За оптимизиране на обработването от секретариата е необходимо в описа на приложенията да се посочат тези от тях, които са цветни.
Kako bi se osigurala učinkovitost neotkrivanja podataka javnosti, preporučuje se da se zahtjev, ovisno o slučaju, podnese već na početku postupka ili prilikom podnošenja postupovnog akta koji sadrži podatke o kojima je riječ ili odmah nakon saznanja za njih.