Tajnik Gruzije upućuje dokumente relevantnim predstavnicima Gruzije te u takvu korespondenciju sustavno uključuje tajnika Unije i tajnike Odbora za pridruživanje u sastavu zaduženom za trgovinu.
Predbežný program spolu s príslušnými dokumentmi sa rozposiela v súlade s ustanovením v článku 7 najneskôr 15 kalendárnych dní pred začiatkom zasadnutia.