Nakon proteka vremena dostatnog za pregled zapisnika i unošenje opaski ili promjena koje smatra potrebnim, upravitelj SIPS-a potpisuje zapisnik, a nadležno tijelo mu dostavlja primjerak istog.
Spis pozostáva zo všetkých dokumentov, ktoré príslušný orgán prijal, vytvoril alebo zostavil počas konania o uložení opatrení na nápravu.