Razmjena informacija u pisanom obliku trebala bi nadležnom tijelu pomoći pri obavljanju njegovih dužnosti.
Prípadne sa môže uskutočniť ústna komunikácia, a to aj pred zaslaním písomnej žiadosti, aby sa mohli poskytnúť informácie o nadchádzajúcej žiadosti o pomoc a prediskutovať akékoľvek otázky, ktoré môžu prekážať poskytovanej pomoci.