Заседанията на подкомитетите могат да се провеждат гъвкаво при необходимост, с лично явяване, в Брюксел или в Куба, или например чрез видеоконферентна връзка.
Osim ako je drukčije odlučeno, Zajednički odbor svoje rasprave temelji na dokumentaciji pripremljenoj na tim jezicima.