За целите на прозрачността и контрола държавите членки следва да водят списък на операторите, които са задължени да водят входящ и изходящ регистър.
Kako bi se nadležnim tijelima država članica omogućilo da primjenjuju usklađene postupke i da se koriste istom vrstom dokumenta bez obzira na državu članicu odredišta uvezenih proizvoda, potrebno je osigurati uzorak dokumenta VI-1 i njegov izvadak, izvadak VI-2, te pojedinosti u vezi s postupkom koji treba slijediti za njihovo izdavanje.