preveriť, či sú tieto osobné údaje potrebné na legitímne plnenie úloh patriacich do právomoci príjemcu.