През този период е необходимо да бъдат предприети някои административни стъпки, като например превод на отговора на държавата членка, анализ на Комисията на представената от държавата членка информация, изготвяне на поканата за двустранната среща на националния език на държавата членка и подготовка за срещата.
Kako bi se izbjegla kašnjenja pri dostavljanju dokumenata u slučaju tehničkih poteškoća koje se odnose na uporabu elektroničkog potpisa, tijekom prve godine primjene novog zahtjeva trebalo bi se omogućiti dostavljanje potpisanih dokumenata prenesenih u elektroničkom obliku.