Uprava mora imenovati jednog ili više posebnih predstavnika koji, neovisno o drugim odgovornostima, moraju imati definirane uloge, odgovornosti i ovlasti kako bi osigurali da je sustav upravljanja okolišem u skladu s ovom Uredbom te kako bi izvješćivali upravu o djelotvornosti sustava upravljanja okolišem.
Vrcholový manažment vymenuje konkrétneho predstaviteľa (predstaviteľov) vrcholového manažmentu, ktorý (bez ohľadu na ďalšie povinnosti) má vymedzené funkcie, zodpovednosť a právomoc s cieľom zabezpečiť súlad systému manažérstva environmentu s týmto nariadením a podávať vrcholovému manažmentu správy o výsledkoch systému manažérstva environmentu.