Déanfaidh gach institiúid, i gcomhréir lena rialacha nós imeachta féin, a rannpháirtithe i ngach cruinniú a ainmniú, a sainordú le haghaidh na gcaibidlíochtaí a shainiú agus na hinstitiúidí eile a chur ar an eolas in am trátha maidir leis na socruithe le haghaidh na gcruinnithe.
Svaka institucija, u skladu s vlastitim poslovnikom, pravodobno određuje sudionike za svaki sastanak, definira njihov mandat za pregovore i obavješćuje pravovremeno ostale institucije o organizaciji sastanaka.