Prepiska naslovljena na Pododbor za oznake zemljopisnog podrijetla šalje se tajniku jedne od stranaka, koji zatim obavješćuje drugog tajnika.
Tajomník Ukrajiny rozposiela dokumenty príslušným zástupcom Ukrajiny a kópiu takejto korešpondencie systematicky zasiela tajomníkovi Únie a tajomníkom Výboru pre pridruženie v zložení pre otázky obchodu.