За да може системата за проследяване да постигне целите си, е необходимо тя да позволява лесно предаване на всички необходими данни, да предлага защитено съхранение на данни и да предлага пълен достъп до тези данни на Комисията, компетентните органи на държавите членки и външния одитор.
Usto, proizvođači ili uvoznici trebali bi podnijeti zahtjev i za identifikacijski kod za strojeve koji se upotrebljavaju za proizvodnju duhanskih proizvoda.