Tajnik Unije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Unije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Gruzije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.
Predbežný program rokovania obsahuje body, v súvislosti s ktorými dostal sekretariát žiadosť o zaradenie do programu od jednej zo zmluvných strán spolu s príslušnými dokumentmi najneskôr 21 kalendárnych dní pred dňom konania zasadnutia.