Когато и доколкото досиета или части от тях се съхраняват в какъвто и да е друг формат освен електронен, документите или доказателствените средства, съставляващи част от тези досиета, се съхраняват най-малко пет години след края на годината, в която заявката е отхвърлена или оттеглена или се счита за оттеглена, регистрацията на марката на ЕС е изтекла напълно съгласно член 53, регистриран е пълен отказ на марка на ЕС съгласно член 57 или марката на ЕС е напълно премахната от регистъра съгласно член 64, параграф 6 или член 128, параграф 6.
Međutim, dotična stranka može zatražiti uklanjanje bilo kojih osobnih podataka iz baze podataka nakon 18 mjeseci od isteka žiga EU-a ili okončanja relevantnog postupka inter partes.