Преди да поеме задължение спрямо трето лице, разпоредителят с бюджетни кредити потвърждава самоличността на получателя на плащането, установява правноорганизационните и платежните данни на получателя на плащането и ги вписва в общото досие за всяка институция на Съюза, за която счетоводителят отговаря, с цел да се осигурят прозрачността, отчетността и правилното извършване на плащанията.
Ne dovodeći u pitanje prvi podstavak, dokumentacija se u svakom slučaju čuva do kraja godine koja slijedi iza godine u kojoj su te operacije konačno zaključene.