Исканията за предоставяне на документи или за уведомяване за решения се изготвят писмено на официален език на запитания орган или на език, приемлив за този орган.
Ako Južna Afrika ili EU, u kontekstu pregovora s trećom stranom, predlože zaštitu oznake zemljopisnog podrijetla treće strane, a taj je naziv u cijelosti ili djelomično homonim oznake zemljopisnog podrijetla druge stranke, potonja se o tome obavješćuje i ima mogućnost očitovanja prije zaštite naziva.